Hast Du auch manchmal den Eindruck, Du arbeitest den ganzen Tag und hast abends doch nichts erreicht? Das kann viele Gründe haben. Mit einem Zeittagebuch kommt man ihnen auf die Spur.

Es gibt Tage, an denen man alle möglichen kleinen – und oft auch mühseligen – Aufgaben erledigen muss, aber nichts wirklich bewegt. Das ist nicht schlimm, solche Tage sind normal. Aber es gibt auch Tage, an denen man überhaupt nicht erst in die Gänge kommt, trödelt und jede Gelegenheit nutzt, alles zu tun, außer zu arbeiten. Auch das ist nicht schlimm, wenn es nur ab und zu passiert. Kommt es aber häufig vor, dann wird es zum Problem.

Nicht immer merken wir, ob und wieviel Zeit wir eigentlich verschwenden. Um uns das vor Augen zu führen, kann ein Zeittagebuch helfen. Wer schon mal ein Zeitmanagement-Buch – vor allem einen Klassiker – in der Hand hatte, kennt dieses Instrument. Und viele zucken gleich zusammen bei der Vorstellung, den ganzen Tag zu notieren, was man so macht. Kann ich verstehen, ist mir auch so gegangen. Trotzdem kann ich heute sagen, dass diese Übung mir mehr Einsichten gebracht hat als viele andere, die ich in den vergangenen Jahren ausprobiert habe. Doch schön der Reihe nach:

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Das wohlmeinende “Dann geh’ doch einfach zehn Minuten früher los” naturpünktlicher Zeitgenossen hilft chronischen Zuspätkommern nicht weiter. Hier einige weitere Tipps, wie auch notorisch unpünktliche Menschen besser mit ihrer pünktlichen Umwelt zurechtkommen.

Gregor hat hier bereits kürzlich über Pünktlichkeit und Unpünktlichkeit geschrieben – seine Gedanken und Ratschläge möchte ich mit ein paar weiteren Tipps ergänzen.

Auch ich war früher eine notorische Zuspätkommerin. Sogar das akademische Viertel überzog ich oft genug. Ich hasste mich selbst dafür, aber erst, als ich Jörg kennen lernte, änderte sich mein Verhalten. Jörg ist Kendotrainer, ich besuchte zwei Jahre lang Kurse bei ihm, und seine eiserne Regel lautete: Wer nach dem Angrüßen kommt, darf zusehen, aber nicht mit trainieren. Ich wollte unbedingt Kendo lernen und bekam es hin, dass ich erstaunlich selten auf der Bank am Rand der Sporthalle sitzen musste. Bald fragte ich mich: Wenn ich es schaffe, im Dojo pünktlich zu sein, warum dann nicht auch sonst?

Unpünktlichkeitsfaktoren

Die “Kendo-Episode” hat mich einiges über Unpünktlichkeitsfaktoren gelehrt. So gibt es ein paar Faktoren, denen ich inzwischen gewohnheitsmäßig entgegenwirke:

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Pünktlichkeit ist im Arbeitsleben wichtig, fällt vielen aber schwer. Wir zeigen die Ursachen und geben Tipps, wie Du selber pünktlicher wirst und andere zur Pünktlichkeit erziehen kannst.

Einfach mal die Uhr verstellen? Das wünschen sich vermutlich viele 'Polychroniker' in ihrer monochronischen Umgebung (Bild: Keystone/ITAR-TASS/V. Velengurin)

Pünktlichkeit ist eine Tugend, so ein deutsches Sprichwort. Wir legen – wie viele Nord- und Mitteleuropäer – allgemein Wert auf Pünktlichkeit und sind damit eher monochronisch veranlagt (aus dem Englischen monochronic). Zeit ist für viele von uns in Einheiten eingeteilt, die wir strukturieren und planen können. Wir legen Listen an, verfolgen unsere Aktivitäten, organisieren unseren Tagesablauf. Monochronische Menschen konzentrieren sich am liebsten auf eine Aufgabe, die sie fertig stellen wollen. Aber nicht alle Menschen sind so gestrickt:

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Einen halben Arbeitstag pro Woche verlieren Manager und administrative Mitarbeiter von Unternehmen, weil sie Meetings koordinieren müssen. Das ergab eine Umfrage, die das Schweizer Startup Doodle unter 2.500 Personen durchgeführt hat – natürlich im eigenen Interesse, denn Doodle bietet ein Online-Tool zur gemeinsamen Terminfindung an (hier unser schon etwas älterer Artikel über Doodle). Unser Schwesterblog startwerk.ch hat Details zur Umfrage:

» Zeitfresser Terminorganisation: Freier Freitag Nachmittag [startwerk.ch]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Zu den meistdiskutierten Artikeln hier auf imgriff.com gehört ein Text über die Vorteile des Frühaufstehens. Allerdings gilt auch hier wie bei allen Produktivitätstipps: Es mag für einige, ja sogar für viele, wird aber nie für alle funktionieren. Man sollte sich nicht einfach die gut klingenden Ziele anderer setzen, sondern eigene entwickeln.

