Aus meiner persönlichen Erfahrung mit Getting Things Done (GTD), Zen to Done (ZtD) und vielen anderen kläglichen Versuchen, Ordnung und Kontrolle in meine Aufgaben zu bringen, kann ich eins felsenfest sagen: Am besten ist es, Deinen Tag vorzuplanen, idealerweise bereits am Abend zuvor. Hier meine Tipps für Deine Tagesplanung:

1. Plane 3 großen Brocken ein

Damit sind drei Aufgaben gemeint, die besonders wichtig für Dich und Deine Ziele sind. Dabei handelt es sich um Ziele der kommenden Zeit, die aber auch immer Deinen langfristigen Zielen entsprechen. Hast Du oft kurzfristige Ziele, die gar nichts mit Deinen langfristigen Zielen zu tun haben, solltest Du Dir mal Kapitel 10 – Leidenschaft – von ZtD anschauen.

Die drei großen Brocken sind wichtige, aber auch komplexe Aufgaben, die Du erledigen willst. Dauert ihre Bearbeitung länger als 30 bis 60 Minuten, sind es wahrscheinlich eigene Projekte und Du solltest sie unter Umständen in kleinere Aufgaben zerlegen. Das Gute daran, die drei großen Brocken vorzuplanen, ist, dass Du nach ihrer Erledigung (die Du ja nun auf dem Plan hast), Dich gut fühlen wirst und außerdem kleinere Brocken bequem dazwischen passen. Fange am besten mit einem der drei Brocken an, wenn Du ins Büro kommst und bevor Du irgendwas anderes machst.

2. Nicht auf Kante nähen

Alles dauert länger als geplant. Außerdem musst Du Deine Termine oft vor- oder nachbereiten. Wenn Du Deine Termine für den kommenden Tag auf Kante nähst, wirst Du dafür keine Zeit haben – und somit durcheinander kommen. Irgendwann läuft die Planung so aus dem Ruder, dass Du frustriert bist und Deinen Terminkalender gleich ganz ignorierst. Besser ist, zwischen Terminen mindestens 30 Minuten Platz zu lassen. In dieser Zeit bereitest Du nach oder vor. Oder, falls es nichts vor- und nachzubereiten gibt, widmest Du Dich den großen Brocken – oder füllst die Zeit mit kleineren Aufgaben!

In den Pufferzeiten/Pausen kannst Du Dich natürlich auch mit Prokrastination belohnen oder Dir etwas Bewegung verschaffen. Auch dafür sind Pufferzeiten gut.

3. Reserviere unbuchbare Zeit – und Zeit für Meetings

Das ist Zeit, die niemand anders belegen kann und die Du nur für Dich und Deine Aufgaben hast. Ich habe solche festen Blöcke in meinem Terminkalender vorgesehen, in denen ich von Kollegen nicht zu Meetings eingeladen werden will. Genauso habe ich auch Blöcke im Kalender, in denen ich gerne für Meetings zur Verfügung stehe (idealerweise: nachmittags, da ich vormittags konzentrierter arbeiten will).

4. Den kommenden Tag am besten Abends planen

Wenn wir unerledigte Dinge mit uns herumschleppen, poppen diese Dinge immer wieder in unserem Geist auf. Schreibe Dir deswegen die offenen Punkte idealerweise Abends auf. So sind sie aus Deinem Kopf raus und Du kannst Dich besser auf Deinen Feierabend, Deine Familie oder die nächste Folge von Eureka konzentrieren.

5. Eat that Frog

Oft hilft es, die unangenehmste Aufgabe des Tages als erstes zu erledigen (falls möglich). Umso länger Du wartest, umso unangenehmer wird diese Aufgabe für Dich. Oft stelle ich nach dem Erledigen fest, dass es gar nicht so schlimm war. Dann bin ich froh, dass ich es hinter mir habe – und habe den Rest des Tages ein gutes Gefühl. So eat that frog first!

Bild: Melanie Hughes bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Studien besagen, Arbeiten im Home Office steigere die Produktivität, da man ruhiger und konzentrierter arbeiten kann. Aber auch zu Hause lauern Ablenkungen. Vieles scheint spannender als die eigentliche Arbeit. Das Bett, der Kühlschrank, ja, sogar die Hausarbeit, die Katze, die Kinder, der Partner – und wenn man dann endlich vor dem PC sitzt, wartet auch schon das Internet mit täglich neuen Überraschungen. Da mal ein bisschen Facebook, dort Online-Shopping, hier Twitter, Blogs und was weiss ich – man könnte Stunden im Netz vertrödeln, ohne wirklich produktiv zu werden.

Damit der Arbeit- oder Auftraggeber zufrieden ist und man als Arbeitnehmer das Home Office auch weiterhin nutzen darf, muss man sich immer wieder aufs Neue motivieren und dranbleiben. 10 Tipps:

1. Produktive Stimmung schaffen

Was bringt dich in eine produktive Stimmung? Vielleicht reicht alleine der Gedanke an deine Ziele, um dich zu motivieren. Der Gedanke an die nächste Reise, das Haus, das Auto – oder ganz einfach der Wunsch etwas produktives zu schaffen. Falls nicht, suche dir etwas anderes, was dich antreibt.

2. Büro bleibt Büro

Das Home Office sollte auch optisch wie ein Büro aussehen – und nicht wie ein Esszimmer mit PC und Drucker. Auch psychologisch ist es besser, wenn man nicht ständig Bett und Sofa im Visier hat. Den Raum nicht mit Möbel, Bilder und Accessoires zupflastern – weniger ist mehr. Ein überfülltes Büro sorgt für Unruhe und bietet zu viele Ablenkungspunkte.

3. Arbeitskleidung anziehen

Was mir auch hilft, morgens früh aufstehen, duschen, anziehen, schminken – als ob ich ins Büro gehen würde. Dabei laufe ich nur ein paar Meter ins andere Zimmer. Einige raten, man solle sogar Schuhe anziehen – finde ich jedoch übertrieben.

4. Musik hören

Musikhören beim Arbeiten ist umstritten. Einige Studien besagen, Musikhören beeinträchtige die Leistung. Andere wiederum meinen Musikhören fördere die Produktivität. Ich persönlich höre gerne Musik während der Arbeit. Lustigerweise kann ich mit Musik viel konzentrierter arbeiten. Aber das ist wohl von Mensch zu Mensch verschieden. Für die, die’s mögen: Lautsprecher an und los geht’s!

Was auch hilft, verschiedene Playlists für unterschiedliche Arbeiten zusammen zu stellen. Wenn ich beispielsweise einen Artikel für imgriff.com schreibe, höre ich gerne Adele, Lana del Rey oder Lenny Kravitz– nicht unbedingt ruhig, aber stimmig. Beim Nachführen von Listen, Rechnungen schreiben oder sonstigen für mich eher langweiligen aber durchaus wichtigen Tätigkeiten darf es auch mal etwas fetzigeres wie Sean Paul, Niki Minaj oder Pitbull sein. Sobald ich jedoch meine volle Konzentration benötige, weil auf zehn Sachen gleichzeitig achten muss, brauche ich absolute Stille. Und wehe dem, der mich in diesem Moment anruft.

5. Das Hirn zur Konzentration zwingen

Was tust du als Erstes, wenn du an deinem Computer sitzt? Facebook checken, Skype öffnen, Blogs lesen? Dann geht es dir so wie mir. Und ich muss mich von den verlockenden Ablenkungen lösen und mein Hirn in eine produktive Stimmung versetzen.

Das gelingt am besten in dem ich einem festen Tagesplan folge. Zuerst E-Mail checken und gleich beantworten. Dann zur ersten Aufgabe übergehen und diese konzentriert ausführen. Alle Töne am Computer und Handy ausschalten, damit man durch eingehende Nachrichten nicht gestört wird. Aus Facebook ausloggen, Skype auf “bitte nicht stören” stellen. Und dann die Aufgabe erledigen. So hangle ich mich von Aufgabe zu Aufgabe und das gelingt ganz gut.

6. Hochphasen nutzen

Morgen- oder Nachtmensch? Jeder Mensch hat unterschiedliche Leistungsphasen. Die einen sind schon frühmorgens fit, die anderen arbeiten lieber in der Nacht. Der Stoffwechsel, die Organtätigkeit, die Konzentrationsfähigkeit – alles schwankt innerhalb eines Tages erheblich. Wer seinen eigenen Typ kennt, kann seine Leistung, Kreativität und Produktivität deutlich verbessern. Da bringt ein Heimbüro einen grossen Vorteil, man kann seine Arbeit weitgehend selber einteilen. Und sollte dies auch nutzen: Schwierige Aufgaben erledigt man in den Hochphasen, die lästigen Aufgaben in den Durchhängerphasen.

