LeanKit Kanban Team Edition ist eine webbasierte Kanban-Anwendung eines Startups namens Bandit Software. Die Gründer haben LeanKit im November 2009 als Beta auf den Markt gebracht. Die Applikation fokussiert auf Kanban im Team. Bandit Software offeriert unterschiedlich teure Versionen, der Basic-Plan ist kostenlos (gefunden im Toolblog).

Janice Linden-Reed hat kanban.101.com gestartet. Sie bietet ein Tutorial zur Methode, Vergleiche mit Scrum und Tipps zum Start des eigenen Kanbans – sei es für Teams oder Einzelpersonen. Ein flottes Logo auf ihrer Website zeichnet Janice ausserdem als «Advocate» der Limitedwipsociety aus.

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Es tut sich etwas zu Kanban als Produktivitätsmethode. Und auch wenn man sich nicht so sehr für das Thema interessiert: Es ist spannend, eine kleine Modewelle im Entstehen zu beobachten…

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Personal Kanban: To Do’s auf japanisch Personal Kanban ist eine Methode zur Aufgabenplanung. Sie hilft, die Aufgabenliste zu visualisieren und sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. (12. Februar 2010)

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Einige ausgewählte Ausstellungsstücke sind auf der Website der «Archives of American Art» zu sehen:

» Lists: To-dos, Illustrated Inventories, Collected Thoughts and Other Artists’ Enumerations from the Archives of American Art

Und bbc.co.uk hat einen Artikel zur Ausstellung inklusive listenpsychologischer Einschätzungen:

» The art of list-making (bbc.co.uk)

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Er gabe im Januar damit begonnen,

«für jeden Absender der mir eine E-Mail schickt, und ich meine wirklich jeden ohne Ausnahme, in meinem Google Mail Account einen Filter zu setzen.
Die Mail wird aufgrund des Absenders einem Label zugeordnet und automatisch archiviert. Das heisst, die E-Mail erscheint gar nicht erst in meiner Inbox.
Nach und nach wurde meine Inbox sauberer und mittlerweile schaffen es vielleicht noch 5,6 Mails pro Tag in den Posteinangang ohne von einem Filter abgefangen zu werden. Doch auch für diese richte ich konsequent Filter ein, sodass es irgendwann mal nur noch Mails von neuen Kontakten sein sollten, die da rein kommen.»

Damit ist aber noch nix bearbeitet, sagt Ihr? Richtig. Aber alles ist bereits nach Projekten, Absendern, Themen oder anderen Sortiermöglichkeiten geordnet. Beim Blick auf die Labels sieht man, wozu ungelesene Mails angekommen sind und kann sich je nach Priorität oder – ganz wichtig im Sinne fokussierten Arbeitens – je nach Kontext damit beschäftigen.

Andreas erklärt seine Methode anhand von Gmail, aber jedes E-Mail-Programm bietet die Grundfunktionen von Filtern und Ordnern/Labels, das System kann also adaptiert werden.

Klingt faszinierend. Was meint Ihr zu diesem Vorgehen?

» Inbox Zero – vollautomatisch (andreasvongunten.com)

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Mein altes Problem
Curio ist eine Ideenbearbeitungsmaschine für den Mac. Die Software löst eines meiner alten Probleme. Etwa wenn ich einen Artikel schreibe: Ich habe erste Ideen und Info-Schnipsel aus allen möglichen Quellen. Mit Mind Maps strukturiere ich das Thema, schäle Unterpunkte heraus und formuliere erste Textentwürfe. Das Problem: Ich benötige dafür verschiedene Tools. Ein Mindmap-Programm, eine Informations-Verwaltungsapplikation wie Evernote, einen Texteditor, ein Screencast-Programm um Bildschirminhalte festzuhalten und so weiter. Das Resultat: Dutzende von Dateien, die irgendwo auf meinem Computer rumliegen.

Curio im Bild: Screenshots

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Arbeiten auf der Leinwand
Curio kommt aus einer anderen Richtung. Curio gibt mir eine weisse leere Seite – einen so genannten Idea Space. Das Konzept der Leinwand, wie es auch Prezi zugrunde liegt (die imgriff.com-Review zu Prezi), taucht hier wieder auf.  Weiter gibt mir Curio Tools an die Hand, die ich vielleicht brauchen könnte: Eine Mindmap-Applikation, ein Listentool, eine Tabellenfunktion, ein Zeichenprogramm, ein Video- und Audioaufzeichnungsgerät, einen Webbrowser oder einen einfachen Text Editor.

Alles in einer Applikation und alles auf einer Leinwand, dem Idea Space. Ich lege los und fülle den Idea Space mit einzelnen Elemente, die ich jederzeit verschieben, umordnen oder löschen kann. Jedem Idea Space lassen sich beliebig viele weitere Idea Spaces zuordnen, entweder hierarchisch geordnet oder auf der gleichen Ebene.

