Wohlfühlen am Arbeitsplatz:
Was die Gerichte dazu sagen

Hund im Büro

© Robert Kneschke – Fotolia.com

Musik hören, rauchen, Hund streicheln: Dass die Arbeitskraft steigt, wenn sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohl fühlen, ist ein alter Hut. Doch alles ist eben nicht erlaubt – hier einige aktuelle Rechtsurteile – und wie man sich generell absichern sollte.

 

Der Arbeitsplatz ist garantiert kein rechtsfreier Raum

 

Wer weiß aber genau wie´s läuft? Klar, ein Anwalt – oder jemand der über Rechtssachen schreibt. So wie die Redaktion von anwaltssuche.de. Die hab ich mal nach neuen Urteilen zum Thema „Arbeitsplatz“ gefragt. Denn: Was vor Gericht verhandelt wird, hat sich ja irgendwann im „normalen“ Leben zugetragen und kann ergo auch bald bei mir – oder euch – aufpoppen. Die Redaktion hat in ihrer Urteilskiste gewühlt und die folgenden Fälle zu Tage befördert; die ich gerne für euch –wie sagt man so schön – „aufbereitet“ habe (ohne Anspruch auf Vollständigkeit natürlich):

1. Rauchen muss man nicht dulden:

Ich weiß nicht, wie das bei euch ist, aber das Rauchen hat an sich doch stark abgenommen, auch am Arbeitsplatz, oder? Nun gut, aber trotzdem ein aktuelles Urteil für alle Nichtraucher, die auch keine Lust auf stinkende Klamotten haben: Zum „Schutz der Nichtraucher“ müssen Arbeitnehmer rauchende Kollegen generell NICHT dulden, hat das Bundesarbeitsgericht zum wiederholten Mal gesagt.

2. Hunde müssen gegebenenfalls draußen bleiben:

In dem zugrundeliegenden Fall fühlte sich ein Geschäftsführer von dem Hund eines Angestellten bedroht. Und das Gericht gab ihm Recht. Die Argumentation: Es sei egal, ob die Befürchtung berechtigt sei oder nicht, entscheidend wäre, dass der Hund die Kommunikation gestört hätte und diese sei bei einer Werbeagentur ja entscheidend. Jetzt kommt´s aber: Der Chef war sogar berechtigt, nur diesen bestimmten Hund auszusperren, anderen Angestellten aber zu erlauben ihre Hunde mitzubringen – wenn die keinen Ärger machen.

3. Am Arbeitsplatz ist Radio hören erlaubt!

Wie bitte, fragt ihr, Radiohören ist doch ein ewiger Streitpunkt, nicht nur zwischen Arbeitgeber und Angestellte, sondern auch unter den Kollegen: welcher Sender, wie laut, wie lang… Aber hört, hört: Wiederum das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass man Radio hören nicht grundsätzlich verbieten darf; also ergo erlauben muss. Wenn, ja, wenn erstens der Arbeitnehmer seine Arbeit „vollständig und konzentriert“ erledigen kann und zweitens, wenn sich die Kollegen dadurch nicht gestört fühlen. Immerhin.

4. Privates Telefonieren, surfen, skypen usw.:

Diesen Punkt habe ich mir bewusst für den Schluss aufgehoben. Dazu gibt es natürlich viele, viele Urteile. Die Tendenz ist: Wenn es keine Regelung gibt, läuft es meistens auf eine so genannte Duldung hinaus. Sprich: Wenn ihr alles zur „vollsten Zufriedenheit“ erledigt, „muss“ es vom Chef toleriert werden (kann ihm ja dann auch egal sein). Allerdings: Wenn Fehler passieren oder die Arbeit nicht getan ist, kann der Chef reagieren. Und jetzt kommt´s: Er kommt ziemlich sicher mit einer Abmahnung durch. Eine fristlose Kündigung sieht zwar eher schlecht aus, ist aber auch nicht völlig ausgeschlossen. Also Vorsicht! Anders ist es in Pausen oder in einem Notfall, das ist ja klar. Und: Ihr könnt auch dann privat mailen oder simsen, wenn es um den Beruf geht. Beispiel: „Hol Du bitte die Kinder ab, ich muss heute länger arbeiten“, o.ä.

Ich soll übrigens auf ausdrücklichen Wunsch der anwaltssuche.de-Redaktion darauf hinweisen, dass es in der Natur der Sache liegt, dass alle jemals gefällten Urteile EINZELFALL-Urteile sind, heißt: In einem ÄHNLICH gelagerten Fall ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass genauso entschieden wird.

