Am Ende eines Jahres sollte man überprüfen, wo man steht: Den Kopf leeren, das Geschehene bewerten, reinen Tisch machen. Mit den richtigen Fragen geht das ganz leicht.

Eine Bemerkung vorneweg: Wenn das der erste Rückblick auf Deine Jahresziele ist, dann ist vermutlich etwas schief gelaufen. Ziele sind sinnvoll, aber nur dann, wenn man mit ihnen arbeitet und regelmäßig überprüft, ob man noch auf Kurs ist. Die GTD-Methode pflegt deshalb den Wochenrückblick, bei dem zum Beispiel jeden Sonntag geprüft wird, was in der vergangenen Woche erledigt wurde, und was noch offen ist.

Trotzdem lohnt sich ein Jahresrückblick in jedem Fall. Du kannst selber entscheiden, wie viel Zeit Du investieren willst. Das Minimum sollten Antworten auf die folgenden 4 Fragen sein:
» weiterlesen

Die Tage “zwischen den Jahren” sind oft etwas merkwürdig: Noch etwas platt von den Weihnachtsfeierlichkeiten und schon etwas nervös vor dem Jahreswechsel weiß man manchmal nicht so recht, was man mit sich anfangen soll. Wir hätten da ein paar Ideen …

1. Reinen Tisch machen: Anstatt faul herumzusitzen und Dich mit Weihnachtsgebäck vollzustopfen, kannst Du Dir den Start ins neue Jahr leichter machen, indem Du reinen Tisch machst (im wörtlichen Sinn): Dinge wegwerfen, aufräumen, vereinfachen. So beginnt das neue Jahr gleich viel leichter.
2. Gleichgewicht prüfen: Schau auf die verschiedenen Bereiche in Deinem Leben und auf deren Verhältnis zu einander. Sind alle im Gleichgewicht? Kommen gewisse Bereich zu kurz?
3. Lesen: Lies einfach mal wieder ein Buch, weil es gut geschrieben oder spannend ist – und nicht, weil es nützlich für Deine Arbeit ist oder Deine Produktivität erhöht.

» weiterlesen

Wenn die Auswahl zu groß ist, und wir über die Konsequenzen nur spekulieren können, wird das Entscheiden schwer. Zeitmanagement jedoch ist die Kunst, zu entscheiden. “Getting Things Done” kann dabei helfen.

Eine Entscheidung besteht aus zwei Elementen: Erstens aus einer Auswahl und zweitens aus der Konsequenz. Wenn wir eine Entscheidung treffen, haben wir mindestens zwei Alternativen zur Auswahl. Meistens sind es sogar noch viel mehr – auch wenn einige dieser Möglichkeiten nur theoretisch sind: Wenn ich im Büro arbeite, kann ich nur theoretisch Ski fahren gehen. Hier sind meine aktuellen Möglichkeiten an die Präsenz im Büro gebunden (außer ich bin bereit, die Konsequenzen zu tragen). Trotzdem habe ich noch eine unüberschaubare Anzahl an Alternativen:

» weiterlesen

Die simpelsten Schritte bringen oft den größten Effekt. Das ist auch in Sachen Produktivität so. Mit einfachen, grundlegenden Veränderungen kommt man weiter als mit immerwährendem Optimieren von Kleinigkeiten.

Eigentlich ist alles ganz einfach: Es gibt nur ein paar wenige grundlegende Punkte, die man beachten sollte, wenn man produktiv arbeiten möchte. Allein mit diesen Punkten wirst Du einen deutliche Steigerung bemerken. Einige dieser Grundlagen möchte ich hier vorstellen:

Fokussieren

Im Fokus werden beispielsweise Lichtstrahlen gebündelt. Aus vielem wird weniges gemacht. In der Fotografie liegt der Fokus auf der Ebene, auf die scharf gestellt wird. Der Rest wird unscharf. Genau so sollte es auch beim Arbeiten sein: Du fokussiert Deine Aufmerksamkeit auf genau eine Sache, und zwar auf die, die Du gerade bearbeitest. Alle potentiellen Ablenkungen schaltest Du aus.

» weiterlesen

Offene To-Do-Listen führen dazu, dass man nie ans Ende kommt. Der Autor Mark Forster schlägt darum vor, mit geschlossenen Listen zu arbeiten: Ihnen darf nichts hinzugefügt werden.

Im Artikel “Tricks fürs To-Do-Listen-Tuning” habe ich über ‘geschlossene Listen’ geschrieben. Deren großes Potential macht besonders der Autor Mark Forster in seinem Buch “Do It Tomorrow” (Affiliate-Link) deutlich. Seine Gedanken will ich hier kurz zusammenfassen.

Der Unterschied zwischen geschlossenen und offenen Listen

Der Unterschied zwischen einer geschlossenen und einer offenen Liste ist eigentlich bloß eine Linie am Ende der Liste. Einer geschlossenen Liste kann nichts mehr hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass man sich mit den Einträgen beschäftigen kann, ohne von neuen Aufgaben abgelenkt zu werden.

» weiterlesen

Ungeliebt, ja sogar verhasst, aber doch ein wichtiges Arbeitsinstrument für viele: To-Do-Listen. Die bringen jedoch nichts, wenn sie nie leerer werden – darum hier ein paar Tricks zum Optimieren.

