Ivan Blatter

Ivan (Jahrgang 1976) lässt sich gerne von Neuem anstecken. Doch leider hat auch sein Tag nur 24 Stunden und so ist es eine große Herausforderung, alle Aufgaben und interessanten Dinge unter einen Hut zu bringen. Über das, was er dabei lernt, schrieb er 2008 bis 2010 auf imgriff.com und weiterhin auf seinem eigenen Blog blatternet.ch. Er lebt in Basel und hilft als selbständiger Trainer und Berater anderen Leuten, ihre Produktivität mit einfachen Mitteln zu erhöhen. Ivan spielt außerdem Pool-Billard, fotografiert gerne und macht nebenbei eine theologische Weiterbildung.

 

Alle 76 Artikel von Ivan Blatter auf imgriff.com:

Fünf Mythen über Zeitmanagement

In einigen Kommentaren hier auf imgriff.com sind mir immer wieder Ansichten über Zeitmanagement aufgefallen, die dazu führen können, dass man weniger produktiv wird oder einfach nur frustriert vor all den Methoden sitzt. Ich nehme darum hier die fünf gängigsten dieser «Mythen» unter die Lupe.

Mythos 1: Ich muss nur das perfekte System finden, dann geht es von alleine.

Ein wunderbarer Gedanke: Ich lagere sozusagen meine Organisation und Motivation aus, und das System erledigt alles – mit mir als «Instrument». Leider nur ein Traum, denn es ist genau umgekehrt: Das System ist mein Instrument und mein Job ist es, dieses Instrument anzuwenden. Eine Säge kann noch so schön aussehen, aus den modernsten Materialien hergestellt sein und scharf sein wie nur etwas – sie in die Hand nehmen und sägen, das muss ich immer noch selber tun.

Mit dem richtigen System fürs Zeitmanagement läuft alles von alleine? Leider nicht. (Bild: Keystone/Martin Ruetschi)

Mit dem richtigen System fürs Zeitmanagement läuft alles von alleine? Leider nicht. (Bild: Keystone/Martin Ruetschi)

Mythos 2: Mit einem guten Zeitmanagement ist alles schon gewonnen.

Ein gutes Zeitmanagement ist einzig und allein ein Hilfsmittel, das helfen soll, die Dinge richtig zu tun. Doch viel wichtiger ist es, überhaupt die richtigen Dinge zu tun. Diese Frage ist entscheidender, als die Frage danach, wie man produktiver arbeiten kann.

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Ablage im Griff (6):
Manila Folders

Als nächstes Beispiels in unserer Serie «Ablage im Griff» stellen wir heute einen Klassiker vor: Die Manila Folders.

Manila Folders sind in den USA in verschiedenen Formen stark verbreitet. In der Produktivitätsszene bekannt(er) wurden sie, da David Allen, der «Erfinder» von GTD, sie für seine Referenzablage nutzt. In der – nicht so gelungenen – deutschen Übersetzung von «Getting Things Done», Wie ich die Dinge geregelt kriege (Affiliate-Link), werden sie als «Ordner» oder sogar «Aktenordner» übersetzt, was leider komplett falsch ist und zu einigen Missverständnissen geführt hat. Der korrekte Begriff wäre «Einstellmappen», der allerdings hierzulande auch nicht sehr verbreitet ist.

Und wenn ich schon dabei bin, Dinge richtig zu stellen: Manila ist nicht etwa eine Firmenbezeichnung, sondern geht auf den englischen Namen des ursprünglichen Rohstoffes zurück: Manila hemp (ist nicht mir Hanf verwandt) oder Abaca.

Manila Folders im Einsatz
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Rund um den Globus versuchen Fans von GTD, die originalen Manila Folders aufzutreiben, um genau so zu arbeiten wie David Allen. Ein Freund von mir, Etienne Abelin, arbeitet auch mit diesem System und hat mir ein paar Fragen dazu beantwortet. Etienne ist in zwei Welten zu Hause: Er ist Musiker (Violine) und macht «nebenbei» einen MBA. Entsprechend viel muss er organisieren und verwalten. Das tut er mit GTD und arbeitet recht nahe am Original - inklusive Manila Folders.

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Das Autofocus-System

Seit einiger Zeit geistert ein neues Aufgabenmanagement-System durch die Blogosphäre: Das Autofocus-System von Mark Forster.

Mark Forster ist Autor mehrerer Bücher über Zeitmanagement und gibt Seminare zur persönlichen Organisation. Ich habe über seine Ideen schon im Zusammenhang mit geschlossenen Aufgabenlisten berichtet. Forster ist immer wieder auf der Suche nach neuen Techniken und Methoden. Vor einigen Monaten hat er das Autofocus-System entwickelt. Zunächst hat er selbst damit gearbeitet und sehr gute Erfahrungen gesammelt. Danach konnte man sich auf seine Beta-Liste eintragen und das System ausprobieren, erst dann ging das System live.