Das richtige Tool für die richtige Aufgabe
Der Unterschied zu anderen Notizentools ist ein grundsätzlicher: Ein Mindmap-Tool wie MindManager gibt mir ein hervorragendes Instrument an die Hand. Mit der Wahl des Tools ist auch entschieden, wie ich zu arbeiten habe: In einer Mindmap eben. Curio geht einen anderen Weg: Ich habe eine leere Leinwand vor mir und verschiedene Instrumente zur Verfügung, um meine Aufgabe zu lösen. Ein Textprojekt für einen Kunden beginnt vielleicht mit einer Gesprächsnotiz, ich fülle eine Index Card mit den Notizen. Im nächsten Schritt sammle ich Material: Bilder, Websites oder Textfragmente. Daraus bastle ich mir eine eine erste Struktur, da setze ich am liebsten Mindmaps ein. Steht die Struktur formuliere ich erste Unterpunkte mit dem Texteditor aus.

Evernote integriert
Ein Feature von Curio kommt mir als Evernote-Nutzer sehr entgegen. Evernote (imgriff.com-Review von evernote) ist in Curio integriert. Eine Seitenleiste zeigt alle meine Evernote-Einträge, die ich per Drag&Drop auf den aktuellen Idea Space ziehen kann. Wie ich hier beschrieben habe, nutze ich Evernote als allesschluckende Sammelmaschine für Informationen von Dritten. In Curio habe ich alle diese Infos zur Hand, kann sie durchsuchen, filtern und weiter verwenden. Externe Dateien, PDFs oder Word-Dokumente lassen sich per Drag&Drop auch ohne Evernote in Curio einbauen. Sie werden in eine Curio-weit verwendbare Bibliothek eingefügt und können von dort aus verwaltet werden.

Nützt für fast alles
Der leeren Leinwand entsprechend sind die Anwendungsmöglichkeiten fast unbegrenzt. Das Manual nennt Brainstorming, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung (sogar nach GTD), Informationssammlung, Zeichnen oder Notizen als Einsatzmöglichkeiten. Die Pro-Version bietet ausserdem Funktionen, um mit Curio Präsentationen zu erstellen. Ich nutze es vor allem, um Artikel zu schreiben, wenig komplexe Kundenprojekte zu verwalten und als Ideenspeicher.

Für Software bezahlen?
Als überzeugter Freeware-Nutzer machte mir Curio wieder mal deutlich, dass Bezahl-Software zwar kostet, aber im günstigen Fall auch leistet: Das Interface von Curio präsentiert sich sauber und aufgeräumt. Die Menuführung ist durchdacht und leuchtet rasch ein. Das ausführliche Manual mit über 140 Seiten beantwortet fast jede Frage – in einer strukturierten und lesefreundlichen Art. Ausserdem läuft die Applikation reibungslos. Curio bietet mir alle Instrumente, die ich für meine Arbeit brauche. Entsprechende Einzelapplikationen, etwa dezidierte Mindmapping-Programme, sind auf ihrem Feld meist überlegen: MindManager etwa bietet einiges mehr an Funktionen. Für den schnellen Gebrauch zwischendurch sind die Funktionen der Tools in Curio aber ausreichend. Der Zugewinn ist eine einfachere Handhabung.

Auf englisch und für Mac OS
Es bleiben auch Nachteile und Einschränkungen. Curio wird im Moment nur in Englisch und für Mac OS 10.5 und 10.6 angeboten. Die Preise sind nicht ganz ohne: Die Pro-Version schlägt mit 165 US-Dollar zu Buche, für die Standard-Version will Curio-Hersteller Zengobi immer noch 110 Dollar. Die Software kann für 15 Tage kostenlos ausprobiert werden, danach kann man beim Hersteller gegen Angabe der E-Mail-Adresse eine Verlängerung der Trial Period um 60 Tage verlangen.

Für Schreibarbeit
Wie erwähnt nutze ich Curio vor allem für das Recherchieren und Erstellen von Artikeln und Texten, zur Ideensammlung und Ideenweiterbearbeitung. Der ‚Alles in einem Ort‘-Ansatz ist für mich ausschlaggebend und einzigartig. Tools wie DevonNote oder Evernote bieten ähnliche, aber eben nicht so umfangreiche Funktionen. Deshalb werde ich wohl in den sauren Apfel beissen und in einigen Tagen den geforderten Obolus entrichten. Curio eignet sich meiner Meinung nach weniger für das Verwalten komplexer Projekte. Auch zur Aufgabenverwaltung bleibe ich lieber bei meiner angestammten Applikation. Aber wer häufig Ideen und Informationen zu einem neuen Ganzen zusammenfügt, ist mit Curio gut bedient.

