Ich geb’s ja gerne zu, ich bin ein Voyeur. Ich liebe es zu sehen, wie andere es machen. Wie sie ihr Arbeitszimmer einrichten, ihren virtuellen Schreibtisch einrichten und was sie unterwegs so dabei haben. Mit imgriff habe ich jetzt die Möglichkeit, diese versteckte Leidenschaft etwas direkter anzugehen. Also, zeigt mir eure Taschen. Ich mach auch den Anfang. Hier ist die Tasche und der Inhalt, mit dem ich vorhin aus dem Haus gegangen bin.

Klickt auf das Bild, um die flickr-Version mit Notizen anzuschauen.

Und das schleppe ich so mit mir um:

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Im vierten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um die drei grundlegenden Aktionen zum Umgang mit dem Chaos in unserem Kopf: Alles klar definiert zu Papier bringen, den physikalisch durchführbaren nächsten Schritt bestimmen und alles in einem System festhalten, dem unser Hirn vertraut.

?Ich muss noch Kunde XY anrufen.? ?Komm nicht ohne Windeln nach Hause.? ?Ich will Spanisch lernen.?

Lose Enden
Unser Alltag ist voll von diesen inneren Verpflichtungen, die wir verspüren. David Allen nennt sie ?lose Enden? (open loops). Alles, was unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht, weil wir noch nichts damit getan haben, ist ein loses Ende. Das geht deutlich weiter als explizite Verpflichtungen, die wir Personen gegenüber eingegangen sind. Jede E-Mail in unserem Eingangskorb, jeder Brief auf unserem Schreibtisch, jede Nachricht auf der Mailbox ist ein loses Ende, bei dem wir uns verpflichtet fühlen, etwas damit zu machen, es zu bearbeiten, es zu beenden oder uns sonst wie darum zu kümmern.

Wenn wir uns nicht um all diese Verpflichtungen, die wir empfinden, kümmern, sie identifizieren und sammeln, um dann konkret zu entscheiden, welche Schritte wir mit ihnen tun, wird unser Unterbewusstsein uns ständig an die Verpflichtungen erinnern. Das produziert den Stress, den wir häufig empfinden, weil wir uns nicht mehr als Herr der Lage fühlen.

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Im dritten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um David Allen, den Entwickler von GTD, der seine Ideen bereits Anfang der achtziger Jahre entwickelte und immernoch herrlich undogmatisch mit ihnen umgeht.

Eigentlich wollte ich heute mit den Grundlagen von GTD weitermachen. Aber mir kam die Idee, noch einen kurzen Abstecher zu wagen, bevor es richtig los geht. Ich beschäftige mich seit über zwei Jahren mit GTD und habe mitbekommen, was Leute an Vorbehalten und Misstrauen gegenüber dem System haben.

Diese Erfahrungen sind für mich der Grund, mir drei Artikel Zeit zu lassen, bevor es an die Materie geht. Ich habe gemerkt, dass es oft kleine, unbewusste Sachverhalte sind, die mit dem eigentlichen System nichts zu tun haben, die dafür sorgen, dass man sich distanziert und von vornherein kritisch an die Sache herangeht.

Das erste Problem ist der Hype. Gerade wir hier im deutschsprachigen Europa sind besonders misstrauisch gegenüber allem, was hochgelobt und von vielen enthusiastisch vertreten wird. Mit dieser Brille schauen wir uns dann das System an und sind unterbewusst schon entschlossen, es abzulehnen. Die Begründung, die wir dann meistens finden, ist in der Regel, dass das ja alles nichts besonderes sei und wir das meiste ja ohnehin schon tun würden.

Der Widerwille gegenüber einem gehypten System hängt auch mit der Angst zusammen, irgendeinem Selbsthilfe-Guru oder sonstigen Scharlatan auf den Leim zu gehen. Bei all dem Müll, der da draußen im Selbsthilfebereich existiert, ist dieses Misstrauen auch durchaus angebracht und gesund. Und gerade deshalb will ich an dieser Stelle ein paar Worte zu David Allen schreiben.

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So bleiben Kabel mit Hilfe eines Papier-Clips auf dem Schreibtisch

Gerade habe ich bei Lifehacker einen genial einfachen Trick gefunden, um Kabel wie z.B. das zum Laden meines Handys, davor zu bewahren, ständig vom Schreibtisch zu rutschen. Man nehme einfach einen Papier-Clip, entferne einen der Arme, ziehe das Kabel durch die Ösen, befestige den Arm wieder am Clip und schon kann man das Kabel irgendwo auf dem Schreibtisch befestigen. Die Bilderserie zu diesem Trick gibt?s hier.

Stift und Papier sind die idealen Hilfsmittel, um Ideen zu sammeln. Digitale Werkzeuge helfen am einfachsten, alles zu speichern, zu sortieren und zugänglich zu machen. Entweder oder? Wer das Maximum an Effektivität haben will, nutzt am besten beides.

Man könnte meinen, es gibt mal wieder nur zwei Sorten von Menschen: Das Papier-Lager schwärmt von Moleskines und schwört auf Hipster PDAs (dazu bald mehr); das digitale Lager dagegen setzt auf den Laptop auf den Knien und fühlt sich ohne Computer und Web-Applikationen hilflos. Glen vom LifeDev-Blog hat sich des Konflikts angenommen und auf seinem LifeDev-Tools-Blog eine Serie zu dem Thema geschrieben, in der er die jeweiligen Vorteile der beiden Systeme vorstellt und eine Antwort auf die Frage ‘Stift und Papier oder digitale Werkzeuge?’ gibt.

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Im zweiten Teil der GTD-Grundlagenserie geht es um das Grundprinzip von GTD, den Alltag zu beherrschen.

