Wenn der Schreibtisch so voll ist, dass kein Platz mehr für die Mausbewegungen bleibt, muss aufgeräumt werden. Das geht am schnellsten und nachhaltigsten mit einer Hauruck-Aktion.

Geht es um die Ordnung auf dem Schreibtisch, gibt es zwei Lager: Die “Volltischler” und die “Leertischler”. Die Leertischler sagen: “Wie es auf dem Schreibtisch aussieht, so sieht es im Kopf aus.” Die Volltischler antworten darauf am liebsten mit Albert Einstein: “Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist, worauf deutet dann ein leerer Schreibtisch hin?”

Ich bin eindeutig Leertischler: Auf meinem Schreibtisch ist nur der Computer, eine Lampe, meistens ein Glas Wasser und die Unterlagen zu der Aufgabe, die ich gerade im Moment bearbeite (falls ich dazu überhaupt Unterlagen auf Papier habe – ich versuche soweit wie möglich papierlos zu arbeiten).

Das ist nicht jedermanns Sache, und das ist auch in Ordnung so. Wenn Du also ein Volltischler bist, musst Du Dir noch keine Sorgen machen. Sorgen solltest Du Dich nur, wenn Du plötzlich den Überblick verlierst oder Aufgaben und Dinge vergisst. Dann hast Du ein Problem.

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Routinen und Gewohnheiten sind hilfreich, verhindern aber in gewissem Maße auch, dass wir uns entwickeln und verbessern. Darum sollte man das ganz bewusst angehen.

Häufig tun wir die Dinge, die wir regelmäßig machen, gar nicht mehr bewusst. So vernachlässigen wir auch viele der Fähigkeiten, die wir haben. Sie sind so selbstverständlich, dass wir sie nicht mehr pflegen und damit eigentlich nicht weiter kommen. Bei vielen Dingen ist das egal (z.B. beim Kochen), bei vielen Fähigkeiten ist es aber schade. Gewohnheiten und Routinen sind sehr hilfreich, um neue Dinge zu erlernen und automatisch ablaufen zu lassen. Doch auf der anderen Seite bleiben wir so auch auf der gleichen Stufe stehen und entwickeln uns nicht mehr weiter.

Hier sind darum sechs Tipps, wie Du Deine Fähigkeiten bewusst verbessern kannst:

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Ein einfacheres Leben bedeutet meist auch ein aufgeräumteres und organisierteres Leben. “Einfach leben” muss dabei aber nichts mit Sparsamkeit oder Askese zu tun haben – im Gegenteil.

Einer der Gründe, weshalb wir unproduktiv arbeiten, ist, dass wir uns zuviel aufhalsen – oder auch nicht ablehnen können, wenn uns andere zuviel aufhalsen. In diesem Artikel soll es aber nicht um zuviele Aufgaben gehen, sondern um das Zuviel ganz allgemein; um ein einfacheres Leben.

Was “einfach leben” jedoch genau heißt, ist gar nicht so – nun ja – einfach. In den letzten Jahren sind zahlreiche Bücher à la “Simplify Your Life” erschienen. Es gibt verschiedenste Ausprägungen der Einfachheit: Freunde von mir verbringen beispielsweise jeden Urlaub in einem kleinen Häuschen, das nur zu Fuß erreichbar ist und weder fließend Wasser noch Strom, dafür aber einen Brunnen vor dem Haus und ein Trockenklo hat. Geheizt und gekocht wird mit Holz. Eben ein richtig einfaches Leben.

Gleichzeitig gibt es aber auch teuerste Häuser, die sehr minimalistisch eingerichtet sind. Geschmackvoll, mit viel Platz und sehr kostspielig. Auch das ist ein einfaches Leben: Reduziert auf wenige, aber erlesene und teure Dinge.

