Seit einem halben Jahr schreibe ich hier auf imgriff.com wöchentlich über Tools und Apps, die unser (Arbeits-)Leben einfacher und produktiver machen. Auch wenn ich täglich auf der Suche nach neuen Tools bin, ist es natürlich nicht so, dass ich alle getesteten Tools täglich nutze. Einige fallen direkt nach der Testphase wieder weg, andere geraten später in Vergessenheit. Doch welches sind nun meine persönlichen Langzeit-Favoriten?

Zuerst ein paar Worte zur Hardware: Hier bin ich sehr standardmässig unterwegs und vertraue primär auf mein MacBook Pro (im Büro mit einem zusätzlichen Bildschirm) und auf ein iPhone 4. Das iPad 2 ist zwar auch mein ständiger Begleiter, ich verwende es aber fast ausschliesslich zum Lesen meiner Tageszeitungen. Als wirkliches Arbeitsinstrument konnte es sich nie durchsetzen; es leistet aber immer mal wieder gute Dienste bei Sitzungen, zu denen ich den Laptop nicht mitnehmen will.

Konsequent: Alles in der Cloud

Nun zur Software: Meine Daten sind seit 2008 komplett in der Dropbox - inklusive Steuererklärung, Geschäftsdokumente und iTunes-Bibliothek. Auch wenn es mittlerweile sicherere und günstigere Anbieter gibt, überzeugt mich Dropbox immer noch durch seine Einfachheit und Zuverlässigkeit. Allerdings erstelle ich immer weniger eigentliche Dokumente, sondern nutze für vieles den Klassiker Evernote. » weiterlesen

Das Internet und unser Umgang damit entwickeln sich rasant. Das führt manchmal zu Apps, die Probleme lösen, die es bis vor kurzem noch gar nicht gab. Zum Beispiel LittleLink.

Die Nachfrage nach gekürzten Internetadressen entstand so richtig erst mit Twitter, da hier die Anzahl Zeichen auf 140 begrenzt ist und plötzlich jedes Zeichen zählt. In der Zwischenzeit hat man sich aber an Links à la http://is.gd/95qyGs gewöhnt. Auch Zeitungen verwenden gerne solche kurze URLs, um auf weiterführenden Content auf ihrer Website zu verweisen.

Zum Kürzen von URLs gibt es zahlreiche Webservices. Eine Adresse kopieren, Website öffnen, Adresse eingeben und dann die gekürzte URL wieder kopieren ist aber wenig effizient. » weiterlesen

Zum produktiven Arbeiten gehört auch, dass man sich seine Arbeitsumgebung passend einrichtet. Dies reicht von der Höhe des Schreibtischs bis hin zu den optimalen Einstellungen im Betriebssystem. Wer nicht gleich mit der Kommandozeile arbeiten will, hat mit MacUtil ein praktisches Tool für ein massgeschneidertes Betriebssystem zur Hand.

Auch wenn Apple ziemlich viel Wert auf die Benutzerfreundlichkeit seines Mac OS legt, möchte man vielleicht das eine oder andere individualisieren. Mit dem kostenlosen Tool MacUtil lassen sich das Dock, der Finder, das generelle User Interface sowie zahlreiche andere Einstellungen den eigenen Bedürfnissen anpassen. Das Dock lässt sich beispielsweise auf 2D umstellen oder ein Stack mit den kürzlich verwendeten Apps einrichten.

Der Finder kann dank MacUtil nun ganz normal wie ein Programm geschlossen werden; standardmässig wird nun endlich der aktuelle Ordner durchsucht und nicht die ganze HD, und oben im Finder sehe ich den ganzen Pfad der Ordner. Auch schlägt mein Mac nicht mehr immer iCloud als Speicherort vor und zeigt mir zudem die erweiterte Ansicht beim Speichern, was ich sehr schätze. » weiterlesen

Jeden Tag arbeiten wir mit unzähligen Dateien und haben ausgeklügelte Ordnerstrukturen angelegt. Oft sind unsere Bedürfnisse aber ganz einfach: Wir benötigen das erst gerade verwendete Dokument noch einmal. Um auf solche Dokumente zuzugreifen, gibt es verschiedene Optionen und seit kurzem auch ein spezialisiertes Tool.

Das Betriebssystem von Apple bietet im Menü «Benutzte Objekte» bereits die Möglichkeit, auf die letzten Programme, Dokumente und Server zuzugreifen. Auch im Finder kann im Ordner «Alle meine Dateien» die Anzeige nach Datum sortiert werden und man sieht automatisch die zuletzt verwendeten Dokumente. Beide Systeme haben aber den Nachteil, dass sie sich nicht konfigurieren lassen. » weiterlesen

Scapple will den Markt der Mindmap-Programme aufmischen. Der Clou: Das Brainstorming muss nicht mehr linear von der Mitte heraus erfolgen. Jede Idee ist gleichwertig und kann mit einer anderen verbunden werden.

Mindmap-Programme gibt es zuhauf, z.B. Mindjet, XMind, Coggle oder MindNode. Sie alle basieren auf dem Gedanken, dass ich ein zentrales Thema habe, dem verschiedene Unterthemen angegliedert sind. Dies bedeutet, dass ich zu Beginn eine Struktur vorgebe und diese dann mit neuen Elementen anreichere. Während des Brainstormings kann es aber passieren, dass ein neuer Blickwinkel nötig wird oder die Hierarchie zwischen den Themen sich ändert.