Der Richter, der eventuell in eurem Fall entscheidet, kann das aber -leider- auch ganz anders sehen. Deshalb – noch ein Tipp von der Redaktion – ist es am besten, sich ALLES, was ihr am Arbeitsplatz tun (oder lassen) wollt, vom Chef SCHRIFTLICH absegnen zu lassen. Grund: Vor Gericht kann man oftmals eben in Richtung Duldung oder Gewohnheitsrecht argumentieren, dass kann aber auch nach hinten losgehen.

Personalvermittlung als Weiterentwicklungshilfe

Schild Jobcenter

Schild Jobcenter

Manchmal ist es nicht leicht, als Arbeitssuchender einen Job zu finden. In den seltensten Fällen liegt dies an der mangelnden eigenen Kompetenz, oftmals gibt es schlicht keine Stellen, die frei werden oder auf das persönliche Entwicklungsprofil passen. Ein Bewerbungsprozess aber ist zeitintensiv und ermüdend und lässt sich oft nur schwer einbinden in familiäre Verpflichtungen oder den Arbeitsalltag.

Helfer bei der Jobsuche

 

Personalvermittlungsagenturen können hier hilfreich zur Seite stehen, denn sie sind lange nicht so schlecht wie ihr Ruf. Sie vermitteln zwischen Arbeitssuchenden und Firmen mit Personalbedarf. Eine der ersten, die auch das Konzept in Deutschland mitgeprägt hat, war die 1967 gegründete Persona Service Agentur. An über 190 Standorten in Deutschland werden sowohl Arbeitssuchende vermittelt als auch passende Bewerber direkt angesprochen. Menschen auf der Suche nach einer neuen Herausforderung haben beispielsweise die Möglichkeit, sich kostenlos in die Bewerberdatenbank aufnehmen zu lassen. Auf diese Weise bekommen sie interessante Jobangebote, ohne zeitaufwendig selbst suchen zu müssen, behalten aber trotzdem die Entscheidungsgewalt. Unternehmen wenden sich gerne an Personalvermittlungsagenturen, um deren Personalberatung in Anspruch zu nehmen. Sie erhalten so Hilfe bei der Bedarfsanalyse und Erstellung passender Stellenausschreibungen.

Ein guter Griff für Arbeitssuchende

Arbeitssuchende können direkt einen Vertrag bei der Personalvermittlungsagentur unterschreiben, werden im Anschluss für passende Jobs vermittelt, aber weiterhin über die Vermittlungsagentur bezahlt. Gearbeitet wird im jeweiligen Kundenunternehmen, die Agentur ist aber zuständig für Weiterbildung und Qualifizierung. Sie profitieren so vom Branchentarifvertrag, haben eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und einen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Eine deutlich bessere Situation als die Arbeitslosigkeit.

Nicht selten profitieren Arbeitssuchende auch vom so genannten Klebeeffekt. Sie empfehlen sich durch Zeitarbeit beim entsprechenden Unternehmen und bekommen eine Weiterbeschäftigung angeboten, die sie mit einer privaten Jobsuche sicher nicht bekommen hätten. Eine gute Möglichkeit auch die Branche zu wechseln. Eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft in Köln (IW) schätzt den Klebeeffekt auf 14 Prozent, allein im September 2011 wurden deutschlandweit 50.000 Zeitarbeiter von den Kunden übernommen.

Die größten Stressfaktoren auf Geschäftsreisen:
6 Tipps für entspannteres Reisen

Laut einer Studie klagen 55 Prozent der Befragten über stressige Geschäftsreisen. Was kann man tun, um diese entspannender zu gestalten? Einige Tipps.

Scott Swigart bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Ich habe kürzlich wieder mal miterlebt, wie stressig eine schlecht geplante Reise enden kann: Zu einer Konferenz erschien der Mitarbeiter eines Unternehmens reichlich spät aufgrund von Zugverspätungen. Dann stellte sich heraus, dass von dem Hotel, das er vor Ort gebucht hatte, eher abzuraten ist. Ein anderes Hotel in der Umgebung konnte er im firmeninternen Buchungssystem nicht finden. Da war guter Rat teuer – und der Stress groß.

55 Prozent klagen über Stress auf Geschäftsreisen

Im April hat der Deutsche Reiseverband die Studie Chefsache Business Travel 2014 herausgegeben, wonach sich 55 Prozent der reisenden Geschäftsführer, Fach- und Führungskräfte über den Stress auf Geschäftsreisen beklagen. » weiterlesen

Bessere Jobchancen:
Durch positive Energie?

Positive Energie

© Gudellaphoto – Fotolia.com

In Branchen, in denen überwiegend Männer arbeiten wie in der Elektronik, werden Begriffe wie „positive Energie“, „Schwingungen“ oder „Gesetz der Anziehung“ meistens eher belächelt. Allerdings sollte das starke Geschlecht nicht generell davon Abstand nehmen, ohne sich vorher damit beschäftigt zu haben. Es ist durchaus möglich, durch positive Energie bessere Jobchancen zu bekommen.

