He told me to get a big wall calendar that has a whole year on one page and hang it on a prominent wall. The next step was to get a big red magic marker.

He said for each day that I do my task of writing, I get to put a big red X over that day. “After a few days you’ll have a chain. Just keep at it and the chain will grow longer every day. You’ll like seeing that chain, especially when you get a few weeks under your belt. Your only job next is to not break the chain.”

“Don’t break the chain.” He said again for emphasis.

Es immer wieder faszinierend, wie groß die Rolle von Fleiß und Ausdauer im Vergleich zu anderen Dingen (z.B. Talent) ist.

Eine schöne Ergänzung zum Thema gibt es bei Trizle, die darüber schreiben, wie man die täglichen Dinge angehen kann, um noch besser zu werden:

When you explicitly seek to improve whatever you?re doing, you?ll start adopting freakish talents that will rock the effa out of whoever?s in your way.

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AC #57:

In this interview, we ask David how creative professionals can better implement GTD and find increasing degrees of productivity and freedom.

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Behance, ein amerikanischer Hersteller von Produktivitätsprodukten, empfiehlt, abgeschlossene To-Do-Listen nicht wegzuschmeißen sondern an die Wand zu hängen.

When you complete a list of action steps, your instinct might be to throw the list away. After all, the work is completed! However, some creative professional teams take a different approach; they relish their progress. Some go so far as surrounding themselves with it.

Jetzt müsste man es nur noch schaffen, eine To-Do-Liste mal komplett abgearbeitet zu bekommen?

[via LifeDev]

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How David Allen mastered getting things done:

If you had told me in 1968 that I’d end up being a personal productivity consultant,” Allen says over dinner in Ojai, a small town near Santa Barbara, “I would have told you you’re out of your mind.”

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Chaos, das große Feindbild von uns Produktivitätsfreaks. Wir versuchen es mit allen Mitteln zu vermeiden. Dann kommt es doch, mal langsam und schleichend, mal überraschend und mit voller Wucht.

Und plötzlich haben wir alle Hacks, Tipps und Methoden vergessen und rennen ziellos umher wie ein Huhn ohne Kopf. Wir werden zur Feuerwehr, rennen von Brandherd zu Brandherd und löschen überall da, wo es gerade am nötigsten ist.

In solchen Zeiten kommt alles auf den Prüfstand, was wir uns als wunderbar hilfreich und produktivitätsfördernd in unserem Kopf ausgemalt haben. Deswegen sind solche Zeiten auch aus Produktivitätssicht sehr hilfreich, weil sie uns helfen, das wirklich nützliche vom vermeintlich hilfreichen zu trennen.

Plötzliche Veränderungen

Ich stecke gerade in so einer Situation. Vor einem Monat kam die Anfrage einer Agentur. Vier Wochen später beende ich meine Arbeit als freier Konzepter und wechsle in eine Festanstellung.

Mein Kopf schwirrt mit Gedanken, Planungen und Organisationen. Dinge bleiben liegen (wie man auch hier sehen konnte), andere werden abgesagt oder schlampig erledigt. Mir wurde schnell klar, wo die Stärken und die Schwächen meines Systems liegen.

Der falsche Traum

In den vergangenen Wochen ist mir aufgefallen, dass wir mit all den Systemen a la Getting Things Done (GTD) usw. immer versuchen, auf den idealen Produktivitätszustand hinzuarbeiten. Wir malen uns aus, dass wir in Zukunft irgendwann auf dem Level der totalen Produktivität ankommen werden. Wenn mal alles perfekt implementiert, durchorganisiert und geregelt ist, dann werden wir das Produktivitätsnirvana erreicht haben. Ein wunderschöner Traum.

Ich glaube, der Ansatz ist falsch und deswegen scheitern wir auch ständig. Dieser Idealzustand lässt sich nicht erreichen, weil unser Leben viel zu komplex und ständig in Bewegung ist. Ich kann meine E-Mail-Kommunikation perfekt in den Griff bekommen und plötzlich kommt die große Anfrage per IM herein, wofür ich kein System habe. Was nun?

Meine These: Wir sollten unsere Systeme, Konzepte, Tricks und Hacks nicht für den Idealzustand sondern für das Chaos optimieren.

GTD im Chaos

Diese These hat sich bei mir entwickelt, seitdem ich mich so ausführlich wie noch nie mit GTD beschäftige. Aus meiner Sicht wird GTD häufig als System missverstanden, das für den Idealzustand geschaffen wurde. Leute scheitern dann in der Regel mit ihrer GTD-Implementierung, wenn das erste Mal das Chaos ausbricht.
Dabei lässt sich bei David Allen gerade in seinen Interviews immer wieder heraushören, dass es ihm nicht um die perfekte Implementierung sondern um die ständige Adaption auf die aktuelle Situation geht.
Ich habe dazu schon mal im Zusammenhang mit der Wöchentlichen Durchsicht geschrieben. Diese wurde von Allen vor allem eingeführt, weil er weiß, dass man in einem hektischen Alltag nicht immer Herr der Lage bleiben kann. Deswegen empfiehlt er einen festen, wöchentlichen Termin, an dem man sich wieder den Überblick verschafft.

Tipps fürs Chaos

Hier sind einige Tipps, wie man seine Produktivität im Hinblick auf das Chaos optimieren kann:

• Frag dich bei jedem Hack oder Trick, den du ausprobierst, ob du ihn auch unter Stress noch anwenden würdest. Hilft er dir der Trick unter Stress produktiv zu bleiben? Würdest du das Programm auch noch nutzen, wenn du keine Zeit hast?
• Trainiere deine Prozesse, bis du sie beherrschst, ohne über sie nachzudenken. Nur so kannst du sie in Stresszeiten anwenden, ohne noch mehr Stress zu produzieren.
• Wenn du durch eine Chaoszeit gegangen bist, schaue bewusst zurück und analysiere, welche Dinge funktioniert und welche versagt haben oder liegen geblieben sind. Daraus lässt sich viel ableiten, mit dem man Dinge in Zukunft bewerten kann. Auch lässt sich so bestimmten, wo man noch Bedarf zur Optimierung hat.

Man könnte zusammenfassend sagen, dass es beim Thema Produktivität unter anderem darum geht, auf Krisen vorbereitet zu sein. Wer einen Plan hat, was zu tun ist, wenn die Zeit knapp wird und die Ressourcen eng, kann schneller, gezielter und besser reagieren.

Nun seid ihr dran: Wie geht ihr mit chaotischen Zeiten um? Welche Methoden und Tricks haben sich für euch bewährt, um das Chaos zu überstehen?

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Wir würden gerne wissen, wie wichtig das Thema für euch ist. Ertrinkt ihr in eurer Mailflut oder habt ihr eure Kommunikation voll im Griff? Schreibt uns einfach einen Kommentar mit der Anzahl der E-Mails in eurer Eingangsbox (z.B.: Gesamt: 540, Ungelesen: 233).

Sobald wir erfolgreich Sommergrippe und aktuelle Stresssituationen bekämpft haben, gibt es auch wieder ausführlichere Artikel.

Nachtrag: Haha, also entweder trauen sich die Chaoten nicht oder es ist tatsächlich war, dass nur produktive Leute Produktivitätsblogs lesen.

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Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD) und beschreibt den ersten Schritt des natürlichen Projektplanungsmodells von GTD. Willst du lieber zum Anfang?

Du willst jetzt sofort produktiver sein? Du willst in diesem Moment deine Arbeit verbessern? Es gibt ein Wort, eine Frage, die wie keine andere direkten Einfluss auf unsere Produktivität nehmen kann. Nimm dir die Aufgabe, die gerade vor dir liegt oder die als nächstes dran ist und frage dich: Warum?
Warum gehe ich zu dem Meeting? Warum telefoniere ich mit dieser Person? Warum gehe ich mit meinem Partner aus?

Diese kleine Frage, die eigentlich völlig selbstverständlich sein sollte, hat eine unglaubliche Wirkung, gerade weil man sie im Alltag gerne vergisst. Sie definiert den Zweck einer Aufgabe, eines Projekts oder einer Tätigkeit und führt einen immer ein Stück näher zum Kern des Ganzen. Wer sein Leben im Griff haben will, muss es reflektieren. Der Schlüssel dazu ist die Warum-Frage.

Die Warum-Frage beinhaltet folgende konkrete Nutzen:

• Sie definiert Erfolg.
• Sie kreiert Entscheidungskriterien.
• Sie bestimmt die Ressourcenverteilung.
• Sie motiviert.
• Sie macht Ungenaues klarer.
• Sie erweitert die Möglichkeiten.

Sie definiert Erfolg. Wenn ein Sportler das Ziel nicht kennt, kann er das Rennen nicht gewinnen. Das gleiche gilt für Projekte. Wenn man den Zweck eines Projekts nicht kennt, kann es nicht erfolgreich sein. Der Zweck definiert, wie der Erfolg aussieht. Von diesem Punkt geht alles aus und auf ihn führt alles wieder hin.

Sie kreiert Entscheidungskriterien. Von ?Gebe ich den Auftrag an eine große Online-Agentur oder an den Informatik-Studenten?? bis zu ?T-Shirt oder Anzug?, nur wenn man den Zweck kennt, kann man gute Entscheidungen treffen. Deswegen sollte man, wenn man bei einer Entscheidung ins Stocken gerät, immer als erstes checken, ob die Warum-Frage geklärt ist.

Sie bestimmt die Ressourcenverteilung. Budgets haben die Eigenschaft, begrenzt zu sein. Arbeitskraft ist nicht unendlich. Der Zweck hilft dabei, Geld, Muskeln und Wissen so zu verteilen, dass man am Ziel ankommt.

Sie motiviert. Wer sich gestresst fühlt und wem die Energie ausgeht, der kann sich in der Regel schon helfen, indem er sich fragt, warum er das alles eigentlich macht und was der Zweck seiner aktuellen Tätigkeit eigentlich ist. Meist reicht die Antwort darauf schon für einen neuen Schub.