7. Pflanzen

Pflanzen sind nicht nur schön anzuschauen. Sie filtern auch schlechte Luft und sorgen so für genügend Sauerstoff im Raum. Ich selber habe keinen grünen Daumen. Die sterben alle innerhalb weniger Wochen. Aber, ich habe mir fest vorgenommen, wieder ein paar Pflänzchen zu kaufen. In der Zwischenzeit lasse ich das Fenster offen und zapfe Frischluft vom davorstehenden Baum ab.

8. Licht und Farbe

Farben beinflussen die Stimmung. Blau zum Beispiel soll die Kreativität fördern. Rot oder Orange macht aggresiv. Man muss nicht gleich die Wände streichen, auch farbige Accessoires oder Bilder schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Sollten die Wände bereits in einer grellen Farbe gestrichen sein, lohnt sich ein neuer Anstrich. Aber Achtung, zuerst den Vermieter fragen, ob man das darf. Wenn ja, kann man drauf los pinseln. Im Zweifelsfall würde ich weisse Wände so belassen wie sie sind. Weiss mag langweilig sein, ist jedoch neutral, hell und passt zu allem.

Ein gutes «Home Office» sollte mit viel natürlichem Licht ausgefüllt sein, jedoch ohne zu blenden. Bei Kunstlicht eignet sich vor allem indirekte Beleuchtung. Auch farbige Glühbirnen können die Stimmung positiv beeinflussen. Blau fördert die Kreativität, grün sorgt für Harmonie.

9. Aufräumen und ausmisten

Auch wenn du ein Sammler bist, ausmisten von Zeit zu Zeit hat noch keinem geschadet. Nichts ist schlimmer für den Geist, als im Chaos zu wühlen, geschweige denn produktive Arbeiten zu verrichten. Kreative Chaoten seien hier mal ausgeklammert. Alles was man nicht jeden Tag braucht, wird verstaut – oder gleich entsorgt.

10. Frische Luft und Ideen schnappen

Auch gut: Ab und zu mal raus aus der Hütte und frische Luft schnappen. Ich spaziere gerne zum Starbucks, hole mir einen Kaffee und trinke ihn an der Sonne (wenn sie denn mal scheint). Oder ich nehme meine Arbeit gleich mit. Wie letztens, da sass ich zwei Stunden in einem nahegelegenen Park und las Texte Korrektur. Das hat noch nie so viel Spass gemacht. Heutzutage kann man ja überall arbeiten, das sollte man auch nutzen, wenn es der Job zulässt. Wie sagt man so schön, man merkt erst, was man hat, wenns vorbei ist. Nach einer kurzen oder längeren Büroabstinenz geht man auch gerne wieder zurück.

Das Wichtigste ist doch, dass man bei der Arbeit glücklich und motiviert ist. Und dass man nie aufhört, seine Arbeitsumgebung noch besser und schöner zu gestalten.

Das sind keine Tipps mit 100 prozentiger Erfolgsgarantie, aber sie machen mich produktiver. Vielleicht hast du andere Tipps, die für dich noch besser funktionieren? Lass mich wissen.

Bild: Quinn Dombrowski bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

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(Bild: Jeremy Levine Design / CC BY 2.0)

Das Arbeiten von zu Hause hat zahlreiche Vorteile: Mitarbeitende sparen Zeit und gewinnen an Lebensqualität. Dank weniger Pendlerverkehr wird zudem der CO2-Verbrauch reduziert und die Umwelt geschont. Unternehmen wiederum profitieren von zufriedeneren und produktiveren Mitarbeitenden.
Bereits im letzten Jahr haben schweizweit tausende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Gross- und Kleinunternehmen einen Tag lang zu Hause gearbeitet und damit einen Beitrag zu mehr Lebensqualität und einer geringeren CO₂-Belastung geleistet.

908 Tage und 9’198 Tonnen CO₂ gespart

Insgesamt ist aus dem zweiten Home Office Day am 19. Mai 2011 ein Zeitgewinn von 908 Tagen entstanden, und auf ein Jahr gerechnet konnten 9‘198 Tonnen CO₂ eingespart werden. Grund genug, den Home Office Day auch 2012 wieder aufleben zu lassen – als Anstoss zum Umdenken und als Beweis, dass Lebensqualität, Produktivität und Klimaschutz keine Gegensätze sind.

Der Home Office Day wurde im Jahre 2010 von den drei Unternehmen Microsoft, SBB und Swisscom initiiert. Laut den Initianten haben in der Schweiz 11% der arbeitenden Bevölkerung das Potential, einen Tag in der Woche zu Hause zu arbeiten. Dadurch könnte der Pendlerverkehr in den Spitzenzeiten um 450 000 Personen pro Woche reduziert werden, und jährlich würden 67 000 Tonnen CO2 gespart.

69 Prozent fühlen sich produktiver

In einer von der ETH Zürich und der Hochschule für Angewandte Psychologie (Fachhochschule Nordwestschweiz) durchgeführten Studie wurden 195 Teilnehmer des Home Office Day 2011 befragt. Das Durchschnittsalter liegt laut Studie bei 41 Jahren, die meisten arbeiten zwischen einem halben Tag und zwei Tagen pro Woche zu Hause, und dies bereits seit einem Jahr oder länger. Sie erachten das Home Office als eine Art «Refugium für selbstbestimmtes und ungestörtes Arbeiten». 69% fühlen sich produktiver im Home Office, und 78% schätzen besonders, dass sie ungestört arbeiten können. 88,5% erleben die wegfallende Reisezeit und 61,3% die bessere Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben als Vorteil. 48,7% gaben an, die Nähe zur Familie als besonders wertvoll zu erachten.


Produktivität um 30 Prozent steigern

Laut Schätzungen von Prof. Gassmann von der Universität St. Gallen kann die Produktivität von Wissensarbeitern durch regelmässiges Arbeiten von zu Hause gesamtschweizerisch bis zu 30 % gesteigert werden. Denn im Home Office arbeiten die meisten konzentrierter und ruhiger, weil sie nicht ständig unterbrochen werden. Und kommen dadurch auch schneller voran.

Höchste Zeit also, dass auch du den Home Office Day nutzt. Auf www.homeofficeday.ch finden Arbeitnehmer wie Arbeitgeber Checklisten für einen für alle Seiten erfolgreichen Home Office Day 2012.

Bild: Jeremy Levine Design bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Im ersten Teil der zweiteiligen Serie «Boundary Spanning» (zu Deutsch: Barrieren überwinden) beschreibe ich fünf typische Barrieren, die die Zusammenarbeit im Team oder zwischen Vorgesetzen und Mitarbeitern erschweren. Im zweiten Teil werden Methoden vorgestellt, wie man diese Barrieren überwinden kann.

Was sorgt denn für Unmut zwischen Teams? Zwei Wissenschaftler, Chris Ernst und Donna Chrobot-Mason vom Center for Creative Leadership (Greensbori, North Carolina) und der University of Cincinnati gingen dieser Frage nach. Für ihre Studie befragten sie Tausende von Managern und entwickelten Lösungen, um die Barrieren zu überwinden. Ihre Erkenntnis: Manager sollten in der Lage sein, Barrieren zu erkennen, Brücken zu schlagen und scheinbar Gegensätzliches zu verbinden. Die Wissenschaftler entdeckten fünf typische Barrieren, die das Leben und Arbeiten zwischen Teams, Arbeitsgruppen und Abteilungen in Unternehmen erschweren, die Abläufe bremsen und die Kommunikation behindern:

1. Hierarchien

Vorgesetzte, die viele Mitarbeiter unter sich haben, erschweren die Kommunikation genauso wie unklare Befugnisse und verschlungene Entscheidungswege. Die Teams und ihre Mitglieder wissen nicht genau, wofür sie stehen und was sie dürfen.

2. Abteilungsgrenzen

Es ist schon eine uralte Metapher, dass Abteilungen hinter Mauern sitzen und mit den anderen Teams wenig zu tun haben wollen. Jede Gruppe arbeitet für sich, Informationen fliessen spärlich, man beäugt sich misstrauisch und stimmt sich selten ab.

3. Stakeholder

Die Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Kunden ist harzig, weil die Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind. Zudem besteht ein Misstrauen gegenüber anderen Stakeholdern wie Banken und Behörden, sodass es immer wieder zu Reibungen und Konflikten kommt.

