Wer kennt sie nicht, die Angst vor dem weissen Blatt? Man hat die ersten Zeilen geschrieben, und schon kommt der Schreibfluss ins Stocken. Man schweift ab und lässt die Augen über Icons und Menus wandern. Die Gedanken sind jetzt überall, nur nicht dort, wo sie sein sollten: beim Text. Minimalistische Programme helfen, sich auf den Inhalt zu konzentrieren.

Wer oft Texte schreibt, kennt die Ablenkungsmöglichkeiten links und rechts vom Bearbeitungsfenster und all die verführerischen Funktionen, die Word & Co. bieten, um uns immer wieder abschweifen zu lassen. Dabei geht es in der Anfangsphase eines Textes nicht um die Darstellung, sondern um den Kern: was wir mit dem Text vermitteln wollen.

Hier kommen Programme zum Zug, die einen bei der Kreation von Texten unterstützen und (fast) alles, was mit der Darstellung zu tun hat, nicht nur ausblenden, sondern gar nicht erst anbieten. » weiterlesen

Vor ungefähr einem Jahr habe ich hier auf imgriff.com über die Eisenhower-Methode fürs Aufgabenmanagement geschrieben. In den Kommentaren habe ich anschliessend mit einigen Lesern darüber nachgedacht, ob wir die Methode mit Crowdfunding zu einer App machen könnten. Mittlerweile ist unabhängig von unserer Idee eine Eisenhower-App fürs iOS erschienen. Ich habe sie getestet.

Wie Du eisenhowerst

Das Eisenhower-Diagramm beruht auf der Erkenntnis, dass Aufgaben dringend und/oder wichtig, unwichtig und/oder nicht dringend sind. Demzufolge hat das Eisenhower-Diagramm zwei Achsen (wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend), aus denen sich vier Quadranten ergeben. In diese vier Quadranten lassen sich all Deine Aufgaben einordnen, und sofort weisst Du, wie Du damit umgehen musst:

• wichtig UND dringend – Quadrant 1: Sofort selber erledigen (anders gesagt: Deine To-Do-Liste für heute)
• wichtig, aber nicht dringend – Quadrant 2: Entscheide, wann Du diese Aufgaben als Nächstes erledigen wirst
• unwichtig, aber dringend – Quadrant 3: Aufgaben, die Du delegieren solltest (falls möglich)
• unwichtig, nicht dringend – Quadrant 4: direkt in die Tonne damit » weiterlesen

Die heute präsentierte App ist so simpel, dass sie eigentlich in zwei Sätzen erklärt wäre. Sie stellt aber einen wichtigen Schritt in Richtung papierloses Büro dar. Darum verdient «Ink» eine etwas ausführlichere Erwähnung.

Ich versuche, wann immer möglich papierlos zu arbeiten. Für die meisten Aktivitäten hat sich bei mir der Klassiker Evernote etabliert. Manchmal muss es aber mehr als reiner Text sein; wenn ich z.B. irgendetwas kurz visualisieren und skizzieren will. Auch für temporäre Notizen will ich nicht immer eine Evernote-Notiz anlegen. In solchen Fällen war bislang der Griff zum Notizpapier (oder im Restaurant zur Serviette) naheliegend. » weiterlesen

Ein kostenloses, genial einfach zu bedienendes Collaboration Tool, mit dem man Projekte effizient führt, und dank dem alle Beteiligten ihre Aufgaben, Dokumente usw. mit links im Griff behalten? Ja, aber…

«Nächste Woche wird mein Kollege Marcel Widmer Euch an dieser Stelle Anwendungsbeispiele für Trello präsentieren», kündigte Patrick Mollet am Freitag in seinem Blogpost über Trello an.

Was vielversprechend klingt, war weit schwieriger, als ich mir das ursprünglich gedacht habe: Einen Blogartikel schreiben über ein Tool, das einem – wie die Praxis zeigt – nicht besonders liegt, ist eine Herausforderung. Aber auch eine Chance, Pros und Contras wohlwollend-kritisch aufzuzeigen.

Vor- und Nachteile

Um es vorweg zu nehmen: Ich glaube nicht daran, dass die mittlerweile über 1 Million User von Trello längerfristig mit dem Tool arbeiten werden. Denn aus meiner Sicht überwiegen die Nachteile. » weiterlesen

Bis vor ein paar Wochen war mir Trello völlig unbekannt. Doch plötzlich taucht das Tool fast täglich irgendwo in einem Gespräch oder in einem Blog auf. Und ausnahmslos alle schwärmen davon, wie einfach und flexibel sich damit Projekte planen lassen. Was ist da dran?

Im Kern ist Trello nur eine Sammlung von Listen, die wiederum verschiedene Karten enthalten. Startet man ein neues Board, schlägt Trello die drei Listen «To Do», «Doing» und «Done» vor. Damit erhält man schon den Rahmen, um Trello beispielsweise als Tool für «Personal Kanban» anzuwenden.

Jetzt aber nur von einer weiteren Aufgabenverwaltung zu sprechen, greift zu kurz und wird Trello nicht gerecht. Denn die Standardlisten lassen sich natürlich umbenennen bzw. löschen und durch eigene Listen ersetzen. Damit wird Trello zu einem flexiblen und mächtigen Planungswerkzeug. » weiterlesen

Was in Unternehmen längst Alltag ist, mag im privaten Bereich auf den ersten Blick vielleicht noch etwas sonderbar scheinen: das Abstimmen und Teilen von elektronischen Kalendern. Wie wir das in meiner Familie lösen und wie einfach das geht? Ein Praxisbericht.