Positives zieht Positives an

 

Das Prinzip dieser Denkweise ist einfach: Wenn ich positiv denke, ziehe ich damit Positives an. Grundlage dafür ist das Gesetz der Anziehung. Doch auch ohne dieses Gesetz zu kennen, leuchtet es dir sicherlich ein, dass du besser agieren kannst, wenn du positiv gestimmt bist.

Wenn du dich mit positivem Denken auseinandersetzt und es in deinen Alltag integrierst, hilft dir dein Unterbewusstsein, deine Ziele durchzusetzen. Was glaubst du, wer schneller einen neuen Job bekommt? Derjenige, der missmutig ist und in der Zeitung nach Stellenangeboten sucht und auf den Anruf des Arbeitsamts wartet oder der, der voller Motivation Eigeninitiative ergreift?

Der ideale Arbeitsplatz

Um dein Unterbewusstsein auf die erfolgreiche Jobsuche einzustimmen, solltest du jeden Tag zwei Maßnahmen durchführen:

  1. Visualisiere deinen perfekten Arbeitsplatz, deinen Chef und deine Kollegen. Was ist deine Tätigkeit, wie viel verdienst du? Je genauer du bei der Visualisierung vorgehst, desto leichter ist es für dein Unterbewusstsein, die Bilder anzunehmen.
  2. Überlege dir Affirmationen. „Ich bin erfolgreich“, „Ich bin in meinem Job glücklich“ oder „Ich liebe die Herausforderungen in meinem Beruf“ sind gut geeignet. Wichtig ist, dass die Glaubenssätze dir entsprechen und du dich beim Aussprechen wohlfühlst.

Unterbewusstsein hilft bei der Jobsuche

Hat das Unterbewusstsein die positiven Bilder und Gedanken aufgenommen, richtet es sich danach aus und hilft bei der Jobsuche. Während du bisher vielleicht ratlos warst, wie du eine neue Anstellung in der heutigen Zeit finden kannst, schickt es dir jetzt zum Beispiel hilfreiche Gedanken. Wichtig ist, dass du sie ernst nimmst und schnell umsetzt. Schreibe am besten jede Idee auf, die hochkommt, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Hilfe kann in verschiedenen Bereichen erscheinen:

  • Du bekommst neue Ideen, wo es sich lohnen kann, nach einem Job zu suchen. Neben der lokalen Tageszeitung bieten sich online Jobbörsen wie Stepstone.de an, bei denen es spezielle Bereiche für Elektroniker gibt. Überregionale Zeitungen sind bei gehobenen Stellen ebenfalls ratsam, da große Unternehmen dort inserieren.
  • Vielleicht fällt dir etwas ein, wie du ein besseres Bewerbungsschreiben gestalten und formulieren kannst. Gibt es etwas, wodurch deine Bewerbung seriös erscheint, du dich aber trotzdem von der Masse abhebst?
  • Das positive Denken zeigt sich nicht nur durch Ideen, sondern spiegelt sich zusätzlich im Äußeren wieder. Im Vorstellungsgespräch entscheidet sich der Personalchef im Zweifelsfall eher für den Bewerber, der ausgeglichen und motiviert wirkt. Du strahlst aus, dass es dir gut geht.
  • Allerdings kann es ebenso sein, dass du deine Pläne für eine neue Anstellung über den Haufen wirst. Es ist durchaus möglich, dass du eine zündende Idee hast, wie eine erfolgreiche Selbstständigkeit ohne viel Eigenkapital möglich ist. Im Zeitalter des Internets gibt es viele Alternativen für digitale Unternehmer.

Ein starkes Team:
CRM-Software und kleine Unternehmen

Die Kundenbeziehung richtig aufbauen

Die Kundenbeziehung richtig aufbauen

Kleine Unternehmen verzichten häufig aus Kostengründen auf die Nutzung einer CRM-Software. Eine derartige Einstellung wird sie wichtige Marktanteile kosten, da es wichtig ist, zu allen Kunden eine langfristige Beziehung aufzubauen. Gezieltes Kundenmanagement ist für jeden Unternehmer die Grundlage zum Erfolg – auch für kleine und mittelständische Betriebe.

