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Die größten Stressfaktoren auf Geschäftsreisen:
6 Tipps für entspannteres Reisen

Laut einer Studie klagen 55 Prozent der Befragten über stressige Geschäftsreisen. Was kann man tun, um diese entspannender zu gestalten? Einige Tipps.

Scott Swigart bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)Ich habe kürzlich wieder mal miterlebt, wie stressig eine schlecht geplante Reise enden kann: Zu einer Konferenz erschien der Mitarbeiter eines Unternehmens reichlich spät aufgrund von Zugverspätungen. Dann stellte sich heraus, dass von dem Hotel, das er vor Ort gebucht hatte, eher abzuraten ist. Ein anderes Hotel in der Umgebung konnte er im firmeninternen Buchungssystem nicht finden. Da war guter Rat teuer – und der Stress groß.

55 Prozent klagen über Stress auf Geschäftsreisen

Im April hat der Deutsche Reiseverband die Studie Chefsache Business Travel 2014 herausgegeben, wonach sich 55 Prozent der reisenden Geschäftsführer, Fach- und Führungskräfte über den Stress auf Geschäftsreisen beklagen. » weiterlesen

Reorganisation als Schlüssel zu mehr Effizienz

Schild Chaos Ordnung

Schild Chaos Ordnung

Im täglichen Berufsleben steht man oft vor neuen Herausforderungen. Neue Aufgaben bedeuten allerdings eine Reorganisation seiner Zeit. Der überflüssige Ballast muss abgeworfen und Platz für Neues geschaffen werden. Dies gilt für materielle Dinge wie für immaterielle. Folgende Ratschläge können dabei helfen, seinen Alltag zu organisieren und die eigene Effizienz zu erhöhen.

  • Nach Anspannung kommt Entspannung
    Egal was man tut, wichtig ist es, einen Ausgleich zu schaffen. Frei nach dem Karma-Prinzip muss jeder Phase der Anspannung eine Phase der Entspannung folgen. Es ist also eine gute Idee, nach der Arbeit bewusst zu entspannen. Dabei muss jeder für sich herausfinden, was am besten funktioniert. Joggen, Yoga oder Spazieren gehen – vielleicht auch zusammen kochen?
  • Weg mit Prokrastination
    Das Internet ist praktisch, keine Frage. Allerdings gibt es viele Seiten, die ausschließlich der Zerstreuung dienen und ablenken, anstatt die Produktivität zu fördern. Dabei gibt es Programme, die bei der Disziplin behilflich sein können. Cold Turkey für Windows ist besonders unnachgiebig – Seiten auf der selbst erstellten Blacklist sind gesperrt. Versucht man, die Einstellungen wieder zu ändern, sperrt das Programm den Internetzugang für eine Woche.
  • Tagesziele setzen
    Oft verliert man im Dschungel der Projekte den Überblick. To-do-Listen können helfen, vorausgesetzt man pflegt sie. Priorisierungen sind eine zusätzliche Hilfe, mit den einzelnen Punkten zurechtzukommen. Am Morgen wird ein Tagesziel definiert, das „Top-Prio” hat. Auf diese Weise gibt es einen stetigen Schaffungsprozess, der zusätzlich motiviert.
  • Weg mit materiellem Ballast
    Das eigene Auto hat als Statussymbol ausgedient, viele sehen es als materiellen Ballast. Vor allem in größeren Städten ist man mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem Fahrrad außerdem deutlich schneller unterwegs. Wer sich von seinem Auto trennen möchte, findet über Online-Portale wie Autoscout24 schnell einen Käufer. Und wenn man doch einmal sein Auto vermisst, dann ist Carsharing der neue Trend.
  • Ursprüngliche Kost für mehr Energie
    Bereits ein paar Modifizierungen bei der Ernährung können Wunder bewirken. Süßkram wird durch Obst und Joghurt ersetzt, Kaffee durch grünen Tee. Grundsätzlich gilt: Je weniger Kohlenhydrate aufgenommen werden, desto geringer fällt das Mittagstief aus. Nach ein paar Tagen hat der Körper sich daran gewöhnt und ist merklich leistungsfähiger.
  • Ordnung schaffen für Neues
    Der Spruch „Aus den Augen, aus dem Sinn” beinhaltet viel Wahres. Hat sich im Laufe der Monate vieles auf dem Schreibtisch angesammelt, dann hilft nur noch rigoroses Aufräumen und Ausmisten. Ist der Blick wieder frei, können auch Ideen ungehindert sprudeln.

