Kleiner Nachtrag zur neulich erwähnten Wiedervorlage: So ein “Tickler File” gibt es natürlich auch als Online-Anwendung (in der man allerdings keine Flugtickets oder ähnliches ablegen kann).

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MyTicklerFile heißt der Dienst ganz unzweideutig, die Basis-Version ist kostenlos, aber mit 15 “Ticklers” und 10 “Reminders” auch sehr dürftig ausgestattet. Die brauchbarere Variante (unbegrenzte Tickler-Zahl, 150 Reminder) kostet 5 Dollar im Monat bzw. 45 Dollar im Jahr. Schick, schnell und funktional, aber nicht eben günstig. Kennt jemand eine Alternative?

» MyTicklerFile.com

Will man seine digitale Fotosammlung unter Windows organisieren, kommt man im Grunde an Googles Freewareprogramm Picasa nicht vorbei. Wer das Programm noch nicht getestet hat, sollte das unbedingt bei Gelegenheit nachholen. Zum Mundwässrigmachen gibt es ein aktuelles ausführliches Review von Picasa auf netzwelt.de.

Das Fazit der Netzwelt:

Das Verwalten, Sortieren und Organisieren von Digitalfotos ist die Stärke von Picasa. Doch die Software ist deutlich mehr als nur reine Bildverwaltung. Die zahlreichen Optionen zur Bildbearbeitung und die nützlichen Funktionen für das Weitergeben von Bildern machen aus der Freeware einen echten Alleskönner. Nicht nur für Anfänger lohnt sich daher ein ausgiebiger Testlauf mit Picasa.

» netzwelt.de – Ordnung muss sein: Google Picasa im Test

» Offizielle Seite von Picasa

Was viele nicht wissen: Der Bootvorgang von Windows hängt unter anderem auch von eher Unverdächtigem wie den installierten Schriftarten ab.

Manche Programme bringen ihre eigenen Fonts mit und können den Schriften-Ordner von Windows im Laufe der Zeit ganz schön aufblasen. Unschön: Deinstalliert man irgendwann diese Programme, werden nicht immer die mitinstallierten Fonts entfernt. Und das Booten von Windows zieht sich unnötig in die Länge.

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Listen sind prima, und das PDF-Format ist auch prima. Wie man online PDFs erzeugen kann, wie man sie mit Passwortschutz versehen, Anmerkungen hinzufügen, wie man PDFs in iTunes verwalten und wie man sie mit einem Wasserzeichen markieren kann – das und mehr hat Gina Trapani bei Lifehacker.com in einer Liste aufgeführt:

» Top 10 PDF Tricks (Lifehacker.com, Gina Trapani)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Es könnte so schön sein. Ein langer Text ist zu schreiben, ein spannendes, aber komplexes Thema, etwas, das der vollen Aufmerksamkeit bedarf. Man setzt sich an den Laptop, der auf dem leeren Tisch steht, vor der weißen Wand, und fängt an zu formulieren …

Aber dann ist da das Lineal da oben und die Seitenränder und all die Formatierungsoptionsfenster und das aufpoppende Skype-Fenster und die Versuchung, mit dem Mauszeiger mal eben nach unten zu gleiten, um nachzusehen, ob eine neue Mail da ist; und da ist das Urlaubsfoto als Bildschirmhintergrund und der von Icons übersäte Desktop – und schon steht man auf, um sich einen Kaffee zu machen, vielleicht bringt der die erhoffte Konzentration.

Dabei ist die Lösung des Problems in wenigen Minuten heruntergeladen und installiert.

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Das erklärt uns Michael Hyatt:

• Im ersten Satz sagen, was man will. In Zeiten der überfluteten Inboxe (Inboxs? Inboxae?) will man sofort und ohne Umschweife wissen worum es geht. Es warten schließlich noch zig andere Emails auf Beantwortung.
• Nur eine Anfrage pro Email: Wer dem Empfänger ein abzuarbeitendes 10-Punkte-Programm schickt, das vom Umfang dem Bau des Hooverdamms entspricht, sollte sich nicht wundern, wenn dieser schaudernd die Bearbeitung nach hinten verschiebt.
• Die Email möglichst kurz halten. Auch hier wieder: Kurz und knackig. Hyatt empfiehlt in Anlehnung an David Allen die 2-Minuten-Regel. Die besagt, dass man eine Email beantworten soll, wenn die Antwort nicht länger als 2 Minuten dauert. Folglich sollte man mit Blick auf eine schnelle Antwort als Absender darauf achten, dem Empfänger das Einhalten dieses Zeitlimits zu ermöglichen. Zusätzlich empfiehlt Hyatt die 5-Satz-Regel: Nicht mehr als 5 Sätze in der Email. Benötigt man mehr, sollte man beispielsweise besser anrufen. Ganz so eng sollte man das aber meines Erachtens nicht sehen. Man kann es auch übertreiben.