Kundenmanagement als Erfolgsfaktor

 

Es sind vielleicht fünf Minuten vergangen, seit der Kunde den Einkauf getätigt hat. Genug Zeit, um seine Daten in ein CRM einzupflegen. Diese Abkürzung steht für den englischen Ausdruck “Customer Relationship Management“, also das Kundenmanagement. Viele Unternehmen verzichten darauf, ihre Datenbank sorgfältig zu pflegen. Sie glauben, es würde genügen, wenn sie ihren Kunden direkt zum Kauf bewegen. Dieses Konzept stammt aus den 80er Jahren und wird als Transaktionsmarketing bezeichnet. Allerdings ist so keine enge Bindung zwischen Betrieb und Kunde möglich. Neue Erkenntnisse haben gezeigt, dass genau hier der Hauptaugenmerk des langfristigen Erfolgs liegt. Das Relationship Marketing mit seinem Schwerpunkt auf Geschäftsbeziehungen hat das alte Konzept in den Schatten gestellt.

Interne Kundenorientierung stärken

Auch kleine Unternehmen müssen sich ihre Marketingstrategie genau überlegen. Die richtige Software erleichtert diesen Prozess um ein Vielfaches. Es sollte nicht nur bei Name und Adresse bleiben. Wann hat der Kunde Geburtstag? Hat er besondere Vorlieben? Was sind seine Interessen? Gerade der Geburtstag bietet die Möglichkeit der leichten Kontaktaufnahme. Als Kunde möchte man sich geschätzt und beachtet fühlen, ohne aufdringlich bombardiert zu werden. Niemand möchte Werbung erhalten, für die man sich gar nicht interessiert. Eine spannende Mailingaktion kann zwar kurzfristigen Erfolg bringen, doch wie sieht die langfristige Perspektive aus? Praxisnahe Tipps und Tricks findet man z. B. im E-Book von Lexware.

Im Internet gibt es viele Möglichkeiten, Relationship Marketing zu betreiben. Ein Brief benötigt eine Vorlaufzeit von mehreren Tagen, bis er gelesen wird. Die Erstellung eines Newsletters nimmt nur wenige Minuten in Anspruch und kommt direkt beim Kunden an. In den letzten Jahren haben sich die sozialen Netzwerke in allen Altersgruppen etabliert und stellen damit eine neue Dialogmöglichkeit dar.

Datenbank ohne Fehler

Die Erfahrung hat gezeigt, dass viele kleine Unternehmen über eine fehlerhafte Datenbank verfügen. Das wirkt nicht nur unprofessionell, sondern kostet auf Dauer wertvolle Kunden. Wer die Adresse falsch eingespeichert hat, kann niemanden kontaktieren. Gibt es einen Ansprechpartner? Eine Dublette kann vom Kunden als störend empfunden werden, wenn er den Newsletter immer doppelt erhält.

Somit lohnt es sich auch für kleine Unternehmen CRM zu betreiben. Gerade im Internet lauert ungenutztes Potential, das leicht umzusetzen ist. Die Fehlerquote sinkt, was als Erfolgsfaktor im Direktmarketing gilt. Das Beispiel “Geburtstag” zeigt, wie schnell eine Marketingmaßnahme mit Kundenorientierung zu verwirklichen ist: Als Unternehmer sollte man dem Kunden gratulieren und einen zielgruppengerechten Gutschein anbieten. Es lohnt sich, im Social Web Dialogmöglichkeiten und eventuell Kundensupport anzubieten. Das schafft eine enge Verbindung zwischen beiden Parteien. Ohne Kundenbeziehungsmanagement wäre das nicht möglich.

 

Krankmacher Stress:
Regierung prüft Anti-Stress-Gesetz

Negativer Stress macht krank und mindert die Leistungsfähigkeit. Um Arbeitnehmer und Krankenkassen zu schonen, bringt Arbeitsministerin Angela Nahles eine Anti-Stress-Verordnung ins Gespräch.

Stress kann krankmachen

Stress kann krankmachen

Arbeitsministerin Angela Nahles (SPD) will eine Anti-Stress-Verordnung. Besonders auf die Dauererreichbarkeit, die in manchen Berufen vorausgesetzt wird, hat es die Politikerin abgesehen. Diese soll nach wissenschaftlichen Erkenntnissen direkt mit der Zunahme psychischer Erkrankungen zusammenhängen, wie Nahles im Interview mit RP-Online betonte. Inwiefern eine solche Verordnung umzusetzen ist, soll nun die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin prüfen. Geplant sind Belastungsgrenzen nach allgemeingültigen und rechtssicheren Kriterien.

Fakt ist: Die Work-Life-Balance hat sich in ganz Europa erheblich verschlechtert. Der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) zufolge gelingt es den Europäern im Zuge der Wirtschaftskrise zunehmend schlechter, einen Ausgleich zwischen Arbeit und Privatleben zu schaffen. Die Folge ist Stress, und dieser kann krankmachen – sowohl körperlich als auch psychisch.