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MagSafe kann aber auch haben, wer keinen Apple kauft. «Do it yourself» ist angesagt: Bei Instructables.com gibt es nämlich eine Anleitung, wie man das Prinzip mit etwas Geduld und günstigen Zutaten selbst umsetzt.

» MagSafe for the Rest of Us: A DIY Magnetic Power Adaptor (instructables.com, gefunden bei Lifehacker)

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Von Toyota über die IT …
Kanban ist eine Methode der Produktionsablaufsteuerung nach dem Zuruf-Prinzip. Das Kanban-Prinzip wurde in den 1940er Jahren von Toyota entwickelt. In den letzten Jahren hat sich Kanban als Methode etabliert, um IT-Projekte abzuwickeln. Die Menge an parallel laufenden Arbeiten wird reduziert, um die Durchlaufzeiten zu senken. Übersetzt bedeutet Kanban soviel wie Karte oder Tafel. Und die Visualisierung von Aufgaben mittels Karteikarten oder Haftnotizen ist auch das zentrale Element.

… zum Produktivitätstool
Im vergangenen Jahr haben findige Köpfe damit begonnen, Kanban als Produktivitätsmethode für Teams oder Einzelpersonen einzusetzen: Das Personal Kanban. Die Grundprinzipien bleiben gleich. Die Aufgaben werden visualisiert und die Anzahl der Items, die aktuell abgearbeitet werden, ist beschränkt.

Schnell und einfach
Ein Personal Kanban aufzusetzen ist denkbar einfach: Man braucht ein Whiteboard und Haftnotizen. Anstelle des Whiteboards lässt sich auch ein A3-Blatt oder ein Flip-Chart-Blatt einsetzen. Auf das Whiteboard zeichnet man drei Spalten:

• Eine Spalte Backlog für alle anstehenden Aufgaben
• Eine Spalte Work in Progress (WiP) für Aufgaben in Bearbeitung
• Und eine Spalte Done für erledigte Aufgaben

Pro Aufgabe schreibt man eine Haftnotiz und klebt sie ins Backlog. Als nächstes wird entschieden, welche Aufgaben zu bearbeiten sind und in die WiP-Spalte gelangen. Einmal erledigt wandern die Haftnotizen in die Done-Spalte und man holt sich neue aus dem Backlog.

Visualisierte Wochenplanung
Zugegeben: Das liest sich etwas banal. Zu meinem eigenen Erstaunen ist aber der Nutzen der Visualisierung sehr groß. Ich verwende seit einem Monat ein Personal Kanban. Ich setze es als Wochenplanung ein und zur Visualisierung meiner Jahresprojekte. Meine Aufgaben verwalte ich grundsätzlich mit Things. Am Freitag abend plane ich die kommende Woche. Alle Aufgaben der nächsten Woche werden aus Things als Haftnotiz im Backlog auf meinem Whiteboard abgelegt. Die Aufgaben für Montag gelangen in die Work-in-Progress-Spalte. Die WiP-Spalte wird täglich überarbeitet und stellt meinen Tagesplan dar. Erledigte Dinge wandern in die Done-Spalte.

Das Jahr im Griff
Das untere Drittel des Boards ist für meine Jahresprojekte reserviert. Das sind große Aufgabenpakete, um meine Jahresziele zu erreichen. Hier hilft die Regel, dass ich nicht mehr als sechs größere Projekte gleichzeitig in Arbeit habe. Dazu gehören auch Kunden- wie auch eigene Projekte, die sich teilweise bei geringem Aufwand über einige Monate hinziehen. Das schafft Konzentration und zwingt mich, mich auf die WiP-Projekte zu fokussieren und nicht 1000 Fäden gleichzeitig in der Hand haben zu wollen.

Fazit: Ich erledige mehr
Nach einem Monat mit Personal Kanban schälen sich für mich deutliche Vorteile heraus. Mein Output hat sich aus verschiedenen Gründen erhöht:

• Ich sehe auf einen Blick, was diese Woche ansteht. Für mich erledigt ein Kanban diese Aufgabe besser und begreifbarer als eine Liste in Things oder auf Papier. Das Kanban ergänzt meine bestehenden Applikationen und Instrumente um ein bisher fehlendes Element.
• Ich arbeite mein Tagespensum konsequenter ab – weil ich jederzeit sehe, was noch im Backlog steht und sich während der Woche anstauen würde, wenn ich meine WiP-Spalte nicht leere.
• Die Beschränkung der WiP-Jahresprojekte führt zu einer Konzentration meiner Kräfte und zu kürzeren Durchlaufzeiten. Das wiederum erhöht meine Motivation und Zufriedenheit.
• Am Ende der Woche habe ich die Befriedigung einer vollen Done-Spalte. Dieses Arbeitsjournal bietet Gelegenheit, die vergangene Woche Revue passieren zu lassen: Habe ich die richtigen Dinge getan? Bin ich zufrieden mit mir? Wo hatte ich Schwierigkeiten? Was tue ich nächste Woche anders? Die Haftnotizen mit erledigten Aufgaben bieten freitags eine Grundlage für eine kurze Reflexion und mein persönliches Weiterlernen.

