Vor ein paar Tagen ging es darum, den Schreibtisch zu leeren. Das ist aber natürlich erst der Anfang. Es gibt noch viele andere Möglichkeiten, ein Durcheinander zu produzieren. Einfachheit heißt darum das Zauberwort. Fünf simple Tipps helfen Dir dabei.

Oberflächen

Eine Oberfläche bleibt am besten so leer wie möglich. Sonst würde sie nicht Oberfläche heißen, sondern Oberhügellandschaft (Kalauer zum Wochenbeginn). Freier Platz lässt einen Raum aufgeräumter, größer und leichter erscheinen. Vor allem im Büro empfiehlt es sich deshalb, sparsam mit Dekorationen umzugehen. Lieber nur wenig aufstellen, was dafür aber auch richtig zur Geltung kommen. Dekoriere also genau nur so viel, dass Du Dich wohl fühlst und der Raum auf Dich nicht kalt oder anonym wirkt.

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Viele von uns verbringen praktisch den ganzen Tag am Schreibtisch. Trotzdem vernachlässigen wir ihn und überfüllen ihn manchmal mit allen möglichen Sachen. Laut Kalender ist ja bereits seit ein paar Wochen Frühling. Die Gelegenheit, gleich mal den Schreibtisch aufzuräumen.

Der Schreibtisch ist nicht nur Arbeitsplatz, sondern er sagt viel über die Prioritäten und auch etwas über den Charakter des Benutzers aus. Nicht wenige Menschen versuchen mit ihrer Ordnung oder Unordnung ein Bild zu transportieren: Beispielsweise das eines Freidenkers, eines Künstler, eines Kreativen oder das eines hoch-organisierten, effizienten Arbeiters.

Keine Variante ist besser als die andere, solange Du Deine Sachen findest, Dich wohl fühlst und Du Dich gerne an den Schreibtisch zum Arbeiten setzt. Ich fühle mich am wohlsten an einem leeren Schreibtisch. Einigen von Euch mag das zu kalt und unpersönlich sein, aber versucht trotzdem mal zu visualisieren, wie es denn wäre, an einem leeren Schreibtisch zu arbeiten. Falls Euch diese Vorstellung gefällt, habe ich hier ein paar Hinweise, wie Ihr Euren Schreibtisch leeren könnt.

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«Remember the Milk» ist ein mächtiges, dabei aber simpel zu bedienendes Tool, mit dem man - online und offline - seine Aufgaben organisieren und erledigen kann. Wir haben es getestet.

Der kurze Überblick für Eilige:

Mit Remember the Milk (kurz: RTM) kann man auf einfache Art und Weise seine Aufgaben verwalten. Jeder kommt auf seine Kosten: Es lassen sich Listen erstellen oder man kann mit Tags (inkl. Tagwolke) arbeiten. Natürlich lassen sich Aufgaben priorisieren und der geschätzte Zeitaufwand kann festgehalten werden. Neue Aufgaben können sehr schnell und einfach angelegt werden, auch per Mail.

RTM ist außerdem ein offenes System: Man kann sich über alle möglichen Wege an eine Aufgabe erinnern lassen, es gibt Schnittstellen zu verschiedenen Google-Diensten, und wer will, kann selber eine Verknüpfung programmieren. Aufgaben lassen sich veröffentlichen und mit anderen Benutzern teilen. Zudem können sie mit einem Ort verknüpft werden, der dann via Google Maps angezeigt wird. Wie mittlerweile schon Standard bietet auch RTM eine mobile Version an. Und um nicht komplett seinem Internet-Provider ausgeliefert zu sein, bietet RTM ein besonderes Feature: Google Gears wird unterstützt, was bedeutet, dass man seine Aufgaben auch offline verwalten kann. Sie lassen sich nach verschiedensten Kriterien suchen, Suchanfragen lassen sich dabei sogar in Smart-Listen speichern. So kann man komplexe Suchanfragen auf einen Klick wiederholen. RTM liegt in vielen Sprachen, auch in Deutsch, vor.

