Immer mehr Anwendungen, die wir früher auf unseren PCs installieren mussten, wandern ins Netz ab. Wir können GoogleDocs statt Word benutzen und demnächst auch Photoshop im Browser verwenden. Mindmap-Software bleibt da natürlich keine Ausnahme. Das gerade gestartete Mindmeister.com haben wir uns mal genauer angesehen.

Vor zwei Tagen hat Mindmeister die Private-Beta-Phase verlassen und steht nun allen ‘Wissensvisualisierern’ zur Verfügung. Das Tool kommt aus Deutschland, genauer gesagt: aus Aschheim-Dornach, verbirgt diese Herkunft aber konsequent. Es ist vollständig in Englisch gehalten und legt erkennbar keinen Wert auf regional beschränkte Nutzerschaft. Mindmeister wirkt mit seiner pinkfarbenen, hellblauen und bubbligen Schrift reichlich ‘webzweinullig’, aber das soll nicht weiter stören, wenn die Benutzeroberfläche trotzdem so aufgeräumt und intuitiv bleibt wie hier:

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Im zweiten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um das Grundprinzip von GTD, den Alltag zu beherrschen.

Ich gehe davon aus, dass jeder, der diese Zeilen liest, das Gefühl der Überforderung kennt. Wir alle haben in der Regel mehr um die Ohren als uns eigentlich lieb ist. Und ständig kommen neue Aufgaben und Informationen hinzu. Die meisten von uns arbeiten den Großteil ihrer Arbeitszeit im Feuerwehrmodus. Wir rennen nur noch von Feuer zu Feuer und kommen nur noch selten dazu, Dinge geplant anzugehen.

Das Tempo scheint sich ständig zu erhöhen. Vor allem das Web sorgt dafür, dass Kommunikation sich ständig beschleunigt und der Umfang der Informationen, die auf uns einprasseln, konstant zunimmt. Letztes Jahr waren es nur 50 neue E-Mails am Tag, dieses Jahr sind es schon 200. Bis vor wenigen Jahren war es einfach nicht möglich mehr als eine bestimmte Anzahl Webseiten zu verfolgen. Mit der Entwicklung von RSS und Feedreadern verfolgt manch einer nun 500 Webseiten und mehr am Tag.

Das Problem ist, dass sich unsere Arbeitswelt so schnell verändert, dass unsere Methoden, unsere Arbeit zu organisieren, mit der Entwicklung nicht mitkommen. Die Anzahl der Produktivitätsblogs im englischsprachigen Raum zeigt den hohen Bedarf nach zeitgemäßen Ideen, die einen wieder Herr der Lage werden lassen. Dabei gibt es drei verschiedene Herangehensweisen an das Problem.

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Wie erwartet ist die Produktivitätsblogosphäre voll mit Artikeln über Tim Ferriss? The 4-Hour Workweek. Hier sind einige Links:

• * LifeDev: Interview mit Tim Ferriss
• * LikeItMatters: Audio-Interview mit Tim Ferriss
• * WebWorkerDaily: Ausgewogenerer Artikel zum Buch (Ferriss meldet sich in den Kommentaren zu Wort)
• * Unclutterer: Artikel über Ferriss? Ideen zum Entrümpeln
• * Problogger (Part 1 & 2): Ausführliches Interview mit Fokus auf den Prozess des Buchschreibens

Johannes Kleske ist freier Webworker und lebt in Karlsruhe. Er wartet noch immer auf Amazon, um das Buch endlich selbst zu lesen.

Während Du das hier liest, was geht Dir durch den Kopf? Fällt Dir mitten im Absatz ein, dass Du dem Nachbarn noch den Grill zurückgeben musst? Kannst Du Dich voll auf diesen Artikel konzentrieren, auf das, was Du gerade machst, oder schwirren Dir ständig tausend Sachen im Kopf herum, die Du nicht vergessen darfst?

Wenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas wichtigeres zu tun gäbe.