Personalisier- und skalierbar, on- und offline
Mein Personal Kanban ist eine simple Anwendung dieser Methode. Das ist auch das Schöne daran: Es lässt sich sehr gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Ich spendiere etwa wiederkehrenden Aufgaben eine eigene Farbe und habe einen kleinen Platz für Aufgaben eingerichtet, bei denen ich auf Inputs anderer Stellen warte. Andere Beispiele zeigen, dass die Methode für Teams eingesetzt werden kann, oder dass sich ein Personal Kanban mit Getting Things Done kombinieren lässt. Und wer sein Kanban computerbasiert umsetzen möchte, kann auch dies: ZEN von Enkari Ltd. ist eine webbasierte Kanban-Anwendung.

Zum Weiterlesen:

• Der Personal Kanban-Blog von Jim Benson – der Personal Kanban-Evangelist. Sein Buch zum Thema erscheint im Frühjahr 2010.
• Kanban als Methode der Produktionsablaufsteuerung bei Wikipedia erklärt.
• Kanban als «agiler Ansatz» bei IT-Projekten bei it-agile.de
• ZEN, die Personal Kanban-Anwendung von Enkari Ltd.

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Fand Taimur Asad vom Blog «Redmond Pie» offensichtlich auch – und veröffentlichte konsequenterweise eine Anleitung, mit der man die Unterschiede zwischen den Geräten noch unsichtbarer werden lassen kann: Es braucht nur ein iPhone oder einen iPod Touch, das/der «jailbroken» ist und ein paar spezielle Apps dafür.

» Turn Your iPhone and iPod touch into iPad (Quelle, gefunden bei Downloadsquad.com)

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Anwendungsmöglichkeiten? Mashable nennt die Produktseiten von Apple – als würde man neu eingeführte Produkte aus Cupertino nicht auch ohne Feedeintrag bemerken. Deutlich sinnvoller scheinen mir aber zum Beispiel RSS-Feeds für Jobseiten von Unternehmen, die ihre Jobs noch nicht per RSS verbreiten.

» Google Reader Lets You Subscribe to Any Page on the Web (mashable.com)

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Wir haben bei Blogwerk gerade ein Mini-Projekt in eine Wave geschoben, einfach, um das mal produktiv zu testen – und ich habe schon zu dem Zeitpunkt nicht mehr durchgeblickt, als nur ich selbst Material in die neue Wave gefüllt hatte, als also noch gar nicht die anderen Beteiligten kommentiert, editiert, ergänzt hatten. Noch immer fehlen auch all die begeisterten Blogposts und Tweets, die man von all den Bloggern und Twitterern erwartet hätte, die den Dienst in diesem frühen Stadium testen.

Immerhin, einer ist begeistert: Max Klein, Internetunternehmer in allen Gassen, schreibt, dass Google Wave nicht weniger als seinen Arbeitsalltag revolutioniert habe. Es führe sogar dazu, dass er sich mit seinen Auftragnehmern, Partnern und Kunden weniger zoffe als in den zuvor genutzten Skype-Chats.

» On how Google Wave surprisingly changed my life (maxklein.posterous.com)

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» 20 nützliche, wenig bekannte Browsertipps (t3n.de)

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Sixrevisions.com, ein englischsprachiges Blog für Webdesigner und -entwickler, stellt «zehn Browser, von denen Du wahrscheinlich noch nie gehört hast», vor, und erläutert zu jedem, was ihn besonders von den üblichen Verdächtigen unterscheidet. Es sind Browser für Windows, Mac und Linux dabei:

» 10 Web Browsers You Probably Haven’t Heard Of (sixrevisions.com)

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Software für Windows und Mac: Die populärsten Downloads 2009 Das Produktivitätsblog Lifehacker.com hat im Rahmen seines Jahresrückblicks Listen der beliebtesten Software für Windows und Mac veröffentlicht. (16. Dezember 2009) Der Link am Morgen: Die populärsten Downloads 2008 Jahresende, Listenzeit: Die populärsten kostenlosen Downloads des Jahres 2008 hat Lifehacker.com zusammengestellt, einmal für Windows und einmal für Mac. (17. Dezember 2008) Der Link am Morgen: Windows im OS-X-Design (27. Dezember 2007)

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Tja, das war einmal. Die dem Jahrzehnt angemessene Tagebuch-Version heißt «Momento» und ist eine iPhone-App – eine der am schönsten gestalteten, die mir bisher unter die Daumen gekommen sind. Es lassen sich natürlich ganz normale Tageseinträge tippen, Momento importiert aber auf Wunsch zusätzlich Tweets, Facebook-Updates, Flickr-Fotos und geliebte Last.fm-Songs (weitere Dienste sind offenbar geplant) und sortiert sie in die schicke Chronologie-Ansicht ein. Man kann außerdem taggen – zum Beispiel Orte oder Freunde, die man getroffen hat – und alles durchsuchen, die Daten lassen sich als XML-Datei exportieren.