Sie macht ungenaues klarer. Schon als wir die graue Masse aus unserem Kopf zu Papier gebracht haben, haben wir gemerkt, wie der Schritt des Definierens uns hilft, die losen Enden in unserem Leben klarer zu sehen und dadurch mehr Kontrolle zu bekommen. Wann immer ein Projekt aus dem Fokus gerät, sich schwammig anfühlt und man es nicht mehr richtig greifen kann, sollte man mal wieder die Frage ?Warum machen wir das hier eigentlich?? auf den Tisch werfen.

Sie erweitert die Möglichkeiten. Wenn man ein Projekt wieder greifen kann und den Zweck definiert hat, fällt es einem sofort leichter, genaue, nächste Schritte zu bestimmen, wie man diesen Zweck erfüllen kann. Wo man sich vorher vielleicht nicht getraut hat, eine Möglichkeit auszusprechen, weiß man nun viel sicherer, ob sie das Projekt voranbringt oder nicht. Und ist der Kopf erstmal klar, kommen auch schnell neue Möglichkeiten dazu.

Diese Nutzen helfen einem, die Qualität seines Zwecks zu bestimmen. Wenn man sie nicht verspürt, dann ist der Zweck in der Regel zu allgemein und ungenau formuliert.
?Eine schöne Party? als Zweck wird nicht ausreichen, um den Erfolg zu definieren und die Ressourcen richtig zu verteilen. Man muss genauer bestimmen, welche Kriterien für einen eine schöne Party ausmachen. Dabei kann die Gegenfrage ?Wie stelle ich fest, dass etwas den Zweck verfehlt?? helfen.

Prinzipien

Neben dem Zweck gibt es noch einen wichtigen Erfolgsfaktor für Projekte, der aber praktisch nie ausgesprochen, geschweige denn definiert wird: Prinzipien. Prinzipien sind die Standards und Werte, die man hat und die großen Einfluss darauf haben, ob ein Projekt angenehm oder stressig verläuft.

David Allen empfiehlt, sich der Frage nach den eigenen Prinzipien mit der Vervollständigung des Satzes ?Ich würde anderen völlige Handlungsfreiheit geben solange sie?? zu nähern. Einer mag ??das Budget einhalten? denken, ein anderer ??offen kommunizieren.? Das schwierige dabei ist, dass wir uns oft gar nicht selbst bewusst sind bzw. definiert haben, welche Prinzipien uns wichtig sind.

Wenn man auf der anderen Seite seine eigenen Standards und Werte offen kommuniziert kann das den Erfolg eines Projekts sehr positiv beeinflussen, denn wo der Zweck die Motivation und die Richtung für ein Projekt vorgibt, definieren die Prinzipien die Kriterien für exzellentes Verhalten im Projektteam.

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Nun hat Leo in zwei Artikeln verraten, wie er das alles geregelt bekommt:

• How I Work 2 Jobs, Blog and Still Find Time for My Wife and 6 Kids enthält sieben Punkte, die ihm dabei helfen, alles unter einen Hut zu bringen.
• In How I Work: Zen Habits Applied to My Life beschreibt Leo seinen Tagesablauf im Detail und lüftet das Geheimnis, wie produktiv er wirklich ist.

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Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD). Willst du lieber zum Anfang?

Und weiter geht?s mit unserer Grundlagenserie zum Selbstmanagementsystem Gettings Things Done. Als letztes haben wir uns den Prozess zur horizontalen Erfassung von losen Enden in unserem Leben angeschaut. Horizontal bedeutet dabei, in die Breite zu gehen und alles zu erfassen, was gerade in unserem Leben vorgeht und worin wir alles involviert sind. Nun schauen wir uns die vertikale Erfassung an, d.h. wir gehen in die Tiefe und planen für die Projekt die Details.

Für David Allen ist dabei jeder Vorgang in unserem Leben, der mehr als einen physischen, nächsten Schritt braucht, ein Projekt, und die vertikale Betrachtung dieser Projekte ist Projektplanung. Manchmal sind diese Projekte so umfangreich, dass man ein komplexeres System braucht, um die Projekte zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren. Aber der Großteil aller Projekte in unserem Leben lässt sich weitgehend intuitiv mit einer Methode erfassen, die David Allen das natürliche Planungsmodell nennt und die darauf aufbaut, wie unser Hirn ?von Haus aus? funktioniert.

Ein Beispiel für natürliche Planung

Dieses Modell ergibt sich daraus, wie unser Hirn Projekte plant, wenn wir uns nicht bewusst sind, dass wir planen. Als wir das letzte Mal mit unserem Partner essen waren, haben wir wahrscheinlich keine bewusste Projektplanung durchgeführt. Trotzdem ist unser Kopf einige bestimmte Schritte durchgegangen, um den Abend zu organisieren.

Irgendetwas hat uns dazu gebracht, über einen Abend mit unserem Partner nachzudenken, mag es Hunger gewesen sein oder der Wunsch, die Beziehung weiterzubringen. Was auch immer der Zweck war, dem dieser Abend dienen sollte, er führte dazu, dass wir mit der Planung begannen.

Auch wenn man nicht bewusst über sie nachgedacht hat, so gab es doch bestimmte Prinzipien, die für einen wichtig waren und die einem die Rahmenbedingungen vorgegeben haben: Welche Qualität soll das Essen haben und was darf es kosten? Wie lange muss man warten und wie gemütlich ist der Ort?

Nachdem man sich entschieden hatte, den Abend mit dem Partner zu verbringen, fing man direkt an sich vorzustellen, was man machen könnte und wie das aussehen würde, um den Zweck des Abends zu erfüllen. Man stellte sich das Lieblingsrestaurant vor und dachte über den guten Wein nach, den es dort gibt.

Sobald klar war, wie man den Abend verbringen wollte, fingen die Gedanken an, sich um die Umsetzung zu kümmern. Unser Hirn stellte eine Diskrepanz zwischen dem gewünschten Ausgang und dem aktuellen Zustand fest und fing automatisch an, die Lücken auszufüllen. Wir fragten uns, was die beste Zeit sei, wie voll das Restaurant sein würde und ob noch genug Benzin im Auto ist. Unser Hirn hat dabei die verschiedenen Aspekte des Abends nicht Schritt bei Schritt durchdacht, sondern sie sind uns willkürlich einer nach dem anderen eingefallen.

Sobald wir das Gefühl hatten, die wichtigsten Aspekte beieinander zu haben, fangen wir unbewusst an, diese zu organisieren. Wir bringen sie in Reihenfolge (wir checken zuerst, ob der Partner überhaupt Zeit hat, bevor wir den Tisch reservieren) und setzen Prioritäten (welche Restaurants mag der Partner am liebsten).

Wenn der Abend geplant ist beenden wir unseren Denkprozess, indem wir den nächsten Schritt festlegen und bei verfügbarer Zeit direkt angehen.

Das natürliche Planungsmodell

Zusammengefasst haben wir folgende Schritte zur Planung des Abends mit unserem Partner unternommen:

1. Zweck und Prinzipien definiert
2. Ausgang vorgestellt
3. Brainstorming
4. Organisiert
5. Den nächsten Schritt identifiziert

Auch wenn wir uns wahrscheinlich nie wirklich bewusst waren, dass wir gerade einen dieser Schritte durchführen, so setzen wir sie doch immer wieder ein, wenn wir ein Vorhaben im Alltag voran bringen wollen.

Wenn wir uns diese Schritte bewusst machen und unsere Planung mit ihnen gezielter steuern, ohne uns einem Modell zu versklaven, können unsere ?Projekte? einen Produktivitätsschub bekommen, der uns fast keinen Zusatzaufwand kostet. Das Problem des natürlichen Planens ist, dass man erstmal lernen muss, es sich bewusst zu machen, wenn man gerade am Planen ist und dann alle Schritte durchzuführen.

Das natürliche Planungsmodell ist eines der am meisten vernachlässigten Prinzipien von GTD, obwohl es mit am leichtesten zu ?implementieren? ist. In den nächsten Artikeln werden wir uns jeden einzelnen Schritt des natürlichen Planungsmodells genauer ansehen. Entscheidend ist dabei, dass wir genau verstehen, worum es bei jedem Schritt geht, damit wir in der Praxis nicht mehr über sie nachdenken, sondern sie einfach durchführen können.

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Auch wenn Macs noch immer eine Form von Statussymbol und Fashionstatement sind, so sind für mich als jemanden, der zwölf Stunden am Tag vor dem Rechner sitzt, die Bedienung und damit das Betriebssystem ausschlaggebend und nicht die Computer. Ich bin vor über fünf Jahren auf den Mac gewechselt, weil ich eine Präsentation zu Mac OS X gesehen habe und mich begeistert hat, wie Apple alles tut, um dem Benutzer die Arbeit zu erleichtern.

Deswegen sind für mich Präsentationen, wie die Keynote (Stream) von Steve Jobs am Montag zur Eröffnung der World Wide Developer Conference von Apple, bei der er neue Funktionen der nächsten Mac-OS-X-Version Leopard vorgestellt hat, viel spannender als andere Präsentationen z.B. von neuen Macs oder iPods, weil das Betriebssystem den größten Einfluss auf meinen Arbeitsalltag hat.

Gerade in Sachen Produktivität hat Leopard einige neue Funktionen in petto, die wir euch hier schon einmal vorstellen wollen. Zusätzlich gibt es Tipps, wie man manche der Konzepte schon heute mit der Hilfe von Tricks oder Software einsetzen kann.

Aufgeräumter Desktop mit Stacks

Bisher hatte Mac OS X die unangenehme Angewohnheit alle Downloads aus Programmen wie Safari, iChat oder Mail direkt auf dem Desktop zu speichern. Das hat den gleichen Effekt wie wenn man alle Briefe, Memos, Zeitschriften und Dokumente immer nur einfach auf seinem Schreibtisch ablegt, irgendwann geht man im Chaos unter und findet nichts mehr.

Apple hat sich dem Problem in Leopard mit der Hilfe von Stacks (Stapel) angenommen. Stacks sind beliebige Zusammenstellungen von Dateien, Ordnern oder Programmen, die man auswählen und als Icon im Dock ablegen kann. Klickt man auf das Icon, fährt der Stack blitzschnell aus und zeigt alle Inhalte an.

