Aus meiner persönlichen Erfahrung mit Getting Things Done (GTD), Zen to Done (ZtD) und vielen anderen kläglichen Versuchen, Ordnung und Kontrolle in meine Aufgaben zu bringen, kann ich eins felsenfest sagen: Am besten ist es, Deinen Tag vorzuplanen, idealerweise bereits am Abend zuvor. Hier meine Tipps für Deine Tagesplanung:

1. Plane 3 großen Brocken ein

Damit sind drei Aufgaben gemeint, die besonders wichtig für Dich und Deine Ziele sind. Dabei handelt es sich um Ziele der kommenden Zeit, die aber auch immer Deinen langfristigen Zielen entsprechen. Hast Du oft kurzfristige Ziele, die gar nichts mit Deinen langfristigen Zielen zu tun haben, solltest Du Dir mal Kapitel 10 – Leidenschaft – von ZtD anschauen.

Die drei großen Brocken sind wichtige, aber auch komplexe Aufgaben, die Du erledigen willst. Dauert ihre Bearbeitung länger als 30 bis 60 Minuten, sind es wahrscheinlich eigene Projekte und Du solltest sie unter Umständen in kleinere Aufgaben zerlegen. Das Gute daran, die drei großen Brocken vorzuplanen, ist, dass Du nach ihrer Erledigung (die Du ja nun auf dem Plan hast), Dich gut fühlen wirst und außerdem kleinere Brocken bequem dazwischen passen. Fange am besten mit einem der drei Brocken an, wenn Du ins Büro kommst und bevor Du irgendwas anderes machst.

2. Nicht auf Kante nähen

Alles dauert länger als geplant. Außerdem musst Du Deine Termine oft vor- oder nachbereiten. Wenn Du Deine Termine für den kommenden Tag auf Kante nähst, wirst Du dafür keine Zeit haben – und somit durcheinander kommen. Irgendwann läuft die Planung so aus dem Ruder, dass Du frustriert bist und Deinen Terminkalender gleich ganz ignorierst. Besser ist, zwischen Terminen mindestens 30 Minuten Platz zu lassen. In dieser Zeit bereitest Du nach oder vor. Oder, falls es nichts vor- und nachzubereiten gibt, widmest Du Dich den großen Brocken – oder füllst die Zeit mit kleineren Aufgaben!

In den Pufferzeiten/Pausen kannst Du Dich natürlich auch mit Prokrastination belohnen oder Dir etwas Bewegung verschaffen. Auch dafür sind Pufferzeiten gut.

3. Reserviere unbuchbare Zeit – und Zeit für Meetings

Das ist Zeit, die niemand anders belegen kann und die Du nur für Dich und Deine Aufgaben hast. Ich habe solche festen Blöcke in meinem Terminkalender vorgesehen, in denen ich von Kollegen nicht zu Meetings eingeladen werden will. Genauso habe ich auch Blöcke im Kalender, in denen ich gerne für Meetings zur Verfügung stehe (idealerweise: nachmittags, da ich vormittags konzentrierter arbeiten will).

4. Den kommenden Tag am besten Abends planen

Wenn wir unerledigte Dinge mit uns herumschleppen, poppen diese Dinge immer wieder in unserem Geist auf. Schreibe Dir deswegen die offenen Punkte idealerweise Abends auf. So sind sie aus Deinem Kopf raus und Du kannst Dich besser auf Deinen Feierabend, Deine Familie oder die nächste Folge von Eureka konzentrieren.

5. Eat that Frog

Oft hilft es, die unangenehmste Aufgabe des Tages als erstes zu erledigen (falls möglich). Umso länger Du wartest, umso unangenehmer wird diese Aufgabe für Dich. Oft stelle ich nach dem Erledigen fest, dass es gar nicht so schlimm war. Dann bin ich froh, dass ich es hinter mir habe – und habe den Rest des Tages ein gutes Gefühl. So eat that frog first!

Bild: Melanie Hughes bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Vor einiger Zeit habe ich über Digitale Wichtigmacher geschrieben, die unsere Zeit fressen, weil sie uns suggerieren, Dinge dringend erledigen zu müssen. Ohnehin ist es ja geradezu en Vogue, auf das Internet als Zeitfresser zu schimpfen. Was dabei oft vergessen wird: Ob Internet oder nicht, die eigentlichen Zeitfresser sind die aus Fleisch und Blut, die uns mit allerlei Tricks dazu zwingen wollen, ihnen Aufmerksamkeit zu schenken. Und das mitunter kommunikativ sehr geschickt. Einige Beispiele:

Immer diese Wichtigtuer

Der Chef, der hektisch und mit lauter Stimme um die Erledigung eines Gefallens bittet, nutzt solche Manipulations-Mittel, um Dich dazu zu bringen, etwas für ihn zu tun. Denn manche Dinge erscheinen nur deshalb besonders dringend, weil der andere sie wichtig erscheinen lassen will, damit Du seinem Wunsch absolute Priorität einräumst. Eine andere Methode besteht darin, Dich mit Schmeicheleien dazu zu überreden, ihm einen Gefallen zu tun: «Sie kennen sich so gut aus – würden Sie mir helfen diese Informationen zu recherchieren?» Da es viele Menschen besonders freut, wenn sie für unersetzbar gehalten werden, helfen sie natürlich gern.

Versteckte Drohungen und andere Gemeinheiten

Aber auch versteckte Drohungen gehören zum Repertoire solcher «Manipulatoren», die genau wissen, wo sie treffen können. Aussagen wie «Geben Sie sich doch etwas mehr Mühe!» oder «Sie haben mich tief enttäuscht!» treffen wie die Faust aufs Auge, denn es wird nicht nur die sachliche Aussage («Sie haben einen Fehler gemacht.») transportiert, sondern sie wird mit einer Wertung verknüpft. Denn wenn Du nicht auf diese Kritik reagierst, hält der andere Dich, so lautet seine implizite Botschaft, automatisch für faul, unmoralisch oder einen schlechten Menschen. Manchmal werden Kritik und Forderungen auch in Sticheleien und kleine Gemeinheiten verpackt, um ihnen besonderen Nachdruck zu verleihen. «Ihr Verhalten ist doch nicht normal», «Sie sind der Erste, der mit meiner Bitte ein Problem hat» oder «Normalerweise macht man das aber anders».

Die Spitze steckt dabei in so unscheinbaren Worten wie «natürlich», «normal» oder «man», wie etwa in der Aussage «Man kann das ja kaum glauben!». Wichtiger ist jedoch das, was ungesagt bleibt, nämlich die implizite Meinung des Kollegen: «Nicht nur ich bin dieser Ansicht, sondern die Mehrheit – und wer die Ansicht nicht teilt, ist irgendwie komisch und hat unrecht.» Gerade Menschen, deren perfektionistisches Bestreben ohnehin darin besteht, Unannehmlichkeiten um jeden Preis zu vermeiden, trifft dieser implizite Vorwurf hart. Daher ist die Versuchung groß ist, sich der angeblichen Mehrheitsmeinung zu beugen, denn wer möchte schon gern als Sonderling gelten. Oft genug steht der soziale Konsens jedoch auf ziemlich wackeligen Beinen und es gehört nur etwas Mut dazu, die Aussage ganz trocken zu entkräften.

Moralische Erpressung

Es gibt noch weitere, unfeine Methoden: die moralische Erpressung. Man versucht, Dich zu etwas zu überreden, weil es angeblich Usus sei. Ein Chef, der zum Beispiel sagt: «Bitte geben Sie Ihren Bericht heute noch ab – alle anderen haben das schon gemacht!» lässt keine Chance mehr, Nein zu sagen. Denn Du willst ja nicht der Einzige sein, der aus der Reihe tanzt. Das funktioniert hervorragend, um Kritik noch zu verstärken: «Alle finden, dass Sie dieser Aufgabe nicht gewachsen sind» – Diese Aussage zieht einen angeblichen sozialen Konsens heran: Die Mehrheit hat immer recht – und wer bist Du denn, dass Du diese Meinung in Frage stellen könntest? Du kannst! Lass Dich nicht nötigen und gib den indirekten Vorwurf einfach zurück an den Absender:

• «Geben Sie sich doch etwas mehr Mühe.» – Mögliche Antwort: «Geben Sie sich etwas mehr Mühe, mich zu unterstützen.»
• «Tun Sie es mir zuliebe.» – Mögliche Antwort:«Verzichten Sie mir zuliebe auf Ihre Forderung.»
• «Sie vertrauen mir wohl nicht.» – Mögliche Antwort: «Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.»
• «Dazu haben Sie kein Recht!» – Mögliche Antwort: «Manche Rechte muss man sich nehmen, sonst hat man sie nicht.»
• «Sie haben mich sehr enttäuscht!» – Mögliche Antwort: «Ich fürchte,ich habe unter Ihren Erwartungen gelegen.»

Bild: jk5854 bei flickr.com (CC BY-NC-ND 2.0)

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In ihrem Artikel The myth of the eight-hour sleep schreibt Stephany Hegarty von BBC, dass 8 Stunden am Stück schlafen eine recht neue Erfindung der Menschheit ist. Dabei stützt sie sich auf Arbeiten von Historikern und Schlafforschern. Der Historiker Roger Ekirch von der Virginia Tech University hat sich fast zwei Jahrzehnte intensiv mit historischen Referenzen von Schlafmustern beschäftigt. Das fing an bei Homer’s Odyssee und ging weiter über Tagebücher, Gerichtsakten und Medizinliteratur. Seine Erkenntnis: früher haben die Menschen nicht 8 Stunden am Stück geschlafen, sondern eher 2 mal 4 Stunden mit einer Pause von ca. 2 Stunden dazwischen.

«Es ist nicht nur die Anzahl der Referenzen – es ist die Art und Weise, wie dieses Wissen referenziert wird, als ob es jedermann bekannt wäre», sagt Roger Ekirch.

Von Leonarda da Vinci ist überliefert, dass er ein ähnlich fragmentiertes Schlafmuster bevorzugt hat. Er arbeitete, bis er müde war und ging dann für 4 Stunden schlafen. Dann wurde weiter gearbeitet, bis er wieder müde war – und wieder im Bett verschwand. 8 Stunden am Stück hat er, so die Überlieferung, eher selten geschlafen.

Ein Grund für dieses Schlafmuster war, dass es vor dem 17. Jahrhundert keinerlei Grund gab, spätabends oder nachts aufzubleiben. Elektrisches Licht gab’s nicht, Kerzen waren zu teuer, um sie zu verschwenden. Also schliefen die Menschen, sobald es dunkel wurde. Es war aber länger dunkel, als man schlafen konnte. Also wurden die Zwischenräume aktiv genutzt. Die Erfindung der Straßenbeleuchtung, geheime Treffen während der Reformation und Gegenreformation und ähnliche Dinge haben dann unser Schlafverhalten von Grund auf geändert.

Die Frage ist nur, ob das gut ist. Eine Untersuchung des Psychiaters Thomas Wehr aus den 1990er Jahren setzte Probanden für 14 Stunden am Tag völliger Dunkelheit aus. Es dauerte eine Weile, bis sie sich angepasst hatten. Aber nach drei Wochen sahen ihre Schlafmuster deutlich anders aus: sie hatten den bimodalen Schlaf früherer Zeiten übernommen. 4 Stunden Schlaf, gefolgt von 2 Stunden Pause, gefolgt von 4 Stunden Schlaf. Es ist möglich, dass diese Art von Schlaf unserer Natur mehr entspricht, als das, was wir heute im Allgemeinen so machen.

