Im ersten Moment könnte man denken, dass doch alles klar ist: Entweder ist die Inbox leer (die E-Mail-Inbox, der physische Posteingang auf dem Schreibtisch, das Notizbuch für spontane Einfälle) oder sie ist gefüllt. Dann muss man sie eben durcharbeiten. Dafür kann man sich feste Zeiten einrichten. Man muss es nur tun. Inbox Zero nennt sich dieses Prinzip.

Mitnichten ist das eine produktive Vorgehensweise. Man muss sich nur fragen, wie lange es dauert, eine Inbox auf null zu bringen. Wie lange sortiert ihr morgens eure E-Mails und die Nachrichten in euren Feedreader? Ich brauche eine Stunde dafür. Eine Stunde, dir mir fehlt, um meinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen.

GTD greift zu kurz

Formalisierte Methoden wie Getting Things Done, aber auch einfachere Umsetzungen der Inbox Zero haben daran gedacht: Man soll nicht alle E-Mails oder RSS-Feeds komplett lesen, bearbeiten und archivieren, sondern entscheiden: Geht es schnell, dann mache ich es jetzt gleich. Dauert es länger, dann schreibe ich es mir auf meine To-Do-Liste. Hauptsache, die Inbox wird leer.

Doch je voller die Inbox ist, desto länger dauert es, sie durchzuarbeiten. Auch nach der eben beschriebenen Methode. Mein neugieriges Wesen lässt mich dann auch noch den einen oder anderen RSS-Feed lesen. Fazit: Das Prinzip Inbox Zero kostet mich jeden Morgen wertvolle Zeit.

Produktiv zu sein, bedeutet nicht nur, seine Arbeit schnell und gut zu erledigen, sondern notfalls auch, sie zu begrenzen. Wenn ich morgens zu viel lese, dann liegt es nahe, generell meinen Lesestoff zu einzuschränken. Ich könnte RSS-Feeds abbestellen und mich per E-Mail wesentlich wortkarger verhalten. Das würde mir zwar weniger Antworten bescheren, wäre aber auch unhöflich.

Privates für den Abend aufheben

Meine Lösung ist ein Bruch mit einem anderen Produktivitätsprinzip. Das lautet, so wenig Inboxen wie möglich zu haben. Ich richte mir einfach mehrere Posteingänge ein, die ich zu unterschiedlichen Zeiten leere. Diejenigen, die meine Arbeit betreffen, werden morgens als erstes geleert – und zwar vollständig, Inbox Zero.

In andere schaue ich tagsüber nur hinein, wenn ich die Zeit dazu habe. Einige davon, die privaten, nehme ich mir erst am Abend vor. Bislang funktioniert dies auch ganz gut, aber meine Neugierde macht mir dann doch hin und wieder den einen oder anderen Strich durch die Rechnung.

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Die meisten Ratschläge für eine To-Do-Liste beziehen sich darauf, wie man diese erstellt. Es ist zweifelsohne wichtig, wie die To-Do-Liste aussieht, wenn man mit der eigentlichen Arbeit beginnt. Ebenso wichtig ist es aber auch, wie sie sich dann verändert – wie man also den Tag über mit ihr umgeht.

Es gibt zahlreiche Programme, die einem helfen können, produktiv zu sein. Ich bin kein Freund davon. Sie sind mir meist zu überladen. Den besten Überblick habe ich persönlich in einem einfachen Text-Editor.

Einer meiner Schwächen ist: Ich tendiere dazu, zu lange Listen zu führen. Es stehen einfach zu viele Punkte darauf, um sie an einem Tag alle erledigen zu können. So überlege ich mir jeden Morgen, wenn ich die wiederkehrenden Aufgaben eingefügt habe: Was ist mein Tagespensum?

Dann ziehe ich einen Strich darunter.

Lieber sofort verschieben

Alles, was sich unterhalb dieses Strichs befindet, ist für einen anderen Tag vorgesehen oder für ein unvorhergesehen gewonnenes Stündchen Zeit. Wer sich konsequent an diese Trennlinie hält, hat bereits eine Will-Do-Liste geschaffen.

Im Regelfall verhält es sich aber anders. Plötzlich taucht etwas derart Dringendes auf, dass alles andere warten muss. Oder etwas dauert länger als geplant und sprengt meine Zeitplanung. Zu diesem Zeitpunkt gerät die To-Do-Liste durcheinander – vor allem, wenn es sich um eine konkrete Tagesplanung handelt. Was ist nun zu tun?

Um sich zu fokussieren, sollte man einige Punkte von der Liste nehmen und auf später verschieben. Gemäß meiner Methode kopiere ich einen Punkt von oben einfach nach unten – unterhalb die Linie.

To-Do-Liste am Morgen (links), To-Do-Liste am Abend (rechts)

Das dauert nur wenige Sekunden, hilft mir aber dabei, das Wichtige zu identifizieren. Denn sehe ich auch wieder auf einen Blick, was ich an diesem Tag noch schaffen möchte.

Keine Ausreden zulassen

Die Gefahr dabei ist jedoch, dass man sich morgens viel zu viele Punkte auf die Heute-zu-erledigen-Liste setzt und diese im Laufe des Tages ohne schlechtes Gewissen Punkt für Punkt nach unten verschiebt. – “Oh, schon dunkel draußen? Dann gehe ich eben morgen joggen.” – Die Ausrede: Es dient doch der Produktivität.

Um in diese Falle nicht zu tappen, kopiere ich Punkte, die ich heute erledigen wollte, aber nicht dazu gekommen bin, in einen Zwischenabschnitt. So sehe ich am Abend dann, was ich alles geschoben habe. Schließlich muss ich mich dann auch fragen: War dies gerechtfertigt? Oder habe ich mich bloß davor gedrückt?

Wer einen umfassenden Blick auf seinen Tag haben möchte, kopiert sich einfach auch die erledigten Punkte in einen weiteren Zwischenabschnitt. So sieht man auch das Verhältnis von dem, was man geschafft hat und was nicht. Anschließend können diese Abschnitte wieder gelöscht werden. In den nächsten Tag startet man dann mit einer frischen Liste.

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Ich habe neulich bereits beschrieben, wie man eine Schreibblockade angeht -  mit einer methodischen Vorgehensweise. Das allein macht aber noch keinen guten Text. Der inhaltliche Aufbau ist entscheidend – nicht nur der Einstieg in den Text, sondern auch das Ende. Beides muss in Beziehung zueinander stehen. Dazwischen wird ein Bogen gespannt. Und den sollte man nicht mit unnötigen Ausschweifungen strapazieren.

Versetzen wir uns mal zurück in die Zeiten, in denen wir das Schreiben gelernt haben – in die Grundschule. Dort bekamen wir gute Noten für viel Phantasie. Im Aufsatz zogen wir von einem Ort zum anderen und erlebten dabei allerlei: Erst passierte das, dann machten sie jenes, dann gingen sie dorthin, und dann, und dann, und schließlich – Einfälle wurden einfach aneinandergereiht.

Um sich präzise auszudrücken, muss man aber differenzieren, einen Gegenstand ausgestalten.

Viele bauen mit ihren Worten ein Haus im Rohbau und beginnen dann – anstatt das Haus erst einmal fertigzustellen -, die Garage anzubauen. Oder gleich ein zweites Haus. Auf diese Weise reihen sie aber bloß wie in der Grundschule Rohbau an Rohbau.