Produktivitätskiller für Freelancer

Eigentlich hat man es als Freelancer oder Solopreneur verdammt gut: Man kann prinzipiell arbeiten wann und wo und wie man will. Eigentlich! Denn oft bringen die Kunden den Traum des selbstbestimmten und selbstorganisierten Arbeitens schnell zum Platzen, da sie es nicht gewohnt sind, verteilte Teams zu managen – und teilweise mit vorsintflutlicher Infrastruktur arbeiten.

Als Freelancer mit dem Kunden durch die Hölle

Als Freelancer mit dem Kunden durch die Hölle

Ob Texter oder Cutter, Fotograf, Grafikdesigner oder Webentwickler – viele Freelancer in der Kreativ-, IT- oder Unterhaltungsbranche arbeiten in verschiedenen Projekten gleichzeitig. Hier mal einen Pitch für eine Agentur mitmachen; da mal ein Projekt für einen mittelständisches Unternehmen dazwischenschieben; und natürlich immer für die Stammkundschaft auf Abruf bereit stehen. Vielleicht treibt man in auftragsfreien Zeiten obendrein noch ein eigenes Projekt voran.

 

Dabei wird häufig in verteilten Teams gearbeitet. Vielleicht sitzt ein Projektmanager vor Ort beim Kunden in Nord-Deutschland, ein Entwickler-Team arbeitet in einem Coworking-Space im Süden und der Spezialist für User Experience verweilt in seinem Berliner Home Office.

Schlecht organisiert zu sein, können sich Freelancer nicht leisten

 

Viele Freelancer sind es gewohnt, auf diese Weise zu arbeiten und organisieren sich entsprechend. Denn schlechte Organisation frisst Zeit – und Zeit bedeutet für Freelancer in den allermeisten Fällen Geld. Wer länger als Freelancer arbeitet, für den ist es unerlässlich, sein Solo-Unternehmen professionell zu managen und sich eine Infrastruktur für effektives Arbeiten zu schaffen.

Briefings oder Meetings mittels Skype oder Google Hangout gehören zum Alltag. Ein funktionierendes Dateimanagement inklusive Backup Routine, eine Terminplanung, eine gepflegte Zeiterfassung, ein strukturiertes E-Mail-Management sind essentiell – die meisten Freelancer werden zudem Tools zum Wissens- und Projektmanagement, zum kollaborativen Arbeiten und zum Datenaustausch verwenden. Meist liegt alles in der Cloud, um von unterwegs, im Urlaub oder aus dem Home Office jederzeit Zugriff zu haben.

 

Natürlich hat jeder Freelancer so seine eigenen Vorlieben und Tools – aber arbeitet man mit Auftraggebern zusammen, die es gewohnt sind in verteilten Teams zu arbeiten, einigt man sich schnell auf eine gemeinsame Infrastruktur. Probleme gibt es meist dann, wenn Auftraggeber – meist mittelständische Unternehmen bzw. mittelalterliche Agenturen aber auch sogenannte Global Player – genau diese Art zu arbeiten, nicht gewohnt sind. Da wird man als Freelancer oft gezwungen, sich mit den veralteten Strukturen der Auftraggeber auseinanderzusetzen.

Kunden aus der Hölle haben Handlungsbedarf

Dropbox? Nie gehört, schicken Sie das auf CD. Springloops? Nie gehört, aber das muss auf Windows 98 laufen. Asana? Brauchen wir nicht. Wir richten Ihnen eine offizielle Firmen-E-Mail-Adresse ein – die können Sie über den Outlook-Webmailer nutzen, sobald Sie sich über den VPN-Client angemeldet haben. Zeiterfassung? Excel!

