Der Kanadier Jesse Desjardins ist Designer und Teilnehmer am Wettbewerb für «The World’s Best Presentation» auf Slideshare. Sein Beitrag ist eine Präsentation «You Suck at Powerpoint». Darin beschreibt er die fünf meist verbreiteten Fehler, die bei Präsentationen gemacht werden. Jesses Folien sind mustergültige Beispiele für Design, Struktur und Aufbereitung von Präsentationen. Fünf gut investierte Lese-Minuten, um sich die Grundlagen und Prinzipien wieder mal vor Augen zu führen.

»You Suck at Powerpoint (via workawesome.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Meetings und Sitzungen rangieren bei vielen weit oben auf der Liste der Produktivitätskiller. Zu viele, zu lange, zu wenig Resultate sind die oft gehörten Klagen. Ron Ashkenas, Autor beim Harvard Business Blog, vermutet, dass viele Manager Sitzungen aber insgesheim eben doch mögen. Und zwar aus drei Gründen:

• Sitzungen fördern soziale Kontakte: Viele Menschen arbeiten nicht gerne alleine und tauschen sich gerne zu verschiedenen Themen aus – Arbeit oder auch mehr. Sitzungen erfüllen auch eine wichtige soziale Funktion – selbst wenn nur getratscht wird.
• Jeder bleibt im Loop: Immer mehr wird in Projekt- oder Matrixorganisationen gearbeitet. Die formale Unternehmenskommunikation wird durch den informellen Kanal der Meetings ergänzt und jeder bleibt so im Informationsloop.
• Sitzungen bedeuten Status: An vielen Sitzungen teilzunehmen bedeutet auch, dass die eigene Meinung geschätzt wird und dass man bei wichtigen Entscheidungen dabei ist. Selbst eine einmalige Präsentation in der Geschäftsleitung bringt Sichtbarkeit und kann den eigenen Stellenwert erhöhen.

Ashkenas glaubt, dass diese psychologischen Faktoren viel zu der Flut von Meetings in Unternehmen beiträgt. Trotzdem sei es kein Freipass: Er fordert Unternehmen auf, ihre Sitzungskultur regelmäßig zu überprüfen.

«Why we secretly love meetings», Ron Ashkenas bei Harvard Business Review

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Wir leben in hektischen Zeiten. Wir hängen an der elektronischen Leine, sind permanent erreichbar; wir haben schwebende Termine – man spricht sich irgendwann direkt im Laufe des Tages per Handy ab – und entschuldigen uns per SMS, weil wir selbstredend mindestens fünfzehn Minuten zu spät kommen.

Dafür können wir dann aber wenigstens dem GPS-Routenplaner die Schuld zuweisen.

Vollends hektisch wird es, wenn dem iPhone der Saft auszugehen droht – und wir wie die wildgewordenen Digital-Nomaden auf der Suche nach einer zweiadrigen Oase durchs Starbucks traben:

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Wenn wir eine Tätigkeit sehr oft wiederholen, macht es sich unser Gehirn einfach. Es legt eine Verfahrensanweisung an, in der die für die Tätigkeit erforderlichen Schritte eingetragen sind (und die dafür benötigten Hirnregionen).

Führen wir die Tätigkeit aus, ruft es einfach die Verfahrensanweisung ab und befolgt die gespeicherten Schritte. Nehmen wir den morgendlichen Büro-Kaffee: Zuerst strecken wir den Zeigefinger aus, bis er die Tasse berührt. Dann folgt der Daumen, und wenn die Tasse zwischen Daumen und Zeigefinger justiert ist, setzen wir die verbliebenen Finger an die Tasse. Um das zu beschleunigen, haben wir sie vorher bereits ausgefahren.

Versuche mal, die Tasse aufzunehmen und dabei den Ringfinger vor zu schicken: » weiterlesen

Nun hat ja der Sommer gerade ein bisschen Pause. Vor einigen Tagen noch sah das ganz anders aus: Mein Büro fühlte sich an wie der Arbeitsplatz eines Heizers auf einer zentralafrikanischen Dampflokomotive, ich hatte Schweißflecken in A3-Format auf meinen Hemden und ab 12 Uhr mittags ersetzte ich mein Deo durch flaschenweise Raumspray.

Wie man im Geschäftsleben und vor allem auf Geschäftsreisen elegant mit Sommerhitze umgeht, zeigt Tyler Brûlé in seiner aktuellen Kolumne in der Financial Times. Einige von Tylers Ratschlägen:

• Wenn Du auf Sport nicht verzichten kannst, plane längere Zeiten zum Abkühlen ein.
• Verzichte morgens auf die Extra-Tasse Kaffee.
• Beginne Deinen Tag mit einer kühlen Dusche und fertige dabei einen «mentalen Schnappschuss» des Gefühls an.
• Pack ein Extra-Hemd, Kühlgel oder Kühlspray und notfalls sogar einen Taschen-Ventilator ein.

Der Artikel enthält weitere Tipps, insbesondere für Geschäftsreisen in heißen Sommertagen:

» Ten Tips to beat the big Heat (FT.com)

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Schlechte Luft, laute Kollegen, ständige Ablenkungen, Streit über Fenster auf/Fenster zu: Großraumbüros werden von Vielen als ziemliche Zumutung beschrieben. Eine Studie der Hochschule Luzern, über die Zeit Online berichtet, stützt den Volksmund nun und kommt sogar zum eindeutigen Schluss, dass die Krankheitsrate mit der Zahl der Kollegen, die im Großraumbüro arbeiten, steigt.

