Wer kennt das nicht? Man will schnell jemanden anrufen und braucht dafür trotzdem mehrere Klicks. Jeff Brodericks schafft Abhilfe, indem er Dir ein Kurzwahl-Icon auf Deinen Homescreen einrichtet. Dabei kannst Du zwischen einem Shortcut für SMS oder Telefon für eine bestimmte Nummer wählen. Du musst nur diese Webseite von Jeff Broderick mit Deinem iPhone aufrufen. Das sieht dann so aus:

Der Rest ist einfach:

• Namen für den ShortCut eingeben
• Nummer eingeben und auswählen, ob Anruf oder SMS
• Icon aussuchen
• ShortCut erschaffen

Wenn Du dann auf diesen Shortcut klickst, wirst Du gefragt ob Du die angegebene Nummer anrufen willst. Anrufen klicken und schon wirst Du verbunden. Als Ehemann mit 12 Jahren Ehe-Erfahrung kann ich euch sagen, dass das Anrufen meiner Auserwählten in gewissen Situationen gar nicht schnell genug gehen kann. Diese Kurzwahl ist also aus meiner Sicht eine nützliche Sache!

» via mac-business-coaching.de

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Das Evernote-Blog und Userforum

Evernote im Web

Aber nicht nur bei Evernote selbst finden sich viele interessante Blog-Artikel zum Thema:

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Um das noch schneller hinzukriegen, empfiehlt sich die Einrichtung eines Shortlinks. Das geht ganz einfach, so ein Forum-Post bei OmniFocus. Indem Du «omnifocus:///add» in Deinem iPhone-Browser eingibst, hast Du diesen Shortlink geschaffen. Dann musst Du ganz unten auf Teilen klicken und dort «Zum Homescreen zufügen» auswählen. Fertig!

Damit das ganze noch schicker aussieht, gibt’s im Forum noch zwei verschiedene Links mit Icons für Deinen Homescreen. Wenn Du diese auf Deinem iPhone installieren willst, musst Du diesen imgriff.com-Artikel auf Deinem iPhone aufrufen und dann auf jenes der unten stehenden Icons klicken, das Dir besser gefällt. Im nächsten Screen dann unten auf dem Bildschirm «Teilen» auswählen und dort «Zum Homescreen zufügen» auswählen.

Bei mir sieht das dann auf dem iPhone so aus:

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Getting Things Done: Aufgaben mit Dokumenten verknüpfen Aufgaben mit dazugehörigen Dokumenten verknüpfen - diese Funktionalität fehlt bei den meisten Aufgabenplanern. Der neue «Notiz-Link» von Evernote ermöglicht einen eleganten Workaround; hier aufgezeigt an der Kombination mit OmniFocus. (29. August 2011) Umfrage: Smartphone-Einsatz auf dem Klo 75% der befragten US-Bürger nutzen ihr Smartphone auf dem angeblich stillen Örtchen. Wie sieht das bei uns aus? (31. Januar 2012) Getting Things Done: Der Wochenrückblick (Teil 2) «Learning is the main driver for productivity» meinte der finnische Twitter-Nutzer Esko Kilpi. Der Wochenrückblick ist der Lernschritt in Getting Things Done: anhalten, zurückschauen, beurteilen und planen. (17. Januar 2012)

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Wenn Du Dateien mit anderen Leuten teilen willst, ist das gar nicht so einfach. Du kannst eine Mail schicken, aber was, wenn Du nicht von allen die Mail-Adressen hast oder Deine Datei ziemlich groß ist? Der Webservice Droplr setzt an dieser Stelle an.

Wie Droplr funktioniert

Droplr behauptet von sich selber, das einfachste Tool im Web zu sein, mit dem Du Dateien teilen kannst. Das können Bilder, Notizen, Word-Dateien sein. Die Größe einzelner Dateien ist für kostenlose Nutzer auf 25MB beschränkt. Droplr ist umsonst und bietet für jeden Nutzer 1GB kostenlosen Speicherplatz. Du kannst Droplr im Web benutzen, per Drag-and-Drop. Oder Du lädst das Droplr-Programm für Mac OS, Windows oder iPhone herunter.

Am einfachsten und schnellsten nutzt Du droplr aber direkt im Browser. Das geht sogar anonym, ohne Dich bei Droplr zu registrieren und einzuloggen:

Wenn Du eine Datei per Drag’n'Drop in Droplr ablegst, wird sie hochgeladen.

Der Upload ist nicht der schnellste, war mein Eindruck, aber das kann ja auch an allen möglichen anderen Dingen liegen. Danach erhältst Du einen verkürzten Link zurück, den Du dann mit Deinem Ziel-Publikum für diese Datei teilen kannst. Einige Dienste werden gleich angeboten:

Die Datei wird im Browser angezeigt, in einem simplen, schönen Interface. Der im Bild zu sehende Link führt zu einem Foto eines Kinderzimmers, das mit Produkten von Lieblingskaro eingerichtet ist. Diese Art von Foto zu teilen, wäre eine mögliche Anwendung. In Facebook hat jemand vor kurzem eine schriftliche Absage eines Politikers geteilt, der sich nicht in der Lage sah, mit einigen Unternehmens-Gründern in seiner Gemeinde zu treffen. Weil der Ton des Schreibens lustig war, gab es Grund zum Teilen. Weil mir die Art des Teilens gefiel, musste ich Droplr testen.

Wie gesagt, das hier war ein anonymer Upload. Wenn Du Dich bei Droplr registrierst, bietet das den folgenden Vorteil: Du bekommst alle Deine Uploads und ihre Links wie in einer Galerie zu sehen. Das Schönste an Droplr ist aber die einfache Bedienung, ohne Dich einloggen zu müssen. Generelle Vorsicht beim Upload von datenschutztechnisch relevanten Dateien ist empfohlen.

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Remote Mouse macht das Telefon zur Maus. Dank der App lässt sich ein Mac OS- oder Windows-Computer per Android Phone steuern. Damit lassen sich, so der Entwickler, etwa Präsentationen in einem Meeting bequem per Smartphone steuern, ohne eine tisch- und eventuell kabelgebundene Maus verwenden zu müssen. Neben den üblichen Maus-Bewegungen steht auf dem Smartphone auch eine vollständige Tastatur zur Verfügung, über die der Computer gesteuert werden kann.

Neben der App, die auf dem Smartphone installiert werden muss, installiert der Nutzer eine entsprechende Server-Anwendung auf dem Computer. Der Remote Mouse-Server wird ebenfalls kostenlos zur Verfügung gestellt und läuft auf Windows XP, Vista und 7 sowie auf Mac OSX Snow Leopard und Lion.

Tool Time: Wir stellen Software-Tools und Webdienste aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

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To Do-Apps und digitale Aufgabenverwaltungs-Systeme – ich liebe sie. Die grossen habe ich alle ausprobiert, Remember the milk, Things, Omnifocus, Wunderlist und in einem früheren Leben sogar Outlook. Egal, für welches Tool man sich entscheidet, es sind allesamt nützliche Tools: Sie sind mein digitales Gehirn, sie lassen mich auf raffinierte Weise grosse Mengen an Informationen verwalten und erlauben in ihren jüngsten Inkarnationen die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen – mit dem Berliner Wunderkit ist das Aufgabenmanagement definitiv «social» geworden – das Facebook für Produktivität hat es Kollege Martin genannt.

Sie funktionieren nicht

Die unterschiedlichen Systeme haben allesamt ihre Anhänger, verschiedene Features und Eigenheiten. Der Markt bietet eine unerschöpfliche Vielfalt an Tools, in jeder Preisklasse, für jeden Arbeitsstil und jedes Betriebssystem. In meiner App-Karriere haben aber alle eine Gemeinsamkeit an den Tag gelegt: Sie funktionieren nicht. Mit «sie funktionieren nicht» meine ich ihre ganz ursprüngliche Aufgabe: Mir dabei zu helfen, meine Aufgaben erledigt zu kriegen. Nach meiner Beobachtung hat das verschiedene Gründe: Meine Daten und Aufgaben zu pflegen ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand – und wächst mit der steigenden Zahl an Möglichkeiten und Features des Tools. Die Komplexität nimmt zu.