Ich gehe davon aus, dass jeder, der diese Zeilen liest, das Gefühl der Überforderung kennt. Wir alle haben in der Regel mehr um die Ohren als uns eigentlich lieb ist. Und ständig kommen neue Aufgaben und Informationen hinzu. Die meisten von uns arbeiten den Großteil ihrer Arbeitszeit im Feuerwehrmodus. Wir rennen nur noch von Feuer zu Feuer und kommen nur noch selten dazu, Dinge geplant anzugehen.

Das Tempo scheint sich ständig zu erhöhen. Vor allem das Web sorgt dafür, dass Kommunikation sich ständig beschleunigt und der Umfang der Informationen, die auf uns einprasseln, konstant zunimmt. Letztes Jahr waren es nur 50 neue E-Mails am Tag, dieses Jahr sind es schon 200. Bis vor wenigen Jahren war es einfach nicht möglich mehr als eine bestimmte Anzahl Webseiten zu verfolgen. Mit der Entwicklung von RSS und Feedreadern verfolgt manch einer nun 500 Webseiten und mehr am Tag.

Das Problem ist, dass sich unsere Arbeitswelt so schnell verändert, dass unsere Methoden, unsere Arbeit zu organisieren, mit der Entwicklung nicht mitkommen. Die Anzahl der Produktivitätsblogs im englischsprachigen Raum zeigt den hohen Bedarf nach zeitgemäßen Ideen, die einen wieder Herr der Lage werden lassen. Dabei gibt es drei verschiedene Herangehensweisen an das Problem.

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Wie erwartet ist die Produktivitätsblogosphäre voll mit Artikeln über Tim Ferriss? The 4-Hour Workweek. Hier sind einige Links:

• * LifeDev: Interview mit Tim Ferriss
• * LikeItMatters: Audio-Interview mit Tim Ferriss
• * WebWorkerDaily: Ausgewogenerer Artikel zum Buch (Ferriss meldet sich in den Kommentaren zu Wort)
• * Unclutterer: Artikel über Ferriss? Ideen zum Entrümpeln
• * Problogger (Part 1 & 2): Ausführliches Interview mit Fokus auf den Prozess des Buchschreibens

Johannes Kleske ist freier Webworker und lebt in Karlsruhe. Er wartet noch immer auf Amazon, um das Buch endlich selbst zu lesen.

Während Du das hier liest, was geht Dir durch den Kopf? Fällt Dir mitten im Absatz ein, dass Du dem Nachbarn noch den Grill zurückgeben musst? Kannst Du Dich voll auf diesen Artikel konzentrieren, auf das, was Du gerade machst, oder schwirren Dir ständig tausend Sachen im Kopf herum, die Du nicht vergessen darfst?

Wenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas wichtigeres zu tun gäbe.

Das Gegenteil davon ist der sogenannte Flow-Zustand, das Gefühl, “im Fluss” zu sein. Wenn man dieses Stadium bei einer Aufgabe erreicht hat, vergisst man alles um sich herum. Zeit wird belanglos, Arbeitsschritte laufen wie von selbst. Manchmal hat man das Gefühl, sich selbst dabei zusehen zu können, wie man die Dinge Schlag auf Schlag erledigt bekommt. “Erwacht” man aus diesem Zustand, scheint die Zeit stehengeblieben zu sein, während man zwei Mahlzeiten verpasst hat.

Der Flow-Zustand ist der Himmel für jeden, der produktiv arbeiten will. Allerdings ist er sehr anspruchsvoll. Um in den Arbeitsfluss zu gelangen, muss der Kopf völlig frei von ablenkenden Gedanken sein. In einer Arbeitswelt, die von Multitasking, tausend Projekten gleichzeitig und ständigen Unterbrechungen geprägt ist, lassen sich diese Voraussetzungen kaum erfüllen.

An dieser Stelle setzt “Getting Things Done” (kurz: GTD) von David Allen an, ein Selbstorganisationssystem, das helfen soll, all die Gedanken, die im Kopf herumschwirren, in einem verlässliches System außerhalb unseres Kopfes festzuhalten, so dass der frei und bereit für den Flow-Zustand ist.

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Brian Oberkirch hat genug von den ständigen Unterbrechungen, die seine Produktivität massiv beeinträchtigen. Während er The 4-Hour Workweek liest hat er aus dem gelesenen einen Maßnahmenplan zusammengestellt. Der Plan gibt eine ganz gute Übersicht über die Tipps und Hacks, die Tim Ferriss vermittelt.

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Im virtuellen Büro haben Instant Messenger (Chatprogramme wie AIM, ICQ oder iChat) inzwischen E-Mail und Telefon als primäre Kommunikationsmittel abgelöst. Das löst alte Probleme, kann aber auch neue schaffen.

Instant Messenger sind nicht so direkt wie ein Anruf, der andere kann langsamer reagieren. Sie sind aber direkter als E-Mails, weil in der Regel der Austausch in kurzen Nachrichten läuft, die schnell hin und her gehen. Nichtsdestotrotz erfordern Instant Messenger einen sehr bewussten und überlegten Umgang, da sie zu penetranten Produktivitätskillern werden können.

Webworker sehen sich immer mehr mit diesem Dilemma konfrontiert. Gina Trapani schreibt bei Lifehacker, dass sie lange gar keine Instant Messenger benutzt hat, weil sie die Unterbrechungen ständig aus dem Arbeitsfluss gebracht haben. Im letzten Monat hat sie es wieder neu probiert und dabei einige Prinzipien entwickelt, die ihr helfen sollen, die direkte Kommunikation mit der Produktivität zu verbinden.

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