Mark Forster ist Autor mehrerer Bücher über Zeitmanagement und gibt Seminare zur persönlichen Organisation. Ich habe über seine Ideen schon im Zusammenhang mit geschlossenen Aufgabenlisten berichtet. Forster ist immer wieder auf der Suche nach neuen Techniken und Methoden. Vor einigen Monaten hat er das Autofocus-System entwickelt. Zunächst hat er selbst damit gearbeitet und sehr gute Erfahrungen gesammelt. Danach konnte man sich auf seine Beta-Liste eintragen und das System ausprobieren, erst dann ging das System live.

Das Besondere: Er hat (noch) kein Buch darüber geschrieben, sondern eine kurze, praktikable Anleitung auf seine Website gestellt, die jeder lesen und anwenden kann. Mittlerweile gibt es dort sogar Übersetzungen in viele Sprachen und seit einem Monat auch schon die Version 2. Ich war als Beta-Tester von Anfang an dabei, habe das System aber nur getestet und nie wirklich übernommen (dazu später mehr).

Das Autofocus-System ist eine Methode, seine Aufgaben zu verwalten und vor allem auszuwählen, welcher Aufgabe man nun seine Zeit widmen soll. Mark Forster hat mit dem System folgende Erfahrungen gemacht:

• Er konnte mehr erledigen.
• Gleichzeitig hatte er weniger Stress.
• Es gelang ihm, sich auf das Wichtigste zu fokussieren.
• Routineaufgaben waren schneller abgearbeitet.
• Die Hauptaufgaben konnte er gründlicher abarbeiten.

Klingt das nicht verlockend? Das Beste daran: Das System ist verblüffend simpel – und kostengünstig. Es besteht eigentlich nur aus einer langen Liste mit allen Aufgaben. Mark Forster benutzt dazu ein Notizbuch mit 25-35 Zeilen pro Seite. Fällt ihm etwas Neues ein, trägt er es ganz am Ende der Liste ein. Um die Liste abzuarbeiten – also um auszuwählen, was man gerade jetzt bearbeiten will -, folgt man ein paar wenigen, einfachen Regeln:

1. Lies zunächst zügig sämtliche Einträge auf einer Seite (!) durch.
2. Gehe dann die Seite langsam durch, bis Dich ein Eintrag «anspringt».
3. Arbeite dann daran, solange Du willst.
4. Streiche den Eintrag durch, sobald Du keine Lust mehr hast. Ist die Aufgabe bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht erledigt, dann trage sie ans Ende der Liste (ggf. also mehrere Seiten später) erneut ein.
5. Bleibe so lange auf der Seite, bis Du die Seite einmal komplett durchgeschaut hast, ohne dass Dich ein Eintrag angesprochen hat.
6. Gehe erst dann zur nächsten Seite und wiederhole das Ganze.
7. Wenn Du auf einer Seite landest, wo Dich von Anfang an kein Eintrag anspricht, dann markiere alle noch offenen Aufgaben auf dieser Seite mit einem Leuchtstift. Sie sind damit aussortiert.
8. Wenn Du so die letzte Seite so abgearbeitet hast, dann beginne wieder auf der Seite, die noch offene Aufgaben hat.

Aufgaben, die im Schritt 7 herausfallen, sind gleich zu behandeln wie erledigte Aufgaben. Sie sind zwar nicht erledigt, aber aussortiert. Vielleicht war die Zeit dafür noch nicht reif oder vielleicht müssen sie gar nicht erledigt werden. Sie werden zur Sicherheit markiert, falls Du sie später wieder einmal auf die Liste nehmen möchtest. Doch vorläufig lässt Du sie beiseite.

In diesem Video erklärt Forster selbst sein System – und zeigt seine wirklich extrem umfangreiche Aufgabenliste:

Das ganze System arbeitet also mit einer Serie von geschlossenen Listen und einer intuitiven Aufgabenauswahl.

Mark Forster spricht oft vom Vertrauen, dass man in dieses System haben soll. Vermeide also, im Voraus zu filtern oder bewusst zu priorisieren. Erstaunlicherweise erledigen das System und Deine Intuition zuverlässig die Aufgabenwahl.

Den gesunden Menschenverstand solltest Du natürlich trotzdem nutzen. Wenn Dein Chef hereinkommt und sofort eine Aufgabe erledigt haben will, dann tu es sofort. Die Antwort «Ich nehme es auf die Liste und tue es, wenn ich darauf Lust habe» wird wohl nicht sehr gut ankommen. Auch für Aufgaben, die Du zu einer bestimmten Zeit erledigen musst, eignet sich das System nicht.

Ansonsten hat man mit dem Autofocus-System jedoch ein mächtiges und gleichzeitig sehr simples System zur Hand, das prima funktioniert. Wie gesagt habe ich das System als Beta-Tester ausführlich getestet.

Was mir daran gefallen hat:

• Es ist sehr einfach umzusetzen.
• Es engt nicht ein.
• Es erzeugt keinen Druck.
• Es ist lustbetont.
• Es spricht beide Hälften des Gehirns an und bringt sie ins Gleichgewicht: Den rationalen Teil und den intuitiven Teil.
• Der GTD-Wochenrückblick entfällt, da man ja ständig seine Aufgaben durchschaut. Das macht das Ganze sehr sympathisch.

Weshalb ich das System trotzdem nicht mehr nutze:

Das mag subjektiv klingen, aber irgendwie entspricht mir das System nicht. In vielen Artikeln habe ich ja immer wieder betont, dass die Hilfsmittel zu einem passen müssen und man damit gerne arbeiten muss. Das war bei mir bei diesem System nicht der Fall. Ich bin da wohl zu kopflastig und konnte nicht völlig loslassen, um das System «entscheiden» zu lassen, was ich tue. Ich hatte trotz allem immer den Eindruck, dass ich alles oder fast alles auf der Seite erledigen müsste. Auch kann ich schwer eine Aufgabe sein lassen, wenn sie noch nicht erledigt ist.

Das Autofocus-System kann man natürlich kombiniert einsetzen, etwas zusammen mit GTD. Anstelle den vier Auswahlkriterien von David Allen zu folgen (Kontext, Zeit, Energie, Priorität), kann man die aktuelle Aufgabe beispielsweise nach diesem System aussuchen.

Das ganze System ist also überzeugend, wenn es einem liegt. Und das Schöne: Es ist sozusagen Open Source und frei verfügbar. Auch eine deutsche Beschreibung dazu gibt es.

In diesen Wochen hat Mark Forster eine zweite Version des System beschrieben. Es wird nun nicht mehr jede Seite einzeln angeschaut, sondern die Liste als ganzes und der Prozess ist etwas anders. Auf seiner Webseite gibt es mehr Informationen dazu.

• Das Autofocus-System auf Englisch
• Das Autofocus-System auf Deutsch
• Die zweite Version des Autofocus-Systems

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Ich hatte es schon vor langer Zeit entdeckt, aber nie wirklich genutzt. Nun hat das Programm PersonalBrain jedoch etwas geschafft, was noch kein Tool vor ihm geschafft hat: Innerhalb weniger Tage ist es zum zentralen Instrument für meine komplette Organisation geworden: Aufgaben, Notizen, Ideen, Kundenverwaltung und vieles mehr.
 

Wie ein zweites Gehirn

Mit PersonalBrain lassen sich alle Arten von Gedanken verwalten. Auf den ersten Blick scheint es eine Mindmap-Anwendung neben vielen anderen zu sein, doch PersonalBrain geht weiter. PersonalBrain funktioniert – wie der Name vermuten lässt – wie ein Gehirn, in dem alle Gedanken beliebig miteinander verknüpft werden können. Das lässt sich mit Mindmaps nur teilweise umsetzen.

Zwar sind auch dort Beziehungen zwischen den verschiedenen Ästen möglich, aber aufgrund der Darstellung nur eingeschränkt: Schnell stößt man an die Grenzen, wenn man in einer großen Map einen Gedanken von ganz rechts oben mit einem Gedanken weit links unten verknüpfen will. Mindmaps sind deshalb nicht schlechter und nicht besser, sondern einfach für andere Fälle geeignet, in denen sich PersonalBrain wiederum weniger eignet.

In PersonalBrain startet man ein neues «Brain» mit einem Hauptgedanken und fügt weitere Gedanken darunter ein – wie beim Mindmapping. Der Clou ist, dass ein Gedanke auch mehrere «Elterngedanken» haben und damit an völlig verschiedenen Orten im Brain auftauchen kann. Zusätzlich kann jeder Gedanke «Geschwistergedanken» haben. Geschwistergedanken sind miteinander verknüpft, aber ohne hierarchische Beziehung – also ähnlich wie Links im Internet.

PersonalBrain ist durch die besondere Darstellung einmalig. Man fliegt sozusagen durch das Brain und springt von Gedanke zu Gedanke wie im echten Hirn. Dadurch, dass auch nicht-hierarchische Beziehungen möglich sind, lassen sich selbst komplexe Informationsstrukturen abbilden. Dank der grafischen Navigation und einer unglaublich schnellen Suche findet man sich trotzdem sofort zurecht.

Komplette Dateiverwaltung ist möglich

Zu jedem Gedanken kann man Notizen inklusive Formatierung eingeben. Jeder Gedanke kann auch mit Anlagen verknüpft werden (Webseiten, E-Mails, Kontakte aus Outlook, Dokumente etcetera): Entweder wird eine Verknüpfung zur Datei eingefügt oder die Datei wird ins Brain verschoben und dort verwaltet. Dabei wird sie einfach von ihrem Ursprungsort in einen Unterordner des Brain-Ordners verschoben (direkte Dateianhänge sind allerdings nur in den kostenpflichtigen Versionen möglich). Theoretisch könnte man also seine gesamten Dateien im Brain verwalten. Das liegt nahe, da auch direkt im Brain neue Dateien mit Hilfe von Vorlagen erstellt werden können.
Desweiteren können Gedanken mithilfe von Kategorien und Stichworten eingeordnet werden. Die Kategorien wiederum lassen sich mit einem Icon verknüpfen und können eine individuelle Farbe tragen, so dass jeder Gedanke dieser Kategorie das entsprechende Icon trägt und in der entsprechenden Farbe erscheint.

Das klingt alles weniger spektakulär als es tatsächlich ist. Aber schau Dir folgendes Bild an und Du wirst sehen, dass PersonalBrain anders ist. Ich habe hier den Gedanken «Ziele» aus meinem Brain aktiviert (etwa in der Bildmitte, anklicken für größere Darstellung):

Unterhalb von «Ziele» sind alle Kindgedanken, also Gedanken, die hierarchisch darunter angelegt sind – wie beim Mindmapping. Oberhalb von «Ziele» stehen die beiden Elterngedanken («Modul 7…» und «Referenzen»). «Referenzen» ist mein allgemeiner Notizengedanken (ähnlich der Referenzablage in Getting Things Done), «Modul 7…» ist ein Modul eines Seminars, das ich gebe und in dem es eben auch um Ziele geht. Der Gedanke «Ziele» taucht also an verschiedenen Orten in meinem Brain auf. So etwas kann man mit Mindmaps bereits nicht mehr abbilden.