Noch viel hemmender aber: Die Zahl meiner Aufgaben in diesen Tools bewegt sich konstant zwischen 50 und 100 Aufgaben. Das ist normal und auch nicht weiter besorgniserregend. Bloss unübersichtlich. Und diese Unübersichtlichkeit führt zu Lähmung: So viele Aufgaben, wo fange ich bloss an? Meine leider viel zu häufige Antwort auf die Frage lautete: Gut, dann muss ich die Aufgaben reorganisieren. Neue Prioritäten setzen. Die Termine aufeinander abstimmen. Etceterea pp. Im schlimmsten Fall gab es nur noch eine Lösung: Ein neues Tool musste her. In einem Wort: Prokrastination.

Das fehlende Puzzleteil

Mir fehlte ein Stück in meinem Aufgabenverwaltungssystem. Ein kleines Puzzleteil, das mir helfen würde, Aufgaben eben nicht nur zu verwalten, sondern tatsächlich erledigt zu kriegen. Geholfen hat mir am Ende ein alter Bekannter, an Einfachheit nicht zu übertreffen: Der gemeine Post it-Zettel. Die Haftzettelchen verwende ich abends, um mir für den kommenden Tag meine To Do-Liste zusammenzustellen. Ausgangspunkt ist meine «grosse» elektronische Aufgabenverwaltung, zur Zeit Omnifocus, sowie ein Blick in den Kalender: Wieviel Zeit bleibt morgen neben Meetings und anderen Terminen zum «Arbeiten»? Post its haben einige Vorteile: Der Platz darauf ist beschränkt. Ich komme nicht in Versuchung, mich zu «überbuchen» und mir zu viele Aufgaben vorzunehmen. Die Regel ist, nur einen Zettel auszufüllen, zwei sind nicht erlaubt. So bleibt es in der Regel bei fünf bis sieben woh lpriorisierten Aufgaben. Der grösste Nutzen zeigt sich dann aber am kommenden Tag, wenn es darum geht, das Zettelchen abzuarbeiten: 1A-Fokus.

Unbedingter Fokus

Die kurze Liste mit fünf bis sieben Items lässt mir keine Wahl, was ich zu tun habe: Einfach den nächsten Punkt abarbeiten. Ich verschwende keine Sekunde mit der Frage, was als nächstes erledigt werden muss. Mehr oder weniger im Autopilot arbeite ich meine Liste durch. Erstaunlicherweise ist die zeitliche Einschätzung vom Vorabend meistens sehr präzise. Häufig bin ich sogar zu früh mit der Liste durch. Das führt zu der sehr befriedigenden Situation, sogar noch mehr erledigt zu kriegen als ich mir vorgenommen habe.

Für neue Aufgaben, die während des Tages reinkommen, verwende ich nach wie vor Omnifocus. Das Tool bietet eine praktische Schnellerfassungs-Option; mit einer einfachen Tastenkombination kann ich neue Aufgaben rasch erfassen und in den elektronischen Posteingang legen. Zu einem späteren Zeitpunkt ordne ich sie dann dem richtigen Projekt zu, terminiere sie und ergänze sie um allfällige Notizen oder Beilagen.

Ich habe lange Zeit nach einer Möglichkeit gesucht, meine Aufgabenverwaltung «zum Fliegen zu bringen» – das Post it hat sich erstaunlicherweise als das perfekte Instrument dafür erwiesen. Ich bin nicht sicher, ob die Handschriftlichkeit noch was dazu beiträgt – viele Autoren verweisen auf «höheres Commitment» oder bewusstere Arbeit, wenn man solche Dinge von Hand erledigt. Ich kann mir gut vorstellen, das es einen Einfluss hat, bin mir aber nicht so sicher. Auf jeden Fall ist es sehr praktisch, ich suche deshalb auch kein elektronisches Pendant wie Sticky Notes.

Welche Erfahrungen habt Ihr mit den «grossen» Systemen gemacht? Funktionieren sie oder benötigt ihr ebenfalls noch Ergänzungen?

Artikelbild: Miel Van Opstal bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Letztes Jahr habe ich hier über das «Narrating your work»-Experiment berichtet, das Ausbildungsspezialist Hans de Zwart bei Shell durchführte: Eine Gruppe von 18 Mitarbeitenden berichtete während einigen Monate über ihre tägliche Arbeit: Tägliche oder wöchentliche Postings darüber, was sie erledigt haben, wen sie getroffen haben oder welche Hindernisse ihnen über den Weg gelaufen sind. Hans de Zwart hat dafür die Microblogging-Plattform von Yammer eingesetzt.

Hans’ Ziel war herauszufinden wie solche Methoden dazu beitragen können, die Performance von virtuellen Teams zu steigern. Nach einigen Monaten hat Hans den Versuch mit einer kleinen wissenschaftlichen Untersuchung beendet.

Teamspirit und konkrete Unterstützung

Im Durchschnitt haben die Mitarbeitenden pro Tag rund 5 Minuten mit dem Schreiben von Updates verbracht, 5 Minuten haben sie gelesen. Obwohl der Zeitbedarf also nicht riesig war, gaben einige der Beteiligten in der anschliessenden Befragung an, dass Zeitmangel eher ein limitierender Faktor gewesen sei. Über 80% der Beteiligten gaben an, mehr Einblick in die Arbeit anderer bekommen zu haben, damit hat sich für die meisten auch das Gefühl der Verbundenheit zum Team erhöht. Als sehr praktisch und hilfreich beurteilten die Teilnehmer den so generierten Inhalt auf Yammer – sie stuften ihn als nützlich für die tägliche Arbeit ein. Insbesondere die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise Fragen stellen zu können und rasch Antworten dazu zu erhalten wurde sehr geschätzt. Kurze Statements erwiesen sich eindeutig am beliebtesten, ausserdem wurden sie gerne zeitnah gelesen.

Empfehlungen zum selber machen

Hans hat aus seinem kleinen «Grassroots»-Experiment einige Empfehlungen abgeleitet: Ein «Narrating your work»-Ansatz sollte nicht obligatorisch sein. Bei seinem Versuch war es das, diese Verpflichtung wurde nicht besonders geschätzt. Ausserdem sei es für alle wichtig, aus dem Vorhaben rasch eine tägliche oder wöchentliche Routine werden zu lassen – die Kraft der Gewohnheit. Hier könne man sich durchaus auch sehr gut gegenseitig unterstützen. Eine dritte Empfehlung von Hans ist, kleine und grosse Gruppen zu schaffen: «All company»-Gruppen sind sehr hilfreich, daneben brauche es aber auch kleinere Gruppen, die einen privateren Rahmen schaffen würden.

Artikelbild: Abraham Williams bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Serientermin am Freitag Nachmittag

Mein Wochenrückblick findet am Freitag Nachmittag statt. Dafür habe ich mir in Outlook einen Termin eingerichtet, der mich jede Woche um 14:30 Uhr daran erinnert, den Wochenrückblick zu erledigen. Das muss ich nicht gleich um 14:30 Uhr machen, es ist viel mehr eine Erinnerung, dass der Wochenrückblick noch vor dem Freitags-Feierabend stattfinden sollte.

In GTD-Tool Omnifocus habe ich mir für den Wochenrückblick ein eigenes Projekt eingerichtet. Das Projekt selber und alle seine Aufgaben sind als Serien-Termin für jeden Freitag eingerichtet. Zusätzlich zur Outlook-Erinnerung tauchen also Freitag Nachmittag immer diese roten Zahlen auf meinen Omnifocus-Icon im Dock auf. (Weitere Artikel zu GTD-Tools finde sich hier.)

