Offene To-Do-Listen führen dazu, dass man nie ans Ende kommt. Der Autor Mark Forster schlägt darum vor, mit geschlossenen Listen zu arbeiten: Ihnen darf nichts hinzugefügt werden.

Im Artikel “Tricks fürs To-Do-Listen-Tuning” habe ich über ‘geschlossene Listen’ geschrieben. Deren großes Potential macht besonders der Autor Mark Forster in seinem Buch “Do It Tomorrow” (Affiliate-Link) deutlich. Seine Gedanken will ich hier kurz zusammenfassen.

Der Unterschied zwischen geschlossenen und offenen Listen

Der Unterschied zwischen einer geschlossenen und einer offenen Liste ist eigentlich bloß eine Linie am Ende der Liste. Einer geschlossenen Liste kann nichts mehr hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass man sich mit den Einträgen beschäftigen kann, ohne von neuen Aufgaben abgelenkt zu werden.

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Productivity Porn Produktivitätsthemen finden bislang vor allem in den beiden Aggregatzuständen “Buch” und “Blog” statt. Einen neuen Weg geht jetzt Productive!, ein PDF-Magazin, das von Michael Sliwinski, dem Macher des GTD-Tools Nozbe, herausgegeben wird. Es soll monatlich oder zweimonatlich erscheinen und ist eine Art Best-of jener Texte, die wir hier immer als “Link am Morgen” empfehlen: Da gibt es ein Interview mit GTD-Vater David Allen, eine dreiseitige Zusammenfassung von ZTD von Leo Babauta, mehrere Artikel über Arbeiten, das glücklich macht, und Tipps, wie man weniger arbeitet und trotzdem einen guten Eindruck hinterlässt. Die Novemberausgabe steht kostenlos zum Download bereit (PDF, 33 Seiten):

» Download the first issue of the Productive Magazine here! [productivemagazine.com, gefunden bei Lifehacker]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Sparen in Zeiten der Rezession: Das Finanzblog “The Simple Dollar” hat die 25 besten Spar-Tipps seiner Leser zusammengestellt. Bewährte Wege, weniger für Überflüssiges auszugeben (”Kauf keine Frauenmagazine mehr!”) oder mehr selber zu machen (”Nimm Dir Essen zur Arbeit mit”).

» The Readers Speak Out: Their 25 Best Actions for Saving Money [thesimpledollar.com]

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Die Nacht war lang und ist es noch für die Kollegen von den US-Blogs. Aber hier und da findet sich doch noch ein verlinkenswerter Text ohne die Wörter “Change” und “Hope”. Trent Hamm etwa beschreibt in seinem Blog “The Simple Dollar”, wie er als College-Student mit unheimlich viel Kram von Wohnheim zu Wohnheim gezogen ist, und stellt fest, dass er heute mit viel weniger Dingen unterwegs wäre. Wahrscheinlich würde alles Wichtige sogar in einen einzigen Koffer passen. Und aus dieser Beobachtung leitet er eine interessante Frage für alle Lebensumstände ab: Wenn Du nur einen Koffer zur Verfügung hättest, um Dinge aus Deiner Wohnung mitzunehmen - welche Dinge wären das? Was ist wirklich wichtig, was nur netter Ballast? Der Koffer-Test:

» The Suitcase Test: The Things You Really Need [thesimpledollar.com]

Hier erscheint jeden Morgen (und manchmal auch erst mittags) von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Die radikale Version einer Info-Diät beschreibt Andre Kibbe in seinem Blog “Tools for Thought”: Er hat sämtliche RSS-Feeds gelöscht - und festgestellt, dass ihm schon nach einer Woche nur wenig fehlte. Das Prinzip: Welche Quelle wirklich wichtig war, fällt Dir auch so wieder ein - und dann kann man sie immer noch erneut abonnieren.

» One Week on the Low Information Diet [tools-for-thought.com, gefunden bei Ivan]

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Zentrales Element der Getting-Things-Done-Methode ist die “weekly review”, der regelmäßige Rückblick auf die vergangene Woche, bei dem man nochmal alle Listen, Notizen, Kalender durcharbeitet (mehr dazu im entsprechenden Teil unserer GTD-Serie). Eine kurze “Anleitung” für den Wochenrückblick hat John Kendrick aus den klassischen fünf (sechs) W-Fragen (Wer, Was, Wo, Wann, Warum und Wie - im englischen: How) abgeleitet:

» The Five W’s of a Weekly GTD Review [johnkendrick.wordpress.com, gefunden bei Ivan]

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Blogger Oliver Gassner beschäftigt sich seit längerem mit Getting Things Done und bietet jetzt für alle, die sich mit der Lektüre des gleichnamigen Buchs von David Allen schwer tun, einen gemeinsamen Lesekurs an. Oliver:

“Ich spiele den Taktgeber in einer Mailingliste, die zum Ziel hat in sieben Wochen (oder schneller, wenn alle das wollen) durch die 13 Kapitel des Buches zu führen.”