Auch schöne Ideen weglassen

Der Leser will allerdings ein fertiges Haus sehen und keine Baustelle besichtigen. Wenn die Informationen in keinen Kontext eingebettet sind und sich nicht überprüfen lassen, kann man sich das Lesen sparen. Das Schreiben auch.

Genau darum geht es nämlich bei einem inhaltlichen Aufbau – einen Kontext zu schaffen. Man wählt einen Texteinstieg und eine Aussage, in die der Text münden soll. Alles andere wird dem untergeordnet. Jeder Satz, der dazwischen steht, ist dazu da, die Aussage zu verdichten. Was der Aussage nicht dient, ist überflüssiger Ballast und gehört weggelassen – da kann der Einfall noch so schön sein.

Das fällt schwer, aber es macht aus schwammigem präzises Schreiben. Und wenn ein Einfall wirklich trägt, kann aus ihm schließlich sogar ein weiterer Text werden.

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To-Do-Listen, Arbeitsabläufe, ganze Produktivitätssysteme – sie dienen letztlich nur einem einzigen Zweck: Ziele zu erreichen, und zwar sowohl die kleineren Ziele als auch ein übergeordnetes Lebensziel. Oft klafft jedoch eine große Lücke zwischen dem, was man täglich tut, und dem, was man eigentlich haben oder sein will.

Man kann sein persönliches Leitbild definieren, dieses in einem lebendigen Dokument formulieren, beim Wochenrückblick prüfen, ob man diesem Ziel ein Stück näher gekommen ist, und sich passende Aufgaben für die nächste Woche setzen. Nichtsdestotrotz fehlt im Alltag oft der Moment, in dem man einfach bloß an seinen Lebenstraum erinnert wird.

Manch einer hat seinen Bildschirmhintergrund oder die Wand hinter dem Bildschirm mit Zitaten, Zielen und Bildern von Vorbildern bestückt. Da man diese jedoch täglich sieht, verlieren sie schnell ihre Wirkung. Man übersieht sie.

Karibik, Urlaub, Porsche 911

Bei mir kommt deshalb jeden Tag eine andere Gedächtnisstütze zum Einsatz. Morgens frage ich mich: Was ist mein Ziel? Oder auch: Worauf habe ich Lust? Das schreibe ich mir dann auf und plaziere es jeden Tag woanders. Mal ist es ein Klebezettel am Monitor, mal ein Zettel neben der Tastatur; mal links, mal rechts; mal in schwarz, mal in rot – Hauptsache es sieht jeden Tag anders aus.

An einigen Tagen formuliere ich ein Ziel (“Baustelle abräumen”), an anderen drücke ich eine Emotion aus (“Dir zeig ich’s!”). Dann und wann drucke ich mir auch ein Bild aus – ein schönes Haus, ein Foto aus der Südsee oder von den Menschen, die ich liebe – und warum nicht einen Porsche 911?

Mehrmals am Tag werde ich mir gewahr, dass da etwas vor meinen Augen ist, das gestern noch nicht da war. Ich schaue hin und denke mir: Genau, deshalb mache ich das Ganze hier. Und schon kommt neuer Schwung in die Arbeit.

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Gerade eben noch hatte ich einen kleinen Zettel vor mir auf dem Schreibtisch liegen. Dabei mag ich eine solche Unterminierung meiner Ordnung eigentlich gar nicht. Der Zettel musste weg, aber schnell – er lenkte mich von meiner eigentlichen Tagesplanung ab.

Genau das war aber auch das Ziel.

Zwei Stunden vorher war noch alles in Ordnung. Am Morgen habe ich meine Tagesplanung gemacht, alle Punkte in meinem elektronischen System hinterlegt, doch dann kam dieser Anruf. Ich wurde daran erinnert, dass ich eine Deadline verpasst hatte. Derweil (das Gespräch zog sich in die Länge) gefährdete ich die nächste Deadline. Und dann klingelte auch noch mein Handy. Das war eindeutig ein Notfall.

Ratschläge, die nicht helfen

Doch wie geht man mit einer solchen Situation um? Am wenigsten helfen Ratschläge wie “tief durchatmen” oder “Ruhe bewahren”. Wie man in einem solchen Moment emotional reagiert, entzieht sich der bewussten Steuerung. Leider. Man kann dies lediglich trainieren.

Ein zweiter Satz Ratschläge richtet sich dagegen an den Verstand. Es wird empfohlen, die neuen Aufgaben zu erfassen, alle zusammen neu zu priorisieren und weniger dringende auf die nächsten Tage zu verschieben. Dies wäre genau die Vorgehensweise meiner täglichen Planungsroutine gewesen. Jetzt blieb aber keine Zeit, um groß umzuplanen. Gefordert war Krisenmanagement.

Kurzzeit-To-Do-Liste anlegen

Ich erstelle in solchen Momenten auf einem gesonderten Zettel eine Kurzeit-To-Do-Liste und fokussiere mich allein darauf. Die Tagesplanung lasse ich unangetastet. Von ihr übernehme ich bloß die absolut notwendigen Punkte. Die Frage lautet: Was ist jetzt am wichtigsten? Natürlich die Verursacher des Notfalls: Deadlines einhalten.

Auf dem Zettel stehen dann drei, vier Punkte. Für die Erledigung setze ich mir eine feste Zeiteinheit. Eine Stunde oder weniger. Das erzeugt Druck, macht die Aufgaben aber auch überschaubar. Ich weiß schließlich, was ich in einer Stunde schaffen kann. Dann schreibe ich mir einen neuen Zettel, bis ich wieder genug Luft habe, um die Tagesplanung grundsätzlich anzugehen.

So wichtig es ist, für einen gleichmäßigen Arbeitsablauf Gewohnheiten anzunehmen, so wichtig ist es auch, diese in Notfallsituationen zu durchbrechen. Gerade dann muss man etwas anders machen, um Aufmerksamkeit zu erzeugen und effektiv zu sein.

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Einen natürlichen Rhythmus, bestimmte Aufgaben zum Beispiel an einem Dienstagabend zu erledigen, kenne ich nicht. Das mag beim Brötchenholen am Sonntag funktionieren, und an den Wohnungsputz am Samstag erinnert mich immerhin mein schlechtes Gewissen. Bei kleinen, lästigen Aufgaben, die man gerne unter der Woche erledigt, ist das jedoch anders. Was unterscheidet schon einen Dienstag von einem Mittwoch oder einem Donnerstag? Wöchentliche Gewohnheiten anzunehmen, fällt oft schwer.

So eine Gewohnheit kann die wöchentliche Übung auf der Turnmatte sein (der Rücken!), aber auch die wöchentliche Ordnung der Finanzen. Das kann man sich in den Kalender schreiben oder auf die To-Do-Liste setzen, richtig (mein System, wie ich eine Aufgabe an einem bestimmten Wochentag auf die To-Do-Liste setze, habe ich hier bereits beschrieben).

Lästige Aufgaben werden gerne geschoben

Das vollständige Abarbeiten einer Liste an einem Tag fällt mir jedoch schwer, da auch an einem normalen Arbeitstag immer wieder dringende Aufgaben auftauchen, die meinen Zeitplan umwerfen. Einige Aufgaben muss ich dann zwangsläufig auf den nächsten Tag verschieben. Und oft verschiebe ich dann immer wieder die gleichen Aufgaben.

Aus diesem Grund arbeitet man mit Gewohnheiten und Ritualen. Sie helfen bei den Dingen, die man nicht so gerne erledigt – für die anderen ist man schließlich motiviert genug. Doch wie übt man eine wöchentliche Gewohnheit ein? Man kann sie zum Beispiel mit einer anderen Aufgabe verbinden. So lässt sich die Sportübung mit einer Sendung im Fernsehen verknüpfen, die man regelmäßig sieht.

