GigaOM ist ein US-amerikanischer Blogverlag, der unter anderem Webworkerdaily.com und NewTeeVee.com herausgibt. Gegründet hat das Netzwerk Om Malik – und die ersten fünf Monate aus einem Starbucks heraus gearbeitet. Für alle, die ebenfalls eine Weile oder zumindest gelegentlich nicht im Büro oder zuhause, sondern in einem Café arbeiten möchten, hat Om ein paar Tipps aufgeschrieben: Wie man produktiv arbeitet, ohne gleich alle anderen Gäste und die Angestellten zu nerven. (Ich frage mich allerdings, ob die von Om empfohlenen drei Getränke pro Tag nicht teurer kommen als die eingesparte Miete – jedenfalls, wenn das Gastbüro Starbucks heißt.)

» Using Starbucks As Your Office? Here Are Some Tips (gigaom.com, gefunden bei Lifehacker.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Multitasking funktioniert nicht; das tönt logisch, es gibt Studien dazu und wir sagen es immer wieder, etwa hier oder hier. Ein Test bietet nun Gelegenheit, es in drei Minuten selber auszuprobieren.

Clarke Ching, ein Software-Entwickler, hat vor einiger Zeit auf seinem Blog eine Übung zum Multitasking veröffentlicht, die wir gerne auf deutsch vorstellen: Die Übung lässt in eindrücklicher Art am eigenen Leib erfahren, dass Multitasking nicht effizient ist. Das Ganze dauert drei Minuten und ist ziemlich unterhaltsam. Du wirst in dieser Übung drei «Projekte» bearbeiten, zuerst mit Multitasking, anschließend ohne.

Nimm zunächst ein Blatt Papier und zeichne mit Linien drei – noch leere – Spalten darauf. Die drei Projekte haben folgende Ziele:

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Projekte scheitern immer wieder aus den selben Gründen. Hier die Top 25 der typischen Ursachen.

Projekte sind komplexe Angelegenheiten. Die Teilnehmer haben unterschiedliche Interessen und zeigen variierende Leistung. Dazu kommt, dass jeder von uns zu jedem Zeitpunkt in ziemlich viele Projekte involviert ist, schnell ist man bei fünf, sechs beruflichen, zwei bis drei in der Freizeit, ein paar im Verein, und dann gibt es noch Hobbies, Blogs, Reparaturen, Freunde und andere Begleiter. All das führt dazu, dass es bei Projekten immer wieder die folgenden typischen Probleme gibt (teilweise übernommen und erweitert u.a. von Matthew E. May und PM-Blog):

 

1. Das Projektgrößen-Problem: Große Projekte werden niemals rechtzeitig oder im Kostenrahmen fertig.
2. Das WM-Team-Problem: Nur sehr selten beendet man ein Projekt mit dem Team, mit dem man anfing.
3. Das Teamgrößen-Problem 1: Wenn Du zu wenig Leute im Team hast, werden sie mit den Problemen nicht fertig. » weiterlesen

Das sogenannte Echtzeitweb hat unseren Newskonsum verändert: Auf Kanälen wie Twitter kommen nicht nur klassische News schneller an, sondern die Neuigkeiten werden auch vielfältiger; persönliche Status-Updates kommen hinzu. Eine neue Qualität der von Vielen gefühlten «Informationsflut».

Glücklicherweise hat sich die grundlegende Strategie gegen die Informationsflut nicht verändert. Es gilt, die Inputs zu filtern und so auf das Wesentliche zu reduzieren. Und glücklicherweise entwickelt sich die technische Seite der Filter mit den Anforderungen. Das US-Blog ReadWriteWeb verweist auf mehr als ein Dutzend Filtermöglichkeiten: Thementracker, Aggregatoren wie Techmeme (oder im deutschsprachigen Raum: Rivva) und Feed-Filter. Und Autor Richard McManus vergisst nicht, dass es im zweiten Schritt auch darauf ankommt, den menschlichen Filter zu trainieren, sich also den Anspruch abzugewöhnen, alles lesen zu wollen.

