Zeitpessimismus:
Eine persönliche Schwäche ist mein wichtigster Produktivitätstreiber

Ich neige dazu, die benötigte Dauer für die Erledigung von Aufgaben regelmäßig falsch einzuschätzen – und bin deshalb immer viel zu früh fertig.

Mein vielleicht wichtigster Produktivitätstrick ist eigentlich eine persönliche Schwäche: Bis auf einiige ganz bestimmte Szenarien schätze ich die Zeit, die ich zur Erledigung einer Aufgabe benötige, fast immer falsch ein: Stets glaube ich, dass ich weit mehr Zeit zum Abarbeiten der eingeplanten To-Dos benötige, als am Ende tatsächlich erforderlich ist. Das Resultat: Ich bin fast immer zu früh fertig und gerate sehr selten in Situationen, in denen ich auf den letzten Drücker noch Dinge umsetzen muss. Zumeist taucht in Folge meiner pessimistischen Sicht auf die prognostizierte Dauer der Erledigungen außerdem ungeahnte Freizeit auf, die ich dann individuell gestalten kann. » weiterlesen

Wie man ein Meeting überlebt:
Mehr oder weniger ernstgemeinte Tipps

Meetings – viele gehen rein, wenig kommt raus, heißt es landläufig. Da liegt es nahe, sich darüber Gedanken zu machen, wie man die Zeit am sinnvollsten herumbringt. Auch wenn natürlich jeder, der produktiv arbeiten möchte, weiss: das Problem »langweilige Meetings« bei der Wurzel zu packen verlangt nach einem radikaleren Ansatz.

Bild: Niels Heidenreich bei flickr.com (CC BY 2.0)Kürzlich stieß ich im Meetingraum des 25hours-Hotel in Zürich West auf eine lustige Marketing-Idee, die bei genauerer Betrachtung gar nicht so lustig ist: Auf den Tischen waren Tagungsunterlagen mit 10 Sprüchen verteilt, die verschiedene Tätigkeiten vorschlugen, wie man die Zeit in einem Meeting mehr oder weniger sinnvoll herumbringt.

Einige Tipps sind naheliegend, andere nicht ganz ernst gemeint und wieder andere schlicht schwachsinnig -  um so vermeintlich witziger, sie auf den Tischen eines Tagungs-Hotels zu finden. » weiterlesen

Scribbleton:
Ein kleines privates Wiki

Scribbleton ist eine weitere Notizen-App. Mit ihr können Notizen in einer Art Wiki erfasst und untereinander verlinkt werden. Tolles Konzept – aber das Tool hat noch Verbesserungspotential.

Mich faszinieren Tools, die es uns erlauben, Informationen so aufzubereiten, dass daraus Wissen entsteht. Dazu gehören verschiedene Mindmap-Tools genau so wie Self-Tracking-Tools. Aber auch Wikis: Wir haben schon bei zwei Firmen Wikis eingeführt, und ich war immer Feuer und Flamme und haben Unmengen von Seiten erstellt. Eigentlich träume ich noch immer von einem Tool, wo ich alle Informationen erfassen bzw. ablegen und miteinander vernetzen kann. » weiterlesen

Ehrgeizige, erfolgreiche Menschen:
Spät ins Bett, ganz früh aus den Federn, und trotzdem 7 Stunden Schlaf, oder wie?

Ambitionierte, ehrgeizige Menschen bleiben oft bis spät in die Nacht wach, wollen aber gleichzeitig als »früher Vogel« den »Wurm fangen«. Das offensichtliche Opfer dieser Praxis: der Schlaf.

Als Redakteur von netzwertig.com habe ich täglich Mailkontakt mit Startup-Gründern. Nicht selten erreichen mich dabei Antworten mitten in der Nacht. Vor einigen Tagen hatte ich gegen 3:30 Uhr mitteleuropäischer Zeit einen längeren Austausch mit einem Jungunternehmer. Kurz darauf akzeptierte ein anderer Startup-Macher meine LinkedIn-Anfrage zu einer ähnlichen Zeit.

Bei beiden Personen weiß ich mit Sicherheit, dass sie sich tatsächlich in Europa befanden. Anders als ich, denn ich verweile momentan in den USA und bemerke sofort, wenn ich zu »Unzeiten« per Mail Informationen zu einem neuen Internetdienst einholen kann (worüber ich mich freilich nicht beklage).

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Die 10 Jobs mit der besten Work-Life-Balance:
Arbeiten Digitalos ausgeglichener?