 

Kunden aus der Hölle gibt es nicht nur auf der gleichnamigen Website, sondern auch in Wirklichkeit. Gehen die Arbeitskulturen derart auseinander und muss man sich als Freelancer gleichzeitig in verschiedenen ungewohnt umständlichen Infrastrukturen zurechtfinden, ist das ein echter Produktivitätskiller.

 

Vor dem Hintergrund, dass es – zumindest in einigen Branchen – einen echten Trend zur Selbstständigkeit oder sogar digitalem Nomadentum gibt – und auch immer mehr Arbeitnehmer (gerade der jüngeren Generation) zwecks besserer Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie im Home Office arbeiten, besteht Handlungsbedarf: Projekte mit verteilten Teams erfolgreich zu managen und entsprechende zeitgemäße Infrastrukturen zu schaffen (und zu erhalten) – vor diesen Herausforderungen steht vor allem der deutsche Mittelstand, wie eine aktuelle Studie der Telekom zeigt. Aber auch Agenturen müssen sich mit diesem Thema auseinandersetzen.

Motivation durch Organisation

Wir kennen es doch alle – an einem Montagmorgen ruft plötzlich der Chef an und benötigt dringend die Unterlagen, die für das anstehende Meeting mit einem wichtigen Kunden anzufertigen waren. Doch dank unzähliger Papierstapel und anderweitigen Utensilien, die sich auf unserem Schreibtisch zu einem kreativen Chaos vereinen, treibt uns die Suche danach bereits um halb neun die Schweißperlen auf die Stirn.

Arbeitsüberlastung

Arbeitsüberlastung

Situationen wie diese sind in deutschen Büros an der Tagesordnung

Insbesondere in Großraumbüros provoziert das Durcheinander nicht nur einen erheblichen Produktivitätsverlust der eigenen Person, sondern kann darüber hinaus für dicke Luft am Arbeitsplatz sorgen, was vor allem dann der Fall ist, wenn unser fehlender Ordnungssinn auch die Produktivität von Kollegen tangiert und somit sogar zum Fallstrick für unsere Karriere avancieren kann. Wir hatten schon ein Plädoyer für das Chaos, heute halte ich ein Plädoyer für die Ordnung.

Ordnung ist das halbe Leben

Damit das auf dem Schreibtisch vorherrschende Chaos nicht zum Hemmschuh für eure Produktivität wird, solltet ihr genau jetzt die Reißleine ziehen und für Ordnung sorgen, indem ihr die Tischplatte komplett von allen darauf befindlichen Akten, Kabeln, Kaffeetassen und sonstigen Gerätschaften befreit. Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass bereits der Anblick der klinisch reinen Arbeitsfläche einen gehörigen Anteil dazu beiträgt, den Kopf für die essenziellen Dinge des Arbeitslebens freizubekommen. Damit das auch auf Dauer so bleibt, sollten wir auch nur das zurück auf den Schreibtisch stellen, was wir täglich für unsere Arbeit benötigen. Alles andere verschwindet in Schubladen respektive beschrifteten Aktenordnern. Voraussetzung für eine strukturierte Arbeitsweise ist allerdings das Vorhandensein einer grundlegenden Büroausstattung, die ausreichend Stauraum für die systematische Organisation mit Arbeitsmaterialien bietet. Einen Überblick aller Produktsegmente kann man sich besonders gut online verschaffen, wie beispielsweise bei dem Anbieter KAISER+KRAFT. Um also dem Chaos ein Ende zu bereiten eignen sich insbesondere Hängeregister, mit denen ihr im Handumdrehen Herr eurer Papierstapel werdet. Ergänzend empfiehlt sich die Verwendung von beschreibbaren Kunststoffkisten, in denen Materialien wie Briefumschläge, Druckerpapier und sonstige Kleinteile griffbereit gelagert werden können.