4. Demografie und Mitarbeiterstruktur

Jeder Mitarbeiter ist anders. Sie unterscheiden sich im Alter, Geschlecht, Glauben und der Persönlichkeit. Die Zusammenarbeit von Jung und Alt funktioniert nicht immer reibungslos, weil die Interessen auseinander klaffen. Frauen tun sich in einer männlich dominierten Gruppe oft schwer und bleiben von Karrierepfaden ausgeschlossen.

5. Geografie

Global tätigen Unternehmen fällt es schwer, Prozesse optimal aufeinander abzustimmen. Lieferanten in China, Kunden in Südamerika, die Zentrale in Zürich. Auch mit E-Mail und Internet lässt sich nicht alles koordinieren; es ist sehr aufwendig, alle jeweiligen Landesbestimmungen zu berücksichtigen oder Zeitzonen zu überwinden.

Klassiker der Unproduktivität

Viele dieser Barrieren, die Ernst und Chrobot-Mason in ihrem Beitrag Flat World, Hard Boundaries – How To Lead Across Them (MIT Sloan Management Review, Spring 2011) beschreiben, kennen wir aus eigener Erfahrung. Und manche könnte man als Klassiker der Unproduktivität beschreiben. Aber, obwohl wir uns dessen bewusst sind, sie diese Barrieren und Grenzen immer noch da. Sie lassen sich nicht so einfach oder gar nicht aufheben. Die Aufgabe des Managements ist es nun, ihre Auswirkungen zu verringern. Ernst und Chrobot-Mason entdeckten Lösungen und Werkzeuge, mit denen das gelingen soll.

Das Ideal

Alle Mitarbeiter arbeiten gerne zusammen. Die Führungskraft unterstützt sie. Entscheidungen werden schnell und klar getroffen. Bei der Zusammenarbeit mit Abteilungen, Kunden und Lieferanten weiss jeder, was zu tun ist. Alters- und Kulturunterschiede befruchten die Arbeit, indem jeder seine Stärken einbringt. Harmonie pur.

Im zweiten Teil erfährst du, wie man die Barrieren überwinden und die Harmonie zurück ins Büro holen kann.

Bild: Frédéric Bisson bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Klare Kommunikation macht produktiv: Sag, was du meinst! Unangenehmes nicht ansprechen und Konflikte vermeiden: Zu oft, meint der Trainer und Autor Roland Jäger, treffe man in Büros die so genannten Kuschelchefs an. (30. August 2011) Convore: Gruppenkommunikation, neuer Versuch Convore ist ein Online-Service, der die Kommunikation in Gruppen vereinfachen soll. (10. Februar 2011) Arbeitsüberlastung: Im Hamsterrad des eigenen Egos Stellt Euch vor, Ihr macht morgens den Computer an und es ist - keine E-Mail im Postkasten. Absolut nichts. Niemand hat an Euch gedacht, Tote Hose. Was würdet Ihr tun? (13. Februar 2012)

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Social Media und der digitale Wandel könnten zu einer radikalen Veränderung traditioneller Arbeitsformen führen. Im besten Falle könnte Arbeiten selbstbestimmer, kreativer und demokratischer werden.

Im schlimmsten Falle beuten sich Arbeitnehmer selbst aus und werden zu allzeit bereiten Sklaven ihrer elektronischen Endgeräte. Beispiele solcher Arbeitsmodelle gibt es schon heute. Wir stellen drei Beispiele, positive wie negative, vor.

Fehleranalyse statt Schuldzuweisung

Beim japanischen Autohersteller Toyota arbeitet man nach der Kaizen-Methode: Es geht es nie zuerst um die Frage, wer einen Fehler zu verantworten hat, sondern analysiert wird immer zuerst, wie dieser Fehler zustande kam und wie man ihn schnell und dauerhaft beseitigen kann.

Die Produktion gilt bei Toyota daher nicht als untergeordneter Bereich, sondern als letzte und wichtigste Instanz der Qualitätskontrolle. Denn ein Problem in der Produktion lässt sich nicht am Schreibtisch drei Stockwerke höher lösen.

Tritt ein Problem auf, kann jeder Mitarbeiter jederzeit den Produktionsablauf stoppen und einen Verbesserungsvorschlag einbringen. Dann setzen sich Mitarbeiter, Produktionsleiter und Ingenieure oder Logistiker vor Ort zusammen und arbeiten einen Katalog von Fragen ab: Warum ist das passiert? Könnte sich das Problem in anderen Teilen der Produktion wiederholen? Wie stellen wir sicher, dass es nicht wieder auftritt?

Das Ziel ist dabei nicht der gewaltige Innovationssprung, sondern eine ruhige, kontinuierliche, in kleinen Schritten stattfindende Verbesserung, über die alle Beteiligten – Mitarbeiter, Vorgesetzte und Kunden – sich ständig austauschen. Jeder weiß, dass er die anderen für diesen Prozess braucht und dass der Weg zum Ziel manchmal auch über Umwege führt.

Gehalt und Urlaub selbst festlegen?

Demokratie pur gibt es bei der in Hannover und Stuttgart ansässigen Managementberatung Vollmer & Scheffczyk: Hier legt jeder Beschäftigte sein Gehalt selbst fest und entscheidet auch darüber, wann und wie lange er oder sie in Urlaub geht. Immer mit der Option, dass sie ihr Gehalt jederzeit rauf- oder runterfahren können.

Allerdings müssen sie ihre Entscheidungen vor ihren Kollegen rechtfertigen können: Jeder darf alle Bücher einsehen und weiß immer, wie es um die Firma steht. Grund: Mitarbeiter, die einer Möhre wie Bonuszahlungen hinterher rennen, zeigen immer nur so viel Engagement, wie die Möhre hergibt.

V&S will aber Leute, die sich mit ihrem Job klar identifizieren und denen das Wohl der Firma und der Klienten wirklich am Herzen liegt. Und das geht nur, wenn man sämtliche Anreizsysteme abschafft und komplett auf intrinsische Motivation setzt. Die Mitarbeiter setzen die Firma, den Klienten tatsächlich an vorderste Stelle. Denn das Thema «Geld» ist aus dem Kopf. Die Lohnkosten sind nicht gestiegen.

Es gibt ein internes soziales Netzwerk: Jeder, der irgendetwas erreicht hat, etwa einen Kundenworkshop mit ordentlichem Ergebnis, der bloggt das Ganze. Statt Bonuskampf bemerken die Führungskräfe mehr Identifikation mit dem Unternehmen und Arbeitsfreude.

Beauty Contest für jedes Projekt

Aber wo Licht ist, ist bekanntlich auch Schatten: Denn der gesellschaftliche Wandel birgt auch Gefahren: So geriet IBM kürzlich negativ in die Schlagzeilen. Allein in Deutschland will das Unternehmen bis zu 8000 Stellen streichen, doch das ist nicht alles. Denn der Plan ist offenbar Teil einer grundlegenden Neuorganisation von Arbeitsstrukturen.

Einem internen Papier zufolge will IBM die Beziehungen zu seinen Arbeitskräften radikal verändern. So soll der Konzern künftig nur noch von einer kleinen Kernbelegschaft geführt werden. Spezialisten und Fachkräfte hingegen will IBM auf einer eigens gegründeten Internetplattform anwerben. Dort sollen sich freie Mitarbeiter aus der ganzen Welt präsentieren und nach bestimmten, von IBM entworfenen Qualitätsmerkmalen zertifiziert werden.

Oder anders gesagt: Die Mitarbeiter müssen großen Aufwand betreiben, um der Möhre nachzurennen und das Unternehmen pickt sich die Rosinen raus.