Das Gegenteil davon ist der sogenannte Flow-Zustand, das Gefühl, “im Fluss” zu sein. Wenn man dieses Stadium bei einer Aufgabe erreicht hat, vergisst man alles um sich herum. Zeit wird belanglos, Arbeitsschritte laufen wie von selbst. Manchmal hat man das Gefühl, sich selbst dabei zusehen zu können, wie man die Dinge Schlag auf Schlag erledigt bekommt. “Erwacht” man aus diesem Zustand, scheint die Zeit stehengeblieben zu sein, während man zwei Mahlzeiten verpasst hat.

Der Flow-Zustand ist der Himmel für jeden, der produktiv arbeiten will. Allerdings ist er sehr anspruchsvoll. Um in den Arbeitsfluss zu gelangen, muss der Kopf völlig frei von ablenkenden Gedanken sein. In einer Arbeitswelt, die von Multitasking, tausend Projekten gleichzeitig und ständigen Unterbrechungen geprägt ist, lassen sich diese Voraussetzungen kaum erfüllen.

An dieser Stelle setzt “Getting Things Done” (kurz: GTD) von David Allen an, ein Selbstorganisationssystem, das helfen soll, all die Gedanken, die im Kopf herumschwirren, in einem verlässliches System außerhalb unseres Kopfes festzuhalten, so dass der frei und bereit für den Flow-Zustand ist.

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Brian Oberkirch hat genug von den ständigen Unterbrechungen, die seine Produktivität massiv beeinträchtigen. Während er The 4-Hour Workweek liest hat er aus dem gelesenen einen Maßnahmenplan zusammengestellt. Der Plan gibt eine ganz gute Übersicht über die Tipps und Hacks, die Tim Ferriss vermittelt.

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Im virtuellen Büro haben Instant Messenger (Chatprogramme wie AIM, ICQ oder iChat) inzwischen E-Mail und Telefon als primäre Kommunikationsmittel abgelöst. Das löst alte Probleme, kann aber auch neue schaffen.

Instant Messenger sind nicht so direkt wie ein Anruf, der andere kann langsamer reagieren. Sie sind aber direkter als E-Mails, weil in der Regel der Austausch in kurzen Nachrichten läuft, die schnell hin und her gehen. Nichtsdestotrotz erfordern Instant Messenger einen sehr bewussten und überlegten Umgang, da sie zu penetranten Produktivitätskillern werden können.

Webworker sehen sich immer mehr mit diesem Dilemma konfrontiert. Gina Trapani schreibt bei Lifehacker, dass sie lange gar keine Instant Messenger benutzt hat, weil sie die Unterbrechungen ständig aus dem Arbeitsfluss gebracht haben. Im letzten Monat hat sie es wieder neu probiert und dabei einige Prinzipien entwickelt, die ihr helfen sollen, die direkte Kommunikation mit der Produktivität zu verbinden.

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Hightech-Spezialisten und Geeks finden zurück zum Notizbuch: Vom Nutzen handschriftlicher Gedankenstützen.

«Ich benutze ein kleines (9 mal 14cm) Moleskine-Notizbuch, das ich leicht mitnehmen kann, wenn es unbequem wäre, ein grösseres Buch herumzuschleppen … Moleskines sind ausserordentlich praktisch. Sie passen exakt in die Gesässtasche eines Paar Levi’s. Ihr zähes Einbandmaterial steckt nicht nur Misshandlungen weg, sondern gewinnt an Charakter durch die Schläge und Kratzer. Das Leinen-Lesezeichen ist unverzichtbar, und die Ticket-Tasche auf der Umschlag-Innenseite wird zum Aufbewahrungsort vieler Schätze.»
Paul Saffo

«Ein “b” am Rand eines Eintrags markiert Ideen, die einen Beitrag in meinem Blog wert wären. Ein kleiner Kreis bedeutet “zu erledigen”; ein “x” bedeutet “erledigt”. Und mehrere grössere Kreise um einen kleinen Kreis bedeuten “sollte endlich erledigt werden!”»
Stan James

Es gibt gute Gründe (und sehr schöne Produkte), auch im digitalen Zeitalter immer ein kleines Notizbuch mit sich herumzutragen. Vorteilhaft ist die chronologische Folge aller Notizen (wir denken zeitliniear, und wir suchen entsprechend), die leichte Archivierbarkeit und nicht zu vergessen das angenehme Gefühl, wichtige Dinge schwarz (oder blau oder koloriert) auf weiß zu haben.