«Gibt etwa die Hälfte der Beschäftigten mit einem Einzelbüro an, im vergangenen Jahr überhaupt nicht wegen Krankheit gefehlt zu haben, sinkt dieser Wert bei Zweierbüros auf 38 Prozent. Noch schlechter sieht es in Büros mit mehr als 16 Mitarbeitern aus: Nur noch drei von zehn der dort Beschäftigten kommen ohne Fehlzeiten über das Jahr.»

Allerdings sind Großraumbüros nicht per se schlecht, sondern Einzelbüros sogar überlegen, wenn sie «gut gemacht» und den Arbeitssituationen der Beschäftigten angemessen sind. Das scheint bloß in der Regel nicht der Fall zu sein.

» Zusammengepfercht macht krank (zeit.de)

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Smalltalk ist immer etwas negativ konnotiert, und Viele können das Vorgeplänkel nicht leiden. Das ist nachvollziehbar, denn oft wirkt der Smalltalk ein wenig «falsch» – man redet um den heißen Brei herum oder täuscht Interesse vor, wo keines vorhanden ist. Das muss aber nicht sein.

Bei Karrierebibel.de gibt es elf Tipps für besseren Smalltalk, die dabei helfen, geeignete Themen und Einstiege zu finden, sowie die Plauderei nicht ernster zu nehmen als sinnvoll.

» Der Rede wert – 11 ultimative Tipps für besseren Smalltalk (Quelle)

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Ob in der Schule oder im Studium, jeder war wohl schon einmal dazu aufgefordert, einen Text aus der Feder eines anderen zusammenzufassen. Mit einigen Grundsätzen sind Exzerpte probate Hilfsmittel beim Schreiben von Sachtexten wie beim Lernen.

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Für mich war das Herausschreiben von Informationen aus einem Text nicht nur ein wichtiges Mittel des Lernens, sondern auch ein Dreh- und Angelpunkt der wissenschaftlichen Hausarbeiten, die ich im Studium verfasste. Manchmal war es sogar unumgänglich, etwa wenn ich mit Literatur arbeiten musste, die ich weder ausleihen noch kopieren konnte. Ob ich aus einem kopierten Text, einem entliehenen Buch oder in der Bibliothek aus einem nicht entleihbaren Band exzerpiere, es gilt: Das Exzerpt soll verlässlich sein und alle notwendigen Daten zur Verfügung stellen, damit ich die Inhalte eines Textes wiedergeben kann, idealerweise muss ich nach der Fertigstellung nicht noch einmal ins Original sehen.

Vorarbeit Nr. 1: Auswahl
Selbst mit einer guten Exzerpttechnik ist das Zusammenfassen eines langen Textes in eigenen Worten noch ein zeit- und arbeitsaufwendiges Unterfangen. Bevor ich mich mit Stift und Papier oder Laptop in die Bibliothek setze und ein komplettes Buch von vorne bis hinten zusammenfasse, tue ich gut daran, erst einmal zu prüfen, welche Kapitel, Abschnitte oder Unterabsätze eigentlich relevant für meine Fragestellung sind. » weiterlesen

Wie steht’s eigentlich um das gute alte Geschäftsessen?

In der Firma, in der ich die meiste Zeit verbringe, hat das gute alte Business-Essen viel von seiner Bedeutung verloren. Das liegt zum großen Teil daran, dass wir unser Vertriebssystem auf High Probability Selling (HPS) umgestellt haben. Und bei HPS telefoniert man eben deutlich mehr als die Kunden vor Ort zu besuchen. In anderen Branchen ist das anders: Steuerberater, Anwälte oder Bundestagsabgeordnete sind mehrmals die Woche zum Lunch verabredet.

Duncan Bannatyne, Vorstandsvorsitzender der Bannatyne Group (Fitnessclubs, Hotels und Bars), zeigt in einem Interview mit der Financial Times, welch zentrale Bedeutung der Business-Lunch noch haben kann (Link zum Artikel bei der Financial Times). Er nimmt pro Woche an sechs bis acht geschäftlichen Frühstücken, Mittag- und Abendessen teil. Bannatyne hat sich auf drei bis vier Restaurants festgelegt, in denen man ihn sehr gut kennt – und die er sehr gut kennt. Der Vorteil eines geschäftlichen Essens, so Bannatyne, sei die Möglichkeit, sein Gegenüber persönlich kennen zu lernen und eine Beziehung aufzubauen. Man muss sich nicht gleich dem eigentlichen Thema zuwenden – Bannatyne hebt mehrfach hervor, wie wichtig der Small Talk im Vorfeld ist.

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In seinem letzte Woche hier verlinkten Vortrag über «Time & Attention» spricht Merlin Mann unter anderem über die Unternehmenskultur bei Netflix (Netflix bietet DVD-Verleih per Post und Video-Streaming). Das erwähnte Dokument ist nicht ganz leicht zu finden, aber die Suche wert: Die Firmenkultur ist in einer Präsentation beschrieben, die man via Slideshare anschauen kann – und sollte; konsequenter dürfte kaum ein Unternehmen verinnerlicht haben, dass weniger Kontrolle und mehr Verantwortung nicht zu untätigen und planlosen, sondern zu engagierten und mitdenkenden Mitarbeitern führt.

» Culture (slideshare.net)

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