Ist der Wochenrückblick erledigt und sind alle einzelnen Aufgaben erledigt, wird das Projekt «Wochenrückblick» in Omnifocus als «abgeschlossen» gekennzeichnet. Es taucht dann in einer Woche wieder auf. Hier ein Screenshot, wie mein Wochenrückblick in Omnifocus aussieht:

Die Inhalte meines Wochenrückblicks

Ich habe mir meinen Wochenrückblick in 3 Kategorien unterteilt:

1. Werde frei - da wird alles Offene eingesammelt: Was liegt an Aufgaben und Erinnerungszetteln, an Briefen und anderem Zeugs auf meinem Schreibtisch herum? Was will ich weiter verfolgen, was kann ich wegschmeißen, weil bereits erledigt oder überholt? Sind in Outlook alle Posteingänge meiner verschiedenen Mail-Konten leer? Habe ich alle Ideen, die ich in der letzten Woche hatte, im Posteingang bei Omnifocus gesammelt?

2. Werde aktuell - da wird gecheckt, ob alle bereits eingegebenen Projekte voranschreiten: Ist mein Posteingang in Omnifocus mit Terminen versehen, falls nötig, und auf die verschiedenen Projekte verteilt? Sind die neuen Aufgaben richtig getaggt (z.B. mit dem Kürzel eines Kollegen, falls es eine delegierte Aufgabe ist)? Habe ich alle meine Projekte gecheckt, ob sie voranlaufen, ob alle Termine eingehalten werden? Dies lässt sich am besten auf dem iPad erledigen, weil Omnifocus da einfach eine bessere Bedienbarkeit zeigt.

Wichtig ist auch, mir den Kalender der nächsten zwei Wochen anzuschauen. Oft fällt mir dann auf, dass die nächsten zwei Wochen bereits voller Termine sind und deswegen weniger Zeit für die Abarbeitung der offenen To Dos bleibt. Das sagt mir also gleich, wie ehrgeizig ich die nächsten beiden Wochen verplanen kann.

Auch ganz wichtig: Prüfen, wie es um die Aufgaben steht, die in «wartet auf…» eingeordnet wurden. Da landen alle delegierten Aufgaben. Wenn Du Aufgaben delegierst, ist es immens wichtig, ihre Erledigung zu kontrollieren – sonst kann es sein, dass Du und Dein Kollege «vergessen», dass es diese Aufgabe gibt. Zu guter Letzt schaue ich mir dann noch in Outlook die beiden Postfächer TO DO und Next Action an, in denen ich verschiedene Mails sammle, um meinen Posteingang leer zu halten. Auch dort will ich sicherstellen, dass alles voran geht und nicht grundlos liegen bleibt.

3. Feier die Vergangenheit - da schaue ich mir an, was ich in der letzten Woche erledigt habe. Dafür gibt es in OmniFocus eine Ansicht für erledigte Projekte, die so eingestellt ist, dass die Projekte und Aufgaben der letzten vier Wochen angezeigt werden. Zum einen kann ich hier checken, ob irgendwas fälschlicherweise als erledigt gekennzeichnet wurde, zum anderen mich einfach daran berauschen, wie viel ich geschafft habe und wie viele Affen jetzt nicht mehr auf meiner Schulter hocken. Und genau darum geht’s doch, oder?

Weitere Informationen und Erfahrungen

Gary Slinger hat sich vor einiger Zeit Gedanken darüber gemacht, was alles in einen Wochenrückblick gehört. Seine Sicht hat er in einer (englischsprachigen) Mindmap zusammengefasst, die man sich auf seinem Blog anschauen kann. Zen To Done ist eine deutschsprachige Google Group rund um die «minimalistische» Version des verbreiteten Produktivitätsansatzes Getting Things Done. Hier wird unter anderem der optimale Zeitpunkt für einen Wochenrückblick diskutiert.

» zum Teil 1 dieses Artikels

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500 bunte Bleistifte und poopoopaper

Im März sorgte ein Bleistiftspitzeraufsatz für Bohrmaschinen für Aufsehen – den braucht man wahrscheinlich aber auch , wenn man 500 bunte Bleistifte besitzt, die eine japanische Firma in einer Art Abo anbot. Im September durfte ich die Erfahrung machen, dass poopoopaper aus Elefantendung doch nicht ganz geruchlos ist.

Das erste, was man in der Regeln von einem Notizbuch sieht, ist der Einband. Die Bandbreite an Einbänden ist mittlerweile gigantisch,vom Kuhfell über Linoleum , von buntem Leder bis zum Einband aus antiquarischen Büchern war alles dabei. Das Thema Nachhaltigkeit spielt auch in der Notizbuchwelt eine zunehmende Rolle, so dass es konsequenterweise auch einige Einbände aus diesem Bereich gibt.

Schönetagebox und lächelnde Kalender

Kalender sind die nächsten Verwandten der Notizbücher. Und wenn es nach der Artikelbeliebtheit geht, waren Kalender 2011 ein großes Thema. Eine interessante Spielereien war der Metermaßkalender. Mit Abstand die meiste Resonanz fand aber der Unendliche Karteikartenkalender zum Selbermachen. Wer dazu zu faul ist, kann sich die Schönetagebox zulegen. 365 Blätter mit unterschiedlichen Farben besitzen der Niggli Farbkalender und der TimeCube - für alle, die es bunt mögen. Wer jeden Tag mit einem passenden «Smiley» Bilanz ziehen möchte, sollte sich den lächelnden Kalender anschauen.

Neues von Moleskine

Doch zurück zu den klassischen Notizbüchern. Der internationale Star am Notizbuchhimmel ist wohl immer noch Moleskine, die 2011 ein bewegtes Jahr hatten. Es gab einen interessanten Artikel zur Markenbildung von Moleskine und es kamen eine Vielzahl neuer Produkte auf den Markt. Neben eigenen Stiften und Taschen gab es auch Neuerscheinungen in limitierter Auflage wie etwa das Star Wars Notizbuch.

Knapp an einem PR Gau schrammte der Weltmarktführer im Oktober vorbei als ein Aufruf an Designer in aller Welt, doch ein Logo für das Moleskine Blog moleskinerie.com zu entwerfen, als Ausbeutung empfunden wurde. Die Community war entrüstet und Moleskine reagierte mit einer Entschuldigung und geänderten Wettbewerbsbedingungen. Mittlerweile ist das Thema fast schon wieder vergessen.

Rührige deutsche Hersteller

Erstaunlich ruhig war es rund um den anderen «Global Player», paperblanks. Es gab einige Neuheiten, aber alles in allem keine spektakulären Ereignisse. Die großen bekannten deutschen Hersteller X17/X47, brandbook, Leuchtturm1917 und Sigel waren in 2011 dafür besonders aktiv. Für X17 gibt es jetzt Lesebändchen und die neuen X-Notes sind ein Renner. Die X17-Kunsthalle hat unlängst sogar ihren ersten Geburtstag gefeiert! Dort kann man eigene Cover entwerfen und hinterlegen und anderen anbieten. 

Bisher nur auf dem Markt der Geschäftskunden unterwegs, begann brandbook gegen Ende des Jahres damit, die ersten Bücher in Einzelauflage für das breite Publikum zu verkaufen. Wieviele Fans habe ich deswegen «endlich!» stöhnen hören. Nach der überwältigenden Resonanz in der Presse wurde das
Swop Book ein Verkaufsschlager und auch das neue Mixtape-Buch zeigt, was man noch von brandbook alles erwarten kann.

Einbandfarben und Designerbücher

Leuchtturm1917 machte eine große Umfrage zur beliebtesten Einbandfarbe und es sind erste Varianten eines Lesejournals aufgetaucht, das offensichtlich die Produktpalette der Hamburger Firma erweitern soll. Sigel ist seit 2011 verstärkt im Bereich Social Media aktiv, kann aber auch mit einigen neuen Designs aufwarten. Die Sigel conceptum design-Reihe war ebenso neu wie die Bücher, die in Kooperation mit Jette Joop auf den Markt kamen.

Warum wir Papier lieben..

Ich weiß nicht genau, warum wir Papier lieben und ob die digitale Welt die analoge Welt verdrängen wird, was bei Kalendern heute schon zu beobachten ist. Aber eines weiß ich sicher: Das Thema Papier und speziell Notizbücher erleben immer noch eine Renaissance. Vielleicht finden sie gerade jetzt in Konkurrenz zur zunehmenden Digitalisierung der Welt erst zu ihrer eigentlichen Bestimmung. Als Gegenpol zur Beschleunigung, als wohltuender Anachronismus zur Erdung der Gedanken.