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Pausen sind ein einfaches und absolut zuverlässiges Mittel, um konzentrierter, effektiver und effizienter zu arbeiten, den Stress zu reduzieren und Fehler zu minimieren. Und wohler fühlt man sich bei alledem auch noch.

Vor ein paar Wochen habe ich die 60-60-30-Methode vorgestellt. Ein ganz wesentliches Element davon sind die Pausen. Die Kunst, Pausen zu machen, muss man allerdings erst mal lernen. Gibt es doch so viele Gründe, keine und schon gar nicht jetzt eine Pause einzulegen:

• Keine Zeit: Dings und Bums muss unbedingt heute noch fertigwerden. Und überhaupt ist so viel zu tun, dass keine Zeit für Pausen bleibt.
• Sich zu wichtig nehmen: Wer viel zu tun hat, wird gebraucht und ist wichtig. Wer dagegen Zeit für Pausen hat, hat offenbar nur zu wenig zu tun – und ist folglich nicht so wichtig.
• “Nur noch kurz”: Man ist ja sowieso gleich fertig, da will man die Arbeit nicht so kurz vor dem Ende unterbrechen. Und dann arbeitet man und arbeitet und arbeitet …

Das sind alles einleuchtende Gründe, sie entspringen aber einer sehr kurzfristigen Denkweise. » weiterlesen

24 Stunden vor der Prüfung anfangen, sich den Stoff einzubläuen? Kein unübliches Lernverhalten bei Studenten – aber auch nicht mal das allerschlechteste. Jochen Mai hat bei karrierebibel.de über das ideale Lernverhalten geschrieben und fasst es folgendermaßen zusammen:

“Bücher zur Seite legen, Urlaub machen und dann kurz vor der Prüfung das Wissen nochmal ins Kurzzeitgedächtnis trümmern.”

» Lerneffekt – So lernen Sie am besten für Prüfungen [karrierebibel.de]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

David Allen widmet sich in der “Business Week” einer Frage, die jeder schon mal gehört haben dürfte, der sich ausgiebig mit Web-2.0-Angeboten beschäftigt: Ist die Zeit, die wir mit Facebook, Twitter, dem Kommentieren in Blogs etcetera verbringen, sinnvoll investiert oder nur eine einzige große Zeitverschwendung?

Die These der Zeitverschwendung und Inhaltsleere scheint unausweichlich ab einer gewissen Popularitätsschwelle bei jedem neuen Medium oder Kommunikationsformat en vogue zu sein (derzeit schön mit Twitter zu beobachten), Allens gelassen differenzierte Antwort sollte man sich darum für gelegentliche Wiederverwendung speichern:

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Eine einfache Methode zum Organisieren der eigenen Aufgaben ist die 25.000-Dollar-Methode. Der Trick dabei? Eine Liste für alle Aufgaben und eine alles entscheidende Frage.

Die 25.000-Dollar-Methode heißt so nach dem Honorar, das ihr Erfinder Irving Lee dafür von seinem Auftraggeber erhalten hat.

Um alle Aufgaben und Projekte fest im Griff zu behalten, muss man Zeit opfern. Zeit, um alles zu erfassen und durchzuarbeiten. Letzteres ist es, was viele Getting-Things-Done-Versuche nach einer Weile zum Erliegen bringt. Denn Pflege braucht jedes Aufgabenmanagement, unabhängig davon, ob man dafür ausgefeilte Kontextlisten, Software oder Web-Anwendungen, puristische Exceltabellen oder einen Haufen Post-It-Zettel benutzt.

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Dustin Wax schreibt vor allem und viel für das Blog Lifehack.org – und wie er das macht, erklärt er auf seiner eigenen Website, writerstechnology.com: Wenn es darum geht, in kurzer Zeit einen Text zu produzieren, ist es am wichtigsten, seinen “inneren Lektor” zu ignorieren. Der nämlich will permanent diesen Tippfehler und jenes plump gewählte Wort korrigieren und behindert so den Schreibfluss. Zunächst kommt es also darauf an, einen Text roh runterzuschreiben, danach erst kommt der Feinschliff.

Vor allem von Menschen, die das Schreiben noch mit der Schreibmaschine (oder gar diesem Ding, in das man blaue Farbe füllt, wie heißt es noch gleich?) gelernt haben, kennt man auch das druckreife Texten vom ersten bis zum letzten Wort – aber wer mit den leichten Korrekturmöglichkeiten des Computers aufgewachsen ist, dürfte mit der Arbeitsweise von Wax besser zurechtkommen.

» How to Write Fast [writerstechnology.com]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!