Üben, üben, üben

Unser Tipp ist jedoch: Macht ein tägliche Gewohnheit daraus! Das hört sich erst einmal nach Mehrarbeit an, stimmt aber nur im geringem Maße. Schließlich verteilt sich nur das wöchentliche Pensum auf sieben Tage bzw. auf fünf Arbeitstage. Auf diese Weise fällt es leichter, die Aufgabe jeden Tag anzugehen, weil sie kleiner ist. So gewöhnt man sich an die Abläufe, wird sicherer und schneller in der Erledigung.

Hat man erst einmal die innere Sperre überwunden und die Arbeit geht täglich leicht von der Hand, dann kann man langsam auf einen wöchentlichen Rhythmus umstellen. Wenn eine Aufgabe auf den Mittwoch gelegt werden soll, lässt man sie erst am Dienstag weg, dann auch am Montag. Und schon bald ist man im Wochenrhythmus drin.

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David Allen, der Kopf hinter Getting Things Done (GTD), verwaltet alle Listen seines GTD-Systems in einem Palm-Organizer. Auf funktionsreiche Programme verzichtet er; und damit auch auf solche, die wiederkehrende Einträge automatisch in neue Listen übernehmen. Was auf den ersten Blick langwierig und umständlich erscheint, hat einen entscheidenden Vorteil: Man reduziert sich aufs Wesentliche und schenkt dem mehr Aufmerksamkeit.

imgriff.com-Leser Gregor brachte mich auf die Idee, diesen Artikel zu schreiben. Ich bin bekanntlich ein Fan der Arbeit mit dem schlichten Texteditor. Gerade auch für meine To-Do-Listen verwende ich diesen. Gregor zweifelte aber daran, dass ein Texteditor dafür geeignet sei, wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Bis zu diesem Zeitpunkt war mir gar nicht bewusst, weshalb bei mir das System so gut funktioniert.

Alle wiederkehrenden Aufgaben in einer Liste

Ein erster Grund ist: Ich führe nicht viele Listen. Wurden es in der Vergangenheit zu viele, dann begann ich, einige nicht mehr zu beachten. Folglich habe ich die Anzahl reduziert. Für wiederkehrende Aufgaben verwende ich deshalb jetzt nur noch eine Liste. Genau genommen handelt es sich dabei um eine Datei, in der mehrere Listen oder Blöcke stehen.

Für meine täglichen Aufgaben gibt es einen Block, für jeden Wochentag, fürs Wochenende und für jeden Monat einen weiteren. Morgens gehört es zu meiner täglichen Routine, in diese Liste zu schauen und die entsprechenden Blöcke in meine aktuelle To-Do-Liste zu übertragen.

Der Block fürs Wochenende ist übrigens meinem inneren Schweinehund geschuldet. Ohne den Zwang, unter der Woche morgens pünktlich an meinem Schreibtisch zu sitzen, würde ich an einem Wochenende nie die wiederkehrenden Aufgaben in meine To-Do-Liste übertragen. Also erledige ich dies an einem Samstagmorgen oder Freitagabend für das komplette Wochenende am PC und übertrage die Aufgaben dann zum bloßen Wegstreichen auf mein Handy.

Beim Kopieren darüber nachdenken

Die einzelnen Blöcke mit wiederkehrenden Aufgaben lassen sich, gerade wenn es viele sind, auch noch weiter unterteilen. So unterscheide ich nach täglichen Aufgaben für privat, Job 1, Job 2 usw. Dies hilft vor allem, wenn man für sich verschiedene Rollen definiert hat und für jede eine eigene Aufgabenliste führt.

Viel Zeit kostet das Kopieren nicht, denn die Aufgaben, die man an einem Tag erledigen kann, sind begrenzt, somit auch die wiederkehrenden Aufgaben. Jeden Morgen übertrage ich zwei, drei Blöcke – mehr nicht.

Jeder kopierte Block wird dann aber mit den Aufgaben, die dort noch vom Vortag stehen, in eine sinnvolle Ordnung gebracht. Dies verlangt etwas Zeit, vor allem aber meine Aufmerksamkeit. Da ich auf diese Weise meine Aufgaben priorisiere und den Tagesablauf durchgehe, ist das sinnvoll investierte Zeit und kein Verlust.

Das automatisierte Übertragen von wiederkehrenden Aufgaben und mein innerer Schweinehund, der mich ohne diese Ritual nicht rechtzeitig in meine Listen schauen lässt, würden dazu führen, dass ich viele Tagesausgaben erst gar nicht zu Gesicht bekomme. Meine ‘archaische’ Methode aber bewahrt mich davor.

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(» Zum ersten Teil dieses Artikels)

Nachdem alle Informationen beisammen sind, die Eingang in den Text finden sollen, muss der Aufbau festgelegt werden. In dieser Phase bekommt man bereits ein Gefühl für den endgültigen Text. In dem einfachen Textdokument, in dem ich arbeite (vgl. erster Teil), gruppiere ich die Gedanken und Informationen, die zusammengehören. Durch weitere Leerzeilen grenze ich sie von anderen Gedankengängen ab und lege so bereits den Umfang der einzelnen Absätze fest. Einzelne Punkte sind bei mir nach wie vor durch eine Leerzeile getrennt, ganze Absätze durch drei.

Auf diese Weise ergibt sich der Aufbau des gesamten Textes. Manchmal muss ich mir an dieser Stelle eingestehen, dass ich meinen Entwurf komplett umstellen muss. Da passt der erste Gedanke, mit dem ich eigentlich beginnen wollte, nicht zum Ende, das der Aufbau nun vorgibt, vielleicht fallen auch ganze Abschnitte weg, weil sie sich nicht mehr sinnvoll unterbringen lassen. Notfalls muss man auch schöne Formulierungen wieder löschen, so weh das tut.

Ein Gefühl für den Text bekommen

Manchmal ist es auch ratsam, den kompletten Aufbau umzuwerfen. Was vorher von Absatz zu Absatz einen Spannungsbogen aufbaute, der in einer Pointe im letzten Absatz mündete, wird jetzt vielleicht zu einem Online-Happen: Alle wichtigen Fakten kommen gleich zu Beginn, zusätzliche Informationen gibt es am Ende für denjenigen, der überhaupt so lange lesen mag (online ist bekanntlich der nächste Klick nicht weit). Und häufig beschleunigt der radikale Umbau der Gliederung sogar die Arbeit. Wo man vorher umständlich an Zusammenhängen feilte und nicht recht weiterkam, liegt vielleicht plötzlich eine schlankere und viel einleuchtendere Struktur vor einem – keine Angst also vor der Substanz!

Erst wenn der Aufbau feststeht, wenn Anfang und Ende richtig gesetzt sind und zusammenpassen, wenn alle Infos enthalten sind und Überflüssiges gestrichen wurde, erst dann geht es an das Formulieren.

Auch deshalb nutze ich einen Texteditor. Die Breite des Programmfensters wähle ich so, dass eine Zeile im Editor ungefähr einer Zeile nach der Veröffentlichung entspricht. So bekomme ich ein gutes Gefühl dafür, wie mein Text hinterher wirken wird – auch in Bezug auf Absatzlänge und Zwischenüberschriften.