Ich freue mich auf das neue neue Jahr 2012 und wünsche mir, dass wieder ein paar Menschen mehr die Lust am handschriftlichen Schreiben in Notizbüchern neu entdecken. Die kalten Wintertage sind ein guter Anlass, damit anzufangen!
In diesem Sinne allen ein frohes Fest und einen guten Start in das neue Jahr 2012!

(Artikelbild: Dvortygirl bei flickr.com)

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Es gibt Menschen, die können ohne Social Media nicht mehr leben. Und das nicht, weil sie süchtig geworden sind, sondern weil Social Media-Tools fester Bestandteil ihrer beruflichen oder privaten Kommunikation geworden sind. Die Hamburger Personal- und Social-Media-Agentur Atenta beispielsweise wickelt ihre gesamte interne Kommunikation über das Microblogging-Tool Yammer ab und nutzt Facebook-Gruppen fürs Projektmanagement. Jan Rothenberger hat vor einigen Tagen hier beschrieben, wie unser Verlag, die Blogwerk AG, Social Media für die tägliche Arbeit einsetzt.

Aber auch private Geburtstagseinladungen, Partys oder treffen mit Freunden werden von vielen Menschen zum Beispiel über Facebook-Einladungen organisiert. Weil es schneller und praktischer ist, als ständig E-Mails hin- und herzuschicken. Trauriger Nebeneffekt: Wer nicht bei Facebook ist, bekommt davon einfach nichts mit.

Mit technischen Tools lassen sich zum Beispiel auch E-Mails intelligent verwalten – etwa mit Courteous.ly, ein Service den Thomas hier bei imgriff beschreibt. Wenn ich den Service, der bislang ohnehin nur mit Google-Mail, funktioniert, selbst nicht nutze, gefällt mir doch die Idee, Nachrichten nicht einfach rauszuhauen, sondern sich vorher zu «erkundigen», ob es dem Empfänger jetzt gerade passt. Sicher ein Schritt in die richtige Richtung.

Aufzählen könnte man sicher noch viele weitere Tools – mir geht es eher um einen generellen Überblick: Wie arbeiten wir effizient mit Social Media? 8 Tipps im Überblick!

Tipps fürs effiziente Arbeiten mit Social Media

1. E-Mails und persönliche Nachrichten sind immer noch der größte Zeitfresser. Wer ständig mit Lesen und beantworten beschäftigt ist, gerade auch unterwegs, stresst nicht nur sich selbst, sondern unterbricht auch immer wieder seine Konzentration. Was hilft: E-Mails nur ein oder zweimal am Tag checken. Oder gleich einen No-E-Mail-Day einführen. Und: Wer keine E-Mails auf dem Handy haben möchte, sollte auf ein Smartphone verzichten.
2. Benachrichtigungen ausschalten: Ständig blinkt es irgendwo am Computer, das Smartphone piepst bei jedem E-Mail-Eingang. Nervig! Stellen Sie alles ab. Vor allem auch die Benachrichtigungsfunktionen in Sozialen Netzwerken wie Xing oder Facebook, die Standardmäßig bei jeder noch so unwichtigen Aktivität Ihrer Freunde E-Mails senden.
3. Leerlaufzeiten nutzen: Smartphones mögen aufgrund der ständigen Erreichbarkeit nervig sein, aber um Leerlaufzeiten, z.B. im Wartezimmer, zu nutzen, um mal schnell die neusten Tweets zu lesen oder doch E-Mails sind sie Gold wert.
4. Vergessen Sie das protestantische Arbeitsethos: Zwar will der Mensch immer alles fertig bekommen, aber in Social Media geht das einfach nicht. Manches muss auch unkommentiert und unbeantwortet bleiben.
5. Pausen einplanen. Unbedingt. Wer sich ständig unter Dauerstress setzt, bekommt gar nichts mehr auf die Reihe.
6. Fassen Sie Ihre Kommunikation mit möglichst wenigen Online-Diensten und Software zusammen, die verschiedene Social Media Konten abdecken – z.B. mit wie Hootsuit oder TweetDeck.
7. Keep it simple: Nutzen Sie Software und Webdienste, die möglichst wenig Benachrichtigungen versenden und einfach zu handhaben sind. Übersichtlichkeit geht vor Coolness.
8. Egoistisch sein: Wenn andere User sie mit unwichtigen Informationen, Nachrichten, Mails usw. nerven, verbannen Sie diese auch einfach mal aus Ihrer Timeline oder Freundesliste. Das ist nicht immer schön, aber es geht manchmal nicht anders.

(Bild: Karl-Ludwig Poggemann bei flickr.com, CC BY 2.0)

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Produktives Arbeiten mit Social Media I/II: Macht Internet ineffizient? Die Versprechen der Informationstechnologie waren schon immer gross: Sie sollten uns die Arbeit abnehmen oder zumindest einfacher machen. Ein Realitätscheck. (24. November 2011) Wie wir morgen arbeiten werden: Arbeitsgeräte der Zukunft Unsere zukünftigen Werkzeuge sind Arbeitsgeräte für unterwegs. Ideal sind die heutigen Möglichkeiten dafür aber noch lange nicht. (8. November 2011) Wissenschaftler beweisen: Zu viel Arbeit macht dumm Schmeiss dein Smartphone in die Ecke und fahr den PC runter. Studien zeigen: Zu viel Arbeit macht dumm. Da machen wir doch lieber Pause. (29. September 2011)

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Nachdem ich gerade mehrere Tage lang mein eigenes Blog mit einem neuen Theme versehen und umfassend überarbeitet habe, ist mir mal wieder klar geworden, wie viel Zeit das Internet und Social Media fressen können. Gründe gibt es viele: Weil die Technik dann doch nicht so funktioniert – vor allem in Zusammenhang mit Facebook fällt mir das immer wieder auf! Weil die Vielfalt an Möglichkeiten im Netz schier unendlich ist, dass es auch ersteinmal unendlich viel Zeit kostet, die Passenden zu finden.

Denn herauszufinden, welche der kleinen Software-Helfer sich möglichst nahtlos in den eigenen Workflow einschmiegen und uns so die Arbeit erleichtern, gleicht der Nadelsuche in einem stachligen Heuhaufen. Oder aber andersherum, man verliert Zeit, gerade weil es funktioniert und man so begeistert von seinen eigenen Erfolgen ist, dass man immer noch mehr will – jedenfalls ging es mir mit meinem Blog so.

Vom Hölzchen aufs Stöckchen

Johnny Häusler hat das auch auf Spreeblick sehr treffend beschrieben:

Habe die Recherche für ein tolles Thema bei Google angefangen. Bin nach vier Stunden beim dritten Link, über den ich einen Experten gefunden habe, mit dem ich ein Telefon-Interview vereinbaren will, finde aber seine E-Mail-Adresse auf der Seite nicht, in seiner Linkliste verweist er dafür auf ein völlig irres Forum, Wahnsinn, hab’s sofort den anderen Autoren gemailt, wir beschließen eine ganze Artikel-Serie, das gibt Stoff für drei Wochen! Erstmal muss ich aber den anderen Artikel weitertippen, den ich angefangen habe. Wo hatte ich den gespeichert? Ich sollte mir eine To-Do-Liste zulegen, kann man doch prima auf dem Rechner erledigen, gleich mit Erinnerungsfunktion. Wäre cool, wenn man so eine Liste auch mobil immer dabei hätte, sollte ja mit iPhone kein Problem sein. Tatsächlich: 15 verschiedene Listenprogramme zeigt der AppStore, gleich mal testen. Ok … dieses hier lässt sich nicht mit dem Desktop-Rechner synchronisieren, aber jenes schon, man muss sich nur kurz auf der dazugehörigen Website registrieren, kein Problem, schon erledigt. Nur noch auf die Bestätigungsmail warten. Währenddessen teste ich mal noch eine weitere Liste, die auch viel netter gestaltet ist. Jau, so macht das Arbeiten Spaß! Die benutze ich ab jetzt … ach Mist, die lässt sich ja wieder nicht synchronisieren.

