Jeden Tag arbeiten wir mit unzähligen Dateien und haben ausgeklügelte Ordnerstrukturen angelegt. Oft sind unsere Bedürfnisse aber ganz einfach: Wir benötigen das erst gerade verwendete Dokument noch einmal. Um auf solche Dokumente zuzugreifen, gibt es verschiedene Optionen und seit kurzem auch ein spezialisiertes Tool.

Das Betriebssystem von Apple bietet im Menü «Benutzte Objekte» bereits die Möglichkeit, auf die letzten Programme, Dokumente und Server zuzugreifen. Auch im Finder kann im Ordner «Alle meine Dateien» die Anzeige nach Datum sortiert werden und man sieht automatisch die zuletzt verwendeten Dokumente. Beide Systeme haben aber den Nachteil, dass sie sich nicht konfigurieren lassen. » weiterlesen

Scapple will den Markt der Mindmap-Programme aufmischen. Der Clou: Das Brainstorming muss nicht mehr linear von der Mitte heraus erfolgen. Jede Idee ist gleichwertig und kann mit einer anderen verbunden werden.

Mindmap-Programme gibt es zuhauf, z.B. Mindjet, XMind, Coggle oder MindNode. Sie alle basieren auf dem Gedanken, dass ich ein zentrales Thema habe, dem verschiedene Unterthemen angegliedert sind. Dies bedeutet, dass ich zu Beginn eine Struktur vorgebe und diese dann mit neuen Elementen anreichere. Während des Brainstormings kann es aber passieren, dass ein neuer Blickwinkel nötig wird oder die Hierarchie zwischen den Themen sich ändert.

Freie Notizen ohne Hierarchie

Scapple versteht sich denn auch nicht als klassisches Mindmap-, sondern als Ideen-Tool oder gemäss Eigenwerbung als «freeform text editor». Auf der leeren «Leinwand» können überall Notizen erstellt und mit Linien oder Pfeilen verbunden werden. Es entstehen dabei aber nicht notwendigerweise Hierarchien. In seinem Ansatz entspricht Scapple damit mehr einem Blatt Papier, auf dem man während eines Gesprächs immer weitere Dinge notiert und miteinander in Verbindung bringt. » weiterlesen

Ich liebe Apps, die genau eine Funktion haben und diese möglichst einfach erledigen. Wer eine App mit unzähligen Funktionen und Optionen anbietet, zwingt den Benutzer nämlich oft, sein gesamtes Verhalten an die App anzupassen. Remind hingegen hat eine einzige Funktion, und die tut, was der Name sagt: Erinnern.

Wie oft kommt es vor, dass man konzentriert am Arbeiten ist und einem etwas in den Sinn kommt, das man anschliessend rasch erledigen will? Kurz der Schwiegermutter zum Geburtstag gratulieren, dem Kollegen ein Dokument schicken, die Hemden aus der Reinigung holen etc. Bei der Gratis-App Remind kann man genau zwei Felder ausfüllen, nämlich einen Text und eine Zeit. Nach Ablauf der festgelegten Zeit erscheint ein Pop-Up mit dem eingegebenen Text. » weiterlesen

Dokumente als PDF per Mail erhalten, ausdrucken, unterzeichnen, einscannen und wieder zurücksenden? Da ich genau dies immer wieder tue, habe ich mich nach effizienten Alternativen umgesehen. Und war überrascht, welch ausgereifte Lösungen es gibt.

Eine wichtige Information vorab: In diesem Artikel geht es um elektronisches Signieren, also mit Hilfe eines elektronischen Geräts wie PC, Tablet etc. Das digitale Signieren mit einer kryptographischen Signatur, die auf einem Algorithmus beruht, wird nicht behandelt. Es geht also nicht darum, dass sich der Absender eindeutig identifizieren lässt, sondern nur um eine Produktivitätssteigerung.

Signieren mit dem Mac

Viele wissen nicht, dass die Preview-App (dt. Version: «Vorschau») seit Mac Lion eine Signatur-Funktion hat. Wird ein PDF in der Vorschau geöffnet, kann via Werkzeugleiste eine Signatur eingefügt werden. Das erstmalige Erstellen der Signatur erfolgt via Webcam: Man setzt die Signatur auf ein weisses Blatt und hält dieses vor die Webcam. Die so eingescannten Signaturen lassen sich via Einstellungen verwalten. Die Signatur wird anschliessend als Bild eingefügt und kann verschoben und in der Grösse verändert werden. » weiterlesen

Mit Fargo stellen wir euch wieder ein web-basiertes Notiz-Tool vor, das aber den Fokus auf Listen und Gliederungen legt. Als Besonderheit speichert das Tool die Notizen im offenen OPML-Standard und synchronisiert die Dateien via Dropbox.

Schreib-Apps haben Hochkonjunktur: Nachdem wir bereits den iA Writer und Draft vorgestellt haben, ist heute das kostenlose Fargo an der Reihe. Gemäss Eigenbeschreibung handelt es sich um einen «Outliner», also um ein Tool für Gliederungen und Brainstormings. Fargo ist der grosse Bruder vom Little Outliner, der bereits länger auf dem Markt ist, aber im Gegensatz zu Fargo keine Formatierungen zulässt.