Ein Stack kann z.B. der Programmordner sein. So kann man mit zwei Klicks, egal, was man gerade am Rechner macht, ein anderes Programm starten. Ein anderer Stack könnte z.B. alle Dokumente enthalten, die man an einem Tag braucht.

Leopard kommt mit dem vorinstallierten Stack ?Downloads.? Alle Downloads von Safari, iChat und Mail werden direkt dort gespeichert, womit das Problem des zugemüllten Desktops zumindest nicht mehr von Haus aus auftritt.

Die Produktivitätsvorteile von Stacks sind damit klar: Schneller Zugriff auf die wichtigsten Dokumente, Ordner und Programme über das Dock, sowie ein aufgeräumter Desktop.

Bereits heute kann man für Ordner eine Stacks-ähnliche Funktion von Mac OS X nutzen. Dazu zieht man einen Ordner aus dem Finder in das Dock in den Bereich neben dem Mülleimer. Klickt man dann mit links auf das neue Icon, öffnet sich der Ordner im Finder. Klickt man allerdings mit rechts auf das Icon, öffnet sich eine Liste mit dem Inhalt des Ordners.

Mail als Organisations- und Kommunikationszentrale

Immer mehr von unserem Arbeitsalltag läuft im E-Mail-Programm ab. Fast alle Kommunikation kommt hier an und ich kenne inzwischen einige Leute, die ihre Arbeit anhand von E-Mail-?To-Dos? organisieren. Apple trägt dieser Entwicklung Rechnung, indem sie das Mailprogramm von Mac OS X zur zentralen Organisations- und Kommunikationsstelle ausbauen.

In Mail lassen sich nun Notizen erfassen und verwalten. Sie können Grafiken, Text und Anhänge enthalten und lassen sich genauso wie E-Mails in Gruppen und intelligenten Ordnern organisieren. Das beste daran ist, dass Notizen ein zentraler Mac-OS-X-Dienst sind. D.h. man kann sie von jedem Programm aus erfassen, dessen Entwickler sie als Funktion eingebaut hat.

Das gleiche gilt für die neuen To-Do-Listen in Leopard. Waren sie bisher auf iCal beschränkt, so stehen sie nun zentral zur Verfügung und explizit auch in Mail. Musste man bisher per Copy&Paste Aufgaben aus einer E-Mail in die Liste in iCal aufnehmen oder sich mit Plugins wie MailTag helfen, kann man in Leopard Text in einer E-Mail markieren und diesen per Klick in eine Aufgabe umwandeln.

Selbst seine Nachrichten findet man mit Leopard in Mail, denn Apple baut es zu einem vollen Feedreader aus. Auch hier kann man intelligente Postfächer einsetzen, um Nachrichten zu filtern und zu organisieren.

Fokus mit Spaces

Das größere Bildschirme zu mehr Produktivität führen, zeigten zuletzt einige Studien. Wer nicht das nötige Kleingeld für einen weiteren Monitor hat, kann sich mit einer virtuellen Lösung helfen. Es gibt für jedes Betriebssystem Software, die einem ermöglicht, zwischen verschiedenen, virtuellen Desktops zu wechseln und so immer nur die Programmfenster zu sehen, die man gerade braucht. Das hilft dabei, sich auf die aktuelle Aufgabe zu fokussieren, ohne dass man mühsam alle anderen Fenster schließen oder verkleinern muss.

Mac OS X hat bereits mit Exposé eine elegante Lösung, um sich einen Überblick über die geöffneten Programme zu verschaffen und schnell zwischen Fenstern zu wechseln. Diese Funktion wird nun in Leopard um Spaces erweitert, die Implementierung von virtuellen Desktops in Mac OS X.

Die Standardfunktionalität kennt man dabei schon von anderen Lösungen. Man kann per Tastenkombination von einem ?Space? zum nächsten wechseln. Angelehnt an Exposé kann man allerdings auch eine Übersicht aufrufen, bei der alle Spaces verkleinert und abstrahiert nebeneinander dargestellt werden. So kann man sehen, in welchem Space gerade welche Fenster geöffnet sind. Zusätzlich kann man auch Fenster per Drag?n Drop von einem Space in einen anderen ziehen.

Wer virtuelle Desktops schon heute auf seinem Mac nutzen will, sollte sich VirtueDesktops ansehen.

Weitere Funktionen

Neben diesen Funktionen enthält Leopard noch viele weitere Erneuerungen, die unseren Arbeitsalltag deutlich erleichtern werden.

Für Webworker dürften die neuen Funktionen von iChat spannend sein, bei denen man seinem Chatpartner Dokumente in iChat präsentieren und gleichzeitig erklären kann. Ob die aktuelle Schnittfassung eines Films, eine Keynote-Präsentation oder eine Excel-Tabelle, fast alles lässt sich in iChat ?abspielen.? Das wird ein ganz großes Ding für verteilt arbeitende Teams.
Ebenfalls für Webworker sehr interessant dürfte die Möglichkeit in Leopard sein, von Haus aus sehr einfach auf den eigenen Rechner im Büro oder daheim zugreifen zu können, wenn man unterwegs ist. Dafür wird allerdings .mac benötigt, das ansonsten auch weiterhin sträflich vernachlässigt wird.

TimeMachine ist die neue Backup-Lösung von Leopard, die, abgesehen von dem etwas überzogenen Design, uns allen in Zukunft wahrscheinlich einiges an Ärger ersparen wird (es soll ja immer noch Leute geben die keine Backups machen). Besonders spannend ist dabei die Möglichkeit, die Backups über Airport (WLAN) auf einer zentralen Festplatte ablegen zu können.

Neben den oben erwähnten To-Do-Listen wurde iCal grundsätzlich überarbeitet und bietet noch mehr praktische Funktionen, wenn man viel im Team arbeitet und Termine koordinieren muss. So kann man sich mit Leopard direkt anzeigen lassen, welches Teammitglied wann freie Zeitblöcke hat und iCal kann davon ausgehend sogar den besten Termin für ein Meeting mit einer bestimmten Gruppen von Leuten vorschlagen.

Ausblick

Auch wenn Leopard erst im Oktober für ca. 130 ? auf den Markt kommen wird, deutet sich schon jetzt an, dass die neuste Version von Mac OS X unseren Arbeitsalltag wieder einen deutlichen Schritt einfacher und schöner machen wird. Bleibt zu hoffen, dass Apple es bis zum Herbst hinbekommt, dass die versprochenen Funktionen nicht nur schön aussehen, sondern auch einfach und vor allem schnell funktionieren.

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Dieser Artikel führt den Artikel ?Wie man Frühaufsteher wird? weiter.

Ich bin fasziniert von eurer Resonanz auf den Artikel zum Frühaufstehen. Das Thema scheint viele sehr zu interessieren. Die einen fühlen sich motiviert, es neu anzugehen. Andere fühlen sich angegriffen, weil sie selbst nur schwer morgens aus dem Bett kommen. Immer wieder wird darüber diskutiert, ob Frühaufstehen nun etwas mit den Genen oder doch mehr mit Disziplin zu tun hat.

Hier sind einige persönliche Gedanken von mir zu diesem Thema, die zum Teil auf Kommentare eingehen und zum anderen die Sache noch einmal etwas grundsätzlicher betrachten:

Die zentrale Frage, die bei dem Thema immer wieder auftaucht, ist, wie sehr Frühaufstehen etwas mit Veranlagung oder mit Disziplin zu tun hat. Ich glaube, dass der Grad da sehr schmal ist. Ich selbst z.B. habe lange gedacht, dass bei mir nichts geht, wenn ich vor 8 Uhr aufstehe. Das war meine Schlüsselzeit. Heute habe ich wenig Probleme um 5:30 Uhr aufzustehen. Das bedeutet aber nicht, dass es nicht andere gibt, bei denen es tatsächlich so ist, dass sie praktisch unmöglich vor einer bestimmten Uhrzeit fit sind.

Zwei Phasen der Produktivität

Aus meiner Erfahrung definiere ich hier mal zwei Phasen von Produktivität. In der ersten Phase hat man ein frisches Projekt vor sich und geht mit viel Zeit und Motivation daran, es umzusetzen. In diese Phase spielen Dinge wie Getting Things Done (GTD) und ähnliche Systeme rein, die einem helfen, sich voll auf das Projekt zu konzentrieren und es produktiv und vor allem kreativ voranzubringen.

Die zweite Phase ist die kurz vor der Deadline. Man weiß, dass es richtig übel wird, wenn das Projekt nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig wird. Ausgelöst durch den Druck erlebt man einen plötzlichen Produktivitätsschub, bei dem man in einer Nacht mehr erledigt bekommt, als in zwei Wochen.

Ich habe selbst sehr lange geglaubt, dass ich überhaupt nur mit Druck produktiv bin. Das lag vor allem daran, dass ich die andere Phase nicht durch GTD und Eliminierung von Unterbrechungen frei geräumt habe, um produktiv arbeiten zu können.

Das Problem der zweiten Phase ist, dass sie einen auf Dauer kaputt macht. Aus meiner eigenen Beobachtung würde ich behaupten, dass man in Stressphasen zwar durchaus sehr produktiv sein kann. Die Kreativität bleibt aber gegenüber der ersten Phase in der Regel weit hinter ihren Möglichkeiten zurück.

Diese zwei Phasen spielen für mich auch eine Rolle, wenn es um die Frage geht, wann man arbeitet. Wer den ganzen Tag seine Arbeit vor sich herschiebt, gerät abends unter Druck, wenigstens noch etwas erledigt bekommen zu müssen. Wer ein paar Mal eine Nachtschicht eingelegt hat, um eine Abgabe einzuhalten, kann durchaus dem Missverständnis erliegen, dass er nachts am kreativsten arbeitet.

Das Problem daran ist (wie oben beschrieben), dass die Ergebnisse hinter den Möglichkeiten einer entspannten, unterbrechungsfreien Arbeitsphase früher am Tag zurückbleiben. Ich selbst habe immer geglaubt, dass ich abends gut schreiben kann, bis ich durch meine Diplomarbeit entdeckt habe, zu was ich tatsächlich fähig bin, wenn ich meine Schreibphase in die Morgenstunden verlege.