Schöne Formulierungen sind Kür, nicht Pflicht

Zurück zur Ausgangssituation: Anders als bei einer Schreibblockade, die sich einstellt, wenn man den ersten Satz nicht auf das leere Blatt Papier bekommt, hat man bei diesem Vorgehen schon viel Vorarbeit geleistet:

• Erstes Brainstorming und Recherche sind erledigt.
• Das Material ist nach Sinnzusammenhängen gruppiert.
• Mit deren Reihenfolge ist der Aufbau des Textes festgelegt.

Der Gedankengang des ersten Absatzes liegt nun vor einem, er muss nur noch ausformuliert werden. Und die Formulierung ergibt sich meist schon aus dem Zusammenhang.

In solchen Momenten habe ich schon sehr schöne Formulierungen gefunden, weil ich mich nur auf die Sprache konzentrieren konnte – auch das ein Vorteil. Und wenn ich andererseits in Zeitnot oder müde war, schaffte ich trotzdem akzeptable Formulierungen. Die Texte wurden geschrieben und veröffentlicht. Wie gesagt: Schreiben ist Handwerk. Ich kenne keinen Handwerker, der jeden Tag ein Kunststück schafft, aber seine Arbeit erledigt er trotzdem.

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(» Zum zweiten Teil dieses Artikels)

Das Schreiben von Texten wird oft als Kunst betrachtet, für das man Talent mitbringen muss. Hat man einmal begonnen, so der Irrglaube, dann sprudeln die Worte und Sätze nur so aus einem heraus. Man muss einfach nur beginnen. Genau dort liegt aber oft das Problem: Das Anfangen fällt schwer. Die meisten Ratschläge konzentrieren sich deshalb auch auf diesen einen Punkt: Wie bringe ich den ersten Satz zu Papier? Wie überwinde ich meine Schreibblockade?

Es wird geraten, den Schreibtisch leerzuräumen, alle nicht benötigten Programme zu schließen, um sich nicht von E-Mails und Instant Messages ablenken zu lassen, die Musik aus- und das Licht anzuschalten, Kaffee zu trinken (oder auch nicht), vorher auszuschlafen oder spazierenzugehen, zumindest den Raum gut durchzulüften – diese Liste ließe sich noch lange fortführen. Letztlich laufen alle Ratschläge darauf hinaus, die richtigen äußeren Bedingungen zu schaffen. Das ist wichtig, aber nur ein Teil des Anfangens. Wie man das Schreiben tatsächlich beginnt, das sagt kaum ein Ratschlag.

Zuviel auf einmal gewollt

Das grundsätzliche Problem bei vielen Schreibblockaden ist, dass zuviel in den ersten Schritt gepackt wird. Die Hürde wird schlichtweg zu hoch gelegt. Da soll dann bereits auf Anhieb eine perfekte Überschrift oder ein genialer Einstieg formuliert werden. Doch wie soll man einen guten ersten Satz finden, wenn man nicht einmal weiß, was im letzten stehen soll?

Wer jetzt wieder aufs Talent verweist, der gibt zu schnell auf. Hier liegt der grundsätzliche Denkfehler: Schreiben ist keine Kunst, sondern ein Handwerk. Der Schreibprozess lässt sich in verschiedene Teilschritte zerlegen, die sich einer nach dem anderen abarbeiten lassen. Wie bei jedem Handwerk hilft dabei auch Übung und eine immergleiche Herangehensweise.

Im ersten Schritt wird darum noch kein Satz formuliert, sondern es werden Informationen gesammelt und der Inhalt umrissen. Alles, was einem in den Sinn kommt, wird aufgeschrieben. Alles, was aus einer Quelle zu holen ist, wird festgehalten. Ich nutze dafür einen einfachen Texteditor. Jeder Gedanke erhält eine einzelne Zeile, formuliert als Stichwörter oder Satzfragment. Fertige Sätze formuliere ich noch nicht. Zwei Gedanken werden durch eine Freizeile getrennt. Das gibt Überblick.

Schreibunlust kenne ich, keine Schreibblockaden

An diesem Punkt habe ich noch nie eine Schreibblockade gehabt. Es gibt durchaus Texte, bei denen es mir innerlich widerstrebt, sie zu schreiben. Ich habe aber noch nie über dem sprichwörtlich leeren Blatt Papier gesessen und, obwohl ich es wollte, den Anfang nicht gefunden. Wenn ich einen Text partout nicht schreiben will, dann nehme ich das Schreibzeug auch erst gar nicht zur Hand.

Wenn ich mich aber an einen Text setze und noch keine Ahnung habe, wohin mich das führt, geht es immer mit dem reinen Sammeln von Informationen los. Erst danach stellt sich die Frage, ob ich genug gesammelt habe, und welche endgültige Form der Text erhalten soll (darüber mehr im zweiten Teil dieses Artikels, der morgen folgt).

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Das E-Mail-Programm sollte man ja ohnehin schließen, wenn die Post gelesen und beantwortet ist. Bei diesem häufig gehörten Rat geht es darum, sich nicht ablenken zu lassen, wenn alle paar Minuten eine E-Mail eintrifft. Ich versuche aus diesem Grund, so viele Programme wie möglich geschlossen zu halten. Bei mir gehört auch der Kalender dazu.

Mein Kalender ist ein Reminder – ein Hilfsmittel, mich an etwas zu erinnern. Dort kommt nur hinein, was mit einem bestimmten Datum fest verbunden ist. Alles andere wandert auf die To-Do-Liste – auch zeitlich unspezifische Aufgaben wie “am Wochenende Mama anrufen”. Deshalb reicht es mir auch, morgens einmal in den Kalender zu schauen.

Anzahl der Systeme reduzieren

Damit ich aber keine Verabredung vergesse, notiere ich in meiner To-Do-Liste “12:00 Sven anrufen” oder “abends einkaufen gehen”. Schnell lässt sich auch eine Uhrzeit durch eine andere ersetzen – wenn zum Beispiel die Mailbox mir mitteilt, dass Sven erst am Abend zu erreichen ist.

Die To-Do-Liste (in meinem Fall ein simpler Texteditor) ist also die einzige Informationsquelle, die den ganzen Tag über auf meinem Bildschirm geöffnet ist. Kalender, E-Mail, Instant Messenger, RSS-Reader und Browser werden nur geöffnet, wenn ich sie brauche. Anstatt Termine in seine Aufgabenliste zu übernehmen, kann man sich aber auch rechtzeitig daran erinnern lassen – ohne den ganzen Tag über einen Blick auf den Kalender zu werfen. Der Google-Kalender zum Beispiel erinnert sehr komfortabel per SMS.

Tagesplanung und Rückblick

Wichtig ist, dass man in seinem Kopf nicht erst verschiedene Systeme zusammenführen muss. Eines sollte die Basis sein, und dieses eine System muss jeder für seine persönliche Situation selbst finden. Denn: Termine in der To-Do-Liste funktionieren natürlich nicht für Leute, die viele Termine bzw. ein Meeting nach dem anderen haben. Bei ihnen sollte der Kalender die Grundlage der Tagesplanung bleiben.

Mit meiner To-Do-Liste plane ich auch meinen Tagesablauf. Morgens sortiere ich die anstehenden Aufgaben in der Reihenfolge, wie ich sie abzuarbeiten versuche. Zwischen zwei Texten, die ich schreiben möchte, wird ein Telefonat angesetzt, am Abend dann der Sport. Verläuft der Tag anders, als ich ihn geplant habe, kann ich schnell ein paar Punkte verschieben.