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In den Kommentaren zum Morgenlink vom 1. April wurde eine deutsche Zusammenfassung von Inbox Zero gewünscht. Gute Anregung, machen wir gerne:

Merlin Mann hat das Inbox-Zero-Prinzip wahrscheinlich nicht erfunden, aber er hat eine sehr gute Serie darüber geschrieben. Diese Serie möchten wir Euch heute vorstellen. Dieser Artikel ist keine Übersetzung, aber es werden die Prinzipien von “Inbox Zero” vorgestellt. Wer die alle konsequent umsetzt, hast seine Mails schon sehr gut im Griff - und nicht mehr umgekehrt. Um soweit zu kommen, muss man sich aber zuerst über ein paar Dinge bewusst werden:

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Auf imgriff.com sind hunderte von Tipps und Tricks zu finden, mit welchen man die Produktivität steigern kann. Es gibt aber nicht nur Dinge, die die Produktivität fördern, sondern auch solche, die produktives Arbeiten verhindern. Um diese Bremsklötze der Produktivität und um eine ganz einfach Lösung geht es in diesem Artikel.

Die Bremsklötze der Produktivität kommen oft völlig harmlos daher oder verkaufen sich sogar als technischer Fortschritt, doch in Tat und Wahrheit verhindern sie produktives Arbeiten. Immerhin: Es gibt nur wenige “Kategorien”, denen man die meisten Bremsklötze zuordnen kann. Und auch die Lösung ist im Prinzip relativ einfach. Doch wie immer gilt: Wissen, was zu tun ist, und tatsächliches Umsetzen sind zwei Paar Schuhe. Aber schön der Reihe nach. Hier sind die wichtigsten Bremsklötze der Produktivität:

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Immer wieder gibt es Modewörter, die bei jeder Gelegenheit benutzt werden, obwohl eigentlich niemand so richtig weiß, was dahinter steckt. Dadurch werden sie entwertet. “Nachhaltig” ist so ein Beispiel. “Proaktiv” ist ein anderes schönes Beispiel, welches auch schon Eingang in die Stellenanzeigen gefunden hat. Das ist schade, denn dahinter verbirgt sich ein sehr nützliches und wichtiges Prinzip.

Eingeführt wurde der Begriff von Victor E. Frankl. Frankl ist als Begründer der Logotherapie bekannt geworden, zu welcher ihn seine Erfahrungen im Konzentrationslager gebracht haben (logos=der Sinn). Er erkannte im Konzentrationslager, dass er trotz aller Grausamkeiten, Willkür und ständigen Todesgefahr eine Freiheit besaß, die ihm niemand nehmen konnte. Er durchbrach das Schema “Reiz => Reaktion”, denn ihm wurde bewusst, dass dazwischen, also zwischen Reiz und Reaktion, seine Wahlfreiheit lag: Er konnte selbständig entscheiden, wie er mit einem Reiz umgehen wollte und welche Reaktion er wählen möchte. Am Reiz konnte er natürlich nichts ändern, aber am Umgang damit. Diese Freiheit baute er gezielt durch Übungen aus und konnte daraus Kraft bis zu seiner Befreiung schöpfen.

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Welches Leben möchtest Du leben? Genau das, welches Du jetzt lebst? Dann gratuliere ich Dir! Oder vielleicht das von Britney Spears Klaus Zumwinkel Jennifer Lopez? Dann habe ich eine schlechte Nachricht für Dich: Das wirst Du nie erreichen. Ist aber auch nicht schlimm, weil Du genau Dein Leben hast und das ist auch gut so. Man kann nicht in die Haut eines anderen schlüpfen. Aber man kann sehr wohl etwas tun, nämlich sein Leben gestalten und in die Hand nehmen. Wie? Indem man den für sich perfekten Tag entwirft.

Viele Menschen leben nicht das Leben, das sie gerne leben möchten. Sie sind unzufrieden mit dem, was sie haben oder sind. Leider wissen viele nicht, wie sie aus dieser Situation kommen. Dafür gibt es zwei Hauptgründe:

• Äußere Zwänge: Das Leben ist kein Vergnügungspark. Jeder von uns hat viele Verpflichtungen, denen er nachgehen muss: Man muss Geld verdienen, hat vielleicht Kinder, um die man sich kümmern muss usw. Und dann gibt es da noch all die kleinen Dinge, die man erledigen muss, die aber keinen Spaß machen (bei mir beispielsweise Putzen und Waschen). Viele Dinge müssen wir machen, ob wir wollen oder nicht.
• Innere Zwänge: Viele Menschen denken, sie können ihr Leben nicht ändern und nehmen es so, wie es ist. Vielleicht weißt Du aber gar nicht so genau, was für ein Leben Du führen möchtest. Du weißt nur, dass Du mit dem jetzigen unzufrieden bist.

