In einem neu gegründeten Unternehmen gibt es ungefähr eine Million Dinge zu tun. Michael Halper hat auf fünf Tipps hingewiesen, die Jungunternehmern das Zeitmanagement erleichtern.

Es ist gar nicht möglich, in einem Startup oder als Selbständiger in einer ersten Phase alle Aufgaben zu erledigen. Ressourcenknappheit ist ein ständiges Thema. Umso höher sind die Produktivitätsgewinne, wenn man in einer solchen Arbeitssituation sorgsam und effizient mit der eigenen Zeit umgeht. Der Berater und Geschäftsführer Michael Halper hat einige Tipps zusammengetragen, die er für wesentlich hält.

Fixe Tage für fixe Aufgaben
Als Unternehmensgründer ist man in den meisten Fällen mit ganz unterschiedlichen Aufgaben konfrontiert – vom Verkauf über die Buchhaltung bis hin zum IT-Support. Dazu kommen noch rechtliche Fragen und die neue Webpräsenz. Halper findet es deshalb nützlich, sich an bestimmten Tagen definierten Aufgabengebieten zu widmen – also am Montag der Verkauf, am Dienstag die Buchhaltung und Rechnungen schreiben und so weiter.

Wer eine solche Einteilung umsetzen kann, profitiert ganz bestimmt davon. Ob es so strikt immer einzuhalten ist, wage ich allerdings zu bezweifeln. Vielleicht ist es realistischer, halbe Tage einzuplanen. » weiterlesen

Die Rückwärts-Planung ist ein simpler Trick, um grosse Aufgaben und Projekte realistisch zu planen.

Kurz vor Redaktionsschluss kriege ich den Artikel doch noch hin. War etwas stressig, weil ich zu spät begonnen habe, aber nun steht der Text, einigermassen rechtzeitig. Ich bin kurz davor, den «Publizieren»-Button zu drücken – da fällt mir ein, dass ich noch ein Artikelbild brauche und allenfalls die Rechte dazu einholen muss.

«Herkömmlich schlechte Planung» könnte man nun sagen. Allerdings finde ich es nicht immer ganz einfach, grössere Aufgaben von Beginn weg sauber zu planen, geschweige denn, an alles zu denken.

Ein simpler Trick um hier Abhilfe zu schaffen ist die Rückwärtsplanung. Man beginnt die Planung ausgehend vom Endergebnis, also: Wenn ich den Artikel am kommenden Montag veröffentlichen will, was muss ich dazu bereit haben?

Das ergibt eine Liste der Anforderungen beziehungsweise der dafür zu erledigenden Aufgaben. Diese Aufgaben kann ich auflisten und mit Zeitschätzungen versehen, die benötigte Zeit aufaddieren und erhalte so in etwa den gesamten Zeitbedarf für die Aufgabe. Die Aufgaben kann ich nun planen und in meinem Kalender verteilen – wobei es gilt, Pufferzeiten nicht zu vergessen.

Der Vorteil dieser einfachen Methode: Ich vergesse die vielen kleinen Dinge, die neben der «Hauptaufgabe» eines Vorhabens notwendig sind. Und ich stelle sie von Beginn weg in eine logische Reihenfolge, bemerke also, wenn Aufgaben voneinander abhängen.

Im ersten Teil dieses Beitrags habe ich konkrete Tipps gegeben, wie man, zum Beispiel als kleines Unternehmen, seine Kunden zu effektiver Kommunikation umerzieht. Eine Sache, die vor allem Mut kostet. Denn man muss damit rechnen, dass Kunden abspringen könnten, wenn man ihnen nicht schnell genug antwortet. Das muss nicht unbedingt der Fall sein, im Gegenteil oft erntet man für seine Durchsetzungsfähigkeit noch Respekt. Doch warum ist das so?

2011 befragte die BITKOM 1.000 Personen ab 14 Jahren und stellte fest, dass die Grenzen zwischen Job und Privatleben durch die modernen Kommunikationsmittel immer mehr verschwimmen. 88 Prozent der befragten Berufstätigen sind auch außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten für Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte per Internet oder Handy erreichbar. 2009 waren es erst 73 Prozent gewesen. Doch es kommt noch dicker: » weiterlesen

Die ganzen schönen Methoden, mit denen man versucht, der täglichen Aufgabenflut Herr zu werden, lösen unser Zeitmanagement-Probleme nur zur Hälfte. Denn egal wie, die Sachen müssen immer noch erledigt werden. Wirklich effektiv ist nur, einfach weniger Aufgaben zu haben oder diese andere machen zu lassen.