Es geht aber noch weiter: Links von «Ziele» hat es zwei Gedanken, die mit «Ziele» ohne hierarchische Beziehung verbunden sind (Geschwistergedanken) und sich an einem völlig anderen Ort im Brian befinden («2. Zielorientierung» und «Ziele Ivan»). Wenn ich mich mit Zielen beschäftige und plötzlich wissen möchte, wo ich stehe oder wie ich das umgesetzt habe, klicke ich einfach auf «Ziele Ivan» und bin augenblicklich in einer anderen Ecke im Brain.

Rechts von «Referenzen» sieht man ein paar weitere Gedanken, die unterhalb von Referenzen oder «Modul 7…» angeordet sind, also sozusagen auf einer Ebene mit «Ziele» stehen, ohne damit direkt verbunden zu sein. Hier sieht man auch schön die beliebigen Verknüpfungen, die möglich sind: Der Gedanke «Erfolg» beispielsweise ist folgendermaßen in meinem Brain eingeordnet:

1. Kindgedanke von «Ziele»
2. Kindgedanke direkt von «Referenzen»
3. Elterngedanke von «Gleichgewicht» und «Grand Slam-Formel», welche gleichzeitig auch Kindgedanken von «Referenzen» sind.

Diese Beziehungen sehe ich auf einen Blick. Wer nicht geübt ist oder das Brain nicht kennt, wird sowas natürlich nicht auf einen Blick erkennen, aber man ist schnell im Programm drin und findet sich rasch zurecht.

In der ersten Zeile im blauen Bereich sind übrigens meine Favoriten, also Gedanken, auf die ich schnell Zugriff haben möchte. In der letzten Zeile im blauen Bereich (neben der Suche) befindet sich die History, also die Gedanken, die ich als letztes aktiviert habe.

Etwas Einarbeitungszeit ist erforderlich

PersonalBrain erfordert eine andere Art von Denken und Organisation. Es ist nicht so strukturiert wie andere Programme oder wie Mindmaps, da es versucht, unser Gehirn nachzubilden.

Ich nutze das Tool bisher für Folgendes:

• Notizbuch für alles: Ideen, Zusammenfassungen von Blogs/Büchern, Brainstorming etc.
• Projekt- und Aufgabenmanagement: Mit Stichworten kann ich den Kontext einer Aufgabe angeben und die Aufgabe trotzdem an das Projekt hängen.
• Zielplanung
• Morgenritual: Es gibt ein paar Dinge, die ich täglich tue, und ein paar Fragen, die ich mir jeden Morgen stelle. Damit ich nichts vergesse, habe ich einen Strang mit meinem Morgenritual.

Der Hersteller gibt auf seiner Website noch mehr Anwendungsbeispiele: Visueller Lesezeichen-Manager, Ablage für Dateien, Produktentwicklung, Forschung, Eventplanung und vieles mehr. Prinzipiell lässt sich PersonalBrain wie jeder Informationsmanager für jede Art von Informationen verwenden.

Auch mit großen Datenmengen kommt PersonalBrain sehr gut zurecht. Ich selber habe «erst» knapp 1.400 Gedanken in meinem Brain, der Benutzer mit den offiziell am meisten Gedanken verwaltet aber über 110.000 Gedanken mit dem Programm!

Fazit
PersonalBrain ist eine großartige Software, um Notizen aller Art zu sammeln und miteinander zu verknüpfen. Sie konzentriert sich auf ein Kernfeature, was die Bedienung einfach und das Programm schnell macht. Um Gedanken zu strukturieren, eignen sich andere Programme wie Mindmap-Programme oder Outliner womöglich besser. Für alles andere ist PersonalBrain ein Tool der besonderen Art, an das man sich zwar zunächst gewöhnen muss, aber nach kurzer Zeit nicht mehr missen möchte.

PersonalBrain ist erhältlich für Windows, Mac und Linux. Insgesamt werden drei Varianten angeboten: Free (kostenlos), Core (149,95 Dollar) und Pro (249,95 Dollar). Der wesentliche Unterschied zwischen der kostenlosen und der Core-Version ist die Möglichkeit, Dateien direkt an Gedanken zu hängen, die Pro-Variante wartet zusätzlich u.a. mit Rechtschreibprüfung, HTML-Export, Remindern, Kalender- und Outlook-Integration auf (hier die drei Editionen im direkten Vergleich). PersonalBrain kann dreißig Tagen lang kostenlos getestet werden.

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Aufschieben ist durchaus normal. Wer hat noch nie beim Wecker auf den Snooze-Knopf gedrückt, um das lästige Aufstehen wenigstens für ein paar Minuten aufzuschieben?

Problematisch wird das Aufschieben nur dann, wenn man regelmäßig und ständig aufschiebt. Diese «Aufschieberitis», die man dann Prokrastination nennt, kann viele Gründe haben und auch eine Strategie gegen eine (vermeintliche) Blamage oder gegen Kritik sein oder tieferliegende Ursachen haben:

• Negative Bewertung: Dinge werden nicht nur registriert, sondern regelmäßig negativ bewertet («Das ist mir zu viel», «Das schaffe ich nicht», «Das habe ich nicht verdient»). Unangenehmes wird so zu Unerträglichem oder Unmöglichem.
• Motivationslosigkeit/Unlust
• Angst: Angst vor Versagen, vor Ablehnung – aber auch Angst vor Erfolg.
• Perfektionismus
• Selbstwertstörung

Schnell kann man in einen Teufelskreis geraten: Aus Perfektionismus oder Versagensangst schiebt man auf. Darauf folgt die Selbstkritik und häufig auch ein Selbstwertverlust. Man setzt sich einem noch größeren Druck aus, was zu noch mehr Versagensangst und damit wieder zu Aufschieben führt.

Zum Prokrastinieren kann man eine gewisse Neigung mitbringen, die aber – wie bei allen Neigungen – nicht bestimmend sein muss. Wer also eine Neigung zum Aufschieben hat, ist dem nicht hilflos ausgesetzt.

Interessanterweise schieben wir nie alles auf, sondern erledigen durchaus Dinge. Leider meistens weniger wichtige Dinge. In vielen Bereich schieben wir sogar überhaupt nicht auf. Es kann also durchaus sein, dass jemand seinen Haushalt vorbildlich führt, aber nicht fähig ist, den Projektabschlussbericht endlich anzugehen und zu schreiben. Vor Prokrastination ist niemand gefeit. Auffallend ist jedoch, dass Menschen in Berufen mit viel Freiraum eher zum Aufschieben tendieren (z.B. Selbstständige, Studierende).

Das BAR-Prinzip hilft

Leichte Formen der Aufschieberitis kann man selber in den Griff bekommen. Meistens ist sie dann eine schlechte Gewohnheit, die sich dank kurzfristiger Belohnungen eingeschlichen hat: Gewisse aufgeschobene Aufgaben haben sich von selbst erledigt oder ich konnte etwas Unangenehmes von mir weg halten. Solche Formen der Aufschieberitis (wie viele schlechte Gewohnheiten) kann man mit «BAR» angehen: Bewusstheit – Aktion – Rechenschaft.

• In einem ersten Schritt (Bewusstheit) geht es darum, das Phänomen richtig zu verstehen und zu erkennen, wann, wo und wie man aufschiebt. Ein wichtiger Baustein hier ist die Sprache. Aufschieber leben häufig nach dem Motto: «Ich muss dieses große, wichtige Projekt beenden. Es sollte schon längst erledigt sein, und ich muss mich da jetzt einfach durchbeißen.» Sobald man bemerkt, dass man in den Kategorien «Ich muss» oder «Es sollte» denkt, kann man stoppen und diese Phrasen durch andere, positivere ersetzen. Etwa: «Ich gehe diese Aufgabe jetzt mit dem ersten, kleinen Schritt an. Ich freue mich darauf und auf die Pause danach.» Ein ziemlicher Unterschied, oder?
• Im zweiten Schritt werden dann Aktionen gegen die Aufschieberitis geplant und durchgeführt.
• Im dritten Schritt blickst Du dann zurück (Rechenschaft), indem Du die eigenen Fortschritte bilanzierst und Veränderungen festhält. Vielleicht kannst Du Dich mit jemandem mit ähnlichen Problemen austauschen oder Dich in einem Forum beteiligen.

Häufig helfen außerdem die folgenden zehn konkreten Tipps:

• Tagesziele: Setz Dir täglich Ziele, die Deinen Tag vorstrukturieren. Übertreib es aber nicht: Dein Tag braucht auch Luft für Unterbrechungen und Spontanes.
• Kleine Schritte: Brich alle Aufgaben auf kleine Handlungsschritte herunter. So wird aus dem schrecklich großen und schwierigen Projekt eine Handvoll kleine, einfache Aufgaben.
• Rechenschaft: Halt regelmäßig Erfolge fest, such Dir einen Partner mit ähnlichen Problemen oder beteilige Dich in einem Forum.
• Zeitvorgaben: Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass Arbeit sich in genau dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Setz Dir also sportliche Zeitvorgaben, die Dich aber nicht überfordern.
• Realistisch bleiben: An einem normalen Arbeitstag wirst Du kaum wirklich acht Stunden arbeiten können. Du machst Pausen, hast Energietiefs, musst kleine Dinge erledigen, hast Termine, wirst unterbrochen. Setz Dich also nicht selber unter Druck, sondern bleib realistisch.
• 10-Minuten-Regel: Nimm Dir vor, nur zehn Minuten zu arbeiten. Starte eine Stoppuhr. Nach diesen zehn Minuten darfst Du tun, was Du willst. Meistens wirst Du aber schon so vertieft in die Aufgabe sein, dass Du weiter arbeitest.
• 72-Stunden-Regel: Projekte, die nicht innerhalb von 72 Stunden begonnen oder kurz angedacht werden, werden kaum mehr weiter verfolgt. Die Wahrscheinlichkeit dafür sinkt auf 1 Prozent. Bei Aufgaben ist es ähnlich: Erledige Deine Aufgaben so bald wie möglich und nicht erst kurz vor Abgabetermin. Pass aber auf, dass Du nicht ständig die Aufgabe wechselst.
• Belohnung: Belohne Dich, wenn Du gut gearbeitet hast – auch zwischendurch.
• Energielevel: Wer müde und schlapp ist, schiebt meistens mehr auf. Mach deshalb regelmäßig Pause, achte auf genügend Schlaf, eine gesunde Ernährung und ausreichend Bewegung.
• «Nicht erledigen» als Option: Wenn sich alles gegen eine Aufgabe sträubt, dann hat das einen Grund. Versuche, diesen Grund herauszufinden und fasse die Nicht-Erledigung als Option ins Auge – wenn das möglich ist.

