Wer unterbrechungsfrei arbeiten und produktiv sein will, sollte von Führungskräften lernen und früh aufstehen. Mit diesen Methoden und Tipps gelingt es auch Morgenmuffeln.

Dann wollen wir uns mal direkt dem 1. Tipp aus Leos Handbuch fürs Leben widmen: früh aufstehen. Irgendwie hängt dem Frühaufstehen etwas besonderes an. Es scheint eine spezielle Begabung von manchen Menschen zu sein, die sich für viele wie eine wilde Utopie anhört. Sie quälen sich jeden Morgen nach dem 20. Schlag auf die Schlummertaste aus dem Bett und brauchen circa eine Stunde bis sie klar denken können, während diese sonderbare Sorte Menschen zu dem Zeitpunkt schon zwei bis drei Stunden Arbeit, Frühstück, Workout und Lesen hinter sich haben.

Ein frischer Morgen hat etwas ungemein belebendes und inspirierendes. Viele Frühaufsteher nutzen ihn, weil er es ihnen ermöglicht in voller Konzentration und unterbrechungsfrei zu arbeiten. Der Kopf ist ausgeruht und bereit für harte Denkarbeit. Die Luft ist frisch und alles, was man hört, sind die Vögel. Eine bessere Arbeitsumgebung findet man nicht.

Führungskräfte sind Frühaufsteher

Zu den Frühaufstehern gehört nicht nur mein Chef, sondern auch viele Führungskräfte. Jim Citrin hat für einen Artikel bei Yahoo Finance 20 CEOs und hochrangige Führungskräfte angeschrieben und sie nach ihren Morgenroutinen gefragt. Dabei stellte sich heraus, dass der späteste von ihnen um sechs Uhr aufsteht. 80 Prozent der Befragten stehen um 5:30 Uhr oder früher auf, die erste um 4:30 Uhr. Überlegt mal, wenn ihr kennt, den ihr für besonders produktiv haltet (was nicht zwingend heißen muss, dass er viel arbeitet). Ich wette, wenn ihr nachfragt, werdet ihr herausfinden, dass die Person ziemlich früh aufsteht.

Citrin hat aus den Interviews einige grundsätzliche Prinzipien abgeleitet, denen die meisten der befragten Führungskräfte folgen:
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52 Tipps für ein glücklicheres und erfolgreicheres Leben plus die Möglichkeit, Einfluss auf imgriff zu nehmen

Leo, einer der besten und fleißigsten Schreiber zum Thema Produktivität und bewusster Leben, hat 52 Tipps für mehr Glücklichsein und Produktivität in einem Handbuch für das Leben zusammengefasst.

Auf seinem Blog findet man zu jedem Tipp eine Erklärung sowie Links zu Artikeln, die er zu dem Thema schon geschrieben hat. Wir geben euch hier die Tipps in deutsch wieder.

1. Versuche, früh aufzustehen
2. Tue weniger
3. Mach langsamer
4. Übe Geduld
5. Übe Mitgefühl
6. Finde deine Leidenschaft
7. Nimm ab
8. Betreibe Sport
9. Iss gesund
10. Meditiere

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Damit unsere Papierablagen, E-Mail-Eingänge und Handymailboxen nicht überlaufen brauchen wir einen Prozess, um sie durchzuarbeiten.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang?

Im Rahmen dieser Serie haben wir uns nun schon sehr ausführlich damit befasst, die losen Enden und offenen Aufgaben aus unserem Kopf in unsere Eingangskörbe zu bekommen. Nun gilt es, das gesammelte durchzuarbeiten. Dazu gehen wir den Inhalt aus jedem Eingangskorb einzeln durch.

Dabei gelten zwei Regeln:

• Jedes gesammelte lose Ende wird einzeln bearbeitet. So kann man seine ganze Aufmerksamkeit auf es richten und es nachher besser organisieren bzw. ablegen. Deshalb lohnt es sich gerade beim Mindsweep, kleine Zettel zu benutzen und immer nur einen Gedanken pro Zettel aufzuschreiben.
• Was wir einmal aus einem Eingangskorb genommen haben, um es zu bearbeiten, darf nicht mehr dorthin zurück gelegt werden. Das gilt für Rechnungen in der Ablage genauso wie für E-Mails im Mailprogramm. Diese Regel ist nötig, um zum einen doppelte Bearbeitung zu vermeiden und zum anderen um uns dazu zu zwingen, direkt eine Entscheidung für das lose Ende zu treffen.

Wir schnappen uns also ein loses Ende aus einem unserer Eingangskörbe und gehen mit ihm folgenden Prozess durch (die dabei erwähnten Ablagesysteme werden im nächsten Artikel der Serie erläutert):
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Um unseren Kopf klar zu bekommen, müssen wir alles unerledigte in einem verlässlichen System erfassen. Die richtige Auswahl an Eingangskörben hilft uns dabei.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang?