Das Besondere: Er hat (noch) kein Buch darüber geschrieben, sondern eine kurze, praktikable Anleitung auf seine Website gestellt, die jeder lesen und anwenden kann. Mittlerweile gibt es dort sogar Übersetzungen in viele Sprachen und seit einem Monat auch schon die Version 2. Ich war als Beta-Tester von Anfang an dabei, habe das System aber nur getestet und nie wirklich übernommen (dazu später mehr).

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PersonalBrain im Test:
Mindmaps der etwas anderen Art

PersonalBrain ist mehr als nur ein Mindmapping-Programm: Mit dem Tool lassen sich Gedanken und Notizen aller Art auf komplexe und doch intuitive Weise organisieren und verknüpfen – es ist ein zweites Gehirn.

Ich hatte es schon vor langer Zeit entdeckt, aber nie wirklich genutzt. Nun hat das Programm PersonalBrain jedoch etwas geschafft, was noch kein Tool vor ihm geschafft hat: Innerhalb weniger Tage ist es zum zentralen Instrument für meine komplette Organisation geworden: Aufgaben, Notizen, Ideen, Kundenverwaltung und vieles mehr.
 

Wie ein zweites Gehirn

Mit PersonalBrain lassen sich alle Arten von Gedanken verwalten. Auf den ersten Blick scheint es eine Mindmap-Anwendung neben vielen anderen zu sein, doch PersonalBrain geht weiter. PersonalBrain funktioniert – wie der Name vermuten lässt – wie ein Gehirn, in dem alle Gedanken beliebig miteinander verknüpft werden können. Das lässt sich mit Mindmaps nur teilweise umsetzen.

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Prokrastination:
Hilfe gegen die Aufschieberitis

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Stimmt, aber manchmal versuchen wir, Unangenehmes so lange aufzuschieben, bis es sich von alleine erledigt. Wir haben eine Methode und zehn Tipps gegen die «Aufschieberitis».

Profitiert häufig von der Aufschieberitis: Der Putzeimer

Profitiert häufig von der Aufschieberitis: Der Putzeimer

Aufschieben ist durchaus normal. Wer hat noch nie beim Wecker auf den Snooze-Knopf gedrückt, um das lästige Aufstehen wenigstens für ein paar Minuten aufzuschieben?

Problematisch wird das Aufschieben nur dann, wenn man regelmäßig und ständig aufschiebt. Diese «Aufschieberitis», die man dann Prokrastination nennt, kann viele Gründe haben und auch eine Strategie gegen eine (vermeintliche) Blamage oder gegen Kritik sein oder tieferliegende Ursachen haben:

  • Negative Bewertung: Dinge werden nicht nur registriert, sondern regelmäßig negativ bewertet («Das ist mir zu viel», «Das schaffe ich nicht», «Das habe ich nicht verdient»). Unangenehmes wird so zu Unerträglichem oder Unmöglichem.
  • Motivationslosigkeit/Unlust
  • Angst: Angst vor Versagen, vor Ablehnung – aber auch Angst vor Erfolg.
  • Perfektionismus
  • Selbstwertstörung

Schnell kann man in einen Teufelskreis geraten: Aus Perfektionismus oder Versagensangst schiebt man auf. Darauf folgt die Selbstkritik und häufig auch ein Selbstwertverlust. Man setzt sich einem noch größeren Druck aus, was zu noch mehr Versagensangst und damit wieder zu Aufschieben führt.

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Wie man das innere Feuer löscht

Geld scheint ein guter Anreiz zu sein, etwas zu tun – wirkt aber meistens nicht langfristig, sondern motiviert nur für kurze Zeit.

Kennt Ihr die Geschichte über den alten Mann, der ständig von den Kindern geärgert wurde? Das ging ihm natürlich bald auf die Nerven, aber er hatte eine gute Idee. Als ihn die Kinder das nächste Mal ärgerten, sagte er zu ihnen: “Wenn ihr morgen wiederkommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem von euch 1 Euro.”

Natürlich kamen die Kinder am nächsten Tag erneut und ärgerten ihn nach allen Regeln der Kunst. Da sagte er zu ihnen: “Wenn ihr morgen wieder kommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem von euch 50 Cent.” Auch am nächsten Tag standen die Kinder wieder da und nervten. Da sagte der Mann: “Wenn ihr morgen wiederkommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem 20 Cent.” Die Kinder sahen sich an, überlegten kurz und meinten dann: “Nee, für so wenig Geld machen wir das nicht.” Und der Mann hatte seine Ruhe.

Eine schöne Geschichte, die zeigt, wie man Menschen demotivieren kann, und wie wenig Geld als Motivator wirkt. Rein rational hätten die Kinder den Mann natürlich weiter ärgern müssen. Immerhin hätten sie so ihr “Einkommen” steigern können. Glücklicherweise funktionieren wir aber nicht immer rein rational, sondern haben auch noch Werte, Einstellungen und einfach auch ein wenig Menschliches in uns.

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Sieben (weitere) Erfolgsgeheimnisse

Vor ein paar Monaten habe ich über zehn Routinen geschrieben, die dabei helfen, erfolgreicher zu werden. Hier kommen sieben weitere Erfolgsgeheimnisse.