Wenn Du Dich intensiver mit diesem Thema auseinandersetzen willst, dann empfehle ich Dir den Klassiker von Hans-Werner Rückert: «Schluss mit dem ewigen Aufschieben» (Affiliate-Link) . Der erste Teil dieses Artikel stützt sich auch auf dieses Buch.

Verwandte Artikel

Planlos glücklich: Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin Eigentlich wollten wir dieses Buch ja schon lange rezensiert haben, aber ... dann schlug die Prokrastination zu. (20. Juli 2009) Der Link am Mittag: Strukturlose Stunden Die Autorin Mary Beth Ellis schreibt über das gar nicht angenehme Wunder, einfach keine Struktur in den Arbeitstag zu bekommen, und Stunde um Stunde zu verbringen, ohne produktiv zu arbeiten. (21. November 2008) Der Link am Mittag: Prokrastination für Profis Lebst Du auch in einer prokrastinationsfeindlichen Umgebung? Mobbt auch Dich Dein Chef, indem er Dir regelmäßig Aufgaben zuweist? Hier sind fünf Hilfsmittel fürs ungestörte Prokrastinieren. (14. November 2008)

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Kennt Ihr die Geschichte über den alten Mann, der ständig von den Kindern geärgert wurde? Das ging ihm natürlich bald auf die Nerven, aber er hatte eine gute Idee. Als ihn die Kinder das nächste Mal ärgerten, sagte er zu ihnen: “Wenn ihr morgen wiederkommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem von euch 1 Euro.”

Natürlich kamen die Kinder am nächsten Tag erneut und ärgerten ihn nach allen Regeln der Kunst. Da sagte er zu ihnen: “Wenn ihr morgen wieder kommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem von euch 50 Cent.” Auch am nächsten Tag standen die Kinder wieder da und nervten. Da sagte der Mann: “Wenn ihr morgen wiederkommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem 20 Cent.” Die Kinder sahen sich an, überlegten kurz und meinten dann: “Nee, für so wenig Geld machen wir das nicht.” Und der Mann hatte seine Ruhe.

Eine schöne Geschichte, die zeigt, wie man Menschen demotivieren kann, und wie wenig Geld als Motivator wirkt. Rein rational hätten die Kinder den Mann natürlich weiter ärgern müssen. Immerhin hätten sie so ihr “Einkommen” steigern können. Glücklicherweise funktionieren wir aber nicht immer rein rational, sondern haben auch noch Werte, Einstellungen und einfach auch ein wenig Menschliches in uns.

Sobald die Kinder eine Belohnung erwarteten und für normal hinnahmen, waren sie nicht mehr bereit, die gleiche “Aufgabe”, die sie anfangs kostenlos erledigt hatten, für weniger Geld zu erledigen. Ursprünglich waren sie von sich aus – intrinsisch – zu den Streichen motiviert. Der Anreiz, etwas zu tun, kam alleine aus ihrem Inneren und nicht von außen. Niemand hat ihnen befohlen, jemanden zu ärgern und zunächst bekamen sie auch keine Belohnung dafür.

Der Mann hat das genau erfasst. Und er wusste auch, wie er darauf reagieren musste. Sein Ziel war nämlich, die intrinsische Motivation der Kinder zu ersetzen und den Ersatz anschließend immer weniger wertvoll zu machen. Oder: Er hat ihre intrinsische Motivation durch eine extrinsische Motivation ersetzt. Jetzt waren die Kinder nicht mehr primär aus sich selbst heraus motiviert, sondern von außen, nämlich durch das Geld. Durch die wiederholte Motivation von außen wurde ihr innere Motivation ersetzt. Der Mann musste schließlich den Betrag nur noch so lange verringern, bis er eine gewisse Schwelle unterschritt. Von da an war für die Kinder der Anreiz, ihn zu ärgern, nicht mehr groß genug.

Die Geschichte zeigt sehr schön, dass ein Anreiz von außen nicht unbedingt langfristig motivieren kann. Besonders dann nicht, wenn der Anreiz in Form von Geld geschieht. Untersuchungen haben ergeben, dass der Anreiz “mehr Geld” nur für kurze Zeit wirkt. Vermutlich hätten die Kinder bald auch aufgehört, wenn sie jeden Tag 1 Euro bekommen hätten. Irgendwann wären sie einfach nicht mehr motiviert genug gewesen. Wenn es ihnen jedoch gelungen wäre, ihr inneres Feuer am Brennen zu halten, würden sie den Mann noch heute ärgern – auch wenn er die Zahlungen ganz eingestellt hätte.

Oder in den Worten von Antoine de Saint-Exupéry:

“Wenn du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben, und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten endlosen Meer.”

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Die Routinen aus meiner ersten Liste sind sehr konkret, und Du kannst Du gleich umsetzen. Die heutige Liste ist eine Ergänzung dazu – sie ist eine Ebene höher angesiedelt und allgemeiner gehalten. Die Umsetzung liegt deshalb alleine bei Dir. Falls sie Dir gelingt, bist Du Deinem Erfolg ein gutes Stück nähergekommen.

1. Bleib positiv: Ob Du denkst, Du kannst etwas, oder auch nicht: Du wirst immer recht haben. Das hat schon Henry Ford gewusst (“If you think you can do a thing or think you can’t do a thing, you’re right.”). Die eigene Einstellung zu ändern, ist nicht immer ganz einfach, aber möglich: Beobachte Dich selber und sobald Du merkst, dass Du negativ denkst oder sprichst, dann mach einen bewussten Stopp und formuliere es anders.
2. Ausdauer: Für mich eine der Schlüsselkompetenzen überhaupt. Ausdauernd zu sein, bedeutet nicht, sich in etwas zu verbeißen und nicht mehr loslassen zu können. Seth Godin erklärt dies in seinem Buch The Dip (Affiliate-Link) sehr schön: Gewinner erkennen schnell und zuverlässig, wenn sie sich in einer Sackgasse befinden und geben diese Dinge sofort auf. Sie bemerken aber genau so schnell und zuverlässig, wenn sie sich nur in einer Senke befinden und halten dann eben durch. Verlierer geben auch hier auf oder halten daran fest, obwohl es sich immer mehr als Sackgasse entpuppt. Also: Ausdauernd bei den richtigen Projekten zu sein, hebt Dich von den anderen ab, die schon längst aufgeben haben.
3. Vertrauen: Glaube an Dich, ohne arrogant zu werden. Die positive Einstellung und Vertrauen gehören eng zusammen. Glaub an das, was Du tust und es wird Dir leichter fallen, positiv zu bleiben.
4. Begeisterung: Tue vor allem die Dinge, die Dich begeistern. Lass diese Leidenschaft andere spüren und zünde sie damit an. Klar, nicht alles ist super und cool, ich fülle die Steuererklärung auch nur mit geringer Begeisterung aus. Trotzdem kannst Du positiv bleiben mit dem Wissen im Hinterkopf, weshalb Du das tust und was dahinter steht. Denn Du hast eine Vision:
5. Vision: Bescheidenheit gilt hierzulande als Tugend. Das ist nicht immer schlecht, doch manchmal leider bremsend – besonders dann, wenn es um Visionen geht. Mach es anders: Denke groß, träume in Superlativen, immer mit dem Erfolg vor dem inneren Auge. Wisse genau, wohin Du willst. Es muss nichts sein, was die Welt verändert, aber es muss unbedingt etwas sein, was Dich verändert und Dich antreibt.
6. Ziele: Ich behaupte nicht, dass man ohne Ziele nicht erfolgreich sein kann. Doch mit Zielen kann man selber (mit)bestimmen, in welche Richtung es gehen soll. Deshalb: Setz Dir Ziele und überleg Dir, wie Du sie erreichen kannst.
7. Planen: Wie kannst Du Deine Ziele erreichen? Was willst Du heute erreichen? Wie kannst Du dieses Projekt erfolgreich beenden? Ein Plan macht Deine Vision und Deine Ziele konkret. Er zeigt Dir, was Du heute tun kannst.

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Es gibt Tage, an denen man alle möglichen kleinen – und oft auch mühseligen – Aufgaben erledigen muss, aber nichts wirklich bewegt. Das ist nicht schlimm, solche Tage sind normal. Aber es gibt auch Tage, an denen man überhaupt nicht erst in die Gänge kommt, trödelt und jede Gelegenheit nutzt, alles zu tun, außer zu arbeiten. Auch das ist nicht schlimm, wenn es nur ab und zu passiert. Kommt es aber häufig vor, dann wird es zum Problem.

Nicht immer merken wir, ob und wieviel Zeit wir eigentlich verschwenden. Um uns das vor Augen zu führen, kann ein Zeittagebuch helfen. Wer schon mal ein Zeitmanagement-Buch – vor allem einen Klassiker – in der Hand hatte, kennt dieses Instrument. Und viele zucken gleich zusammen bei der Vorstellung, den ganzen Tag zu notieren, was man so macht. Kann ich verstehen, ist mir auch so gegangen. Trotzdem kann ich heute sagen, dass diese Übung mir mehr Einsichten gebracht hat als viele andere, die ich in den vergangenen Jahren ausprobiert habe. Doch schön der Reihe nach:

Wie der Name schon sagt, hältst Du in einem Zeittagebuch fest, wofür Du wie viel Deine Zeit einsetzt:

1. Erstelle eine einfache Tabelle.
2. Trag in der ersten Spalte die Zeitskala in 15- oder 30-Minuten-Abständen ein.
3. Trage regelmäßig ein, was Du gerade tust. Du kannst Dir einen Timer auf 15 bzw. 30 Minuten stellen, damit Du es nicht vergisst.
4. Wenn Du willst, kannst Du eine weitere Spalte mit Störungen/Unterbrechungen eintragen und noch eine weitere mit der Überschrift Energie oder Wohlbefinden
5. Führe Dein Zeittagebuch mindestens einen Tag lang, besser aber während einer ganzen Woche.

Anschließend kannst Du Dein Tagebuch auswerten.

• Markiere verschiedene Kategorien, etwa Projektarbeit, Administratives, E-Mails usw.
• Leg auch eine Kategorie “Aufschieberitis” an.
• Zähle zusammen, wie viel Zeit Du in welcher Kategorie verbringst.
• Überleg Dir, ob Du das so willst oder ob Du etwas verändern möchtest.

