Viele Dinge existieren nur in unserem Kopf. Wir denken zwar viel darüber nach, doch wenn wir sie ab und zu niederschreiben, bekommen wir oft nur die selben zehn Punkte zusammen. Ein Dokument, das lebt, wird dagegen mit der Zeit immer umfangreicher – oder präziser.

Als Jugendlicher begann ich, Tagebuch zu schreiben. Ich war verliebt. Immer wieder. Oft unglücklich. Ich hatte viel zu berichten. Ganze Bücher schrieb ich voll. Doch wenn ich Rückschau hielt (was geschah heute vor einem Jahr?), dann musste ich ernüchtert feststellen: Die Probleme hatten sich nicht geändert. Und was ich mir vorgenommen hatte, waren die immer gleichen Ansätze. Mehr nicht.

Als ich zehn Jahre später Stephen Coveys Buch «Der Weg zum Wesentlichen» las, hörte ich auf, Tagebuch zu schreiben.
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Wer den Firefox nutzt, kennt in der Regel seinen Browser. Dennoch bin ich immer wieder erstaunt, wenn mir jemand über die Schulter schaut und sich über die Platzierung meiner Bookmarks wundert.

Ich mag keine Toolbars im Browser. Ihren Nutzen halte ich für zweifelhaft. Dies ist aber letztlich Geschmackssache. Unbestreitbar jedoch nehmen sie wertvollen Platz weg. Wenn ich eine Website öffne, möchte ich möglichst viel auf einen Blick sehen. Dabei bringen mir ein paar Pixel in der Höhe mehr als in der Breite.

Auf die Navigations-Toolbar kann ich nur schlecht verzichten. Auch die Bookmarks will ich für den schnellen Zugriff nicht missen. Sie lassen sich im Firefox (für Windows) aber ganz einfach nach rechts oben neben die Menüs verschieben:

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Man kann noch so effizient arbeiten, To-Do-Listen werden in der Regel länger und nicht kürzer. Statt sich darauf zu konzentrieren, was noch zu tun ist (to do), sollte man sich darum nur vornehmen, was man diesem Tag wirklich erledigen wird (will do).

Wie wohl die meisten von Euch lebe auch ich in meinen Listen. Stets habe ich sie im Blick – auf dem Monitor am Schreibtisch oder unterwegs auf dem Handy. Wenn ich dann am Abend feststelle, dass ich viele Punkte abgearbeitet habe, aber mehr noch hinzugekommen sind, ist das ganz schön frustrierend. Besonders wenn mich die erledigten Punkte in meinen langfristigen Projekten nicht wirklich vorangebracht haben.

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Wenn es wichtig war, wird es Dir wieder einfallen? Von wegen. Wer sichergehen will, dass er nichts mehr vergisst, muss jeden Gedanken sofort festhalten. Wenn nichts zum Schreiben in der Nähe ist, empfehlen wir ein Diktiergerät oder Handy.

Die besten Ideen kommen bekanntlich unter der Dusche oder in der Badewanne. Wer es aber gewohnt ist, seine Gedanken auf Papier festzuhalten, hat nun ein Problem. Unter der Dusche müsste man ein Papier erfinden, das Wasser abweist. Wir vertrauen da ganz auf die Weltraumforschung, aber für die Badewanne haben wir bereits jetzt ein paar Tipps.

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Ein guter Ratschlag lautet stets: Mach eine Gewohnheit daraus. Doch davor steht nun mal das Angewöhnen – und das ist mühsam. Hier ein paar Tipps für die Praxis.

Gewohnheitsänderungen sind hier häufig ein Thema, Ivan hat erst vor zwei Wochen beschrieben, was man tun kann, wenn der Schwung nachlässt. Ich möchte ein paar weitere praktische Tipps zum Einüben neuer Gewohnheiten geben.

Gewohnheiten sind gut, weil man durch sie etwas regelmäßig macht: die guten Dinge häufiger, die schlechten Angewohnheiten weniger. Und sie sind angenehm, weil man nicht mehr nachdenken muss. Es kostet nur noch wenig Energie, eine Gewohnheit auszuführen. Dies geschieht fast von selbst. Mühsam ist jedoch das, was vor der gewohnheit selbst steht – die Trainingsphase. Sie kostet enorm viel Kraft. Daher scheitern viele auch in dieser Phase.

Das Einüben neuer Gewohnheiten ist wie ein Projekt

Zwei Tipps hört man immer wieder, wenn es um Gewohnheiten geht:
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Produktivität leidet bekanntlich unter zu vielen E-Mails. Eine Musterlösung, wie man besser mit E-Mails umgeht, gibt es jedoch nicht. In der aktuellen Ausgabe des Onlinemagazins «first monday» wird nun eine künstliche Währung für E-Mails vorgeschlagen.

