Trotz einer effizienten Herangehensweise kostet die Durchsicht des Posteingangs Zeit – oft zu viel Zeit zum falschen Zeitpunkt. Eine Aufteilung der Inboxen kann helfen, nicht zu viel kostbare Zeit zu verschenken.

Im ersten Moment könnte man denken, dass doch alles klar ist: Entweder ist die Inbox leer (die E-Mail-Inbox, der physische Posteingang auf dem Schreibtisch, das Notizbuch für spontane Einfälle) oder sie ist gefüllt. Dann muss man sie eben durcharbeiten. Dafür kann man sich feste Zeiten einrichten. Man muss es nur tun. Inbox Zero nennt sich dieses Prinzip.

Mitnichten ist das eine produktive Vorgehensweise. Man muss sich nur fragen, wie lange es dauert, eine Inbox auf null zu bringen. Wie lange sortiert ihr morgens eure E-Mails und die Nachrichten in euren Feedreader? Ich brauche eine Stunde dafür. Eine Stunde, dir mir fehlt, um meinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen.
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Wenn etwas Dringendes dazwischenkommt, gerät die Tagesplanung schnell durcheinander. Um sich wieder Luft zu verschaffen, nimmt man am besten während des Tages wieder einige Punkte von der Liste.

Die meisten Ratschläge für eine To-Do-Liste beziehen sich darauf, wie man diese erstellt. Es ist zweifelsohne wichtig, wie die To-Do-Liste aussieht, wenn man mit der eigentlichen Arbeit beginnt. Ebenso wichtig ist es aber auch, wie sie sich dann verändert – wie man also den Tag über mit ihr umgeht.

Es gibt zahlreiche Programme, die einem helfen können, produktiv zu sein. Ich bin kein Freund davon. Sie sind mir meist zu überladen. Den besten Überblick habe ich persönlich in einem einfachen Text-Editor.

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Ein grundlegender Fehler beim Schreiben ist, dass viele Ideen aneinandergereiht werden, statt einen guten Einfall auszudifferenzieren. Durch Verzicht wird der Text besser.

Ich habe neulich bereits beschrieben, wie man eine Schreibblockade angeht -  mit einer methodischen Vorgehensweise. Das allein macht aber noch keinen guten Text. Der inhaltliche Aufbau ist entscheidend – nicht nur der Einstieg in den Text, sondern auch das Ende. Beides muss in Beziehung zueinander stehen. Dazwischen wird ein Bogen gespannt. Und den sollte man nicht mit unnötigen Ausschweifungen strapazieren.

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Große Ziele hat jeder, doch meist werkelt man Tag für Tag nur im Kleinen vor sich hin. Für den Arbeitsalltag empfehlen wir deshalb eine kleine Gedächtnisstütze, die einen an das erinnert, worauf man eigentlich hinarbeitet.

To-Do-Listen, Arbeitsabläufe, ganze Produktivitätssysteme – sie dienen letztlich nur einem einzigen Zweck: Ziele zu erreichen, und zwar sowohl die kleineren Ziele als auch ein übergeordnetes Lebensziel. Oft klafft jedoch eine große Lücke zwischen dem, was man täglich tut, und dem, was man eigentlich haben oder sein will.

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Keine noch so gute Tagesplanung hilft, wenn unvorhergesehen etwas dazwischen kommt. Jetzt hilft nur noch: Umdisponieren und sich auf die Hauptsache konzentrieren – und eine Kurzzeit-To-Do-Liste.

Gerade eben noch hatte ich einen kleinen Zettel vor mir auf dem Schreibtisch liegen. Dabei mag ich eine solche Unterminierung meiner Ordnung eigentlich gar nicht. Der Zettel musste weg, aber schnell – er lenkte mich von meiner eigentlichen Tagesplanung ab.

Genau das war aber auch das Ziel.

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Wöchentliche Gewohnheiten einzuüben, ist nicht einfach. Man kann die Aufgabe allzu leicht auf den nächsten Tag schieben. Unser Tipp: Eine Zeitlang sollte man diese Gewohnheiten täglich trainieren.

Einen natürlichen Rhythmus, bestimmte Aufgaben zum Beispiel an einem Dienstagabend zu erledigen, kenne ich nicht. Das mag beim Brötchenholen am Sonntag funktionieren, und an den Wohnungsputz am Samstag erinnert mich immerhin mein schlechtes Gewissen. Bei kleinen, lästigen Aufgaben, die man gerne unter der Woche erledigt, ist das jedoch anders. Was unterscheidet schon einen Dienstag von einem Mittwoch oder einem Donnerstag? Wöchentliche Gewohnheiten anzunehmen, fällt oft schwer.

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Kein automatisiertes System zu nutzen, um wiederkehrende Aufgaben zu verwalten, muss kein Nachteil sein. Das Kopieren von Hand bringt Aufmerksamkeit und zwingt zur Einfachheit.

