Mindmapping ist eine beliebte und weit verbreitete Arbeitstechnik. Passende Software macht inzwischen einiges mehr möglich. Wir haben uns am innovativen Ende der «Mindmapping-Szene» nach neuen Anwendungen umgesehen.

Tony Buzan hat Mindmapping in den 70er Jahren entwickelt. Die Methode ist einfach und hat drei Hauptelemente:

• Notieren. In Mind Maps bringe ich viele Informationen, Gedanken und Ideen in kurzer Zeit aufs Papier. Die fehlende Struktur macht das Assoziieren leicht und ich komme zu besseren und zu mehr Resultaten als bei der Arbeit in Listenform.
• Strukturieren. In einem zweiten Arbeitsschritt strukturiere ich die Informationshappen. Das ist der eigentliche Lernschritt: Das Definieren einer eigenen, persönlichen Struktur für ein Wissensgebiet.
• Visualisieren. Am Ende liefert die Mind Map eine übersichtliche Visualisierung des Wissensgebietes.

Soweit nichts Neues. Die Möglichkeiten sind unbeschränkt und reichen vom Lernen einer Sprache über Sitzungsprotokolle bis hin zum Schreiben von Artikeln, wie es Camilla hier erläutert hat. In letzter Zeit stieß ich immer häufiger auf Anwendungen, die das Grundprinzip erweitern und die Möglichkeiten moderner Mindmapping-Software ausreizen. Einige Beispiele:

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Als nächstes Beispiels in unserer Serie «Ablage im Griff» stellen wir heute einen Klassiker vor: Die Manila Folders.

Manila Folders sind in den USA in verschiedenen Formen stark verbreitet. In der Produktivitätsszene bekannt(er) wurden sie, da David Allen, der «Erfinder» von GTD, sie für seine Referenzablage nutzt. In der – nicht so gelungenen – deutschen Übersetzung von «Getting Things Done», Wie ich die Dinge geregelt kriege (Affiliate-Link) , werden sie als «Ordner» oder sogar «Aktenordner» übersetzt, was leider komplett falsch ist und zu einigen Missverständnissen geführt hat. Der korrekte Begriff wäre «Einstellmappen», der allerdings hierzulande auch nicht sehr verbreitet ist.

Und wenn ich schon dabei bin, Dinge richtig zu stellen: Manila ist nicht etwa eine Firmenbezeichnung, sondern geht auf den englischen Namen des ursprünglichen Rohstoffes zurück: Manila hemp (ist nicht mir Hanf verwandt) oder Abaca.

Rund um den Globus versuchen Fans von GTD, die originalen Manila Folders aufzutreiben, um genau so zu arbeiten wie David Allen. Ein Freund von mir, Etienne Abelin, arbeitet auch mit diesem System und hat mir ein paar Fragen dazu beantwortet. Etienne ist in zwei Welten zu Hause: Er ist Musiker (Violine) und macht «nebenbei» einen MBA. Entsprechend viel muss er organisieren und verwalten. Das tut er mit GTD und arbeitet recht nahe am Original - inklusive Manila Folders.

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Überraschend, aber wahr: Produktivität ist bei Pop- und Rockmusikern ein beliebtes Thema. Wie wir stellen sie sich mutig der Herausforderung der ständigen Selbstverbesserung. Wir bringen zusammen, was zusammengehört: Der Leitfaden für produktives Arbeiten in 10 Songs.

1. Das Frühstück
Beginnen wir mit Grundlegendem: Gesundes Essen ist wichtig für produktives Arbeiten. Die Mikrowelle verführt uns zu schnellen, aber nicht besonders gehaltvollen Mahlzeiten. Die Gorillaz gehen hier mit Ivans Beitrag «10 Tipps für einen guten Start in den neuen Tag» einig: Dem Frühstück kann nicht genug Beachtung geschenkt werden.

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2. Das Delegieren
Der Drang, alles selbst machen zu müssen und sich dabei zu verzetteln, ist ein berüchtigter Zeit- und Energiefresser. Wie’s geht, hat Florian im Beitrag «Sinnvoll delegieren» beschrieben. Tocotronic haben zum Outsourcing eine klare Haltung: Was Du auch machst, mach es nicht selbst:

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Bei (dem noch nicht lange sendenden, sehr empfehlenswerten) DRadio Wissen gab es Anfang des Monats eine Sendung zu Getting Things Done. Die Gäste: Paul Reifferscheid, Journalist und «Terminkalender-Anhänger», und Kathrin Passig, «Verfechterin von Disziplinlosigkeit» und Autorin des Buchs «Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin».

Das Gespräch kann man online nachhören:

» Getting Things Done – Zwischen Chaos und Terminkalender (wissen.dradio.de. Einfach auf die Überschrift oder den Player oben rechts auf der Website klicken.)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Software, um Notizen zu bearbeiten oder Informationen zu verwalten, hat Hochkonjunktur: Evernote, der Zettelkasten oder DevonNote sind nur drei Beispiele. Curio will diese Aufgaben anders lösen: Mit einer leeren Leinwand und allen Pinseln und Instrumenten, die man dazu braucht. An einem Ort.

Mein altes Problem
Curio ist eine Ideenbearbeitungsmaschine für den Mac. Die Software löst eines meiner alten Probleme. Etwa wenn ich einen Artikel schreibe: Ich habe erste Ideen und Info-Schnipsel aus allen möglichen Quellen. Mit Mind Maps strukturiere ich das Thema, schäle Unterpunkte heraus und formuliere erste Textentwürfe. Das Problem: Ich benötige dafür verschiedene Tools. Ein Mindmap-Programm, eine Informations-Verwaltungsapplikation wie Evernote, einen Texteditor, ein Screencast-Programm um Bildschirminhalte festzuhalten und so weiter. Das Resultat: Dutzende von Dateien, die irgendwo auf meinem Computer rumliegen.