Die zehn Berufe mit der besten Work-Life-Balance – wer würde sie nicht ausüben wollen? Doch beim genaueren Hinsehen fragt man sich, ob nicht etwa das coole Image Vater des Gedankens ist. Und ist nicht in jedem Beruf etwas mehr Work-Life-Balance möglich – sofern man nur »Nein« sagen kann?

Lars Plougmann bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Ich bin ja misstrauisch, was Statistiken angeht, vor allem dann, wenn gar nicht klar ist, wie die Zahlen überhaupt zustande kamen. Daher erstaunte mich auch die kürzlich bei Mashable veröffentlichte Umfrage: Glassdoor, eine US-Plattform, auf der Mitarbeiter anonym ihre Unternehmen und Chefs beurteilen können, sammelte ein Jahr lang Bewertungen und hat daraus eine Top-10-Liste derjenigen Berufe erstellt, die angeblich die beste Work-Life-Balance haben.

Zur Studie

Darüber, wie viele Bewertungen denn nun genau ausgewertet wurden, habe ich nichts gefunden – laut Wikipedia gab es auf Glassdoor im April 2014 über 500.000 Bewertungen, das wäre ja ein ganz ansehnlicher Datensatz. Dennoch sind anonyme Online-Bewertungen natürlich eine äußerst fragile Angelegenheit – und sie können genau so gut gefälscht sein. » weiterlesen

Zeitmanagement selbst gebaut:
Timeboxing mit der Einzeigeruhr

Wer möchte nicht fokussierter und effizienter Aufgaben abarbeiten? Für besseres Zeit- und Aufgabenmanagement empfiehlt unser Gastautor die Einzeigeruhr: eine Variante des Timeboxing, die jeder ausprobieren sollte, der sich durch Wecker und Timer in seiner Konzentration gestört fühlt. Die Anleitung zum Umbau einer Ikea-Wanduhr wird gleich mitgeliefert.

Gastautor: Jens Wilhelm ist Master-Student an der Stuttgarter Hochschule der Medien und seit fünf Jahren selbstständig tätig. In seinem Seminar »Fertigkeiten für Kopfarbeiter« zeigt er seinen Kommilitonen, wie man Studieren und Arbeiten unter einen Hut bekommt.

Einzeigeruhr, Jens WilhelmTimeboxing gilt als effektive Methode, um Aufgaben effizient abzuarbeiten. Doch die Methode hat auch einen Nachteil: Jeder Wechsel zwischen den Aufgaben führt zu einer Unterbrechung der Konzentration; besonders dann, wenn man mit einem Zeitgeber arbeitet und durch das Klingeln und Neueinstellen der Uhr für jede neue Aufgabe jäh beim eigentlichen Tätig-Sein unterbrochen wird.

Auch wenn Timeboxing mir sehr dabei geholfen hat, einzelnen Aufgaben genau den Stellenwert in meinem Tagesplan zu geben, den sie verdienen, glich meine Konzentration bei der Arbeit einer schwankenden  Sinuskurve. Denn zu Beginn jeder neuen Aufgabe dauerte es einige Minuten, bis ich den roten Faden aufgenommen hatte. Leider erzeugen Timer bei mir auch das Gefühl, eine rieselnde Sanduhr im Nacken zu haben, was meine Konzentration zusätzlich beeinträchtigt. » weiterlesen

Der Klassiker (Buchtipp):
Visualisieren, Präsentieren, Moderieren

Josef W. Seifert, ein deutscher Experte für Business-Moderation, vermittelt in seinem Buch zahlreiche Techniken und Methoden zur Visualisierung, Präsentation und Moderation. Die leicht verständlichen und praxisnahen Tipps machen diesen Klassiker zu einem «Must» – nicht nur für TrainerInnen und KursleiterInnen. Ein guter Grund, dieses Buch als Ratgeber für die imgriff-Leser genauer unter die Lupe zu nehmen.

Seifert_Visualisieren_150Das Buch von Seifert enthält unzählige verständliche Erklärungen – ergänzt durch wertvolle Praxistipps – sowie Illustrationen, die einen zum Nachmachen und Üben verleiten. Der Klassiker unter den Visualiserungsbüchern ist in drei Kapitel unterteilt:

I. Visualisieren

Bei der Visualisierung geht es darum, die Aufmerksamkeit des Publikums auf das Wesentliche zu lenken – ein Bild sagt mehr als 1000 Worte! So können Informationen leichter erfasst und behalten werden. Zudem kann Wesentliches verdeutlicht und Gesprochenes vertieft werden. Eine zweckorientierte Visualisierung orientiert sich immer am Inhalt, am Ziel und an der Zielgruppe.