Aber auch hier gilt, dass Menschen sehr unterschiedlich sind. Während der eine abends arbeitet, weil er die Aufgaben den ganzen Tag vor sich hergeschoben hat, kann es durchaus sein, dass der andere von seinem Typ her durch die Ruhe und Ungestörtheit der Abendstunden sein kreatives Potential erst so richtig ausleben kann.
Selbst wenn ich abends keinen Druck empfinde und entspannt arbeiten kann, so bleibt trotzdem der Umstand bestehen, dass ich bereits einen ganzen Tag in den Knochen und vor allem in meinem Kopf habe. Nach dem Aufstehen dagegen ist der Kopf entspannt, frisch und frei. Die Uhrzeit spielt dabei eher eine untergeordnete Rolle. Die Frage ist vielmehr, wo ich mich in meinem Tagesablauf befinde.

Aufstehen ist nur der Start

Es gibt für mich auch Arbeiten, die ich sehr produktiv abends ausführen kann. Gerade Dinge, die weniger Kreativität und mehr Ausdauer brauchen, funktionieren für mich abends besser, weil sie mich morgens eher nerven, wenn ich frisch und voller kreativer Energie bin.

Ich stelle immer mehr fest, dass Frühaufstehen nur ein Aspekt eines erfolgreichen Tages ist. Wann ich aufstehe, bestimmt meinen Start in den Tag. Aber ob dieser Tag für mich ?erfolgreich? ist, wird davon bestimmt, wie ich den ganzen Tag gestalte.

Deswegen wird es für mich immer wichtiger, meinen ganzen Tag in Phasen einzuteilen und meine Tätigkeiten nach diesen Phasen auszurichten (wie so eine Einteilung aussehen kann, folgt in einem anderen Artikel).

Die Uhrzeit ist unwichtig

Je länger ich darüber nachdenke, umso mehr fällt mir auf, dass die Uhrzeit beim Thema ?Frühaufstehen? eine untergeordnete Rolle spielt. Ob ich nun um 5 Uhr aufstehe und um 22 Uhr ins Bett gehe oder lieber um 10 raus und um 2 in die Koje ist erstmal egal. Denn eigentlich geht es um die Gründe hinter dem Frühaufstehen.

Wenn ich später aufstehe, ist das meistens damit verbunden, dass ich noch im Bett rumliege, obwohl ich schon wach bin. Irgendwann entschließe ich mich dann doch aufzustehen, schleppe mich ins Bad und versuche langsam in Gang zu kommen.

Frühaufstehen dagegen ist bei mir mit einer festen Morgenroutine verbunden, die mir hilft, direkt in den Tag zu starten. Ich stehe zu einer bestimmten Uhrzeit auf, erledige als erstes meine wichtigste Aufgabe für den Tag, dusche, frühstücke ordentlich und starte dann mit dem Rest der Aufgaben durch.

Wann ich diese Morgenroutine starte, ist völlig unerheblich. Aber ich habe gemerkt, dass es Auswirkungen auf meinen ganzen Tag hat, wenn ich auf diesen Start verzichte.

Angestellter vs. Selbstständiger

Grundsätzlich sieht das Thema ?Frühaufstehen? für Angestellte und Selbstständige sehr unterschiedlich aus. Man könnte auch noch weiter differenzieren in Leute, die im Büro arbeiten und Leute, die allein arbeiten usw.

Für den Angestellten kann Frühaufstehen sinnvoll sein, wenn er wichtige Aufgaben erledigen will, bevor der Trubel in der Firma losgeht und eine Unterbrechung auf die andere folgt. Auch kann er den Morgen nutzen, um sich die neusten Nachrichten anzusehen oder zu trainieren, was beides nur schwer während des Arbeitstages zu schaffen ist.

Für den Selbstständigen liegt der Reiz des Frühaufstehens weniger darin, morgens bestimmte Tätigkeiten erledigt zu bekommen. Für ihn ist der festgelegte Start vielmehr die Motivation, aus dem Bett zu kommen und nicht zuviel Zeit zu verschwenden.

Frühaufstehen ist kein Gesetz

Soviel mal an weiteren Gedanken zu dem Thema. Ganz grundsätzlich gilt, dass man es sich selbst nicht zu schwer machen sollte.
Es spricht doch nichts dagegen, bis 5 Uhr morgens im Club abzugehen und dann auszuschlafen, solange man es nicht jede Nacht macht, wenn man eigentlich was gebacken bekommen will. Frühaufstehen ist eine hilfreiche Gewohnheit, kein eisernes Gesetz. Regelmäßigkeit unterstützt uns dabei, eine Gewohnheit zu entwickeln. Aber wenn ich mir keine Ausnahmen erlaube, versklave ich mich meinem Wecker.

Ich würde bei dem Thema, wie bei allen anderen auch, dazu raten, zu experimentieren. Ich kann nur die beste Uhrzeit zum Aufstehen finden, wenn ich alle Uhrzeit mal ausführlicher getestet habe. Ich z.B. habe meinen Tagesstart seit dieser Woche um drei Stunden nach hinten geschoben, um zu sehen, ob ich dann ein bisschen besser mit meinem Umfeld im Einklang laufe, ohne meine Produktivität zu verlieren. Mal sehen, wie?s läuft.

Dieser Text ist mir was wert:

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Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD). Willst du lieber zum Anfang?

Wir sind beim letzten Schritt des zentralen GTD-Prozesses angekommen. Bisher haben wir uns angesehen, wie wir?

• ?die losen Enden und offenen Aufgaben in Eingangskörben erfassen.
• ?alle erfassten Dinge durcharbeiten, um zu entscheiden, was es ist und was dafür zu tun ist.
• ?alle Entscheidungen, Informationen und nächste Schritte in einem System organisieren.
• ?alles regelmäßig durchsehen, um es auf dem aktuellen Stand zu halten.

Damit wären wir beim fünften und letzten Schritt des Prozesses, dem Durchführen. Bisher war alles Vorbereitung und Organisation, nun geht es ans konkrete Arbeiten und die Frage ?Woran will ich jetzt arbeiten??

Das Organisationssystem aus den ersten vier Schritten nimmt uns dabei die Entscheidung nicht ab. Es hilft uns aber, darauf zu vertrauen, dass wir für eine gute Entscheidung alles im Blick und nichts übersehen haben.

Nun hat man also eine lange Liste mit nächsten Schritten vor sich. Wie entscheidet man nun, welchen davon man als nächstes angeht? David Allen setzt dabei auf die eigene Intuition und empfiehlt drei Modelle, die einem bei der Entscheidung helfen.

1. Das 4-Kriterien-Modell

Folgende 4 Kriterien helfen, zu jedem beliebigen Zeitpunkt den nächsten Schritt zu wählen (Reihenfolge beachten):

1. Kontext. Nächste Schritte wie Brainstorming oder Lesen können praktisch überall durchgeführt werden. Aber der Großteil der nächsten Schritte lässt sich nur in einem bestimmten Kontext erledigen. Manches kann man nur am Rechner erledigen, für anderes braucht man ein Telefon. Manche Schritte kann man nur im Büro erledigen, andere nur daheim oder im Laden. Dieses Kriterium schränkt die Liste der nächsten Schritte, die man aktuell erledigen kann, enorm ein.
2. Zeit verfügbar. Wenn man nur fünf Minuten Zeit hat, bevor man in ein Meeting muss, kann man keinen nächsten Schritt angehen, der 30 Minuten dauert.
3. Energie verfügbar. Manche Schritte brauchen ein hohes Level an Kreativität, die nach einem langen Tag meist nicht mehr zur Verfügung steht. Andere Schritte brauchen eher einen ausgeruhten Körper und mache Schritte brauchen weder viel Energie noch einen klaren Kopf.
4. Priorität. Wenn man mit den ersten drei Kriterien die Liste der möglichen nächsten Schritte reduziert hat, kommt nun die Intuition ins Spiel, um zwischen den verbleibenden, möglichen Schritten zu entscheiden. Die zwei nachfolgenden Modelle helfen dabei, einem klar zu machen, was einem am wichtigsten ist.

2. Das dreifache Modell

Mit dem dreifachen Modell evaluiert man seine tägliche Arbeit. Dabei gibt es drei verschiedene Arten von Arbeiten, die man tun kann:

• Vordefinierte Arbeit. Wenn man nächste Schritte von seiner Liste durchführt und seine Projekte voranbringt, tut man die Arbeit, die man vorher in den ersten vier Schritten des Prozesses definiert hat.
• Plötzlich anfallende Arbeit. Häufig taucht im Alltag Arbeit auf, mit der man nicht gerechnet hat und die dadurch nicht vorher definiert wurde. Anrufe, Aufgaben vom Chef, Gespräche. Tut man diese Arbeit, setzt man seine Priorität auf sie statt auf die vordefinierte Arbeit.
• Arbeit definieren. Um vordefinierte Arbeit zu tun, muss diese Arbeit erstmal definiert werden. Das ist die dritte Form von Arbeit, die man tun kann: die ersten vier Schritte des Prozesses durchführen.

Mit diesem Modell geht man sicher, dass man alle Formen von Arbeit erfasst und im Blick hat.

3. Das 6-Level-Modell

Wir haben uns schon angesehen, dass man bei GTD im Gegensatz zu vielen anderen Selbstmanagementsystemen bei der Arbeit im Alltag anfängt statt mit Lebenszielen. Trotzdem ist auch David Allen der Meinung, dass Prioritäten für gute Entscheidungen der wichtigste Faktor sind.

Dazu hat er ein Modell entwickelt, das einem sechs Perspektiven auf die eigene Arbeit gibt und einem dabei hilft aus jeder Perspektive Prioritäten zu setzen. Das Modell bedient sich dabei der Höhenangaben aus der Luftfahrt.

