Multitasking – das gleichzeitige Arbeiten an verschiedenen Aufgaben – ist ein Mythos. Das zeigen diverse neue Studien, die das Handelsblatt zusammenfasst. Wir widmen uns immer nur einem Task, auch wenn wir durch das Wechseln von einem zum nächsten das Gefühl haben, mehrere Dinge zugleich zu tun. Es gibt kein Multitasking. There is no. Es existiert nicht.

Das heißt leider nicht, dass es nicht trotzdem in zahlreichen Arbeitssituationen verlangt würde, und es heißt vor allem nicht, dass Multitasker für ihren Job nicht geeignet seien: Man kombiniere mal einen konzentrierten «Singletasker», der mit Ablenkungen nicht umgehen kann, mit einem Job, bei dem er E-Mail, Telefon, Skype, mehrere Browserfenster und plappernde Kollegen vereinbaren muss. Eben.

Aber verabschieden sollte man sich vom Gedanken, dass man multitaskend ebenso fokussiert, effektiv und entspannt arbeiten könne wie auf eine Aufgabe konzentriert.

» Hirnforschung: Mythos Multitasking (handelsblatt.com)

Hier erscheint (fast) jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Körperliche Aktivität ist gut für das Hirn. Dieser Zusammenhang ist seit längerem bekannt. Die wissenschaftlichen Belege stammten bisher meist aus Studien mit älteren oder kranken Personen. Eine deutsche Forschungsgruppe aus Ulm hat jetzt nachgewiesen, dass auch die Gehirne von jungen gesunden Erwachsenen von regelmäßigem Sport profitieren. Die 17-wöchige Studie mit 128 Probanden umfasste einen Trainingsplan, Tests verschiedener kognitiver Parameter und die Messung der hirnelektrischen Aktivität. Vor allem für Kopf- und Wissensarbeit sind die Resultate interessant:

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Teamarbeit wird virtueller, die technologischen Möglichkeiten (kollaborative Tools, Videokonferenzen etc.) auf der einen und die Vorteile (kein Pendeln, geringere Kosten etc.) auf der anderen Seite sorgen dafür. Und doch sind die Beispiele für diesen Trend meist solche Teams oder Firmen, die von Anfang an via Internet zusammengearbeitet haben statt gemeinsam im zentralen Büro; nicht selten auch aus der Not heraus, sich kein Büro leisten zu können. Wo sind die Unternehmen, die sich vom realen zum virtuellen Office entwickeln? Wenn doch alles so prima klappt, müsste das doch ständig vorkommen.

Die Redaktion des US-Wirtschaftsmagazins Inc. machte sich genau diese Gedanken – und geht den einzig konsequenten Schritt: Die Redakteure werden einen Monat lang die Büros nicht betreten, sondern virtuell zusammenarbeiten. Natürlich nicht zum Selbstzweck, sondern als Recherche. Im Aprilheft soll die Story dazu erscheinen. Bis dahin werden die neu Getrennten regelmäßig über ihre Erfahrungen bloggen.

» Going Virtual (blog.inc.com)

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Ihr findet, dass das letzte Woche von Apple mit großem Bohei vorgestellte iPad nicht mehr als ein zu groß geratener iPod Touch ist? Beziehungsweise das iPhone nur ein zu klein geratenes iPad mit Telefon?

Fand Taimur Asad vom Blog «Redmond Pie» offensichtlich auch – und veröffentlichte konsequenterweise eine Anleitung, mit der man die Unterschiede zwischen den Geräten noch unsichtbarer werden lassen kann: Es braucht nur ein iPhone oder einen iPod Touch, das/der «jailbroken» ist und ein paar spezielle Apps dafür.

» Turn Your iPhone and iPod touch into iPad (Quelle, gefunden bei Downloadsquad.com)

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Aufgaben delegieren erfordert Kommunikation. Dabei ist bereits die Art und Weise der Kommunikation entscheidend für die Motivation und beeinflusst, mit welchem Elan wir oder andere uns diesen Aufgaben stellen – und demzufolge, wie erfolgreich die Aufgabe erledigt wird.

Wenn etwas getan werden muss

Die größte Hürde bei neuen Aufgaben, die man sich oder anderen unnötig stellen kann, ist dabei das Wort müssen. Schauen wir uns mal die folgenden Sätze an:

Ich muss morgen zur Arbeit gehen. Dort muss ich zwei Kunden anrufen. Ich muss meine E-Mails anschauen. Ich muss ein Meeting vorbereiten und durchführen. Ich muss nachmittags was einkaufen. Abends muss ich ins Fitnessstudio.

Du musst bis morgen diese Tabelle fertig machen und sie dann allen schicken. Denk auch dran, dass Du die anderen noch nach ihren Mailadressen fragen musst.

Wie man sieht, erzeugt das Wort muss sehr unangenehme Gefühle. Wenn man diese Sätze liest, kommt man jedenfalls nicht darauf, dass sie den selbstbestimmten Tag eines freien Menschen beschreiben. Muss klingt unwiderruflich, fühlt sich belastend an und lässt keinen Freiraum für eigene Entscheidung. «Ich muss …» oder «Sie müssen …» sollte man also nicht verwenden, um sich oder andere für anstehende Aufgaben zu motivieren – eher schon, wenn dosierte Demotivation das Maß der Dinge ist.

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Google hat ein neues Feature für seinen RSS-Reader eingeführt: die Möglichkeit, RSS-Feeds für beliebige Seiten zu erzeugen, also auch und gerade für Seiten, die keinen RSS-Feed zur Verfügung stellen. Google erzeugt daraufhin bei jeder Veränderung der betreffenden Website einen Eintrag im entsprechenden Feed.