Pendant zu Workflowy

Im Look und Funktionsumfang erinnert Fargo stark an Workflowy. Die App ist intuitiv zu bedienen, und schnell sind die ersten Listenelemente erfasst. Ähnlich wie in Microsoft Word oder ähnlichen Programmen kann mit dem Tabulator der Einzug bzw. die Ebene geändert werden. Fargo fokussiert auf das Wesentliche, sprich den Inhalt, und lässt nur minimale Formatierungen zu. Konkret kann man den Text fett oder kursiv formatieren, Links hinzufügen bzw. hinterlegen. » weiterlesen

Nachdem Marcel Widmer diese Woche bereits erzählt hat, wie er mit iA Writer ohne Ablenkung schreibt, legen wir heute mit Draft nach: Die browserbasierte App bietet Online-Kollaboration wie Google Drive/Docs, aber darüber hinaus noch eine Versions- und Änderungskontrolle.

Google Drive/Docs ist längst Standard geworden, doch es gibt ein Problem: Änderungen können nicht richtig nachvollzogen werden. Im schlimmsten Fall überschreibt jemand sogar meine Originalversion. Gerade diese Woche stellte sich das Problem an unserer imgriff-Redaktionssitzung: Wir hatten die Traktandenliste im Vorfeld in einem Google Doc erstellt und dann an der Sitzung gemerkt, dass wir gar nicht wissen, wer welches Thema hinzugefügt hatte. » weiterlesen

Die heute präsentierte App ist so simpel, dass sie eigentlich in zwei Sätzen erklärt wäre. Sie stellt aber einen wichtigen Schritt in Richtung papierloses Büro dar. Darum verdient «Ink» eine etwas ausführlichere Erwähnung.

Ich versuche, wann immer möglich papierlos zu arbeiten. Für die meisten Aktivitäten hat sich bei mir der Klassiker Evernote etabliert. Manchmal muss es aber mehr als reiner Text sein; wenn ich z.B. irgendetwas kurz visualisieren und skizzieren will. Auch für temporäre Notizen will ich nicht immer eine Evernote-Notiz anlegen. In solchen Fällen war bislang der Griff zum Notizpapier (oder im Restaurant zur Serviette) naheliegend. » weiterlesen

Bis vor ein paar Wochen war mir Trello völlig unbekannt. Doch plötzlich taucht das Tool fast täglich irgendwo in einem Gespräch oder in einem Blog auf. Und ausnahmslos alle schwärmen davon, wie einfach und flexibel sich damit Projekte planen lassen. Was ist da dran?

Im Kern ist Trello nur eine Sammlung von Listen, die wiederum verschiedene Karten enthalten. Startet man ein neues Board, schlägt Trello die drei Listen «To Do», «Doing» und «Done» vor. Damit erhält man schon den Rahmen, um Trello beispielsweise als Tool für «Personal Kanban» anzuwenden.

Jetzt aber nur von einer weiteren Aufgabenverwaltung zu sprechen, greift zu kurz und wird Trello nicht gerecht. Denn die Standardlisten lassen sich natürlich umbenennen bzw. löschen und durch eigene Listen ersetzen. Damit wird Trello zu einem flexiblen und mächtigen Planungswerkzeug. » weiterlesen

Heute beschäftigen wir uns mit dem Lernen von Shortcuts - einem grundlegenden Thema der Produktivitätssteigerung. Wenn wir Tastaturkürzel verwenden, steigern wir unsere Effizienz markant, denn alles geht plötzlicher schneller von der Hand. Die Computermaus können wir getrost entsorgen.

Alle Bemühungen, fokussierter zu arbeiten, bringen nichts, wenn gleichzeitig unnötig Zeit am Computer verplempert wird. Es ist frustrierend zu sehen, wie ineffizient gewisse Arbeitskollegen und Freunde mit der Tastatur und der Computermaus hantieren. Oft wären die grundlegenden Tastaturkürzel zwar bekannt (beispielsweise strg+s bzw. ctrl+s bzw. cmd+s zum Speichern), aber es wurde nie zur Gewohnheit, konsequent mit Shortcuts zu arbeiten. » weiterlesen

Nachdem wir letzte Woche mit Mailstrom eine Sortierhilfe für die Inbox vorgestellt haben, ist heute Cloze an der Reihe: Cloze verwendet einen Algorithmus, um E-Mails und Interaktionen auf Social Networks zu analysieren und in einem intelligenten Feed darzustellen. Was die App alles ermittelt, ist faszinierend – und erschreckend zugleich.

Aktuell gibt’s einen regelrechten Hype um Apps und Tools, die bei der Bewältigung der Mailflut behilflich sein wollen. Bekanntestes Beispiel ist die Mailbox-App, welche diese Woche für 50-100 Millionen Dollar (je nach Quelle) von Dropbox gekauft wurde. Cloze geht noch einen Schritt weiter: Das Tool integriert zusätzlich die Feeds von Facebook, Twitter sowie LinkedIn und will dem User die Kontrolle über die verschiedenen News-Quellen zurückgeben.

Der Cloze Score

Nach dem Login kann man mehrere Mail-Accounts hinzufügen und Cloze den Zugriff auf Facebook, Twitter und LinkedIn erlauben. Bei mir wurden 21’785 Nachrichten (seit 2009) indexiert und analysiert, 5’201 Kontakte importiert und 72 «Key People» identifiziert. » weiterlesen