Arbeiten auf der Leinwand
Curio kommt aus einer anderen Richtung. Curio gibt mir eine weisse leere Seite – einen so genannten Idea Space. Das Konzept der Leinwand, wie es auch Prezi zugrunde liegt (die imgriff.com-Review zu Prezi), taucht hier wieder auf.  Weiter gibt mir Curio Tools an die Hand, die ich vielleicht brauchen könnte: Eine Mindmap-Applikation, ein Listentool, eine Tabellenfunktion, ein Zeichenprogramm, ein Video- und Audioaufzeichnungsgerät, einen Webbrowser oder einen einfachen Text Editor.

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Personal Kanban ist eine Methode zur Aufgabenplanung. Sie hilft, die Aufgabenliste zu visualisieren und sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Fazit nach einem Monat: Mein Output hat sich damit deutlich erhöht.

Von Toyota über die IT …
Kanban ist eine Methode der Produktionsablaufsteuerung nach dem Zuruf-Prinzip. Das Kanban-Prinzip wurde in den 1940er Jahren von Toyota entwickelt. In den letzten Jahren hat sich Kanban als Methode etabliert, um IT-Projekte abzuwickeln. Die Menge an parallel laufenden Arbeiten wird reduziert, um die Durchlaufzeiten zu senken. Übersetzt bedeutet Kanban soviel wie Karte oder Tafel. Und die Visualisierung von Aufgaben mittels Karteikarten oder Haftnotizen ist auch das zentrale Element.

… zum Produktivitätstool
Im vergangenen Jahr haben findige Köpfe damit begonnen, Kanban als Produktivitätsmethode für Teams oder Einzelpersonen einzusetzen: Das Personal Kanban. Die Grundprinzipien bleiben gleich. Die Aufgaben werden visualisiert und die Anzahl der Items, die aktuell abgearbeitet werden, ist beschränkt.

Schnell und einfach
Ein Personal Kanban aufzusetzen ist denkbar einfach: Man braucht ein Whiteboard und Haftnotizen. Anstelle des Whiteboards lässt sich auch ein A3-Blatt oder ein Flip-Chart-Blatt einsetzen. Auf das Whiteboard zeichnet man drei Spalten: » weiterlesen

Da hat man sich durch David Allens «Getting Things Done» gearbeitet, Beschriftungsgerät und Eingangskörbe gekauft oder «Things» installiert und ganz straight seine diversen Listen angelegt – und hat doch noch Fragen offen. Die kann man bei uns in den Kommentaren stellen oder bei einer Aktion des Magazins t3n an GTD-Maniac Oliver Gassner. Er wird aus den Antworten einen Artikel schmieden, der dann im Heft erscheint:

» Frag den „Taskinator“ und verbessere dein Selbstmanagement (t3n.de)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Getting Things Gnome – kurz GTG genannt – ist eine schlanke Aufgabenverwaltung für Linux, genauer: für den GNOME-Desktop. Die Tatsache, dass das Programm seit Ubuntu 9.10 ins Ubuntu-Repository aufgenommen wurde, habe ich zum Anlass genommen, das Programm zu testen.

Getting Things Gnome will ein einfaches, mächtiges und flexibles Organisationstool für den GNOME-Desktop sein, so die erklärte Absicht der Initiatoren Lionel Dricot und Bertrand Rousseau. Es befindet sich in einem recht frühen Stadium – die aktuelle Versionsnummer ist 0.2.

Installation

GTG ist für die alle Linux-Distributionen sowie für FreeBSD und OpenBSD erhältlich. Unter Ubuntu kann es ab Version 9.10 «Karmic Koala» mit dem Befehl

sudo apt-get install gtg

installiert werden. Für 9.04 «Jaunty Jackalope» gibt es ein Personal Package Archive.
In den aktuellen Versionen von Debian und Fedora kann es ebenfalls über die Konsole installiert werden; Pakete für OpenSuse, ArchLinux, OpenBSD, FreeBSD, Gentoo liegen ebenfalls vor und Tarballs mit dem Quellcode können unter jeder Distribution genutzt werden.

Funktionsumfang

GTG hat zwei Ansichten, die Normalansicht und die Arbeitsansicht. Die Normalansicht zeigt eine hierarchische Liste von Aufgaben mit Unteraufgaben, die ein- und ausgeklappt und per Drag & Drop angeordnet werden können.

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Harald Martenstein ist Kolumnist bei der Zeit, und zwar ein sehr guter. Wer ihn noch nicht kennt, sollte das nachholen. In seiner aktuellen Kolumne beschreibt er, wie seine To-Do-Liste aussieht, und siehe da: Er ist ein alter GTDler, vermutlich, ohne das zu wissen. Er unterteilt Aufgaben in «Dringend», «Diese Woche» und «Irgendwann» (Someday/Maybe!), er arbeitet mit einer Tagesliste und er hat sogar Kontextlisten: » weiterlesen

Zentraler Bestandteil von David Allens Getting-Things-Done-Methode sind die «43 Folders», 43 Mappen, mit denen man seine Wiedervorlage organisiert. 12 dieser Mappen sind für die Monate des Jahres, 31 für die Tage des Monats. Das Ganze nennt sich auch «Ticker File» und soll wirklich sehr nützlich sein.

Ich sage «soll», weil sich mir persönlich der Nutzen nie erschlossen hat. In meiner Wiedervorlage sind vor allem Aufgaben, und die muss ich nicht physisch ablegen, sondern setze mir Reminder per Mail oder im Kalender oder lege mir Einträge in meinem Taskmanager Things auf ein bestimmtes Datum, zu dem sie dann automatisch erscheinen.

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