Auf diese Weise plane ich übrigens nicht nur meinen Tag. Am Abend geben mir die offen gebliebenen Punkte auch einen Rückschluss, wie gut ich mein Arbeitspensum eingeschätzt habe.

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Als Jugendlicher begann ich, Tagebuch zu schreiben. Ich war verliebt. Immer wieder. Oft unglücklich. Ich hatte viel zu berichten. Ganze Bücher schrieb ich voll. Doch wenn ich Rückschau hielt (was geschah heute vor einem Jahr?), dann musste ich ernüchtert feststellen: Die Probleme hatten sich nicht geändert. Und was ich mir vorgenommen hatte, waren die immer gleichen Ansätze. Mehr nicht.

Als ich zehn Jahre später Stephen Coveys Buch «Der Weg zum Wesentlichen» las, hörte ich auf, Tagebuch zu schreiben.
Er empfiehlt, seine Lebensphilosophie schriftlich festzuhalten. Aus diesem Dokument leitet er dann konkrete Ziele für sein Handeln ab. Nicht alle Ideen werden auf einer To-Do-Liste gesammelt, sondern nur diejenigen Punkte, die mit der persönlichen Lebensphilosophie in Einklang stehen.

Ziele ständig überarbeiten

Die ausformulierte Lebensphilosophie ist deshalb ein lebendiges Dokument – ein Dokument, das lebt. Es wird ständig weiterentwickelt. Erstaunlich dabei ist, dass bei der ersten Formulierung oft noch konkrete materielle Ziele in diesem Dokument zu finden sind: ein Auto, ein Haus, eine Yacht. Erst mit der fortwährenden Überarbeitung finden immer mehr immaterielle Werte Eingang. Letztlich wird oft Glück genannt, und woraus Glück für einen ganz persönlich besteht.

Man muss es aber nicht so hoch hängen. Ein lebendiges Dokument ist eine praktische Methode, um Gedanken zu konkretisieren. Zu fast jeder Methode, produktiver zu werden, gehört es, seine Ziele zu definieren und daraus konkrete Schritte abzuleiten. Diese Ziele werden dann oft beim Wochenrückblick zur Hand genommen, um sie mit dem Geleisteten abzugleichen und daraus die nächsten Schritte zu entwickeln.

Aufgaben oder Ziele ändern?

Bleibt jedoch eine Aufgabe schon in der dritten oder vierten Woche unerledigt, fragt man sich in diesem Moment, woran es liegen kann. Muss man sich die Aufgabe anders stellen? Oder sind die Ziele nicht die richtigen? Beantwortet man sich die letzte Frage mit ja, dann bleibt einem nichts anderes übrig, als die Ziele umzuformulieren.

Dies kann in dem Moment geschehen, wenn man den Fehler im Denken erkannt hat. Das kann auch bloß eine Frage sein (Warum schaffe ich es nicht, dass …?). Mit der Zeit wird das lebendige Dokument dann umfangreicher – oder präziser. Steven Covey empfiehlt sogar eine Auszeit alle Monate, um Abstand vom Alltag zu gewinnen und in Ruhe über seine Ziele nachzudenken.

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Ich mag keine Toolbars im Browser. Ihren Nutzen halte ich für zweifelhaft. Dies ist aber letztlich Geschmackssache. Unbestreitbar jedoch nehmen sie wertvollen Platz weg. Wenn ich eine Website öffne, möchte ich möglichst viel auf einen Blick sehen. Dabei bringen mir ein paar Pixel in der Höhe mehr als in der Breite.

Auf die Navigations-Toolbar kann ich nur schlecht verzichten. Auch die Bookmarks will ich für den schnellen Zugriff nicht missen. Sie lassen sich im Firefox (für Windows) aber ganz einfach nach rechts oben neben die Menüs verschieben:

Mit dem Rechtsklick in einer Toolbar öffnet sich ein Kontextmenü. Dort wählt man «Customize» aus. Jetzt lassen sich die Bookmarks per Drag and Drop verschieben. Anschließend kann man die Bookmark-Toolbar ausblenden, ohne dass die Bookmarks selbst verschwinden.

Favicons reichen aus

Da man nun weniger Platz zur Verfügung hat, ist es ratsam, Marcels Tipp zu befolgen, sich nur noch die Favicons anzeigen zu lassen. Wenn mehrmals dasselbe Favicon auftaucht (wie bei diversen Google-Diensten), reicht es, einen Buchstaben dahinter stehen zu lassen.

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Wie wohl die meisten von Euch lebe auch ich in meinen Listen. Stets habe ich sie im Blick – auf dem Monitor am Schreibtisch oder unterwegs auf dem Handy. Wenn ich dann am Abend feststelle, dass ich viele Punkte abgearbeitet habe, aber mehr noch hinzugekommen sind, ist das ganz schön frustrierend. Besonders wenn mich die erledigten Punkte in meinen langfristigen Projekten nicht wirklich vorangebracht haben.

Getting Things Done (GTD) ist eine faszinierende Methode. Viel habe ich mir davon abgeschaut. Aber ich halte mich nicht streng daran. Eine Liste mit den nächsten Schritten (next actions) gibt mir zwar einen guten Überblick darüber, was die nächsten Aufgaben sind. Mir fällt es aber dennoch schwer, im jeweiligen Moment die richtige Aufgabe anzugehen.

To-Do-Listen, die nie enden

Dafür gibt es zwar die Kontextlisten, innerhalb derer man wieder nach Prioritäten gewichten kann. In meinem persönlichen Fall hat das System aber schon an diesem Punkt versagt. Ich entscheide nicht mehr intuitiv, sondern muss nachdenken. Und wenn ich das nicht tue, werde ich am Ende des Tages nicht die große Aufgaben angegangen haben.

Der klassische GTD-Hack ist deshalb eine kurze Liste mit den Punkten, die man an einem Tag unbedingt erledigen möchte. Oft wird zu drei Punkten geraten, die man möglichst früh am Tag hinter sich bringen soll. Bei Mark Forster habe ich nun eine solche Liste als wesentlichen Bestandteil seines Konzeptes gefunden – die Will-Do-Liste.

Diese Will-Do-Liste fasst zusammen, was man an einem Tag alles tun wird. Das ist etwas anderes als eine Liste mit allen Dingen, die noch zu tun sind. Letztere ist prinzipiell offen. Bei jeder Unterbrechung oder bei jedem Durcharbeiten des Posteingangs können neue Punkte darauf gesetzt werden.

Eine geschlossene Liste für den Tag

Die Will-Do-Liste dagegen ist eine geschlossene Liste. Einmal erstellt, wird an diesem Tag kein weiterer Punkt mehr hinzugefügt. Es wird nur noch gestrichen. Mit jedem erledigten Punkt wird sie folglich kleiner. Im Idealfall ist sie dann am Ende des Tages leer. Das ist ein tolles Gefühl, das nach der GTD-Methode kaum zu erreichen ist. Dort gibt es immer noch etwas zu tun.

Wenn man eine Will-Do-Liste führt, kann man auf To-Do-Listen natürlich nicht verzichten. Schließlich werden die Will-Do-Punkte von der To-Do-Liste genommen. Am besten wählt man diejenigen aus, die die wichtigen Projekte wirklich voranbringen. In den To-Do-Listen hält man auch weiterhin alle offenen Enden fest.