Das Dilemma der unendlichen Auswahl

Das Dilemma mit den vielen Tools ist schlicht: Unternehmen wollen nunmal leider Geld mit ihrer Software verdienen: Oft stellen Sie daher kostenlose Beta- oder Basisversionen zum kostenlosen Testen zur Verfügung. Die haben aber entweder (noch) nicht den vollen Funktionsumfang oder weisen schlicht Fehler auf, die viel Zeit und Nerven kosten. Wenn sich der User dann freudig an die Funktionalität des Programms gewöhnt hat, ist der Umfang plötzlich kostenpflichtig. So geschehen bei Hoot Suite, einem Client zum verwalten und versenden von Twitter und anderen Social-Media-Anwendungen. Als Nutzer muss man dann entweder zahlen oder sich nache einer Alternative umsehen.

Oder das Unternehmen ist pleite oder wird verkauft. So geschehen bei Delicious, das als Pionier der Social-Bookmarking-Anwendungen. 2005 erwarb Yahoo Delicious. Als Yahoo im Dezember 2010 ankündigte, Delicious verkaufen, je gegebenenfalls sogar schließen zu wollen, ging ein Aufschrei durch die Sozialen Netzwerke, der zeigt, wie abhängig User von ihren gewohnten, aber meist kostenlos genutzten Tools sind.

Mittlerweile wird Delicious übrigens von Chad Hurley und Steve Chen betrieben, die ironischerweise ihre ebenfalls sehr erfolgreiche Gründung YouTube 2006 an Google verkauft hatten. Das Roulette dreht sich ständig weiter. Kein Wunder also, dass sich selbst auf Internetkonferenzen fast der ganze Saal meldet, wenn die Frage lautet, ob die eigene Produktivität unter dem ständigen Kommunikationszwang im Internet leidet.

E-Mail – tot oder lebendig?

Ein Tool, das übrigens von eingefleischten Social-Media-Nutzern seit einiger Zeit totgesagt wird, ist die E-Mail. Und tatsächlich, seit ich die Kürze von 140-Zeichen-Nachrichten bei Twitter kennengelernt habe, finde auch ich E-Mails zunehmend nervig.Allerdings zeigt eine Studie von Nielsen Research: Je länger sich Menschen in Sozialen Netzwerken aufhalten, desto mehr Zeit verbringen sie auch mit dem E-Mail-Management. Grund: Wer sich in einem Social Network wie Facebook anmeldet, erhält häufig sogenannte Freundschaftsanfragen, Social Media Mails, Event-Einladungen usw. Zudem vergrößert sich durch Social Media der eigene Bekanntenkreis, wodurch auch ingesamt mehr kommuniziert. Und auch wer bloggt, bekommt die Kommentare zu seinen Texten sehr häufig ebenfalls via E-Mail. 

Die E-Mail, die viele schon längst als antiquierte Kommunikationsmethode abgestempelt hatten, ist also noch höchst lebendig und wird das wohl noch eine Weile bleiben.

(Bild: Casey Fleser bei flickr.com, CC BY 2.0)

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In meiner Autorenvita steht nicht umsonst, dass ich nach dem perfekten mobilen Büro für unterwegs suche: leicht und klein genug für Handtasche oder Reiserucksack, aber dennoch praktisch genug, um möglichst viele Arbeitsgänge erledigen zu können. Und damit meine ich nicht nur E-Mailen, Im Internet surfen und Twittern, sondern auch Artikel schreiben, bloggen und vielleicht sogar noch Grafikbearbeitung.

Leicht, aber nicht leistungsfähig

Genau da fangen die Probleme an: Denn klein und leicht meint meist eben doch auch unkomfortabel zu bedienen und wenig leistungsfähig. Immerhin macht die Technik in letzter Zeit einige Schritte vorwärts, wie ich beim Test meines aktuellen Smartphones, einem HTC Desire S, feststellen durfte: Mittlerweile benutze ich unterwegs fast nur noch das Handy und habe das Netbook kaum noch dabei. Der Grund ist das Betriebssystem: Auf dem Netbook läuft ein traditionelles PC-System (zuvor Windows 7, jetzt Ubuntu 11.04), das für den Einsatz an großen Bildschirmen konzipiert ist: Fenster, die für einenen 10-Zoll-Bildschirm manchmal einfach zu klein sind, Menüleisten horizontal und vertikal und nicht zu vergessen der Mauseinsatz.

Auf einem 10-Zoll-Bildschirm wird ein solches Betriebssystem schnell zum Problem: Abgesehen von davon dass das mit Fenstern und Menüleisten bei einem kleineren Displays schnell unübersichtlich wird: Das tippen von Texten mag ja noch gut funktionieren. Spätestens aber wenn ich zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herswitchen will, wird das Touchpad auf dem kleinen Keyboard zu unhandlich. Und überhaupt: Spätestens um mal schnell zwischendurch einen Text im Internet lesen zu können, ist so ein Netbook viel zu unhandlich: Was fehlt, ist einfach der Touchscreen.

Smartphone: Besser als das Nebook?

Auf dem deutlich kleineren Smartphone geht das alles viel einfacher: Denn die Apps sind für die kleinen mobilen Bildschirme optimiert. Sogar bloggen und Kommentare bearbeiten finde ich auf dem Smartphone einfacher als auf dem Netbook. Und das will schon was heißen. Der Computer der Zukunft wird möglicherweise ganz anders funktionieren: Mit Touchpad und viel interaktiver als wir uns das heute schon vorstellen können – Star Trek lässt grüßen. Oder wie Johnny Haeusler schreibt:

Ich schätze, ich kann mittlerweile als computer-konservativ gelten, denn ich glaube, dass wir gerade den ersten wirklichen Hardware- und GUI-Umbruch seit der Mainstreamisierung des Internet erleben. Gerade die Selbstverständlichkeit, mit der Kinder Apples Touch-Interface benutzen, zeigt, dass die Tage der Mäuse, Fenster und Schreibtische gezählt sind.

Offenbar sieht auch Microsoft darin die Zukunft seines Betriebssystem. Während Windows 7 alles, nur nicht für kleine Bildschirme angepasst war, soll Windows 8 diesbezüglich den entsprechenden Durchbruch bieten, denn Microsoft sieht in Touchscreens die Bildschirme der Zukunft, wie die ZEIT schreibt:

Gemeint sind gleich mehrere Trends: der zu neuen Geräteklassen wie Tablets und Ultrabooks, der zur parallelen Nutzung mehrerer Geräte, vom Telefon bis zum Desktop-PC, der zur zunehmenden mobilen Nutzung – auf der Couch, im Bett oder unterwegs – sowie der steigende Grad an Vernetzung von Menschen und Applikationen.

Notebook oder Tablet?

Indes machen sich die Gerätehersteller Gedanken, wohin denn die Reise geht: Notebook oder doch eher Tablet? Tablets sind kleiner und leichter, für unterwegs also besser geeignet. Allerdings sind sie noch kein vollwertiger Computerersatz, wie Thomas am Beispiel iPad zeigt: Photoshop auf dem iPad wird wohl fürs erste noch ein Traum bleiben! Also doch lieber Netbook oder gleich Notebook? Kürzlich hatte ich die Gelegenheit, mit Peter Hortensius, Entwickler der Lenovo Thinkpads, zu sprechen: Nach seiner Einschätzung wird das Tablet das Notebook als Arbeitsgerät nicht ersetzen, weder was Leistungsfähigkeit noch Stabilität angeht. Wenn da mal nicht eher der Wunsch Vater des Gedankens ist. Ich glaube jedenfalls auch, dass Tablets über kurz oder lang vor allem Netbooks, aber auch Notebooks als mobile Arbeitsgeräte ablösen werden. Leichtigkeit ist im Bezug auf Mobilität einfach ein unschlagbares Argument.