Laut Weltgesundheitsorganisation ist Stress eine der größten Gesundheitsgefahren des 21. Jahrhunderts. Doch nicht jede Art von Stress ist ungesund. Die Forschung unterscheidet zwischen Eustress und Disstress. Während positiver Eustress ein Erregungspotenzial darstellt, das für den Körper unerlässlich ist, da es die Aufmerksamkeit erhöht und die Leistungsfähigkeit des Körpers fördert, versteht man unter Disstress Reize, die als bedrohlich, unangenehm und überfordernd empfunden werden. Diese Art von Stress führt zu einer starken Anspannung des Körpers, die auf Dauer zu einer Minderung der Aufmerksamkeit und Leistungsfähigkeit führt. Als Dauerzustand kann Disstress zu körperlichen und psychischen Beschwerden bis hin zum Burnout-Syndrom führen.

Um eine Langzeitwirkung von Disstress zu vermeiden, ist ein gesunder Ausgleich unabdingbar. Der Ratgeber von Medipolis zeigt hier drei wesentliche Ansatzpunkte auf: Entspannung, Sport und Ernährung.

  • Entspannungsübungen: Yoga, Autogenes Training oder Atemschulungen helfen, angestaute Energien freizusetzen und Verspannungen in den Muskeln zu lösen. Körperübungen fördern die Beweglichkeit und sorgen für eine gute Durchblutung.
  • Körperliche Fitness: Sport trägt aktiv zum Stressabbau bei. Bereits eine halbe Stunde Bewegung täglich hilft, den Kopf frei zu bekommen, körperlichen Beschwerden entgegenzuwirken und so den Berufsalltag stressfrei zu meistern.
  • Anti-Stress-Ernährung: Gerade in stressreichen Phasen ist eine ausgewogene Ernährung entscheidend. Obst, Gemüse und proteinreiche Snacks wie Nüsse oder Sonnenblumenkerne geben Kraft für anstrengende Aufgaben. Zucker, Kaffee und chemische Zusatzstoffe hingegen sollten gemieden werden.

Das Anti-Stress-Gesetz bleibt derzeit noch umstritten. Erste Ergebnisse der bundesamtlichen Prüfung werden erst 2015 erwartet. So lange sollten Arbeitnehmer jedoch nicht warten und die Stressbewältigung mit den oben genannten Tipps frühstmöglich selbst in die Hand nehmen.

Reorganisation als Schlüssel zu mehr Effizienz

Schild Chaos Ordnung

Schild Chaos Ordnung

Im täglichen Berufsleben steht man oft vor neuen Herausforderungen. Neue Aufgaben bedeuten allerdings eine Reorganisation seiner Zeit. Der überflüssige Ballast muss abgeworfen und Platz für Neues geschaffen werden. Dies gilt für materielle Dinge wie für immaterielle. Folgende Ratschläge können dabei helfen, seinen Alltag zu organisieren und die eigene Effizienz zu erhöhen.

  • Nach Anspannung kommt Entspannung
    Egal was man tut, wichtig ist es, einen Ausgleich zu schaffen. Frei nach dem Karma-Prinzip muss jeder Phase der Anspannung eine Phase der Entspannung folgen. Es ist also eine gute Idee, nach der Arbeit bewusst zu entspannen. Dabei muss jeder für sich herausfinden, was am besten funktioniert. Joggen, Yoga oder Spazieren gehen – vielleicht auch zusammen kochen?
  • Weg mit Prokrastination
    Das Internet ist praktisch, keine Frage. Allerdings gibt es viele Seiten, die ausschließlich der Zerstreuung dienen und ablenken, anstatt die Produktivität zu fördern. Dabei gibt es Programme, die bei der Disziplin behilflich sein können. Cold Turkey für Windows ist besonders unnachgiebig – Seiten auf der selbst erstellten Blacklist sind gesperrt. Versucht man, die Einstellungen wieder zu ändern, sperrt das Programm den Internetzugang für eine Woche.
  • Tagesziele setzen
    Oft verliert man im Dschungel der Projekte den Überblick. To-do-Listen können helfen, vorausgesetzt man pflegt sie. Priorisierungen sind eine zusätzliche Hilfe, mit den einzelnen Punkten zurechtzukommen. Am Morgen wird ein Tagesziel definiert, das „Top-Prio” hat. Auf diese Weise gibt es einen stetigen Schaffungsprozess, der zusätzlich motiviert.
  • Weg mit materiellem Ballast
    Das eigene Auto hat als Statussymbol ausgedient, viele sehen es als materiellen Ballast. Vor allem in größeren Städten ist man mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem Fahrrad außerdem deutlich schneller unterwegs. Wer sich von seinem Auto trennen möchte, findet über Online-Portale wie Autoscout24 schnell einen Käufer. Und wenn man doch einmal sein Auto vermisst, dann ist Carsharing der neue Trend.
  • Ursprüngliche Kost für mehr Energie
    Bereits ein paar Modifizierungen bei der Ernährung können Wunder bewirken. Süßkram wird durch Obst und Joghurt ersetzt, Kaffee durch grünen Tee. Grundsätzlich gilt: Je weniger Kohlenhydrate aufgenommen werden, desto geringer fällt das Mittagstief aus. Nach ein paar Tagen hat der Körper sich daran gewöhnt und ist merklich leistungsfähiger.
  • Ordnung schaffen für Neues
    Der Spruch „Aus den Augen, aus dem Sinn” beinhaltet viel Wahres. Hat sich im Laufe der Monate vieles auf dem Schreibtisch angesammelt, dann hilft nur noch rigoroses Aufräumen und Ausmisten. Ist der Blick wieder frei, können auch Ideen ungehindert sprudeln.