Derzeit kostet Momento 2,39 Euro, den Preis ist die App in jedem Fall wert – und sei es nur, um sich ein wunderschönes Archiv seiner Tweets (und bald auch Blogposts, vermute ich) zu basteln.

Screenshot-Galerie: So sieht Momento auf dem iPhone aus

Fotostrecke starten: Klick auf ein Bild (6 Bilder)

» momentoapp.com (gefunden bei Ichmirich.de)

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Mit den wasserfesten Notizblöcken «Aqua Notes» lassen sich die Geistesblitze, die man beim Duschen (oder auch in der Sauna) hat, sofort notieren. Ein Paket aus Block, Saugnapf und Stift kostet 6,99 Dollar (zzgl. Versandkosten nach Europa).

Würdet Ihr die kaufen?

» myaquanotes.com (gefunden bei @martinweigert)

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Getting Things Gnome will ein einfaches, mächtiges und flexibles Organisationstool für den GNOME-Desktop sein, so die erklärte Absicht der Initiatoren Lionel Dricot und Bertrand Rousseau. Es befindet sich in einem recht frühen Stadium – die aktuelle Versionsnummer ist 0.2.

Installation

GTG ist für die alle Linux-Distributionen sowie für FreeBSD und OpenBSD erhältlich. Unter Ubuntu kann es ab Version 9.10 «Karmic Koala» mit dem Befehl

sudo apt-get install gtg

installiert werden. Für 9.04 «Jaunty Jackalope» gibt es ein Personal Package Archive.
In den aktuellen Versionen von Debian und Fedora kann es ebenfalls über die Konsole installiert werden; Pakete für OpenSuse, ArchLinux, OpenBSD, FreeBSD, Gentoo liegen ebenfalls vor und Tarballs mit dem Quellcode können unter jeder Distribution genutzt werden.

Funktionsumfang

GTG hat zwei Ansichten, die Normalansicht und die Arbeitsansicht. Die Normalansicht zeigt eine hierarchische Liste von Aufgaben mit Unteraufgaben, die ein- und ausgeklappt und per Drag & Drop angeordnet werden können.

Die Arbeitsansicht zeigt eine einfache Liste ohne Hierarchie, in der nur Aufgaben, die hier und jetzt bearbeitet werden können, enthalten sind; es wird auch von einer Aufgabe mit Unteraufgaben nur die erste unerledigte Unteraufgabe angezeigt, da GTG davon ausgeht, dass diese Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie in der Liste stehen, erledigt werden müssen.

Einzelne Tags (z.B. @someday) können ausgeschlossen werden, so dass damit versehene Aufgaben nicht in der Arbeitsansicht erscheinen. In beiden Ansichten werden das Fälligkeitsdatum und bis dahin verbleibende Tage angezeigt. Auch die Sidebar mit den Tags kann immer ein- und ausgeblendet werden. Beginnt man beim Anlegen einer neuen Aufgabe eine Zeile mit Spiegelstrich, so wird der Inhalt dieser Zeile als Unteraufgabe angelegt. Auf diese Weise können beliebig verschachtelte Projekte angelegt werden.

Die Normalansicht von Getting Things Gnome (Klick für größeres Bild)

Worte, denen ein @ vorangestellt wird, dienen als Tags. Darüber lassen sich zum Beispiel Kontexte oder Kriterien anlegen. Tags können mit frei wählbaren Farben versehen werden, und für jeden Tag kann mit einem Rechtsklick auf den Tag in der Seitenleiste festgelegt werden, ob er in der Arbeitsansicht erscheint. So kann man recht flexibel Aufgaben, die gerade nicht bearbeitet werden können, aus der Arbeitsansicht aussortieren.

Screenshot-Galerie Getting Things Gnome

Fotostrecke starten: Klick auf ein Bild (4 Bilder)

Ein reduzierter, benutzerfreundlicher Spezialist

GTG ist ein minimalistisches Programm. Es bietet keine Möglichkeiten, Dateien einzubinden, und keine Reminder. Ebenso fehlen Import- und Exportmöglichkeiten und es lässt sich nicht als Datei zum Beispiel in meiner Dropbox oder auf einem USB-Stick an einen anderen Rechner mitnehmen.

