Mehr Struktur für den Arbeitstag

Viele Menschen fangen einfach immer mit der Arbeit an, die ihnen als erstes einfällt. Und wenn ihnen etwas Dringenderes, Wichtigeres oder Angenehmeres in den Sinn kommt, wechseln sie die Aufgabe. Sie lassen sich vom Moment treiben und nehmen ihren Arbeitstag zu wenig in die Hand.

Natürlich stehen bei jedem die dringenden und wichtigen Aufgaben im Vordergrund, aber mit einer solchen Arbeitsweise lässt man sich zu schnell unterbrechen. Ständige Ablenkungen sind ein großes Problem bei der Arbeit. Und zwar nicht nur die Ablenkungen, gegen die man machtlos ist (das Telefon klingelt, ein Kollege oder die Chefin will kurz eine Sache klären, plötzlich taucht ein Problem auf, um das man sich sofort kümmern muss), sondern auch die Ablenkungen, die man sich selber einhandelt: Man checkt ständig seine Mails oder switcht von einer Aufgabe zur anderen. Dabei kann man eine Aufgabe besser und schneller erledigen, wenn man sich fokussiert. Eine Methode, die dabei hilft und trotzdem noch Flexibilität garantiert, ist, seinen Tag grob nach bestimmten Schwerpunkten einzuteilen. Hier ein Beispiel, wie ich das mache:
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Der Link am Morgen:
Das bewusste Nichterledigen

Es gibt Tage, an denen man jede Menge kleiner Aufgaben erledigt und dennoch nicht das Gefühl hat, etwas geschafft zu haben. Es kommt eben nicht nur darauf an, wieviel man schafft, sondern auch was man schafft. Sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren und die unnützen abzubrechen ist eine Kunst – die Kunst des Nichterlediges:

» The Art of Nonfinishing: 7 Time-Saving Ideas [lifeoptimizer.org]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Zen To Done (Teil 13):
Gewohnheit 10:
Finde Deine Leidenschaft

Zen To Done-TitelbildVon allen Gewohnheiten in Zen To Done ist dies die schwierigste – aber wahrscheinlich auch die wichtigste. Wenn Du nur eine Sache aus diesem Buch umsetzen willst, dann ist diese Gewohnheit diejenige, die ich empfehlen würde.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu “Zen To Done”, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Ist diese Gewohnheit essentiell für das System? Nein. Du kannst Dir alle anderen Gewohnheiten aneignen und diese hier auslassen, aber trotzdem gelassen und organisiert sein. Aber dieser Schritt wird Dich nicht nur viel glücklicher machen, sondern auch produktiver.

Überleg Dir mal folgendes: Wenn Du von ganzem Herzen etwas tun willst, dann wirst Du wie verrückt daran arbeiten, damit anzufangen. Du wirst extra hart arbeiten, Du wirst noch mehr Stunden investieren, und die Wahrscheinlichkeit ist gering, dass Du die Arbeit daran aufschiebst.

Wenn es Dir davor graut, morgens ins Büro zu gehen, oder wenn Du merkst, dass Dir ständig die Motivation fehlt, oder wenn Du das, was Du tust, langweilig und monoton findest, dann solltest Du Dich nach einer neuen Arbeit umsehen. Denn ein solcher Job wird Dich nicht nur immer unglücklicher machen, sondern hindert Dich auch daran, Dein volles Potential umzusetzen.

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Der Link am Morgen:
Produktiv trotz Terminen

Es wird immer dann besonders schwer, Dinge zu erledigen, wenn der Tag vollgestopft ist mit Terminen. Möglicherweise kommt man trotzdem auf 4, 5 Stunden Zeit zur freien Verfügung, wenn man alle Pausen zwischen den Terminen zusammenzählt; aber sich wirklich einer Aufgabe zu widmen, wenn man weiß, dass in 30 Minuten die nächste Verabredung ruft, das ist nicht leicht. Scott H. Young gibt in seinem Blog ein paar Tipps, wie man aus solchen Tagen dennoch etwas machen kann:

» 10 Tips for Staying Productive While Being Scheduled to Death [Scott H. Young]

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Die Achtung-der-Chef-kommt-Taste:
Im Büro ohne Gefahr surfen

Wir halten bekanntermaßen mit diesem und unseren anderen Blogs die Leute in den Büros vom Arbeiten ab, und wollen selbstverständlich, dass Ihr immer unsere Seiten lest. Immer, ständig, jederzeit, egal zu welchen Kosten. Und wir sind Euer Komplize: Mit dem folgenden Freewareprogramm seid Ihr trotz im Büro ausgelebter Blogsucht vorm Boss sicher.

Das Freeware-Programm Magic Boss Key versteckt mit einem Tastendruck alle offenen Fenster. Das Besondere: Die Programme werden wahlweise auch in der Taskbar versteckt, also dort nicht mehr angezeigt.

magicbosskey

Das Einzige, was man jetzt noch bräuchte, wäre eine Option, bestimmte Programme vom Verstecken auszuschließen. Den ein leerer Bildschirm ist ja auch nicht unbedingt das, was man mit vor Stolz geschwellter Brust dem Chef präsentieren möchte.

