Ivan (Jahrgang 1976) lässt sich gerne von Neuem anstecken. Doch leider hat auch sein Tag nur 24 Stunden und so ist es eine große Herausforderung, alle Aufgaben und interessanten Dinge unter einen Hut zu bringen. Über das, was er dabei lernt, schreibt er seit Januar 2008 auf imgriff.com und weiterhin auf seinem eigenen Blog blatternet.ch. Er lebt in Basel und hilft als selbständiger Trainer und Berater anderen Leuten, ihre Produktivität mit einfachen Mitteln zu erhöhen. Ivan spielt außerdem Pool-Billard, fotografiert gerne und macht nebenbei eine theologische Weiterbildung.
Ivan ist erreichbar unter ivan[punkt]blatter [at]blogwerk [punkt]com.
Das Notizprogramm Evernote ist ein Allesfresser: Es nimmt Notizen jeder Art und Form aus zahlreichen Quellen auf – und synchronisiert sie zwischen Web-Plattform, Desktop-Anwendung und Mobilgerät.
Es gibt viele Arten, Notizen zu erfassen: Moleskine-Notizbuch, einfaches Schreibheft oder Collegeblock, Diktiergerät etcetera. Und natürlich kann man seine Notizen auch digital erfassen. Das hat den Vorteil, dass man die Notizen leicht sichern, ohne Probleme weiterverarbeiten und – je nach Tool – zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren kann.
Eines der besten Programme, um Notizen digital zu verwalten, ist Evernote. Das Programm eignet sich für das Festhalten jeder Art von Information, seien es Aufgaben, Notizen, Webseiten oder Ideen. Das ist aber noch nichts besonderes. Das können Dutzende anderer Programme auch. Evernote ist aber – und das gibt es selten – für verschiedenste Plattformen erhältlich, die sich automatisch untereinander synchronisieren:
Merkwürdig: Da hat man sich recht produktiv und routiniert in seinem Organisationssystem eingerichtet, und trotzdem bleiben ein paar Punkte auf der To-Do-Liste ewig unerledigt. Woran könnte das liegen?
Schon seit langem benutze ich To-Do-Listen, und genau so lange bemerke ich ein paar Probleme damit: Die Listen werden nie kürzer. Einige Einträge haben schon Schimmel angesetzt. Und für jede erledigte Aufgabe füge ich eine bis drei neue hinzu. Besonders der zweite Punkt beschäftigt mich: Wieso steht etwas auf der Liste, wenn ich es doch nie erledige? Wie ist der Eintrag überhaupt auf die Liste gekommen?
Oftmals handelt es sich dabei um Aufgaben, die ich zwar erledigen muss oder möchte, die aber gegenüber anderen weniger wichtig oder weniger dringend sind. Meistens sind es einfache Aufgaben, die ich in 15, 30 Minuten erledigen könnte. So stehen auf meiner Liste beispielsweise ein paar Websites, auf die ich von meiner eigenen aus einen Link setzen möchte. Dazu muss ich eine neue Linkseite einrichten. Kostet mich alles in allem etwa 15 Minuten, mehr nicht. Und trotzdem habe ich diese Aufgabe noch immer nicht erledigt.
Man kann sein Leben von Moment zu Moment planen, aber auch sehr langfristig. Wir stellen eine Methode vor, die sich sogar detailliert einzelnen Lebensbereichen widmet.
Planen ist wichtig, Planen führt zum Ziel. Planen kann aber auch zum Selbstzweck ausarten und man vergisst darüber die Umsetzung. Das scheint mir ein generelles Problem bei der Suche nach mehr Produktivität zu sein: Man verliert sich schnell in den Instrumenten und vergisst, sie auch tatsächlich umzusetzen.
Es gibt Dutzende Planungsmittel und -tiefen: Du kannst Dir Stundenpläne erstellen, täglich drei Hauptaufgaben aussuchen, Wochen-, Monats- und Jahrespläne basteln und vieles mehr. Doch vor dem Plan steht zuerst ein Ziel: Wohin will ich genau und wann will ich dort ankommen?
In diesem Artikel möchte ich eine Methode vorstellen, die ziemlich umfangreich und detailliert ist und sich deshalb sicher nicht für jeden eignet.
Unser Alltag ist ein Flickwerk: Hier ein Anruf, dort eine dringende Mail, da jemand, der etwas von einem will, und schon ruft die nächste Sitzung. Daran können wir nicht allzu viel ändern. Aber wir können die Lücken dazwischen füllen.
Nehmen wir an, Du hast eine Stunde lang keine Termine und gerade mit einer Arbeit begonnen, die Dich auch sicher eine Stunde lang beschäftigen wird. Nach einer Viertelstunde kommt ein wichtiger Anruf, das Gespräch dauert 30 Minuten. Danach bleiben Dir also nur noch 15 Minuten bis zur nächsten Sitzung. Was tun? Zurück zu der angefangenen Aufgabe, die Dich eine Stunde lang beschäftigt? Ich würde sagen: Nein.
Wenn Du wirklich eine Stunde lang konzentriert dran bleiben musst, dann versuch die Arbeit in den Randzeiten zu machen, oder reserviere Dir einen fixen Termin dafür, zu einem Zeitpunkt, zu dem Du dann auch nicht gestört wirst.
Doch was ist mit den 15 Minuten? Kaffee trinken? Wieder mal Spore Tetris spielen? Oder etwas ganz Neues beginnen? Ich würde mich für die dritte Variante entscheiden.
Oft sind es die kleinen Veränderungen, die den nachhaltigsten Effekt auf die persönliche Entwicklung haben. Darum hier 10 Vorschläge für kleine Schritte mit großer Wirkung.