Auch wenn man den festen Vorsatz hat, eine Will-Do-Liste an einem Tag komplett abzuarbeiten, so wird dies nicht immer gelingen. Unvorhergesehenes kann immer dazwischen kommen. Deshalb sollte eine Will-Do-Liste nur so umfangreich sein, dass sie an einem Tag locker zu schaffen ist – also nicht in acht, sondern eher in fünf oder sechs Stunden. Hat man dies geschafft, dann bleibt auch noch genug Zeit für andere Aufgaben – oder für einen frühen Feierabend.

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Die besten Ideen kommen bekanntlich unter der Dusche oder in der Badewanne. Wer es aber gewohnt ist, seine Gedanken auf Papier festzuhalten, hat nun ein Problem. Unter der Dusche müsste man ein Papier erfinden, das Wasser abweist. Wir vertrauen da ganz auf die Weltraumforschung, aber für die Badewanne haben wir bereits jetzt ein paar Tipps.

Es soll Leute geben, die in der Badewanne liegend einen kompletten Roman formuliert haben, gesprochen auf ein Diktiergerät. Dort hat man schließlich Zeit und Muße. Am Schreibtisch lässt sich dann zurück- und wieder vorspulen, um jedes gesprochene Wort in das System seines Vertrauens zu überführen. Dies gilt natürlich auch für Projektplanungen und spontane Geistesblitze.

Muss es wortwörtlich sein?

In den meisten Fällen ist es aber nicht notwendig, einen einmal ausgesprochenen Gedanken wortwörtlich zu erfassen. Es reicht, diesen anzuhören und in anderen Worten niederzuschreiben. Die Anschaffung eines Diktiergeräts ist also nicht notwendig, ein MP3-Player mit Aufnahmefunktion reicht durchaus.

Auch das Handy eignet sich für den gesprochenen Gedankenblitz: Wenn es nicht ohnehin eine Aufnahmefunktion hat, hilft die Voicemail oder ein klassischer Anrufbeantworter. Die muss man sowieso abhören, warum also nicht gleich dort anrufen und sich selbst ‘aufs Band’ sprechen?

Die eigene Voicemail anrufen

Damit man aber nicht den Festnetzanschluss ein Zimmer weiter anruft und etwaige Mitbewohner hochschreckt, kann man sich bei einem Voice-over-IP-Anbieter auch ein kostenloses Konto anlegen, das eine eigene Rufnummer und eine Mailbox umfasst. Die Sprachnachrichten selbst können dann auch per E-Mail zugestellt werden. Schließlich möchte man keine weitere Inbox schaffen.

In Zukunft wird es zudem möglich sein, Sprachnachrichten automatisch in Text umzuwandeln – Yahoo nutzt bei Suchanfragen bereits den Dienst vlingo, um gesprochene Fragen in Text zu transformieren und an die Suchmaschine zu übergeben. Wer druckreif sprechen kann, wird es dann mit dem Badewannenroman noch leichter haben.

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Gewohnheitsänderungen sind hier häufig ein Thema, Ivan hat erst vor zwei Wochen beschrieben, was man tun kann, wenn der Schwung nachlässt. Ich möchte ein paar weitere praktische Tipps zum Einüben neuer Gewohnheiten geben.

Gewohnheiten sind gut, weil man durch sie etwas regelmäßig macht: die guten Dinge häufiger, die schlechten Angewohnheiten weniger. Und sie sind angenehm, weil man nicht mehr nachdenken muss. Es kostet nur noch wenig Energie, eine Gewohnheit auszuführen. Dies geschieht fast von selbst. Mühsam ist jedoch das, was vor der gewohnheit selbst steht – die Trainingsphase. Sie kostet enorm viel Kraft. Daher scheitern viele auch in dieser Phase.

Das Einüben neuer Gewohnheiten ist wie ein Projekt

Zwei Tipps hört man immer wieder, wenn es um Gewohnheiten geht:

1. Gehe immer nur eine Gewohnheit an.
2. Plane eine lange Traingsphase ein – nicht selten werden hier 30 Tage genannt, aber es geht auch kürzer.

Letztlich geht es bei beiden Ratschlägen darum, sich die Kraft einzuteilen, damit sie auch bis zum Ende reicht.

Das Einüben neuer Gewohnheiten ist wie ein Projekt. Es besteht aus vielen kleinen Schritten. Doch der jeweils nächste Schritt ist immer derselbe wie am Vortag (sofern es sich um eine tägliche Routine handelt). Meist steht sogar die Uhrzeit oder zumindest ein Zeitraum fest – nach dem Aufstehen, als letztes vor der Mittagspause oder nachdem ich Aufgabe X erledigt habe.

Daran gekoppelt kann man sich kleine Erinnerungen schaffen. Der Zettel am Monitor reicht aber nicht: Ihn übersieht man bald. Ich nutze drei Tricks, um neue Gewohnheiten einzuüben:

1. Wiederkehrende Aufgaben auf der To-Do-Liste

Um mich an tägliche Aufgaben erinnern zu lassen, nutze ich ein To-Do-System mit wiederkehrenden Aufgaben. Auf diese Weise wird fast automatisch am Morgen meine To-Do-Liste mit meinen Tagesaufgaben gefüllt. Dort tauchen dann auch die Dinge auf, die ich als Gewohnheiten einüben will.

Schaffe ich morgens nun nicht mein Gymnastikprogramm, kann ich es auf die Mittagspause verschieben oder ganz streichen. Dies geschieht dann aber bewusst – anders als eine Gewohnheit, die man vergisst einzuüben. Wenn ich mich dabei erwische, wie ich Tag für Tag den gleichen Punkt von meiner Liste streiche, dann weiß ich schnell, dass aus dieser Gewohnheit realistisch betrachtet nichts werden wird und ich es anders angehen muss.

2. Erinnerungen per SMS oder E-Mail

Wer lieber mit einem Kalender als mit einer To-Do-Liste arbeitet, kann sich auch per SMS, E-Mail oder Popup-Hinweis daran erinnern lassen, dass eine tägliche Aufgabe ansteht. Um jederzeit erreicht werden zu können, bietet sich der Google-Kalender an, der eine SMS aufs Handy schickt.

Diese Variante ist selbstverständlich auch ratsam, wenn eine Gewohnheit an eine bestimmte Zeit gekoppelt ist – zum Beispiel täglich die Tagesschau zu sehen. Kurz vor acht Uhr abends piepst dann das Handy.

3. Verknüpfung mit anderen To-Do-Punkten

Es gibt aber auch Gewohnheiten, die an keine Tageszeit geknüpft sind. Oft geht es darum, eine Aufgabe so zu erledigen, dass man noch eine kleine Aufgabe dranhängt – zum Beispiel auf dem Weg zum Supermarkt das Altglas wegzubringen. Oder nach der Veröffentlichung eines Textes alle Links zu prüfen, ob sie richtig gesetzt sind.

In diesem Fall lautet der Punkt auf meiner To-Do-Liste nicht mehr «Artikel schreiben und veröffentlichen», sondern «Artikel schreiben, anschließend Links prüfen». Ist erst eine Gewohnheit daraus geworden, reicht mir wieder die Kurzform.

Der Ratschlag, sich per SMS daran erinnern zu lassen, dass man die Wohnung durchlüftet, bevor man das Haus verlässt, klingt zwar wie mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Man macht dies aber nur so lange, bis man dies als Gewohnheit eingeübt hat. Dann kann die tägliche To-Do-Liste wieder entschlackt werden.

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Die meisten Lösungen für das Problem der E-Mail-Flut, so die Analyse der Autoren, setzen beim Empfänger an. Die E-Mail-Programme werden so konfiguriert, dass sie die Mails filtern, priorisieren, kategorisieren, die Anzeige optimieren und sogar deren Inhalte analysieren. Das Umschichten der eintreffenden Post löst aber nicht das Problem: Es wird immer noch die gleiche Anzahl Mails verschickt.