«Heutzutage denken wir über unsere Träume kaum nach», sagt Schlaf-Psychologe Dr. Gregg Jacobs. «Es ist kein Zufall, dass in unserer modernen Zeit die Zahl derer mit Angstzuständen, Stress, Depression, Alkoholismus und Drogenproblemen ständig zunimmt.»

Die Reflexion in der Nacht auf das Geträumte ist möglicherweise neben den Träumen selber ein weiteres Ventil, das Erlebte vom Tag zu verarbeiten. Wenn Du also demnächst nachts wach liegst, mache Dir keine Vorwürfe oder ärgere Dich. Das ist ganz normal, also entspanne Dich. Es könnte sogar gut für Dich sein!

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Wer – wie wir öfters vorschlagen – den E-Mail-Verkehr verringern, die Produktivität steigern, sich weniger abhängig von elektronischer Kommunikation machen will, der müsste sich darüber freuen. Denn nun ist endlich Zeit, Liegengebliebenes aufzuarbeiten, das zu tun, was man die ganze Zeit mal machen wollte, sich einen Tag frei zu nehmen (eher für Selbständige) und und und. Wäre es nicht einfach toll, keine E-Mails im Postkasten zu haben?

Keine E-Mails – endlich mehr Zeit?

Die Wahrheit sieht, so behaupte ich mal, anders aus. Das merkt man immer sehr schön, wenn dann mal wirklich nichts los ist – etwa zum Jahresende. Oder weil der Server, auf dem die E-Mails liegen, plötzlich ausfällt. Dann setzt eine gewisse Ernüchterung ein, über die kaum einer redet (weil irgendwie ist es ja ein wenig peinlich) – aber manchmal dann doch. So twitterte etwa Kai Müller, Macher des Blogs Stylespion, am 5. Januar 2012 nachmittags «Inbox Zero. Und das war nicht mal ein alberner Vorsatz für 2012.» Fand ich gut und ehrlich.

Der Glück der Unerreichbarkeit?

Viele sind nicht so ehrlich. Und suchen den Fehler für Burnout-Syndrome nicht bei sich, sondern bei anderen. So wie Miriam Meckel, Lebensgefährtin von TV-Moderatorin Anne Will und  Professorin und Direktorin am Institut für Medien- und Kommunikationsmanagement der Universität St. Gallen. Meckel hat eine beeindruckend Karriere hinter sich gebracht: Zunächst Journalistin, im Jahr 1999
jüngste Lehrstuhlinhaberin Deutschlands, 2001 Staatssekretärin und Regierungssprecherin von Nordrhein-Westfalen, schließlich Professorin. Und Meckel hat 2007 ein Buch zu ihrer Überforderung durch die moderne Technik geschrieben, Das Glück der Unerreichbarkeit. (Affiliate-Link)

Darin zeigt sich Meckel beispielsweise als Sklavin ihres Blackberrys, der sie unentwegt zur Kommunikation zwingt, ihr keine Zeit zu notwendigen Ruhepausen lässt und auch in jede noch so private Situation eindringt. Auf Seite 139 charakterisiert sie treffend, wohin ihrer Meinung nach die  Reise für den Wissensarbeiter der Zukunft geht:

Neo-Nomaden werden Schritt für Schritt zum Normalfall unserer Arbeits- und Lebenswelt. Arbeit wird immer stärker «virtualisiert», Stichwort Conference Call. Wir können alles überallhin mitnehmen, was wir zum Arbeiten brauchen. Das erleichtert einerseits die Mobilität und lässt es beispielsweise zu, schon donnerstags nach Hause oder erst dienstags ins Büro zu fahren. Andererseits bedeutete es, dass zu Hause eben nicht das Privatleben beginnt, sondern die Arbeit unter anderen Vorzeichen und in anderer Umgebung fortgesetzt wird.

Will Goldmund nicht mehr Narziss sein?

Meckel ist gerade deshalb ein so gutes Beispiel ihrer eigenen These, weil sie kurze Zeit später an Burn-out erkrankte. Die logische Folge einer gesellschaftlichen Entwicklung, in der nur am Ball bleibt, wer ständig erreichbar ist und schnellst möglich reagieren kann? Das klingt beängstigend logisch – und ist doch die falsche Schlussfolgerung. Denn beim Lesen von Meckels Buch scheint immer wieder durch, dass das eigentliche Problem nicht die Technik, sondern vor allem unser Umgang mit ihr ist: Denn vereinfacht gesagt ist das Grunddilemma unser Wunsch nach Liebe, gesellschaftlicher Anerkennung und Erfolg. Sarina Pfauth hat Meckels Problem in der Süddeutschen Zeitung treffend analysiert:

Wie kann sich jemand überhaupt nach einem Burn-out zurückziehen, wenn er zuvor in einem solchen Geschwindigkeitsrausch gelebt hat? … Will so jemand in die offensichtliche Bedeutungslosigkeit eines kleinbürgerlichen Lebens verschwinden? Nein. Will Goldmund nicht mehr Narziss sein? Nein.

Das, was Miriam Meckel beschreibt, trifft auch auf viele andere Nutzer des Internets zu: Sie geben sich die größte Mühe, bedeutend zu sein – und wundern sich dann über ihre eigene Arbeitsüberlastung. Denn noch schlimmer als ein überfülltes E-Mail-Postfach ist für viele Menschen eines, in dem gähnende Leere herrscht. Denn das bedeutet ja, um Himmels Willen, dass wir völlig unbedeutend sind und uns keiner braucht! Und vielleicht ist dadurch sogar der Job in Gefahr und die Existenz bedroht? Eine Horrorvorstellung! Praktisch Liebesentzug! Kein Wunder also, dass wir immer wieder auf Menschen stoßen, die lautstark am Flughafen oder im Zug mit dem Handy die eigene Wichtigkeit betonen. Jeder vierte Mobilfunknutzer hat sogar schon einmal ein Handy-Gespräch simuliert, um vor anderen besser dazustehen, wie James E. Katz herausgefunden hat. Vereinfacht könnte man sagen: Arbeitsüberlastung durch mobiles Internet und Social Media resultiert vor allem aus dem Wunsch nach Anerkennung und Respekt durch Chef, Kollegen und Bekannte.

Bewusst ins Hamsterrad

Was für mich daraus folgt: Statt ständig über das Hamsterrad zu klagen, sollte man sich klar machen, dass man sich dieses Leben bewusst ausgewählt hat. Oder es ändern. Aber auf keinen Fall über die ständige Überlastung klagen und nichts wirklich daran ändern. So wie die Journalistin Meike Winnemuth, die bei einer Weltreise feststellt:

Das Hamsterrad, aus dem ich so froh war auszusteigen für ein Jahr? Das habe ich mir selbst zusammengelötet, es ohne fremde Hilfe bestiegen und mit allen Kräften in Gang gehalten. Ich habe wie wir alle oft gestöhnt über all die To-Dos: Blödsinn. Man muss so viel weniger, als man sich eingesteht. Ehrlicher wäre gewesen, ich hätte gesagt: Ich will. Ich hatte mich für das Hamsterradleben entschieden. Und sollte ich in das Rad zurückkehren, dann bewusst und ohne Murren.

(An der Stelle Danke an imgriff-Leser Lars Zapf für den Hinweis auf das tolle Zitat).

Artikelbild: Stephanie bei flickr.com (CC BY 2.0)

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E-Mails machen dumm, arm und krank (Affiliate-Link) ist ein Buch der österreichischen Digital-Therapeutin (!) Anitra Eggler. Eggler hat nach eigenen Angaben gefühlte 3’716’796 E-Mails bearbeitet, eineinhalb Lebensjahre vermailt und zweieinhalb Lebensjahre im Internet versurft. Und in ihrem Buch und ihren Vorträgen verrät sie, wie sie «vom Burnout-Boarderliner zur effizienten Digital-Domina mit XL-Freizeit und Privatleben wurde.»

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E-Mail macht dümmer als kiffen

Eggler berichtet darin von einer Studie des britischen King’s College, nach der bekiffte Menschen IQ-Tests besser lösen als Menschen, die durch E-Mails abgelenkt werden: E-Mails verminderten den gemessenen IQ-Wert um 10 % – doppelt so stark als bei den Kiffern. Oder dass 60 Prozent aller US-Amerikaner E-Mails via Handy morgens im Bett lesen und zehn Prozent rund um die Uhr. Und die New Yorker Beraterfirma Basex hat bereits 2008 herausgefunden, dass Angestellte durch Ablenkung im Schnitt 2,1 Arbeitsstunden am Tag verplempern – 28 Milliarden Arbeitsstunden im Jahr. Das wurde als gesamtwirtschaftlicher Schaden von 588 Milliarden US-Dollar beziffert.

Die Tipps, die Eggler dazu gibt, klingen soweit sehr vernünftig: Zum Beispiel, dass man den Tag offline beginnt und seine E-Mails nicht schon im Bett oder auf der Toilette checkt. Oder ein E-Mail-Budget für Unternehmen: Jeder Mitarbeiter darf am Tag nur 21 E-Mails senden. Drei fest definierte Internet-Surf-Zeiten pro Tag oder ein maximales Surf-Zeiten-Budget. Oder einfach aufzuhören, aus geistiger Erschöpfung, unersättlichem Recherche-Zwang, purer Langeweile oder innerer Leere zwanghaft Ablenkungsheil im Web zu suchen

Manche Tipps klingen vernünftig, vor allem, weil sie die eigenen Handlungen im Web bewusst machen. Die Zeit genau zu beschränken halte ich für nicht zielführend. Überhaupt ist vieles eine Frage der Betrachtungsweise: Natürlich macht man sich durch Smartphones und Co. allseits verfügbar – aber mir persönlich sparen sie auch eine Menge Zeit, weil ich in Leerzeiten unterwegs E-Mails und Tweets lesen und beantworten kann.

Eine Frage des richtigen Kanals

Interessanter finde ich die Idee, seine Kommunikationspartner auf bestimmte Kanäle zu beschränken, die für die jeweilige Kommunikation besser geeignet sind, wie IBM-Manager Luis Suarez das heute schon tut. Thomas hat in dem Beitrag sehr schön beschrieben, dass die Zukunft des Internet vermutlich nicht weg vom Internet sondern noch mehr ins Internet hinein führen wird – und auf entsprechend effizienteren Kanälen als E-Mail stattfinden wird.

Denn was beim Schimpfen auf die E-Mail-Flut gerne vergessen wird: Wie hat denn Kommunikation in der Vor-E-Mail-Zeit stattgefunden? Natürlich auch per Post, die aus Kostengründen sicher nicht in solchen Massen ins Haus kam wie E-Mails. Aber eben auch per Telefon. Wenn ich mir nur vorstelle, dass ich am Tag nur halb so viel Anrufe erhalte wie E-Mails – dann würde ich schier verrückt werden bei dem ständigen Geklingele. Interessant ist aber, dass es zahlreiche Studien zu Überforderung und Stress durch Soziale Netzwerke, E-Mails und Internet gibt – aber eben kaum zum Telefon.

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Dabei gibt es gute Gründe, ab und an auch mal nicht produktiv zu sein und das Leben nicht mit einer To Do-App zu strukturieren. 10 davon habe ich hier aufgeführt:

1. Produktivität leitet die Aufmerksamkeit auf das Ergebnis anstatt auf die eigentliche Arbeit.

Wenn wir eine Liste vor uns haben, mit Sachen, die in einer vorgegebenen Zeit zu erledigen sind, tendieren wir dazu uns auf das Ziel zu konzentrieren anstatt die Schritte die uns ans Ziel bringen, zu geniessen. Termine und Zeitfenster sind teilweise notwendig, klar, trotzdem sollte man versuchen, sich an den einzelnen Schritten und Details, die die Aufgabe mit sich bringt, auch zu erfreuen.