Bild: opensourceway bei flickr.com (CC BY SA)

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Jobsuche mit Social Media: Zeitersparnis oder Zeitverschwendung? Netzwerken auf Social Media-Kanälen wie Twitter oder Facebook wird von vielen als Zeitverschwendung erlebt - Freizeitvergnügen vielleicht, aber Jobsuche? Sicher nicht. Aber sind die traditionellen Wege des Jobfindens heutzutage effizienter? (20. März 2012) Buchbesprechung: Sind wir robust genug für die Zukunft? Weniger Grösse, weniger Schnelligkeit, weniger Stabilität, weniger Sicherheit, weniger Raum, weniger Essen: Wir stehen auf der Schwelle zum «Age of Less». Ein Grund zur Besorgnis, aber kein Grund für Kopflosigkeit, sagt David Bosshart. (30. Januar 2012) Narrating your work: Arbeit erzählen - so funktioniert's Über die eigene Arbeit mit Hilfe von Microblogging-Diensten erzählen - und so den Teamerfolg steigern. Ein Experiment bei Shell gibt Einblick in diese Methode. (25. Januar 2012)

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Ich schreibe ja immer mal wieder gerne über Jobsuche mit Social Media oder halte Vorträge dazu. Und ziemlich häufig ist die Reaktion ungläubiges Erstaunen bis Entsetzen: Das, so die Meinung vieler, ist doch viel zu zeitaufwändig und umständlich. Bei einem Vortrag an einer Deutschen Hochschule im vergangenen Jahr saßen die VWL-Studenten mit verschränkten Armen vor mir und meinten, das Bloggen für Journalisten sicher ein nettes Tool sei, für sie aber die reine Zeitverschwendung.  Und die Redakteurin einer großen deutschen Zeitung fragte mich kürzlich beim Interview: «Ist das nicht ein wenig wie von hinten mit der Brust ins Auge?»

Welche Jobsuchmethode spart wirklich Zeit?

Und was sage ich? Immer das selbe: Klar ist das aufwändig. Aber sind traditionelle Jobsuchmethoden effizienter und nutzbringender? Um das zu verstehen, muss man vielleicht etwas weiter aushohlen. Traditionelle Jobsuchmethoden funktionieren so: Man sieht eine Stellenanzeige, von der man glaubt, sie würde, was Qualifikation, Soft Skills usw. angeht, zu einem passen und bewirbt sich. Auf den ersten Blick ist das auch wie eine zielgerichtete Handlung aus. Jobsuche mit Social Media oder auch per Empfehlungsmarketing ist hingegen deutlich weniger zielgerichtet und scheint auf den ersten Blick deutlich mehr mit Glück und Zufall zu tun zu haben. Zwar kann man auch Twitter, Xing oder LinkedIn nach Jobangeboten suchen, aber echtes Netzwerken funktioniert hingegen so: Man kennt jemanden, der jemanden kennt, der jemanden kennt – und der hat einen Job. Kling nach viel Stress, die ganzen Kontakte am Laufen zu halten und dazu im Ergebnis noch furchtbar vage – weil man ja nie weiß, welcher der vielen Kontakte, die man da so pflegt, dann am Ende auch zum gewünschten Ergebnis führt.

Jobsuche in Social Media: Schlecht planbar, aber funktioniert

Und genau da liegt der Denkfehler: Wenn man nämlich vernünftig netzwerkt, dann braucht man sich über so etwas gar keine Gedanken zu machen. Dann passieren die Dinge mehr oder minder von selbst. Erlebe ich regelmäßig beim Bloggen, wo Leute zum Beispiel via Google oder via Empfehlung auf mich zukommen, weil sie etwas Bestimmtes gesucht haben. Oder wenn ich jemanden treffe, der mich auf einen Blogpost anspricht, den er kürzlich gelesen hat – und sich daraus ein interessanter Dialog und schließlich eine gute Zusammenarbeit entwickelt.

Natürlich ist das schlecht planbar, auch wenn das Social-Media-Prophete und Suchmaschinenoptimierer gerne glauben machen wollen. Gut, ich kann dafür sorgen, dass der eigene Blog bei Google möglichst weit oben steht oder ich ein möglichst großes Netzwerk habe. Wer am nächsten Tag genau nach was sucht, das kann ich nicht planen.  Genau diese Zufälligkeit führt aber deshalb oft zu überraschenden Ergebnissen – über Serendipität habe ich bereits hier geschrieben. Und tatsächlich mussten auch meine VWL-Studenten auf eingehende Nachfragen eingestehen: Die meisten Jobs werden über Kontakte vergeben. Ja mehr noch: Einige Jobs entstehen praktisch dadurch, dass sich Leute über Themen unterhalten und dann so im Gespräch Ideen für neue Jobs haben – so geschehen z.B. bei Regine Heidorn, die 75 % ihrer Jobs über Twitter findet – darunter auch Tätigkeiten, an die sie selbst im Traum nicht gedacht hätte. Eigentlich auch die Idealform der Jobsuche: Ein Job, der direkt auf den Menschen und dessen Persönlichkeit und Fähigkeit zugeschnitten ist – und nicht umgekehrt.

Jobsuche mit Stellenanzeigen: Pseudo-Planbarkeit, die schlecht funktioniert

Warum trauen sich also Menschen nicht mehr, sich auf diese Zufälle zu verlassen? Weil sie immer noch glauben, die Unternehmen, die ihre Stellen da ausschreiben, hätten sich genau überlegt, was sie suchen und man müsste sich einfach nur bewerben – fertig. Und sich dann wundern, warum sie 50 Absagen und mehr bekommen, was das ganze Bewerbungsprozedere inefffektiv und nervenaufreibend macht. Denn tatächlich ist vielen Firmen gar nicht klar, was sie eigentlich genau suchen – genau deshalb stehen in Stellenanzeigen oft unverständliche Worthülsen, in die man alles und nichts hineininterpretieren kann.

Querdenker Axel Haitzer, der in seinem Buch Bewerbermagnet: 365 inspirierende Ideen, wie IHR Unternehmen Top-Bewerber magnetisch anzieht (Affiliate-Link) zusammengetragen hat, zeigt, wie eine Stellenanzeige aussehen könnte, mit der absolut passende Bewerber gesucht werden: Nämlich am Beispiel des Antarktisforschers Sir Ernest Henry Shackleton, der 1900 Männer für eine gefährliche Reise gegen geringe Bezahlung mit ungewissem Ausgang suchte – und auch fand: Angeblich soll er mehr als 4000 Bewerbungen erhalten haben. Hätte Shackleton eine schwammige Anzeige nach heutigem Muster formuliert, so folgert Haitzer, hätten sich aber sicher auch eine Menge ungeeigneter Kandidaten beworben – und Sir Ernest Shackleton hätte Zeit und Geld in der Rekrutierung verschwendet oder sogar den Erfolg seiner Expedition gefährdet.

Doch leider ist Klartext-Reden nicht ganz so einfach – das haben die Journalisten Florian Vollmers und Anne Jacoby bei der Recherche zu ihrem Jobinterviewknackerbuch über die geheimen K.O.-Kriterien von Personalern herausgefunden: Viele, die für eine Stelle eigentlich eindeutig einen Mann oder eine Frau oder Bewerber in einem bestimmten Alter suchen (und am Ende auch auswählen), sagen das vorher nicht, geschweige denn, dass sie es in die Stellenanzeige hinein schreiben. Grund dafür ist laut Vollmers das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, das Bewerber eigentlich vor Diskriminierung schützen soll, am Ende aber häufig dafür sorgt, dass nur schwammige Angaben darüber gemacht werden, was man eigentlich genau sucht. Und wer nicht in die passende Zielgruppe gehört, verschwendet ganz umsonst seine Zeit mit der Bewerbung. Und auch das Unternehmen verschwendet sehr viel Zeit, weil es erst die vielen unpassenden Bewerber aussortieren muss.

Ist es bei diesem Bewerbungsirrsinn nicht viel sinnvoller, sich ein passendes Netzwerk aufzubauen und dann mit genau passenden Kontakten einen genau passenden Job zu suchen?

Bild: Beck Tench bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Im ersten Beitrag dieser kleinen Serie habe ich über den UnWork-Trend aus den USA geschrieben – und über Leute, die ihre Leidenschaft bereits zum Beruf gemacht haben. Die erkannt haben, dass es weniger auf ein dickes Gehalt als auf die Zufriedenheit ankommt. Dass Sicherheit auch einengen kann. Dass heute nur erfolgreich ist, wer auch mit ganzem Herzen dabei ist. Und dass nicht der perfekte Lebensplan zählt, sondern die persönliche Leidenschaft und die Fähigkeit, sich auch flexibel auf neue Begebenheiten einzustellen. Doch wie genau stellt man das an? Dazu liefert die Amerikanerin Hailey Rene in ihrem Blog UnWorkaholic eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die ich nachfolgend kurz vorstellen und kommentieren möchte.

Schritt 1: Kontrolliere dein Leben!