David Allen, der Kopf hinter Getting Things Done (GTD), verwaltet alle Listen seines GTD-Systems in einem Palm-Organizer. Auf funktionsreiche Programme verzichtet er; und damit auch auf solche, die wiederkehrende Einträge automatisch in neue Listen übernehmen. Was auf den ersten Blick langwierig und umständlich erscheint, hat einen entscheidenden Vorteil: Man reduziert sich aufs Wesentliche und schenkt dem mehr Aufmerksamkeit.

imgriff.com-Leser Gregor brachte mich auf die Idee, diesen Artikel zu schreiben. Ich bin bekanntlich ein Fan der Arbeit mit dem schlichten Texteditor. Gerade auch für meine To-Do-Listen verwende ich diesen. Gregor zweifelte aber daran, dass ein Texteditor dafür geeignet sei, wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Bis zu diesem Zeitpunkt war mir gar nicht bewusst, weshalb bei mir das System so gut funktioniert.

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Schreibblockaden müssen nicht sein. Im ersten Teil dieses Artikels ging es um die Vorbereitungen zum Schreiben. Heute zeigen wir, wie man seinen Text fertigstellt.

(» Zum ersten Teil dieses Artikels)

Nachdem alle Informationen beisammen sind, die Eingang in den Text finden sollen, muss der Aufbau festgelegt werden. In dieser Phase bekommt man bereits ein Gefühl für den endgültigen Text. In dem einfachen Textdokument, in dem ich arbeite (vgl. erster Teil), gruppiere ich die Gedanken und Informationen, die zusammengehören. Durch weitere Leerzeilen grenze ich sie von anderen Gedankengängen ab und lege so bereits den Umfang der einzelnen Absätze fest. Einzelne Punkte sind bei mir nach wie vor durch eine Leerzeile getrennt, ganze Absätze durch drei.

Auf diese Weise ergibt sich der Aufbau des gesamten Textes. Manchmal muss ich mir an dieser Stelle eingestehen, dass ich meinen Entwurf komplett umstellen muss. Da passt der erste Gedanke, mit dem ich eigentlich beginnen wollte, nicht zum Ende, das der Aufbau nun vorgibt, vielleicht fallen auch ganze Abschnitte weg, weil sie sich nicht mehr sinnvoll unterbringen lassen. Notfalls muss man auch schöne Formulierungen wieder löschen, so weh das tut.

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Die berühmten «Schreibblockaden» gibt es eigentlich gar nicht. Man muss nur die richtige Technik anwenden. Denn Schreiben ist keine Kunst, sondern ein Handwerk. In zwei Teilen erklären wir, wie es geht.

(» Zum zweiten Teil dieses Artikels)

Das Schreiben von Texten wird oft als Kunst betrachtet, für das man Talent mitbringen muss. Hat man einmal begonnen, so der Irrglaube, dann sprudeln die Worte und Sätze nur so aus einem heraus. Man muss einfach nur beginnen. Genau dort liegt aber oft das Problem: Das Anfangen fällt schwer. Die meisten Ratschläge konzentrieren sich deshalb auch auf diesen einen Punkt: Wie bringe ich den ersten Satz zu Papier? Wie überwinde ich meine Schreibblockade?

Es wird geraten, den Schreibtisch leerzuräumen, alle nicht benötigten Programme zu schließen, um sich nicht von E-Mails und Instant Messages ablenken zu lassen, die Musik aus- und das Licht anzuschalten, Kaffee zu trinken (oder auch nicht), vorher auszuschlafen oder spazierenzugehen, zumindest den Raum gut durchzulüften – diese Liste ließe sich noch lange fortführen. Letztlich laufen alle Ratschläge darauf hinaus, die richtigen äußeren Bedingungen zu schaffen. Das ist wichtig, aber nur ein Teil des Anfangens. Wie man das Schreiben tatsächlich beginnt, das sagt kaum ein Ratschlag.

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Wer nicht täglich von Meeting zu Meeting eilt, braucht den Kalender eigentlich nur als Gedächtnisstütze. Ich lasse deshalb meine Terminliste tagsüber geschlossen und arbeite nur mit der ToDo-Liste.

Das E-Mail-Programm sollte man ja ohnehin schließen, wenn die Post gelesen und beantwortet ist. Bei diesem häufig gehörten Rat geht es darum, sich nicht ablenken zu lassen, wenn alle paar Minuten eine E-Mail eintrifft. Ich versuche aus diesem Grund, so viele Programme wie möglich geschlossen zu halten. Bei mir gehört auch der Kalender dazu.

Mein Kalender ist ein Reminder – ein Hilfsmittel, mich an etwas zu erinnern. Dort kommt nur hinein, was mit einem bestimmten Datum fest verbunden ist. Alles andere wandert auf die To-Do-Liste – auch zeitlich unspezifische Aufgaben wie “am Wochenende Mama anrufen”. Deshalb reicht es mir auch, morgens einmal in den Kalender zu schauen.

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