Die Produktivitätsmethode “Getting Things Done” (hier unsere Grundlagenserie dazu) ist vielen, die sie ausprobiert haben, zu kompliziert. Es bedarf enorm viel Selbstdisziplin, um das System, das die Sache mit der Selbstdisziplin ja eigentlich einfacher machen soll, durchzuhalten. Die meisten allerdings, die GTD ausprobiert haben, erkennen darin sehr clevere Elemente, die tatsächlich beinahe umgehend geholfen haben.

“Zen To Done” von Leo Babauta ist so entstanden: Aus der Erkenntnis, dass GTD für viele Menschen nicht funktioniert, grundsätzlich aber durchdacht ist. Ganz ähnlich “destillierend” ist der Student und Blogger David Pierce vorgegangen. Im Produktivitätsblog Lifehack.org beschreibt er die drei Elemente von Getting Things Done, die sich bei ihm durchgesetzt haben, obwohl er nicht das vollständige System umgesetzt hat:

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Neben kurzfristigen Zielen solle man sich auch vornehmen, was man in fünf oder zehn Jahren erreicht haben will – so ein häufig gegebener Ratschlag, von dem allerdings der Produktivitätsblogger Scott H. Young nichts hält. Vor allem als jüngerer Mensch könne man nicht mehr sagen, wie sein Leben in zehn Jahren aussehen wird. Und mehr noch: Derart langfristige Ziele haben nach Auffassung von Young wenig bis kein Motivationspotential.

» Why I Stopped Setting Long-Term Goals (scotthyoung.com)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag (und manchmal auch erst mittags) ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Passend zum Thema Entschleunigung: Ibrahim Husain empfiehlt in einem Lifehack-Artikel das “Unpluggen” für jene schwierigen Tage, an denen man zwar einiges zu tun hat, aber sich dennoch (oder: deswegen) nur mit E-Mail-Schreiben, YouTube-Gucken, Skype und Blogs beschäftigt. Also: Internetverbindung trennen, Telefone ausschalten, am besten ganz auf Papier und Stift umsteigen, um die Ablenkungen zu minimieren.

»Unplug For Greater Productivity (lifehack.org)

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Wie in Teil 1 unserer Serie zu Ablagesystemen bereits ausgeführt, wollen Ivan und ich am eigenen Beispiel testen, wie gut wir mit den verschiedenen Ablagesystemen klarkommen. Heute will ich den Klassiker vorstellen: Hängemappen. Wir setzen sie beispielsweise in meiner Firma für die Bearbeitung und Ablage aller unserer Aufträge ein.

Wie sieht eine Hängemappe aus?

Hängemappen (auch Hängeregistraturen genannt) gibt’s bei jedem Versand oder Schreibwarenladen. Sie kommen im Format A4 daher und sind meist aus Recycling-Karton, der mit 175-230 g/m² ordentlich was aushält. Dazu gibt’s Reiter und Beschriftungsschilder, die man in die an der oberen Kante vorgesehenen Löcher einrasten kann. Es gibt vertikale und laterale Hängemappen, die sich darin unterscheiden, wie man sie befüllt und wo man sie aufhängt.

Links und rechts sind Stoffbänder angeklebt. So kann seitlich nichts aus der Mappe rausfallen, man kann die Mappe aber auch nicht aufschlagen wie einen Hefter und darin blättern. Das soll man aber auch nicht: in Hängemappen werden lose Blätter gesammelt. Das beschleunigt die Ablage. Will man sich die Mappe anschauen, holt man alle Blätter raus und legt sie vor sich hin.

25 dieser Mappen kosten etwa 12 Euro. Dazu kommen dann noch die Ausgaben für die Kiste, den Schubladenschrank oder einen anderen Ort für die Mappen.

Was braucht man also außer den Mappen:

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Weil ihnen eine zentrale Anlaufstelle für Neuigkeiten aus der (im deutschsprachigen Raum noch recht jungen) Coworking-Szene fehlte, haben die drei Münchner Alexander Greisle, Florian Rustler und Felix Schürholz “CoWorking News” gegründet, ein Onlinemagazin zum Thema inklusive einem Verzeichnis von Coworking-Büros.

» CoWorking News (gefunden auf karrierebibel.de)

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Die Eisenhower-Methode ist eine der bekanntesten, um Aufgaben zu priorisieren. Dabei werden sie nach den zwei Kriterien “Wichtig” und “Dringend” auf einer Matrix verteilt. Was wichtig und dringend ist, wird so schnell wie möglich erledigt; das Gegenteil besteht aus Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, sie sollte man am besten komplett streichen.

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“Simplify”: Vereinfachung und Konzentration aufs Wesentliche erfreuen sich ungebrochener Beliebtheit, wenn es um Selbstmanagement geht. Hierzu hat Mark Shead im Blog “Productivity501″ ein paar Tipps gegeben, die mir deshalb gefallen, weil man sie so noch nicht ganz so oft gelesen hat: Mark sind ein paar ganz konkrete Ansatzpunkte zum Aufräumen und Wegwerfen eingefallen – wohin mit dem Kleingeld, welche Bücher verkaufen, was tun mit dem vollen Medizinschränkchen?

In diesem Zusammenhang wieder mal zu empfehlen: Der jährliche Wegwerftag.

» Simple Stuff Reduction Tips [productivity501.com]

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Ab und an ist von einer Renaissance des Selbermachens zu lesen: Portale wie etsy.com oder dawanda.de ermöglichen es jedem, seine in der heimischen Küche gebastelten Schmuckstücke, Taschen, Bilderrahmen etcetera zum Kauf anzubieten. Dazu passen gleich mehrere beliebte Websites, die sich dem Do-it-yourself widmen – makeuseof.com stellt fünf besonders gute vor, darunter natürlich auch die bekanntesten beiden, Make: und Instructables.

» 5 Awesome Do-It-Yourself Sites [makeuseof.com]

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Der US-Blogger Leo Babauta predigt vor allem Vereinfachung – in allen Bereichen. Nur konsequent, dass er auch für das Problem der überfüllten E-Mail-Inbox eine Lösung präsentiert, die noch einfacher und schneller ist als die zahlreichen anderen Vorschläge. In äußerster Kürze geht das so: » weiterlesen

Leider ist das papierlose Büro nach wie vor ein Traum. Solange dies so bleibt, kämpfen wir mit meterweise Papier, das wir sinnvoll ablegen müssen: In einem Ablagesystem.

Bitte nicht zuhause nachmachen! (Bild: Keystone/Martin Ruetschi)

Besonders die allgemeinen Informationen, die man nicht einem Projekt oder einem Kunden zuordnen kann, müssen so abgelegt werden, dass man sie schnell und zuverlässig wieder findet.

Auf welches System man bei seiner Ablage schwört (Hängeregistraturen, Ordner, Classei/Mappei oder was auch immer), ist zu einem großen Teil Geschmacksache. Manchmal hat ein System Vorteile, aber wenn man sich damit nicht wohl fühlt, ist wenig gewonnen. Was für Vorteile das sind, werden wir in den nächsten Wochen und Monaten austesten. Gregor und ich starten die ultimative Ablage-Serie: Wir testen die gängigsten Ablagesystem und lassen sie gegeneinander antreten.

Jede Ablage sollte unabhängig vom eingesetzten System ein paar Anforderungen erfüllen, damit man damit effizient arbeiten kann und seine Dokumente schnell findet. Um diese Grundsätze geht es heute zum Start in die neue Serie:

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