Zen To Done (Teil 9):
Gewohnheit 6:
Organisieren

Zen To Done-TitelbildEs ist eine alte, aber vielleicht die wichtigste Binsenweisheit zum Thema Organisieren: Jedes Ding sollte seinen festen Platz haben. Dieser Trick ist so populär, weil er tatsächlich funktioniert. Er ist die sechste Gewohnheit von ZTD. Du wirst nie wieder etwas verlegen und suchen müssen, wenn Du Dir sie angewöhnst. Schauen wir mal, wie das geht.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Liegen Dokumente und Zettel über Deinen ganzen Schreibtisch verstreut? Suchst du jeden Tag Deine Autoschlüssel? Weißt Du, in genau diesem Moment, wo sich jeder einzelne Gegenstand, den Du besitzt, befindet?

Dein Leben kann mit einer einzigen Regel durchorganisiert werden, und die lautet: Habe für jeden Gegenstand einen festen Ort, und lege alles an seinem Ort ab. Das ist eine Gewohnheit, die ich auch meinen Kindern beizubringen versuche, damit ich nicht permanent hinter ihnen aufräumen muss.

Und so wird’s gemacht:

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Der Link am Morgen:
Lesen, um das Denken zu lernen

Was lesen Manager und Mächtige? Erstaunlich wenige moderne Businessbücher, erstaunlich viele Klassiker, erstaunlich viel Belletristik statt Sachbüchern – so jedenfalls die für einen schon etwas älteren Artikel aus der New York Times besuchten Buchliebhaber (u.a. Phil Knight von Nike und Venture Capitalist Michael Moritz). Denn: “Serious leaders who are serious readers build personal libraries dedicated to how to think, not how to compete.”

» C.E.O. Libraries Reveal Keys to Success [nytimes.com, gefunden bei lifeoptimizer.org]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Im Fokus:
Ziele setzen für ein produktives Meeting

Um produktiv zu arbeiten, ist es wichtig, sein Ziel im Auge zu behalten und darauf hinzuarbeiten, damit man sich nicht von anderen Dingen ablenken lässt. Das gilt auch für Meetings: Wenn man diese sinnvoll nutzen will, sollte man das Ziel nicht aus den Augen lassen.

Wenn Du Deine Ziele zuvor schriftlich festhältst, hast Du gleich einen optimalen Aufhänger für Deine Argumentation. Wichtig dabei: Formuliere so konkret wie möglich. Denn wenn Du weißt, was Du willst, fällt Dir die passende Argumentation viel leichter ein, weil Du Deinen Standpunkt genau definiert hast. Mach Dir also klar:

  • Was möchtest Du?
  • Wie sehen Deine Wünsche und Bedürfnisse aus?
  • Wovon würdest Du selbst profitieren?
  • Über welches Ergebnis würdest Du Dich am ehesten freuen?
  • Worin liegt für Dich ein annehmbarer Kompromiss?
  • Und welches Ergebnis könntest Du auf gar keinen Fall akzeptieren?

Das spezielle Problem bei Meetings ist allerdings:

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Zen To Done (Teil 8):
Gewohnheit 5:
Das einfache, vertrauenswürdige System

Zen To Done-Titelbild

Einer der Schlüssel jedes Zeitmanagement-Systems ist die To-Do-Liste – sie hält alle Aufgaben fest, die Du im Moment nicht erledigen kannst, so dass Du jederzeit weißt, was Du noch erledigen musst. Für ZTD brauchen wir aber noch ein paar (wenige) andere Hilfsmittel.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Bei ZTD ist es wichtig, ein einfaches System zu haben, welches Du auch wirklich benutzt; ein System, dem Du Deine Informationen anvertraust. Und das sind die drei Bausteine dieses einfachen, vertrauenswürdigen Systems:

  1. Aufbau: Ein einfaches System besteht aus Eingangsorten, einem Kalender, Listen und einer Ablage.
  2. Hilfsmittel: Es ist wichtig, einfache Hilfsmittel zu benutzen, so dass das System nicht mühsam gewartet werden muss.
  3. Gebrauch: Schließlich ist es wichtig, dass Du Dein System auch tatsächlich benutzt und es Dir zur Gewohnheit machst, es täglich zu überprüfen.

Der Aufbau

David Allen schlägt bei GTD vor, alle Aufgaben in getrennten Listen – so genannten Kontextlisten – zu verwalten, etwa @Büro, @Computer, @Anrufe, @Besorgungen usw. Der Grund ist, dass Du so immer nur die Aufgaben anschauen musst, die Du im aktuellen Kontext überhaupt anpacken kannst, anstatt eine lange Liste von Aufgaben vor Dir zu haben, von denen Du die meisten im Moment sowieso nicht erledigen kannst.

