David Allen wurde im Podcast von Accidental Creative interviewt. Das Interview zeigt wunderbar, wie entspannt Allen mit seinen eigenen Ideen umgeht.

AC #57:

In this interview, we ask David how creative professionals can better implement GTD and find increasing degrees of productivity and freedom.

Behance, ein amerikanischer Hersteller von Produktivitätsprodukten, empfiehlt, abgeschlossene To-Do-Listen nicht wegzuschmeißen sondern an die Wand zu hängen.

When you complete a list of action steps, your instinct might be to throw the list away. After all, the work is completed! However, some creative professional teams take a different approach; they relish their progress. Some go so far as surrounding themselves with it.

Jetzt müsste man es nur noch schaffen, eine To-Do-Liste mal komplett abgearbeitet zu bekommen?

[via LifeDev]

Neulich sprachen wir hier über eine kleine Frage mit großer Wirkung. Schauen wir uns heute mal einen kleinen Unterschied an, den zu machen ähnlich hilfreich sein kann.

Es geht um den Unterschied zwischen “wichtig” und “dringend” – dabei handelt es sich um zwei Dimensionen des Begriffs “Priorität”. Dringend sind Aufgaben, deren fremd- oder selbstgesetzte Deadline schon entsprechend nahe gerückt ist; wichtige Projekte dagegen haben oft keinen solchen Termin, liegen uns aber typischerweise mehr am Herzen. Zwei Ein paar Beispiele: Dringend ist die Präsentation, die noch zu gestalten, das Geschenk, das noch für den Chef zu kaufen, oder der Termin bei der Autowerkstatt, der noch vor der TÜV-Untersuchung zu vereinbaren ist. Muss sein, steigert unsere Laune aber nicht gerade ins Unermessliche. Wichtig dagegen ist etwa die Verabredung zum Biergartenbesuch mit den Freunden, die man so lange nicht mehr gesehen hat, die Renovierung des Wohnzimmers, die schon so lange geplant ist, der Sprachkurs, den man schon im letzten Jahr machen wollte.

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Das Telefon zwischen Kinn und Schulter eingeklemmt, mit der rechten Hand mitschreiben und mit der linken dem Kollegen etwas am Bildschirm zeigen: Schön, dieses Multitasking. Funktioniert aber nicht.

Im Gegenteil: Mehr als ein Viertel der Arbeitszeit werde verschwendet, so zitiert das Magazin SZ Wissen einen Forscher (der Artikel ist auch bei Spiegel Online zu finden). Der Grund: Die Umstellung von einer Aufgabe auf die nächste braucht eine gewisse Anlaufzeit. Im Alltag nur Sekunden, aber hochgerechnet auf Jahre und umgerechnet auf Volkswirtschaften kommen Milliardenwerte dabei raus. Dazu kommt, dass beim eifrigen Multitasken Fehler passieren:

“(…) Psychologen, Neurowissenschaftler und Ökonomen widersprechen mittlerweile einhellig: Der Mensch mache bei solchem Vorgehen haufenweise Fehler, sein Gehirn sei der Doppelbelastung nicht gewachsen.”

Und noch deutlicher formuliert:

“Multitasking fördert einen schizoiden Denkstil und lässt das Gedächtnis verkümmern”

Der Rat, sich auf nur eine einzige Sache zu konzentrieren, ist allerdings leichter gesagt als umgesetzt: Unsere Arbeitsumgebung können wir nicht immer beeinflussen. Deshalb kommen viele so gut zurecht, wenn sie am frühen Morgen noch vor 6 Uhr aufstehen oder nachts arbeiten; es ist ruhig in der Wohnung, das Telefon klingelt nicht, die Bauarbeiter reißen nicht die Straße vor dem Fenster auf.

» Leseempfehlung: “Schön der Reihe nach statt Multitasking” bei Spiegel Online

CNN Money hat ein ausführliches Profil über David Allen veröffentlicht, das im Detail beschreibt, wie er Getting Things Done entwickelt hat.

How David Allen mastered getting things done:

If you had told me in 1968 that I’d end up being a personal productivity consultant,” Allen says over dinner in Ojai, a small town near Santa Barbara, “I would have told you you’re out of your mind.”

Je mehr man sich vornimmt, desto mehr schafft man. Klingt komisch? Nicht für Menschen, die das Konzept der “strukturierten Prokrastination” anwenden.

Wer unter Prokrastination leidet, ist oft versucht, dem Problem damit abzuhelfen, dass er sich weniger Verpflichtungen auferlegt. Weil so viel zu tun sei, so der Glaube, kapituliere man vor der Masse und schaffe keinen Anfang. In der Folge sagt man Termine ab, nimmt keine neuen Aufträge mehr an, streicht Dinge, die nicht so dringend erscheinen, von seiner To-Do-Liste und … merkt schließlich, dass all das trotzdem nicht hilft, die wirklich wichtigen Aufgaben anzupacken.

