Die Zukunft der Bürokratie heisst E-Government:
Wie effizient darf der Staat sein?

Bei einem Estlandbesuch wurde mir vor kurzem klar, wie ineffizient unsere papierbelastete Bürokratie in Deutschland wirklich ist. Und wie viel effizienter man alles gestalten könnte. Aber wie sieht es mit der Datensicherheit für die Bürger aus? Und sollte E-Government wirklich vermarktet und exportiert werden?

Alessandro Valli bei flickr.com (CC BY 2.0)Ein durchschnittlicher Este braucht für eine Steuererklärung 15 Minuten. Der Rekord für eine Firmengründung liegt bei 18 Minuten. Mit einer elektronischen Signatur kann man in wenigen Minuten Verträge abschließen. Die Parlamentswahl lässt sich in fünf Minuten mit dem Handy vom Sofa aus erledigen. Und eine Kabinettssitzung dauert nur noch etwa 45 Minuten – weil sich die Minister nicht mehr durch Stapel von Papier wühlen müssen.

Nur heiraten und sich scheiden lassen kann man noch nicht übers Internet. » weiterlesen

Pomotodo:
App verknüpft Pomodoro-Technik mit einem Task-Manager

Mit Pomotodo erledigt man Aufgaben innerhalb eines 25-Minuten-Intervalls konzentrierten Arbeitens. Als Belohnung winken anschliessend 5 Minuten Pause.

pomotodo_150Pomodoro ist eine Produktivitätsmethode, bei der es darum geht, Aufgaben fokussiert in kleinen und damit kurzen Häppchen zu erledigen. Natürlich gibt es auch hierzu bereits verschiedene Apps. Einen neuen Ansatz verfolgt Pomotodo: Die App verknüpft die Pomodoro-Technik mit einer herkömmlichen To-do-Liste und misst gleichzeitig die Produktivität. Im Vordergrund steht dabei nicht mehr das simple Abhaken von Aufgaben, sondern das fokussierte Arbeiten.

Pomotodo läuft plattformübergreifend sowohl im Web wie auch als App für OS, iOS und Android. Sie lässt sich ohne Login testen. Mit einem Account lassen sich jedoch die Aufgaben zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren. Im Startfenster können Aufgaben hinzugefügt werden, wie man dies von klassischen Task-Managern kennt. Diese Aufgaben lassen sich aber nicht einfach als erledigt markieren. Anstatt abzuhaken, starte ich mit einem Knopfdruck die Bearbeitung einer Aufgabe. Hier kommt nun der Pomodoro-Ansatz ins Spiel: Automatisch beginnt ein Timer von 25 Minuten an rückwärts zu laufen. Dieses Zeitfenster ist vorgegeben und kann nicht verändert werden. Zusätzlich zeigt mir die App optisch auf einem Kreis an, wie viel Zeit bereits verstrichen ist. Ganz Hartgesottene können sogar noch ein akustisches Tick-Tack aktivieren. » weiterlesen

Selbstbild:
Wie vergangener Erfolg künftigem Erfolg den Weg bereitet

Es ist nicht nur ein Klischee: Wer bei persönlichen Projekten auf vergangene Erfolge zurückblicken kann, hat es leichter. Diese beeinflussen das Selbstbild, was zu weniger Zweifeln führt.

»Nichts führt so sehr zu Erfolg wie Erfolg« (»Nothing succeeds like success«). So lautet eine alte Weisheit aus US-amerikanischen Selbsthilfebüchern, auf die ich erstmals im 1960er-Klassiker Psycho-Cybernetics von Maxwell Maltz stieß. Was wie ein Klischee klingt, kann in der praktischen Anwendung eine regelrecht magische Wirkung entfalten, wie ich selbst am eigenen Leib spüren konnte.

Derzeit lerne ich im Selbststudium Spanisch. Nicht sonderlich engagiert und nur bedingt motiviert, aber es geht voran – wenn auch extrem langsam. Ich nutze nämlich lediglich zwei mobile Apps, Duolingo und Babbel, denen ich mich kaum mehr als fünf bis zehn Minuten täglich widme. Bis ich ein halbwegs alltagstaugliches Level erreicht habe, werden deshalb wahrscheinlich noch Jahre vergehen. Sofern ich nicht vorher aufgebe und mich einem anderen Freizeitinteresse widme. » weiterlesen

Wie der digitale Wandel unsere Arbeitswelt verändert – Teil 2:
Tipps zum Umgang mit den neuen Anforderungen

Im ersten Teil meines Beitrags habe am Beispiel des Journalismus beschrieben, wie die zu bewältigenden Anforderungen in unserem Berufsalltag zunehmen. Wie gehen wir am besten mit dem digitalen Wandel um?