Das klingt einfach, schließlich ist es das, was wir alle wollen. Tatsächlich aber, wie Paddy schon richtig schreibt, haben wir jedoch nicht alle die Kontrolle darüber, sondern lassen es uns von anderen vorschreiben. Das zu ändern, darum geht es. Denn wer sein Leben im Griff hat, der kann auch leichter Änderungen vornehmen. Und dafür müssen wir zunächst ganz ehrlich zu uns selbst sein und herausfinden, wo wir stehen. Man muss, wie Hailey richtig schreibt eine ehrliche Bestandsaufnahme seines Lebens in allen Bereichen machen.

Schritt 2: Designe dein Leben

Das ist vielleicht der lustigste Schritt. Sich Zeit zum Träumen nehmen: Wie will man wirklich leben? Welche Träume hatte man als Kind, die man sich jetzt erfüllen will? Reisen? Einem Hobby nachgehen? Familie? Sich ehrenamtlich betätigen?

Eine gute Übung dabei ist meiner Meinung nach, sich vorzustellen, was man tun könnte, wenn man genug Geld hätte. Und wenn man nicht scheitern könnte. In diesem Schritt geht es nicht ums «Ja, aber» und nicht um Realismus, sondern um das Sammeln guter Ideen für das eigene Lebens-Design. Allerdings sollte man eines bedenken, was in der ganzen «Verwirkliche-dich-Selbst»-Literatur gerne übersehen wird: Vielleicht lebt man ja bereits das Leben seiner Träume, findet Erfüllung in seinem Job und seiner Familie. Warum sollte man das dann ändern? Denn: Komplette Zufriedenheit wird man nie erreichen und sie ist auch nicht erstrebenswert.

Schritt 3: Sorge für die Finanzierung

Jetzt kommt das «aber»! Jetzt geht es darum, seine – vielleicht verrückten – Ideen zu finanzieren. Und das ist, wie Hayle richtig schreibt, der Teil, bei dem die meisten Leute scheitern. Das Ziel ist, herauszufinden, wie man das Geld zur Verwirklichungen seiner Ideen aufbringt. Hailey Vorschläge gehen alle in Richtung Teilzeit arbeiten – z.B. indem man irgendwas verkauft oder online macht – und damit mehr Zeit für die eigenen Interessen zu haben. Das halte ich gelinde gesagt für schwierig: Auch in jedem noch so einfach Job wird heute voller Einsatz verlangt und es gibt Stress, den man abends mit nach Hause bringt. Das, was uns wirklich interessiert, nur in unserer Freizeit zu machen, werden wir uns in Zukunft schlicht immer weniger leisten können.

Was ich für sinnvoller halte: Die eigenen Ideen zu versuchen, mit der Realität in Einklang zu bringen. Dabei vielleicht nicht gleich die ganz große Lebensveränderung im Kopf haben, sondern in kleinen Schritten zum Erfolg gehen. Sich verkaufen – was leider ja oft negativ klingt – also andere, potentielle Arbeit- oder Auftraggeber von den eigenen Ideen überzeugen, was nur gelingt, wenn man auch hinter seinen Ideen steht. Und dann so allmählich das eigene Leben seinen Wünschen anpassen.

Schritt 4: Lebe dein Leben!

Der letzte Schritt ist laut Hailey der beste. Aber nicht der einfachste. Denn nun geht es darum, seine Pläne auch wirklich umzusetzen. Und sein leben dabei interessant zu halten – d.h., sich nicht von Unkenrufen à la «Kannst du davon Leben?» die Laune verderben zu lassen. Am Ball zu bleiben, das Ziel vor Augen, auch wenn es mal nicht so läuft. Aber wer hat auch gesagt, dass UnWork einfach ist?

» Zukunftstrend UnWork Teil 1: Traumjob statt malochen?

Bild: Frédéric Bisson bei flickr.com (CC BY 2.0)

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UnWork, geht das, gar nicht mehr arbeiten?

Genau darum geht es bei einen aktuellen Trend, der aus den USA kommt und den bezeichnenden Titel UnWork trägt. Das bedeutet, im besten Sinne gar nicht mehr arbeiten oder so wenig wie möglich, um sich mehr auf die Sachen konzentrieren zu können, auf die man Lust hat. Klingt egoistisch, könnte aber doch das Arbeitsmodell der Zukunft sein. Denn unsere Welt verändert sich rapide – nicht zuletzt durch die Digitalisierung.

Gunther Dueck hat auf Republica 2011 klar gemacht, dass das Internet nach und nach viele traditionelle Berufsbilder verschwinden lassen wird und dass diejenigen, die in Zukunft erfolgreich sein wollen, mehr Kreativität, Eigenverantwortung sowie die Fähigkeit brauchen, andere Menschen zu begleiten, zu begeistern und zu Zielen hinzuführen. Was das konkret heißt, dazu gibt Online-Lern-Spezialist Stephen Downes einen Überblick (hier in der Übersetzung von Thomas). Und Downes sagt: Lebe gesund. Lerne, wertzuschätzen. Sei kreativ. Und lerne ein sinnvolles Leben zu leben. Und wie anders sollte das gehen, als dass man genau das tut, was einem Spaß macht?

Warum fällt uns loslassen so schwer?

Warum aber fällt uns das so schwer? Eine sehr gute Erklärung fand ich die Tage bei Sabine: Sie stellt in ihrem Text David Bossharts Buch „The Age of Less“ vor und erklärt, warum für uns das Loslassen ein Problem darstellt: „Der Gedanke, dass wir entschleunigen und zurückstecken müssen, löst in vielen von uns Verunsicherung, gar Panik aus. Warum? Weil wir uns goldene Ketten angelegt haben. Wir haben uns in unserer Komfortzone eingerichtet, umgeben von geistigem wie materiellem Ballast.“ Dabei, so verheißt der Untertitel von Bossharts Buch, könnte das Loslassen die Wohlstandsformel für die westliche Welt werden.

Warum also konzentrieren wir uns nicht auf das Wesentliche und Sinnvolle, statt viel Geld zu verdienen, das wir dann für überflüssige Dinge ausgeben? Es gibt doch einige, die diesen Schritt erfolgreich gegangen sind: Etwa vom gut bezahlten Investmentbanker, der als Travel-Blogger weniger Geld verdient, dafür aber umso zufriedener ist. Die Sportwissenschaftlerin, die ihren sicheren Job als Bewegungsherapeuthin in einer Psychatrischen Klinik aufgab, um mit Lamas zu arbeiten. Der Ballonfahrer, der nach dem Studium lieber hinzog, wo der Wind ihn hinträgt, statt Ingenieur zu werden. Der Regierungmitarbeiter, der nur fünf Tage lang brauchte, um sein Leben komplett umzukrempeln und Walbeobachter an der kanadischen Ostküste zu werden. Oder digitale Nomaden, die sich von Besitz und fester Wohnung trennen, um die Welt reisen und dank Internet überall arbeiten. Was genau dazu gehört, das erfahrt Ihr im zweiten Teil des Artikels.

• Zukunftstrend UnWork – Teil 1: Traumjob statt malochen? (9. März 2012)

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In der Arbeitsphase, in der es darum geht, eine wissenschaftliche Arbeit lesbar zu machen, ist ein «Strickmuster» hilfreich. Für mich hat es sich bewährt, beim Überarbeiten einer wissenschaftlichen Hausarbeit in vier Schritten vorzugehen:

1. Inhaltliche Überarbeitung: Ist der Text inhaltlich richtig und vollständig? Enthält er überflüssige oder redundante Passagen? Letztere müssen, so weh das meist tut, gestrichen oder zumindest als Exkurse markiert werden, ggf. kann ein solcher thematischer «Ausflug» in eine Fussnote verschoben werden.
2. Konsistenz prüfen: Ist der Text in sich widerspruchsfrei? Verwende ich das wissenschaftliche Vokabular in einer einheitlichen Weise?
3. Strukturieren: Stimmt die Reihenfolge der einzelnen Teile? Sind die Übergänge stimmig?
4. Sprachliche Korrektur: Sind meine Sätze vollständig und grammatikalisch richtig? Ist meine Sprache angenehm lesbar? Stimmt die Zeichensetzung? Habe ich alle Tippfehler und Rechtschreibfehler ausgemerzt?

Technische Helferlein
Im letzten Schritt kann Software helfen: Die Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung von Word und Openoffice können einem in puncto Rechtschreibung viel Arbeit abnehmen und die banalsten Fehler bereits ausmerzen.
Die automatisierte Rechtschreibprüfung und v.a. Grammatikprüfung kann jedoch eigenes Wissen um die Regeln nicht ersetzen.Sie kann z.B. nicht anmahnen, wann ein «das» und wann ein «dass» angebracht ist. Fachvokabular füge ich um der eigenen Nerven willen zum Benutzerwörterbuch hinzu, sonst gibt es beim abschliessenden Korrekturdurchgang so viele falsche Positive, dass mir dabei eigentliche Fehler schnell entgehen.