Eine Alternative könnten höchsten die MacBook Air oder die neuen Ultrabooks sein, die Leichtigkeit und hohe Leistungsfähigkeit vereinen und – das freut mein Bloggerherz – auch mit entsprechend großen Bildschirmen daherkommen: Auf 13 Zoll lässt sich ja schon fast wie gewohnt arbeiten. Und auch einen guten Akku sollen sie haben. Aber natürlich wiegen sie immer noch über 1 kg, im Gegensatz zum iPad mit etwas über 600 Gramm, was wahrscheinlich auch der Tastatur geschuldet ist. Aber mal abgesehen, dass diese Geräte bisher auch fast doppelt so teuer wie ein Tablet sind: Sind Notebooks, die unsere bisherigen Gewohnheiten und traditionelle Arbeitsweisen bedienen, nicht vielleicht doch ein Schritt in die falsche Richtung? Wäre es nicht an der Zeit, Computing grundsätzlich neu, innovativer, mobiler und leichter zu denken? Was meint Ihr?

Nebenbei, was m.E. wirklich noch fehlt auf dem Markt: Eine richtig gute Kamera, mit der man tolle Fotos machen und so nebenebei noch seine Kommunikation abwickeln kann. Bei den vielen Menschen, die ich mit Kamera durch die Gegend laufen sehe, könnte das ein Knüller werden. Oder noch besser: Eine Art Plugin für die Kamera mit entsprechenden Funktionen ;-)

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Von Christian Mähler

Nachdem Thomas hier im Blog über mein neues kostenloses E-Book geschrieben hatte, war ich überwältigt von den Reaktionen. Es scheint mir, als wünschten sich viele Notizbuchbenutzer einen gewissen Grundstock an Regeln, die ihnen bei der Organisation ihres Buches helfen. Vielleicht erklärt das die Vielzahl an begeisterten Rückmeldungen und Anregungen, die ich erhalten habe.

Ungewöhnliche Notizbücher gibt es viele, und die comPENion Notizbücher gehören wahrscheinlich auch dazu – Auf meine Frage, was wohl die besten Notizbuchideen aller Zeiten sind kamen erstaunlich wenig Antworten; für Notizbuchfanatiker scheinen Notizbücher per se die beste Erfindung zu sein, Kommentar überflüssig.

The.hand.written.letter.project ist Ausdruck einer Bewegung, die man als Gegenbewegung zur zunehmenden Digitalisierung des Schreibens sehen kann. Diese Digitalisierung geht soweit, dass es nun sogar Dienste gibt, die einem das handschriftliche Verfassen von Postkarten abnimmt. Das ist schade, denn die Handschrift ist ein Kulturgut, das jeder Botschaft eine genuin persönliche Note verleiht. Wollen wir das wirklich preisgeben?

Analoges lässt sich womöglich leichter merken als Digitales und ich habe einer Studie gelesen, wonach Kinder das Schreiben einfacher lernen, wenn das Gehirn die Motorik der Handschrift mit dem Gelernten kombinieren muss. Schreiben lernt sich mit der Handschrift leichter als mit dem Computer. Digitales in Analoges zu transferieren ist übrigens eine Spezialität des “Kritzlers“.

Ein Notizbuch dient meist dem Erinnern und entpuppt sich dabei als verlässlicher Partner. In einer Studie wurde festgestellt, dass Menschen sich den Ort des Gespeicherten leichter merken als das Gespeicherte selbst. Das Internet übernimmt dabei zunehmen die Rolle eines “verlässlichen Partners”, als Ort des Gespeicherten, das man sich nicht explizit merken muss. Für viele Notizbuchnutzer ist auch das Notizbuch ein “verlässlicher Partner”, in dem man sich alle Arten von Informationen merken kann. Und das gilt nicht nur für Reiseerinnerungen.

Zu den besonderen Informationen, die man sich merken möchte, gehören die Inhalte eines Tagebuches. Manchen Menschen fällt es schwer, mit einem Tagebuch zu starten, dabei sollte jeder diese Erfahrung der persönlichen Reflexion einmal ausprobiert haben. Ein Tagebuch zu führen ist gar nicht so schwierig und außerdem bleiben alle Informationen privat. Das kann man vom modernsten Tagebuch des Planeten nicht behaupten: der Facebook Timeline. Hier “schreiben” Menschen plötzlich in aller Öffentlichkeit eine Art Tagebuch, das weit weg ist vom analogen Tagebuch als Werkzeug der Selbsterkenntnis und als Freund, der immer zuhört – auch bei Themen, die nicht alle etwas angehen. Dass Tagebücher mehr sind als nur Ansammlungen von Trivialitäten, zeigen auch die Vielzahl der Tagebücher in der Literatur und die intensive Nutzung von Notizbüchern bei Schriftstellern und Intellektuellen. Und wer dann doch sein analoges Tagebuch der Öffentlichkeit präsentieren möchte, kann dies auf einem Diary Slam tun. Die Motivationen, ein Tagebuch zu führen, sind sehr verschieden; ich bin mir sicher: wer es nie ausprobiert hat, hat etwas verpasst.

Natürlich gab es in den letzten Wochen auch einige Neuigkeiten von Herstellern, etwa die ersten Experimente mit dem SwoopBook von brandbook oder die Moleskine Bücher mit Peanuts und Pacman. Ich habe gelernt, dass Papier aus Elefantendung doch einen leichten Geruch hat, und dass Kalender auch das wunderschöne Design eines Metermaßes haben kann.

Jetzt kommt der Herbst, die Tage werden kürzer und die Abende länger. Viel Zeit für Notizbücher, schöne Schreibgeräte und das Kratzen eines Stiftes auf dem Papier.

Christian bloggt seit Mai 2009 täglich auf dem notizbuchblog.de und ist wohl die Webgrösse schlechthin, wenn es um Papier und Notizbücher geht.

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miCal reiht sich ein in die lange Reihe der Kalenderalternativen für Geräte unter iOS – ein hart umkämpfter Markt mit wenig Differenzierungspotenzial. Spannend an der neuesten Version von miCal ist ein besonderes Feature: Die Kalender App bietet eine integrierte To Do-Liste.

Diese To Do-Liste kann man sich via In App-Kauf zugänglich machen. Dabei handelt es sich um eine eher einfach strukturierte Aufgabenverwaltung, die den Ansprüchen des fortgeschrittenen GTD-Users wohl kaum gerecht wird. Wer allerdings weniger komplexe Anforderungen mitbringt, hat mit miCal allerdings eine integrierte und ziemlich komplette Zeitmanagement-Applikation in der Hand.

Die Kalender App bietet, was eine Kalender App ebenso bieten muss – allerdings schon ziemlich gut gemacht. miCal bietet Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresübersichten. Praktisch: Um einen Detaileintrag zu sehen, muss beispielsweise die Monatsübersicht nicht verlassen werden – eine effiziente Lösung. Generell macht die App einen sehr übersichtlichen Eindruck und ist angenehm anzusehen.

In die Ecke der innovativen Features gehört sicher auch der Standardtitel: Häufig verwendete Meeting-Bezeichnungen (regelmässige Sitzungen etc.) können vorher definiert werden und stehen bei der Terminerfassung in einem Dropdown-Feld zur Verfügung.

miCal ist seit einem Jahr auf dem Markt – zum Geburtstag werden die Apps zum Sonderpreis angeboten: 79 Cents bzw. 1 Franken für iPhone- und nochmals soviel für die iPad-App.

Tool Time: Wir stellen Software-Tools und Webdienste aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

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Diigo haben wir vor einigen Jahren bereits vorgestellt. Inzwischen wurde der Service mit Social Media-Tools deutlich ausgebaut. Diigo will zwei Dinge für uns tun: Als «Personal Research Tool» kann ich damit Webseiten bookmarken, Textstellen mit einem Leuchtstift hervorheben, Bilder speichern. Das ganze steht anschliessend in meiner «Library» zur Verfügung. Bei einem späteren Besuch auf der Website habe ich meine Anmerkungen und Notizen als «Sticky Notes» wieder zur Hand.

Die sozialen Features von Diigo sollen ausserdem erlauben, eine eigene Wissenscommunity aufzubauen beziehungsweise Diigo als Wissens- und Lernplattform für eine Gruppe zu nutzen. Notizen, Anmerkungen und Bookmarks kann ich entweder auf «privat» stellen oder mit der Öffentlichkeit bzw. ausgewählten Nutzern teilen. Diese Funktionalität erlaubt ganzen Gruppen, ein Thema oder eine Webrecherche gemeinsam zu bearbeiten.