Esther Vargas bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Obwohl sie mir so viele Vorteile bringt, betrachte ich die aktuelle Entwicklung in der Arbeitswelt auch mit einer gewissen Skepsis. Vor einiger Zeit habe ich bei carta.info provokativ geschrieben, dass die schwerfälligen Verlage viel von freien Journalisten lernen können – ein Beitrag, der später in dem Buch   »Journalismus in der digitalen Moderne« (Affiliate-Link) veröffentlicht wurde. Heute sehe ich es immer noch so, dass Einzelkämpfer viel flexibler auf neue Erfordernisse zu reagieren in der Lage sind. » weiterlesen

MySimplePlan:
Rasch Projektpläne auf dem iPad erstellen

Statt den ersten Entwurf eines Projektplans auf ein Blatt Papier zu kritzeln, bietet MySimplePlan als Alternative eine einfache iPad-App. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

mysimpleplan150Unsere Arbeitswelt wird immer mobiler und es ist keine Seltenheit mehr, dass die Mitarbeiter im Geschäftsalltag nur noch mit Smartphone und Tablet unterwegs sind. Ein Grossteil dessen, was wir «Arbeit» nennen, ist sehr oft reine Kommunikation, sei es per Mail, Chat oder Telefon. Dazu sind die mobilen Geräte sehr gut geeignet. Schwieriger wird es beim Erstellen und Editieren von Dokumenten, wenn also wirklich kreative Arbeit gefragt ist.

Kleinere Arbeiten gehen gut von der Hand, aber wirklich produktiv erscheint mir persönlich dies jeweils nicht. Aber im Hinblick auf die immer noch existierende Vision von papierlosen Büros ist jede digitale Aktion begrüssenswert. Beispielsweise bietet sich das Tablet auch an, um in einem Meeting gleich einen Projektplan zu erstellen. Bislang habe ich dies vornehmlich textbasiert in Evernote gemacht, wenn ich nur das iPad dabei hatte. Grafische Versuche in einer Zeichnungsapp sind an meinen fehlenden zeichnerischen Fähigkeiten gescheitert. » weiterlesen

Alle Notizen wiederfinden:
Das Super-Buch und etwas Selbstdisziplin machen’s möglich

Alle kennen das: Man skizziert eine Idee auf einem Blatt Papier, schreibt eine Aufgabe auf einen Post-it-Zettel und hält Stichworte während des Telefongesprächs auf einem Notizblock fest. Und schon wenig später stellt man sich die Frage: «Wo habe ich bloss den Zettel mit meinen Ideen für die Team-Besprechung hingelegt?» Das «Super-Buch» verspricht Hilfe. Ob’s in der Praxis eine Verbesserung gibt? Ich hab’s getestet.

super-buch_150Viele Autoren und Verlage stellen mir Bücher – so genannte Rezensionsexemplare – zur Verfügung, um über diese (möglichst wohlwollend, versteht sich) in meinen Blogs zu schreiben. Vor ein paar Wochen gab es eine Premiere: Ich habe von BusinessVillage ein fast leeres Buch bekommen, das Super-Buch. Es hat ein paar wenige bedruckte Seiten mit Erklärungen und Anleitungen, ein Inhaltsverzeichnis und rund 100 Seiten mit Spalten (Datum, Kürzel, Text) und Seitennummern. Und einen schwarzen Umschlag – in Cord-Optik.

Ich setzte vor einiger Zeit selbst ein Notizbuch für meine tägliche Arbeit ein. Darin notierte ich alles, was nicht in meine elektronische Aufgabenliste oder in den Kalender gehörte. Aber schon bald scheiterte ich damit aus zwei Gründen: Ich machte Notizen auch auf irgendwelchen Zetteln, ohne sie danach ins Notizbuch zu übertragen (oder zumindest dort abzulegen). Und ich überarbeitete das Buch nicht regelmässig. Es war nur eine Frage der Zeit, bis ein nicht mehr zu durchschauendes Chaos in meinem Buch herrschte. Eine gute Idee, die bei mir aber an der Umsetzung scheiterte. » weiterlesen

Wie der digitale Wandel unsere Arbeitswelt verändert – Teil 1:
Sind wir eierlegende Wollmilchsäue?