5-Kisten-Methode: Die Papierberge in den Griff bekommen

 

Wie ich bereits am eigenen Leib erfahren musste, reicht es allerdings nicht aus, das Arbeitsumfeld in Ordnung zu bringen, denn auch die Abläufe müssen einem strukturierenden Prozess unterzogen werden, um daraus neue Motivation extrahieren zu können, die nachgewiesenermaßen zur Produktivitätssteigerung führt. Eine sehr effektive Möglichkeit ist die “5-Kisten-Methode” nach Tiki Küstenmacher, die unter Garantie den Arbeitsalltag vereinfacht. Alles was ihr zur Umsetzung benötigt, sind fünf Kisten, die hoch genug sind, um einen 30 Zentimeter hohen Papierstapel zu beinhalten. Im Anschluss werden diese Behältnisse werden wie folgt beschriftet:

  • Eingang“: Hier befindet zunächst alles, was auf eurem Schreibtisch landet.
  • Erledigen“: Diese Ablage beinhaltet Dinge, die noch bearbeitet werden müssen.
  • Lesen“: Wie ihr sicherlich vermutet, befindet sich hier alles, was abgesehen vom Lesen keiner weiteren Bearbeitung bedarf.
  • Ablage“: Alle zu archivierenden Unterlagen wandern in diese Kiste.
  • Ausgang“: Die letzte Kiste beinhaltet alle Unterlagen, die bereits fertig bearbeitet sind und an den Adressaten übermittelt werden können.

Um den Erfolg der 5-Kisten-Methode vollends ausschöpfen zu können, solltet ihr die darin befindlichen Dokumente akribisch darauf untersuchen, ob diese wirklich benötigt werden und im Zweifelsfall so viele wie möglich im Papierkorb entsorgen.

Entwickle Automatismen

Die 5-Kisten-Methode ist ein exzellentes Beispiel für die Übertragung physischer Ordnung auf das kognitive Verhalten am Arbeitsplatz. Nur wer organisiert ist, ist dazu in der Lage schnell und flexibel auf unerwartete Ereignisse reagieren zu können. Darüber hinaus werdet ihr überrascht sein, wie viel Zeit ihr bedingt durch die Tatsache sparen könnt, dass ihr wisst, wo sich bestimmte Akten und Materialien befinden. Die Ordnung am Arbeitsplatz begünstigt ebenfalls die Entwicklung von Automatismen und Arbeitsroutinen, die euch anfallende Arbeit dann erledigen lassen, wenn sie anfällt. Vergleichbar ist dies mit der Führung des eigenen Haushalts. Ihr beseitigt verschmutztes Geschirr schließlich auch umgehend, anstatt es über Tage auf dem Spülbecken zu horten. Ein systematisch gestaltetes Arbeitsumfeld hilft also dabei Arbeit zu erledigen, ohne sie bewusst als solche wahrzunehmen.

Wohlbefinden als Schlüssel zu Motivation und Produktivität

Da aber auch das eigene Wohlbefinden eine gewichtige Rolle zur Motivation und Arbeitsproduktivität beiträgt, sollten insbesondere Firmenchefs die Arbeitsstätten so gestalten, dass sich Mitarbeiter dort wohlfühlen und produktiv arbeiten können.

Nachfolgend habe ich abschließend ein Ranking der Top-5 Wohlfühlkriterien aufgestellt, die meiner Meinung nach für ein konzentriertes Arbeitsklima unablässig sind.

1. Die Wände der Arbeitsräume sollten nicht in einem klinischen Weiß gestrichen sein, sondern entweder abgetönt oder in warmen Pastelltönen gestaltet werden.
2. Mitarbeiter, die bei der Auswahl von Büromöbeln sowie der Ausgestaltung der Räumlichkeit freie Hand oder zumindest ein Mitspracherecht haben, arbeiten deutlich effektiver, da sie sich am Arbeitsplatz wohler fühlen.
3. An jedem Arbeitsplatz sollte die Corporate Identity des Unternehmens beispielsweise in Form des Firmenlogos erkennbar sein, denn nur auf diesem Weg besteht die allgegenwärtige Identifikation des Arbeitnehmers mit dem Unternehmen.
4. Die Ergonomie der Büromöbel ist von herausragender Bedeutung, um konzentriert arbeiten zu können, denn nichts ist schlimmer, als stundenlang auf einem Rückenschmerzen-verursachenden Stuhl gefesselt zu sein und dabei produktiv arbeiten zu müssen.
5. Der letzte Punkt betrifft die organisierte soziale Interaktion zwischen den Mitarbeitern, die mithilfe einer Mitarbeiterterrasse oder Cafeteria ebenfalls in strukturierte Bahnen geleitet werden sollte. Dies fördert nicht nur das Arbeitsklima, sondern dient auch der Vernetzung von Know-how.