Produktivitätskiller für Freelancer

Eigentlich hat man es als Freelancer oder Solopreneur verdammt gut: Man kann prinzipiell arbeiten wann und wo und wie man will. Eigentlich! Denn oft bringen die Kunden den Traum des selbstbestimmten und selbstorganisierten Arbeitens schnell zum Platzen, da sie es nicht gewohnt sind, verteilte Teams zu managen – und teilweise mit vorsintflutlicher Infrastruktur arbeiten.

Als Freelancer mit dem Kunden durch die Hölle

Als Freelancer mit dem Kunden durch die Hölle

Ob Texter oder Cutter, Fotograf, Grafikdesigner oder Webentwickler – viele Freelancer in der Kreativ-, IT- oder Unterhaltungsbranche arbeiten in verschiedenen Projekten gleichzeitig. Hier mal einen Pitch für eine Agentur mitmachen; da mal ein Projekt für einen mittelständisches Unternehmen dazwischenschieben; und natürlich immer für die Stammkundschaft auf Abruf bereit stehen. Vielleicht treibt man in auftragsfreien Zeiten obendrein noch ein eigenes Projekt voran.

 

Dabei wird häufig in verteilten Teams gearbeitet. Vielleicht sitzt ein Projektmanager vor Ort beim Kunden in Nord-Deutschland, ein Entwickler-Team arbeitet in einem Coworking-Space im Süden und der Spezialist für User Experience verweilt in seinem Berliner Home Office.

Schlecht organisiert zu sein, können sich Freelancer nicht leisten

 

Viele Freelancer sind es gewohnt, auf diese Weise zu arbeiten und organisieren sich entsprechend. Denn schlechte Organisation frisst Zeit – und Zeit bedeutet für Freelancer in den allermeisten Fällen Geld. Wer länger als Freelancer arbeitet, für den ist es unerlässlich, sein Solo-Unternehmen professionell zu managen und sich eine Infrastruktur für effektives Arbeiten zu schaffen.

Briefings oder Meetings mittels Skype oder Google Hangout gehören zum Alltag. Ein funktionierendes Dateimanagement inklusive Backup Routine, eine Terminplanung, eine gepflegte Zeiterfassung, ein strukturiertes E-Mail-Management sind essentiell – die meisten Freelancer werden zudem Tools zum Wissens- und Projektmanagement, zum kollaborativen Arbeiten und zum Datenaustausch verwenden. Meist liegt alles in der Cloud, um von unterwegs, im Urlaub oder aus dem Home Office jederzeit Zugriff zu haben.

 

Natürlich hat jeder Freelancer so seine eigenen Vorlieben und Tools – aber arbeitet man mit Auftraggebern zusammen, die es gewohnt sind in verteilten Teams zu arbeiten, einigt man sich schnell auf eine gemeinsame Infrastruktur. Probleme gibt es meist dann, wenn Auftraggeber – meist mittelständische Unternehmen bzw. mittelalterliche Agenturen aber auch sogenannte Global Player – genau diese Art zu arbeiten, nicht gewohnt sind. Da wird man als Freelancer oft gezwungen, sich mit den veralteten Strukturen der Auftraggeber auseinanderzusetzen.

Kunden aus der Hölle haben Handlungsbedarf

Dropbox? Nie gehört, schicken Sie das auf CD. Springloops? Nie gehört, aber das muss auf Windows 98 laufen. Asana? Brauchen wir nicht. Wir richten Ihnen eine offizielle Firmen-E-Mail-Adresse ein – die können Sie über den Outlook-Webmailer nutzen, sobald Sie sich über den VPN-Client angemeldet haben. Zeiterfassung? Excel!