Vergiss nicht: Niemand ist den ganzen Tag produktiv. Zum Glück! Wir sind ja keine Maschinen. Eine Führungskraft sagte mir einmal, dass sie mehr als zufrieden sei, wenn ihre Angestellten während 80 Prozent der Arbeitszeit auch wirklich arbeiten. Auf einen 8-Stunden-Tag sind das nicht einmal 6.5 Stunden. Und das ist nach der Erfahrung der Führungskraft schon viel. Also: Mach Dich nicht verrückt, wenn Du nicht ständig produktiv bist.

Die beiden Zusatzspalten “Störungen” und “Wohlbefinden” können Dir einen weiteren Hinweis auf allfällige Änderungen geben.

Ist Dir das zu umständlich? Dann mach’s umgekehrt: Miss mit einer Stoppuhr die Zeit, die Du für eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität benötigst. Wirst Du unterbrochen, dann notiert Dir das auch.

Auch das ist Dir zu anstrengend? Dann schreib wenigstens alle Unterbrechungen, Störungen und Aufschiebeaktionen auf. Auch das kann Dir bereits helfen zu erkennen, was Du eigentlich mit Deiner Zeit alles so anstellst.

Solch ein Tagebuch lässt sich übrigens auch sehr gut im Internet führen, etwa mit dem Zeiterfassungstool mite oder dem BubbleTimer. Mit letzterem kannst Du in 15-Minuten-Brocken Deine Zeit genau protokollieren. Du kannst Dir auch ein Ziel setzen, wieviel Zeit Du für eine Aktivität einsetzen möchtest, entweder als Minimalziel (z.B. für Sport: mindestens 30 Minuten täglich) oder als Maximalziel (z.B. fürs planlose Surfen im Internet: max. 20 Minuten). Damit Du die Erfassung nicht vergisst, erinnert Dich der BubbleTimer alle 15 Minuten daran, wenn Du das möchtest. Das Ganze wird dann noch in Diagrammen oder Reporten ausgewertet und kann exportiert werden. Eine runde Sache für 20 Dollar pro Jahr.

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Besonders die allgemeinen Informationen, die man nicht einem Projekt oder einem Kunden zuordnen kann, müssen so abgelegt werden, dass man sie schnell und zuverlässig wieder findet.

Auf welches System man bei seiner Ablage schwört (Hängeregistraturen, Ordner, Classei/Mappei oder was auch immer), ist zu einem großen Teil Geschmacksache. Manchmal hat ein System Vorteile, aber wenn man sich damit nicht wohl fühlt, ist wenig gewonnen. Was für Vorteile das sind, werden wir in den nächsten Wochen und Monaten austesten. Gregor und ich starten die ultimative Ablage-Serie: Wir testen die gängigsten Ablagesystem und lassen sie gegeneinander antreten.

Jede Ablage sollte unabhängig vom eingesetzten System ein paar Anforderungen erfüllen, damit man damit effizient arbeiten kann und seine Dokumente schnell findet. Um diese Grundsätze geht es heute zum Start in die neue Serie:

Immer in Reichweite

Das ideale Ablagesystem ist so eingerichtet, dass man in wenigen Sekunden ein neues Dokument ablegen kann. Es ist in der Nähe des Arbeitsplatzes, idealerweise höchstens eine Armlänge weit entfernt. Klingt banal, ist aber offenbar nicht selbstverständlich.

Eine unordentliche Ablage ist oft auf Trägheit zurück zu führen: Je weiter der Weg zur Ablage, desto geringer die Motivation, das Dokument ordentlich abzulegen. Und das führt zwangsläufig zu wuchernden Stapeln.

Genug Platz für neue Dokumente

Die Ablage muss großzügig bemessen sein. Wer kennt sie nicht, die Ordner, die aus allen Nähten platzen oder Hängeregistraturen, aus denen die Dokumente schon oben heraus schauen? Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern motiviert auch nicht gerade dazu, ein neues Dokument abzulegen. Außerdem nimmt der Suchaufwand zu, je voller die Ablage ist.

Generell gehören Schubladen, Ordner oder Ablagen höchstens zu 75 Prozent gefüllt, damit man noch Platz zum Blättern hat. Das bedeutet aber, dass immer genügend Nachschub an Ordnern oder Mappen zur Verfügung stehen muss. Entsprechend sollte man sich einen kleinen Vorrat davon anlegen.

Flexibel und umsortierbar

Dokumente will man schnell herausnehmen und unter Umständen auch mal umsortieren können. Neue Dokumente legt man nur dann ordentlich ab, wenn es schnell und ohne Umstände geht. Deshalb sollte die Ablage so flexibel und beweglich wie möglich sein.

Wenn die Ablage wächst

Ablagen haben die Tendenz, unendlich zu wachsen. Entscheidende Fragen sind deshalb: Kann ich sie problemlos erweitern? Wie passt sie in den Schrank? Erhalte ich in einem, drei, fünf oder zehn Jahren auch noch Ersatzmaterial?

Teurere Systeme können sich lohnen

Nicht zu unterschätzen sind die Kosten. Einige System, die wir noch beschreiben werden, sind sehr gut durchdacht, aber nicht gerade billig. Solch eine Investition kann sich aber manchmal lohnen, sofern man überhaupt etwas zu investieren hat.

Schnell Dokumente wiederfinden: Die einfache A-Z-Ablage

Wie sollen aber die Dokumente dann abgelegt werden? Ich bin ein großer Anhänger des System von David Allen, dem Erfinder von GTD. Meine allgemeine Ablage folgt einer einfachen alphabetischen Ordnung. Für Kunden und größere Projekte lege ich daneben eine separate Mappe an (ich arbeite mit Classei).

Früher habe ich eine thematische Ablage geführt, aber ohne durchdachtes System. So musste ich mich regelmäßig fragen: Wohin kommt ein Briefwechsel? Zur Firma des Absenders? Zum Thema, über welches wir uns ausgetauscht haben? Zu “Korrespondenz”? Oder sonst irgendwo? Meine Antwort war abhängig von der Tagesform. Die Folge: Ich habe viel Zeit verloren, um den richtigen Ort für den Briefwechsel zu finden, und ich habe später den Briefwechsel erst wieder nach längerem Suchen gefunden.

Meine jetztige Unterteilung ist sehr fein, so dass es vorkommt, dass sich in einer Mappe nur ein A4-Blatt befindet. Die Mappen werden nach ihrem Inhalt beschriftet und dann einfach alphabetisch abgelegt. So kann es sein, dass in der einen Mappe nur eine Broschüre ist und in der Mappe dahinter die detailierte Jahresplanung zu einen meiner Projekte.

Die alphabetische Ordnung garantiert mir, dass ich innert Sekunden finde, was ich brauche. Ein Dokument kann höchstens an zwei oder drei Orten abgelegt sein. Mit dem Classei-System habe ich außerdem auf einen Blick die Übersicht und so genügen meisten wenige Handgriffe, bis ich das gesuchte Papier in den Händen halte.

Diese alphabetische Ablage lässt sich prinzipiell mit jedem System umsetzen. Ich habe mich einmal für Classei entschieden. Welche Alternativen es gibt, werden Gregor und ich in den nächsten Wochen aufzeigen.

Alle bisher erschienenen Artikel der Serie “Ablage im Griff“:

• Ablage im Griff (1): Die Grundsätze einer guten Ablage (9. Mai 2009)
• Ablage im Griff (2): Standard-Hängemappen (11. Juni 2009)
• Ablage im Griff (3): Mappei und Classei (28. Juli 2009)
• Ablage im Griff (4): Erste Schritte mit Mappei und Classei (27. Januar 2010)

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Unsere Erziehung, unsere Schulen, vielleicht sogar unsere ganze Kultur lehrt uns, dass wir Schwächen nicht akzeptieren dürfen. Einer meiner Französischlehrer hat sogar die Diktate gestrichen, weil die ganze Klasse zu gut war. Und wer weiterkommen will, fragt sich meistens, was nicht gut läuft, was verbessert werden kann und was weggelassen werden soll. All diese Fragen zielen auf die Schwächen, die es zu eliminieren gilt.

Diese Strategie hat leider einen ganz gewichtigen Nachteil: Schwächen lassen sich nur mit sehr großem Energieaufwand ändern. Und: Die Konzentration auf Schwächen demotiviert mit der Zeit. Du kannst Dir vorstellen, wie gerne wir noch in den Französisch-Unterricht gegangen sind, seitdem nur noch das abgefragt wurde, was wir nicht können.

Viel effizienter und effektiver ist es darum, sich auf seine Stärken zu konzentrieren und diese auszubauen.

Man könnte sogar noch einen Schritt weiter gehen: Wirkliche Verbesserung ist nur möglich, wenn man sich auf seine Stärken und Talente konzentriert. Nur dort kann man Außergewöhnliches schaffen.

Natürlich sollte man die Schwächen dabei nicht völlig vergessen: Im Bereich der Schwächen geht es um Schadensbegrenzung. Stell Dir einen 100-Meter-Läufer vor: Er ist vielleicht der Sprinter, der am schnellsten beschleunigen kann, aber seine Schwäche ist sein langsamer Start. Ihm fehlt es an Reaktionsfähigkeit. Bei dieser Fähigkeit ist er nur der 35ste der Weltbesten. Trotzdem gewinnt er Rennen, da er der Läufer ist, der von allen am schnellsten beschleunigen kann.

Da er sich verbessern will, versucht er, seine Reaktionsfähigkeit zu steigern. Das ist gut so, aber er wird nie das Niveau erreichen, wie es die Topläufer erreichen. Sein Ziel muss sein, den Schaden zu begrenzen. Vielleicht gehört er irgendwann zu den 25 Besten, aber er wird nie am schnellsten reagieren, so sehr er sich auch anstrengt. Deshalb ist es sicherlich besser, wenn er weiterhin seine Fähigkeit, schnell beschleunigen zu können, pflegt und erhält.

Fünf Tipps, um Deine Stärken zu stärken

• Stärken erkennen: Wer sich auf seine Stärken konzentrieren will, muss sie zuerst kennen. Es gibt verschiedene Tests, wie man seine Stärken herausfindet. Man kann sich aber auch einfach fragen: Bei welcher Tätigkeit vergesse ich die Zeit? Was kann ich sehr gut? Was macht mir Spaß? Frag auch Deine Freunde oder Familie, was Du für Stärken hast. Die haben oftmals einen erstaunlich neutralen und objektiven Blick auf Dich.
• Schwächen erkennen: Das gehört zu einer umfassenden Selbsterkenntnis hinzu. Welche Schwächen habe ich? Frag auch hier Bekannte oder Verwandte. Das ist sicher nicht so angenehm zu hören, aber kann Dich sehr weit bringen.
• Konzentration auf die Stärken: Frag Dich dann, wie Du Deine Stärken weiter ausbauen kannst.
• Umsetzung der Stärken: Wie kannst Du Deine Stärken in Deinem Alltag konkret umsetzen? Geht das in Deinem aktuellen Umfeld? Wie müsste Dein Umfeld (Privat, Arbeit usw.) aussehen, damit Du Deine Stärken umsetzen kannst? Kannst Du Dein Umfeld anpassen?
• Schadensbegrenzung: Schwächen, die Dich behindern, kannst Du bearbeiten, um den Schaden in Grenzen zu halten. Ganz wirst Du sie vielleicht nie weg bekommen, aber immerhin bremsen sie Dich nicht mehr. Konzentriere Dich aber vor allem auf Deine Stärken.