Je nach Zeitmanagement-System werden ganz einfache (etwa bei ZTD) oder sehr detaillierte, nach Kontexten geordnete To-Do-Listen (etwa bei GTD) empfohlen. Unabhängig davon tauchen jedoch bei den meisten Aufgabenlisten immer wieder zwei Probleme auf:

1. Sie werden nie leer. Meistens schafft man es einfach nicht über das erste Drittel der Punkte hinaus. Viele Aufgaben werden zu LadenListenhütern.
2. Für jede erledigte Aufgabe kommen drei neue hinzu.

Die Anzahl der Aufgaben kann man nicht nach Belieben beeinflussen, besonders wenn man nicht sein eigener Chef ist. Doch die Aufgabenlisten selbst kann man optimieren. Hier ein paar Hinweise, die helfen können:
» weiterlesen

Ob man produktiv ist, hängt auch von der jeweiligen (guten oder schlechten) Laune ab. Wer auf seine Stimmungen achtet und die Ursachen dafür kennt, kann so manchen schlechten Tag vermeiden.

Produktives Arbeiten heißt nicht nur, eine To-Do-Liste zu führen oder immer das Notizbuch dabei zu haben. Denn produktives Arbeiten lässt sich nicht alleine mit Techniken und Methoden erreichen, sondern hat sehr viel mit Selbsterkenntnis zu tun: Wieviel kann ich in welcher Zeit erledigen? Wie teile ich mir meinen Tag so ein, dass ich meine Ziele erreiche, ohne abends völlig ausgepumpt zu sein? Und: Wann und unter welchen Umständen kann ich gut arbeiten? Um diese letzte Frage geht es heute: Was hilft mir, einen guten Tag zu haben?

» weiterlesen

Unser Alltag ist geprägt von Unterbrechungen. Oftmals haben wir das Gefühl, dass wir sofort auf Ereignisse reagieren müssen und etwas unternehmen müssen. Doch ist das wirklich so? Machen wir den Test.

Wenn wir eine neue Aufgabe oder Anfrage erhalten, gibt es drei Möglichkeiten, wann wir sie erledigen können:

1. Sofort
2. Später, aber noch heute
3. Zwischen Morgen und irgendwann

Sofort

Diese Kategorie sind die “echten” Notfälle. Wenn etwas Bestimmtes eintritt, müssen wir alles stehen und liegen lassen und uns sofort dem Notfall widmen. “Notfall” ist hier allerdings nicht wörtlich zu verstehen: Natürlich denkt man zuerst an einen Feuerwehrmann oder eine Notärztin, deren Arbeit zu einem großen Teil aus Ereignissen besteht, bei denen sie umgehend handeln müssen. Notfälle können aber in jedem Beruf auftreten – als Aufgaben oder Ereignisse, die sofort eine Reaktion erfordern. Das ist beispielsweise auch in einem Schuhgeschäft der Fall: Sobald eine neue Kundin eintritt, sollte ein Verkäufer reagieren, sie mindestens ansprechen oder bedienen, wenn er nicht bereits einen anderen Kunden bedient. Eine sofortige Reaktion ist erforderlich, auch wenn es nicht gleich um Leben oder Tod geht. Ein anderes Beispiel:

» weiterlesen

Das Notizprogramm Evernote ist ein Allesfresser: Es nimmt Notizen jeder Art und Form aus zahlreichen Quellen auf – und synchronisiert sie zwischen Web-Plattform, Desktop-Anwendung und Mobilgerät.

Es gibt viele Arten, Notizen zu erfassen: Moleskine-Notizbuch, einfaches Schreibheft oder Collegeblock, Diktiergerät etcetera. Und natürlich kann man seine Notizen auch digital erfassen. Das hat den Vorteil, dass man die Notizen leicht sichern, ohne Probleme weiterverarbeiten und – je nach Tool – zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren kann.

Eines der besten Programme, um Notizen digital zu verwalten, ist Evernote. Das Programm eignet sich für das Festhalten jeder Art von Information, seien es Aufgaben, Notizen, Webseiten oder Ideen. Das ist aber noch nichts besonderes. Das können Dutzende anderer Programme auch. Evernote ist aber – und das gibt es selten – für verschiedenste Plattformen erhältlich, die sich automatisch untereinander synchronisieren:

» weiterlesen

Merkwürdig: Da hat man sich recht produktiv und routiniert in seinem Organisationssystem eingerichtet, und trotzdem bleiben ein paar Punkte auf der To-Do-Liste ewig unerledigt. Woran könnte das liegen?

Schon seit langem benutze ich To-Do-Listen, und genau so lange bemerke ich ein paar Probleme damit: Die Listen werden nie kürzer. Einige Einträge haben schon Schimmel angesetzt. Und für jede erledigte Aufgabe füge ich eine bis drei neue hinzu. Besonders der zweite Punkt beschäftigt mich: Wieso steht etwas auf der Liste, wenn ich es doch nie erledige? Wie ist der Eintrag überhaupt auf die Liste gekommen?

Oftmals handelt es sich dabei um Aufgaben, die ich zwar erledigen muss oder möchte, die aber gegenüber anderen weniger wichtig oder weniger dringend sind. Meistens sind es einfache Aufgaben, die ich in 15, 30 Minuten erledigen könnte. So stehen auf meiner Liste beispielsweise ein paar Websites, auf die ich von meiner eigenen aus einen Link setzen möchte. Dazu muss ich eine neue Linkseite einrichten. Kostet mich alles in allem etwa 15 Minuten, mehr nicht. Und trotzdem habe ich diese Aufgabe noch immer nicht erledigt.

» weiterlesen