Sobald man ein Account bei Diigo eröffnet hat, nutzt man Diigo im Browser als Bookmarklet oder als Erweiterung. Für mobile Plattformen stehen ebenfalls verschiedene Tools zur Verfügung.

Diigo ist kostenlos und werbefinanziert. Mit den zwei Bezahlplänen (20 oder 40 Dollar pro Jahr) entfernt man die Werbung und schaltet sich einige zusätzliche Features frei. Für mich der einzige richtige Wermutstropfen im kostenlosen Account: Die Volltextsuche steht mir nicht zur Verfügung.

(Danke an Michael, der hier in den Kommentaren auf Diigo aufmerksam gemacht hat)

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Gimme Bar: Formschöne Ablage für Online-Inhalte Das New Yorker Startup Gimme Bar erlaubt das Speichern beliebiger Online-Inhalte. Der Dienst macht durch ein ansehnliches Design, eine unkonventionelle Benutzeroberfläche sowie eine Dropbox-Integration auf sich aufmerksam. (8. September 2011) Trapit: Personalisierter Newsreader mit künstlicher Intelligenz Trapit ist ein webbasierter Newsreader, der basierend auf meinen Interessen und Vorlieben Artikelsammlungen aus dem Netz zusammenstellt. (21. Juni 2011) Bluum: Chrome Extension für Wikipedia, YouTube, Twitter & Co. Bluum ist eine Erweiterung für den Chrome-Browser, die mit einem Klick diverse populäre Web-Plattformen durchsucht. (28. April 2011)

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Für viele von uns ist der Kalender eines der Hauptarbeitsinstrumente – und die iOS-App von Apple ist im Moment noch nicht der Weisheit letzter Schluss. Agenda ist eine Alternative dazu, die vor allem auf Minimalismus setzt. Die App ist vorwiegend in Schwarz und Weiss gehalten und von ergreifender Schlichtheit.

Die Funktionalitäten bieten wenig Überraschendes; es gibt Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresübersichten. Einziges Manko, das ich festgestellt habe: In der iPad-Version können noch keine anderen Teilnehmer zu einem Termin eingeladen werden. In der iPhone-App funktioniert hingegen wird das Feature angeboten.

Agenda nutzt die Möglichkeiten der iOS-Gesten und so «swipt« man sich locker von Woche zu Woche. Agenda synchronisiert via der lokalen iOS Kalender App mit Exchange, Google Calendar und MobileMe. Wer den Kalender auf seinem iOS-Gerät verwendet, hat nach der Installation gleich alle Daten zur Verfügung.

Agenda gibt’s im iTunes Store für 79 Cents oder einen Schweizer Franken.

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Dunnit: Aufgabenmanagement als Spiel Dunnit ist eine iOS-App, um Aufgaben zu verwalten. Besonders an Dunnit ist, dass es als Spiel funktioniert. (20. April 2011) Noteleaf: SMS zu Meeting-Teilnehmer Noteleaf ist ein Webservice, der Infos über Sitzungsteilnehmer via SMS liefert. (5. April 2011) Nemo Documents: Dateimanager mit Kalenderansicht Nemo Documents ist ein alternativer Dateimanager für Windows, der erstellte oder geänderte Dateien in einer Kalenderansicht anzeigt. (29. März 2011)

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Für viele von uns gehört Schreiben zu den Haupttätigkeiten im Beruf: E-Mails, Berichte, Blogposts und vieles mehr. Lesefreundliches Schreiben gehört deshalb in jeden Werkzeugkasten und ist Voraussetzung, damit wir verstanden werden und die Zusammenarbeit im Job klappt. Ausserdem ist es höflich, mit der Zeit meines Lesers sorgsam umzugehen.

Dabei geht es weniger um Talent als vielmehr um einige ganz grundlegende Techniken. Die folgenden Tipps sind als Checkliste gedacht: Ist der Text fertig geschrieben, kannst Du damit in wenigen Minuten die Lesefreundlichkeit des Geschriebenen überprüfen.

1. Die Satzlänge prüfen

Sätze bis zu 14 Wörter gelten gemäss vielen Studien als lesefreundlich. Das ist sicher keine absolute Grenze, kann aber eine Orientierungsmarke sein. Stark verschachtelte Sätze sollte man darauf prüfen, ob sie sich nicht in zwei Sätze aufteilen lassen.

2. Zu lange Wörter vermeiden

Simpel: Wörter mit einer Länge von zwei bis drei Silben können am einfachsten und besten gelesen werden.

3. Fremd-, Fach- und Modewörter tilgen

Ich habe grundsätzlich nichts gegen Fachwörter oder Anglizismen, häufig fassen sie komplexe Sachverhalte treffend zusammen. Schwierig finde ich es, wenn sie Unbestimmtes vernebeln und eine Klarheit vortäuschen, die ich vielleicht gar nicht im Kopf habe.

4. Nominalstil und «leere» Hauptwörter streichen

«Wir liefern pünktlich» ist verständlicher, kräftiger und kürzer als «Wir garantieren pünktliche Lieferung.» Dringlichkeit sollte nicht angebracht sein, Aufgaben sind dringend.

5. Hilfsverben und Konjunktive reduzieren

«Ich möchte mich für den Besuch an unserem Messestand bedanken.» Ja, was jetzt? Will sich der Schreibende bedanken oder nicht? Also kürzer: «Ich danke Ihnen für den Besuch an unserem Messestand.» Oder: «Vielen Dank für den Besuch an unserem Messestand.» Gleiches gilt für Modalverben wie «können» oder «sollen»: Sie können häufig ersatzlos gestrichen werden.

6. Adjektive überprüfen

«Wenn Sie ein Adjektiv verwenden wollen, so kommen Sie zu mir in den 3. Stock und fragen, ob es nötig ist.» Dem Zitat des französischen Journalisten und Politikers Georges Clemenceau ist wenig beizufügen: Die meisten Adjektive wirken verdoppelnd und haben wenig Aussagekraft. Kürzen, wo’s geht.

7. Negative Formulierungen weglassen

«Denken Sie nicht an den rosa Elefanten.» Solche Formulierungen lösen genau das Gegenteil aus. Häufig sind negative Formulierungen schwer verständlich, etwa «Ich habe nicht unweit von hier parkiert.»

8. Den Text fliessen lassen

Gute Texte haben Rhythmus. Das lässt sich einfach feststellen: Du liest Dir den Text laut vor. So bemerkst Du holprige Stellen – Du bleibst daran hängen. Mein Lieblingsbeispiel für einen Satz mit Rhythmus: «Da treibt ihn die Angst, da fasst er sich Mut und wirft sich hinein in die brausende Flut und teilt mit gewaltigen Armen den Strom, und Gott hat Erbarmen.» (Friedrich von Schiller, «Die Bürgschaft») Ein sehr langer Satz, aber mit Rhythmus – das funktioniert.

9. Nochmals lesen und nochmals kürzen

Lesefreundliche Texte entstehen selten in einem Rutsch. Also den Text einen halben Tag liegen lassen und anschliessend nochmals alle obenerwähnten Regeln durchgehen.

Diese Liste ist weder sklavisch einzuhalten noch ist sie vollständig. Ich freue mich über Ergänzungen, Widersprüche und Eure Tipps.

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In einer WG kann das Verrechnen schnell nerven: Eine Kiste mit Kassenzetteln, dazu ein Büchlein, in das jeder seine Ausgaben einträgt und irgendwo ein Pott, in dem sowieso nie Bargeld ist. Und am Ende des Monats fragt sich der «Finanzchef» entnervt, ob die WG wirklich Milch für 300 Euro konsumiert hat.

Mit Paycloud begibt sich bereits der zweite Webdienst an den Start, um mit diesen Missständen aufzuräumen. Vor einiger Zeit hat Mathias IOU vorgestellt. Paycloud wurde von zwei Studierenden aus Passau entwickelt und trägt den Untertitel «WG-Abrechnung leicht gemacht».