Bei ZTD sollte Dein System so einfach wie möglich bleiben. Zwar ist das Konzept der Kontextlisten nützlich, aber es kann auch schwierig sein, es auf dem aktuellen Stand zu halten. Verwende darum in jedem Fall so wenige Listen wie möglich. Ein Beispielaufbau könnte so aussehen:

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Der Link am Morgen:
Nie mehr Mails checken

Heute mal wieder was von Tim Ferriss, Autor und Produktivitäts-Extremist: In seinem Blog erläutert er, wie er die Bearbeitung all seiner Emails an Assistenten delegiert und so nur wenige Minuten am Tag mit seinen Mails beschäftigt ist (vorher brauchte er nach eigener Aussage 6-8 Stunden für 1.000 Mails täglich). Sehr lesenswert, um mal zu sehen, wie weit man es treiben kann – und um Tim Ferriss kennenzulernen (“I?m not looking for first-timers, generally”):

» The Holy Grail: How to Outsource the Inbox and Never Check Email Again [fourhourworkweek.com]

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Im Test:
Pathway Innovativer Browser für Recherchezwecke

Wer kennt es nicht: Man möchte ein bestimmtes Thema recherchieren, verläuft sich aber in den Weiten des Internets und zwischen immer neuen, interessanten Links. Einen Überblick im Chaos verspricht (und hält) die Freeware “Pathway” für Mac OS X.

Pathway-Hauptfenster

Pathway-Hauptfenster


Zweispaltige Ansicht für mehr Übersicht mit Pathway

Ob Schüler, Student, Journalist, Webworker oder Alltagsuser, jeder kennt das Problem: Man wollte eigentlich ein spezifisches Thema recherchieren, stattdessen verirrt man sich aber in immer weiteren Unter-, Neben- und verwandten Themen und kommt immer mehr vom eigentlichen Weg ab – die vermaledeiten Links eben. Besonders verführerisch ist das bei Wissens-Seiten wie etwa der Wikipedia. Dafür aber gibt es Pathway, einen Browser mit innovativem Rechercheansatz.

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Der Link am Morgen:
Email-freier Freitag

Effizientere Kommunikation, mehr Zeit zum wirklichen Arbeiten: Das sind die Ziele eines Email-freien Freitags, den sich unter anderem 150 Intel-Ingenieure vorgenommen haben. Mehr dazu und ein paar wie üblich einschüchternde Zahlen über die Email-Flut bei USA Today:

» Fridays go from casual to e-mail-free [usatoday.com, gefunden bei PastorHacks]

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Windows:
Geschlossene Programme wiederherstellen

Wie oft passiert es, dass man Programme unbeabsichtigt schließt? Im besten Fall muss man das Programm nur wieder öffnen, im schlimmsten Fall gehen vorgenommene Änderungen verloren. Ein kleines Programm schafft Abhilfe.

Versehentlich das Programm geschlossen. Weg ist ist es. Kein Undo, keine Möglichkeit des Wiederherstellens, wie man es zum Beispiel vom Zurückholen geschlossener Tabs in Firefox kennt. Mit GoneIn60s kann das nicht mehr passieren.

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Zen To Done (Teil 7):
Gewohnheit 4:
Handeln

Zen To Done-Titelbild

Die “Gewohnheit des Handelns” ist der Schlüssel zum ZTD-System. Es ist der Bestandteil, der in den meisten anderen Produktivitätssystemen ausgelassen wird, obwohl er der wichtigste ist.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Wichtiger als das System, die Tools, das Planen und die To-Do-Listen ist das eigentliche Handeln.

ZTD konzentriert sich deshalb auf das Erledigen Deiner Aufgaben, eine nach der anderen, unter Ausblendung möglichst aller störenden Einflüsse und Ablenkungen. Betreibe kein Multitasking, und lass Dich nicht unterbrechen. Zu oft am Tag checken wir unsere Emails, gehen ans Telefon, reden mit Leuten, die an unseren Schreibtisch kommen – das alles ist eine Beeinträchtigung der eigentlichen Arbeit, die wir erledigen sollen.

Das Resultat? Man bekommt die Dinge nicht geregelt. “Singletasking” und Konzentration sind die Schlüssel zur Erledigung einer Aufgabe. Im Folgenden einige Tipps dazu:

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Der Link am Morgen:
Auch Kleingeld macht Mist

Heute ein Tipp für alle, die nach der kleinen Börsenkrise wieder à la Sparschwein reich werden wollen: 30 Tipps zum Sparen gibt es bei dumblittleman.com – nicht alle sind wirklich clever, aber dafür so unterschiedlich, dass jeder etwas finden dürfte.

» 30 Easy Ways to Save Money (and No, you are not doing them all!) [dumblittleman.com]

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