Die persönliche Entwicklung ist ein ständiger Prozess, der nie abgeschlossen ist. Es gibt in diesem Prozess Höhen und Tiefen: Man übt neue Gewohnheiten ein und verlernt sie wieder, man ist motiviert, viele Dinge umzustellen, kommt aber nicht richtig in Fahrt, oder man verzettelt sich zwischen verschiedenen Anläufen.
Ich glaube, der Schlüssel zu einer ständigen Weiterentwicklung liegt in zwei Dingen: Im Fokussieren auf Weniges und in der ständigen Wiederholung. Oftmals sind es nicht die großen Umbrüche, die uns weiter bringen, sondern die kleinen Veränderungen, die schlussendlich einen nachhaltigeren und größeren Effekt haben als Hau-Ruck-Übungen.
Hier möchte ich darum eine Liste von kleinen Veränderungen mit großer Wirkung präsentieren. Es sind Anregungen. Pick Dir einen Punkt heraus, der Dich anspricht, und setze ihn um. Dann nimm Dir einen neuen vor.
Wer immer neue Produktivitätstricks ausprobiert, wird dabei vielleicht tatsächlich produktiver – sollte aber aufpassen, vor lauter Experimentierlust und Neugier nicht die großen Linien seines Lebens aus den Augen zu verlieren.
Die eigene Produktivität zu erhöhen ist ein sehr spannender Prozess – aber es ist eben ein Prozess. Immer wieder entdeckt man einen neuen Tipp und will ihn gleich ausprobieren. Vielleicht wird man dadurch tatsächlich produktiver, aber rechnet man die Zeit, die man für die Umsetzung und Einübung braucht, und bedenkt, dass die Produktivität wahrscheinlich nur marginal gestiegen steigt, sieht die Bilanz nicht sehr rosig aus. Ich reihe diese Lust an Neuem mittlerweile unter “Hobbies” ein.
Wichtig ist es, bei all dem Ausprobieren die großen Linien nicht aus den Augen zu verlieren und in der eigenen Spur zu bleiben. Dazu acht Tipps, wie das am besten gelingen kann:
Will Smith hat eine beeindruckende Karriere hingelegt. Er ist sowohl als Schauspieler wie auch als Musiker sehr erfolgreich. Den Schlüssel zu seinem Erfolg hat er vor drei Jahren während der Preisverleihung zum “Kid’s Choice Award” verraten.
Dass Lesen ein Schlüssel zum Erfolg ist, dürfte klar sein. Doch wieso nennt Smith das Laufen an erster Stelle?
Ich erinnere mich noch gut daran, als ich begann, mein Leben umzustellen, und mich um meine Produktivität zu kümmern. Der Anfang war nicht einfach, aber spannend. Ich war aufgeregt und wollte gleich mein ganzes Leben ändern. Also musste ich mir meinen Weg durch den Dschungel aus Methoden und Tipps suchen.
Das muss leider auch jeder selbst tun – aber ich will versuchen, Dir diesen Weg etwas zu erleichtern. Dafür habe ich meine Erfahrungen gebündelt und gebe ein paar Tipps für die ersten Schritte:
Die Einstellung sorgt fürs Ergebnis: Selbsterfüllende Prophezeiungen müssen nicht immer nur negativer Art sein.
Wir sind erstaunliche Propheten. Wenn Du beispielsweise denkst, ein bevorstehendes Gespräch werde nicht gut laufen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es tatsächlich nicht gut läuft. Nur: Das liegt nicht daran, dass Du vorher irgendwelche Anzeichen dafür hattest, dass etwas nicht klappen könnte – sondern daran, dass Du mir einer negativen Einstellung in das Gespräch gehst und Dein Verhalten entsprechend ein anderes ist.
Die Psychologen nennen dieses Phänomen «selbsterfüllende Prophezeiung». Das Konzept geht zurück auf den Soziologen Robert K. Merton (Wikipedia) und besagt, dass das, was wir erwarten oder befürchten, häufig auch tatsächlich eintrifft.
Da liest man Dutzende von Blogs, kennt alle möglichen Tipps und Lifehacks, hat jede Software zur Aufgabenverwaltung ausprobiert und die To-Do-Liste mal auf Papier, dann wieder digital geführt – und ist doch keinen Deut produktiver geworden. Willkommen in der Produktivitätsfalle!
In die Produktivitätsfalle treten viele Leute, die hauptsächlich am Computer arbeiten, einigermaßen Bescheid wissen, und für die das Internet mehr als E-Mail und Google ist. Sie beschäftigen sich zwar intensiv mit Produktivität, es gelingt ihnen aber nicht, das Gelesene auch tatsächlich umzusetzen. Statt produktiv zu arbeiten, experimentieren und optimieren sie hin und her, immer auf der Suche nach dem ultimativen Trick, der eierlegenden Wollmilchsau.
Doch was tun? Hier acht grundlegende Hinweise, um aus der Produktivitätsfalle herauszufinden:
Mentaltraining kennt man vor allem von Spitzensportlern. Doch warum sollen nicht auch wir unsere mentale Stärke nutzen um unsere Leistungsfähigkeit zu steigern? Ich machte den Praxistest bei einem meiner Workshops. » weiterlesen
«Schöner arbeiten, besser leben» ist unser Motto. Wir befassen uns mit all den großen Konzepten, kleinen Tricks und neuen Tools, die Euch produktiver machen. » weiterlesen
Ivan (Jahrgang 1976) lässt sich gerne von Neuem anstecken. Doch leider hat auch sein Tag nur 24 Stunden und so ist es eine große Herausforderung, alle Aufgaben und interessanten Dinge unter einen Hut zu bringen. Über das, was er dabei lernt, schreibt er seit Januar 2008 auf imgriff.com und weiterhin auf seinem eigenen Blog 
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