2. Produktivität füttert Adrenalin.

Ein voller Terminkalender füllt unseren Adrenalin-Tank – und das macht süchtig. Wir fühlen uns gebraucht und haben alles im Griff. Hält dieses Hoch über längere Zeit an, fühlen wir uns irgendwann erschöpft, überwältigt und krank.

3. Produktivität reduziert Produktivität.

Wie das? Hört sich schräg an, aber in Wirklichkeit sind wir am produktivsten, wenn wir kreativ tätig sind. To-Do-Listen und viele Aufgaben machen uns nur scheinbar produktiv. Wenn wir uns auf nur eine Sache konzentrieren und unsere ganze Aufmerksamkeit darauf lenken, erfüllt uns eine natürliche Energie, die uns Befriedigung schenkt. Dank dieser Energie erreichen wir unser Ziel ohne Schwierigkeiten und schaffen mehr in weniger Zeit.

4. Produktivität schränkt die Sicht aufs Wesentliche ein.

Wenn wir versuchen viele Aufgaben in wenig Zeit zu erledigen, sind wir oft abgelenkt, weil wir bereits an die nächste Aufgabe denken, anstatt uns auf das hier und jetzt zu konzentrieren.

5. Produktivität beeinflusst unsere Prioritäten.

Alles drumherum erscheint unwichtig. Wir konzentrieren uns nur auf unsere Aufgaben. Und haben nur ein Ziel vor Augen. Die Aufgabe möglichst schnell erfüllen und auf zur nächsten. Dabei vergessen wir zu verschnaufen, uns zu besinnen und zu erinnern, was uns wirklich wichtig ist.

6. Produktivität übermannt Kreativität.

Kreativität braucht einen entspannten Geist in einer angenehmen Atmosphäre ohne grossen Ablenkungen und ohne den ständigen Gedanken, was man noch tun sollte. Wenn wir aber Produktiv sein sollen, haben wir meist keine Zeit für unsere Gedanken schweifen zu lassen. Wir setzen einen Fuss vor den anderen und sehen weder links noch rechts.

7. Produktivität schafft einen falschen Sinn für Kontrolle.

Wenn wir die Aufgaben auf unserer Liste nach und nach abhaken, fühlen wir uns gut, wir haben alles unter Kontrolle. In Wirklichkeit ist diese Art von Kontrolle nur eine Illusion. Chaos und Unordnung warten nur darauf, uns aus dem Konzept zu bringen. Wenn unsere Zufriedenheit nur davon abhängt, wie produktiv wir sind, kann uns Unvorhergesehenes schnell aus der Bahn werfen.

8. Produktivität untergräbt Beziehungen.

Auch unsere Beziehungen leiden unter dem Produktivitätswahn. Auch wenn wir oft sagen, Freunde und Familie sind das wichtigste in unserem Leben, verbringen wir viel mehr Zeit mit Dingen, die wir vermeintlich machen müssen.

9. Produktivität behindert Spontanität.

Beides miteinander zu vereinbaren scheint unmöglich. Während wir konzentriert eine Aufgabe nach der anderen erfüllen, haben wir keinen Nerv für Ungeplantes – egal was es ist, wir empfinden es als Störung.

10. Produktivität ist die Stimme in unserem Kopf.

Und die sagt uns, was wir alles erledigen sollen, um Anerkennung von unseren Kollegen und Vorgesetzten zu erhalten. Wenn wir diese Stimme ausblenden und unseren Kopf frei machen für kreatives Schaffen, wird uns das helfen zu wachsen. Und zwar nicht nur als Arbeiter sondern auch als Individuum.

Lösungen, Produkte und Mehrwerte schaffen

Gute Lösungen zu produzieren und Mehrwert schaffen ist nicht nur eine Frage des strukturierten Abarbeitens – ab und an braucht es etwas Luft. Als Vorschlag einige Dinge, die man sich fragen kann, bevor man sich auf seine Arbeit stürzt:

• Statt zu fragen: «Was muss ich heute leisten?» frage «Was werde ich heute kreieren?»
• Statt zu sagen: «Schau dir meine To Do Liste an» frage dich «Was kann ich von der Liste streichen, um mehr Zeit für Kreatives zu finden?»
• Statt zu jammern: «Warum muss unbedingt ich diese leidige Aufgabe erledigen» frage «Wie kann ich diese Aufgabe in etwas verwandeln, das mich weiterbringt und mir vielleicht sogar Freude bereitet?»

Wenn wir unser produktives Schaffen gegen ein kreatives eintauschen, wird jeder Moment unserer Arbeit  zur Kunst. Wir werden in unserer Arbeit aufgehen, weil etwas zu kreieren unsere volle Aufmerksamkeit fordert.

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Dwight D. Eisenhower war ein amerikanischer General und später Präsident. Man sagt ihm nach, er sei ein Meister des Zeitmanagements gewesen, eine Fähigkeit, die in seinen Funktionen sicherlich sehr wichtig war. Von den vielen Dingen, die Eisenhower tat, hat’s nur ein einziges Diagramm bis zu uns geschafft. Warum das aber immens wichtig ist, zeigen wir euch jetzt.

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Eisenhower hat erkannt, dass dringliche Entscheidungen selten wirklich wichtig sind. Das hat ihn verlasst, sich Gedanken über die möglichen Kombinationen von «wichtig» und «dringlich» zu machen. Herausgekommen ist das bekannte Eisenhowersche Diagramm, in dem «wichtig» und «dringend» übereinander aufgetragen werden.

Es ergeben sich die bekannten vier Quadranten. Der Einfachheit halber haben wir gleich noch mit eingemalt, was Du mit Aufgaben anstellst, nachdem Du sie ins Eisenhower-Diagramm einsortiert hast:

• wichtig UND dringend: Sofort selber erledigen (kommt also auf die To-Do-Liste für heute)
• wichtig, aber nicht dringend: Entscheiden, wann Du diese Aufgaben erledigen wirst (entweder mit Termin in der nächsten Zeit, oder einfach in Deine To-Do-Liste, aber als wichtig gekennzeichnet)
• unwichtig, aber dringend: das sind die Aufgaben, die Du delegieren solltest (außer, Du hast heute absolut gar keine wichtigen Aufgaben vor Dir)
• unwichtig, nicht dringend: Entweder gleich löschen oder in Deine Ablage einordnen unter Eines Tages/Vielleicht

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Planen war lange ein rotes Tuch für mich. Eine unsortierte To-Do-Liste war ungefähr das Strukturierteste, was ich ertrug. Von allem Strukturierteren oder Festgelegteren fühlte ich mich eingeengt und unter Druck gesetzt. Irgendwann fand ich heraus, dass das an einigen Fehlannahmen über Planung lag.

Ein einmal aufgestellter Plan muss unbedingt durchgezogen werden!

Menschen sind verschieden, was den Umgang mit Plänen angeht. Manche können gut einen einmal im Vorhinein gestellten Plan abarbeiten. Anderen fühlen sich von zu starrer Planung eingeengt, und manche fahren mit bewusst vorläufiger Planung, die dann abschnittsweise angepasst wird, besser. Es gilt ausserdem immer die alte Weisheit:

Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität!

Planung ist nichts, was man am Beginn der Arbeit einmal und dann nicht wieder macht, sondern ein Geschehen, das die ganze Arbeit begleitet. Wie iterativ die Planung ausfällt, hängt sicher von der monochronen oder polychronen Veranlagung ab. Stärker monochron veranlagten Menschen wird es leichter fallen, einen Plan «durchzuziehen», während eher polychrone Menschen mit bewusst vorläufiger, immer wieder angepasster Planung besser fahren werden.

In jedem Fall gilt: Ein Plan, der nicht mit dem tatsächlichen Fortschritt abgeglichen wird, ist wertlos.

Wenn ich den Plan nicht einhalte, habe ich versagt!

Aus dem vorhergehenden Punkt folgt eigentlich schon, dass es kein Zeichen von Versagen ist, wenn man einen Plan modifizieren muss. Gerade im Studium häufen sich die Unwägbarkeiten: Ist alle Literatur verfügbar? Brauche ich für ein Exzerpt eventuell länger als ursprünglich veranschlagt? Muss ich einen Text noch einmal lesen, weil sich im Lauf des Schreibens unvorhergesehene Fragen ergeben haben (wissenschaftlich ein höchst spannender Moment)?

Planung an den tatsächlichen Fortschritt anzupassen, ist kein Zeichen von Versagen, sondern erhält das bewusste Steuern des Schreibprozesses.

Alles muss ganz genau geplant werden!

Ein detaillierter Plan ist nicht notwendigerweise einer, der auch gelingt. In maximaler Detailtiefe zu planen, ist eine Prokrastinationfalle. Damit kann man viel Zeit mit Arbeit verbringen, die hinterher nutzlos war. Besonders wer eher nicht dazu neigt, einen einmal gesetzten Plan getreulich abzuarbeiten, tut sich eher einen Gefallen damit, schrittweise zu planen, also nur die Einzelheiten der gerade anstehenden Arbeitsphase festzulegen, maximal noch den ersten Schritt der folgenden Phase.

Jede Minute muss geplant sein!

Das war schliesslich die schlimmste Falle für mich und zugleich die, in die ich am hartnäckigsten tappte: Zu gross war der Druck, jede verfügbare Minute mit irgendetwas scheinbar Nützlichem zu verplanen. Letzten Endes war es dieses Fehlen von Pufferzeiten, das dazu führte, dass ich nie einen Plan einhielt. Nicht umsonst raten Zeitmanagement-Ratgeber dazu, nicht mehr als die Hälfte bis maximal 60% der verfügbaren Zeit zu verplanen. Irgendwo gab es immer einen Bus, den ich verpasste, eine Bibliothek, deren Öffnungszeiten ich falsch in Erinnerung hatte, oder ich stand länger an einer Kasse als veranschlagt. Oder aber ich unterschätzte die Zeit, die Lebensnotwendigkeiten wie Essen, Duschen und Einkaufen in Anspruch nahmen.

Überdies setzte ich mich mit dieser viel zu voll gepackten Agenda entsetzlich unter Druck und rebellierte dann dagegen, indem ich mich selbst sabotierte und jegliche genauere Planung mit «ach, das halte ich doch eh wieder nicht ein» von mir wies.

Planung fing in dem Moment an, für mich zu funktionieren, als ich mir zu gestand, wie wenig reine Arbeitszeit mir objektiv zur Verfügung stand, und begann, von dieser Arbeitszeit nicht jede Minute zu verplanen.

Ich muss wie besessen arbeiten, Pausen sind Luxus! Andere Lebensinhalte darf es nicht geben!

Life-Work-Balance ist kein Luxus, sondern erhält die intellektuelle und körperliche Leistungsfähigkeit. Jede Arbeit wird wohl in der Abschlussphase an Intensität zunehmen. Wenn intensives Arbeiten jedoch in Besessenheit umschlägt, geht damit ein gehöriges Risiko einher, den Überblick über eine Arbeit zu verlieren und betriebsblind, unfokussiert und ineffektiv zu werden. So dauert die Arbeit am Ende länger, als wenn man sie fokussiert und mit Pausen angeht. Intensiv arbeiten und Pausen machen schliessen einander nicht aus.