Zudem kann ein technisches System im Einzelfall nie so gut urteilen wie ein Mensch. Man kennt dies von wichtigen E-Mails, die in den Weiten des Spamordners verschwinden und erst nach einem persönlichen Anruf aus der Versenkung geholt werden.

Fokus auf die Transaktion zwischen Sender und Empfänger

Andere Lösungen setzen darum auch beim Menschen an. So gibt es zahlreiche Verhaltensmaßregeln, wie man effizienter seine E-Mails abarbeitet. Der meistgehörte Rat ist, die elektronische Post nur zu bestimmten Zeiten zu lesen. In einzelnen Fällen wird sogar der Freitag als E-Mail-freier Tag empfohlen.

Weniger Post kann man auch erhalten, wenn man als Sender gewissen Formulierungsrichtlinien folgt: Wer sich klar ausdrückt, produziert weniger Missverständnisse und Hintergrundrauschen. Diese Vorsätze lassen sich innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens gut umsetzen. Über die E-Mails, die von außen kommen, hat man damit aber noch immer keine Kontrolle.

Byron Reeves, Simon Roy, Brian Gorman und Teresa Morley richten in ihrem Aufsatz “A marketplace for attention: Responses to a synthetic currency used to signal importance in e–mail” bei first monday den Fokus nun auf die Transaktion zwischen Sender und Empfänger. Auf einem «Marktplatz» für den Informationsaustausch soll anhand einer synthetischen Währung die Aufmerksamkeit auf wichtige E-Mails gelenkt werden.

Einheiten sparen für die wichtigen E-Mails

Der Sender schätzt dabei den Wert einer Information ein und setzt beim Versand einer E-Mail einen künstlichen Betrag einer Währung ein, von der er pro Woche 100 Einheiten erhält. Der Empfänger kann nun sehen, was dem Sender die Mail wert war. Da die Währung ein knappes Gut ist, müssen die Sender damit haushalten – und da liegt der Unterschied zur Kennzeichnung einer E-Mail mit einer Priorität.

Eine erste Testreihe scheint die disziplinierende Wirkung einer solchen künstlichen E-Mail-Währung zu bestätigen. Nur bei 28 Prozent der Mails setzten die Versuchsteilnehmer ein bis drei Einheiten ein, wenig wichtige Mails wurden also nicht in großer Zahl verschickt. Den Rest der Mails schätzten die Teilnehmer als wichtiger ein; bei 5 Prozent der Mails wurden sogar mehr als 25 Einheiten angesetzt. Der Einsatz vieler Einheiten führte auf Empfängerseite dazu, dass die Mail schneller geöffnet bzw. gelesen wurde.

Auf Grundlage der eingesetzten Währungseinheiten lassen sich auch Statistiken erstellen, um das Kommunikationsverhalten zu analysieren. Dies gilt für den eigenen Umgang mit E-Mails wie auch für die Kommunikation in dem Team, in dem man arbeitet. Schließlich geht es auch darum, die Resourcen innerhalb eines Projektes zu halten.

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Für jedes noch so kleine Projekt soll man nach der GTD-Methode eine eigene Liste anlegen. Um dann noch den Überblick zu behalten, hat David Allen eine einfache Regel aufgestellt: Für jede Liste gibt es einen Kontext, in dem man sich diese vornimmt.

Bei To-Do-Listen ist das offensichtlich: Hat man gerade nur ein Telefon zur Hand, dann schaut man auf die Liste @Telefon. Hält man sich in der Stadt auf, dann schaut man auf die Liste @Einkäufe. So wird man immer dann an etwas erinnert, wenn sich in der Sache auch etwas tun lässt. Solche kontextbezogenen Listen im Blick zu behalten, fällt nicht schwer, da dies einem intuitiven Verhalten entspricht.

Blick auf die Waiting-for-Liste vergessen

Manchmal ist es aber nicht die Intuition, sondern der Kopf, der einen zum Blick auf die Listen zwingt. Beim Wochenrückblick ist dies der Fall, wenn man die einzelnen Projektlisten durchgeht. Wer sich diszipliniert verhält, schafft auch dies ohne große Anstrengung.

Besonders schwer fiel mir jedoch immer wieder der tägliche Blick auf die Waiting-for-Liste. Wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Gleich als erstes in der Früh? Oder abends, wenn alle wichtigen Aufgaben erledigt sind? Oder zwischendurch, wenn gerade etwas Zeit übrig bleibt? Es gab keinen “richtigen” Zeitpunkt, und ich habe darum oft einfach vergessen, auf die Waiting-for-Liste zu schauen. Beim Wochenrückblick holten mich die offenen Aufgaben dann wieder ein. In dem Projekt, wo ich bei jemandem hätte nachhaken müssen, war ich keinen Schritt weitergekommen. Mir fehlte einfach eine Information, um meine Arbeit fortsetzen zu können. Und die hatte ich nicht.

Auf die To-Do-Liste setzen

Aus diesem Grund behandle ich Punkte auf der Waiting-for-Liste mittlerweile als richtige, also ausführbare Aufgaben. David Allen schreibt selbst: “To manage actionable things, you will need [...] a list of reminders of things you’re waiting for.” Kurzerhand habe ich meine Waiting-for-Liste aufgelöst und die einzelnen Punkte auf meine To-Do- bzw. Next-Actions-Liste gesetzt.

Dort steht jetzt: “Hat Sven die Daten geschickt?” Wer dem GTD-Prinzip treu bleiben will, ausführbare Anweisungen zu formulieren, kann auch “Bei Sven nachfragen, wann er die Daten schickt” oder “Sven erinnern, dass er die Daten schicken muss” schreiben. Mir persönlich reicht die Frageform.

Dadurch, dass ein Waiting-for-Punkt auf einer meiner To-Do-Listen erscheint, werde ich nun täglich daran erinnert und kann von Tag zu Tag entscheiden, ob ich nun nachfrage oder die Erinnerung heute ignoriere und um einen weiteren Tag verschiebe.

David Allen warnt zwar genau davor – “[...] if something you’re ‘Waiting For’ is included on one of your action lists, you’ll continually get bogged down by nonproductive rethinking.” -, das habe ich bei mir aber noch nie festgestellt.

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Das auf einem Post-it notierte Passwort am Bildschirm ist wohl eher ein Klischee. Erinnerungen und Vorsätze (“täglich Obst essen!”) aber findet man tatsächlich häufig an diesem Platz. Andere drucken sich gleich den kompletten Projektplan aus und hängen ihn an die Wand. Und an der Supermarktkasse sieht man, wer alles ein Foto seiner/seines Liebsten im Portemonnaie stecken hat. Mit der Zeit jedoch wird man blind für das, was man sich eigentlich täglich vor Augen führen wollte, und beachtet es nicht mehr wirklich.

Der Autor Stephen Covey spricht in seinem Buch “Der Weg zum Wesentlichen” von einem “Dilemma zwischen Nah- und Fernsicht”. Die Nahsicht repräsentiere die “Tagesperspektive”, in der Dringlichkeit, Bedürfnisse, konkrete Aufgaben, deren Erledigung sowie nächste Schritte vorherrschen. Die Fernsicht steht für “Vision und Philosophie”, also für Wichtigkeit, Langfristigkeit , Grundbedürfnisse, Ziele und das Gesamtbild.