Das Leben anzunehmen, wie es ist, ist keine schlechte Strategie, solange man sich nicht der Lethargie hingibt. Aber vielleicht brennt doch irgendeine kleine Flamme im Herzen, irgendetwas, was man gerne tun möchte, von dem man aber nicht genau weiß, wie.

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Da leert man seinen Kopf regelmäßig, führt seine Aufgabenlisten, hat den Überblick, aber plötzlich stellt sich die unausweichliche Frage: Welche Aufgabe soll ich als nächstes anpacken?

Jedes Organisationssystem ist nur so gut, wie es einen tatsächlich unterstützt, Aufgaben zu erledigen. Da kann das System noch so ausgefeilt sein, die Techniken noch so modern: Wenn man mit Hilfe des Systems seine Aufgaben nicht besser, effizienter, schneller oder - in einem Wort - anders als bisher erledigen kann, dann hat es seinen Zweck nicht erfüllt. Das Führen von Listen mit Aufgaben ist das eine, das andere ist die Auswahl der Aufgabe, die man erledigen will. “Will” - nicht “muss”. Denn das System muss einem Freiheit und Selbstbestimmung gewähren. Dazu gehört die Unterstützung bei der Auswahl der nächsten Aufgabe. Es gibt verschiedene Methoden, dies zu tun. Fünf davon möchte ich heute vorstellen:

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Praktisch jedes Unternehmen besitzt ein eigenes Leitbild, in dem seine Ziele forumliert sind. Es dient als Orientierung für die Mitarbeiter, aber auch für die (potentiellen) Kunden. Im privaten Bereich wird man dagegen schief angesehen, wenn man ein persönliches Leitbild hat. Das ist schade, da es ein nützliches Instrument für jedermann ist.

Wie versprochen möchte ich hier etwas genauer erläutern, was ein persönliches Leitbild ist und wie man es erstellt. Die Idee eines Leitbildes habe ich bei Stephen R. Covey in seinem Buch “Die 7 Wege zur Effektivität” entdeckt. Er mag zwar nicht der Erfinder sein, aber er hat dieses Werkzeug populärer gemacht.

Für Covey steht hinter dem persönlichen Leitbild die Idee, bereits am Anfang das Ende im Sinn zu haben. Es geht darum, das große Ganze im Überblick zu haben, damit man jeden Teil seines Lebens darauf abstimmen kann. Covey geht davon aus, dass alles zweimal geschaffen wird: Das erste Mal im Kopf, das zweite Mal in Realität. Genauso funktioniert ja jede Planung: Du überlegst Dir ein Ziel und planst den Weg dorthin. So hast Du das Ziel bereits im Kopf realisiert. Danach setzt Du es in Realität um.

Beim persönlichen Leitbild machst Du Dir ein Bild Deines Lebens im Kopf und kannst danach Dein reales Leben daran ausrichten. Dieses Bild ist das persönliche Leitbild. Darin kannst Du definieren, was Du sein willst (Charakter), tun willst (Leistungen) und auf welchen Werten und Prinzipien Dein Leben beruht oder beruhen soll.

Es gibt verschiedene Wege, wie Du Dein Leitbild entwickeln kannst:
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Wir diskutieren hier sehr gerne über Techniken des Zeitmanagements und darüber, welches Tool sich für welchen Zweck am besten eignet. Das ist spannend, verdeckt aber die wichtigen grundlegenden Fragen, nämlich die nach den Prinzipien, die hinter einem sinnvollen, guten, nützlichen und erfolgreichen Zeitmanagement stehen. Um diese Prinzipien geht es in diesem Artikel.

Vorweg: Die hier folgenden sieben Punkte habe ich von Lothar Seiwert übernommen, die er so in einem Vortrag aufgezählt hat. Ob er sie auch in einem seiner zahlreichen Bücher entfaltet, weiß ich nicht; die Umformulierung in “Gebote” und die Erläuterungen stammen von mir.

Bild: Keystone/AP Photo/Edgar R. Schoepal

Hier geht es aber nicht darum, noch mehr in noch weniger Zeit zu erledigen. Wenn man die sieben Gebote in einem Satz zusammenfassen wollte, dann lautete der wohl: “Respektiere Deine Zeit” oder “Simplify your time” (so hieß auch der Vortrag von Seiwert). Wer auf diesen Prinzipien aufbaut, ist auf gutem Weg, ein Zeitmanagement zu finden, mit dem er seine Termine und Aufgaben im Blick behält und dabei Zeit für sich selbst findet.
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