Wie man beim Planen einer Arbeit sinnvoll(er) vorgehen kann

• Die Planung einplanen. In einer Lernphase auf eine meiner beiden Abschlussklausuren plante ich etwa einen wöchentlichen «Uhrenabgleich» ein, bei dem ich meinen Lernplan und meine To-Do-Listen auf den aktuellen Stand brachte. Das war in etwa einer Stunde zu schaffen. Analog ist es sinnvoll, beim Schreiben einer Arbeit den bisherigen Zeitplan prüfen: Bin ich im Zeitplan? Was dauert länger als erwartet? Womit bin ich schneller fertig geworden? Wie muss ich den Arbeitsplan eventuell ändern?
• Zeit budgetieren. Dass Arbeitszeit im Studium eine endliche Ressource ist und nicht beliebig ausgedehnt werden kann, muss man anerkennen, will man überhaupt sinnvoll planen. Dominik hat hier etwas zum Thema «Zeitbudget» geschrieben.
• Pufferzeiten lassen. In meiner Studienabschlusszeit liess ich z.B. den Sonntag stets unverplant, was nicht hiess, dass er auch immer frei war: Er diente mir oft dazu, “Überhang” aus der Woche abzufangen.

Mit diesem Verständnis von Planung gelang es mir wesentlich besser, den Überblick über meine Zeit zu behalten; eine Fähigkeit, die gerade in der Phase des eigentlichen Schreibens ausgesprochen nützlich ist. Um diese Phase soll es im nächsten Teil der Serie gehen.

(Bild: Kim Navarre bei flickr.com, CC BY-SA 2.0)

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In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde – ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine, scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?

Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert

Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt – und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.

Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte:

• Termine aller Aufgaben, Projekte und Ziele prüfen
• erfolgreich abgeschlossene Tätigkeiten aus dem System entfernen
• mindestens einen nächsten Schritt für jedes aktuelle Projekt festlegen
• alle Eingangskörbe ins System pflegen
• neue Ziele und Projekte definieren und planen (falls vorhanden)

In der vor kurzem von Imgriff-Autorin Camilla Kutzner gegründeten Zen-To-Done-Google-Group haben wir vor kurzem den optimalen Zeitpunkt des Wochenrückblicks diskutiert. Vorgeschlagen wurden Freitag Nachmittag, irgendwann am Samstag oder Montag Vormittag. Der Samstag, so unsere Erkenntnis, fällt aus. Meistens wollen wir uns da dann doch lieber erholen, als noch irgendwelche To Dos betrachten. Auch am Montagmorgen ist nicht immer Platz für einen Wochenrückblick, meistens stecken wir da sofort in der Arbeit der gerade beginnenden Woche.

Bleibt also sinnvollerweise der Freitag nach dem Mittag, eine Zeit, in der viele von uns die Arbeit langsam auslaufen lassen und sich um alle losen Enden kümmern. Da passt ein Wochenrückblick und die Vorschau auf die kommende Woche hervorragend dazu.

An manchen Freitagen habe ich bis Abends zu tun, an anderen bin ich nicht im Büro und wieder an anderen Freitagen gehe ich lieber gleich nach dem Mittag nach Hause und fange das Wochenende früh an. So diszipliniert, dass ich das trotzdem durchziehe, war ich noch nie. Wenn ich den Wochenrückblick gemacht habe, dann eher zufällig und oft fiel mir dann nicht alles ein, was ich machen sollte. Wenn mir alles einfiel, war es mir an manchen Tagen einfach zuviel Arbeit, all den losen Enden hinter her zu laufen und meinen Eingang bei OmniFocus noch auf Projekte und Kontexte zu verteilen.

Das war ein einziger Murks, weswegen ich es irgendwann komplett habe sein lassen. Erst die Diskussion in der Zen-To-Done-Google-Group hat mich dazu gebracht, ernsthaft über den Wochenrückblick nachzudenken und mir einen Arbeitsablauf auszudenken. Wie der genau aussieht, und wie ich erreiche, dass ich ihn regelmäßig am Freitag Nachmittag abarbeite, ist Gegenstand des zweiten Teils dieser Artikelserie zum Wochenrückblick (der, wenn alles klappt in einer Woche erscheint).

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Multitasking ist nicht gut, haben wir hier schon öfter geschrieben. Multi-Tasken erzeugt sogar schwächere Arbeitsleistung als bekifft zu arbeiten. Grund genug für Peter Bregman vom Blog des Harvard Business Review, eine Woche lang zu testen, wie es sich anfühlt, das Leben als Mono-Tasker.

Peter Bregman zeigt, warum Multitasking wenig Sinn macht:

• Eine Studie zeigt eine Verringerung des IQ um 10 Punkte, wenn Büro-Arbeiter mit Telefonanrufen und Mails bombardiert werden
• 10 Punkte weniger beim IQ ist übrigens der Effekt, den eine schlaflose Nacht auf den folgenden Arbeitstag hat
• Beim Multitasking sinkt unsere Produktivität um bis zu 40% im Vergleich zum Monotasking
• Multitasking erhöht den Stress
• Und für die Unverbesserlichen Multi-Tasker: umso öfter man sich dem Multitasking hingibt, umso schlechter wird man darin, zeigt diese Studie.

(Bild: Dimitris Kalogeropoylos bei flickr.com / CC BY-SA 2.0)

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Vor einiger Zeit gab’s bei Imgriff Ratschläge zum Thema Pünktlichkeit (Link zu Rechtzeitig an Ort und Stelle – aber bitte streßfrei und Zeit als kontinuierlicher Fluss oder planbare Struktur). Wie die Kommentare seinerzeit zeigten, ist das so eine Sache mit dem Erteilen von Ratschlägen: Sie sind generell einfacher zu geben als zu beherzigen. Zeit wird eben von uns allen unterschiedlich empfunden – wir sind entweder polychronisch oder monochronisch veranlagt. Woran erkennt man aber nun, wie man selber tickt?

Der inoffizielle Test Deiner monochronischen/polychronischen Veranlagung

Die Einteilung nach monochronisch/polychronisch beruht darauf, wie die jeweiligen Menschen arbeiten: eine Aufgabe gleichzeitig (monochronisch), mehrere Aufgaben gleichzeitig (polychronisch). Um heraus zu finden, ob Zeit für Dich eher ein loser Strom (polychronisch) oder eine fest strukturierte Größe (monochronisch) ist, beantworte die folgenden Fragen mit Ja oder Nein.

Wie monochronisch veranlagt bist Du?

1. Magst Du es, Dich mit einer einzigen Sache zu beschäftigen?
2. Konzentrierst Du Dich sehr stark auf Deine jetzige Aufgabe?
3. Nimmst Du zeitliche Zusagen sehr ernst?
4. Fühlst Du Dich Deinen Aufgaben mehr verpflichtet als Deinen Kollegen?
5. Hältst Du Dich sehr genau an den Plan?
6. Bist Du darauf bedacht, andere nicht zu stören?
7. Zeigst Du großen Respekt vor fremden Eigentum und leihst Dir ungern etwas?
8. Legst Du Wert auf prompte Entscheidungen in Meetings?
9. Sind für Dich knappe Beziehungen zu Mitmenschen in Ordnung?

Wie polychronisch veranlagt bist Du?

1. Magst Du es, viele Sachen gleichzeitig zu tun?
2. Lässt Du Dich leicht ablenken und unterbrechen?
3. Betrachtest Du zeitliche Zusagen eher als ein Ziel denn als quasi-juristischen Vertrag?
4. Fühlst Du Dich mehr Deinen Kollegen und Beziehungen zu Ihnen verpflichtet als Deiner Aufgabe?
5. Änderst Du Pläne oft und zwanglos?
6. Sind für Dich Verpflichtungen Deiner Familie gegenüber oft wichtiger als Arbeitsbelange?
7. Ist für Dich Intimität mit Freunden oft wichtiger als deren Privatsphäre?
8. Borgst Du Dir oft Sachen aus?
9. Hängt es bei Dir von der Beziehung zu Menschen ab, wie prompt Du sein kannst?
10. Sind für Dich lebenslange Beziehungen zu Mitmenschen sehr wichtig?

Je nachdem, wo Du öfter mit Ja antwortest, liegt Dein Schwerpunkt. Natürlich gibt es Situationen, in denen wir in bestimmte Rollen gedrängt werden. Die traditionelle Rolle einer Frau in einer Familie mit Kindern ist deutlich polychronisch geprägt, die Geschäftswelt mit ihren Deadlines und Terminen eher monochronisch.

Ich bin polychronisch: Was bedeutet das?

Polychronisch veranlagte Menschen legen mehr Wert auf zwischenmenschliche Beziehungen und kommen besser mit mehreren Aufgaben gleichzeitig klar. Aufgaben müssen sie nicht unbedingt planen, Sie ändern oft ihre Pläne, und machen die Schnelligkeit ihrer Entscheidungsfindung von ihrer Beziehung zu den betroffenen Menschen abhängig. Generell sind polychronisch veranlagte Menschen stärker beeinflusst von den Beziehungen zu ihren Mitmenschen. Das Kollektiv steht im Vordergrund, zwischenmenschliche Beziehungen sind stark hierarchisch geprägt (die Vergangenheit spielt eine Rolle). Termine sind nicht wirklich bedeutungsvoll, und deswegen auch nicht wirklich wichtig: Polychronisch veranlagte Menschen kommen deswegen oft etwas zu spät.

Ich bin monochronisch: Was bedeutet das?

Monochronisch verlangte Menschen sind sehr linear im Umgang mit Mitmenschen und bevorzugen es, sich nur einer Aufgabe gleichzeitig zu widmen. Sie wollen ihre Aufgaben zeitlich planen, damit sie wissen, wann sie was machen werden und wie lange: Wichtig ist ihnen die Kontrolle über den Terminplan zu behalten. Sie schotten sich beim Arbeiten gerne ab, ihre Entscheidungen hängen von konkreten Fakten ab und weniger von ihrer Beziehung zu den involvierten Personen. Sie sind stark beeinflusst von Rollen und Verantwortung. Individualität und Privatsphäre genießen einen hohen Rang, zwischenmenschliche Beziehungen sind von Gleichheit geprägt. Zeit ist sehr exakt bestimmbar und unterteilbar, deswegen halten sich monochronisch veranlagte Menschen sehr genau an vorgegebenen Zeiten und Termine. Wer sich nicht an diese Zeitfestlegungen hält, ist in ihren Augen respektlos.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Meetings zwischen Dir und polychronisch veranlagten Menschen öfter mal länger dauern als geplant. Sollte das für Dich und Deinen Zeitplan problematisch sein, bitte um Beendigung des Meetings unter Verweis auf andere Verpflichtungen und fasse das Erreichte zusammen. Falls nötig, bitte um eine Fortsetzung zu einem anderen Termin. Die Erwartungen polychronisch veranlagter Personen lassen sich gut managen, indem man sich entweder mehr Zeit fürs Meeting frei räumt oder die Ziele und den Zeitrahmen des gemeinsamen Meetings klarer definiert.

Flexibilität ist gefragt

Wenn Du Deine Aufgaben strikt nur nach einem Muster erledigst, also entweder stark monochronisch oder stark polychronisch arbeitest, verschenkst Du die Vorteile der anderen Sichtweise. Was die eine für einen unsauberen Schreibtisch hält, ist für den anderen das schnellste Wiedervorlage-System der Welt, das es ihm ermöglicht, in kürzester Zeit von Aufgabe zu Aufgabe zu wechseln (der Grad der Unordnung eines Schreibtischs hat nicht viel mit dem Intellekt zu tun und ist eigentlich nur ein Problem, wenn es Anzeichen eines versagenden Ordnungssystems ist).