50,000+ Fuß: Das Leben
40,000 Fuß: Vision für die nächsten 3 bis 5 Jahre
30,000 Fuß: Ziele für die nächsten 1 bis 2 Jahre
20,000 Fuß: Bereiche der Verantwortlichkeit
10,000 Fuß: Aktuelle Projekte
Startbahn: Nächste Schritte

Wie ein Flugzeug starten wir dabei auf der Startbahn:

Startbahn: Nächste Schritte. Das sind die Listen mit nächsten Schritten und Aufgaben. All die E-Mails, die beantwortet werden müssen, Anrufe, die erledigt werden sollen, etc. Je nach Umfang sind das gut 300 bis 500 Stunden an Arbeit, wenn nichts mehr dazu käme.

10,000 Fuß: Aktuelle Projekte. Die nächsten Schritte sind aus den 30 bis 100 Projekten entstanden, die man aktuell am laufen hat. Das sind die kurzfristigen Ergebnisse, die man erreichen will. Ob das nun die Organisation einer Konferenz oder das Finden eines neuen Zahnarztes ist.

20,000 Fuß: Bereich der Verantwortlichkeit. Die meisten Projekte entstehen aus der Verantwortlichkeit für bestimmte Bereiche. In der Regel hat man 10 bis 15 von diesen Bereichen, in denen man Ergebnisse erreichen will. Im Beruf können das Bereiche wie strategische Planung, Mitarbeiterentwicklung oder Kundenservice sein. Im privaten gehören Gesundheit, Familie und Finanzen zu den Bereichen. Mit Hilfe einer Liste dieser Bereiche kann man die aktuellen Projekte besser evaluieren und gegebenenfalls ergänzen.

30,000 Fuß: Ziele für die nächsten 1 bis 2 Jahre. Arbeit und Verantwortlichkeiten entwickeln sich ständig weiter. Neue Bereiche der Verantwortung kommen dazu andere werden unwichtiger. Wenn man sich Ziele mit 1 bis 2 Jahren als Perspektive setzt, werden dadurch bestimmte Dinge im Leben wichtiger und andere unwichtiger werden.

40,000 Fuß: Vision für die nächsten 3 bis 5 Jahre. Wenn man sich soweit in die Zukunft bewegt, wird die Perspektive immer größer. Man denkt in Karriere- und Familiengrößen. Trends und Marktveränderungen sowie andere äußere Umstände spielen eine Rolle. Entscheidungen aus dieser Höhe haben großen Einfluss auf die eigene Arbeit auf vielen Leveln.

50,000+ Fuß: Das Leben. Hier geht?s um das große Ganze. Warum existiert man? David Allen nennt das die ultimative Jobbeschreibung. Alle Ziele, Visionen, Projekte und nächste Schritte gehen von dieser Perspektive aus und führen schließlich wieder zu ihr hin.

David Allen betont, dass dieses Modell nur eine abstrakte Hilfe ist, die niemals der Realität entsprechen kann. Vieles, worüber man nachdenkt, wird nicht direkt auf ein Level passen. Trotzdem kann das Modell sehr hilfreich sein, um einen ganzheitlichen Blick auf das eigene Leben und die eigenen Prioritäten zu bekommen.

Ein ganzheitlicher Blick hilft einem wiederum im Alltag intiuitiv zu entscheiden, welcher Schritt der nächste sein soll und die Arbeit durchzuführen.

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Imgriff.com ist nicht als ein Kurs gedacht, bei dem erwartet wird, dass der Leser alle ?Anweisungen? befolgt.

Vielmehr ist es ein Sammelbecken von verschiedensten Tipps, aus denen sich Jeder die heraussuchen kann, die für seine Situation passen und die ihm liegen.

Kein Tipp kann jemals für jeden Leser passen. Was für den einen enorm hilfreich ist, kann für den anderen ein kompletter Reinfall sein. Wir versuchen bei jedem Tipp Hinweise zu geben, in welcher Situation dieser am besten funktioniert. Wir vertrauen aber auch darauf, dass ihr selbst entscheidet, welche Tipps ihr ausprobiert, und welche ihr ignoriert.

Ganz grundsätzlich ist es uns an dieser Stelle wichtig zu betonen, dass es uns nicht darum geht, unsere Leser zu effizienten Erledigungsmaschinen zu machen. Alle Produktivitätstipps haben zwei Ziele:

• Die Dinge, die wir tun müssen, schnell und effizient hinter uns zu bringen.
• Die Dinge, die wir tun wollen, mit einem klaren Kopf anzugehen, umzusetzen und zu genießen.

Man kümmert sich einfach entspannter und zurückgelehnter um seine Herzensangelegenheiten, wenn man den Rest seines Alltags im Griff hat. Darum geht es.

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Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD). Willst du lieber zum Anfang?

Unser Ziel bei imgriff ist, unseren Lesern viele Tipps und Anleitungen zu geben, mit denen sie ihre Arbeit produktiver erledigen können, um so mehr Zeit für Familie und Freunde, neue Ideen und das Leben an sich zu haben. Die erste Herausforderung ist immer, einen Tipp auszuprobieren. Aber ob der Tipp einen tatsächlich produktiver macht entscheidet sich nur daran, ob man ihn konstant implementieren kann.

Man kann alles ausprobieren, was wir hier veröffentlichen oder verlinken. Aber nur das, was man regelmäßig macht, wird einem helfen, das die Arbeit und das Leben im Griff zu haben. Das gilt fürs Frühaufstehen genauso wie für Getting Things Done.

Durchsehen

Im vierten Schritt des zentralen GTD-Prozesses geht es um das Durchsehen.

Damit Listen und Ablagen in einem Zustand bleiben, in dem sie als externes Erinnerungssystem außerhalb des Kopfes dienen, muss man sie aktuell halten. Nur wenn das Unterbewusstsein darauf vertrauen kann, dass man nichts vergisst, was man erfasst, durchgearbeitet und organisiert hat, wird es aufhören, einen an die Dinge zu erinnern. Kann es dem nicht vertrauen, waren alle vorherigen Schritte sinnlos und das ganze System ist zum Scheitern verurteilt.

Damit lässt sich auch beantworten, wie häufig man seinen Kalender und seine Listen durchsehen muss: so häufig, dass das Unterbewusstsein beruhigt ist, dass man an alles denkt. In der Praxis haben sich dabei folgendes bewährt:

• Den Kalender checkt man mehrmals am Tag, um alle zeitkritischen Termine und Aufgaben im Blick zu haben. Er gibt den groben Tagesablauf vor und enthält alles, was fehlschlägt, wenn es nicht an dem Tag erledigt wird. David Allen empfiehlt, nachdem eine Aufgabe aus dem Kalender beendet wurde, den Kalender erneut zu checken, auf das, was noch ansteht.
• Wenn aktuell keine zeitkritische Aufgabe aus dem Kalender bearbeitet werden muss, kommen die Listen ins Spiel. Zunächst werden die Listen mit den nächsten Schritten gecheckt. Jeweils passend zu dem Kontext (?Im Büro,? ?Am Rechner? oder ?Im Supermarkt?) wählt man die entsprechende Liste aus. Die Listen für Projekte, die für Dinge, auf die man wartet und die ?Irgendwann/Vielleicht?-Liste schaut man nach der oben genannten Regel so oft durch, dass man sich nicht fragen muss, ob dort noch irgendwelche wichtigen Punkte verzeichnet sind.

Die Wöchentliche Durchsicht

Was mir bei David Allen und seinem System immer wieder positiv auffällt, ist sein Realitätssinn dafür, dass ihm klar ist, dass man es nie schaffen wird, ständig völlig organisiert zu bleiben. Ihm ist bewusst, dass Dinge in der Hektik des Alltags schnell außer Kontrolle geraten können und man nicht zu jedem Zeitpunkt einen perfekten Überblick über die Lage haben kann.

Umso mehr betont er, wie wichtig es ist, einmal die Woche klar Schiff zu machen und das entstandene Chaos zu beseitigen. Diese Wöchentliche Durchsicht (Weekly Review) ist dabei wie ein rauszoomen aus der aktuellen Arbeit, um sich wieder einen Überblick über die Gesamtsituation zu verschaffen.

Einmal die Woche, möglichst zu einem festgelegten Zeitpunkt, sollte man sich die Zeit nehmen, um:

• alle losen Enden zu sammeln und zu bearbeiten,
• das System durchzusehen,
• die Listen auf den neusten Stand bringen und
• alles sauber, klar, aktuell und komplett zu machen.

Regelmäßigkeit entscheidet

Meine dringende Empfehlung zur Wöchentlichen Durchsicht ist, sich einen festen Termin einzurichten und diesen, komme was wolle, einzuhalten. Die meisten meiner eigenen GTD-Implementierungsversuche sind an diesem Punkt gescheitert, dass ich diesen Termin nicht regelmäßig durchgeführt habe. So ist das ganze System außer Kontrolle geraten und wurde damit nutzlos, weil mein Unterbewusstsein wieder die Kontrolle übernommen hat.

Welchen Zeitpunkt man für die Wöchentliche Durchsicht wählt, hängt von eigenen Vorlieben ab. Ich selbst mache lieber zum Ende einer Woche den Laden sauber als zu Beginn. Für andere kann es dagegen durchaus Sinn machen, am Anfang der Woche alle losen Enden aufzugreifen und die bevorstehende Woche zu organisieren. Manch einer mag vielleicht auch einen toten Punkt mitten in der Woche wie den Mittwochnachmittag am liebsten nutzen. Entscheidend ist die Konstanz.

Die Woche vor dem Urlaub

David Allen führt als Beispiel für die Wöchentliche Durchsicht die Woche vor dem Urlaub an. In dieser Woche werden wir, fast auf ?magische? Weise, unheimlich produktiv. Wir schließen alle offenen Dinge ab, delegieren alles, was noch bearbeitet werden muss, gehen sicher, dass wir nichts vergessen haben und räumen sogar unseren Schreibtisch auf. All das, damit wir entspannt in den Urlaub gehen können und am Strand nicht an die Arbeit denken müssen. Eigentlich geht es bei GTD nur darum, das Verhalten aus der Woche vor dem Urlaub auf jede Woche im Jahr auszuweiten.

Im nächsten Artikel der Serie geht es bei dem fünften Schritt des zentralen GTD-Prozesses um die Wahl des nächsten Schritts.