 

Das mobile Büro:
So wenig benötige ich, um produktiv arbeiten zu können

Um ortsunabhängig zu arbeiten, benötigt man den passenden Beruf – darüber hinaus aber ist nur sehr wenig von Nöten, um überall ein mobiles Büro eröffnen zu können.

Ob Menschen heute produktiv sind oder nicht, hängt von vielen Faktoren ab. Ein Aspekt aber verliert zumindest für Angestellte und Freelancer, die im «Informationsgewerbe» tätig sind, immer stärker an Bedeutung: der Arbeitsort. War es noch vor zehn Jahren schwierig, woanders als am eigenen Büro-Schreibtisch Tätigkeiten zu verrichten, werden dank portabler Geräte, nahezu omnipräsenter Breitbandverbindungen und sich langsam wandelnder Normen in Bezug auf Präsenzerwartungen immer ausgefallenere Arbeitsorte möglich.

Ich habe in den letzten Jahren von mehreren Dutzend Orten aus gearbeitet. Mal für längere  Zeit, mal nur für ein paar Stunden (zum Beispiel im Flugzeug oder am Bahnhof), mal für ein paar Tage (etwa im Rahmen eines Kurztrips). Erforderte dies anfänglich noch einiges an Planung und Vorbereitung, entstand mit der Zeit eine ziemliche Routine. Ich weiß heute ganz genau, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen und welche Arbeitsmittel ich benötige, um von nahezu jedem Ort auf diesem Planeten meine Arbeit erledigen zu können. Es folgt eine Zusammenstellung der essentiellen Werkzeuge: » weiterlesen

Ist Neues ausprobieren Zeitverschwendung? Checkliste zum Umgang mit neuen Tools

Ständig gibt es neue Tools, die uns mehr Produktivität und ein besseres Leben versprechen. Wenn wir die alle ausprobieren wollten, kämen wir zu nichts mehr – oder?

Auf dieses Thema hat mich kürzlich ein Beitrag von Shel Holtz gebracht: Auf Ragans PR-Daily schrieb er über “7 reasons to try out new tools—without wasting time“. Zu deutsch: 7 Gründe, neue Tools auszuprobieren, ohne dabei Zeit zu verlieren.

Der Titel klang vielversprechend, aber defacto war der Beitrag ein Plädoyer dafür, neue Tools auszuprobieren und zeigte vor allem die Vorteile solcher Tests auf – z.B. dass man mit einem neuen Tool neue Reichweite und neue Nutzergruppen erreichen könnte, was natürlich stark davon abhängt, um welche Tools es sich handelt. » weiterlesen

Aufgabenmanagement leicht gemacht:
8 Tipps, wie Deine To-do-Liste wirklich funktioniert

Tipps und Apps, die dabei helfen, die eigenen Aufgaben im Griff zu haben, gibt’s wie Sand am Meer. Und How-to-Ratgeber mindestens genauso viele. Trotzdem will es einfach nicht so richtig klappen. Mit diesen 8 Tipps zeigen wir Dir, wie Du das Problem und Deine To-do-Liste endgültig in den Griff bekommst.

ToDo_150Früher waren es die Zeitplanbücher à la TimeSystem (ja, die gibt’s noch!) und die Ratgeber in gebundener Form, später die «Personal Digital Assistants» und heute sind’s die Apps und dieselben Ratgeber, jetzt einfach als eBooks, mit denen wir versuch(t)en, unsere Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren und Termine einzuhalten. Jede(r) von uns hat bestimmst schon mehrere, wenn nicht sogar dutzende Planungsbücher, Tools und Apps ausprobiert. Aber die meisten von uns waren über lange Sicht nicht glücklich mit der gewählten Lösung. Ich bin überzeugt: Die meisten Tools sind gut (die schlechten verschwinden schnell wieder vom Markt) – daran kann’s also nicht liegen. Die Art und Weise, wie wir diese Tools anwenden, ist entscheidend. Genauso unwichtig ist, ob wir eine simple Liste auf Papier führen oder ein raffiniertes Tool einsetzen. Je einfacher wir die Methode halten, desto grösser ist die Chance, dass wir unser Ziel erreichen: Aufgaben im Griff zu haben und unser Gehirn für anderes frei zu halten – das ist entscheidend. » weiterlesen