Korrekturlesen lassen – Vier Augen sehen mehr
Wer sechs, sieben, zehn Wochen intensiv an einem Thema und einem Text gearbeitet hat, wird oft betriebsblind – d.h. steckt so nah am eigenen Text, dass er seine eigenen Fehler nicht mehr wahrnimmt. Zum Teil lässt sich dem mit Auszeiten, «darüber schlafen» und allgemein einer guten Life-Work-Balance entgegenwirken, oft genug bleibt aber im studentischen Arbeiten kein Raum für solche Gegenmassnahmen. Hier hilft es sehr, wenn jemand, der selbst nicht unter Hochdruck an der Materie arbeitet, Korrektur liest.

Bei studentischen Hausarbeiten kommt es oft nicht so sehr darauf an, ob die korrekturlesende Person «vom Fach» ist oder nicht; das entscheidende Faktum ist der unbefangene Blick auf den Text, die Abwesenheit von Betriebsblindheit. Wer selbst nicht so tief in der Materie steckt, kann eher sagen, an welcher Stelle ausführlichere Erläuterungen notwendig sind, weil der Text vielleicht zuviel voraussetzt, was gestrafft werden sollte und welche Formulierungen unglücklich sind.

Wer Word-Dokumente verwendet, sollte unbedingt auf die Kommentarfunktion von Office-Paketen und die Änderungsverfolgung zurückgreifen. So lassen sich Änderungsvorschläge ohne weiteres rückgängig machen. Kommentare, die nicht direkt in den Text geschrieben werden, sondern mit der Kommentarfunktion gemacht wurden, kann man bei der Abgabe nicht übersehen.

(Realtime-)Kollaborative Editoren (z.B. Google Docs) sind bei diesem Arbeitsschritt segensreich. Kaum etwas trägt mehr dazu bei, die ohnehin in einer Abschlussphase schon angegriffenen Nerven noch mehr zu strapazieren, als Dokumente hin und her zu mailen und den Überblick über die Dokumente zu verlieren – es sei denn, man überlässt die Arbeit am Dokument während der Korrekturphase ausschließlich der korrekturlesenden Person und arbeitet nicht selbst am Text weiter.

Das Finish: Formales Polieren
Wenn auch die sprachliche Korrektur abgeschlossen ist, lohnt es sich, noch einmal einen Blick auf formale Einzelheiten zu werfen:

• Sind alle Zitate korrekt formatiert bzw. als solche kenntlich gemacht und mit vollständigen, konsistenten Quellenangaben versehen?
• Ist die Bibliographie vollständig und den Fachstandards entsprechend formatiert?
• Stimmen alle sonstigen Verzeichnisse (Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis etc.)?
• Sind Deckblatt, evtl. erforderliche Erklärungen etc. vorhanden und korrekt?
• Entspricht die Formatierung der Arbeit den Vorgaben des Fachbereichs, Instituts oder Publikationsorgans?

Ich empfehle aus guten Gründen, die Formatierung bereits in der Vorbereitung zu berücksichtigen und nicht erst als Finish-Arbeitsgang: Von Anfang an sinnvoll festgelegte Formatvorlagen sparen eine Menge Arbeit und es kann damit sehr viel weniger schief gehen (so ist es auch unwahrscheinlicher, dass man z.B. vergisst, Zitate durch Formatierung als solche kenntlich zu machen, wenn man die Formatierung nicht jedes Mal neu zusammenklicken muss).
Sollte dann doch eine Änderung notwendig sein, kann sie elegant und schnell für alle Absätze, die mit einer bestimmten Vorlage versehen sind, durchgeführt werden.

Bevor die Arbeit in den Druck geht, ist es ratsam, sie als .pdf zu exportieren, insbesondere, wenn man sie nicht vom eigenen Rechner aus, sondern z.B. im Uni-Rechenzentrum oder in einem Copyshop drucken läßt. Nicht nur ist die Druckqualität aus .pdf-Dateien meiner Erfahrung nach höher, es ist vor allem gesichert, dass alle Bilder und Tabellen an genau dem Ort erscheinen, wo man sie platziert hat und die Formatierung mit dem übereinstimmt, was man selbst festgelegt hat.

Zeiteinteilung
Die obligatorische Frage: Wie lange dauern das Überarbeiten, Korrekturlesen und das Finish? Abermals ist das sehr vom Einzelfall abhängig – wie «roh» ist der Rohtext, den ich am Anfang der Überarbeitungsphase vor mir habe? Wie viel Änderungsbedarf besteht nach dem Korrekturlesen(lassen)? Wie viel ist bei der Formatierung, bei Quellenangaben, Erklärungen, beim Deckblatt und bei den Verzeichnissen noch zu tun?
Zur Orientierung will ich den Vorschlag von Otto Kruse nennen, der mir realistisch erscheint. Er hält für die Phase der Überarbeitung bei einer halbjährigen Arbeit 5 Wochen frei und für das Finish, das bei ihm allerdings auch das Korrekturlesen und das Einarbeiten der Korrekturen umfasst, noch einmal eine Woche (Kruse, Otto: Keine Angst vor dem leeren Blatt, S. 208), d.h. etwas weniger als 20% der Arbeitszeit für das Überarbeiten und den Rest für das Korrigieren.

Literatur
Kruse, Otto: Keine Angst vor dem leeren Blatt: ohne Schreibblockaden durchs Studium. Frankfurt/Main ; New York: Campus-Verlag 1994.

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Konzepte schreiben, Spesenabrechnung erledigen, das Teammeeting leiten, den Projektpartner in Mexiko anrufen, die Branchennews im Web durchscannen, mit Tischnachbarn die neue Produktidee diskutieren, das Fachbuch gründlich anschauen und beim Kaffee den neuesten Klatsch erfahren.

Der Arbeitstag eines Wissensarbeiters ist geprägt von ganz unterschiedlichen Aufgaben. Erstaunlich ist der Ort, an dem diese Aufgaben erledigt werden: im Büro. Unterschiedliche Aufgaben, unterschiedliche Anforderungen, aber wir haben bloss eine «Raum-Antwort» dafür. Seltsam.

Das Büro ist kein Ort zum Arbeiten

Seltsam, weil es nicht sein kann, dass unser Büro für alle diese Tätigkeiten gleich gut geeignet ist. Es ist schwierig, sich auf das Fachbuch zu konzentrieren, wenn der Kollege nebenan den Projektpartner in Mexiko anruft. Was ist also der Sinn des Büros? Und wo erledige ich am besten welche Arbeit? Mögliche Antworten zu diesen Fragen zeigt Microsoft mit einem neu umgebauten Bürogebäude in der Schweiz. Der Softwarekonzern hat sich für den Umbau zwei Grundsätze zu eigen gemacht: Erstens ist das Büro ein Ort, an dem Menschen zusammen arbeiten. Zweitens: Wenn sie dort arbeiten, sollen sie möglichst viele Raumtypen zur Auswahl haben – passend zum gerade anstehenden Vorhaben.

Kaffeebar, Xbox-Raum und Focus Rooms

Die 400 Mitarbeitenden in Wallisellen bei Zürich haben jetzt 18 Raumtypen zur Auswahl. Sitzungsräume, Projekträume, Kabinen zum Telefonieren, eine Bibliothek, «Focus Rooms» und viele Gelegenheiten, andere Menschen zu treffen: Kaffeebars, Open Work Spaces und einen Xbox-Raum. Bloss Einzelbüros gibt es nicht mehr, auch nicht für Führungskräfte. Zusammenarbeit steht also im Vordergrund – über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg. 90% der 400 Mitarbeitenden haben unter anderem deshalb keinen fixen Arbeitsplatz mehr.

Bis zu zwei Tagen Home Office

Einer der wichtigsten Arbeitsplätze befindet sich aber gar nicht im Microsoft-Gebäude: Die Mitarbeitenden arbeiten inzwischen ein bis zwei Tage pro Woche im Home Office. Das, so Microsoft, komme den Bedürfnissen der Mitarbeitern entgegen und habe auch sonst Vorteile. Ruhe, Konzentration oder selbstbestimmte Tagesplanung nennen die Mitarbeitende als Hauptgewinne – erhöhte Produktivität also. Das Konzept rechnet sich auch: Den 400 Mitarbeitenden stehen 220 Schreibtisch-Arbeitsplätze zur Verfügung (dafür wurden die Plätze aus dem Bereich «Social Seating» fast verdreifacht, die Zahl der Plätze in Meeting Rooms verdoppelt) und lässt noch Platz für bis zu 200 zusätzliche Mitarbeitende.