Kein Wunder, sagt dazu John Perry, Philosophieprofessor in Stanford. Er geht das Problem genau andersherum an: Verpflichtungen sind prima, und das Aufschieben von Verpflichtungen auch – solange man es richtig macht.

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Anfang Juni habe ich beschlossen, einen “Opt-Out-Monat” zu beginnen. Der Vorsatz: 30 Tage lang jeden Tag irgendetwas zu kündigen, sei es ein ganzes Zeitungsabo oder bloß ein einzelner RSS-Feed. Zwischenbilanz: Es klappt hervorragend.

Die Flut nutzloser Informationen kennen wir alle. Mails, die wir nicht brauchen, Anzeigenblättchen im Briefkasten. In der Regel sind wir bereits so trainiert (oder: abgehärtet), dass vieles erst gar nicht wirklich ins Bewusstsein vordringt. Spam? Löschen. Anzeigenblättchen? In den Papierkorb im Hausflur werfen. Anders sieht es mit solchen Informationen und Verpflichtungen aus, die wir irgendwann mal angefordert haben oder eingegangen sind: Mitgliedschaften in Vereinen, die wir aus Sentimentalität noch aufrechterhalten. Zeitschriftenabonnements, die wir irgendwann mal wirklich wichtig fanden. RSS-Feeds zu Themen, die mal unsere Schwerpunkte waren. Newsletter für Produkte, die wir längst woanders beziehen.

Solche Dinge beanspruchen irgendwann zu viel Aufmerksamkeit, man hört sich immer stöhnen, wenn man an sie erinnert wird – “Ach, das schon wieder.”

Zeit für einen Opt-Out-Monat!

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Wer seine Produktivitätsmethoden auf hektische Zeiten ausrichtet, hat gute Chancen, dass sie auf Dauer in der Realität funktionieren können.

Chaos, das große Feindbild von uns Produktivitätsfreaks. Wir versuchen es mit allen Mitteln zu vermeiden. Dann kommt es doch, mal langsam und schleichend, mal überraschend und mit voller Wucht.

Und plötzlich haben wir alle Hacks, Tipps und Methoden vergessen und rennen ziellos umher wie ein Huhn ohne Kopf. Wir werden zur Feuerwehr, rennen von Brandherd zu Brandherd und löschen überall da, wo es gerade am nötigsten ist.

In solchen Zeiten kommt alles auf den Prüfstand, was wir uns als wunderbar hilfreich und produktivitätsfördernd in unserem Kopf ausgemalt haben. Deswegen sind solche Zeiten auch aus Produktivitätssicht sehr hilfreich, weil sie uns helfen, das wirklich nützliche vom vermeintlich hilfreichen zu trennen.
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Wir hatten das Thema hier ja schon mal. Und weil’s so schön war: Noch mehr Gedanken zum Thema “RSS-Feeds unter Kontrolle” hat sich Marcel Weiss bei neunetz.com gemacht.

Auch er sortiert seine Feeds in mehreren Ordnern nach Prioritäten, geht dabei allerdings herunter bis auf “Prio9″ – etwas, was mir persönlich zu kleinteilig wäre, um tatsächlich effizient mitzulesen beziehungsweise effizient zu ignorieren. Marcel schafft damit stressfrei ca. 350 Feeds. Interessanter Ansatz: Er arbeitet zusätzlich noch mit zwei Feedreadern, liest seine Techblog-Abos mit dem Google Reader und die anderen mit Netvibes. Und betont in seinem Artikel die Quintessenz, die man sich manchmal einfach in Erinnerung rufen muss:

“Zwingt einen ja niemand.”

» Zum ganzen Eintrag bei neunetz.com

P.S.: Widersprechen müssen wir natürlich ganz entschieden Marcels Behauptung, imgriff.com müsse man “nicht täglich (…), ja nicht mal wöchentlich” lesen.

Wer seine Motivation und Produktivität umgehend verbessern will, sollte als erstes die Warum-Frage stellen.

Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD) und beschreibt den ersten Schritt des natürlichen Projektplanungsmodells von GTD. Willst du lieber zum Anfang?

Du willst jetzt sofort produktiver sein? Du willst in diesem Moment deine Arbeit verbessern? Es gibt ein Wort, eine Frage, die wie keine andere direkten Einfluss auf unsere Produktivität nehmen kann. Nimm dir die Aufgabe, die gerade vor dir liegt oder die als nächstes dran ist und frage dich: Warum?
Warum gehe ich zu dem Meeting? Warum telefoniere ich mit dieser Person? Warum gehe ich mit meinem Partner aus?

Diese kleine Frage, die eigentlich völlig selbstverständlich sein sollte, hat eine unglaubliche Wirkung, gerade weil man sie im Alltag gerne vergisst. Sie definiert den Zweck einer Aufgabe, eines Projekts oder einer Tätigkeit und führt einen immer ein Stück näher zum Kern des Ganzen. Wer sein Leben im Griff haben will, muss es reflektieren. Der Schlüssel dazu ist die Warum-Frage.

Die Warum-Frage beinhaltet folgende konkrete Nutzen:
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