Die Routinen aus meiner ersten Liste sind sehr konkret, und Du kannst Du gleich umsetzen. Die heutige Liste ist eine Ergänzung dazu – sie ist eine Ebene höher angesiedelt und allgemeiner gehalten. Die Umsetzung liegt deshalb alleine bei Dir. Falls sie Dir gelingt, bist Du Deinem Erfolg ein gutes Stück nähergekommen.

  1. Bleib positiv: Ob Du denkst, Du kannst etwas, oder auch nicht: Du wirst immer recht haben. Das hat schon Henry Ford gewusst (“If you think you can do a thing or think you can’t do a thing, you’re right.”). Die eigene Einstellung zu ändern, ist nicht immer ganz einfach, aber möglich: Beobachte Dich selber und sobald Du merkst, dass Du negativ denkst oder sprichst, dann mach einen bewussten Stopp und formuliere es anders.
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Zeittagebuch:
Wer hat an der Uhr gedreht?

Hast Du auch manchmal den Eindruck, Du arbeitest den ganzen Tag und hast abends doch nichts erreicht? Das kann viele Gründe haben. Mit einem Zeittagebuch kommt man ihnen auf die Spur.

Es gibt Tage, an denen man alle möglichen kleinen – und oft auch mühseligen – Aufgaben erledigen muss, aber nichts wirklich bewegt. Das ist nicht schlimm, solche Tage sind normal. Aber es gibt auch Tage, an denen man überhaupt nicht erst in die Gänge kommt, trödelt und jede Gelegenheit nutzt, alles zu tun, außer zu arbeiten. Auch das ist nicht schlimm, wenn es nur ab und zu passiert. Kommt es aber häufig vor, dann wird es zum Problem.

Nicht immer merken wir, ob und wieviel Zeit wir eigentlich verschwenden. Um uns das vor Augen zu führen, kann ein Zeittagebuch helfen. Wer schon mal ein Zeitmanagement-Buch – vor allem einen Klassiker – in der Hand hatte, kennt dieses Instrument. Und viele zucken gleich zusammen bei der Vorstellung, den ganzen Tag zu notieren, was man so macht. Kann ich verstehen, ist mir auch so gegangen. Trotzdem kann ich heute sagen, dass diese Übung mir mehr Einsichten gebracht hat als viele andere, die ich in den vergangenen Jahren ausprobiert habe. Doch schön der Reihe nach:

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Ablage im Griff (1):
Die Grundsätze einer guten Ablage

Leider ist das papierlose Büro nach wie vor ein Traum. Solange dies so bleibt, kämpfen wir mit meterweise Papier, das wir sinnvoll ablegen müssen: In einem Ablagesystem.

Bitte nicht zuhause nachmachen! (Bild: Keystone/Martin Ruetschi)

Bitte nicht zuhause nachmachen! (Bild: Keystone/Martin Ruetschi)

Besonders die allgemeinen Informationen, die man nicht einem Projekt oder einem Kunden zuordnen kann, müssen so abgelegt werden, dass man sie schnell und zuverlässig wieder findet.

Auf welches System man bei seiner Ablage schwört (Hängeregistraturen, Ordner, Classei/Mappei oder was auch immer), ist zu einem großen Teil Geschmacksache. Manchmal hat ein System Vorteile, aber wenn man sich damit nicht wohl fühlt, ist wenig gewonnen. Was für Vorteile das sind, werden wir in den nächsten Wochen und Monaten austesten. Gregor und ich starten die ultimative Ablage-Serie: Wir testen die gängigsten Ablagesystem und lassen sie gegeneinander antreten.

Jede Ablage sollte unabhängig vom eingesetzten System ein paar Anforderungen erfüllen, damit man damit effizient arbeiten kann und seine Dokumente schnell findet. Um diese Grundsätze geht es heute zum Start in die neue Serie:

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Stärken stärken

Wer sich weiterentwickeln will, konzentriert sich häufig nur auf seine Schwächen. Das ist mühsam und demotiviert. Erfolgversprechender ist es, seine vorhandenen Stärken auszubauen.

Unsere Erziehung, unsere Schulen, vielleicht sogar unsere ganze Kultur lehrt uns, dass wir Schwächen nicht akzeptieren dürfen. Einer meiner Französischlehrer hat sogar die Diktate gestrichen, weil die ganze Klasse zu gut war. Und wer weiterkommen will, fragt sich meistens, was nicht gut läuft, was verbessert werden kann und was weggelassen werden soll. All diese Fragen zielen auf die Schwächen, die es zu eliminieren gilt.

Diese Strategie hat leider einen ganz gewichtigen Nachteil: Schwächen lassen sich nur mit sehr großem Energieaufwand ändern. Und: Die Konzentration auf Schwächen demotiviert mit der Zeit. Du kannst Dir vorstellen, wie gerne wir noch in den Französisch-Unterricht gegangen sind, seitdem nur noch das abgefragt wurde, was wir nicht können.

Viel effizienter und effektiver ist es darum, sich auf seine Stärken zu konzentrieren und diese auszubauen.

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