Die Bandbreite der Einfachheit ist also enorm. Nach meinem Verständnis hat ein einfaches Leben nichts mit Geiz oder sogar Askese zu tun. Im Gegenteil:

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Pro Tag erhält ein durchschnittlicher Angestellter 30 bis 40 E-Mails. Die meisten Empfänger schätzen die Wichtigkeit einer Mail nach dem Absender und dem Betreff ein. Deshalb ist es ratsam, dieser Zeile ein wenig Aufmerksamkeit zu widmen.

Es mag auf den ersten Blick unnötig erscheinen, detaillierte Ratschläge für die Betreffzeile einer E-Mail zu geben – man schreibt dort halt hin, worum es geht, richtig? Trotzdem müsst Ihr nur mal Euren Posteingang eine Weile beobachten, um zahlreiche nutzlose Beispiele zu finden. Besonders macht sich das Problem beim Suchen nach einer bestimmten Mail bemerkbar – spätestens dann sind “Hallo”, “Gruß und Info aus Köln” oder “Frage” nicht sehr hilfreich (zu schweigen vom Klassiker, der gar nicht ausgefüllten Betreffzeile).

Darum hier sieben Punkte, die man beim Schreiben des Betreffs beachten sollte:
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Auf imgriff.com findet Ihr hunderte von Artikeln, die Euch helfen, schöner zu arbeiten und besser zu leben: Methoden, Hinweise, Tricks, Software-Tipps und vieles mehr. Jetzt wollen wir mal von Euch wissen, womit Ihr im Alltag arbeitet.

Das liebste Ding? Klarer Fall. (Katzencontent-Bild von Keystone)

Die Hilfsmittel, die einem am meisten beim produktiven Arbeiten helfen, können unterschiedlichster Art sein: Software, der beste Bürostuhl der Welt, aber auch der schöne Füller und das Moleskine-Buch oder vielleicht auch eine Sanduhr. Uns interessiert also heute weniger eine bestimmte Methode, sondern ein konkretes Ding, das Dir hilft (so können wir anderen uns das nämlich auch zulegen). Also: Was sind Deine drei liebsten Hilfsmittel, dank denen Du produktiv(er) arbeiten kannst?

Meine Top 3 sind:
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Die größte Herausforderung bei der Arbeit ist es, mit den ständigen Unterbrechungen umzugehen. Mit minimierten Ablenkungen und einem fixen Arbeits- und Pausenrhythmus gelingt das besser.

Durchschnittlich erhält ein Angestellter pro Tag 30 bis 40 E-Mails. Wer die Mailbenachrichtigung eingeschaltet hat und somit bei jeder neuen E-Mail benachrichtigt wird, der lässt sich an einem 8-Stunden-Tag durchschnittlich alle 12 Minuten unterbrechen. Er kann sich also nicht mal eine Viertelstunde am Stück einer Aufgabe widmen, bis er unterbrochen wird.

Leider können wir unsere Konzentration nicht zwei Dingen gleichzeitig schenken. Deshalb wird bei jeder Störung die komplette Aufmerksamkeit von der aktuellen Aufgabe “abgezogen” und auf die Unterbrechung gelenkt. Das ist an sich auch gut so, denn es garantiert, dass wir auf Gefahren sofort reagieren können. Nur im Büro-Alltag stört es. Wechseln wir nach der Unterbrechung wieder zurück zu unserer ursprünglichen Aufgabe, brauchen wir mehrere Minuten, um auf denselben Grad der Konzentration zu kommen, mit dem wir vor der Ablenkung gearbeitet haben.

Und was geschieht nach weiteren 12 Minuten?

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E-Mail ist heute für viele Menschen das Kommunikationsmedium Nummer 1. Vieles, was früher per Brief, Fax, Telefon oder im persönlichen Gespräch mitgeteilt wurde, wird heute per E-Mail geschickt.

Gleichzeitig jedoch sind E-Mails eine der größten Quelle für Unterbrechungen, Ineffizienz und Zeitverschwendung. Das muss nicht sein. Mit wenigen Kniffen kann dem abgeholfen werden:

1. Du sollst immer einen Betreff schreiben. Der Betreff soll die E-Mail zusammenfassen (“Sitzung am 29.1.09 möglich?”) und nicht nur beschreiben (“Terminvorschlag”).
2. Du sollst die E-Mail am Schluss durchlesen und alle Rechtschreibfehler beseitigen.
3. Du sollst keine Vorlagen mit Hintergrundfarbe, verschiedenen Schriften und sonstigem unnötigen HTML benutzen.