Zum Beispiel in der täglichen Online- und Offline-Kommunikation. Sprich: » weiterlesen

Was tun, wenn einem alles über den Kopf zu wachsen droht? Vodka trinken? Arbeitsalltag strukturieren!, bloggt Corinne Dubacher.

Normalerweise habe ich keine Schlafprobleme. Doch gestern Nacht war alles anders. Gedanken raubten mir den Schlaf, Herzflattern inklusive. Eine Stimme sprach zu mir: „Du musst noch zwei Studienarbeiten fertig schreiben, 50 Prüfungsfragen und Antworten auswendig lernen, ein Thema für die Diplomarbeit finden und diese auch schreiben, Termine einhalten, Kurse konzipieren, bloggen, Aufträge akquirieren, Hochzeitsgeschenk suchen, und und und.“

Ich dachte, ich dreh’ durch. Und dann flüsterte die Stimme: „Beruhige dich, nimm einen Schluck Vodka.“ Kleiner Scherz, das sagte sie nicht. Das waren die Worte meines Freundes.

Studien belegen, dass man sich durch Multitasking mehr verzettelt als tatsächlich schneller voran zu kommen. » weiterlesen

Noch mehr als Stress macht fehlende Selbstbestimmung zu schaffen: Lothar Seiwert sieht darin die Hauptursache für das Burn-out-Symptom. Ändern müssen wir das wohl selbst.

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Diese Woche erreichte mich via Twitter die Schreckens-Nachricht: Ausgerechnet einer der bekanntesten Zeitmanagement-Experten Deutschlands, Prof. Dr. Lothar Seiwert, erklärt das Zeitmanagement für tot. Im Herbst bringt er sein neues Buch Ausgetickt. Warum wir Abschied vom Zeitmanagement nehmen müssen (Affiliate-Link) heraus. Und nun? Können wir imgriff.com einmotten, weil es “sowas von Nineties” ist?

Nicht jede Sau verbessert die Welt
Um es vorweg zu nehmen: nein. Nicht jede Sau, die medial durchs Dorf getrieben wird, verändert gleich die Welt. Seiwert und sein Verlag wissen als Medienprofis natürlich, wie man Thesen möglichst plakativ verkauft. Denn neu ist das höchstens für diejenigen, die Zeitmanagement bislang lediglich als Mittel verstanden haben, um noch mehr Effizienz in immer weniger Zeit zu packen. Genau darum ging es aber nie. Vielmehr bestand der Sinn eines  guten Zeitmanagement schon immer darin, sich mehr Raum für die schönen Dinge des Lebens zu verschaffen. Oder hab ich da was falsch verstanden? » weiterlesen

Kurze, aber regelmässige Pausen helfen, konzentrierter zu arbeiten, weniger Fehler zu machen und bessere Lösungen zu finden. Die kostenlose App «Time Out» hilft dabei.

von Dr. Michael Franz

Alle 15 Minuten wird mein Bildschirm etwas intransparent. Das Time Out-Symbol erscheint und erinnert mich freundlich daran: Zeit, eine Micropause von 30 Sekunden zu machen. Time Out löst für mich eines der größten Produktivitätsprobleme: Vergessen, Pausen zu machen und deshalb im Laufe des Tages auszubrennen. Seit ich mich von Time Out erinnern lasse, bin ich den gesamten Tag über wesentlich leistungsfähiger und entspannter.

Nutzen wissenschaftlich bewiesen
Dass regelmäßige Micropausen die Leistungsfähigkeit erhöhen, bestätigen wissenschaftliche Studien seit Langem. Weitere Vorteile sind eine höhere Konzentrationsfähigkeit, gesteigerte Innovationskraft, geringere Fehleranzahl, optimistischere Grundstimmung, geringere Verspannungen in Schulter- und Nackenmuskulatur, weniger überanstrengte Augen und Stresshormone im Blut.