Was tun, wenn man kein Software-Konzern ist

Microsofts Ideen sind interessant und es wird spannend sein zu sehen, ob die erhofften Vorteile auch tatsächlich eintreten – der Konzern lässt das Projekt von einer Schweizer Hochschule wissenschaftlich auswerten. Was aber tut man, wenn das eigene Unternehmen nicht Microsoft oder Google heisst? Ganz einfach: Man macht es genau gleich, bloss ohne das ganze Geld auszugeben. Den eigenen Mitarbeitern die Arbeit im Home Office zu ermöglichen ist zu allererst eine Frage der Unterenehmenskultur und der Führung. Und hier musste auch Microsoft nach eigenen Angaben drei Jahre lang dran arbeiten: Was tut ein Vorgesetzter, wenn er seine Schäfchen nicht mehr im Blickfeld hat? Vertrauen aufzubauen ist der Schlüssel – das kostet vor allem Zeit.

Die Cloud und Third Places

Egal ob Startup oder ein globaler Konzern: Heute kann es sich jeder leisten, die Tools zu nutzen, die es für verteiltes Arbeiten braucht. Die «Cloud», ob von Microsoft, Google oder Dropbox, bietet zahlbare Möglichkeiten für jeden. Auch andere Raumtypen lassen sich realisieren: Unser Verlag beispielsweise, die Blogwerk AG mit 15 Mitarbeitenden, hat etwa 200 «Social Seatings» zur Verfügung (etwas weniger als Microsoft, aber immerhin), für Sitzungen, kreative Hangouts und Zweiergespräche. Die Starbucks-Filiale liegt gleich nebenan, verfügt über WiFi und im Sommer auch über eine von uns sehr geschätzte Klimaanlage.

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Technologie im Griff

Können wir jetzt endlich loslegen mit dem Schreiben? Im Prinzip ja. Uneigentlich sind einige technische Vorbereitungen sinnvoll. Einiges davon wird gerne dem «Finish» zugeordnet, ist aber meines Erachtens sinnvoller in der Vorbereitungsphase, spätestens am Beginn der Schreibphase zu erledigen.

So habe ich zum Beispiel viel zu oft gesehen, dass Studierende erst den Text schrieben, dann jede einzelne Überschrift mit der Maus markierten und die Formatierung neu zusammen klickten und sie eventuell sogar noch manuell nummerierten. Ganz davon abgesehen, dass auch die Länge in Seiten von der Formatierung abhängt: Gerade wenn man damit noch nicht so vertraut ist, gehen solche Arbeiten unter Zeitdruck gerne schief. Eine konsequent angewendete Formatvorlage lässt sich dagegen, sollte das nötig werden, mit wenigen Mausklicks auch kurz vor der Fertigstellung noch umgestalten. Solche Arbeiten umfassen:

• Formatvorlagen in der Textverarbeitung erzeugen (am besten bereits konform zu Instituts-, Fachbereichs- oder Dozentenvorgaben), sich angewöhnen, sie von Anfang an einzusetzen,
• ggf. eine Zitierrichtlinie im Bibliographieprogramm einrichten,
• alle benötigte Software anzuschaffen und einzurichten.

Zur Vorbereitung gehört auch, sich mit der benötigten Software vertraut zu machen. Viele werden zuerst an die Textverarbeitung denken (auch dort macht man sich das Leben leichter, wenn man Grundfunktionen «aus dem Rückenmark» beherrscht und mit fortgeschrittenen Funktionen vertraut ist), doch auch eventuell eingesetzte Bibliographiesoftware
und Wissensmanagement sollten nicht vergessen werden.

Je nach Fach fallen noch weitere Anwendungen an, die um so weniger mit dem Schreibprozess interferieren, je vertrauter man mit ihnen ist und je reibungsloser man mit ihnen arbeiten kann: Psychologen und Sozialwissenschaftler kommen nur selten ohne Statistiksoftware wie SSPS oder R aus, als Musikwissenschaftlerin brauche ich immer wieder Notensatz-Software. Bildbearbeitung und Tabellenkalkulation werden öfter benötigt, als man auf den ersten Blick denken sollte.

Zur technischen Vorbereitung hat Ryan einige Tipps gegeben: Werde Super-User! Und nicht zu vergessen: Mindestens tägliche Backups sind Pflicht, am besten als automatisierte Lösung, die man im Zweifelsfall nicht vergessen kann. Die schlechte Nachricht: diese Vorbereitung ist ein prima Zeitfresser und – mal wieder – eine Prokrastinationfalle. Die gute Nachricht: Meist reicht es, diese Vorarbeit als einmaliges «Setup» zu leisten. Zumindest sind viele Einzelheiten «wiederverwendbar», hat man erst einmal eine funktionierende Grundlage. Der Zeitaufwand für solche Einrichtungsarbeiten sinkt mit der Übung und Anzahl der Arbeiten.

Das Material auswerten und strukturieren

Nun kann es endlich an die eigentliche Arbeit gehen: das Auswerten des Materials, das Strukturieren und das Schreiben des ersten Entwurfs.
Idealerweise lässt sich aus der Fragestellung und der Methodik, die im Verlauf der Themenfindung herausgearbeitet wurden, bereits eine grobe Struktur ableiten.

Wie viel Struktur man benötigt, lässt sich so pauschal nicht sagen: Ich bin ProfessorInnen begegnet, die mir über ihr Schreiben verrieten, dass sie es ablehnten, im Vorhinein eine Gliederung zu erstellen und die sich statt dessen ganz auf den Textfluss verliessen. Ich hingegen kann nur selten einen Text produzieren, ohne vorher wenigstens eine vorläufige und grobe inhaltliche Struktur zu entwerfen. Hier gilt es, Erfahrungen zu sammeln, zu experimentieren und seine eigenen Präferenzen zu erkunden, sozusagen also etwas schreib-bezogene Selbsterfahrung zu betreiben.

Ich selbst komme mit Mindmapping zu sehr detaillierten Textideen. Über die Umwandlung einer Mindmap in einen Fliesstext habe ich hier bereits geschrieben.

Strukturprinzipien, oder: nach welchen Prinzipien kann man ordnen?

Beim Schreiben stellt sich oft die Frage, wie eine Menge Material an Ideen, Zitaten, Positionen, Exzerpten in eine sinnvolle Ordnung gebracht werden kann. Nicht immer muss man hier inhaltliche Genialität walten lassen, um elegant von einem Aspekt zum anderen eines Themas zu kommen. Manchmal gibt es bereits durch die Struktur einer Arbeit festgelegte Grob-Strukturen (etwa: erst ein Methodenteil, in dem das Vorgehen erläutert wird, dann die Präsentation von Daten, dann Analyse und Schlussfolgerungen). Diese Strukturen sind fachspezifisch. In literaturwissenschaftlichen Arbeiten, die z.B. mehrere Werke behandeln/vergleichen, kann ich chronologisch vorgehen oder aber nach thematisch-inhaltlichen Gesichtspunkten.

Technische Helfer zum Strukturieren von Inhalten

Technische Werkzeuge wie etwa Zettelkastensysteme oder Wissensmanagement-Module von Bibliographiewerkzeugen können beim Strukturieren von Inhalten und beim Finden von Zusammenhängen helfen, vorausgesetzt man erfasst bereits die Einträge (die z.B. aus Exzerpten oder Ideen bestehen können) jeweils sauber mit Schlagworten oder Tags. Plattformübergreifende Anwendungen zu diesem Zweck sind z.B. der Zettelkasten von Daniel Lüdecke und synapsen. Für Mac-User finden sich in diesem Artikel von Moritz Fürst über seinen akademischen Workflow reichlich Anregungen.

Rohfassung des Textes verfassen

Ist das Material gegliedert und ausgewertet, kann es daran gehen, das, was bisher wahrscheinlich in Stichpunkten, in Mindmaps oder einer Gliederung vorliegt, in einen Fliesstext in ganze Sätzen zu verwandeln. Spätestens hier schlägt gerne die Schreibblockade zu: Ich sitze in diesem Stadium oft da, fange an, einen Absatz zu schreiben, denke mir «Ach, das kann man so nicht stehen lassen» oder «ist doch trivial, das brauche ich gar nicht zu erwähnen» und eine halbe Stunde später bin ich immer noch nicht vorangekommen.