Die grundlegende Getting-Things-Done-Idee, das Sammeln von Aufgaben vom Prozess des Sichtens und Durcharbeitens zu trennen, ist in GTG ebenfalls nicht umgesetzt. Das ist für mich eine der größten Schwachstellen des Programms. Angenehm ist jedoch, dass es nach der Installation keine weitere Einrichtung und nahezu keine Einarbeitung erfordert; man kann sofort loslegen. Dem Versprechen, einem nicht bei der Arbeit im Weg zu stehen, wird Getting Things Gnome damit gerecht.

Wer also ausgefeilte Filterfunktionen, Import- und Exportfunktionen benötigt, für den könnte GTG zu reduziert sein. GNOME-User hingegen, die nur an einem Rechner arbeiten, denen eine einfache To-Do-Liste in einer Textdatei nicht reicht, die sich andererseits aber von der Funktionsvielfalt ausgefeilterer Taskmanager erschlagen fühlen, sollten einen Blick auf diese schnörkellose Aufgabenverwaltung werfen.

» Projekthomepage von Getting Things Gnome
» PPA für Getting Things Gnome

Weitere GTD-Tools, die wir getestet haben:

• GTD-Tools (I): Tracks (21. März 2008)
• GTD-Tools (II): Remember The Milk (11. April 2008)
• GTD-Tools (III): Vitalist (22. April 2008)
• GTD-Tools (IV): Things (27. Mai 2008)
• GTD-Tools (V): GTDTiddlyWiki Plus (11. Juni 2008)
• GTD-Tools (VI): ThinkingRock (29. April 2009)
• GTD-Tools (VII): Getting Things Gnome (5. Januar 2010)

(Gefunden im Toolblog)

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GTD-Tools (VI): ThinkingRock Thinking Rock ist eine schlanke, plattformübergreifend verfügbare und kostenlose GTD-Anwendung. Wir haben sie ausführlich getestet. (29. April 2009) Zeitmanagement: Tipps für Workaholics Überall kann man erfahren, wie man mit wenig Zeit noch produktiver wird. Dabei müssten viele unter uns zuerst lernen, sich mehr Zeit für anderes zu nehmen. (29. August 2008) Selbsterfüllende Prophezeiungen Die Einstellung sorgt fürs Ergebnis: Selbsterfüllende Prophezeiungen müssen nicht immer nur negativer Art sein. (4. August 2008)

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Im ersten Teil habe ich fünf Schritte zum persönlichen Wissensmanagement vorgeschlagen. Ich setze verschiedene Tools dazu ein. Wir lieben unsere Tools und Gadgets – meine Auswahl ist eine persönliche und subjektive, im besten Fall mag sie als Beispiel und Anregung dienen. Für jedes vorgeschlagene Instrument gibt es Alternativen, die sich hier und dort unterscheiden oder vielleicht sogar besser sind. Aber wie gesagt: Ich habe meine lieb gewonnen.

1. Schritt: FINDEN
Das Eingangstor: Der Google Reader
Die ganze Welt in einer Applikation. So kommt mir mein Google Reader manchmal vor. Ich lese damit Blogs, Zeitungen, Zeitschriften und lasse mich via Google Alerts über bestimmte Suchwörter im Web informieren. Wie konnte ich ohne leben? Mehr und mehr finden sich Spuren von Crowd Intelligence im Reader: Ich nutze Aggregatoren wie Rivva und verfolge, was andere Nutzer lesen (via die «People you follow»-Funktion). Anfangs eher skeptisch eingestellt stoße ich inzwischen immer wieder auf interessante Artikel aus bisher unbekannten Quellen. Die Information findet inzwischen mich. Zur Zeit lese ich rund 200 verschiedene Publikationen – vermutlich ist das nicht besonders viel. Nach dem Urlaub stehen schon ein paar Hundert neue Artikel zum Lesen an. Hier hilft ein unbekümmerter Knopfdruck: Mark all as read.

2. Schritt: UNVERHOFFTES FINDEN
Old School: Zeitungen und Zeitschriften
Ich gestehe: Ich lese Printpublikationen, darunter sogar eine Tageszeitung. Auf Papier. Die altmodische lineare Leseweise lässt mich Dinge finden, die ich nicht gesucht habe. Oft sind es fachfremde Themen, die an der Grenze zu meinen Interessen liegen oder mich zu etwas Eigenem inspirieren. Unverhofftes Finden nenne ich das. Häufig ist es «nur» interessant; ich lese Dinge aus Neugier, ohne gleich was damit anzufangen. Und außerdem: Ich lese nun mal gerne Zeitung zum Kaffeetrinken. Das entsprechende Gefühl stellt sich vor dem Computer einfach nicht ein (und nein, auch am iPhone nicht).