Wenn polychronisch veranlagte Menschen von Aufgabe zu Aufgabe springen, sind sie oft mit neuem Elan bei der Sache und bringen neue Ideen mit. Die Aufgabe kann davon profitieren, ebenso wie vom ordentlich-gründlichen monochronischen Ansatz.

Das Web 2.0, vor allem in der Ausprägung auf modernen Smartphones, scheint polychronisch veranlagten Menschen zu liegen. Die Informationsflut aus Sozialen Netzwerken und Twitter lenkt monochronisch veranlagte Menschen eher ab, während polychronisch veranlagte Menschen sich besonders wohl fühlen dürften, wenn sie überall online sind. Zu vermuten ist, dass Menschen mit polychronischer Veranlagung sich vom Internet und seiner Informationsvielfalt angezogen fühlen (Link zu einer Studie aus Neuseeland).

Die Mischung macht’s

Ich selber würde mich als Mischung von monochronischen und polychronischen Tendenzen beschreiben:

• ich mag es, meine Aufgaben zu erfassen und (lose) zeitlich zu planen
• nichts stört mich so sehr, wie zu fühlen, ich sei nicht mehr Herr über meinen Terminplan
• ich bin aber auch oft unpünktlich und finde daran nichts anstössig
• ich bin sehr flexibel im Umgang mit Terminen: verlegen und verschieben gehört für mich dazu!

Wie schätzt Ihr Eure Veranlagungen ein? Und glaubt Ihr, es ist von Nachteil als Polychrom veranlagter Mensch in einer monochronischen Gesellschaft zu leben? Und umgekehrt? Hier ein paar Gedanken dazu von jemandem, dem es ähnlich zu gehen scheint (Harley Hahn):

«Although I live in a monochronic country, I know many polychrons. To my eye, they seem to enjoy their lives a lot more than the majority of monochrons, who live in a highly demanding world that rarely seems to let them relax and just be who they really are.

Perhaps being a polychron in a monochronic country isn’t all that bad. You get to watch all the busy bees around you, planning, scheduling, and working hard, making sure that the many things that need to be done are done and done on time, which means that you get all the advantages (and there are many) of living in a monochronic society.

Moreover, as long as you can finesse your way around the demands of punctuality and mandatory deadlines, you can work when you want to, on whatever it is that interests you at that moment. Since you don’t need to make an artificial distinction between your work and the rest of your life, you have no need to separate what you think from what you feel. Thus, you can live your life with a great deal of passion, much of which will find its way into your work.

No wonder I feel as if I am always on vacation!»

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Nur wenige Studenten können “einfach so drauflosschreiben”; manche hangeln sich an der Textstruktur “Einleitung – Hauptteil – Schluß” entlang, wieder andere brauchen ein exakteres Modell, um ihren Prozeß des wissenschaftlichen Schreibens zu gestalten. Ich möchte in dieser kleinen Serie vorstellen, wie ich meinen Arbeitsprozeß während des Studiums gestaltet habe; ich wende diese Methoden immer noch an, wenn ich Artikel zu rechercheintensiven und komplizierten Themen schreibe.

Diese Serie ist geprägt von meiner Ausbildung als Geisteswissenschaftlerin. Ich weiß nicht, ob sich die Struktur der wissenschaftlichen Arbeit in Wirtschafts-, Ingenieurs- oder Naturwissenschaften vielleicht ganz anders darstellt. Liebe Leserinnen und Leser aus diesen Disziplinen, wenn Ihr Anmerkungen dazu habt, freue ich mich über Eure Ergänzungen in den Kommentaren!

Modelle für die Struktur des Arbeitsprozesses
In der Literatur zum Thema “Wissenschaftliches Schreiben” werden höchst unterschiedliche Strukturmodelle vorgeschlagen. Die Anzahl der Arbeitsphasen variiert dabei zwischen drei und acht. Aus dem Inhaltsverzeichnis von Umberto Ecos Klassiker “Wie man eine wissenschaftliche Abschlußarbeit schreibt” läßt sich etwa folgende Unterteilung ableiten:

1. Themenwahl
2. Materialsuche
3. Arbeitsplan [dh. inhaltliche Disposition] und Anlage einer Kartei [dh. Auswertung des Materials]
4. Schreiben
5. Schlußredaktion.

In Otto Kruses Ratgeber “Keine Angst vor dem leeren Blatt” ergibt sich eine feinere Unterteilung in acht Phasen:

1. Ausgangspunkte
2. Themenfindung und -eingrenzung
3. Literaturrecherche und -beschaffung
4. Lektüre und Exzerpt
5. Strukturierung
6. Rohfassung
7. Überarbeitung
8. Korrektur und Endfassung

(Kruse, S. 155-205).

Der “Papst” des Kreativen Schreibens Lutz von Werder schließlich unterteilt den Prozeß des Schreibens in seinem kleinen Bändchen “Kreatives Schreiben von Diplom- und Doktorarbeiten”
nur in vier Teile:

1. Ideen sammeln
2. Gliedern
3. Schreiben
4. Überarbeiten

Die ersten beiden Phasen erfordern ein gutes Maß an Sich-Freien-Lauf-Lassen, die beiden letzteren benötigen ein eher ordnendes, strukturierendes Schreibverhalten (von Werder, S. 10-11).

Alle diese Prozesse sind nicht klar voneinander abzugrenzen: Die Themenfindung erfordert oft schon etwas Recherche; im Prozeß des Schreibens können neue Fragen entstehen, die eine neue Recherchephase verlangen.

Die Kommunikation mit Betreuern
Bis zur Doktorarbeit hat man sie oder ihn im wissenschaftlichen Betrieb vor der Nase sitzen: die Betreuerin oder den Betreuer. Empfehlungen für das Timing von Besprechungen mit Betreuern sind kaum praktikabel – in Zeiten überbesetzter Seminare und schlechter Studienbedingungen geht man meist in die Dozentensprechstunde, wenn man einen Termin ergattern kann.

Optimal ist, wenn direkt nach der ersten Beschäftigung mit dem Thema eine Besprechung mit dem Betreuer auf dem Plan steht, um die Themeneingrenzung abzusichern. Da Dozenten meist einen guten Überblick über das Thema haben, können sie einen vor zu weiten oder zu engen Fragestellungen warnen, auf Aspekte hinweisen, die möglicherweise viel zu weit führen oder die unbedingt Teil der Arbeit sein sollten. Aber auch formale Gesichtspunkte sollten, wenn dafür keine eindeutigen Vorgaben bestehen, bereits im Vorfeld mit der Dozentin oder dem Dozenten abgesprochen werden, etwa:

• Welche Unter- und Obergrenzen gibt es für die Länge der Arbeit?
• Welche Zitierrichtlinien sollen verwendet werden?
• Welche Vorgaben für die Formatierung gibt es?
• Kann, soll, muss die Arbeit in gedruckter oder in digitaler Form abgegeben werden? Wenn ja, welches Dateiformat soll es sein?

Themenfindung und -eingrenzung
Der erste Schritt zu einer wissenschaftlichen Arbeit ist in der Regel die Themenfindung. Im Erststudium ist das Themenfeld oft z.B. durch Studienordnungen oder Seminarthemen schon eingegrenzt, wobei die Enge der Vorgaben durchaus je nach Fach und Studienfortschritt variiert. Lutz von Werder gibt folgende Hinweise für eine gute Themenstellung:

• Wenn es sich beim Thema um ein “Steckenpferd” des Dozenten handelt, setzt man sich wahrscheinlich damit zu sehr unter Druck. (Meiner Erfahrung nach kann das Gegenteil, also eine Thematik, die der Dozent überhaupt nicht mag, genauso “nach hinten losgehen”.)
• Hat das Thema eine Bedeutung für das Fach?
• Welchen Bezug habe ich zum Thema? Sowohl gar kein Bezug als auch ein gar zu persönlicher Bezug zum Thema sind gute Voraussetzungen für Mißerfolg.
• Wieviel Literatur gibt es zum Thema? Nicht nur zu wenig Literatur kann ein Hinderungsgrund sein, ebenso ist ein Thema, zu dem eine unüberschaubare Literaturflut existiert, ein schlechtes Thema für eine Studienarbeit. Ähnlich verhält es sich, wenn die Literatur zu einem maßgeblichen Anteil in Sprachen erschienen ist, die man nicht beherrscht.
• Ist das Thema zu empirisch oder zu theoretisch? Wer schon weiß, dass er ausgesprochen theoretisch veranlagt ist, wird sich mit einer rein empirischen Arbeit das Leben schwer machen.
• Ist die Arbeit finanzierbar, d.h. kann ich den Aufwand für Material und Arbeitszeit bewältigen?
• Ist das Thema mit Sicherheit schon vergeben?

(vgl. von Werder, S. 18-19)

Recherche
“Recherche” bezeichnet in dieser Arbeitsphase nicht inhaltliche Recherche, sondern vor allem Bibliographie: Wieviel und welches Material gibt es zu meinem Thema? Wie leicht oder schwer zugänglich ist es? Hat das einen Einfluß auf meine Themenwahl (siehe oben)?

Grundsätzlich gilt: Literaturbeschaffung braucht Zeit. Auch im Internetzeitalter sind wohl die weitaus meisten wissenschaftlichen Quellen noch ausschließlich in Druckform zugänglich. Man muss sie also in einer Bibliothek ausfindig machen, wo sie evtl. erst einmal aus dem Magazin bestellt oder gar vorgemerkt werden müssen. Vielleicht ist eine Quelle nur als Präsenzbestand erhältlich, dann muss man sich darauf einrichten, sie in der Bibliothek zu lesen oder zu kopieren. Bis man einen benötigten Text in der Hand hat, kann es schon einmal ein paar Wochen dauern.

Lektüre
Hand in Hand mit der Literaturrecherche geht die erste, eher überfliegende Lektüre. Sie dient vor allem der Evaluation. Denn nicht jeder Text, der sich z.B. mit Goethes “Die Leiden des jungen Werthers” befaßt, hilft mir weiter, wenn ich an diesem Werk unter dem Aspekt “Männlichkeit in der Literatur des 18. Jh.” interessiert bin. Je genauer ich meine Fragestellung bereits eingegrenzt habe, und je klarer ich sie bereits formuliert habe, desto besser kann ich beurteilen, ob mir eine Quelle dabei hilft, diese Frage zu beantworten.

Wieviel Zeit brauche ich für diese Phase?
Eine Frage, die schwer zu beantworten ist. Ganz grob gesprochen sollte sich die Eingangsphase natürlich proportional zur Länge der Arbeitszeit verhalten. Lutz von Werder schlägt bei einer zwölfwöchigen Diplomarbeit 3 Wochen für seine erste Phase vor, die er “Entwicklung eines groben Schreibkonzepts” nennt. D.h. ein Viertel der gesamten Arbeitszeit entfällt auf diese Phase, die von der Themenidee bis zum Beginn der Arbeit am Material reicht. (von Werder, S. 61)
Otto Kruse empfiehlt für eine Arbeit, die ein halbes Jahr dauern soll, fünf Wochen für Planung und Orientierung, d.h. etwa ein Fünftel. (Kruse, S. 208)
Da die Planungsphase ohnehin dazu neigt, sich in die Länge zu ziehen, empfehle ich, enge Grenzen zu setzen und reichlich Pufferzeit zu lassen. Der Löwenanteil der Zeit sollte für das eigentliche Schreiben reserviert sein.

Themenfindung, Recherche und Lektüre gehen, wie bereits oben angesprochen, Hand in Hand. Sobald ich beginne, Texte gründlich zu lesen und auszuwerten, bin ich bereits in der nächsten Arbeitsphase, der Phase des Auswertens, Strukturierens und Schreibens. Um die soll es in den nächsten Teilen dieser Serie gehen.