Gegen diese Blockaden hilft es, bereits gut vorstrukturiertes Material zu haben, an dem man sich «entlang hangeln» kann. Um das, was ich «den inneren Zensor» nenne, auszutricksen, helfen mir des weiteren zwei Prinzipien: Zum einen Zeitbeschränkung – unter Zeitdruck fällt es leichter, den Perfektionismus zu reduzieren und Ideen zuzulassen – und zum anderen, vorläufig die Beurteilung von dem, was ich schreibe, auszuschalten, das Bewerten, Editieren und «schön machen» auf später zu verschieben, sowie temporär Quantität vor  Qualität zu setzen. Werkzeuge dazu sind:

• «Freischreiben» – für eine festgesetzte (kurze!) Zeitspanne – wenige Minuten bis eine Viertelstunde – ohne Absetzen und ohne Pause schreiben, was einem gerade in den Sinn kommt. (vgl. von Werder 1992, S. 22). Auch wenn das Ziel bei von Werder eigentlich ist, Schreibblockaden zu überwinden: Diese Art von Textproduktion taugt auch dazu, schnell viel Rohmaterial zu produzieren. In wenigen Minuten lässt sich mit dieser Art von Schreiben eine Menge Text fabrizieren.
• Ganz bewusst «schlechten» Text produzieren. Egal, ob eine Idee, so wie man sie jetzt gerade verbalisieren kann, «unwissenschaftlich» ist, «blöd klingt», «doch trivial ist»: Raus damit. Wenn die Aussage stimmt, lässt sich später immer noch eine wissenschaftlichere Formulierung finden.
• Handschriftlich arbeiten – das macht das Editieren und «schön machen» schwerer.

Damit man sich traut, derart unzensiert mit dem eigenen Text umzugehen und Schamgefühle über das, was man da produziert hat, vermeidet, ist es wichtig, dass dieses Stadium niemand zu Gesicht bekommt. Rohe Textentwürfe sollten ähnlich gehandhabt werden wie intime Tagebucheinträge – niemand ausser einem selbst bekommt sie zu zu Gesicht.

Wann soll man mit dem Schreiben anfangen?

Eine Frage, vor der ich immer wieder stand, war: Wann ist der beste Zeitpunkt, um mit dem Schreiben anzufangen? Ohne inhaltliches Material schreibt es sich schlecht, und dieses inhaltliche Material sind in der Wissenschaft entweder Positionen aus der Sekundärliteratur oder Daten aus Experimenten und Fragebögen. Dieses Material muss erst einmal gewonnen sein.

Das entgegengesetzte Extrem gibt es aber auch: So lange zu recherchieren, bis man eine Menge Material im Kopf und im Zettelkasten hat, das man nicht mehr strukturiert bekommt und das eventuell sogar den Rahmen der Arbeit sprengt.
Helga Esselborn-Krumbiegel schlägt vor, Tendenzen in die eine oder andere Richtung kompensierend entgegenzuwirken:

Mit dem Schreiben der Rohfassung […] sollten Sie beginnen, sobald Sie recherchiert, die wesentliche Forschung gelesen, vorläufige Hypothesen aufgestellt und eine Arbeitsgliederung entworfen haben. (Esselborn-Krumbiegel 2002, S. 23)

Wer dazu neigt, zu wenig zu lesen und zu früh schreiben, sollte sich ihr zufolge lieber ein wenig mehr Zeit zum Auswerten des Materials lassen, um die Arbeit nicht mehrmals umschreiben zu müssen; wer erfahrungsgemäss zum «Über-Recherchieren» neigt, sollte lieber etwas eher mit dem Schreiben beginnen. (ebd.)

Wieviel Zeit soll man für den Entwurf einkalkulieren?

Materialauswertung, Strukturieren und den ersten Entwurf schreiben sind in meinen Augen das Herzstück des Schreibens von wissenschaftlichen Arbeiten. Ohne brauchbares Rohmaterial kann man schwer etwas in eine gute Form bringen. Hinterher mit viel nicht so tollem Text dazustehen und keine Zeit mehr zu haben, ihn in eine zur Veröffentlichung taugliche Form zu bringen, ist allerdings auch nicht so erstrebenswert.

Für die Entwurfsphase sollte man sich daher reichlich Zeit freihalten. Kruse empfiehlt knapp 20% der Gesamtzeit für das Strukturieren des Materials und knapp 20% für das Schreiben der Rohfassung (Kruse 1994, S. 208).
Hat man dann erst einmal einen holprigen und sprachlich noch alles andere als brillanten, aber immerhin zusammenhängenden Fliesstext vor sich, der wahrscheinlich einiges länger ist, als es die fertige Arbeit einmal werden soll, kann es an die nächsten Schritte gehen: das Überarbeiten und das Finish. Um diese Schritte soll es im nächsten Teil der Serie gehen.

Literatur

Esselborn-Krumbiegel, Helga: Von der Idee zum Text: eine Anleitung zum wissenschaftlichen Schreiben. (Affiliate-Link) Stuttgart: UTB 2002.
Kruse, Otto: Keine Angst vor dem leeren Blatt: ohne Schreibblockaden durchs Studium. (Affiliate-Link) Frankfurt/Main ; New York: Campus-Verlag 1994.
Werder, Lutz von: Kreatives Schreiben von Diplom- und Doktorarbeiten (Affiliate-Link) Berlin ; Milow: Schibri-Verlag 1992

(Artikelbild: Anne-Lise Heinrichs bei flickr.com, CC BY 2.0)

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Clay Johnson ist Entwickler, hat Barack Obamas Online-Kampagne 2008 betreut und jetzt ein Buch geschrieben: The Information Diet (Affiliate-Link). Sein Startpunkt: Ausdrücke wie «Information Overload» oder «Informationsflut» führen zu einer irrigen Sichtweise – sie gibt der Information die Schuld. Das macht keinen Sinn, weil Information einfach «da« ist, aber nicht selbst über die Verwendung entscheidet.

Neuer Kühlschrank statt Diät

Clay sieht das Problem vielmehr in den Konsumgewohnheiten, wenn es um Information geht. Wir würden uns mit Informationen überessen – ein ähnliches Problem wie bei schlechtem Essverhalten. In den vergangenen Jahren hat diese gefühlte Informationsflut zu einer Menge an kleinen Apps und Tools geführt. Sie sollen uns helfen, Informationen besser zu managen. Für Clay passt das nicht: «Das ist wie wenn man eine Diät zur Gewichtsreduktion beginnen würde, indem man einen neuen Kühlschrank kauft.«

Bessere Essgewohnheiten

Wir müssten also Informationen nicht besser managen, sondern uns bessere «Essgewohnheiten» angewöhnen. Dieses gesunde Informationsverhalten ist Thema seines neuen, ab Januar auf englisch erhältlichen Buch. Darin führt er fünf Schritte auf, um die eigene Informationsdiät zu starten:

1. Messen. Wieviel Zeit verbringen wir überhaupt damit, Informationen aufzunehmen, auf Papier oder auf Bildschirmen?
2. Fernsehstopp. Dadurch gewinnt man viel Zeit und verhindert die vermutlich schlimmste Art von Information: Fernsehwerbung.
3. Gewohnheiten ändern. Medienkonsum mit Privatem beginnen (Familie, Freunde), dann sich um die Stadt kümmern, in der man lebt, dann nationale Fragen und so weiter. Vielleicht ist das Programm des Schultheaters unserer Tochter wichtiger als die Nachricht zur Euro-Krise.
4. Computer reparieren. Alle Programme, die aufpoppen oder ein kleines rotes Schild mit einer Zahl drin anzeigen, löschen.
5. Möglichst unverarbeitete Information geniessen. Also Informationen möglichst nahe der ursprünglichen Quelle – weniger wiederverwertetes, ausgedünntes, gestrecktes.

Zuviel Informationen – mehr Ignoranz

Für Clay ist es eminent wichtig: Er glaubt, dass zuviel Information genau so zu Ignoranz führen kann wie zu wenig Information. Zuviele Details und einzelne Fakten, die wir mit einem Mausklick oder Fingertipp ergooglen können – aber die gleichzeitig den Blick auf das grosse Ganze verstellen. Und uns zuwenig Zeit zum Nachdenken lassen.

» informationdiet.com Mehr Infos zu Clay und seinem Buch

(Artikelbild: Don O’Brien bei flickr.com, CC-BY 2.0)

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