Sobald mehrere Personen bei der Festlegung von Terminen involviert sind und der Abstimmungsbedarf zunimmt, helfen elektronische, synchronisierte Kalender enorm. Das gilt für Projektteams und Abteilungen in Unternehmen genauso wie für Organisationen und Gruppen im öffentlichen oder privaten Bereich.

Dieses System lässt sich auch ausgezeichnet in Familien nutzen. Dabei geht es – anders als in Unternehmen – nicht darum, gemeinsame Termine der Familienmitglieder untereinander festzulegen (das schaffen wir zum Glück noch immer ohne Planung), sondern die Termine ausserhalb der Familie auf jene der anderen Familienmitglieder abzustimmen.

Meine Familie musste lange mit den Nachteilen von Zeitplanbuch, Wandkalender & Co. leben. Bis wir eine auf den ersten Blick ungewöhnliche Lösung gewagt haben. » weiterlesen

Heute beschäftigen wir uns mit dem Lernen von Shortcuts - einem grundlegenden Thema der Produktivitätssteigerung. Wenn wir Tastaturkürzel verwenden, steigern wir unsere Effizienz markant, denn alles geht plötzlicher schneller von der Hand. Die Computermaus können wir getrost entsorgen.

Alle Bemühungen, fokussierter zu arbeiten, bringen nichts, wenn gleichzeitig unnötig Zeit am Computer verplempert wird. Es ist frustrierend zu sehen, wie ineffizient gewisse Arbeitskollegen und Freunde mit der Tastatur und der Computermaus hantieren. Oft wären die grundlegenden Tastaturkürzel zwar bekannt (beispielsweise strg+s bzw. ctrl+s bzw. cmd+s zum Speichern), aber es wurde nie zur Gewohnheit, konsequent mit Shortcuts zu arbeiten. » weiterlesen

Nachdem wir letzte Woche mit Mailstrom eine Sortierhilfe für die Inbox vorgestellt haben, ist heute Cloze an der Reihe: Cloze verwendet einen Algorithmus, um E-Mails und Interaktionen auf Social Networks zu analysieren und in einem intelligenten Feed darzustellen. Was die App alles ermittelt, ist faszinierend – und erschreckend zugleich.

Aktuell gibt’s einen regelrechten Hype um Apps und Tools, die bei der Bewältigung der Mailflut behilflich sein wollen. Bekanntestes Beispiel ist die Mailbox-App, welche diese Woche für 50-100 Millionen Dollar (je nach Quelle) von Dropbox gekauft wurde. Cloze geht noch einen Schritt weiter: Das Tool integriert zusätzlich die Feeds von Facebook, Twitter sowie LinkedIn und will dem User die Kontrolle über die verschiedenen News-Quellen zurückgeben.

Der Cloze Score

Nach dem Login kann man mehrere Mail-Accounts hinzufügen und Cloze den Zugriff auf Facebook, Twitter und LinkedIn erlauben. Bei mir wurden 21’785 Nachrichten (seit 2009) indexiert und analysiert, 5’201 Kontakte importiert und 72 «Key People» identifiziert. » weiterlesen

Inbox Zero ist für Viele ein unerreichbares Ziel. Andere argumentieren, dass es in Zeiten von fast unlimitiertem Speicherplatz und intelligenten Suchfunktionen keinen Grund gibt, überhaupt irgendeine E-Mail zu löschen. Viele haben aber auch einfach schlicht vor ihrer eigenen Inbox kapituliert. Mailstrom macht es sich zur Mission, diesen Mailchaoten eine Sortierhilfe zu bieten.

Nach der Registrierung bei Mailstrom müssen in einem ersten Schritt die zu verwaltenden Mail-Postfächer hinzugefügt werden. Mailstrom kann nur IMAP-Konten verwalten, keine POP-Konten. Daraufhin werden die Postfächer analysiert, was im Test zwei Tage in Anspruch genommen hat. Künftig soll dies in Sekundenschnelle geschehen, aber gemäss Unternehmensangaben ist momentan der Andrang sehr hoch. » weiterlesen

Um grobe Fehler auszumerzen, sind Tools für die Rechtschreibprüfung eine grosse Hilfe. Sogar auffällige stilistische Unschönheiten kann ein Tool erkennen. Wenn’s jedoch um die Feinheiten und um Komplexes geht, ist das menschliche Auge unabdingbar.

Zum Schreiben in leicht lesbarer Sprache haben wir bei imgriff.com ja schon einiges zu sagen gehabt: «So wird die Hausarbeit auch sprachlich schön» und «9 Tipps für lesefreundliche Texte». Das Browsertool leichtlesbar.ch wurde von uns ebenfalls rezensiert. Im letzten Teil meiner Serie über wissenschaftliche Arbeiten habe ich erwähnt, dass man sich dank Software banale Fehler ersparen kann. Nun habe ich mir Gedanken gemacht, was Software beim sprachlichen Korrigieren leisten kann – und was eben nicht.

Rechtschreibung und Grammatik: Korrektur in Word und OpenOffice

Bei Schreibtools werden die meisten erstmal an die Rechtschreibkorrektur von Word, OpenOffice Writer oder anderen Textverarbeitungsprogrammen denken. In der Tat können einem die Rechtschreibkorrektur-Module von Word, OpenOffice oder LibreOffice einige unangenehme Schreibfehler ersparen. Zur Grammatik-Korrektur bringt Word ein eigenes Modul mit, bei OpenOffice/LibreOffice muss die grammatische Überprüfung als Plugin nachgerüstet werden: etwa die Duden-Rechtschreibprüfung oder das kostenlose Language Tool. » weiterlesen