» How to Manage Your News Consumption in the Real-Time Web Era (readwriteweb.com)

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Gedruckte Reiseführer haben noch immer einen festen Stand, die meisten verlassen sich unterwegs noch lieber auf das mitgeführte Buchformat. Zu unpraktisch ist oder unpassend scheint es noch, Reiseinformationen ausschließlich digital dabei zu haben. Aber auch das ändert sich, und gerade für die Vorbereitung des Urlaubs sind Reiseblogs und -portale selbstverständlich geworden (noch mehr natürlich, wenn es ans Buchen von Flügen oder Hotels geht).

Der tägliche Linktipp führt heute zu einer weiteren interessanten Quelle: Wikivoyage, eine offene, von jedermann editierbare Plattform, die fürs Reisen das werden will, was das Vorbild Wikipedia für allgemeines Wissen ist.

Seit dem Start im Dezember 2006 sind über 10.000 Artikel entstanden, die teilweise äußerst detailliert Sehenswürdigkeiten, Unterkünfte und Freizeitaktivitäten, aber auch örtliche Mietwagenanbieter, Restaurants und manchmal sogar die Preise für Fähr- oder Flugverbindungen auflisten. Schön gelöst: Ziele in einzelnen Regionen sind zum Teil per Karte navigierbar (Beispiel: Polnische Ostseeküste). Zusätzlich gibt es ein paar aktuelle Inhalte (Fußball-WM) und Reiserouten (Beispiel: Drei Wochen Kambodscha).

» Wikivoyage

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Als nächstes Beispiels in unserer Serie «Ablage im Griff» stellen wir heute einen Klassiker vor: Die Manila Folders.

Manila Folders sind in den USA in verschiedenen Formen stark verbreitet. In der Produktivitätsszene bekannt(er) wurden sie, da David Allen, der «Erfinder» von GTD, sie für seine Referenzablage nutzt. In der – nicht so gelungenen – deutschen Übersetzung von «Getting Things Done», Wie ich die Dinge geregelt kriege (Affiliate-Link), werden sie als «Ordner» oder sogar «Aktenordner» übersetzt, was leider komplett falsch ist und zu einigen Missverständnissen geführt hat. Der korrekte Begriff wäre «Einstellmappen», der allerdings hierzulande auch nicht sehr verbreitet ist.

Und wenn ich schon dabei bin, Dinge richtig zu stellen: Manila ist nicht etwa eine Firmenbezeichnung, sondern geht auf den englischen Namen des ursprünglichen Rohstoffes zurück: Manila hemp (ist nicht mir Hanf verwandt) oder Abaca.

Rund um den Globus versuchen Fans von GTD, die originalen Manila Folders aufzutreiben, um genau so zu arbeiten wie David Allen. Ein Freund von mir, Etienne Abelin, arbeitet auch mit diesem System und hat mir ein paar Fragen dazu beantwortet. Etienne ist in zwei Welten zu Hause: Er ist Musiker (Violine) und macht «nebenbei» einen MBA. Entsprechend viel muss er organisieren und verwalten. Das tut er mit GTD und arbeitet recht nahe am Original - inklusive Manila Folders.

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Im ersten Teil dieses Artikels zur Technik des Brainstormings ging es um die konkrete Durchführung. Nun möchte ich Vor- und Nachteile von Brainstormings zeigen und erklären, was wir daraus für den Ablauf von Brainstormings lernen können.

Vorteile von Brainstormings

Sinn und Zweck eines Brainstormings ist, Ideen zu generieren – und zwar so viele wie möglich. Gerade die vielfältigen und abweichenden Erfahrungen und Kenntnisse aller Teilnehmer am Brainstorming tragen dazu bei, möglichst viele divergente und bisweilen sogar bizarre Ideen zu finden. Umso mehr Ideen die Gruppe hat, umso eher triggern die Ideen eines Teilnehmers weitere Ideen bei anderen Teilnehmern – ein sich selbst verstärkender Prozess. Wenn die Gruppe so ihren optimalen Brainstorming-Modus findet, erhöht das die Vielfalt, Flexibilität und Originalität der Ideen (diese drei Kategorien machen die Kreativität eines Brainstormings in bestimmten Umfang messbar).