Erfassen ist der erste Schritt im zentralen Prozess von Getting Things Done (GTD). Bevor wir uns anschauen, wie wir die losen Enden in unserem Alltag erfassen, definieren wir, was wir alles erfassen wollen. Dabei gibt es zwei Arten von losen Enden:

1. Physikalische. In unserem Alltag sammeln sich ständig Anfragen, Aufgaben und sonstige unerledigte Dinge. Meist müssen wir nicht mal viel dafür tun. Während du das hier liest, landen E-Mails in deinem Account, Briefe in deinem Briefkasten, Nachrichten auf deiner Mailbox usw. Du kaufst Magazine und Bücher, auf deinem Schreibtisch landen Memos und Meetingprotokolle.

2. Gedanken. Neben diesen natürlichen Eingangskörben sammeln sich noch jede Menge lose Enden in deinem Kopf. Alles, was du mit ?ich sollte,? ?das müsste noch? und ?eigentlich könnte ich? verknüpfst, gehört dazu. Alles, worüber du eine Entscheidung treffen musst, und selbst wenn die Entscheidung ist, ob du überhaupt etwas damit tun wirst, gehört dazu. Selbstverständlich ist alles ein loses Ende, woran du schon arbeitest oder womit du demnächst beginnst.

Wir erfassen eigentlich schon alles, was wir an losen Enden in unserem Alltag haben. Das Problem ist, dass der eine Teil über lauter verschiedene Eingangskörbe wie E-Mail-Programme, Notizbücher, Schreibtische und Zettel verteilt ist. Der andere Teil ist in unserem Kopf. Das Problem dabei ist, dass wir so schnell etwas übersehen, wenn wir den Erfassungsprozess nicht systematisch angehen.

David Allen stellt dafür drei Bedingungen auf:

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Es gibt nicht nur Pando: Noch mehr Möglichkeiten, große Dateien zu verschicken oder vom eigenen Rechner ins Netz auszulagern.

Vor einem Monat haben wir hier Pando vorgestellt, ein Tool zum Verschicken großer Dateien. Pando ist natürlich nicht alleine auf dem Markt, in den Kommentaren zum Artikel wurden bereits weitere Anbieter genannt. Und gerade hat auch das amerikanische Blog Mashable eine Liste mit solchen Diensten veröffentlicht. Grund genug, mal zu sammeln.

Mit allen folgenden Diensten kann man Dateien von seiner eigenen Festplatte auf fremde Server auslagern, sei es zum Zwecke eines Backups, zum Austausch zwischen verschiedenen Computern, oder um große Dateien an andere weiterzuleiten – ohne an den Restriktionen von E-Mail-Postfächern zu scheitern. Fast alle Anbieter funktionieren, ohne dass man irgendwas lokal auf seinem Rechner installieren muss. Und fast alle bieten eine kostenlose Basis-Version, die oft bereits mit beachtlichen Dateigrößen aufwartet.

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Mit “Speedreading” kann man mehr Informationen in kürzerer Zeit erfassen. Die Webapplikation “Spreeder” hilft beim Training.

Der richtige Umgang mit Informationen ist gerade ein großes Thema hier bei imgriff. Wir haben schon darüber geredet, wie wir unsere Informationsquellen ausmisten und wie wir uns effektivere beschaffen. Ein weiterer, wichtiger Punkt ist, wie wir die Informationen aufnehmen. In der Regel passiert das per Lesen. Und deshalb spielt unsere Lesegeschwindigkeit eine große Rolle.

Schnell lesen oder “Speedreading” setzt darauf, dass unser Gehirn mehr Informationen verarbeiten kann, als wir ihm bei normaler Lesegeschwindigkeit zukommen lassen. Deswegen trainiert man beim Speedreading darauf, die innere Stimme abzuschalten und mehrere Wörter mit einem Blick zu erfassen. Entscheidend ist dabei die Konzentration, die dann wiederum dazu beiträgt, dass ich in der Regel mehr behalte als wenn ich langsam lese.

Speedreading hängt ein komischer Ruf an. Wir halten es häufig mehr für eine Begabung von Genies und CEOs als eine Fähigkeit, die man trainieren kann. Außerdem scheint es unserem deutschen Gründlichkeitsempfinden zu widersprechen, einen Text scheinbar nur schnell zu überfliegen. Zudem ist es nicht unumstritten. Studie steht gegen Studie und vor allem persönliche Erfahrung gegen persönliche Erfahrung. Menschen fühlen sich mit unterschiedlichen Methoden wohl.

Unterschiedliche Methoden sind auch für unterschiedliche Anwendungsfälle angebracht. Wenn ich mich abends noch mit einem guten Roman hinsetze, habe ich überhaupt kein Interesse, durch das Buch zu jagen, um es möglichst schnell zu erfassen. Wenn ich mich mit einem Grundwerk meines Fachbereichs beschäftige, lese ich in der Regel jeden Abschnitt sehr sorgfältig und fasse ihn danach kurz schriftlich oder in einem Schaubild zusammen, um das Maximum behalten zu können. Wenn ich allerdings z.B. die aktuellen Nachrichten lese, kommt es mir eher auf Quantität als auf Qualität an. Ich möchte über das aktuelle Geschehen informiert sein, ohne jedes Detail wissen zu müssen. Da ist Speedreading für mich genau das richtige Hilfsmittel.