 

Kunden aus der Hölle gibt es nicht nur auf der gleichnamigen Website, sondern auch in Wirklichkeit. Gehen die Arbeitskulturen derart auseinander und muss man sich als Freelancer gleichzeitig in verschiedenen ungewohnt umständlichen Infrastrukturen zurechtfinden, ist das ein echter Produktivitätskiller.

 

Vor dem Hintergrund, dass es – zumindest in einigen Branchen – einen echten Trend zur Selbstständigkeit oder sogar digitalem Nomadentum gibt – und auch immer mehr Arbeitnehmer (gerade der jüngeren Generation) zwecks besserer Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie im Home Office arbeiten, besteht Handlungsbedarf: Projekte mit verteilten Teams erfolgreich zu managen und entsprechende zeitgemäße Infrastrukturen zu schaffen (und zu erhalten) – vor diesen Herausforderungen steht vor allem der deutsche Mittelstand, wie eine aktuelle Studie der Telekom zeigt. Aber auch Agenturen müssen sich mit diesem Thema auseinandersetzen.

Motivation durch Organisation

Wir kennen es doch alle – an einem Montagmorgen ruft plötzlich der Chef an und benötigt dringend die Unterlagen, die für das anstehende Meeting mit einem wichtigen Kunden anzufertigen waren. Doch dank unzähliger Papierstapel und anderweitigen Utensilien, die sich auf unserem Schreibtisch zu einem kreativen Chaos vereinen, treibt uns die Suche danach bereits um halb neun die Schweißperlen auf die Stirn.

Arbeitsüberlastung

Arbeitsüberlastung

Situationen wie diese sind in deutschen Büros an der Tagesordnung

Insbesondere in Großraumbüros provoziert das Durcheinander nicht nur einen erheblichen Produktivitätsverlust der eigenen Person, sondern kann darüber hinaus für dicke Luft am Arbeitsplatz sorgen, was vor allem dann der Fall ist, wenn unser fehlender Ordnungssinn auch die Produktivität von Kollegen tangiert und somit sogar zum Fallstrick für unsere Karriere avancieren kann. Wir hatten schon ein Plädoyer für das Chaos, heute halte ich ein Plädoyer für die Ordnung.

Ordnung ist das halbe Leben

Damit das auf dem Schreibtisch vorherrschende Chaos nicht zum Hemmschuh für eure Produktivität wird, solltet ihr genau jetzt die Reißleine ziehen und für Ordnung sorgen, indem ihr die Tischplatte komplett von allen darauf befindlichen Akten, Kabeln, Kaffeetassen und sonstigen Gerätschaften befreit. Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass bereits der Anblick der klinisch reinen Arbeitsfläche einen gehörigen Anteil dazu beiträgt, den Kopf für die essenziellen Dinge des Arbeitslebens freizubekommen. Damit das auch auf Dauer so bleibt, sollten wir auch nur das zurück auf den Schreibtisch stellen, was wir täglich für unsere Arbeit benötigen. Alles andere verschwindet in Schubladen respektive beschrifteten Aktenordnern. Voraussetzung für eine strukturierte Arbeitsweise ist allerdings das Vorhandensein einer grundlegenden Büroausstattung, die ausreichend Stauraum für die systematische Organisation mit Arbeitsmaterialien bietet. Einen Überblick aller Produktsegmente kann man sich besonders gut online verschaffen, wie beispielsweise bei dem Anbieter KAISER+KRAFT. Um also dem Chaos ein Ende zu bereiten eignen sich insbesondere Hängeregister, mit denen ihr im Handumdrehen Herr eurer Papierstapel werdet. Ergänzend empfiehlt sich die Verwendung von beschreibbaren Kunststoffkisten, in denen Materialien wie Briefumschläge, Druckerpapier und sonstige Kleinteile griffbereit gelagert werden können.

5-Kisten-Methode: Die Papierberge in den Griff bekommen

 

Wie ich bereits am eigenen Leib erfahren musste, reicht es allerdings nicht aus, das Arbeitsumfeld in Ordnung zu bringen, denn auch die Abläufe müssen einem strukturierenden Prozess unterzogen werden, um daraus neue Motivation extrahieren zu können, die nachgewiesenermaßen zur Produktivitätssteigerung führt. Eine sehr effektive Möglichkeit ist die “5-Kisten-Methode” nach Tiki Küstenmacher, die unter Garantie den Arbeitsalltag vereinfacht. Alles was ihr zur Umsetzung benötigt, sind fünf Kisten, die hoch genug sind, um einen 30 Zentimeter hohen Papierstapel zu beinhalten. Im Anschluss werden diese Behältnisse werden wie folgt beschriftet:

  • Eingang“: Hier befindet zunächst alles, was auf eurem Schreibtisch landet.
  • Erledigen“: Diese Ablage beinhaltet Dinge, die noch bearbeitet werden müssen.
  • Lesen“: Wie ihr sicherlich vermutet, befindet sich hier alles, was abgesehen vom Lesen keiner weiteren Bearbeitung bedarf.
  • Ablage“: Alle zu archivierenden Unterlagen wandern in diese Kiste.
  • Ausgang“: Die letzte Kiste beinhaltet alle Unterlagen, die bereits fertig bearbeitet sind und an den Adressaten übermittelt werden können.