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Vor kurzem habe ich hier das 4-Felder-System vorgestellt, um den Schreibtisch aufzuräumen. Der Schreibtisch ist aber nur einer von vielen potentiellen Ramsch-Sammlerorten. Dem Aufräumen sind dementsprechend keine Grenzen gesetzt. Gründe dafür gibt es viele:

• Ein aufgeräumtes Zimmer sieht besser aus.
• Das Putzen geht einfacher.
• Man findet seine Dinge wieder.
• Es hat weniger Dinge, die ablenken.

Aufräumen benötigt Zeit. Diese Zeit ist aber gut investiert, denn anschließend sparst Du Tag für Tag Zeit ein.

Darum hier ein paar Tipps, die Dir beim Aufräumen helfen:

• Oberflächen: Ein Raum wirkt umso aufgeräumter, je mehr freie Flächen es gibt. Das sind nicht nur Tische, sondern auch Regale und Wände. Je weniger Wandschmuck an der Wand hängt, desto weniger “drückt” der Raum. Pass aber auf, dass der Raum trotzdem lebt und eine persönliche Note hat. Sonst wirkt er kühl und anonym. Wenige persönliche Dinge wirken meist besser als ein überfüllter Raum.
• Schatzkiste: Hast Du Mühe, Dich von Dingen zu trennen? Dann lagere sie in einer Kiste zwischen und schreib das aktuelle Datum auf die Kiste. Wenn Du sie nach einer bestimmten Zeit (zum Beispiel: 6 Monate oder 1 Jahr) immer noch nicht geöffnet hast, dann gib die Sachen weg, denn dann wirst Du sie recht sicher auch in den kommenden Monaten oder Jahren nicht brauchen.
• 1 in – 2 out: Du willst wirklich Nägel mit Köpfen machen? Dann geh so vor: Immer, wenn Du etwas Neues kaufst, musst Du dafür zwei Dinge wegwerfen, verschenken oder verkaufen. Mogeln gilt nicht: Zwei Blätter Papier wegzuwerfen zählt hier nicht!
• Aufräum-Routine: Eine schön aufgeräumte Wohnung zieht neue Dinge regelrecht an. Pass auf, dass Du nach ein paar Tage nicht wieder am selben Punkt angelangt bist wie vorher. Investiere lieber regelmäßig ein wenig Zeit ins Aufräumen. Ich versuche etwa, nie irgendwo hin zu gehen, ohne etwas mitzunehmen. Wenn ich also in die Küche gehe, nehme ich gleich meine leere Kaffeetasse mit. Und wenn ich zurückkomme, habe ich wahrscheinlich eine alte Zeitung fürs Altpapier unter dem Arm. Man kann sich auch täglich eine kurze Zeit (z.B. 15 Minuten) fürs Aufräumen nehmen: Morgens als erstes oder abends als letztes räumt man so noch kurz auf, was herumliegt.

» Weitere Tipps und Artikel übers Aufräumen

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Vor ein paar Wochen habe ich die 60-60-30-Methode vorgestellt. Ein ganz wesentliches Element davon sind die Pausen. Die Kunst, Pausen zu machen, muss man allerdings erst mal lernen. Gibt es doch so viele Gründe, keine und schon gar nicht jetzt eine Pause einzulegen:

• Keine Zeit: Dings und Bums muss unbedingt heute noch fertigwerden. Und überhaupt ist so viel zu tun, dass keine Zeit für Pausen bleibt.
• Sich zu wichtig nehmen: Wer viel zu tun hat, wird gebraucht und ist wichtig. Wer dagegen Zeit für Pausen hat, hat offenbar nur zu wenig zu tun – und ist folglich nicht so wichtig.
• “Nur noch kurz”: Man ist ja sowieso gleich fertig, da will man die Arbeit nicht so kurz vor dem Ende unterbrechen. Und dann arbeitet man und arbeitet und arbeitet …

Das sind alles einleuchtende Gründe, sie entspringen aber einer sehr kurzfristigen Denkweise. Wer so denkt, wird nie eine Pause machen – und ist dann plötzlich so kaputt, dass er sich nur noch aufs TV-Delirium am Feierabend freut.

Richtig Pause machen

Pausen macht man am besten dann, wenn man noch Reserven hat. Wer eine Pause “braucht”, hat den richtigen Zeitpunkt schon verpasst. Das ist wie mit dem Trinken: Der Körper reagiert erst dann mit Durst, wenn er unbedingt etwas Flüssiges braucht. Besser ist es, schon vorher zu trinken. Du tankst ja Dein Auto auch nicht erst dann, wenn der Motor schon stottert.

• Kurze Pausen: Nach spätestens 45 Minuten ist eine kurze Pause (2-3 Minuten) nicht verkehrt. Kurz mal strecken, sich bewegen, etwas anderes denken und dann weiter an die Arbeit.
• Kaffeepause: Nach etwa 2 bis 2,5 Stunden kannst Du Dir einen schönen Kaffee gönnen und dabei 15-20 Minuten ausspannen.
• Längere Pause: Nach spätestens 4 Stunden braucht es eine richtige Pause von mindestens 45-60 Minuten, in der man richtig abschaltet.

Wichtig ist, aktiv Pause zu machen: Sitzenbleiben und im Internet surfen zählt nicht. Hier ein paar spontane Vorschläge für die Pausenbeschäftigung:

• Einen Apfel essen
• Sich strecken, dehnen, lockern
• Fenster auf, hinausschauen und tief durchatmen
• Ein paar Schritte gehen
• Kaffee stehend trinken
• Ein Glas Wasser trinken
• Augenmassage
• Bewegung, und sei es nur kurzes Hüpfen an Ort und Stelle

Klar ist: Die Arbeit wird nicht weniger und erledigt sich leider nicht von alleine. Doch mit richtigen, guten und aktiven Pausen dazwischen steigt der Energielevel und Du kannst konzentrierter und effektiver arbeiten.

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Geht es um die Ordnung auf dem Schreibtisch, gibt es zwei Lager: Die “Volltischler” und die “Leertischler”. Die Leertischler sagen: “Wie es auf dem Schreibtisch aussieht, so sieht es im Kopf aus.” Die Volltischler antworten darauf am liebsten mit Albert Einstein: “Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist, worauf deutet dann ein leerer Schreibtisch hin?”

Ich bin eindeutig Leertischler: Auf meinem Schreibtisch ist nur der Computer, eine Lampe, meistens ein Glas Wasser und die Unterlagen zu der Aufgabe, die ich gerade im Moment bearbeite (falls ich dazu überhaupt Unterlagen auf Papier habe – ich versuche soweit wie möglich papierlos zu arbeiten).

Das ist nicht jedermanns Sache, und das ist auch in Ordnung so. Wenn Du also ein Volltischler bist, musst Du Dir noch keine Sorgen machen. Sorgen solltest Du Dich nur, wenn Du plötzlich den Überblick verlierst oder Aufgaben und Dinge vergisst. Dann hast Du ein Problem.

Die entscheidenden drei Fragen, um das zu beurteilen, sind:

1. Fühlst Du Dich wohl an Deinem Schreibtisch?
2. Findest Du ein beliebiges Dokument in weniger als drei Minuten?
3. Ist Dein System so zuverlässig, dass Du keine Aufgaben vergessen kannst?

Wenn Du alle drei Fragen mit einem überzeugten “Ja” beantworten kannst, dann bist Du auf der sicheren Seite.

Ist Dein Tisch aber übervoll und Du möchtest etwas daran ändern, dann bleibt Dir nichts anderes übrig, als Dir Zeit zu nehmen und den Tisch komplett aufzuräumen. Nur hier ein Häufchen zu verkleinern oder dort etwas wegzuräumen, bringt gar nichts. Wenn schon, dann richtig:

Teile einen zweiten Tisch oder den Fußboden in vier Felder. Danach arbeitest Du Dich durch das Chaos auf dem Schreibtisch, und zwar konsequent in eine Richtung (also z.B. von rechts nach links). Nimm jede Sache (Blätter, Handy, Schreibzeug – einfach alles, was sich auf dem Tisch befindet und bewegen lässt) einzeln in die Hand und leg es in eines der vier Felder – sie bedeuten:

1. Wegschmeißen: Was hier landet, wirfst Du anschließend in den Müll (Altpapier etc.).
2. Weiterleiten: Hier kommt das hin, was Du an Kollegen, Familienmitglieder, einen externen Büroservice oder an wen auch immer delegieren kannst, oder was Du zurück geben kannst oder musst (Bücher aus der Bibliothek usw.).
3. Wichtiges: Dies sollte der kleinste Stapel werden. Hier kommen die wichtigen Dinge hin, die nach der Aufräumaktion wieder zurück auf den Schreibtisch müssen. Überleg Dir unbedingt zu allem, was hier liegt, weshalb es zurück auf den Tisch soll und was der nächste Handlungsschritt ist (z.B. Entwurf editieren, Fotos bearbeiten usw.).
4. Sofort erledigen: Das hier ist eigentlich kein eigenes Feld, sondern das sind Dinge, die Du sofort erledigst, sofern sie weniger als 2 Minuten dauern. Typisch etwa: Ein Dokument ablegen, einen Termin telefonisch bestätigen, eine Anmeldung ausfüllen und frankieren usw. Solche Sachen erledigst Du direkt während des Aufräumens.

Weitere wichtige Regeln:

• Es gibt keine “Zwischenhäufchen”.
• Nimm jedes Ding nur einmal in die Hand.
• Es gibt nur diese vier Felder. Es gibt keine fünfte oder sechste Möglichkeit.

