Eine “lächerlich komplexe Methode für etwas, das so viel einfacher erledigt werden könnte” - das schreibt Blogger Raj Dash auf freelanceswitch.com über «Getting Things Done» und präsentiert seine Alternative: Get Things Started; ein einfacher Weg, um anzufangen. Das ist nicht besonders scharfsinnig, weil GTD mehr sein will als bloß eine Hilfe beim Starten von Projekten, aber die Tipps werden dadurch nicht schlechter. Und wer sich ähnlich schwer tut mit dem (durchaus komplizierten) GTD-System, der hat vielleicht genau darauf gewartet:

» Get Things Started: Simpler Than GTD? [freelanceswitch.com]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

In langen To-Do-Listen verzettelt man sich im wahrsten Sinne des Wortes. Besser ist es, sich jeden Tag auf ein paar wenige, aber wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Dieser Tipp stammt aus Leo Babautas Zen-To-Done-Konzept, aber er ist so simpel und effektiv, dass wir ihn jedem empfehlen, der auf irgendeine Art und Weise mit To-Do-Listen arbeitet (ob digital oder auf Papier, kontext-, prioritäten- oder gar nicht sortiert):

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Je mehr Daten sich ansammeln, desto schwieriger wird es, den Überblick zu bewahren. Eine durchdachte Ablagestrategie mit sinnvollen Dateinamen schafft Abhilfe.

Aussagekräftige Dateinamen vergeben

Dokumente benötigen einen Namen, wenn sie auf dem Computer gespeichert werden. Aussagekräftige Bezeichnungen helfen dabei, Informationen später wieder aufzufinden. Im Idealfall erkennt man aus dem Dateinamen, was sich in dem Dokument verbirgt, ohne es öffnen zu müssen. Alles, was darüber hinausgeht, ist unnötiger Ballast. Damit das eigene System funktioniert, muss es konsistent angewendet werden. Mark Hurst schlägt dazu in seinem Buch Bit Literacy folgendes Schema vor:

Initialen-Datum-Thema.Erweiterung

Dokumente können innerhalb eines Ordners alphabetisch sortiert werden. Eine wichtige Entscheidung ist daher, wie man mit der Bezeichnung beginnt. Die Initialen, wie es Mark Hurst vorschlägt, können zum Beispiel das Vertrauen von Mitarbeitern stärken, ihre Dokumente auf einem Netzwerkspeicher abzulegen.

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Ab in die Horizontale und Augen zu - das sollte als Anleitung für ein Nickerchen doch eigentlich reichen, denkt man. Der «Boston Globe» ist es etwas detaillierter angegangen und hat eine Seite mit zahlreichen Informationen und Grafiken zu Schlafphasen, -gewohnheiten und -tipps gebaut:

» How to nap [boston.com/bostonglobe, gefunden von Marcel im imgriff.com-Friendfeed-Room]

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Der Schweizer Sportreporter Beni Thurnheer vertraut bei seiner Arbeit auf reichlich unmoderne Hilfsmittel: Fußballspiele zum Beispiel kommentiert er unter anderem mit Hilfe eines Panini-Albums.

Das hier wäre Material für einen «Link am Morgen», aber statt es erst am Montag - nach dem Endspiel der EM 2008 - zu veröffentlichen, bringen wir es lieber schon heute: Ein wunderbares Video des Schweizer Fernsehens, das den Sportreporter Beni Thurnheer und sein Arbeitswerkzeug kurz vor einem Fußballspiel zeigt. Wir sehen zahlreiche handbeschriebene Karteikarten und, besonders eindrucksvoll: Ein Panini-Sammelalbum, mit dessen Hilfe Thurnheer die Namen der Spieler auf dem Feld auswendig lernt.

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Wöchentliche Gewohnheiten einzuüben, ist nicht einfach. Man kann die Aufgabe allzu leicht auf den nächsten Tag schieben. Unser Tipp: Eine Zeitlang sollte man diese Gewohnheiten täglich trainieren.