Das Ganze soll am 1. November 2008 starten, Voraussetzungen sind: Man hat das Buch zur Hand und kauft Oliver als “Honorar” irgendetwas von seinem Amazon-Wunschzettel. Anmelden per Mail, weitere Infos in Olivers Blog:

» GTD: “Wie ich die Dinge geregelt kriege” von David Allen gemeinsam lesen [blog.oliver-gassner.de]

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Man kennt sie, die hochkreativen, schwerst chaotischen Kollegen, denen man gerne ein paar Tricks aus der Selbstorganisations-Kiste beibringen würde. Aber geht das überhaupt: Andere organisieren?

“Was soll ich denn noch alles machen?” Die wohl meist gestellte Frage an einen, den das Thema Selbstmanagement nicht nur persönlich, sondern auch beruflich - als Organisator, Führungskraft, Multiplikator - interessiert und beschäftigt. Als solcher will man vor allem diejenigen “bekehren”, die die schlimmsten Chaoten sind, das aber noch gar nicht als Problem erkannt haben. Oder ist das Problem eigentlich gar keines?

Wir kennen das doch alle: Menschen mit Stapeln von Papier auf Schreibtisch, Sideboards und sogar auf dem Boden. Mit ständig klingelnden Telefonen, piepsenden Outlooks und regem Besucher-Aus-und-Ein. Mit einer fremdgesteuerten Arbeitsweise, die Strukturierten die Haare zu Berge stehen lässt. Mit einem Ablagesystem, das den Namen nicht verdient. Im besten Fall noch mit einer Sekretärin, die wenigstens etwas hinterher räumt.

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Merkwürdig: Da hat man sich recht produktiv und routiniert in seinem Organisationssystem eingerichtet, und trotzdem bleiben ein paar Punkte auf der To-Do-Liste ewig unerledigt. Woran könnte das liegen?

Schon seit langem benutze ich To-Do-Listen, und genau so lange bemerke ich ein paar Probleme damit: Die Listen werden nie kürzer. Einige Einträge haben schon Schimmel angesetzt. Und für jede erledigte Aufgabe füge ich eine bis drei neue hinzu. Besonders der zweite Punkt beschäftigt mich: Wieso steht etwas auf der Liste, wenn ich es doch nie erledige? Wie ist der Eintrag überhaupt auf die Liste gekommen?

Oftmals handelt es sich dabei um Aufgaben, die ich zwar erledigen muss oder möchte, die aber gegenüber anderen weniger wichtig oder weniger dringend sind. Meistens sind es einfache Aufgaben, die ich in 15, 30 Minuten erledigen könnte. So stehen auf meiner Liste beispielsweise ein paar Websites, auf die ich von meiner eigenen aus einen Link setzen möchte. Dazu muss ich eine neue Linkseite einrichten. Kostet mich alles in allem etwa 15 Minuten, mehr nicht. Und trotzdem habe ich diese Aufgabe noch immer nicht erledigt.

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Man kann sein Leben von Moment zu Moment planen, aber auch sehr langfristig. Wir stellen eine Methode vor, die sich sogar detailliert einzelnen Lebensbereichen widmet.

Planen ist wichtig, Planen führt zum Ziel. Planen kann aber auch zum Selbstzweck ausarten und man vergisst darüber die Umsetzung. Das scheint mir ein generelles Problem bei der Suche nach mehr Produktivität zu sein: Man verliert sich schnell in den Instrumenten und vergisst, sie auch tatsächlich umzusetzen.

Es gibt Dutzende Planungsmittel und -tiefen: Du kannst Dir Stundenpläne erstellen, täglich drei Hauptaufgaben aussuchen, Wochen-, Monats- und Jahrespläne basteln und vieles mehr. Doch vor dem Plan steht zuerst ein Ziel: Wohin will ich genau und wann will ich dort ankommen?

In diesem Artikel möchte ich eine Methode vorstellen, die ziemlich umfangreich und detailliert ist und sich deshalb sicher nicht für jeden eignet.

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