Wer mich von diesem Anachronismus überzeugt hat? Der berühmteste Zukunftsforscher des Silicon Valley, Paul Saffo.

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Florian hat in den Kommentaren zu dem Artikel über intelligente Postfächer in Apple Mail das Problem beschrieben, dass die intelligenten Postfächer an ihre Grenzen kommen, wenn man z.B. eine E-Mail-Adresse nicht nur einem Kunden bzw. Projekt zuordnen kann.

Die Lösung für dieses Problem heißt MailTags und kommt als Plugin für Apple Mail. Dieses Plugin erlaubt die Vergabe von Schlagwörtern (Tags) für jede E-Mail und darüber hinaus noch einiges mehr. So kann man jede E-Mail einem bestimmten Projekt zuordnen. Eine E-Mail lässt sich mit einer Aufgabe in iCal verknüpfen inklusive Angabe eines Fälligkeitsdatums und der Priorität. Zusätzlich kann man zu jeder E-Mail Notizen speichern. All diese Angaben und Meta-Informationen lassen sich wiederum über die intelligenten Postfächer abfragen und so kann man sehr spezifische Postfächer erstellen. Das ganze steht und fällt, wie so vieles, mit der Disziplin, mit der ich mein Eingangspostfach durcharbeite und alle relevanten E-Mails ?tagge?.

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Ich gehe davon aus, dass jeder, der diesen Artikel liest, mehr oder weniger in seinem E-Mail-Programm lebt. Für die meisten Webworker (Menschen, die hauptsächlich im Internet arbeiten) ist das E-Mail-Programm das zentrale Arbeitswerkzeug. Dort findet 90% ihrer Kommunikation statt und dort sammeln sie ihre To-Dos. Apples eigenes E-Mail-Programm bringt einige Hilfsmittel mit, die den E-Mail-Alltag erleichtern sollen. In diesem Artikel geht es um die intelligenten Postfächer, die sogenannten ?Smart Mailboxes? in Apples Mail.

Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um in Mail Nachrichten zu sortieren und wiederzufinden. Eine beliebte Möglichkeit ist die, sich Ordner für verschiedene Themen, Projekte und Personen anzulegen und jede neue Nachricht in den entsprechenden Ordner zu verschieben.
Der Nachteil ist, dass manche Nachrichten gleichzeitig in mehrere Ordner passen können. Außerdem ist das Verschieben in die verschiedenen Ordner mühsam und verlangsamt den Prozess der Bearbeitung. Hier setzen die intelligenten Postfächer an, die die Ordner automatisch nach bestimmten Kriterien befüllen, ohne die eigentliche Nachricht von ihrem Ursprungsort zu verschieben.

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Ja, ganz richtig gelesen, da oben steht “The 4-Hour Workweek” (T4HWW), zu deutsch: Die 4-Stunden-Arbeitswoche. Das ist der Titel eines Buches von Timothy Ferriss, das heute erscheint und schon bald in allen Diskussionen in der Produktivitätsszene und darüber hinaus auftauchen wird.

Ferriss stellt in dem Buch radikale Ideen und Thesen zur Vereinfachung des Lebens auf und präsentiert einen Ansatz, den er Lifestyledesign nennt. Grundsätzlich geht es ihm darum, aus dem scheinbar vorgegebenen Lebensverlauf von Arbeit und Rente auszusteigen und nicht bis zum Ruhestand zu warten, um all die Dinge zu tun, die man wirklich tun will.

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