Wie verwende ich Time Out?
Was ist das richtige Intervall? Oft werden 10 Minuten Arbeit und 10 Sekunden Pause vorgeschlagen. Dieses Intervall nervt mich. Für mich hat sich ein Intervall von 15 Minuten Arbeit und 30 Sekunden Pause als ideal herausgestellt. Wenn das Time Out-Symbol erscheint, dann halte ich kurz inne, setzte mich gerade hin, schließe die Augen und nehmen 2-3 tiefe Atemzüge. Damit ich zuverlässig an die Micropausen erinnert werden, lasse ich Time Out beim Start meines Computers automatisch aktivieren. » weiterlesen

Die dringenden Sachen abarbeiten, alles andere liegen lassen und schauen, was passiert. Chaotisches Zeitmanagement und die Realität.

Vor einiger Zeit habe ich einen Beitrag bei karrierebibel.de gelesen. Das Thema: Chaotisches Zeitmanagement. «So ein Quatsch», dachte ich. Aber der Gedanke hat mich als zum Perfektionistin, die zum Anti-Perfektionismus strebt, seitdem nicht mehr losgelassen. Denn diese Sätze können ein ganzes Weltbild verändern:

Man muss warten und verzichten können. Warten Sie ab, bis sich etwas von selbst erledigt hat. Wenn nicht, laufen Sie zur persönlichen Hochform auf und bekommen es schnell noch hin. Warten Sie, bis es ein Anderer erledigt hat. Die Arbeit geht schließlich dorthin, wo sie getan wird. Verzichten Sie möglichst darauf, dort zu sein.

Verzichten Sie auf Planung, es kommt immer anders, als man denkt. Warten Sie lieber, wie es tatsächlich kommt. Dann improvisieren Sie, und garantiert werden Sie es irgendwie hinbekommen. So trainieren Sie gleichzeitig Ihre Überraschungskompetenz und bald kann Sie gar nichts mehr erschrecken.

Bleiben Sie unterorganisiert und verzichten Sie auf so sinnlose Aktivitäten wie Schreibtisch aufräumen und Ablegen. Sie haben mehr Zeit gespart, als Sie jemals für das Suchen benötigen. Verzichten Sie auf den Unfug, Wichtiges künstlich dringend zu machen, wie es die Geplanten tun.

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Fixe unterbrechungsfreie Arbeitsblöcke verlangen Vorausplanung, überzeugen aber durch bessere Resultate. Ein Bericht von einem Selbstexperiment.

Pomodoro nennt sich eine Methode, um seinen Arbeitstag strukturiert anzugehen. In einem festgelegten Zeitfenster von 25 oder 30 Minuten nimmt man sich eine Aufgabe vor. In dieser Zeit erledigt man nichts anderes: keine Telefonate, keine E-Mails, keine Gespräche, kein Facebook.

Pomodoro und Batching
Gregor hat die Pomodoro-Technik vor einiger Zeit beschrieben und bereits zur Protokoll gegeben, wie begeistert er vom Ergebnis war: In der einen Stunde konzentrierten Arbeitens habe er Resultate erzielt, die die Ergebnisse der übrigen sieben Stunden in den Schatten stellen würden. Cal Newport vom 99%-Blog hat sich an ein ähnliches Selbstexperiment gewagt. Er nennt seine Methode «Batching» und hat seine Erfahrungen damit beschrieben. » weiterlesen

Drei und ein halber Tipp, um gleich heute mehr Zeit zu gewinnen für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Glen Stansburry ist für LifeDev verantwortlich, einem Blog, das kreative Leute unterstützen will. In seinem Artikel 80 Ways to steal valuable minutes for your work day hat Stansburry einen Haufen amerikanischer Produktivitäts-Blogger gebeten, Tipps zu geben, wie wir jeden Tag produktive Zeit gewinnen können. Wir sparen Dir sofort Zeit, indem wir die besten 3 Tipps präsentieren.

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Tipp 1 von Brian Tanaka: Kombiniere Pomodoro mit Inbox Zero:
Setze Dir mithilfe einer Uhr ein Limit dafür, wie lange Du Dich mit Mails beschäftigst. So wirst Du nicht länger als nötig von wirklich produktiver Arbeit abgehalten. Außerdem neigen wir dazu, uns immer länger als nötig mit Mails zu befassen. » weiterlesen