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Es soll sie ja geben, diese Tage an denen man weniger zu tun hat und keine Aufgabe ansteht. Plötzlich sieht man sich mit zwei Stunden freier Zeit konfrontiert und weiß nicht, was man damit machen soll. Der heiße imgriff-Tipp: Spaß haben, sich in die Sonne legen, mit Freunden einen Kaffee trinken gehen oder einfach nichts tun.

Dann gibt es aber auch kurze Zeiten so zwischen fünf und 20 Minuten, die plötzlich frei werden. Z.B. wenn ein Termin ausfällt, das Flugzeug Verspätung hat oder man sonstwie warten muss. Lifehack.org hat 20 Möglichkeiten zusammengestellt, wie man diese kurzen Zeiten produktiv nutzen kann:

• Lesen. Ich lese ungern längere Artikel am Rechner und drucke sie mir deswegen aus. So habe ich immer eine Mappe mit Artikeln dabei und kann die bei Bedarf hervorholen.

• Eingangskörbe durchsehen. Diese Möglichkeit ist besonders praktisch für kurze Zeiträume, bei denen man nicht weiß, wann es losgeht. Wer dann sein Laptop parat hat, kann schnell ein bisschen mehr Ordnung in seine E-Mails und sonstige Eingangsboxen auf seinem Rechner bringen.
• Telefonieren. Wer seine noch zu tätigen Anrufe auf einer Liste sammelt, kann diese jederzeit einsetzen, selbst wenn er keinen Rechner dabei hat oder kein Wlan verfügbar ist.
• Geld verdienen. Wer einen Weg findet, seine Arbeit in kleine Schritte runterzubrechen, kann auch weiterarbeiten, wenn er nur sehr wenig Zeit zur Verfügung hat. Ich kann z.B. einen Abschnitt für einen Artikel schreiben.
• Ablegen. Wenn sich ein Kollege verspätet, der zu einem Treffen ins eigene Büro kommt, kann man die Zeit nutzen und ein paar herumliegende Schriftstücke abheften oder Kontoauszüge sortieren.
• Netzwerken. Auch zwei Minuten können reichen, um einem Freund oder Kollegen eine kurze E-Mail mit “Wollte mal hören, wie?s dir geht und was du gerade so machst?” schicken.
• Feedreader ausmisten. Kurze Freiräume lassen sich auch hervorragend nutzen, um ein paar Feeds auszumisten.
• Ziele überprüfen. Eine kleine Wartezeit kann dazu genutzt werden, mal rauszuzoomen und den Blick auf das ganze zu werfen. Wohin bewege ich mich gerade mit meiner Arbeit/meinem Leben, und ist das die richtige Richtung?
• Finanzen updaten. Ich nutze Wartezeiten auch gerne, um Quicken auf den aktuellen Stand zu bringen, Rechnungen zu bezahlen, etc.
• Brainstorming. Gut, wenn man immer sein Notizbuch dabei hat. Dann kann man die Zeit nutzen und Ideen für ein Projekt, einen Artikel oder sonstiges sammeln.
• Schreibtisch aufräumen. In der Hektik des Alltags kann sich auf dem Schreibtisch so einiges ansammeln. Deswegen kann man die Zeit nutzen, wenn es nicht so hektisch ist und wieder klar Schiff machen.
• Dehnen. Schon zehn Minuten Stretching kann dem Körper ungemein gut tun und ihn für die anstehende Aufgabe wieder fit machen.
• Spazierengehen. Ein kurzer Gang um den Blog Block kann Wunder für einen gestressten Kopf und Körper tun. Der beste Tipp, wenn man bei einer Aufgabe feststeckt.
• Nachfragen. Bei GTD gibt es die ?Warten auf?-Liste. Da kommt alles drauf, bei dem man etwas delegiert oder angefordert hat. Wenn etwas Zeit übrig ist, kann man bei dem einen oder anderen Punkt mal nachfragen, wie es aussieht.
• Meditieren. Ähnlicher Effekt wie spazierengehen. Einfach für fünf bis zehn Minuten die Augen schließen und sich auf den Atem konzentrieren. Wer mehr Zeit hat, kann auch ein kleines Schläfchen machen.
• Recherche. Schnell ein paar Links bei Google suchen oder einen Fachartikel zusammenfassen? Dafür braucht man keine Stunden. Und auch hier gilt wie bei vielen der anderen Tipps: Kleinvieh macht auch Mist. Wenn man immer wieder kurze Zeiten dafür verwendet, kommt am Ende durchaus was zusammen.
• Planen. Über Projektplanung haben wir bei GTD noch nicht gesprochen. Aber kurze Zeiten lassen sich auch sehr gut nutzen, um etwas mehr Struktur in eine Sache zu bringen.
• Vorbereiten. Wenn man noch auf den Kollegen warten muss, bis man zum Mittagessen gehen kann, kann man sich z.B. schon mal anschauen, was die nächste Aufgabe nach dem Mittagessen ist und ob man dafür schon etwas vorbereiten kann.
• Früher kommen. Es ist immer besser, zu früh bei einem Meeting aufzutauchen als zu spät. Man kann die Zeit nutzen, um sich schon mal auf die Materie einzustellen und z.B. das Protokoll des letzen Meetings noch einmal durchzugehen.
• Protokollieren. Wer seine Arbeitszeiten und Tätigkeiten aufschreibt, kann kurze Freiräume nutzen, um das Tagesprotokoll auf den neusten Stand zu bringen.

Soweit die Tipps von Lifehack. Dem würde ich gerne noch meinen persönlichen Tipp für kurze, freie Zeiten hinzufügen: aus dem Fenster schauen, den Alltag mal kurz pausieren und die Gedanken einfach wandern lassen.

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Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang?

Im letzten Artikel dieser Einführungsserie zu GTD haben wir uns einen Prozess angesehen, mit dem wir unsere Eingangskörbe durcharbeiten können. Da eine wichtige Regel beim Durcharbeiten ist, dass nichts wieder im Eingangskorb landen darf, brauchen wir ein Organisationssystem, in dem wir jede Aufgabe und jedes lose Ende unserer Arbeit ablegen können.

Mit diesem beschäftigen wir uns heute und schauen uns an, was David Allen dazu vorschlägt. Dabei geht es erstmal nur um die grundsätzlichen Funktionen des Systems. Wie man es implementieren kann, wird in Zukunft noch Thema vieler Artikel auf diesem Blog sein, da es dafür tausend verschiedene Ideen, Produkte und Anleitungen gibt, die man sich je nach Geschmack auf seine eigenen Anforderungen anpassen kann.

Projekte

Alles, was mehr als einen Vorgang braucht, um erledigt zu werden, ist nach David Allen ein Projekt und wird auf einer Projektliste festgehalten. Diese Projektliste enthält somit alles, was gerade aktuell läuft.
Ihre Aufgabe ist, in erster Linie dafür zu sorgen, dass man nichts aus den Augen verliert. Entscheidend dafür ist, dass man sie regelmäßig durchsieht und prüft, bei welchen Projekten weitere Schritte definiert werden müssen, welche Projekte abgeschlossen wurden und wo Projekte ins Stocken geraten sind.
Eine Sortierung nach Prioritäten oder Kategorien ist dabei unwichtig, da es ein Grundprinzip bei GTD ist, beim durchschauen alles zu checken und alles zu erfasen.

Neben der Projektliste gibt es noch verschiedenes Material zu den laufenden Projekten. Das können alle möglichen Formen von Informationen sein, auf die man bei der Bearbeitung eines Projekts zugreifen muss.
Wie man die Informationen ablegt, hängt vor allem von ihrer Form ab (Computer oder Papier). Hilfreich ist es, wenn man sie zum einen in Reichweite hält und zum anderen, wenn sie sich nach dem Ende des Projekt leicht in das allgemeine Archiv (siehe weiter unten) einsortieren lassen.

Nächste Schritte

Die nächsten Schritte (Aufgaben oder To-Dos) sind das Zentrum von GTD. Deswegen wird auf ihre Organisation in diesem System besonders viel Wert gelegt.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von nächsten Schritten:

• Zeitabhängige, die mit einem bestimmten Termin oder Tag verbunden sind.
• Zeitunabhängige, die erledigt werden sollten, sobald Zeit für sie vorhanden ist.

Für zeitabhängige, nächste Schritte gibt es zwei mögliche Orte:

• Im Kalender wird alles eingetragen, was ein Datum und eine Uhrzeit hat, also ein Termin ist. Dort wird ebenfalls eingetragen, was nicht zwingend mit einer bestimmten Uhrzeit verbunden ist, aber an einem bestimmten Tag erledigt werden sollte. Zusätzlich werden im Kalender zeitspezifische Informationen festgehalten: Urlaub der Kollegen, Geburtstage, etc.
• Die Wiedervorlage ist ein System aus 43 Ordnern (43 folders im Englischen): 31 Ordner für die Tage, 12 Ordner für die Monate. Hier wird alles abgelegt, was zu einem bestimmten Tag wichtig ist, z.B. die Konzertkarten, eine Erinnerung für das monatliche Gesamtbackup, etc.

Für zeitunabhängige, nächste Schritte gibt es eine oder mehrere Listen. Wenn der Umfang der nächsten Schritte nicht über 20 oder 30 hinausgeht, reicht eine Liste. Die meisten von uns werden aber deutlich mehr Punkte auf der Liste haben. Da ist es hilfreich, die Liste nach Kategorien einzuteilen.

David Allen spricht sich massiv gegen die tägliche To-Do-Liste aus, da sie aus seiner Sicht im Alltag nicht funktionieren. Unser Alltag ist viel zu hektisch und durchzogen von Unterbrechungen. Wir müssen ständig umdisponieren und neu planen. Dadurch schleppen wir in der Regel die meisten To-Dos von Tag zu Tag, was frustrierend sein kann. Deswegen empfiehlt er nur die Dinge in den Kalender einzutragen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Alles andere wird statt in einer täglichen To-Do-Liste in der Liste mit den nächsten Schritten festgehalten. So kann man jederzeit schauen, welche Aufgabe jetzt passen würde und muss nicht ständig die To-Do-Liste umschreiben.