Hören und staunen: Videos und Podcasts
Mehr und mehr finde ich Interessantes in Videos sowie Screen- und Podcasts. Wahre Schätze finden sich in den Podcast-Archiven der öffentlich-rechtlichen Radioanstalten. Podcasts abonniere ich ganz profan mit iTunes. Auch 2009 mag ich E-Mail-Newsletter. Leider redet heute niemand mehr davon; ich habe immer noch etwa zwei Dutzend abonniert. Gut gemacht bietet mir dieses Format einen Überblick in kurzer Zeit.

3. Schritt: SAMMELN
Alles rein: Evernote
Beim Lesen entscheide ich, was ich aufbewahren will. Das geschieht in Sekunden und hat wenig Wissenschaftliches. Im Zweifelsfalle wird gespeichert. Schließlich bin ich auch ein Jäger und Sammler. Als digitalen Archivkasten setze ich Evernote ein (hier die imgriff.com-Review zu Evernote). Die systemweite Integration ist für mich der große Vorteil. Das Skript in der Browserleiste, das Mac OS X-Pendant in der Menubar, die E-Mail-Funktion für Newsletter oder die Send to-Funktion im Google Reader: Egal wo ich gerade bin, mit zwei Klicks ist der Artikel, die Website oder E-Mail in Evernote. Kurz getaggt und das Wiederauffinden ist kein Problem. Evernote ist die einzige Applikation, die ich für das Sammeln nutze. Also keine E-Mail-Newsletter im Mailprogramm aufbewahren, keine Blogeinträge im Google Reader für später vormerken und keine Websites in Read it later-Applikationen markieren. Das entschlackt die Suche: Wenn ich es nicht in Evernote habe, habe ich es nicht.

Für Eigenes: Der Zettelkasten
Irgendwie kommt es meiner Hirnstruktur entgegen, wenn ich Material von Dritten und selbst Gedachtes getrennt aufbewahre. Für meine Notizen, Textfragmente, Gedanken und Ideen nutze ich den Zettelkasten in der Version 3. Florian hat vor einiger Zeit eine kurze Einführung zum Zettelkastensystem nach Luhmann geschrieben. Die Freeware bietet Notizfunktionen mit ausgeklügelter Verschlagwortung. Dazu kommt die Möglichkeit, Quellen und Anhänge zu notieren. Ein Vorteil gegenüber Evernote: Mit der Schreibtischfunktion breite ich einzelne Notizen zu einem Thema vor mir aus. Verschiedene Fragmente lassen sich so übersichtlich zu einem gesamten zusammenfügen.

4. Schritt: STRUKTURIEREN
Ordnung ins Chaos: Mind Maps
Ich finde Informationen, sammle sie und finde sie wieder. Bloß: Bis jetzt habe ich vieles erfahren, aber noch wenig gelernt. Ich eigne mir Wissen am besten an, wenn ich es neu strukturiere. Mein Instrument dafür sind Mind Maps. Ich verwende den MindManager, andere Tools bieten einen ähnlichen Funktionsumfang. Ich gehe die gesammelten Informationsnuggets durch und was wichtig scheint, wird in das Mind Map reingehackt – in Stichworten und in kürzester Zeit. Am Ende lege ich die Quellenmaterialien weg und beginne mit dem Umbau. Was gehört zusammen, in welcher Reihenfolge und in welcher Hierarchie, was ist wichtiger, was weniger, was fehlt? Ich spüre fast körperlich, wie die Neuronen zwischen meinen Synapsen hin- und herschießen. Danach habe ich Informationen gewichtet, bewertet, strukturiert und in Zusammenhang gebracht. Ich habe das Thema für mich neu aufgebaut. Oder: Ich habe gelernt.

5. Schritt: PUBLIZIEREN
Blogs: Arbeit an der Sprache ist Arbeit am Gedanken
Diese Lernerfolge lassen sich durch Schreiben verstärken. Einen Sachverhalt für andere aufzubereiten setzt eine nochmalige, vertiefte Auseinandersetzung mit dem Thema voraus (Camilla hat in einem Beitrag beschrieben, wie sie Texte aus Mind Maps erstellt). Zu diesem Zweck haben wir vor einigen Jahren ein neues Instrument erhalten: Blogs. Ein Blog ist ein erstklassiges Lernarrangement – Interaktion und Feedback-Schleifen inklusive. Für den E-Learning-Spezialisten und Blogautoren Jochen Robes ist das eigene Lernen ein Hauptnutzen seines Schreibens. In einem Vortrag über seine Bloggertätigkeit zitiert er Seth Godin: „Wenn niemand deinen Blog liest: Es spielt keine Rolle! Viel wichtiger ist darüber nachzudenken, was man tut und zu sagen, wie man sich darstellt – ganz egal, ob es für einen Kollegen oder Deine Katze ist.“