Die Arbeitswelt verändert sich und nötigt uns allen neue Fähigkeiten ab: Wir müssen immer mehr dazulernen, gleichzeitig aber auch eine Vielzahl von Aufgaben managen. Ist das überhaupt zu schaffen oder überfordern wir uns selbst grenzenlos?

Marisa Vasquez bei flickr.com (CC BY 2.0). Tolly MoseleyVor einiger Zeit haben wir hier bei imgriff.com diskutiert, ob Menschen überhaupt Multitasking-fähig sind – und unsere Leser sind zu dem Schluss gekommen, dass es zumindest schwierig ist. Ganz ähnlich verhält es sich meiner Meinung nach mit den neuen Anforderungen, vor die uns der Wandel der Arbeitswelt in vielen Berufen stellt.

Um das zu illustrieren, möchte ich die Veränderungen anhand meines eigenen Berufes verdeutlichen, weil ich ihn kenne wie keinen zweiten. Und weil er auch eine Art Vorreiterrolle im digitalen Wandel einnimmt, da er sehr früh von diesen Veränderungen betroffen war: der Beruf des Journalisten. » weiterlesen

Momentum & Dayboard:
Die Task-Liste mit jedem neuen Tab im Blickfeld

Momentum und Dayboard sind zwei Browser-Erweiterungen für Chrome. Sie blenden die Aufgabenliste ein, wann immer man einen neuen Tab öffnet. So werden wir regelmässig an unsere Prioritäten erinnert.

momentum_150Die beste Task-Liste nützt nichts, wenn ich sie nicht im Blickfeld habe und regelmässig an meine Tasks erinnert werde. Sonst kann ich problemlos prokrastinieren und erst abends um 17 Uhr merke ich plötzlich, was ich mir eigentlich alles für heute vorgenommen habe. Eine krasse Variante ist das kürzlich vorgestellte OneTask, das die aktuelle Aufgabe fix auf dem Bildschirm und über allen anderen Programmen platziert.

Eine elegantere Variante bieten Momentum und Dayboard: Beide blenden die Aufgabenliste ganz einfach ein, wann immer man im Chrome-Browser einen neuen Tab öffnet. Und das geschieht notabene bei den meisten von uns dutzendfach pro Tag. Wenn wir zudem davon ausgehen, dass das planlose Surfen im Internet die grösste Prokrastination darstellt, sind die beiden Apps am idealen Ort platziert: Wenn ich einen neuen Tab öffne, um beispielsweise auf Facebook zu surfen, werden mir meine heutigen Aufgaben eingeblendet. So werde ich zumindest ungewollt daran erinnert, woran ich eigentlich arbeiten sollte. » weiterlesen

Arbeiten von unterwegs:
8 Dinge, die mich als digitalen Nomaden produktiv machen

Ein Lebensstil, bei dem man intensives Reisen, touristische Aktivitäten und effektives Arbeiten unter einen Hut bekommt, kann funktionieren, wenn man einige essentielle Werkzeuge und Hilfsmittel dabei hat: von der Schlafmaske bis hin zu äußerst nützlichen Smartphone-Apps.

Ich reise viel und arbeite dabei häufig von unterwegs. Macht man das einige Jahre, dann lernt man, wie man bei einem solchen Lebensstil die Produktivität maximiert – trotz stunden- oder gar tagelanger Reisen mit Flugzeug, Bus oder Zug, trotz instabiler Internetverbindungen und der konstanten Veränderlichkeit der äußeren Umstände.

Folgende Liste beschreibt die essentiellen Dinge und Werkzeuge, die ich benötige, um Reisen beziehungsweise Welterkundung und Arbeit unter einen Hut zu bekommen. » weiterlesen

Effizient Zeit vergeuden:
Die 7 besten Tipps zum Prokrastinieren

Prokrastinieren ist so einfach. Man muss es nur intelligent anstellen, und schon hat man immer die passende Ausrede parat, um in das Klagelied über zu viel Stress und Arbeit einzustimmen.

Bild: FaulenzenEs gibt dieses Naturgesetz, das Ihr bestimmt auch kennt: Was wirklich wichtig und dringend ist, verliert schlagartig an Attraktivität, sobald wir uns fest vornehmen, es jetzt zu erledigen. Dafür üben all die kleinen, nebensächlichen Aufgaben und Tätigkeiten, die wir tapfer zu ignorieren versuchen,  plötzlich eine unwiderstehliche Anziehungskraft auf uns aus. Schliesslich ergeben wir uns der süssen Versuchung der Prokrastination. 7 Tipps, wie man das mit Stil tut: » weiterlesen

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