Die Themen im Detail:

  • Planung einer Visualisierung: Thema analysieren, Stoff sammeln, Stoff reduzieren
  • Bausteine der Visualisierung: inhaltliche und gestalterische Elemente
  • Komposition einer Visualisierung: Anordnung, Ablauf, Logik sowie Farben und Formen » weiterlesen

Quantified Self für Kids – Teil 2:
Wie ständige Optimierung Eltern und Kinder stresst

Kürzlich habe ich bei einem Aufenthalt in Estland das ICT-Democenter besucht. Dort haben wir über das E-Government-System der estnischen Regierung diskutiert. Ein Thema, das ich besonders spannend fand, war das Tool e-School, dessen Zweck und Anwendungsbereiche ich im ersten Teil meines Beitrags erklärt habe. Ich konnte mich des Eindrucks nicht erwehren, dass die Kinder hier schon früh »über-optimiert« werden.

Brad Flickinger bei flickr.com (CC BY 2.0)Ein Vater erzählte uns, dass er sich zunächst auch Sorgen gemacht habe, seine Tochter könne sich überwacht fühlen. Die aber habe ihren Vater von sich aus gebeten, noch einmal zu überprüfen, welche Hausaufgaben sie aufhat.

Eine Big-Brother-Situation hat sie offenbar gar nicht gesehen – vielmehr wurde der Überwacher zum Sekretär gemacht. » weiterlesen

Teamreporter:
Wissen, woran die Teamkollegen gerade arbeiten

Woher weiss man, was der Kollege erledigt hat, woran er morgen arbeiten will und was ihn gerade beschäftigt? Teamreporter sendet dazu eine Mail mit kurzen Fragen und verschickt anschliessend dem ganzen Team die Antworten als Report.

teamreporter_150Gerade in dezentral organisierten Teams ist es eine grosse Herausforderung, dass alle Personen immer über alle aktuellen Informationen verfügen. Und selbst wenn man im gleichen Büro sitzt, heisst dies noch nicht, dass ich wirklich weiss, woran der Kollege nebenan gerade arbeitet. Ganz zu schweigen von der Schwierigkeit für den Manager, immer im Bild zu sein. Gerade weil es heute eher ein Zuviel als ein Zuwenig an Informationen gibt.

Es fehlt nicht an Lösungsansätzen. In den meisten Unternehmen setzt man dafür auf fixe wöchentliche Meetings. Innovativere Unternehmen verwenden ein Wiki oder eine ähnliche Online-Plattform. Diese dienen aber mehr der grundsätzlichen Dokumentation und statischen Informationen und sind immer nur so gut, wie sie wirklich genutzt und aktualisiert werden. » weiterlesen

Der »Hätte ich das mal früher gemacht«-Effekt:
Eine andere Form der Aufschieberitis

Wichtige Aufgaben erst zu spät in Angriff zu nehmen, ist ein häufig thematisiertes Problem, von dem viele Menschen betroffen sind. Weniger Aufmerksamkeit erhält eine andere, ebenfalls verbreitete Form der Aufschieberitis. Bei dieser wird die Umsetzung von Ideen hinausgezögert, deren Verwirklichung nicht kritisch ist, die aber das private oder berufliche Leben dauerhaft verbessern würde. Was einem entgeht, merkt man meist erst viel zu spät. Und ärgert sich dann.

Konkrete Aufgaben aufzuschieben, die früher oder später sowieso erledigt werden müssen, ist selten eine Strategie für persönlichen oder beruflichen Erfolg. Doch womöglich noch fieser als die Bilderbuch-Prokrastination ist die Aufschieberitis von Projekten, Zielen und Experimenten, für die keinerlei Verwirklichungsdruck besteht. Denn während beim klassischen Prokrastinieren die »Rechnung« in Form von Stress, mangelhaften Resultaten oder unangenehmen Situationen schnell kommt, kann es passieren, dass wir sie beim Aufschieben von wenig dringend erscheinenden »Lebensverbesserungsmaßnahmen« sehr spät oder gar niemals erhalten. Damit verpassen wir gute Ereignisse, neue Leidenschaften, lehrreiche Lektionen und positive Momente. Ich nenne das den »Hätte ich das mal früher gemacht«-Effekt. » weiterlesen

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