E-Books und Amazon Reviews
Mit Schreiben strukturiere ich neu Gelerntes. Publizieren ist mir auch aus motivationalen Gründen wichtig: Es dient als Ansporn, weil ich mich verpflichte. Im günstigen Fall ensteht eine Diskussion und ich erweitere mein Netzwerk. Und es ist auf jeden Fall Arbeit an meinem digitalen Reputationsmanagement. Kompetenzen werden sichtbar. Zwei weitere Instrumente, die sich gut eignen: Amazon Reviews und E-Books. Amazon Reviews werden 2010 regelmäßig auf meiner To-Do-Liste stehen. Ich werde ein Buch pro Monat lesen und auf Amazon eine Rezension dazu veröffentlichen. So vertiefe ich neu Gelerntes und gleichzeitig profitieren andere davon. Ganz ehrlich: Es befriedigt auch meine Eitelkeit, wenn 38 von 39 Leuten meine Rezension hilfreich fanden. Auch E-Books haben einen doppelten Nutzen: Sie unterstützen das eigene Lernen und belegen die neu erworbenen Kompetenzen. Ich gehe mit Seth einig: Es spielt keine Rolle, ob es tausend Leute downloaden. Aber bei der nächsten Stellenbewerbung oder im Verkaufsgespräch in vier Monaten kann es Gold wert sein.

BASISKOMPETENZEN DES WISSENSARBEITERS
Lernen und Schminken
Meine Auswahl an Tools und Methoden für das persönliche Wissensmanagement ist subjektiv und die meinige. Jede Software führt nämlich nach Rom. Solange man weiss, dass man nach Rom will. Sich eigene Wissensziele zu setzen ist der Schlüssel, um den gefühlten Information Overload zu verhindern. Durch das Internet hat sich die Menge an Informationen vervielfacht. Das Internet bietet aber auch die Werkzeuge, um damit umzugehen, etwa Ausdrucks- und Lernmöglichkeiten wie Blogs, Twitter, Diskussionsforen oder Videos. Ein Beispiel: Viele Leute vermuten in juicystar07 und ihren youtube-Videos über Make-up und Haare nur einen unbändigen Drang zur Selbstdarstellung, Banalitäten und Kommerz. Vielleicht. Vor allem aber eignet sie sich die Basiskompetenzen der Wissensarbeiterin an. Sie lernt Wissen zu sammeln, aufzubereiten und zu präsentieren. Sie lernt mit neuen Technologien umzugehen und eigene Inhalte zu erstellen. Sie lernt, andere Leute zu motivieren und anzuregen. Sie lernt sich zu präsentieren und zu verkaufen. Wie war das doch gleich, kürzlich im Bewerbungskurs für Arbeitssuchende?

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» Top 10 Essential Tools for Your Wallet, Keychain, or Pocket (lifehacker.com)

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«Inzwischen habe ich fünf hellblaue Karteikarten. Auf einer stehen die Dinge, die ich beruflich tun sollte, geordnet nach Dringlichkeit, Nummer zwei enthält alles, was in Wohnung und Haushalt ansteht. Wenn in der Küche eine Glühbirne ausfällt, hole ich die Karte und notiere: “Birne Küche”. Das beruhigt mich, ich kann dann eine ganze Weile mit der kaputten Birne leben. Nummer drei ist die Liste möglicher Kolumnenthemen. Nummer vier enthält alles, was nicht in die anderen drei Kategorien passt, zum Beispiel “Augenarzt”, “Friseur” oder “neues Fitnessstudio suchen”. Nummer fünf ist die Tagesliste. Jeden Morgen schreibe ich die Tagesliste, mithilfe des Terminkalenders und der anderen vier Karten.»

Vorbildlich. Ich schlage die Ernennung zum Ehrenleser auf Lebenszeit vor.

» “Pro Tag schaffe ich maximal zehn Dinge” (Zeit.de, Danke für den Tipp an Ronnie!)

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Ganz vorne bei den Windows-Downloads: Windows 7, das Desktop-Tool Enigma 2.0 und Portable Ubuntu; bei Mac: Snow Leopard, Jailbreak-Apps fürs iPhone und das Desktop-Tool Magnifique. Die ganzen Listen:

» Most Popular Free Windows Downloads of 2009
» Most Popular Free Mac Downloads of 2009 (beide lifehacker.com)

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Denn natürlich muss man Google nicht alles mitteilen. Konrad Lischka und Christian Stöcker haben für Spiegel Online eine kleine Anleitung verfasst, wie und was man alles vor den neugierigen Augen aus Mountain View verstecken kann.

» Wie Sie sich vor Google verstecken (Spiegel.de)

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» 10 Adobe AIR Apps That Simplify Our Lives (mashable.com, gefunden im Toolblog)

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