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Es gibt viele Erfolgsgeheimnisse, und jeder hat seine persönliche Mischung. Die folgenden Routinen allerdings dürften fast jedem helfen. Wenn es nach mir geht, dürfen sie in keiner Liste fehlen.

1. Schlafen: Es soll ja Leute geben, die mit wenig Schlaf auch auf Dauer gut umgehen können. Ich gehöre leider nicht dazu. Wenn ich nicht genug schlafe, bin ich unmotiviert, unproduktiv und bringe nichts zustande. Deshalb ist gesunder und ausreichender Schlaf so wichtig – hier mehr Tipps für guten Schlaf.
2. Morgenritual: Wie man den Tag startet, so wird er auch weiter verlaufen. Ich halte ein gutes, zu den persönlichen Vorlieben und Umständen passendes Morgenritual für eine der wichtigsten Gewohnheiten. So sollte ein idealer Tag starten.
3. Wasser trinken: Hierzu muss ich wohl nichts erklären, das sollte klar sein. Nur so viel: Wenn Du erst trinkst, wenn Du Durst hast, ist es schon zu spät. Denn dann ist der Körper schon ein wenig ausgetrocknet und verlangt deshalb nach Wasser. Trink daher lieber in regelmäßigen Abständen ein Glas Wasser.

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Ziele müssen messbar sein, wenn man sie erreichen will. Aber was tun, wenn man keinen Maßstab für ein Ziel hat? Ein Weg aus dieser Zwickmühle ist das “Inevitability Thinking”: Man schafft eine Umgebung, die das Ziel beinahe automatisch fördert.

Eigentlich setze ich mir gerne Ziele. Trotzdem werde ich das Gefühl nicht los, dass die Mühe oft vergebens ist. Besonders schwer fällt es mir, ein Ziel messbar zu machen. Denn wenn man SMARTe Ziele verfolgen will, muss man sie so setzen, dass sie messbar sind (SMART steht für Spezifisch, Messbar, Erreichbar – Attainable, Realistisch, mit einem bestimmten Zeitrahmen verbunden – Timely).

Nur: Ziele setzt man sich ja gerade dort, wo man noch wenig Erfahrungen hat oder wo man etwas erreichen will, das einem nicht einfach in den Schoß fällt. In diesen Bereichen ist es schwierig, eine realistische Zielgröße festzusetzen. So setze ich mir manchmal Ziele, die ich ohne Anstrengung erreiche und manchmal auch übertreffe, oder ich setze mir Ziele, die ich nicht erreiche, weil sie komplett unrealistisch sind. Was tun?

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Der Silvesterkater ist überstanden, die guten Vorsätze sind gefasst, der Alltag ist zurück: Wir sind im neuen Jahr angekommen. Ein guter Zeitpunkt, mal die eigene Umgebung und seine Routinen zu überprüfen: Wie sieht eigentlich Dein perfekter Tag aus?

Wir entwickeln uns ständig weiter: Wir lernen neue Dinge, gewöhnen uns neue Routinen an und erledigen neue Aufgaben. All das bewirkt, dass sich unser Tagesablauf und – genau genommen – unser Leben immer ein wenig weiterentwickeln. Routinen, die gestern noch ‘gepasst’ haben, sind vielleicht heute schon Hürden. Von Zeit zu Zeit mache ich deshalb eine Übung: Ich lasse gedanklich all meine Gewohnheiten, Routinen und Rituale fallen und konstruiere mir meinen idealen Tag von Grund auf neu.

Idealerweise unterstützen Umgebung und Routinen uns optimal beim Erreichen unserer Ziele. In meinem idealen Tag habe ich mir darum Zeit reserviert, um die vier wichtigsten Bereiche in meinem Leben abzudecken:

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