Wer Speedreading trainieren will und viel im Web liest, dem empfehle ich folgendes Tool:
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Wer die ganze Sache mit Getting Things Done usw. noch mal gerne von mir direkt hören will hat morgen früh die Gelegenheit. NRJ Sachen (mit Livestream im Web) sendet voraussichtlich um 6:20 und 8:50h ein Interview mit mir zu genau diesem Thema. Für Leser der GTD-Grundlagenserie wird allerdings nicht viel neues dabei sein.

Update: Hier ist der Mitschnitt.

In unser Grundlagenserie zu ?Getting Things Done? (GTD) sind wir nun bei dem zentralen Prozess angekommen, mit dem wir die graue Masse an Ideen, Aufgaben und Gedanken in unserem Kopf umgesetzt bekommen. Der Prozess ist für die horizontale Betrachtungsebene der Dinge in unserem Leben gedacht und besteht aus fünf Schritten:

1. Wir erfassen Dinge, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
2. Wir arbeiten durch, was sie bedeuten und was wir mit ihnen tun.
3. Wir organisieren die Ergebnisse von Schritt 2.
4. Wir sehen die Ergebnisse regelmäßig durch.
5. Wir führen die Aufgaben durch, um die Dinge erledigt zu bekommen.

Bis nächste Woche hat den bitte jeder auswendig gelernt. Im Ernst, hierbei handelt es sich um den zentralen Workflow, mit dem wir unseren Alltag organisieren. Je besser wir jeden Schritt beherrschen, optimieren und implementieren, desto stressfreier und entspannter können wir arbeiten und leben.

Entscheiden ist dabei, dass wir alle fünf Schritte im Griff haben. Unser Prozess ist nur so gut, wie das schwächste Glied in der Kette. Aus Erfahrung würde ich sagen, dass GTDler meist sehr gut im Erfassen und Organisieren von Dingen sind. Darauf wird viel Zeit verwendet, weil sich hier viel mit Werkzeugen machen lässt. Die Schritte Durcharbeiten und Durchsehen werden häufig weniger gut beherrscht, weil sie zum einen viel Denkarbeit und zum anderen Disziplin und Regelmäßigkeit brauchen. Über die Schwierigkeiten beim Schritt Durchführen habe ich ja schon beim letzten Mal geschrieben.

David Allen empfiehlt, die einzelnen Schritte im Alltag zu trennen und auf verschiedene Zeiten zu verteilen. Ich merke selbst, dass mir dieser Tipp hilft. Wenn ich z.B. beim erfassen von Dingen nur sammle und nicht auch gleich bei jedem Punkt überlege, worum es da nun geht, verliere ich mich nicht in Formulierungen und bekomme nur die Hälfte aus meinem Kopf heraus. Jeden einzelnen Schritt für sich allein anzugehen, kann uns helfen, ihm die volle Aufmerksamkeit zu geben und beim ausführen die Konzentration zu behalten.

In den nächsten Artikeln werden wir uns ansehen, was jeder einzelne Schritt beinhaltet.

Weiterführende Links:

• Bei David Allen kann man kostenlos ein sehr hilfreiches Diagramm (englisch) zur Veranschaulichung des Workflows herunterladen. Allerdings muss man dafür den Bestellprozess durchlaufen.

Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie.

Die Fans der Moleskine-Notizbücher lieben ihr Produkt beinahe bedingungslos. Beinahe? Ja, denn es gibt einen Kritikpunkt: Moleskines haben keinen Stifthalter. Aber für dieses Problem gibt es Lösungen.

Wenn das Notizbuch nicht zum Stifthalter kommt, muss der Stifthalter zum Notizbuch kommen. Wer sich also daran stört, dass sein geliebtes Moleskine nicht über eine Lasche verfügt, in die man einen Kugelschreiber, Fineliner oder Bleistift schieben kann, der kann mit den beiden folgenden Produkten nachrüsten:

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Wir fragen nach euren besten Produktivitätstipps und fangen gleich selbst damit an, indem wir erklären, warum Verben für eure Produktivität entscheidend sind.

Es ist Stöckchen-Mai. Das heißt, es bewegen sich gerade viele Stöckchen durch die Blogosphäre. Stöckchen, oder Mem, sind Fragen oder ein Fragebogen (ähnlich der ?Was ist in deiner Tasche??-Aktion), die jemand anfängt, beantwortet und dann an andere Blogger weitergibt, damit die ihren Senf dazu geben. So kann man sich dann von Blog zu Blog klicken und verschiedene Meinungen lesen und Blogger besser kennen lernen.

Auch im Produktivitätsbereich läuft gerade ein Stöckchen herum, das ich so spannend finde, dass ich es hier aufgreife und an euch weitergeben will. Die Frage ist einfach gestellt, aber wahrscheinlich nicht ganz leicht zu beantworten: Was ist dein bester Produktivitätstipp? Was hilft dir am meisten, deine Aufgaben erledigt zu bekommen? Was hält dich fokussiert und diszipliniert?

Hier ist meine Antwort:
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