Ein weiterer Vorteil ist das den Teilnehmern gemeinsame Gedankenmodell des Brainstormings: Ideen werden nicht kritisiert. Es geht ja gerade darum, möglichst viele und besonders gern auch bizarre Ideen zu generieren. Dieser Grundgedanke ist leicht zu lernen und «kostet» wenig beim Implementieren. Akzeptieren alle Teilnehmer, dass dies Bestandteil des Brainstormings ist, erzeugt die Gruppe im Brainstorming-Modus mehr Ideen. Wenn Kultur und Klima in der Gruppe stimmen, sind die Teilnehmer künftig immer schneller in der Lage, auf Anforderung zu brainstormen.

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Der Mai gibt sich zwar ordentlich Mühe, wie November auszuschauen, aber er wird den Sommer trotzdem nicht verhindern können – und damit auch nicht den Sommerurlaub. Der Vielreisende Chris Guillebeau (131 Länder der Erde konnte er schon abhaken) hat 28 Dinge notiert, die er in aller Welt gelernt hat – eine gute Hilfe, um typische Unannehmlichkeiten beim Reisen zu vermeiden:

» 28 Things I Wish I Knew Before I Started Traveling (chrisguillebeau.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Zahlen sind fast überall Grundlage von Entscheidungen, ob im Management oder in der Schule, bei der Geldanlage oder vor Wahlen. Nur im privaten Alltag ist das Sammeln von Daten verpönt. Aufschreiben, wieviel Kaffee ich trinke, wieviel Geld ich fürs Kino ausgebe, wie lange ich an Werktagen schlafe? Pedantisch, buchhalterisch, kleinkariert! «A journal was respectable. A spreadsheet was creepy», so formuliert das Gary Wolf, Autor der Wired, in einem Artikel für die New York Times («Tagebuch schreiben ist in Ordnung. Ein Excel-Sheet für den selben Zweck ist gruselig.»).

Unter Geeks ist das Tracken von alltäglichen Handlungen und Gewohnheiten allerdings ein Trend. Sie sammeln Zahlen im Vertrauen darauf, dass sie damit fundiertere und damit bessere Entscheidungen treffen können – auch wenn sie noch gar nicht wissen, in welcher Sache Entscheidungen treffen zu wären.

Ein langer, aber wirklich lesenswerter Text über diese Geeks – und Hinweise darauf, dass es nicht mehr lange nur sie sein werden, die exzessives «Self-Tracking» betreiben:

» The Data-Driven Life (nytimes.com)

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Sie sind gewissermaßen der Kern aller Produktivitätsthemen: To-Do-Listen. Die simpelste Art und Weise, das, was getan werden muss, festzuhalten und zu organisieren.

Sekunde – habe ich da eben «simpel» geschrieben? So simpel ist das natürlich alles gar nicht. Auch für das Schreiben von To-Do-Listen gibt es jede Menge Tricks. Und viel, das man falsch machen kann, und das dazu führt, dass gewisse Punkte einfach nicht von der Liste verschwinden wollen. Ein Beispiel: Wer Ziele und Wünsche (Weltreise machen, Chinesisch lernen), Projekte (Neue Website) und Aufgaben (Chinesisch-Podcast bei iTunes suchen, quietschenden Schreibtischstuhl ölen) auf einer Liste vermischt, muss sich nicht wundern, wenn er immer bloß die letzten, überschaubaren Punkte erledigt.

Die Grundlagen guter To-Do-Listen erklärt Gina Trapani, lange Zeit Redakteurin von Lifehacker.com, in diesem Video für Fast Company:

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