Ein weiterer Tipp von mir, der eigentlich selbstverständlich sein sollte, ist ein möglichst aussagekräftiger Betreff . (Pseudo-)Witzige Betreffideen bitte für die private Korrespondenz aufheben. Auch hier wieder der simple Grund, dass der Empfänger schnellstmöglich die Mail einordnen kann. Je schneller und einfacher das möglich ist, desto wahrscheinlicher erhält man eine zeitnahe Antwort.

Welche Tipps habt Ihr für eine zeitnahe Emailkommunikation?

» Michael Hyatt: How to Get a Faster Response to Your E-mail

[via lifehack.org]

Wo wir gerade beim Schreiben per Hand sind, hier noch etwas Unproduktives zum Feierabend: So wie Master Chong sollte man sich vielleicht besser keine Notizen machen, denn das würde ein Meeting wirklich unnötig in die Länge ziehen.

Schön ist es trotzdem – oder gerade deswegen?

[via notebookism]

Mal etwas Spielerisches für den Wochenbeginn: Mit der Software LifeShaker können Mac-OS-X-Nutzer ihre To-Do-Liste etwas unkonventioneller als üblich führen.

Der Grundaufbau der Aufgabenverwaltung kommt bekannt vor. Man legt Projekte (“Goals”), einzelne Schritte (“Steps”) dieser Projekte und Kontexte (“Categories”) an, in denen die Projekte erledigt werden (etwa: Im Büro, am Telefon, im Supermarkt). Damit ist LifeShaker grundsätzlich auch GTD-konform. Das Besondere kommt erst danach:

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Diesmal unser Vorschlag fürs Wochenend-Projekt, zum Kaufen oder Basteln: Ein Wiedervorlagesystem für die 31 (oder weniger) Tage des Monats und die 12 Monate des Jahres.

Die Wiedervorlage ist ein wesentlicher Bestandteil der Methode von Getting Things Done (dort heißt sie “Tickler File”), aber keineswegs eine Erfindung David Allens. Zuhause habe ich einen geerbten Wiedervorlage-Ordner, der mir aus einer Zeit zu stammen scheint, in der Informations-Flut und überfüllte Postfächer noch kein so enormes Problem gewesen sein dürften.

Diese Modelle gibt es übrigens immer noch bei jedem gewöhnlichen Büromaterial-Dealer, sie heißen Pultordner und sind meist von 1-12, 1-31 oder 1-31 plus I-XII aufgeteilt. Die letzte Version entspricht den berühmten 43 Folders, dem GTD-Tickler-File: 31 Ordner für die Tage, 12 für die Monate.

Wofür benutzt man die Wiedervorlage?

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Oft verwendet man beim Verfassen von Emails und anderen Texten die ewig gleichen Textbausteine immer und immer wieder. Um dieses redundante Tippen zu minimieren, gibt es für Windows das kleine, sehr feine Freewareprogramm PhraseExpress.

Mit PhraseExpress lassen sich oft gebrauchte Phrasen leicht per Menü aus dem Systemtray heraus auswählen. Seien es simple Floskeln, Standardantworten oder Kontaktdaten. Alles ist schnell per Klick eingefügt.

Zusätzlich lassen sich Abkürzungen festlegen, die PhraseExpress automatisch vervollständigt. So wird aus ‘mfg’ beispielsweise ‘Mit freundlichen Grüßen’. Wahlweise zusätzlich mit Namen und Signatur. Eigene Phrasen lassen sich einfach und schnell erstellen.

Damit aber nicht genug. PhraseExpress bringt zusätzlich noch ein paar nützliche Funktionen mit:

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