Einmal angemeldet kann man im Konto Gruppen erstellen und Mitglieder hinzufügen. Jedes Gruppenmitglied kann Rechnungen erstellen und die eigenen Ausgaben eintragen und festlegen, wer diese Ausgaben mittragen muss. Wie bei IOU ist das ein eleganter Weg, um unter anderem die ewigen Nörgeleien («Ich trinke ja schliesslich nie von diesem Bio-Orangensaft.») gar nicht aufkommen zu lassen. Wird ein Gruppenmitglied zu einer Rechnung zugewiesen, muss das Mitglied dies zuerst akzeptieren.

Das Herzstück der Applikation ist die Abrechnung. Die Gruppenabrechnung fasst mehrere Rechnungen zusammen und achtet darauf, dass möglichst wenig gegenseitige Zahlungen ausgeführt werden müssen. Die Gruppenabrechnung lässt sich per PDF dokumentieren, anschliessend wird diese Rechnungsperiode abgeschlossen und eine neue eröffnet.

Paycloud wird seit anfangs dieses Jahres entwickelt, ist seit März online befindet sich in der Beta-Phase; nach Auskunft der Entwickler ist auch eine mobile Version geplant.

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The Birdy: Ausgaben einfach im Griff The Birdy ist ein kostenloser Webservice, um einfach aufzuzeichnen, für was man sein Geld ausgibt. (7. September 2011) IOU: Gemeinsam Geld verwalten IOU («I owe you») ist ein Webservice, der das gemeinsame Verwalten von Ausgaben zwischen mehrere Parteien unterstützt und bei der Aufteilung der Kosten hilft. (19. Juli 2011) Gigwalk: Geld verdienen mit dem iPhone Gigwalk ist ein Webservice und eine iOS-App, mit der jeder iPhone-Besitzer Geld verdienen kann - im Moment zumindest in den USA. (16. Mai 2011)

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Christian Reber ist der CEO des Berliner Startups 6wunderkinder. Weil ihr erstes Produkt, die kostenlose Aufgabenverwaltung Wunderlist, so gut ankommt, sind das mittlerweile mehr als sechs Leute bei 6wunderkinder. Jeder dort teilt dieselbe Mission, und zwar, uns alle produktiver zu machen.

Worin unterscheidet sich Wunderlist von anderen Task-Managern?
Christian: Andere Task Manager machen die Dinge oft unnötig kompliziert. Manchmal haben sie einfach zu viele Features, manchmal wirkt die Nutzeroberfläche unaufgeräumt und unübersichtlich. Wunderlist ist da das genaue Gegenteil. Wir beschränken uns auf die nötigsten Funktionen und eine saubere, intuitive Bedienbarkeit. Mit etwas so grundlegendem und wichtigem wie Aufgabenverwaltung sollte man sich nicht zusätzlich belasten. Mit Wunderlist lassen sich die täglichen Aufgaben verwalten und organisieren. Einfach, schön und ohne unnötige Ablenkungen.

Ein Vorwurf an den Ansatz von Wunderlist ist, dass es sehr gut geeignet ist, Aufgaben zu sammeln. Eigentlich geht es aber darum, Aufgaben abzuarbeiten. Wie unterstützt Wunderlist das?
Wunderlist ist wunderbar dafür geeignet Aufgaben zu sammeln und zu organisieren. Es erleichtert aber auch das Erledigen von Aufgaben. Man kann sich Benachrichtigungen einstellen und Push Notifications bzw. E-Mail Erinnerungen bekommen um nichts zu vergessen. Wir haben ein automatisches E-Mail System, das Erinnerungen verschickt, wenn Tasks überfällig sind. Außerdem haben die Apps Badges, die auf offene Aufgaben hinweisen, auch wenn man die App nicht geöffnet hat. Diese Dinge erleichtern das Erledigen von offenen Aufgaben.

Arbeitet ihr selber mit Wunderlist?
Natürlich. Wir benutzen bei unserer täglichen Arbeit Wunderlist, um unsere einzelnen Abteilungen zu organisieren und zusammen zu arbeiten. Um wirklich ein gutes Produkt anzubieten und daran zu glauben, muss man auch selbst damit arbeiten können.

Dann die Frage: Erledigst Du alle Deine Aufgaben regelmäßig oder gibt es auch Aufgaben, die Du lange vor Dir her schiebst?
Ich bin CEO einer Productivity-Company, ich schiebe nie Aufgaben vor mir her.

Wie viel Aufgaben enthält Deine Liste?
Zuviel um sie zu zählen.

Kannst Du sagen, welche Art von Aufgabe Du regelmäßig ignorierst?
Ich hab gewisse wichtige und weniger wichtige Aufgaben in meinem Kopf. Aber es gibt keine Aufgaben, die ich regelmäßig ignoriere.

Welche anderen Tools setzt ihr ein, um eure Arbeit in den Griff zu bekommen?
Zootool ist großartig um Fundstücke im Netz zu sammeln und Evernote hilft mir, mich an Sachen zu erinnern und den Überblick zu behalten.

Plant ihr, Wunderlist an diese Tools anzudocken?
Wir arbeiten daran, auch andere Tools mit unserer Software zu verbinden.

Was habt ihr über Task-Listen gelernt?
Wie schon gesagt, sind die meisten Task Manager zu kompliziert und hässlich. Ich kenne immer noch so viele Menschen, die einfach Stift und Papier nutzen. Warum sollte Software nicht auch genauso einfach und natürlich zu benutzen sein? Nur weil Software komplex sein kann, muss sie es nicht auch zwingend sein. Andere Task Manager sind einfach nicht für die Nutzer gemacht und scheitern daher schon von vornherein.

Was ihr bei eurer Arbeit über Aufgaben-Listen im allgemeinen gelernt habt: wie viel Aufgaben, wie kategorisiert, wie oft checken etc.?

Eine Sache die ich gelernt habe ist, dass man so etwas nicht pauschalisieren kann. Jeder arbeitet anders und an sehr unterschiedlichen Aufgaben. Jeder muss also seinen eigenen Weg finden. Ich denke Aufgabenlisten sollte man nicht zu lang werden lassen, da man sonst von der Masse der Aufgaben eher abgeschreckt wird. Je kleiner die Aufgaben sind, desto öfter bekommt man das Glücksgefühl beim Abhaken. Man sollte zudem keine Software verwenden, die die Art wie man arbeitet, beeinflusst. Die Software sollte nicht ablenken und sich an deine Bedürfnisse anpassen. Daran orientieren wir uns.

Zum Schluss: Was sind Deine drei Tipps, um Aufgaben zu formulieren?

1. Direkt an eine bestimmte Person gerichtet.
2. So präzise wie möglich.
3. So kurz wie möglich.

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In dieser Woche bin ich schwach geworden. Ich habe mich mit voller Inbrunst einem Relikt hingegeben, von dem ich glaubte, nie wieder damit zu tun haben zu müssen. Gerade ich, der schön öffentlich mit diesem altertümlichen Brauch abgerechnet hatte. Mein Gefühl, mich rechtfertigen zu müssen, ist groß. Vor allem vor mir selbst.

Es geht um die Papiervisitenkarte. Am Dienstag auf dem European Pirate Summit wurde ich zu deren Sammler. Nicht nur nahm ich angebotene Karten ohne Ablehnung oder Protest an. Nein, in einzelnen Fällen ergriff ich sogar die Initiative, bot aktiv meine Karte an oder fragte meinen Gesprächspartner, ob er/sie denn eine Visitenkarte hätte. Schockierend.

Was war der Anlass für mein rückwärtsgewandtes Verhalten? War meine Smartphone-Batterie tot? Befanden wir uns in einem Funkloch, weshalb ich mich mit neuen Bekannten nicht direkt per App verbinden konnte? Gab es gar ein Handyverbot, um die echten sozialen Interaktionen anzutreiben und die Fokussierung auf die Speaker und Panels sicherzustellen? Weder noch!

Der Grund, warum ich mit einem Prinzip brach und mit fast 20 teilweise aktiv eingeforderten Visitenkarten nach Hause fuhr, war einzig und allein die Schnelligkeit des Prozesses der Visitenkarteübergabe.

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