Wie umziehen beim Aufräumen hilft:
5 Tipps zum radikalen Ausmisten

Umzüge sind eine gute Gelegenheit, das zu tun, was man eigentlich immer mal wieder tun müsste: Ausmisten – und zwar radikal, auch bei liebgewonnen Gegenständen. Wie geht man das richtig an?

Im kommenden Herbst möchte ich umziehen. Es wird ein größerer Umzug in eine andere Stadt werden. Und ich möchte dabei ganz sicher eines: Ein Chaos vermeiden, wie ich es beim letzten Umzug hatte – darüber habe ich hier schon berichtet.

Rechtzeitig planen

Mein Problem damals war, dass ich schlicht den Überblick über mein Hab und Gut verloren hatte. Damit das nicht mehr passiert, habe ich rechtzeitig mit der Planung angefangen – nämlich bereits beim Einzug. Ich habe dafür gesorgt, dass sich nichts Unübersichtliches im Keller ansammelt und ich auch in der Wohnung den Überblick behalte. Dazu gehört zum Beispiel, dass ich immer wieder Dinge entsorgt habe. Der Gedanke, dass man irgendwann wohl wieder umziehen werde, motiviert dabei immens.

Dennoch sammeln sich in ein paar Jahren doch mehr unnötige Gegenstände an, als man vielleicht geglaubt hat. Daher ist es nötig, wenn der Umzug näher rückt, noch einmal radikal auszumisten – und zwar auch gerade da, wo es vielleicht wehtut. » weiterlesen

Wie Du hypereffizient wirst:
Die 18 besten Tipps

Wie wird man hypereffizient? Indem man sich besser organisiert – und das in allen Bereichen: nicht nur bei Arbeit und Technik, sondern auch beim Essen oder der Kleiderwahl. Die besten Tipps dazu.

Katie Brady bei flickr.com (CC BY 2.0)Unsere Gesellschaft will immer weiter, immer mehr, immer schneller. Wir müssen und wollen hypereffizient werden. Das muss weder schlecht noch in jedem Fall stressig sein: Es macht ja auch bis zu einem gewissen Grad Spaß, sich selbst zu beweisen, dass man mithalten kann.

Hypereffizienz – je einfacher, desto besser

Doch wie geht das nun mit der Hypereffizienz? Alles noch schneller erledigen, noch mehr Stress und Hektik? Das muss gar nicht sein: » weiterlesen

Wie man ein Meeting überlebt:
Mehr oder weniger ernstgemeinte Tipps

Meetings – viele gehen rein, wenig kommt raus, heißt es landläufig. Da liegt es nahe, sich darüber Gedanken zu machen, wie man die Zeit am sinnvollsten herumbringt. Auch wenn natürlich jeder, der produktiv arbeiten möchte, weiss: das Problem »langweilige Meetings« bei der Wurzel zu packen verlangt nach einem radikaleren Ansatz.

Bild: Niels Heidenreich bei flickr.com (CC BY 2.0)Kürzlich stieß ich im Meetingraum des 25hours-Hotel in Zürich West auf eine lustige Marketing-Idee, die bei genauerer Betrachtung gar nicht so lustig ist: Auf den Tischen waren Tagungsunterlagen mit 10 Sprüchen verteilt, die verschiedene Tätigkeiten vorschlugen, wie man die Zeit in einem Meeting mehr oder weniger sinnvoll herumbringt.

Einige Tipps sind naheliegend, andere nicht ganz ernst gemeint und wieder andere schlicht schwachsinnig -  um so vermeintlich witziger, sie auf den Tischen eines Tagungs-Hotels zu finden. » weiterlesen