Sonstige Informationen

Habe ich etwas in einem Eingangskorb erfasst, mit dem ich keinen nächsten Schritt verknüpfen kann, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Wegschmeißen. Der Punkt sollte relativ klar sein. Alles, was jetzt und in Zukunft keiner Handlung bedarf und was unnütze Information ist, kommt direkt in ?Ablage rund.?
2. Ablegen oder Zurückstellen. Alles, was mir zu einem späteren Zeitpunkt nützlich sein kann, fällt in einer der folgenden drei Kategorien bzw. Ablagen:
   1. Irgendwann/Vielleicht-Liste. Diese Liste enthält alles, was man gerne mal machen würde, wofür aber die Zeit noch nicht gekommen ist bzw. wofür man noch keinen Zeitpunkt gefunden hat. David Allen bezeichnet diese Liste als Parkplatz für Projekte, die noch nicht begonnen haben. Wichtig ist dabei auch hier, dass man die Liste regelmäßig durchsieht und Einträge gegebenenfalls vom inaktiven in den aktiven Zustand versetzt, wenn es soweit ist. Auf dieser Liste kann man auch Kategorien wie ?Musik, die ich hören will,? ?Bücher, die ich lesen will,? ?Orte, die ich besuchen will? und ?Unternehmungen, die ich mit meinen Kids machen will? einführen, um Ideen und Tipps festzuhalten.
   2. Wiedervorlage. Wie oben bereits erwähnt, dient die Wiedervorlage als Ablage für alles, was man zu einem späteren Zeitpunkt braucht. Das kann z.B. ein Flyer mit Informationen zum Kartenverkauf für ein Konzert sein, der erst zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnt etc.
   3. Archiv. Alles andere wird im Archiv abgelegt. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:
      1. Spezifische Archive. Manche Informationen wird man gemeinsam an einem separierten Ort ablegen wollen, z.B. Rechnungen oder wichtige Unterlagen.
      2. Allgemeines Archiv. Alles, was an keinem anderen Ort einen Platz gefunden hat, wandert in die allgemeine Ablage. Von der Bedienungsanleitung bis zu Fremdwährungen aus dem letzten Urlaub.

Um es noch einmal zu betonen: Dieser Artikel hat nur eine erste Übersicht über das GTD-Organisationssystem gegeben. Im Verlauf dieser Serie werden wir uns jeden einzelnen Punkt in diesem System genau betrachten und Implementierungstipps geben.

Im nächsten Artikel der Serie geht es aber erstmal mit Schritt 4 des GTD-Prozesses weiter, dem Durchsehen.

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Dann wollen wir uns mal direkt dem 1. Tipp aus Leos Handbuch fürs Leben widmen: früh aufstehen. Irgendwie hängt dem Frühaufstehen etwas besonderes an. Es scheint eine spezielle Begabung von manchen Menschen zu sein, die sich für viele wie eine wilde Utopie anhört. Sie quälen sich jeden Morgen nach dem 20. Schlag auf die Schlummertaste aus dem Bett und brauchen circa eine Stunde bis sie klar denken können, während diese sonderbare Sorte Menschen zu dem Zeitpunkt schon zwei bis drei Stunden Arbeit, Frühstück, Workout und Lesen hinter sich haben.

Ein frischer Morgen hat etwas ungemein belebendes und inspirierendes. Viele Frühaufsteher nutzen ihn, weil er es ihnen ermöglicht in voller Konzentration und unterbrechungsfrei zu arbeiten. Der Kopf ist ausgeruht und bereit für harte Denkarbeit. Die Luft ist frisch und alles, was man hört, sind die Vögel. Eine bessere Arbeitsumgebung findet man nicht.

Führungskräfte sind Frühaufsteher

Zu den Frühaufstehern gehört nicht nur mein Chef, sondern auch viele Führungskräfte. Jim Citrin hat für einen Artikel bei Yahoo Finance 20 CEOs und hochrangige Führungskräfte angeschrieben und sie nach ihren Morgenroutinen gefragt. Dabei stellte sich heraus, dass der späteste von ihnen um sechs Uhr aufsteht. 80 Prozent der Befragten stehen um 5:30 Uhr oder früher auf, die erste um 4:30 Uhr. Überlegt mal, wenn ihr kennt, den ihr für besonders produktiv haltet (was nicht zwingend heißen muss, dass er viel arbeitet). Ich wette, wenn ihr nachfragt, werdet ihr herausfinden, dass die Person ziemlich früh aufsteht.

Citrin hat aus den Interviews einige grundsätzliche Prinzipien abgeleitet, denen die meisten der befragten Führungskräfte folgen:

• E-Mail. Viele Führungskräfte nutzen die Morgenstunden, um mit dem Durcharbeiten ihrer E-Mails nachzukommen. Die Ruhe erlaubt es ihnen, unterbrechungsfrei E-Mails zu beantworten und aus der Kommunikation ihre Prioritäten für den Tag festzulegen. Viele Produktivitätsexperten würden allerdings von dieser Vorgehensweise abraten und empfehlen, sich direkt der wichtigsten Aufgabe des Tages zu beschäftigen.
• Workout. 70 Prozent der Führungskräfte trainieren jeden Morgen. Für die meisten wird es schwierig, während ihres Tages mit einem vollen Terminkalender Zeit dafür zu finden, deshalb machen sie es direkt morgens und können es für den Tag von der To-Do-Liste streichen.
• Nachrichten. Alle Führungskräfte nutzen den Morgen, um sich auf den neusten Stand zu bringen, was Nachrichten angeht. Erstaunlich viele setzen dabei immer noch auf eine oder mehrere Tageszeitungen. Nur ein viertel liest Nachrichten ausschließlich online.
• Aufgaben. Viele Führungskräfte nutzen den Morgen, um schwierige Situationen und Aufgaben anzugehen wie auch langfristige Visionen und Pläne zu überdenken und zu formulieren. Morgens ist der Kopf einfach noch am klarsten, um komplexe Dinge zu bearbeiten.
• Familie. Wer früh aufgestanden und schon wichtige Dinge erledigt hat, hat danach noch genug Zeit, mit der Familie entspannt zu frühstücken. Viele bringen sogar ihre Kinder zur Schule. Für einen beschäftigten CEO mit zehn bis sechzehn Stunden Arbeit am Tag sind das enorm wertvolle Zeiten.
• Routine. Eine eigene Morgenroutine ist enorm wichtig. Sie hilft einem dabei, das beste aus dem Morgen herauszuholen und sich auf die Aufgaben konzentrieren zu können. Dabei darf man ruhig kreativ sein. Eine der Führungskräfte trifft sich z.B. morgens gerne mit jungen Leuten, die sie um Rat fragen.

Diplom dank Frühaufstehen

Ich selbst habe das Frühaufstehen während der Schreibphase meiner Diplomarbeit für mich entdeckt. Als ich anfing zu schreiben, bin ich entspannt gegen acht Uhr aufgestanden, habe den Vormittag mit Lesen im Web verbracht und das Schreiben auf den Nachmittag verschoben. Vom Nachmittag habe ich dann in der Regel das Schreiben auf den Abend verschoben und wenn ich mich Abends dann aus dem Druck, heute noch was produzieren zu müssen, ans Schreiben gemacht habe, kam dabei praktisch nichts heraus, weil ich mich nicht mehr konzentrieren konnte.

Ziemlich schnell gingen daraufhin bei mir die Alarmglocken los und mir wurde klar, dass ich etwas ändern musste, wenn ich meine Diplomarbeit fertig bekommen wollte. Also stellte ich mir den Alarm auf sechs Uhr. Wenn der Wecker ging, setzte ich mich sofort an den Schreibtisch und begann zu schreiben. Um acht Uhr machte ich eine Pause für Frühstück und eine Dusche. Dann schrieb ich weiter bis zehn Uhr und nach einer kurzen Pause noch einmal weiter bis ca 12:30 Uhr. Nachmittags plante ich die Inhalte, die ich am nächsten Tag schreiben wollte, so dass ich morgens direkt loslegen konnte. Abends tat ich etwas komplett anderes, um den Kopf frei zu bekommen und mich zu entspannen.

Die Auswirkungen dieser Umstellung haben mich selbst völlig überrascht. Es war wie in einer anderen Welt, wenn ich morgens schrieb. Die Worte flossen nur so aus mir heraus und ich schrieb jeden Tag sechs Stunden, ohne große Probleme. Beim Mittagessen war ich bereits fertig mit meinem Tagespensum und konnte den Rest des Tages entspannt angehen, weil ich kein schlechtes Gewissen mehr hatte. Zu dieser Schlüsselerfahrung kehre ich heute immer wieder zurück, wenn ich das Gefühl habe, dass ich unproduktiv geworden bin und zuviel vor mir herschiebe.

Die Methode zum Frühaufstehen

Beim Frühaufstehen gibt es die verschiedensten Tipps. Die einen schwören auf den Wecker, die anderen trainieren ihre innere Uhr und für manche ist die Zeit entscheiden, zu der man ins Bett geht. Für mich persönlich hat die Methode von Steve Pavlina bis heute am besten funktioniert. Sie enthält zwei Grundregeln:

1. Immer zur gleichen Zeit aufstehen. Egal ob Mittwoch- oder Sonntagmorgen, der Wecker sollte immer zur gleichen Zeit klingeln, damit der Körper auf eine feste Aufstehzeit programmiert wird. Bei mir funktioniert das ziemlich gut. Nach einer Woche brauche ich normalerweise schon keinen Wecker mehr und wache automatisch auf.
2. Ins Bett gehen, wenn man müde ist. Sobald man spürt, wie die Müdigkeit zunimmt, sollte man sich ins Bett legen und lesen, bis man die Augen nicht mehr aufhalten kann. Das kann zu ganz unterschiedlichen Zeiten sein.