Um den Erfolg der 5-Kisten-Methode vollends ausschöpfen zu können, solltet ihr die darin befindlichen Dokumente akribisch darauf untersuchen, ob diese wirklich benötigt werden und im Zweifelsfall so viele wie möglich im Papierkorb entsorgen.

Entwickle Automatismen

Die 5-Kisten-Methode ist ein exzellentes Beispiel für die Übertragung physischer Ordnung auf das kognitive Verhalten am Arbeitsplatz. Nur wer organisiert ist, ist dazu in der Lage schnell und flexibel auf unerwartete Ereignisse reagieren zu können. Darüber hinaus werdet ihr überrascht sein, wie viel Zeit ihr bedingt durch die Tatsache sparen könnt, dass ihr wisst, wo sich bestimmte Akten und Materialien befinden. Die Ordnung am Arbeitsplatz begünstigt ebenfalls die Entwicklung von Automatismen und Arbeitsroutinen, die euch anfallende Arbeit dann erledigen lassen, wenn sie anfällt. Vergleichbar ist dies mit der Führung des eigenen Haushalts. Ihr beseitigt verschmutztes Geschirr schließlich auch umgehend, anstatt es über Tage auf dem Spülbecken zu horten. Ein systematisch gestaltetes Arbeitsumfeld hilft also dabei Arbeit zu erledigen, ohne sie bewusst als solche wahrzunehmen.

Wohlbefinden als Schlüssel zu Motivation und Produktivität

Da aber auch das eigene Wohlbefinden eine gewichtige Rolle zur Motivation und Arbeitsproduktivität beiträgt, sollten insbesondere Firmenchefs die Arbeitsstätten so gestalten, dass sich Mitarbeiter dort wohlfühlen und produktiv arbeiten können.

Nachfolgend habe ich abschließend ein Ranking der Top-5 Wohlfühlkriterien aufgestellt, die meiner Meinung nach für ein konzentriertes Arbeitsklima unablässig sind.

1. Die Wände der Arbeitsräume sollten nicht in einem klinischen Weiß gestrichen sein, sondern entweder abgetönt oder in warmen Pastelltönen gestaltet werden.
2. Mitarbeiter, die bei der Auswahl von Büromöbeln sowie der Ausgestaltung der Räumlichkeit freie Hand oder zumindest ein Mitspracherecht haben, arbeiten deutlich effektiver, da sie sich am Arbeitsplatz wohler fühlen.
3. An jedem Arbeitsplatz sollte die Corporate Identity des Unternehmens beispielsweise in Form des Firmenlogos erkennbar sein, denn nur auf diesem Weg besteht die allgegenwärtige Identifikation des Arbeitnehmers mit dem Unternehmen.
4. Die Ergonomie der Büromöbel ist von herausragender Bedeutung, um konzentriert arbeiten zu können, denn nichts ist schlimmer, als stundenlang auf einem Rückenschmerzen-verursachenden Stuhl gefesselt zu sein und dabei produktiv arbeiten zu müssen.
5. Der letzte Punkt betrifft die organisierte soziale Interaktion zwischen den Mitarbeitern, die mithilfe einer Mitarbeiterterrasse oder Cafeteria ebenfalls in strukturierte Bahnen geleitet werden sollte. Dies fördert nicht nur das Arbeitsklima, sondern dient auch der Vernetzung von Know-how.

 

In eigener Sache:
Danke an unsere Autoren!

Patrick Mollet und Marcel Widmer beenden ihre Tätigkeit bei imgriff.com. Wir möchten ihnen ganz herzlich für das Engagement, die angeregten Diskussionen und für die vielen spannenden Artikel danken. An dieser Stelle bedanken wir uns auch bei allen anderen Autoren und Gastbloggern, die in den letzten Jahren für imgriff.com tätig waren. Ein spezielles Dankeschön geht auch an Sabine Gysi, Simone Janson und Martin Weigert, die mit Patrick und Marcel das Kernteam der letzten zwei Jahre bildeten.

  • Anzeige

     

     


  • Sponsoren

  • Newsletter

    Pflichtfelder
    OK
    Bitte füllen Sie das Feld "E-Mail-Adresse" aus.
    OK
    Bitte geben Sie Ihren Vornamen ein.
    OK
    Bitte geben Sie Ihren Nachnamen ein.