Magic Boss Key ist kostenlos und Windows only.

» Magic Boss Key–hide active program window immediatelly using a hot key

(gefunden bei Lifehacker)

Der Link am Morgen:
Schluss mit dem Networking-Wahn!

Ein paar Worte zum Thema Networking verliert Gregory Schnese auf dumblittleman.com. Der Kerngedanke: Es bringt nicht viel, wenn man es mit dem Ziel betreibt, möglichst viele Visitenkarten zu tauschen/Hände zu schütteln/Freunde zu “adden”. Auch hier braucht gut Ding Weile. Die wirklich wertvollen Kontakte ergeben sich oft nicht auf den Business-Flirtportalen oder -Blind-Dates, sondern dann, wenn man nicht damit rechnet.

» Stop Networking And Start Building Relationships [dumblittleman.com]

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Zen To Done (Teil 12):
Gewohnheit 9:
Routinen

Zen To Done-TitelbildTägliche und wöchentliche Routinen vereinfachen den Arbeitstag und das Privatleben. Der Tagesablauf ist nicht mehr so unstrukturiert und es wird einfacher, all die Dinge zu erledigen, die man erledigen muss oder möchte.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Die neunte Gewohnheit von ZTD besteht daraus, tägliche und wöchentliche Routinen zu entwerfen und zu erlernen. Dabei kann man ähnliche Aufgaben zusammen erledigen und übernimmt wieder die Kontrolle über sein Leben, anstatt der Ebbe und Flut eingehender Informationen, Anfragen und Aufgaben ausgeliefert zu sein. Wenn man Vieles routiniert zur immer selben Zeit erledigt, fällt es leichter, seine Zeit zu verplanen, und es ist leichter, zu manchen Dingen ?Nein? zu sagen.

Hier ein paar Tipps, wie Du Routinen entwirfst und sie Dir zur Gewohnheit machst:

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Der Link am Morgen:
Die Vorteile des Heimbüros

Am Montagmorgen noch ein bisschen mehr Selbständigkeits-Propaganda: Betsy Teutsch hat für getrichslowly.com ganz hervorragend zusammengefasst, welche Vorteile es hat, nicht täglich in ein Büro zu pendeln, sondern zuhause zu arbeiten. Nachteile nennt sie auch, aber es wird deutlich, dass die nicht ansatzweise aufwiegen, was ihr das Heimbüro an Flexibilität und Zeitersparnis bringt.

» The Pros and Cons of Working at Home [getrichslowly.com]

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Bei langweiligen Meetings mitmoderieren:
Wer fragt, gewinnt

Wir haben neulich bereits darüber geschrieben, wie sich mit ein wenig Vorbereitung deutlich mehr aus ineffizienten Meetings machen lässt. Ein weiterer Schwachpunkt vieler Meetings ist die Moderation. Denn häufig weiß der Moderator selbst nicht recht, was er will. Er lässt einzelne Teilnehmer zu lange reden oder ist überfordert von einer heftiger werdenden Diskussion. Und das Schlimme: Man kann nicht einmal etwas dagegen sagen, denn häufig ist der Moderator der Chef. Aber: Mit Nachfragen und Vorschlägen kann man indirekt agieren – und das Meeting retten.

Durch konstruktives Nachfragen verliert der Moderator nicht das Gesicht, und Du selbst wirkst wie ein besonders engagierter Teilnehmer. Zudem kannst Du so bei Angriffen Deine Schlagfertigkeit zeigen. Denn Fragetechniken lenken zunächst von Dir selbst ab, so dass Du Deine Argumente nicht verteidigen musst. Sie helfen dann, in der Gruppe gemeinsam und konstruktiv Lösungen zu finden, ohne dass sich jemand angegriffen fühlt. Fragen sind daher die optimale Technik für ein erfolgreiches Meeting.

Die Situationen, in denen man die Fragen einsetzen kann, sind natürlich ganz unterschiedlich, aber wenn man genau hinsieht, stellt sich heraus, dass die folgenden drei Schemata typisch für Meetings sind und sich fast immer anwenden lassen:

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Windows:
Laptop gegen Langfinger schützen

Mit Laptop und kostenfreiem WLan lässt es sich in der Mensa oder im Café schön arbeiten. Dumm nur, dass man an solchen öffentlichen Orten den Platz manchmal verlassen und den Laptop dabei alleine lassen muss. Dann kann man den netten Nachbarn bitten, kurz aufzupassen – oder das Gerät mit einem Alarm-Programm absichern.

Das Freewareprogramm Laptop Alarm sorgt mit einem lauten Warnton für erschreckte Laptopdiebe und aufmerksam werdende Laptopbesitzer (sofern letztere in Hörweite sind). Es kann Warntöne ausspucken, wenn:

  • der Rechner vom Strom genommen
  • der Rechner ausgeschaltet
  • die USB-Maus abgezogen
  • oder die Maus bewegt wird.

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