Mit Hilfe dieser beiden Regeln kann der Körper den Schlafhaushalt ziemlich gut selbst regeln. Komme ich an einem Abend erst spät ins Bett, so werde ich am nächsten Abend früher müde. Entscheidend ist, dass ich zum einen die feste Aufstehzeit durchziehe, auch wenn es richtig spät geworden ist oder ich gar nicht früh aufstehen muss und zum anderen, dass ich auf meinen Körper lernen höre, wenn er müde wird uns es Zeit wird, in die Koje zu fallen.

Tipp für Morgenmuffel

Die Meinungen, inwiefern Frühaufsteher und Nachteulen als vorgegebene Typen ins uns angelegt sind und sich umtrainieren lassen, gehen auseinander. Für viele ist es völlig unvorstellbar, früh aufzustehen und direkt mit einer Aufgabe zu beginnen. Allerdings kennen auch sie die Ausnahmen, bei denen sie schon früh morgens losgelegt haben. Z.B. bei dem Lieblingsthema der Deutschen, dem Urlaub. Es ist schon eine lustige Beobachtung, dass selbst der unproduktivste mit Urlaubsbeginn plötzlich eine sagenhafte Produktivität an den Tag legt.

Geht es am nächsten Tag früh los, wird am Vorabend der Morgen genau geplant und schon alles bereit gelegt. Auch der größte Langschläfer und Morgenmuffel schafft es dann mit dem ersten Weckerklingeln (oder sogar noch davor) aus dem Bett zu springen und die Fahrt in den Urlaub anzugehen.

Diese Beobachtung kann man nutzen und für seine eigene Morgenroutine anwenden. Das entscheidende dabei ist, dass man genau weiß, was die ersten Aufgaben sind, die man nach dem Aufstehen angeht. Dann lässt sich das gemütliche Bett viel einfacher besiegen.

So, es ist kurz nach sieben. Ich habe bereits 1300 Worte geschrieben und mir Dusche und Frühstück redlich verdient. Was habt ihr heute morgen so gemacht?

Mehr zum Thema:

• Jochen hat sich drüben bei Selbstadministration mit Leos Tipps zum Frühaufstehen beschäftigt: Warum Frühaufsteher produktiver sind

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Leo, einer der besten und fleißigsten Schreiber zum Thema Produktivität und bewusster Leben, hat 52 Tipps für mehr Glücklichsein und Produktivität in einem Handbuch für das Leben zusammengefasst.

Auf seinem Blog findet man zu jedem Tipp eine Erklärung sowie Links zu Artikeln, die er zu dem Thema schon geschrieben hat. Wir geben euch hier die Tipps in deutsch wieder.

1. Versuche, früh aufzustehen
2. Tue weniger
3. Mach langsamer
4. Übe Geduld
5. Übe Mitgefühl
6. Finde deine Leidenschaft
7. Nimm ab
8. Betreibe Sport
9. Iss gesund
10. Meditiere

11. Organisiere dich
12. Denke positiv
13. Vereinfach deine Finanzen
14. Vereinfache dein Leben
15. Sei zufrieden mit dem, was du hast
16. Stelle dir dein ultimatives Leben vor
17. Setze dir langfristige Ziele
18. Überprüfe deine Ziele regelmäßig
19. Definiere deine Lebensmission
20. Definiere deine wichtigste Aufgabe für die Woche und den Tag
21. Behalte den Fokus
22. Genieße die Reise
23. Entwickle eine Morgen- und Abendroutine
24. Entwickle enge Beziehungen
25. Werde schuldenfrei
26. Genieße die einfachen Freuden
27. Leere deine Eingangskörbe und räume deinen Schreibtisch auf
28. Spare ein Notfallbudget an
29. Führe Tagebuch
30. Nutze die Stärke anderer, wenn du schwach bist
31. Lies, und lies deinen Kindern vor
32. Begrenze die Informationen, die du aufnimmst
33. Entwickle einfache Routinen (Einkaufen, Abwaschen, etc.)
34. Nimm dir Zeit, um nach Stressphasen zu entspannen
35. Lebe im Jetzt, sorge dich nicht zuviel um die Zukunft
36. Entwickle Sanftmut
37. Verbringe Zeit mit deiner Familie und Menschen, die du liebst
38. Bau dich selbst auf, wenn es dir schlecht geht
39. Beneide andere nicht
40. Fokussiere dich auf die Vorteile und nicht auf die Schwierigkeiten
41. Sei romantisch
42. Verliere auch mal einen Streit
43. Komm in den Arbeitsfluß (flow)
44. Konzentriere dich immer auf eine Aufgabe
45. Sei genügsam
46. Beginne klein und langsam
47. Lerne, mit Lästerern umzugehen
48. Geh raus in die Natur
49. Gehe früh in den Ruhestand
50. Genieße die kleinen Dinge
51. Gönne es dir immer wieder mal, faul zu sein
52. Hilf anderen

Die Erklärungen zu den Tipps (auf englisch) bei zen habits.

Nun seid ihr an der Reihe. Zu welchen Tipps würdet ihr hier gerne mehr lesen? Welche Themen interessieren euch mehr, welche weniger?

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Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang?

Im Rahmen dieser Serie haben wir uns nun schon sehr ausführlich damit befasst, die losen Enden und offenen Aufgaben aus unserem Kopf in unsere Eingangskörbe zu bekommen. Nun gilt es, das gesammelte durchzuarbeiten. Dazu gehen wir den Inhalt aus jedem Eingangskorb einzeln durch.

Dabei gelten zwei Regeln:

• Jedes gesammelte lose Ende wird einzeln bearbeitet. So kann man seine ganze Aufmerksamkeit auf es richten und es nachher besser organisieren bzw. ablegen. Deshalb lohnt es sich gerade beim Mindsweep, kleine Zettel zu benutzen und immer nur einen Gedanken pro Zettel aufzuschreiben.
• Was wir einmal aus einem Eingangskorb genommen haben, um es zu bearbeiten, darf nicht mehr dorthin zurück gelegt werden. Das gilt für Rechnungen in der Ablage genauso wie für E-Mails im Mailprogramm. Diese Regel ist nötig, um zum einen doppelte Bearbeitung zu vermeiden und zum anderen um uns dazu zu zwingen, direkt eine Entscheidung für das lose Ende zu treffen.

Wir schnappen uns also ein loses Ende aus einem unserer Eingangskörbe und gehen mit ihm folgenden Prozess durch (die dabei erwähnten Ablagesysteme werden im nächsten Artikel der Serie erläutert):

• Was ist es? Einen großen Teil der Arbeit haben wir hier in der Regel schon geleistet, indem wir es aufgeschrieben und dadurch formuliert haben. Aber auch für all die Punkte, die automatisch in unseren Eingangskörben landen wie z.B. E-Mails müssen wir uns klar machen, worum es sich genau handelt. Ist es z.B. ein Projekt, ein Termin, eine Aufgabe, etc. Die folgenden Fragen helfen uns dabei, das weiter zu spezifizieren.
• Kann ich bei diesem losen Ende konkret etwas unternehmen? Darauf gibt es genau zwei Antworten:
  1. Nein. Ich kann derzeit nichts damit tun. Dann gibt es drei Möglichkeiten:
     1. Wegschmeißen. Alles, was ich nicht mehr brauche und was auch für zukünftige Projekte keine große Rolle spielt, werfe ich direkt in den Müll.
     2. Zurückstellen. Alles, was aktuell keiner Handlung bedarf, zu einem späteren Zeitpunkt aber schon, wird an einem speziellen Ort aufgehoben. In diese Kategorie fallen all die Dinge, die man mit ?Ich würde gerne mal?? und ?Irgendwann wäre es schön?? anfangen. Auch ganz praktisches wie Karten bestellen, die derzeit noch nicht verfügbar sind.
     3. Archivieren. Neben Aufgaben und Ideen landen auch viele Informationen in unseren Eingangskörben, die zu einem späteren Zeitpunkt wichtig werden könnten. Diese Informationen wandern in das Archiv.
  2. Ja. Ich kann konkret etwas tun. Dazu muss ich mir über zwei Dinge klar werden:
     1. Wenn es mehr als einen physikalischen, nächsten Schritt braucht ist es laut David Allen ein Projekt und landet als solches auf der Projektliste. Dort wird neben der Beschreibung des Projekts auch der gewünschte Ausgang bzw. das angestrebte Ziel festgehalten.
     2. Was ist der konkrete, nächste Schritt? Das ist die alles entscheidende Frage, die entweder dafür sorgt, dass einen das System produktiver macht oder dass man seine Zeit verschwendet. Über die Eigenschaften der nächsten Schritte wurde hier schon einiges geschrieben. Zusammengefasst ist es die physikalische, nächste Handlung, die das Projekt in Richtung des Ziels voranbringt.
        Wurde der nächste Schritt definiert, gibt es drei Wege mit ihm zu verfahren:
        1. Ausführen. Alles, was weniger als zwei Minuten Zeit braucht, wird direkt gemacht. Hier lohnt es sich gerade zu beginn mit einem Timer zu arbeiten, um ein Gefühl für die Zeit, aber auch was in ihr möglich ist, zu bekommen.
        2. Delegieren. Man sollte sich auch immer die Frage stellen, ob nicht jemand anders für die Ausführung besser geeignet ist als man selbst. Ist das der Fall, delegiere ich den nächsten Schritt und warte auf das Ergebnis.
        3. Planen. Dauert der nächste Schritt länger als zwei Minuten trage ich ihn entweder im Kalender ein, falls es sich um einen Termin handelt, oder schreibe ihn auf eine Liste mit nächsten Schritten.

Diesen Prozess durchlaufe ich mit jedem losen Ende und sonstigem Inhalt in jeder meiner Eingangskörbe, und das regelmäßig. Gerade am Anfang kann es hilfreich sein, ein Schema des Prozesses über dem Schreibtisch aufzuhängen, um den Prozess zu erlernen, bis er in Fleisch und Blut übergegangen ist.

Man profitiert am meisten davon, wenn man den Prozess im Schlaf beherrscht und offene Enden innerhalb von Sekunden durcharbeiten kann. So verbringt man weniger Zeit mit organisieren und mehr mit arbeiten.

Im nächsten Artikel schauen wir uns genauer an, wie das Organisationssystem bei GTD aussieht, in dem wir unsere Aufgaben und Informationen ablegen.

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