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Kürzlich habe ich bei den Filmfestspielen in Venedig Madonna getroffen. Na fast jedenfalls. Ich habe sie gerade um fünf Minuten verpasst. Nein, ich meine keine Statue und keine Heilige, sondern DIE Madonna, den Popstar. Ihr wisst schon. Das ganze anlässlich einer Ausstellungseröffnung zur Biennale von Venedig, auf der sonst jede Menge für mich spannende Leute waren. Ob Madonna jetzt dabei war oder nicht, tut dabei eigentlich gar nichts zur Sache.

Die irrige Hoffnung auf Instant-Erfolg
Ich wollte mit dieser Einleitung Eure Aufmerksamkeit vielmehr auf einen typischen Networking-Fehler lenken. Nämlich den, zu effizient an die Sache ranzugehen, in der irrigen Hoffnung auf Instant-Erfolg: Ich tue was, und gleich muss auch ein Ergebnis dabei herausspringen. Und Madonna ist dabei eigentlich nur ein Pseudonym: Wahlweise könntet Ihr auch Barack Obama einsetzen oder den Personalchef der Firma, in der Du gerne arbeiten würdest. Denn Zeitmanagement funktioniert so. Sagt man. Und Networking, ob nun online oder offline, kostet oft viel Zeit. Bei ungewissem Ausgang. Was liegt da näher, als die Sache etwas effizienter anzugehen?

Dabei entsteht leider schnell ein Tunnelblick: Wir verengen unser Ziel derart, einen bestimmten Menschen zu treffen, der uns wichtig erscheint – und vergessen dabei, dass wir mit dieser Person möglicherweise oft gar nichts gemein haben. Denn selbst wenn ich an diesem Tag Madonna gegenüber gestanden hätte: Was in aller Welt hätte ich mit ihr reden sollen? Über Social-Media-Themen oder Produktivität? Und was willst Du Deinem Personalchef in spe sagen, wenn Du nicht die Qualifikationen mitbringst, die er gerade sucht? Der oft zitierte Satz «Jeder kennt jeden um sechs Ecken» mag stimmen. Tatsächlich traf ich an jenem Tag auch einen Kollegen aus New York, der mit Madonna mal im selben Haus gewohnt hatte. Aber er suggeriert auch, dass wir alles und jeden erreichen können. Mag sein. Doch es reicht nicht, die Zielperson einfach nur zu treffen, man braucht auch eine gemeinsame Basis. Oft sind viele kleine Zwischenschritte notwendig. Und das braucht eben Zeit.

Gute Gelegenheiten werden oft übersehen
Das bringt mich zu einem weiteren Aspekt: Wenn ich mich auf das Ziel einschieße, Madonna (oder sonstwen) zu treffen, übersehe ich vermutlich viele andere Gelegenheiten, die sich mir bieten. Und viele andere interessante Menschen, die für mich viel wichtiger sein könnten. Denn der amerikanische Journalist, der Madonna flüchtig von früher kannte, vermittelte mir seinerseit wieder neue, gute Kontakte. Und überhaupt: Wenn mein ursprüngliches Ziel gewesen wäre, Madonna zu treffen, wäre ich an jenem Tag überhaupt nicht in Venedig am Lido gewesen. Das kam nämlich nur deshalb, weil ich im letzten Jahr eine Gruppe von Italienern in der Berliner S-Bahn traf. Aus Unterhaltungen und Treffen wurden Freundschaften, aus der eine Einladung und eine Gegeneinladung resultierte. An Madonna und die Filmfestspiele war dabei im Traum nicht zu denken. Hätte ich das als strategisches Networking-Ziel im Auge gehabt, hätte ich das ganz anders anfangen müssen.

Ja, ich gehe sogar noch einen Schritt weiter: Strategisches Networking kann in meinen Augen höchstens bedingt funktionieren. Wenn ich mir zum Ziel setze, Person X (oder eben Madonna) zu treffen, mag das auf den ersten Blick effizient klingen. Bei vielen Dingen funktioniert «Zielsetzung = Ergebnis» schließlich sehr gut. Aber: Zwischenmenschliche Beziehungen sind komplizierter. Um Person X zu treffen, muss ich vorher möglicherweise viel Zeit mit den Personen A-W totschlagen. Das ist ungefähr das, was schlechte Karriereberater empfehlen, wenn Sie Networking-Tipps geben: «Gehen Sie auf die wichtigen Veranstaltungen, reden Sie mit den wichtigen Leuten…» Und das womöglich auch noch, wenn die Chemie mit diesen Leute nicht stimmt. Was die Chance erhöht, dass die Chemie mit Mr. oder Mrs. X ebenfalls nicht stimmt. Und dass dabei nichts herauskommt. So knapp zusammengefasst klingt das ziemlich absurd: Ich beobachte jedoch immer wieder, ob in Social Media oder sonstwo, dass viele Leute genau das tun.

Verzichte auf Zeitmanagement
Der beste Tipp fürs Zeitmanagement beim Networking ist: Am besten gar kein Zeitmanagement betreiben. Vergiss strategische Überlegungen. Rede mit Leuten, die Dir sympathisch sind. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass etwas Sinnvolles dabei herauskommt, weil es eine gemeinsame Basis gibt. Weil die Freunde Deiner Freunde in der Regel auch Dir sympathisch sind und ein guter Kontakt so zu weiteren guten Kontakten führt. Weil man gemeinsam Spaß hat und kreativ ist. Und weil man mit angenehmen Menschen ohnehin nie das Gefühl hat, Zeit zu verlieren. Und dann kannst Du am Ende auch Madonna ganz ungerührt links liegen lassen.

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Sind E-Mails wirklich die Plage des 21. Jahrhunderts? Der Ruf nach der Abschaffung von E-Mails wird immer lauter, auch hier auf imgriff.com haben wir schon mal die Welt ohne E-Mails vorgezeichnet.

Der Online Talk von DRadio Wissen geht dieser Frage am Samstag, 24. September 2011 um 11 Uhr, mit einer illustren Expertenrunde nach.

Die Gästeliste:

• Eva Schulz, Studentin und Bloggerin
• Gregor Gross, Unternehmer und imgriff.com-Autor
• Oliver Gassner, Berater und GTD-Nutzer
• Dennis Horn, Journalist
• David Allen, Autor von Getting Things Done

Fragen und Meinungen könnt Ihr auch schon vor der Sendung deponieren: Per Skype könnt Ihr Eure Antworten auf die Frage «Wie organisiert Ihr Eure Mails, damit ihr produktiver seid?» auf dem Anrufbeantworter abliefern. Der wird dann am Samstag in der Sendung abgehört.

» DRadio Wissen Online Talk, Samstag, 24. September 2011, 11 Uhr im Livestream, anschliessend wird die Sendung als Podcast angeboten.

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Es ist gar nicht möglich, in einem Startup oder als Selbständiger in einer ersten Phase alle Aufgaben zu erledigen. Ressourcenknappheit ist ein ständiges Thema. Umso höher sind die Produktivitätsgewinne, wenn man in einer solchen Arbeitssituation sorgsam und effizient mit der eigenen Zeit umgeht. Der Berater und Geschäftsführer Michael Halper hat einige Tipps zusammengetragen, die er für wesentlich hält.

Fixe Tage für fixe Aufgaben
Als Unternehmensgründer ist man in den meisten Fällen mit ganz unterschiedlichen Aufgaben konfrontiert – vom Verkauf über die Buchhaltung bis hin zum IT-Support. Dazu kommen noch rechtliche Fragen und die neue Webpräsenz. Halper findet es deshalb nützlich, sich an bestimmten Tagen definierten Aufgabengebieten zu widmen – also am Montag der Verkauf, am Dienstag die Buchhaltung und Rechnungen schreiben und so weiter.

Wer eine solche Einteilung umsetzen kann, profitiert ganz bestimmt davon. Ob es so strikt immer einzuhalten ist, wage ich allerdings zu bezweifeln. Vielleicht ist es realistischer, halbe Tage einzuplanen.

Delegieren
Wer mit einem Team arbeitet, sollte darauf achten, operative Verantwortlichkeiten zu delegieren. Gerade für Gründer, die ihr Unternehmen so gut kennen wie kein anderer, ist das nicht immer leicht. Gleichzeitig ist es unabdingbare Voraussetzung, um sich weiter zu entwickeln und zu wachen.

Outsourcen
Einen Schritt weiter kann gehen, wer Aufgabenpakete gleich ausserhalb des eigenen Unternehmens erledigen lässt. Die Buchhaltung fällt da meistens spontan ein, mit der wachsenden Anzahl Cloud-Services lässt sich sicher auch im IT-Management Zeit sparen. Häufig fallen dafür wiederkehrende Kosten an – in den wenigsten Fällen werden aber hohe Anfangsinvestitionen notwendig sein.

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Viele Aufgaben können automatisiert werden und sparen auf diese Weise Zeit. In vielen Jungunternehmen stehen hier die Verkaufsprozesse im Vordergrund. Ein durchdachtes und gut konzipiertes Customer Relationship Management kostet bei der Einführung vielleicht ein wenig mehr Zeit. Einmal eingespielt realisiert man mit solchen Automatisierungen aber massive Zeiteinsparungen.

Eine persönliche Angelegenheit pro Tag
Startups haben einen einzigen Fokus: Den Erfolg ihres Unternehmens. In einer Gründungsphase ist das auch Voraussetzung – trotzdem bleiben Verpflichtungen in den übrigen Bereichen des Lebens. Also sollte man sich bewusst mindestens eine Aufgabe pro Tag aus einem anderen Bereich auferlegen. Unerledigtes im privaten Bereich staut sich sonst an, verursacht Stress und ist dem jungen Unternehmen auch nicht förderlich.

via youngentrepreneur.com

(Bild: Dierken bei flickr.com / CC BY 2.0)

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Kurz vor Redaktionsschluss kriege ich den Artikel doch noch hin. War etwas stressig, weil ich zu spät begonnen habe, aber nun steht der Text, einigermassen rechtzeitig. Ich bin kurz davor, den «Publizieren»-Button zu drücken – da fällt mir ein, dass ich noch ein Artikelbild brauche und allenfalls die Rechte dazu einholen muss.

«Herkömmlich schlechte Planung» könnte man nun sagen. Allerdings finde ich es nicht immer ganz einfach, grössere Aufgaben von Beginn weg sauber zu planen, geschweige denn, an alles zu denken.

Ein simpler Trick um hier Abhilfe zu schaffen ist die Rückwärtsplanung. Man beginnt die Planung ausgehend vom Endergebnis, also: Wenn ich den Artikel am kommenden Montag veröffentlichen will, was muss ich dazu bereit haben?

Das ergibt eine Liste der Anforderungen beziehungsweise der dafür zu erledigenden Aufgaben. Diese Aufgaben kann ich auflisten und mit Zeitschätzungen versehen, die benötigte Zeit aufaddieren und erhalte so in etwa den gesamten Zeitbedarf für die Aufgabe. Die Aufgaben kann ich nun planen und in meinem Kalender verteilen – wobei es gilt, Pufferzeiten nicht zu vergessen.

Der Vorteil dieser einfachen Methode: Ich vergesse die vielen kleinen Dinge, die neben der «Hauptaufgabe» eines Vorhabens notwendig sind. Und ich stelle sie von Beginn weg in eine logische Reihenfolge, bemerke also, wenn Aufgaben voneinander abhängen.