Anwendungsmöglichkeiten? Mashable nennt die Produktseiten von Apple – als würde man neu eingeführte Produkte aus Cupertino nicht auch ohne Feedeintrag bemerken. Deutlich sinnvoller scheinen mir aber zum Beispiel RSS-Feeds für Jobseiten von Unternehmen, die ihre Jobs noch nicht per RSS verbreiten.

» Google Reader Lets You Subscribe to Any Page on the Web (mashable.com)

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Im letzten Teil unserer Ablage-Serie haben wir die Mappen-Systeme von Classei und Mappei vorgestellt. Da es Leserfragen zum Einstieg in die Systeme gab, berichte ich hier über meine ersten Schritte mit beiden.

Der größte Unterschied zwischen den beiden Anbietern ist wohl der Service-Umfang beim Einstieg. Bei Classei ist die individuelle Beratung im Vorfeld optional, bei Mappei obligatorisch. Aber der Reihe nach:

Einstieg bei Classei mit dem Business-Set

Nach telefonischer Kontaktaufnahme mit Classei und einem kurzen Beratungsgespräch am Telefon haben wir uns für den Einstieg mit dem Business Set von Classei entschieden. Das ist bereits die umfangreiche Version für den Start in das Mappensystem von Classei, sie kostet 125 Euro. Nach etwa zwei Wochen kam das mittelgroße Paket an.

Nach dem Auspacken fand ich folgenden Inhalt:

• Anleitung und Informationen
• Drei hellgraue Kunststoff-Boxen mit passenden Hängeleisten
• Einige Rückenschilder und Sichttaschen, eine Mappenstütze (damit die Mappen in einer halbleeren Box nicht runterrutschen), 100 Standard-Mappen aus leichtem, hellgelbem Karton und 50 Standard-Mappen aus ebensolchem schwereren Karton
• Verschiedene Bögen Quick-Tabs in den Farben Weiß (zweimal + einmal Big Tabs), Gelb, Rot, Blau, Orange und Rosa sowie einiges weitere Zubehör und sogar einen Folienschreiber zum Beschriften der Tabs und Mappen
• Zur Vervollständigung dann noch einige Dehn- und Klarsicht-Kombi-Mappen und ein paar Sammler und Leitkarten.

Hier ein paar Bilder von der Auspackzeremonie (Bilder 1-6 in der Galerie):

Meine Erfahrungen mit Classei

Nach dem Auspacken und Fotografieren habe ich angefangen, das System einzurichten. Die Mappen werden mit den Tabs gekennzeichnet, diese wiederum gibt es in mehreren Farben. Classei empfiehlt, die Farben für Kategorien einzusetzen. Die ersten Fragen waren somit: Welche Kategorien sind sinnvoll? Und welche Farbe nehme ich für welche Kategorie?

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Über sichere Passwörter haben wir hier schon ein paar Mal geschrieben. Spiegel Online hat all die bekannten und doch nicht beherzigten Tipps für die Rubrik «So geht das» zusammengefasst. Die Einleitung zum Artikel berichtet von der erschreckenden Tatsache, dass drei Millionen Nutzer von Facebook-Apps eines bestimmten Anbieters als Passwort «123456» verwendet hatten.

Es folgten die nicht weniger sinnlosen Varianten «12345», «123456789», «Password» und «iloveyou».

Manches kann man eben nicht oft genug sagen. Insofern:

» Wa$ 31n 51ch3r3$ Pa5$w0r7 157 (Spiegel Online)

(Bild: takacsi75/Flickr, CC)

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«Es geht nicht an mich» sagen manche, wenn sie eine Mahlzeit einfach nicht runterkriegen. «Es geht nicht an mich» könnte ich über Google Wave sagen, eines der neuesten Tools von Google, das irgendwann einmal die Kommunikationsform E-Mail ablösen soll (mehr über Wave).

Wir haben bei Blogwerk gerade ein Mini-Projekt in eine Wave geschoben, einfach, um das mal produktiv zu testen – und ich habe schon zu dem Zeitpunkt nicht mehr durchgeblickt, als nur ich selbst Material in die neue Wave gefüllt hatte, als also noch gar nicht die anderen Beteiligten kommentiert, editiert, ergänzt hatten. Noch immer fehlen auch all die begeisterten Blogposts und Tweets, die man von all den Bloggern und Twitterern erwartet hätte, die den Dienst in diesem frühen Stadium testen.

Immerhin, einer ist begeistert: Max Klein, Internetunternehmer in allen Gassen, schreibt, dass Google Wave nicht weniger als seinen Arbeitsalltag revolutioniert habe. Es führe sogar dazu, dass er sich mit seinen Auftragnehmern, Partnern und Kunden weniger zoffe als in den zuvor genutzten Skype-Chats.

» On how Google Wave surprisingly changed my life (maxklein.posterous.com)

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Da hat man sich durch David Allens «Getting Things Done» gearbeitet, Beschriftungsgerät und Eingangskörbe gekauft oder «Things» installiert und ganz straight seine diversen Listen angelegt – und hat doch noch Fragen offen. Die kann man bei uns in den Kommentaren stellen oder bei einer Aktion des Magazins t3n an GTD-Maniac Oliver Gassner. Er wird aus den Antworten einen Artikel schmieden, der dann im Heft erscheint:

» Frag den „Taskinator“ und verbessere dein Selbstmanagement (t3n.de)

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