Um den Schreibtisch dann dauerhaft so schön aufgeräumt zu lassen, musst Du Deine Gewohnheiten ändern. Was hier so lapidar klingt, ist nicht ganz simpel, aber machbar. Hier ein paar Anregungen:

• Nutze einen Eingangskorb: Alles, was Deine Welt betreten will, muss zuerst hier rein. Nutze dazu eine Briefablage oder etwas ähnliches, aber nicht Deinen ganzen Tisch. Mindestens einmal pro Tag leerst Du den Eingangskorb, indem Du von oben nach unten jedes Papier und jedes Ding einzeln in die Hand nimmst und weiterverarbeitest.
• Schaffe jedem Gegenstand eine Heimat: Der Schlüssel gehört in die Schlüsselablage, ungelesene Bücher in das dritte Regal, der Notizblock in die Aktenmappe usw. Suche Dir für jeden Gegenstand einen festen Platz aus.
• Wenn Du eine Aufgabe erledigt hast, dann räum sofort alles weg, was Du dazu benötigt hast (inkl. der Leuchtstifte, der benötigten Dokumente und Ordner usw.).
• Das Letzte, was Du abends machst, ist aufräumen. Für Angestellte ist das natürlich einfacher, da sie einen klar definierten Arbeitsschluss haben und so das Aufräumen zu einem Ritual machen können. Für Selbstständige ist das schwieriger. Du kannst auch vor der letzten Arbeitssession aufräumen oder zu definierten Zeiten (z.B. vor dem Abendessen oder vor der Tagesschau).

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Häufig tun wir die Dinge, die wir regelmäßig machen, gar nicht mehr bewusst. So vernachlässigen wir auch viele der Fähigkeiten, die wir haben. Sie sind so selbstverständlich, dass wir sie nicht mehr pflegen und damit eigentlich nicht weiter kommen. Bei vielen Dingen ist das egal (z.B. beim Kochen), bei vielen Fähigkeiten ist es aber schade. Gewohnheiten und Routinen sind sehr hilfreich, um neue Dinge zu erlernen und automatisch ablaufen zu lassen. Doch auf der anderen Seite bleiben wir so auch auf der gleichen Stufe stehen und entwickeln uns nicht mehr weiter.

Hier sind darum sechs Tipps, wie Du Deine Fähigkeiten bewusst verbessern kannst:

Dinge bewusst tun

Ein einfaches Lernmodell, das ich im Buch “Erfolgreiche Gewohnheiten” (Affiliate-Link) von Jörg Weisner kennengelernt habe, geht davon aus, dass wir vier Stufen durchlaufen:

• Unbewusste Inkompetenz (Wir wissen gar nicht, was wir nicht können.)
• Bewusste Inkompetenz (Hier sehen wir, dass wir etwas einfach nicht können.)
• Bewusste Kompetenz (Kann man durch Üben und Trainieren erreichen)
• Unbewusste Kompetenz (Wir tun etwas automatisch gut und richtig.)

Der erste Schritt besteht deshalb darin, Dinge (wieder) bewusst zu tun, und zwar gerade die gewohnten Dinge. Lenke Deine Aufmerksamkeit auf die Dinge, die Du ohne Nachdenken tust, und beobachte Dich dabei.

Fähigkeiten optimieren

Bei der Beobachtung fallen Dir bestimmt Aspekte auf, die Du tunen kannst; Dinge also, die Du nicht komplett neu erlernen musst, sondern recht einfach optimieren kannst.

Lernen

Deine Fähigkeiten verbesserst Du durch Lernen. Lernen steht aber in der Regel nicht gerade zuoberst auf unserer Prioritätenliste. Dort stehen die dringenden Dinge, die Dich so lange piesacken, bis Du sie erledigst. Deshalb musst Du Dir bewusst Zeiten schaffen, in denen Du lernst: Durch Lesen, Diskutieren, Üben.

Inspiration

Wer und was inspiriert Dich? Such Dir Leute, die Dich anregen, bei denen Du nach einem Treffen wie elektrisiert nach Hause gehst und am liebsten alles neu machen würdest. Vielleicht inspiriert Dich auch ein gutes Buch oder eine Biographie. Nutz diese Momente, denn sie geben Dir immer wieder einen neuen Schub.

Kritik

Wir alle werden kritisiert, und für viele Menschen ist es nicht einfach, damit umzugehen. Versuch aber, Kritik als wertvolles Feedback anzusehen und anzunehmen. Das ist zwar nicht unbedingt die Intention des Kritikers, aber das spielt ja keine Rolle. Wichtig ist immer, was Du daraus machst, wie sehr Du Dir die Kritik zu Herzen nimmst und wie Du darauf reagierst. Niemand zwingt Dich, empört, beleidigt, traurig oder wütend zu reagieren. Du kannst genausogut die Spitze an Dir abprallen lassen und den Kern der Kritik als Feedback annehmen. Einfacher gesagt als getan, ich weiß, aber es lohnt sich. Wie man Kritik produktiv nutzen kann, haben wir in diesem älteren Artikel beschrieben.

Mentoren

Mein Eindruck ist, dass es in unseren Breitengraden noch nicht sehr verbreitet ist, sich einen Mentor zu suchen. Trotzdem gibt es sicher jemanden, der Dir gerne hilft, weiterzukommen. Vielleicht musst Du nur fragen. Es muss ja nicht eine enge Zusammenarbeit sein, oftmals genügt es, sich mal mit jemanden einen Nachmittag lang zu unterhalten und einfach bei ihm Tipps abzuholen. Viele sind dafür aufgeschlossener, als man zunächst denken mag.

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Einer der Gründe, weshalb wir unproduktiv arbeiten, ist, dass wir uns zuviel aufhalsen – oder auch nicht ablehnen können, wenn uns andere zuviel aufhalsen. In diesem Artikel soll es aber nicht um zuviele Aufgaben gehen, sondern um das Zuviel ganz allgemein; um ein einfacheres Leben.

Was “einfach leben” jedoch genau heißt, ist gar nicht so – nun ja – einfach. In den letzten Jahren sind zahlreiche Bücher à la “Simplify Your Life” erschienen. Es gibt verschiedenste Ausprägungen der Einfachheit: Freunde von mir verbringen beispielsweise jeden Urlaub in einem kleinen Häuschen, das nur zu Fuß erreichbar ist und weder fließend Wasser noch Strom, dafür aber einen Brunnen vor dem Haus und ein Trockenklo hat. Geheizt und gekocht wird mit Holz. Eben ein richtig einfaches Leben.

Gleichzeitig gibt es aber auch teuerste Häuser, die sehr minimalistisch eingerichtet sind. Geschmackvoll, mit viel Platz und sehr kostspielig. Auch das ist ein einfaches Leben: Reduziert auf wenige, aber erlesene und teure Dinge.

Die Bandbreite der Einfachheit ist also enorm. Nach meinem Verständnis hat ein einfaches Leben nichts mit Geiz oder sogar Askese zu tun. Im Gegenteil:

Ein einfaches – oder vielleicht besser: vereinfachtes – Leben bemisst sich nicht nach dem Fehlen materieller, sondern nach der Anwesenheit der essentiellen und wichtigen Dinge. Es fokussiert sich auf das Wesentliche. Was diese essentiellen Dinge sind, ist natürlich höchst subjektiv. Darum kann es auch gar keine allgemeine Definition eines einfachen Lebens geben.

Leo Babauta hat eine Bedienungsanleitung für die Vereinfachung geschreiben, die selbstredend auch ganz simpel ist:

• Identifiziere, was Dir in Deinem Leben das Wichtigste ist.
• Streiche alles andere.

Diese Anleitung kann man auf alles anwenden: auf die Inneneinrichtung, die privaten Beziehungen (intime und freundschaftliche), Kleider, Dateien auf der Festplatte, zu erledigende Aufgaben, den Speiseplan und vieles mehr.

Den erste Schritt, nämlich das Wichtigste zu identifizieren, kann einem dabei niemand abnehmen. Er ist gleichzeitig der Startpunkt, von dem aus man sein Leben weiterentwickeln, Ziele und Leitbilder definieren kann. Nach diesem ersten Schritt können Bücher (wie “Simplify your Life” von Werner Tiki Küstenmacher (Affiliate-Link) ), Blogs (wie zenhabits.net) und andere Menschen bei der Umsetzung helfen.

Die ist dann eigentlich wieder ganz einfach: Mach immer nur einen Schritt. Fokussiere Dich ausschließlich darauf. Kümmere Dich am Anfang noch nicht um den zweiten, dritten, siebentausendsten Schritt, denn zuallererst kommt der erste. Danach der zweite. Und dann immer weiter, Schritt für Schritt zum Leben, wie Du es Dir vorstellst.

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Es mag auf den ersten Blick unnötig erscheinen, detaillierte Ratschläge für die Betreffzeile einer E-Mail zu geben – man schreibt dort halt hin, worum es geht, richtig? Trotzdem müsst Ihr nur mal Euren Posteingang eine Weile beobachten, um zahlreiche nutzlose Beispiele zu finden. Besonders macht sich das Problem beim Suchen nach einer bestimmten Mail bemerkbar – spätestens dann sind “Hallo”, “Gruß und Info aus Köln” oder “Frage” nicht sehr hilfreich (zu schweigen vom Klassiker, der gar nicht ausgefüllten Betreffzeile).

Darum hier sieben Punkte, die man beim Schreiben des Betreffs beachten sollte:

1. Schreibe immer einen Betreff. Banal, aber – siehe oben – es passiert selbst Leuten, die täglich mit E-Mails arbeiten, ab und zu.
2. Fasse im Betreff den Inhalt zusammen. Die meisten Leute beschreiben nur den Inhalt (“Aktueller Stand Bestellung”), anstatt die E-Mail zusammenzufassen (“Ihre Bestellung wurde versendet”).
3. Benutze Labels. Nicht immer, aber oft beginnen meine Betreffs mit [INFO] (=keine Antwort nötig), [ANFRAGE] oder [PROJEKT X]. So weiss der Empfänger schnell, um was es geht. Ausserdem heben sich E-Mails mit solchen Auszeichnungen aus der Masse hervor.
4. Bei kurzen Mitteilungen: Schreib alles in den Betreff. “Termin am 27.1. ist OK” als Betreff reicht aus, ohne einen ausführlichen Betreff zu schreiben. Du kannst den Betreff mit “eom” (=end of message) abschließen, so weiß der Empfänger, dass er die E-Mail nicht zu öffnen braucht. Wenn ich nicht sicher bin, ob der Empfänger “eom” versteht, dann schreibe ich in den Text “eom = end of message”. Nach dem dritten Mal hat er es gelernt.
5. Benutze den Betreff nicht als Lockmittel. Meist verfehlt der Betreff den Zweck völlig, wenn er den Empfänger zum Klicken animieren soll. “Sensationelles Angebot” klingt nach Spam und viele werden die E-Mail genau darum nicht oder erst irgendwann öffnen. Der Betreff ist eine reine Infozeile und nicht eine Schlagzeile wie der Titel eines Artikel oder Blogbeitrags.
6. Kurz und knapp. Versuch trotz aller bisherigen Tipps, Deine Betreffzeilen kurz zu halten. Du weißt nie, welches Programm der Empfänger benutzt und ab wann der Betreff abgeschnitten wird.
7. Schreibe den Betreff erst am Schluss. Es ist schwierig, den Inhalt der E-Mail zusammenzufassen, wenn Du sie noch gar nicht geschrieben hast. Schreib deshalb den Betreff erst am Schluss – aber beachte unbedingt Tipp Nr. 1.