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2011 befragte die BITKOM 1.000 Personen ab 14 Jahren und stellte fest, dass die Grenzen zwischen Job und Privatleben durch die modernen Kommunikationsmittel immer mehr verschwimmen. 88 Prozent der befragten Berufstätigen sind auch außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten für Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte per Internet oder Handy erreichbar. 2009 waren es erst 73 Prozent gewesen. Doch es kommt noch dicker:
2011 sind 29 Prozent der Arbeitnehmer jederzeit für berufliche Zwecke telefonisch oder per E-Mail erreichbar. Immerhin: 45 Prozent sind nur zu bestimmten Zeiten außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar, zum Beispiel am Abend oder am Wochenende. Und 15 Prozent geben an, dass sie nur in Ausnahmefällen erreichbar sind. Unterschiede gibt es vor allem bei der umfassenden Erreichbarkeit zwischen Männern und Frauen. So sind 34 Prozent der männlichen Berufstätigen jederzeit erreichbar, gegenüber 24 Prozent der weiblichen.

Respekt statt Kuschelkurs

Wer allerdings glaubt, er müsste jederzeit springen, wenn der Chef oder der Kunde ruft, der irrt: Denn es ist gar nicht nötig, andern Menschen wirklich jeden Wunsch von den Augen abzulesen. Beispiel Umgang mit Kunden: „Unternehmen dürfen ihren Geschäftspartnern gegenüber gar keinen Kuschelkurs fahren,“ klärt Niels van Quaquebeke, Leiter der RespectResearchGroup (RSG) an der Universität Hamburg, einen häufigen Irrtum auf. „Viel mehr kann ein klares, für den anderen nachvollziehbares ‚Nein’ die Anerkennung für ein Unternehmen noch erhöhen. Dabei sollte der Unternehmer deutlich machen, dass er nicht einfach willkürlich eine Bitte ausschlägt, sondern gute Gründe für sein ‘Nein’ hat und somit verantwortungsbewusst handelt.“ Eine Studie der RSG macht klar, warum das so ist: Demnach haben Menschen ganz einfach bestimmte Vorstellungen davon, wie kompetente und respektable Personen sein sollten: Nämlich unter anderem vertrauenswürdig, verlässlich und fair. „Wer da Versprechungen macht, die er nicht halten kann, setzt seinen guten Ruf aufs Spiel. Und das ist letztendlich erst recht schlecht fürs Geschäft“, so van Quaquebeke.

Der Ton macht die Musik
Das bestätigt auch Personaltrainerin Tanja Baum: „Niemand kann anderen alle Wünsche erfüllen – schon gar nicht im Geschäftsleben. Wer seinen Kunden aber ernst nimmt, sich in dessen Situation hineinversetzt und vermittelt, warum er ein Ansinnen abschlagen muss, erntet Verständnis.“ Wer ehrlich zugibt, dass er nicht weiterhelfen kann und sich nicht herausredet, wird gerade für diese Konsequenz respektiert. Aber: Kunden wollen immer auch das Gefühl haben, dass man sich um sie bemüht. Und der Ton macht die Musik – die Kunst besteht einfach darin freundlich “Nein!” zu sagen. In ihrem Buch “Die Kunst, freundlich Nein zu sagen” gibt Baum zahlreiche Tipps, wie das geht. Zum Beispiel, bei Beschwerden möglichst alternative Lösungen anbieten, damit der Kunde nicht das Gefühl hat, im Regen zu stehen. Oder dem Kunden die Situation wenigstens erleichtern. Und stets aktiv mitdenken und aufmerksam zuhören: “Wer während eines Gesprächs interessiert nachfragt, zeigt, dass er grundsätzlich bereit ist, zu helfen“, erläutert die Autorin.

Tabu seien hingegen leere Floskeln – dann fühle sich der Kunde nur abgewimmelt. Trotz aller Freundlichkeit reagieren Kunden, deren Anliegen abgelehnt wurde, manchmal auch recht unwirsch. Personalexpertin Baum rät, auch dann freundlich zu bleiben und auch weniger nett vorgetragene Beschwerden als Chance zu sehen, die Sache zu klären. Dadurch könne man im Unternehmen vielleicht sogar noch etwas verbessern, denn: „Ein Kunde, der sich beschwert, hat noch Interesse an dem Produkt oder der Dienstleistung. Wer aber den Ärger des Reklamierenden persönlich nimmt und dessen schlechte Laune imitiert, kann dem Gespräch keine positive Wendung mehr geben. Die Chance bleibt ungenutzt“, so Baum.

Unerreichbarkeit als Status-Symbol?

Schließlich gilt: In einer Zeit, in der 88 Prozent der Arbeitnehmer auch außerhalb ihrer Arbeitszeiten für ihren Chef erreichbar sind, wird Unterreichbarkeit zum Luxus. Und damit zum Status-Symbol. Denn wenn alle jederzeit erreichbar sind, zeigt, wer sich den Luxus der kommunikativen Abwesenheit gestattet: „Seht her, ich kann es mir leisten!“ Und mehr noch: Wer klug ist, steigert sogar mit gelegentlichen Phasen der Unerreichbarkeit sein Ansehen.

Rudolf Burkhard hat im Harvard Business-Manager vorgeschlagen, als Führungskraft einfach 10 Wochen in Urlaub zu fahren – und natürlich nicht erreichbar zu sein. Abgesehen davon, dass das seiner eigenen Gesundheit und Leistungsfähigkeit zuträglich ist, zeigt ein Manager damit noch etwas ganz anderes: Dass er seinen Job versteht, weil er den Laden so gut organisiert hat, dass es auch ohne ihn geht, während er nicht nur entspannt, sondern auch gute Ideen für die Zukunft ausbrütet. Wohingegen einem Manager, der dauergestresst ständig abrufbereit ist, keine Zeit mehr für seine eigentliche Führungsaufgabe und innovatives Denken bleiben. Burkhard empfiehlt als Abschreckungsmaßnahme sogar: „Jedes Mal wenn ein Manager in dieser Zeit sein Büro anruft, sollte sein Jahresendbonus um 20 Prozent reduziert werden. Jedes Mal wenn ein Mitarbeiter den Manager anrufen muss, würden diesem 10 Prozent seines Bonus abgezogen.“

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Zum Beispiel in der täglichen Online- und Offline-Kommunikation. Sprich: Einfach weniger machen. Uff, werden Sie sagen. wie soll das gehen, wenn Kunden und Chefs drängeln, das Projekt fertig geplant werden will – und und und. Hier ein Tipp, wie das doch hinhaut.

Wer zu spät kommt, den bestraft der Kunde

Der Werbeprofi Bernd Röthlingshöfer zitierte vergangene Woche eine Untersuchung, nach der diejenigen Unternehmen, die in weniger als 1 Stunde auf einen Online-Kontakt antworten, eine siebenmal höhere Wahrscheinlichkeit haben, etwas zu verkaufen als wenn der Anfrager länger als eine Stunde warten muss. Und: Wer den Anfrager länger als 24 Stunden warten lässt, erzielte sogar nur noch ein Sechzigstel der Käuferrate.

Was sagt uns dass? Dass der frühe Vogel den Wurm frisst. Und dass, wer zu spät kommt, vom Kunden abgestraft wird. Wer also nicht das Nachsehen haben will, muss allzeit bereit und stets online sein – im Urlaub sowieso, natürlich am Wochende und am besten auch noch nachts! Die moderne Technik machts ja möglich!!!

Erwartungen bremsen – aber wie?

Wenn man das so zu Ende denkt, offenbart sich schnell, wie absurd dieses Ansinnen gerade für kleine Unternehmen und Freiberufler ist. Gerade wenn man den Kundenservice alleine macht, ist es schier unmöglich, das rund um die Uhr zu tun. Bernds Kommentator Alex hat dieses Problem auch klar erkannt. Unter dem Beitrag schreibt er: „Wenn die Ressourcen dafür nicht da sind, nützt das alles nix. Freelancer können das halt nicht immer. Anstatt solcher Artikel würde ich mir Artikel wünschen, die mal ein wenig bremsen und Erwartungen senken.“

Mit der Erwartungshaltung anderer Menschen ist das aber so eine Sache: Die bremst sich nicht einfach von alleine. Dafür müssen wir aktiv etwas tun – und unser Kommunikationspartner Schritt für Schritt erziehen. Dazu ein paar Vorschläge.

Tipp1: Hermetisch E-Mails schreiben:

Einer der größten Zeitfresser sind nach wie vor E-Mails. Und zwar vor allem solche, die wie ein Ping-Pong-Ball hin- und herfliegen, zum Beispiel weil noch irgendwelche kurzen Fragen geklärt werden müssen. Der Produktivitäts-Beststeller-Autor Sascha Lobo rät daher, E-Mails hermetisch zu schreiben – und zwar, dass möglichst wenig fragen offen bleiben und das Gegenüber kein Interesse mehr daran hat zu antworten. Zum Beispiel, indem man auf Fragzeichen verzichtet, die beim Empfänger das Bedürfnis auslösen, zu antworten. Oder indem man Informationen so präzise wie möglich gibt, um lästige Rückfragen zu vermeiden. Aber auch indem man auf Plauderein, kleine Scherze und überhaupt Informelles verzichtet, die den Empfänger nur zum Weiterplaudern einladen. Alle Tipps zum hermetischen schreiben gibts in diesem imgriff-Beitrag.

Tipp 2: Arbeitsaufträge an Kommunikationspartner outsourcen:

Auch das eine gute Möglichkeit, viel Zeit zu sparen. Beispielsweise wollte ich kürzlich einen Sparvertrag mit der Deutschen Bank kündigen. Leider geht das nicht, wie bei diversen Online-Banken, per Mausklick sondern nur schriftlich. Dafür muss ich aber nicht nur ein entsprechendes Schreiben aufsetzen, sondern dieses dann auch noch zur Post bringen. Allerdings gelang es mir, dem Mitarbeiter von der Deutschen Bank klar zu machen, dass ein frankierter Rückumschlag zum Kundenservice gehört, der das Unternehmen von den Online-Banken unterscheidet. Ergebnis: Erheblich weniger Arbeitsaufwand!

Tipp 3: Kommunikationspartner zum richtigen Kommunikationskanal erziehen:

Dass man seine Kommunikations-Partner im Internet durchaus erziehen kann, sich so zu verhalten, wie man möchte, zeigt Luis Suarez, der als Wissens- und Community-Manager bei IBM arbeitet. Allerdings nicht in einem Büro, sondern im Home Office auf den Kanarischen Inseln. Vor mehr als drei Jahren beschloss Suarez, fortan ohne E-Mails zu leben. Um seine Mitmenschen davon abzubringen, ihm weiterhin E-Mails zu schicken, kündigte er sein Vorhaben groß an und antwortet fortan gar nicht mehr auf E-Mails. Seine Gesprächspartner wurden so gezwungen, andere Kanäle zu nutzen. Tatsächlich hat Suarez auf diese Weise die Zahl eingehender E-Mails um 95 Prozent reduziert.

Ich habe übrigens selbst etwas ähnliches gemacht: In meinem Blog fordere ich die Leser auf, Ihre Fragen nur noch in den Kommentaren oder im Forum zu stellen. Das hat zwei Vorteile: Ich muss nicht jede Frage einzeln per E-Mail beantworten. Davon haben wiederum andere Leser mehr, die vielleicht Informationen zum gleichen Problem suchen.