Freie Notizen ohne Hierarchie

Scapple versteht sich denn auch nicht als klassisches Mindmap-, sondern als Ideen-Tool oder gemäss Eigenwerbung als «freeform text editor». Auf der leeren «Leinwand» können überall Notizen erstellt und mit Linien oder Pfeilen verbunden werden. Es entstehen dabei aber nicht notwendigerweise Hierarchien. In seinem Ansatz entspricht Scapple damit mehr einem Blatt Papier, auf dem man während eines Gesprächs immer weitere Dinge notiert und miteinander in Verbindung bringt. » weiterlesen

Ich liebe Apps, die genau eine Funktion haben und diese möglichst einfach erledigen. Wer eine App mit unzähligen Funktionen und Optionen anbietet, zwingt den Benutzer nämlich oft, sein gesamtes Verhalten an die App anzupassen. Remind hingegen hat eine einzige Funktion, und die tut, was der Name sagt: Erinnern.

Wie oft kommt es vor, dass man konzentriert am Arbeiten ist und einem etwas in den Sinn kommt, das man anschliessend rasch erledigen will? Kurz der Schwiegermutter zum Geburtstag gratulieren, dem Kollegen ein Dokument schicken, die Hemden aus der Reinigung holen etc. Bei der Gratis-App Remind kann man genau zwei Felder ausfüllen, nämlich einen Text und eine Zeit. Nach Ablauf der festgelegten Zeit erscheint ein Pop-Up mit dem eingegebenen Text. » weiterlesen

Dokumente als PDF per Mail erhalten, ausdrucken, unterzeichnen, einscannen und wieder zurücksenden? Da ich genau dies immer wieder tue, habe ich mich nach effizienten Alternativen umgesehen. Und war überrascht, welch ausgereifte Lösungen es gibt.

Eine wichtige Information vorab: In diesem Artikel geht es um elektronisches Signieren, also mit Hilfe eines elektronischen Geräts wie PC, Tablet etc. Das digitale Signieren mit einer kryptographischen Signatur, die auf einem Algorithmus beruht, wird nicht behandelt. Es geht also nicht darum, dass sich der Absender eindeutig identifizieren lässt, sondern nur um eine Produktivitätssteigerung.

Signieren mit dem Mac

Viele wissen nicht, dass die Preview-App (dt. Version: «Vorschau») seit Mac Lion eine Signatur-Funktion hat. Wird ein PDF in der Vorschau geöffnet, kann via Werkzeugleiste eine Signatur eingefügt werden. Das erstmalige Erstellen der Signatur erfolgt via Webcam: Man setzt die Signatur auf ein weisses Blatt und hält dieses vor die Webcam. Die so eingescannten Signaturen lassen sich via Einstellungen verwalten. Die Signatur wird anschliessend als Bild eingefügt und kann verschoben und in der Grösse verändert werden. » weiterlesen

Mit Fargo stellen wir euch wieder ein web-basiertes Notiz-Tool vor, das aber den Fokus auf Listen und Gliederungen legt. Als Besonderheit speichert das Tool die Notizen im offenen OPML-Standard und synchronisiert die Dateien via Dropbox.

Schreib-Apps haben Hochkonjunktur: Nachdem wir bereits den iA Writer und Draft vorgestellt haben, ist heute das kostenlose Fargo an der Reihe. Gemäss Eigenbeschreibung handelt es sich um einen «Outliner», also um ein Tool für Gliederungen und Brainstormings. Fargo ist der grosse Bruder vom Little Outliner, der bereits länger auf dem Markt ist, aber im Gegensatz zu Fargo keine Formatierungen zulässt.

Pendant zu Workflowy

Im Look und Funktionsumfang erinnert Fargo stark an Workflowy. Die App ist intuitiv zu bedienen, und schnell sind die ersten Listenelemente erfasst. Ähnlich wie in Microsoft Word oder ähnlichen Programmen kann mit dem Tabulator der Einzug bzw. die Ebene geändert werden. Fargo fokussiert auf das Wesentliche, sprich den Inhalt, und lässt nur minimale Formatierungen zu. Konkret kann man den Text fett oder kursiv formatieren, Links hinzufügen bzw. hinterlegen. » weiterlesen

Nachdem Marcel Widmer diese Woche bereits erzählt hat, wie er mit iA Writer ohne Ablenkung schreibt, legen wir heute mit Draft nach: Die browserbasierte App bietet Online-Kollaboration wie Google Drive/Docs, aber darüber hinaus noch eine Versions- und Änderungskontrolle.

Google Drive/Docs ist längst Standard geworden, doch es gibt ein Problem: Änderungen können nicht richtig nachvollzogen werden. Im schlimmsten Fall überschreibt jemand sogar meine Originalversion. Gerade diese Woche stellte sich das Problem an unserer imgriff-Redaktionssitzung: Wir hatten die Traktandenliste im Vorfeld in einem Google Doc erstellt und dann an der Sitzung gemerkt, dass wir gar nicht wissen, wer welches Thema hinzugefügt hatte. » weiterlesen

Die heute präsentierte App ist so simpel, dass sie eigentlich in zwei Sätzen erklärt wäre. Sie stellt aber einen wichtigen Schritt in Richtung papierloses Büro dar. Darum verdient «Ink» eine etwas ausführlichere Erwähnung.

Ich versuche, wann immer möglich papierlos zu arbeiten. Für die meisten Aktivitäten hat sich bei mir der Klassiker Evernote etabliert. Manchmal muss es aber mehr als reiner Text sein; wenn ich z.B. irgendetwas kurz visualisieren und skizzieren will. Auch für temporäre Notizen will ich nicht immer eine Evernote-Notiz anlegen. In solchen Fällen war bislang der Griff zum Notizpapier (oder im Restaurant zur Serviette) naheliegend. » weiterlesen