Sein genialer Gedanke ist, dass man beides miteinander abgleicht – aber nicht täglich, sondern einmal pro Woche. Tag für Tag soll man sich auf die Erledigung der Aufgaben konzentrieren. Diese setzt man sich einmal in der Woche, indem man sie aus den übergeordneten Zielen ableitet. Wenn man nun am Samstag den Kaninchenstall repariert, geschieht dies nicht aus Tierliebe, sondern vor allem um des Hausfriedens willen. Der ist wichtiger.

Sich selbst fragen: Habe ich mein Ziel erreicht?

Sich einen Zettel an den Monitor zu kleben, kann hilfreich sein, um sich daran zu erinnern, täglich Obst zu essen. Wer aber keine Lust auf Obst hat, wird diesen Zettel sehr schnell übersehen. Er büßt seine Wichtigkeit ein. Ein (ehrlicher) Wochenrückblick zwingt einen jedoch in eine andere Perspektive. Man liest das Wochenziel “täglich Obst essen” und muss sich selbst die Frage beantworten: An welchen Tagen habe ich mein Ziel erreicht? Manchmal führt dies zu einem kleinen Schock.

Für wiederkehrende Aufgaben hat Getting Things Done von David Allen eine gute Lösung parat: Mach eine Gewohnheit daraus. In diesem Fall hilft auch der Zettel am Monitor – aber nur für die begrenzte Zeit, in der die Gewohnheit eingeübt wird. Bei abstrakteren Botschaften wie “Aufgaben schneller abschließen” oder “besser zuhören” hilft nur der Abstand. Also weg mit den ganzen Erinnerungen, Botschaften, Sinnsprüchen und Zitaten auf den Zetteln und Bildschirmen!

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Auf dem Schreibtisch sollte idealerweise nichts liegen, das von der Arbeit ablenken könnte – das “Prinzip der blanken Platte” (hier ein paar Tipps, wie man den Tisch leer bekommt). Zettel sollten, wenn man sein Organisationssystem an GTD orientiert, eigentlich nur im Eingangskorb herumliegen – und auch das nur für kurze Zeit. Auf meinem Schreibtisch habe ich trotzdem immer einen Stapel kleiner Zettel griffbereit.

Die ideale Größe ist dabei für mich das normale Notizzettelformat, das, in dem man die üblichen Zettelblöcke im Schreibwarenladen kaufen kann. DIN-A-4-Papier erweist sich dagegen oft als unpraktisch: Mit nur drei Sätzen beschrieben stapelt man im Eingangsordner fast weiße Blätter. Und benötigt man für ein Anschlusstelefonat die Notizen von eben, dann ist plötzlich die ganze Arbeitsfläche mit Papier zugedeckt. Übersichtlich ist das nicht.

Aufwand: Alle paar Wochen fünf Minuten

Meine Notizzettel mache ich mir selbst, indem ich einen Fehldruck oder anderes Altpapier mit einer weißen Seite dreimal zerschneide, so dass ich Zettel in Größe DIN A 7 erhalte. Das kostet mich alle paar Wochen nur ein paar Minuten. Einfach gestapelt nehmen diese Zettel kaum Platz weg. Und mit einer Hand abreißen muss man sie auch nicht, während man mit der anderen Hand den Telefonhörer hält.

Mache ich mir während eines Telefonats Notizen, passen bequem der Name, zwei Sätze zum Inhalt und ein Arbeitsauftrag an mich darauf. Ein Besucher von David Allen war einmal schwer beeindruckt, als der Organisationsguru während der Unterhaltung kurz unterbrach, einen Zettel beschrieb, “damit ich es nicht vergesse” sagte, ihn in den Posteingang legte und sich dann wieder ganz dem Gespräch widmete.

Die schnelle Notiz auf dem Zettel spart zwar nur wenige Sekunden gegenüber einem geordneten Eintrag im Notizbuch oder in einem Online-Tool. Im Zweifelsfall hält man auf diese Weise aber einen Gedanken mehr fest, den man sonst verloren hätte.

Bei Land unter oben schwimmen

Auch in der Küche habe ich einen solchen Stapel Zettel liegen. Es sind die idealen Einkaufszettel. Meine Mutter verwendet dafür heute noch alte Kassenbons. Auch die schnelle Botschaft für die Pinnwand oder der Liebesgruß an die Freundin auf dem Kissen ist so schnell verfasst.

Die Zettelwirtschaft hat, wenn es drunter und drüber geht, sogar einen Vorteil: Man hat einen besseren Überblick. Wenn die Informationen schneller auf dem Schreibtisch einschlagen, als man sie “wegorganisieren” kann, lege ich die wichtigen Zettel geordnet neben die Tastatur. Unwichtiges landet gleich im Posteingang. Wenn mal Land unter ist, schwimmt man auf diese Weise immer noch obenauf – am Ende des Tages sollten die Zettel aber wieder verschwunden sein.

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Alles sollte einen festen Platz haben. Das erleichtert das Wiederfinden und schafft Platz, um ohne Ablenkung arbeiten zu können. Für E-Mails ist dieser feste Platz in vielen Fällen der Papierkorb. Meine Ablage bleibt auf diese Weise jedenfalls rank und schlank. Auch das erleichtert das Wiederfinden.

Im Posteingang dürfen die E-Mails auch nicht liegen bleiben, Inbox Zero heißt dieses bekannte Prinzip. Vermieden werden sollen E-Mails, die in der Inbox Staub ansetzen. Denn: Aus zwei werden schnell vier, aus acht bald zwölf und dann schließlich Hunderte. Darunter mischen sich allmählich wichtige und dringende Angelegenheiten, und irgendwann bleibt einem nichts anderes mehr übrig, als den persönlichen E-Mail-Bankrott zu erklären.

Wohin mit der Online-Fahrkarte?

Einige Mails sind jedoch in einer Art Zwischenwelt gefangen: Man kann sie nicht wegwerfen, aber auch noch nicht archivieren. Wenn ich etwas online bestelle, bewahre ich etwa die Bestätigung der Bestellung auf, bis das Paket mit dem richtigen Inhalt eingetroffen und der richtige Betrag vom Konto abgebucht ist. Danach kann sie gelöscht werden. Dasselbe gilt so ähnlich auch für Online-Fahrkarten und digitale Lottoscheine.

Was ich nur auf Zeit behalten möchte, landet bei mir deshalb in der Zwischenablage. Das ist ein Ordner, der in meinem Fall sogar direkt hinter dem Spam-Ordner liegt. Dort schaut man auch nur bei Bedarf hinein. In der Regel löscht der Provider alle Spam-Mails, die älter als x Tage sind. Bei der Zwischenablage muss man dies selbst erledigen.

Einmal im Monat ausmisten

In meiner Wiedervorlage liegt deshalb zum Beginn eines neuen Monats die Erinnerung: Zwischenablage leeren. Manche Ebay-Bestellung flutet bis zu zehn E-Mails in die Zwischenablage, normalerweise finde ich dort aber insgesamt nicht mehr als zwanzig, dreißig vor. Nach dem Aussortieren verbleiben dort oft auch einige, die ich noch nicht löschen kann. Mehr als zehn sollten es meiner persönlichen Regel zufolge aber nicht sein.

Im Ganzen dauert dieser Vorgang keine fünf Minuten, durchgeführt einmal im Monat. Das Verschieben in die Zwischenablage geht schneller, als eine E-Mail in einen Unterordner zu verschieben oder alternativ zu taggen und zu archivieren.

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