Die Sache kostet Mut

Das Problem ist allerdings: Die Sache kostet Mut. Weil die gesellschaftlichen Konventionen so sind. Weil man nicht unhöflich sein will. Weil man vielleicht auch etwas verkaufen will und Angst hat, der Kunde könnte abspringen. Mein Tipp: Testen Sie einfach mal die Reaktionen verschiedener Kommunikationspartner. Bei positivem Ergebnis machen Sie weiter. Aber nicht vergessen: Immer freundlich bleiben – Kunden erzieht man nicht, indem man schroff ist oder Allüren an den Tag legt!

Wenn Sie höflich und nonchalant an die Sache gehen, haben Sie gute Chancen, dass Ihr Vorhaben gelingt und ihnen sogar noch Respekt einbringt. Wie das geht, lesen Sie im zweiten Teil dieses Beitrags!

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Normalerweise habe ich keine Schlafprobleme. Doch gestern Nacht war alles anders. Gedanken raubten mir den Schlaf, Herzflattern inklusive. Eine Stimme sprach zu mir: „Du musst noch zwei Studienarbeiten fertig schreiben, 50 Prüfungsfragen und Antworten auswendig lernen, ein Thema für die Diplomarbeit finden und diese auch schreiben, Termine einhalten, Kurse konzipieren, bloggen, Aufträge akquirieren, Hochzeitsgeschenk suchen, und und und.“

Ich dachte, ich dreh’ durch. Und dann flüsterte die Stimme: „Beruhige dich, nimm einen Schluck Vodka.“ Kleiner Scherz, das sagte sie nicht. Das waren die Worte meines Freundes.

Studien belegen, dass man sich durch Multitasking mehr verzettelt als tatsächlich schneller voran zu kommen.

Eine Aufgabe nach der anderen sollte man erledigen. Aber wo anfangen, wenn alles gleich wichtig scheint? Und wie bringe ich diese Stimme aus dem Kopf, die ständig sagt, du musst dies und das? Freund Google soll mir dabei helfen, eine passende Anti-Stress-Methode zu finden. Auf zeitzuleben.de habe ich Diverses gefunden, was mir auch tatsächlich weiterhilft.

Planen

Zu grosse und unüberschaubare Aufgaben können entmutigen und tragen nicht zu einem gelungenen Wochenstart bei. Wir verwenden dann mehr Energie darauf, uns Sorgen darüber zu machen, dass wir scheitern werden, als darauf, die Arbeit effektiv und konzentriert zu erledigen. Es geht ja nichts über eine gute Planung: Feste Zeiten oder Tage für einzelne wichtige Aufgaben, andere für Administratives einplanen, z.B. (Ein Telefon-Tag, ein Kooperations-Tag, ein Schreib-Tag, ein Buchhaltungs-Tag etc.) Diesen Tipp nehme ich mir zu Herzen und plane seither meine Aufgaben schon eine Woche im Voraus und halte mich auch daran. Ok, kleine Verschiebungen sind erlaubt und manchmal unerlässlich. Erledigte Aufgaben abhaken, so behält man den Überblick und kann das gute Gefühl geniessen, etwas zu Ende gebracht zu haben.

Was auch helfen kann: Einen Tag lang akribisch Zeiten messen: Mit was verbringe ich eigentlich wie viel Zeit im Büro?  Bringt überraschende Erkenntnisse. Ich zum Beispiel verbringe zu viel Zeit mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails und lasse mich durch neu hereinkommende Post ablenken. Oft will ich nur einen kurzen Blick auf den Absender erhaschen, es könnte ja wichtig sein! Besser, Emails nur zwei – drei Mal am Tag abrufen, antworten wenn nötig, löschen, was man nicht mehr braucht. Die US-Wissenschaftlerin Gloria Mark hat eine Studie an zwei Büroangestellten einer High-Tech Firma durchgeführt. Ihr Ergebnis ist erstaunlich: Alle elf Minuten wurden die Probanden von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten – durch Telefon, Fax, E-Mail, SMS oder einem Kollegen mit Gesprächsbedarf.  Wer alle elf Minuten abgelenkt wird, ist nicht wirklich konzentriert bei der Sache.

Tipps, um der Kommunikationshölle zu entfliehen:

• Handy auf lautlos schalten und ausser Sichtweite aufbewahren. Erscheint erst schwierig, aber mit der Zeit vergisst man das Handy sogar.
• Bei Instant Messaging wie MSN oder Skype den Status auf beschäftigt oder offline setzen.
• Aus Facebook und Twitter ausloggen und nicht stündlich auf Neuigkeiten checken.
• Für mehrere Stunden, idealerweise für einen halben Tag, keine Anrufe entgegennehmen – auch keine internen.

Mach mal Pause


Wenn ich merke, ich verfalle wieder einmal dem Perfektionismus und will alles erledigt haben, mache ich eine Pause. Setze mich auf den Balkon, treffe Freunde, gehe shoppen (ja, auch das entspannt!). Und wenn ich dann ein paar Stunden später wieder meine Mails abrufe, hat sich das eine oder andere bereits erledigt. Und falls nicht, habe ich wieder genügend Energie und packe die Sache erneut an.

Kooperieren und interessieren

Ich kann nicht immer alles alleine lösen, auch wenn ich oft denke: „Wenn ICH es mache, geht es schneller“. Alles, was ich nicht selber erledigen kann oder will, wird delegiert oder gleich ausgelagert. Webdesign als Beispiel, warum selber rumfummeln, wenn es Leute gibt, die das von Grund auf beherrschen? So konzentriere ich mich auf meine Stärken und verliere keine Zeit mit Sachen, die am Ende nur frustrieren. Echtes Interesse hilft auch. Ein spannendes Buch legen wir ungern wieder weg. Interesse kann man wecken, auch wenn die Materie anfangs stinklangweilig erscheint. Da wäre ich wieder bei der Studienarbeit. Am Anfang fällt es mir unglaublich schwer die Studiendoku überhaupt anzuschauen. Mit der Zeit stellt sich jedoch eine Art Trance ein und der Stoff wird immer spannender. Etwas wirklich wissen wollen, kann auch interessant sein. Und je länger man sich mit einem Thema befasst, desto eher kann es faszinieren.

Und wenn sich die Stimme ab und an wieder in mein Hirn schleicht, folge ich ihrem Rat und trinke einen Schluck. Neeein, natürlich nicht. Ich lese diesen Artikel durch und befolge die Tipps.

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Nicht jede Sau verbessert die Welt
Um es vorweg zu nehmen: nein. Nicht jede Sau, die medial durchs Dorf getrieben wird, verändert gleich die Welt. Seiwert und sein Verlag wissen als Medienprofis natürlich, wie man Thesen möglichst plakativ verkauft. Denn neu ist das höchstens für diejenigen, die Zeitmanagement bislang lediglich als Mittel verstanden haben, um noch mehr Effizienz in immer weniger Zeit zu packen. Genau darum ging es aber nie. Vielmehr bestand der Sinn eines  guten Zeitmanagement schon immer darin, sich mehr Raum für die schönen Dinge des Lebens zu verschaffen. Oder hab ich da was falsch verstanden?

So neu sind Seiwerts Thesen also nicht – und sie zeichneten sich auch schon in früheren Werken ab, in denen es um Loslassen und Downshifting ging. Aber sie passen allemal gut in den derzeitigen gesellschaftlichen Trend: Weg vom immer mehr, immer schneller, immer hektischer – hin zu einer neuen Zeitkultur, in der man sich auf das Wesentliche konzentriert und die Dinge ein wenig gelassener sieht. Downshifting eben. Ein Trend übrigens, den Zukunftsforscher schon vor Jahren ausgemacht haben wollen.

Wie man das im hektischen Arbeitalltag erreicht, dafür hat Seiwert natürlich eine Lösung – und das ist das eigentlich Neue an seinem Buch: Der Zeitmanager hat sich die Frage gestellt: Warum haben manche Menschen überhaupt kein Problem mit Stress und Burn-out, obwohl sie Tag für Tag Höchstleistungen vollbringen? Und warum klappen andere bei ein wenig Stress sofort zusammen? Die Antwort: «Was Menschen wirklich ausbrennen lässt, hat nichts mit der Arbeitsbelastung zu tun, sondern mit dem Grad an Fremdbestimmtheit im Leben.»  Seiwerts Buch ist, «ein Plädoyer für ein selbstbestimmtes Leben.»

Wenns mal nur so einfach wäre
An dieser Stelle höre ich allerdings schon die Unkenrufe: «Klingt alles gut und schön mit Selbstbestimmung, aber in meinem Job ist das leider nicht so einfach.» Sozusagen stellvertretend dafür ist dem Burnout-Coach Markus Väth kürzlich der Hut hochgegangen:

Wie lange wollen wir uns eigentlich noch in dieser verlogenen Debatte winden, dass Arbeitnehmer die Alleinverantwortlichen für einen Burnout sind und selbst damit klarkommen sollen: mit einem «Stressmanagement», einem «Zeitmanagement». Oder sie sollten doch «einfach mal entspannen». Selten so gelacht.

Väth hat natürlich recht, wenn er  vor allem strukturelle Gründe für das Problem ausmacht. Und die Lösung, die er vorschlägt, klingt auch erstmal sehr vernünftig: Die Vergütungsziele von Managern an die Gesundheit der Mitarbeiter zu koppeln – schließlich sei es der Job von Managern, Arbeit optimal zu organisieren, ohne dass der Krankenstand das Unternehmen ruiniere. Aber: Mal davon abgesehen, dass in vielen Unternehmen offenbar immer noch die kurzfristige und unkluge Denke vorherrscht, ausgebrannte Mitarbeiter einfach durch frische zu ersetzen – wer in einer fremdbestimmten Arbeitssituation vor sich hin-burnoutet, dem hilft diese Forderung im Moment wenig, wenn die Chefetage sie nicht umsetzt. Dem hilft nur eines: Hilfe zur Selbsthilfe!

Hilfe zur Selbsthilfe
Wenn ich mich hinsetze und warte, dass die Führung des Unternehmens an meinem Problem etwas ändert, kann ich vermutlich lange warten. Ich muss selbst etwas tun – und das hat dann auch nichts damit zu tun, «dem Arbeitnehmer Schuldgefühle» einreden. Zum Beispiel einfach mal öfter freundlich, aber bestimmt «nein» sagen und die Grenzen aufzeigen. Damit es eben nicht passiert, dass der Chef denkt: «Ach der macht das alles brav, dann kann ich mich ja zurückziehen.» Die eigenen Ängste loswerden, was denn der Chef und die Kollegen sagen könnten, wenn man ihren Wünschen nicht gleich nachkommt. In Konfliktfällen nach gemeinsamen Kompromissen suchen. Sich selbst und auch anderen klar machen, was die eigenen Ziele sind, wo die Reise hingeht – denn dadurch gewinnt man auch entsprechend an Durchsetzungskraft. Selbstbestimmt leben eben!

Dazu gehört aber auch, loszulassen, wenn’s mal nicht so läuft. Kurioserweise verschwenden Menschen gerne unnötig Energien auf Dinge und Mitmenschen, die nicht so wollen wie man selbst – statt diejenigen zu beachten, die die Reise mit Freude mitmachen. Wenn die lieben Kollegen also trotz aller Kompromissvorschläge stur auf ihrem Kurs beharren, der Chef ein manipulativer Ausnutzer ist und die Mühlen im Unternehmen im Unternehmen einfach nicht besser mahlen – dann sollte man sich sogar überlegen, ob man nicht woanders bessere Alternativen findet. Mut zum Risiko gehört zum selbstbestimmten Leben eben auch dazu!

So soll es nicht werden: Misery Bear Goes To Work – eine BBC-Produktion

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