Bonus-Tipp: Hast Du gewusst, dass Du den Absendernamen frei definieren kannst? Bei mir steht da nicht nur “Ivan Blatter”, sondern gleich eine kleine Werbebotschaft, nämlich “Ivan Blatter – Ihr Office-Trainer”. Vielleicht kannst Du den Absendernamen ja auch nutzen – nur übertreiben sollte man es nicht, denn auch hier gilt Regel Nr. 6.

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Die Hilfsmittel, die einem am meisten beim produktiven Arbeiten helfen, können unterschiedlichster Art sein: Software, der beste Bürostuhl der Welt, aber auch der schöne Füller und das Moleskine-Buch oder vielleicht auch eine Sanduhr. Uns interessiert also heute weniger eine bestimmte Methode, sondern ein konkretes Ding, das Dir hilft (so können wir anderen uns das nämlich auch zulegen). Also: Was sind Deine drei liebsten Hilfsmittel, dank denen Du produktiv(er) arbeiten kannst?

Meine Top 3 sind:

1. Things – Meine digitale Aufgabenliste. Simpel und doch mächtig. Ein geniales Programm (allerdings nur für Mac und iPhone). Ich habe das Gefühl, ohne Things wüsste ich manchmal nicht, was ich überhaupt tun sollte. Mehr über Things in diesem ausführlichen Test.
2. Evernote – Evernote ist die Zentrale für meine Notizen. Unterwegs sammle ich meine Notizen oft mit Evernote fürs iPhone. Evernote gibt’s als Web-Anwendung, für PC oder Mac und für das Mobiltelefon (iPhone, Windows Mobile). Das Beste: Evernote synchronisiert automatisch zwischen den Plattformen. Evernote habe ich hier ebenfalls ausführlich vorgestellt.
3. Classei-Mappen
   Mein Ablage auf Papier ist ziemlich übersichtlich, da ich viele Dokumente digital erhalte oder einscanne. Diejenigen, die ich aber auf Papier aufheben muss, sowie mein Referenzmaterial sind in Classei-Mappen organisiert. Classei-Mappen sind Stehmappen, also Mappen, die ähnlich einer Hängeregistratur oben offen sind, aber eben ohne Hängevorrichtung von alleine stehen. Der Vorteil: Man kann eine Mappe einfach befüllen, schnell herausnehmen oder transportieren. Meine Ablage ist alphabetisch geordnet. In den Mappen befinden sich meistens gar nicht so viele Dokumente, im Extremfall sogar nur ein oder zwei Blätter Papier. So habe ich immer die Übersicht. Einen Test mit Bildern meiner Ablage findet Ihr in meinem privaten Blog.

Jetzt bist Du an der Reihe: Was sind Deine drei liebsten Hilfsmittel? Wir freuen uns über jeden Tipp in den Kommentaren!

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Durchschnittlich erhält ein Angestellter pro Tag 30 bis 40 E-Mails. Wer die Mailbenachrichtigung eingeschaltet hat und somit bei jeder neuen E-Mail benachrichtigt wird, der lässt sich an einem 8-Stunden-Tag durchschnittlich alle 12 Minuten unterbrechen. Er kann sich also nicht mal eine Viertelstunde am Stück einer Aufgabe widmen, bis er unterbrochen wird.

Leider können wir unsere Konzentration nicht zwei Dingen gleichzeitig schenken. Deshalb wird bei jeder Störung die komplette Aufmerksamkeit von der aktuellen Aufgabe “abgezogen” und auf die Unterbrechung gelenkt. Das ist an sich auch gut so, denn es garantiert, dass wir auf Gefahren sofort reagieren können. Nur im Büro-Alltag stört es. Wechseln wir nach der Unterbrechung wieder zurück zu unserer ursprünglichen Aufgabe, brauchen wir mehrere Minuten, um auf denselben Grad der Konzentration zu kommen, mit dem wir vor der Ablenkung gearbeitet haben.

Und was geschieht nach weiteren 12 Minuten?

Genau, eine neue E-Mail trifft ein, damit eine neue Unterbrechung, und das Spiel geht von vorne los.

E-Mails sind zudem nur eine Form von Unterbrechung, daneben gibt es noch viele weitere: Das Telefon klingelt, jemand “schaut nur mal kurz rein”, der Twitter-Client meldet sich, jemand will mit Dir chatten und so weiter. So wird unser Tag völlig zersplittert und wir arbeiten selten lange am Stück so konzentriert, wie wir das eigentlich könnten.

Ablenkungen ausschalten

Die Lösung ist einfach: Alle Ablenkungen ausschalten. So sind schon mal die Unterbrechungen minimiert. Daneben hilft uns ein guter Rhythmus, produktiv, fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Im Moment experimentiere ich mit der “60-60-30-Lösung”. Kennengelernt habe ich die wiederum bei Eben Pagan, und sie funktioniert so:

1. Arbeite 50 Minuten.
2. Mach dann 10 Minuten Pause.
3. Wiederhole die ersten beiden Schritte.
4. Mach dann 30 Minuten Pause.

Dieser Rhythmus ist an unseren natürlichen Tagesrhythmus angelehnt. Auf den ersten Blick sieht das nach Zeitverschwendung aus: Pro Stunde sind mindestens 10 Minuten Pause eingebaut. Wenn man sich jedoch auf den Rhythmus einlässt, merkt man schnell, dass 50 fokussierte Minuten mindestens so produktiv sind wie 120 Minuten, in denen man ständig unterbrochen wird. So wird 60-60-30 zu einem effektiven Mittel, die Produktivität massiv zu erhöhen.

Während der 50 Minuten (die ich mit einem Timer messe) kann ich mich völlig auf meine aktuelle Aufgabe fokussieren. Da ich in meinem Job meine Aufgaben selber wählen kann, nehme ich mir natürlich die wichtigste vor. Ich weiß, dass ich nach 50 Minuten automatisch an eine Pause erinnert werde.

In den Pausen bewusst ablenken

In der 10-minütigen Pause mache ich dann etwas völlig anderes: Ich stehe auf, bewege mich, gehe mal kurz auf den Balkon und atme bewusst durch oder ich setze mich auf mein Sofa und entspanne mich völlig. Nach 10 Minuten – die ich auch wieder mit einem Timer messe – gehe ich zurück an den Schreibtisch und arbeite erneut 50 Minuten. Anschließend kommt die große Pause.

Wir können uns höchstens 45-60 Minuten am Stück voll konzentrieren. Der 60-60-30-Rhythmus trägt diesem Umstand Rechnung. Er achtet auf eine Balance zwischen Fokus und Entspannung, passt zu den natürlichen Rhyhtmen und bereitet den Boden für eine wirkliche Erholung. So ist es sehr wichtig, in den Pause etwas völlig anders zu machen.

Eine sehr ungewöhnliche Lösung, aber ich schlage Euch vor: Versucht mal, während einer Woche jeden Tag diesen Zyklus (60-60-30) zu üben. Nach dieser Woche könnt Ihr dann entscheiden, ob die Lösung für geeignet ist, oder ob der alten Rhythmus besser zu Euch passt (über Erfahrungsberichte würde ich mich freuen!).

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Gleichzeitig jedoch sind E-Mails eine der größten Quelle für Unterbrechungen, Ineffizienz und Zeitverschwendung. Das muss nicht sein. Mit wenigen Kniffen kann dem abgeholfen werden:

1. Du sollst immer einen Betreff schreiben. Der Betreff soll die E-Mail zusammenfassen (“Sitzung am 29.1.09 möglich?”) und nicht nur beschreiben (“Terminvorschlag”).
2. Du sollst die E-Mail am Schluss durchlesen und alle Rechtschreibfehler beseitigen.
3. Du sollst keine Vorlagen mit Hintergrundfarbe, verschiedenen Schriften und sonstigem unnötigen HTML benutzen.
4. Du sollst das “Kopie An:”-Feld so selten wie möglich benutzen. Wenn Du es schon benutzt, dann erkläre jedem Empfänger explizit, weshalb er die E-Mail erhält, und was er damit tun soll.
5. Deine Signatur soll nicht länger als die E-Mail sein. Lass vermeintlich witzige Sprüche sowie Belehrungen über unerlaubte Weitergabe und ähnliches weg. Ob so eine Belehrung überhaupt eine rechtliche Wirkung hat, ist ohnehin umstritten.
6. Du sollst eine E-Mail nie als wichtig kennzeichnen. Das glaubt Dir sowieso niemand.
7. Du sollst keine Massenmails schreiben.
8. Und Du sollst schon gar nicht alle Empfänger des Massenmails in das “An:”-Feld aufnehmen. Wenn schon, dann nimm sie als “Blindkopie” auf.
9. Der Posteingang ist keine To-Do-Liste, sondern ein Eingangsort. Benutze ihn auch als solchen uns leere ihn regelmäßig vollständig. Vollständig heißt ganz leer.
10. Du sollst haargenau wissen, weshalb Du eine E-Mail schreibst und ob eine E-Mail wirklich das beste Mittel für Deine Botschaft ist.

Bonus-Gebot: Löschen ist die Standardaktion. Sie ist auf jede beliebige E-Mail anwendbar.