Die meisten Lösungen für das Problem der E-Mail-Flut, so die Analyse der Autoren, setzen beim Empfänger an. Die E-Mail-Programme werden so konfiguriert, dass sie die Mails filtern, priorisieren, kategorisieren, die Anzeige optimieren und sogar deren Inhalte analysieren. Das Umschichten der eintreffenden Post löst aber nicht das Problem: Es wird immer noch die gleiche Anzahl Mails verschickt.

Zudem kann ein technisches System im Einzelfall nie so gut urteilen wie ein Mensch. Man kennt dies von wichtigen E-Mails, die in den Weiten des Spamordners verschwinden und erst nach einem persönlichen Anruf aus der Versenkung geholt werden.

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Getting Things Done (GTD) verleitet dazu, viele Listen anzulegen. Der Vorteil: Die einzelnen Listen bleiben kurz und knackig. Der Nachteil: Bei so vielen Listen verliert man leicht den Überblick. Vor allem die Waiting-for-Liste habe ich immer wieder vernachlässigt – und deshalb aufgelöst.

Für jedes noch so kleine Projekt soll man nach der GTD-Methode eine eigene Liste anlegen. Um dann noch den Überblick zu behalten, hat David Allen eine einfache Regel aufgestellt: Für jede Liste gibt es einen Kontext, in dem man sich diese vornimmt.

Bei To-Do-Listen ist das offensichtlich: Hat man gerade nur ein Telefon zur Hand, dann schaut man auf die Liste @Telefon. Hält man sich in der Stadt auf, dann schaut man auf die Liste @Einkäufe. So wird man immer dann an etwas erinnert, wenn sich in der Sache auch etwas tun lässt. Solche kontextbezogenen Listen im Blick zu behalten, fällt nicht schwer, da dies einem intuitiven Verhalten entspricht.

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Was einem wichtig ist, das sollte man nicht vergessen. Manch einer klebt sich darum Zettel mit kleinen Botschaften auf den Rand des Monitors. Das tägliche Vor-Augen-führen kann aber auch zum Gegenteil führen: Man beachtet es nicht mehr.

Das auf einem Post-it notierte Passwort am Bildschirm ist wohl eher ein Klischee. Erinnerungen und Vorsätze (“täglich Obst essen!”) aber findet man tatsächlich häufig an diesem Platz. Andere drucken sich gleich den kompletten Projektplan aus und hängen ihn an die Wand. Und an der Supermarktkasse sieht man, wer alles ein Foto seiner/seines Liebsten im Portemonnaie stecken hat. Mit der Zeit jedoch wird man blind für das, was man sich eigentlich täglich vor Augen führen wollte, und beachtet es nicht mehr wirklich.

Der Autor Stephen Covey spricht in seinem Buch “Der Weg zum Wesentlichen” von einem “Dilemma zwischen Nah- und Fernsicht”. Die Nahsicht repräsentiere die “Tagesperspektive”, in der Dringlichkeit, Bedürfnisse, konkrete Aufgaben, deren Erledigung sowie nächste Schritte vorherrschen. Die Fernsicht steht für “Vision und Philosophie”, also für Wichtigkeit, Langfristigkeit , Grundbedürfnisse, Ziele und das Gesamtbild.

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Wer ein Notizbuch besitzt, braucht keine Zettel mehr. Alles Wichtige wird in dem Büchlein festgehalten, später durchgearbeitet und gegebenenfalls auf To-Do- oder andere Listen übertragen. Soweit der Idealfall. Wird es im Alltag jedoch stressig, holt uns oft die Zettelwirtschaft wieder ein. Kein Problem, wenn man es richtig macht.

Auf dem Schreibtisch sollte idealerweise nichts liegen, das von der Arbeit ablenken könnte – das “Prinzip der blanken Platte” (hier ein paar Tipps, wie man den Tisch leer bekommt). Zettel sollten, wenn man sein Organisationssystem an GTD orientiert, eigentlich nur im Eingangskorb herumliegen – und auch das nur für kurze Zeit. Auf meinem Schreibtisch habe ich trotzdem immer einen Stapel kleiner Zettel griffbereit.

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Meine Mutter legt sich erst schlafen, wenn der Müll rausgebracht ist. Ich dagegen schalte den Rechner erst aus, wenn alle E-Mails aus dem Posteingang verschoben sind. Wohin aber nun mit den Mails, die nicht langfristig archiviert werden sollen, aber auch noch nicht gelöscht werden können? Ab damit in die Zwischenablage!

Alles sollte einen festen Platz haben. Das erleichtert das Wiederfinden und schafft Platz, um ohne Ablenkung arbeiten zu können. Für E-Mails ist dieser feste Platz in vielen Fällen der Papierkorb. Meine Ablage bleibt auf diese Weise jedenfalls rank und schlank. Auch das erleichtert das Wiederfinden.

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