Einen natürlichen Rhythmus, bestimmte Aufgaben zum Beispiel an einem Dienstagabend zu erledigen, kenne ich nicht. Das mag beim Brötchenholen am Sonntag funktionieren, und an den Wohnungsputz am Samstag erinnert mich immerhin mein schlechtes Gewissen. Bei kleinen, lästigen Aufgaben, die man gerne unter der Woche erledigt, ist das jedoch anders. Was unterscheidet schon einen Dienstag von einem Mittwoch oder einem Donnerstag? Wöchentliche Gewohnheiten anzunehmen, fällt oft schwer.

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Kein automatisiertes System zu nutzen, um wiederkehrende Aufgaben zu verwalten, muss kein Nachteil sein. Das Kopieren von Hand bringt Aufmerksamkeit und zwingt zur Einfachheit.

David Allen, der Kopf hinter Getting Things Done (GTD), verwaltet alle Listen seines GTD-Systems in einem Palm-Organizer. Auf funktionsreiche Programme verzichtet er; und damit auch auf solche, die wiederkehrende Einträge automatisch in neue Listen übernehmen. Was auf den ersten Blick langwierig und umständlich erscheint, hat einen entscheidenden Vorteil: Man reduziert sich aufs Wesentliche und schenkt dem mehr Aufmerksamkeit.

imgriff.com-Leser Gregor brachte mich auf die Idee, diesen Artikel zu schreiben. Ich bin bekanntlich ein Fan der Arbeit mit dem schlichten Texteditor. Gerade auch für meine To-Do-Listen verwende ich diesen. Gregor zweifelte aber daran, dass ein Texteditor dafür geeignet sei, wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Bis zu diesem Zeitpunkt war mir gar nicht bewusst, weshalb bei mir das System so gut funktioniert.

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Als ich über die neue Firefox-Erweiterung Feedly schrieb, sie tauge wohl am besten für Nutzer, die zwischen 30 und 60 RSS-Feeds lesen, habe ich mich gefragt, wieviele Feeds Ihr, die imgriff.com-Leser, im Durchschnitt wohl lest. Zeit für eine neue Umfrage!

Ich bin gespannt, ob Ihr alle Hardcore-RSS-User mit hunderten von Feeds oder eher die Aficionados seid, die sich mit einem ausgesucht guten Dutzend begnügen. Bitte wählt in der folgenden Umfrage die Antwort aus, die auf Euch zutrifft - und wenn Ihr nicht genau wisst, wieviele Feeds Ihr abonniert habt, gebt einfach eine Schätzung ab. Vielen Dank fürs Mitmachen!

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Besser als eine Aufgabe permanent zu verschieben (und sie dann doch nicht zu erledigen) ist es, sie gleich zu streichen. «Aus der To-Do-Liste, aus dem Sinn» sozusagen.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Übers Delegieren haben wir im «Einmaleins» bereits geschrieben: Etwas, das man sich angewöhnen sollte, weil man wirklich nicht alles selber machen muss (und vieles auch nicht selbst am besten kann). Noch effizienter, weil «rückstandsfreier», als das Delegieren ist das ersatzlose Streichen von Aufgaben. Und auch davor sollte man keine Scheu haben:

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Viele Benutzer kennen von Google nur die grundlegende Suchfunktion: Dieses schon ikonographische, verlockend leere Eingabefeld unter den bunten Buchstaben. Aber Google kann viel mehr. Hier kommen 12 Such-Tipps, die noch für Staunen sorgen:

1. Kinoprogramm: Du weißt nicht, was Du heute abend machen sollst? «Kino Berlin» wirft als ersten Treffer das Kinoprogramm des aktuellen Tages von Berlin (oder der entsprechenden Stadt) aus, das sich dann nach Kino/Entfernung, Filmbeliebtheit und Filmtitel sortieren lässt.

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