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Der Link am Mittag: Ihre E-Mail les’ ich nicht Einen radikalen Ansatz, um mit den kommenden Feiertagen und den währenddessen weiter eintrudelnden E-Mails umzugehen, liefert Danah Boyd: Sie liest die entsprechenden Mails einfach gar nicht. (10. Dezember 2008) Der Link am Morgen: 10 wenig bekannte Gmail-Features Lifehacker.com beschreibt zehn Gmail-Features, die Ihr - vielleicht - noch nicht kanntet. (8. Dezember 2008) Der Link am Morgen: 1 Monat E-Mail-Verzicht Valentin Groebner hat einen Selbstversuch unternommen: Einen Monat lang, vom 1. bis zum 31. Oktober, hat er weder Mails gelesen noch geschrieben. Sein Protokoll ist in der FAZ erschienen. (17. November 2008)

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1. Schlafen: Es soll ja Leute geben, die mit wenig Schlaf auch auf Dauer gut umgehen können. Ich gehöre leider nicht dazu. Wenn ich nicht genug schlafe, bin ich unmotiviert, unproduktiv und bringe nichts zustande. Deshalb ist gesunder und ausreichender Schlaf so wichtig – hier mehr Tipps für guten Schlaf.
2. Morgenritual: Wie man den Tag startet, so wird er auch weiter verlaufen. Ich halte ein gutes, zu den persönlichen Vorlieben und Umständen passendes Morgenritual für eine der wichtigsten Gewohnheiten. So sollte ein idealer Tag starten.
3. Wasser trinken: Hierzu muss ich wohl nichts erklären, das sollte klar sein. Nur so viel: Wenn Du erst trinkst, wenn Du Durst hast, ist es schon zu spät. Denn dann ist der Körper schon ein wenig ausgetrocknet und verlangt deshalb nach Wasser. Trink daher lieber in regelmäßigen Abständen ein Glas Wasser.
4. Bewegung: Geh mindestens einmal pro Tag an die frische Luft. Einfach nur so, ohne bestimmten Zweck. Streck Deine Knochen und lüfte den Kopf – das gibt mehr Energie als jeder Super-Power-Müsliriegel.
5. Abschalten: Gönne Dir täglich wenigstens eine Viertelstunde Ruhe, in der Du einfach nur mit Dir alleine bist. Kein Computer, kein Fernseher, kein Radio. Einfach nur Du. Hilft zum Abschalten – oder auch zum Starten.
6. Ideen aufschreiben: Vergessene Ideen sind völlig wertlos. Und Du wirst viele vergessen, auch gute, wenn Du sie nicht aufschreibst. Darum: Notiere neue Ideen sofort. Nicht nur die guten, sondern alle. Die Beurteilung kommt erst später.
7. Das große Bild: “Verbinde” Dich einmal pro Tag mit dem großen Bild, Deiner Situation, Deinen Zielen und Werten. Was machst Du da überhaupt? Was steht dahinter? Was treibt Dich ganz grundsätzlich an?
8. Etwas Neues lernen: Um weiterzukommen, musst Du ständig Neues lernen. Eigne Dir deshalb täglich etwas Neues an, indem Du zum Beispiel etwas liest, was Dich voranbringt.
9. Umsetzen: Lesen alleine nützt leider noch gar nichts. Setze es auch um, lass es in Deine Arbeit einfließen. Lass es jedenfalls nicht einfach brachliegen.
10. Erfolge festhalten: Was ist Dir heute/diese Woche/diesen Monat gut gelungen? Denk täglich darüber nach und halte es möglichst fest. Sei stolz darauf, erkenne, weshalb es ein Erfolg wurde, und tue dasselbe dann immer wieder.

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Eigentlich setze ich mir gerne Ziele. Trotzdem werde ich das Gefühl nicht los, dass die Mühe oft vergebens ist. Besonders schwer fällt es mir, ein Ziel messbar zu machen. Denn wenn man SMARTe Ziele verfolgen will, muss man sie so setzen, dass sie messbar sind (SMART steht für Spezifisch, Messbar, Erreichbar – Attainable, Realistisch, mit einem bestimmten Zeitrahmen verbunden – Timely).

Nur: Ziele setzt man sich ja gerade dort, wo man noch wenig Erfahrungen hat oder wo man etwas erreichen will, das einem nicht einfach in den Schoß fällt. In diesen Bereichen ist es schwierig, eine realistische Zielgröße festzusetzen. So setze ich mir manchmal Ziele, die ich ohne Anstrengung erreiche und manchmal auch übertreffe, oder ich setze mir Ziele, die ich nicht erreiche, weil sie komplett unrealistisch sind. Was tun?

Im Moment nehme ich an dem hervorragenden Programm “Wake Up Productive” von Eben Pagan teil. Dabei habe ich ein Prinzip kennengelernt, das Pagan – ein Coach, dessen Karriere mit einem E-Mail-Newsletter mit Dating-Tipps angefangen hat – “Inevitability Thinking” nennt. Seiner Meinung nach ist das die Weiterentwicklung des klassischen Zielsetzungsprozesses: Die Idee ist, dass man sich eine Umgebung schafft, die sozusagen nur noch eine Möglichkeit offen lässt: Erfolg. Erfolg wird unausweichlich.

Ein Beispiel: Wenn Du Dir vornimmst, mehr Sport zu treiben, dann ist es geschickt, wenn Du das gemeinsam mit einem Freund angehst. Sagen wir, Ihr verabredet Euch, jede Woche zusammen Tennis zu spielen. Wenn Du weißt, dass Dein Freund schon auf dem Tennisplatz wartet, wirst Du Dich auch auf den Weg machen, ob Du gerade Lust hast oder nicht. Du treibst also sozusagen automatisch Sport. Das kommt dem “Inevitability Thinking” schon recht nahe. Das Programm “Wake Up Productive” ist eigentlich nicht anderes als eine Reihe von einfachen Gewohnheiten und Methoden, die die Rahmenbedingungen so setzen, dass man “automatisch” produktiver arbeitet.

Kommen wir zurück zu den Zielen: Dieses Prinzip nämlich habe ich dieses Jahr auch auf meine Jahresziele angewendet. Das heißt, ich habe mir überhaupt keine konkreten Jahresziele gesetzt mit Ausnahme eines einzigen: Ein Umsatzziel für meine selbständigen Tätigkeiten. Stattdessen habe ich mir ein Jahresmotto ausgesucht und dann – viel wichtiger – jeden Monat ein Motto für meine Arbeit und eines für mein privates Leben gesetzt. Ich erhoffe mir, dass ich so besser vorankomme, als wenn ich mir herkömmliche Jahresziele setzen würde. Die Mottos gehen stark in die Richtung von Gewohnheiten, die ich monatlich neu erlernen will. Ein privates Motto lautet beispielsweise: “Morgenritual mit Pfiff und neuer Würze” (gut, über den Namen kann man sich streiten …). Ich will unter diesem Motto mein Morgenritual, das sich für mich sehr bewährt hat, etwas verfeinern und Tagebuchschreiben sowie mehr Zeit zum Lesen aufnehmen. Das garantiert mir einen optimalen Start in den Tag, und ich kann viel besser, konzentrierter und motivierter arbeiten. Dies wirkt sich dann wiederum indirekt und mittelfristig auf mein Jahresziel aus.

Meine Mottos hängen natürlich alle direkt oder indirekt mit meinem Jahresziel und meinem Jahresmotto zusammen. Ich möchte so einfacher zum gewünschten Erfolg kommen, denn wenn ich in einem Jahr zwölf geschäftliche und 12 private Gewohnheiten erlernen kann, die auf meinen persönlichen Erfolg ausgerichtet sind, dann habe ich schon sehr viel erreicht.

Was haltet Ihr von diesem Vorgehen?

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Wir entwickeln uns ständig weiter: Wir lernen neue Dinge, gewöhnen uns neue Routinen an und erledigen neue Aufgaben. All das bewirkt, dass sich unser Tagesablauf und – genau genommen – unser Leben immer ein wenig weiterentwickeln. Routinen, die gestern noch ‘gepasst’ haben, sind vielleicht heute schon Hürden. Von Zeit zu Zeit mache ich deshalb eine Übung: Ich lasse gedanklich all meine Gewohnheiten, Routinen und Rituale fallen und konstruiere mir meinen idealen Tag von Grund auf neu.

Idealerweise unterstützen Umgebung und Routinen uns optimal beim Erreichen unserer Ziele. In meinem idealen Tag habe ich mir darum Zeit reserviert, um die vier wichtigsten Bereiche in meinem Leben abzudecken:

Körper, Geist/Intellekt, Soziales/Emotionales und Sinn. Ich habe mir Routinen geschaffen, mit denen ich alle vier Bereiche abdecke, achte beispielsweise darauf, dass ich täglich richtig ins Schwitzen komme und meinen Puls für 30 Minuten hochjage (Körper). Um den idealen Tag zu konstruieren, beginnst Du am besten mit einem leeren Blatt, auf dem Du notierst, was alles Teil Deines perfekten Tags sein soll. Anschließend bringst Du die Punkte in eine zeitliche Reihenfolge.

Besonders wichtig: Das Morgenritual

Wie Dein Tag verläuft, hängt sehr stark mit dem Beginn des Tages zusammen. Darum rate ich, besonders auf Dein Morgenritual zu achten. Wenn Du am Morgen aus dem Bett springst und ohne Frühstück ins Büro hetzt, brauchst Du spätestens dort eine gewisse Zeit, um wieder herunterzukommen. Besser ist es, den Morgen zu benutzen, um sich für den kommenden Tag zu stärken. Mir als Frühaufsteher fällt das zugegebenermaßen leicht, weil ich mir morgens viel Zeit nehmen kann. Trotzdem ist es wichtig, dass Du Dir auch als Nachteule in jedem Fall am Morgen Zeit für das ein oder andere persönliche Ritual nimmst. Meine Pfeiler für den Morgen während der Woche sind:

• Als erstes trinke ich ein großes Glas Wasser, da mein Körper seit mindestens acht Stunden keine Flüssigkeit mehr aufgenommen hat.
• Ich versuche, täglich zu meditieren (was mir aber nicht immer gelingt …).
• Ich treibe jeden Morgen Sport. Ersetzt mindestens einen halben Liter Kaffee.
• Ich frühstücke ordentlich. Im Moment mixe ich mir täglich einen Smoothie mit Früchten, Beeren und Joghurt (den ich dann auch am Computer trinken kann).
• Ich nehme mir Zeit, um etwas zu lesen (meistens Blogbeiträge).

Soweit mein eigenes Morgenritual als Anregung – wenn Du mit Meditation, Sport oder Obst nichts anfangen kannst, musst Du es entsprechend anpassen. Dein idealer Tag muss für niemanden ’stimmen’ außer für Dich selbst. Hier ein paar weitere Bausteine zum ‘Basteln’:

Bereich: Körper

• Fahre mit dem Rad zur Arbeit.
• So weit ist es nicht bis zum Büro? Dann geh zu Fuß.
• Treibe Sport am Morgen oder in der Mittagspause.
• Mach einen Feierabendspaziergang, um abzuschalten.

Bereich: Geist/Intellekt

• Lies täglich 30-60 Minuten in einem Buch (keine Romane).
• Such Dir ein kompliziertes Kreuzworträtsel und löse es.
• Verzichte aufs Fernsehen, lies in der Zeit lieber ein Buch oder die Sonntagszeitung.

Bereich: Soziales/Emotionales

• Sprich täglich bewusst und aufmerksam mit einem Freund/einer Freundin.
• Nimm Dir Zeit für die Familie/den Partner/die Partnerin
• Spiel mit den Kindern.
• Schreibe jeden Abend Tagebuch.

Bereich: Sinn

• Spazieren
• Beten
• Meditieren
• Zeit für sich alleine verbringen und nichts tun.
• Tagebuch schreiben.

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