Seit einiger Zeit geistert ein neues Aufgabenmanagement-System durch die Blogosphäre: Das Autofocus-System von Mark Forster.

Mark Forster ist Autor mehrerer Bücher über Zeitmanagement und gibt Seminare zur persönlichen Organisation. Ich habe über seine Ideen schon im Zusammenhang mit geschlossenen Aufgabenlisten berichtet. Forster ist immer wieder auf der Suche nach neuen Techniken und Methoden. Vor einigen Monaten hat er das Autofocus-System entwickelt. Zunächst hat er selbst damit gearbeitet und sehr gute Erfahrungen gesammelt. Danach konnte man sich auf seine Beta-Liste eintragen und das System ausprobieren, erst dann ging das System live.

Das Besondere: Er hat (noch) kein Buch darüber geschrieben, sondern eine kurze, praktikable Anleitung auf seine Website gestellt, die jeder lesen und anwenden kann. Mittlerweile gibt es dort sogar Übersetzungen in viele Sprachen und seit einem Monat auch schon die Version 2. Ich war als Beta-Tester von Anfang an dabei, habe das System aber nur getestet und nie wirklich übernommen (dazu später mehr).

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PersonalBrain ist mehr als nur ein Mindmapping-Programm: Mit dem Tool lassen sich Gedanken und Notizen aller Art auf komplexe und doch intuitive Weise organisieren und verknüpfen – es ist ein zweites Gehirn.

Ich hatte es schon vor langer Zeit entdeckt, aber nie wirklich genutzt. Nun hat das Programm PersonalBrain jedoch etwas geschafft, was noch kein Tool vor ihm geschafft hat: Innerhalb weniger Tage ist es zum zentralen Instrument für meine komplette Organisation geworden: Aufgaben, Notizen, Ideen, Kundenverwaltung und vieles mehr.
 

Wie ein zweites Gehirn

Mit PersonalBrain lassen sich alle Arten von Gedanken verwalten. Auf den ersten Blick scheint es eine Mindmap-Anwendung neben vielen anderen zu sein, doch PersonalBrain geht weiter. PersonalBrain funktioniert – wie der Name vermuten lässt – wie ein Gehirn, in dem alle Gedanken beliebig miteinander verknüpft werden können. Das lässt sich mit Mindmaps nur teilweise umsetzen.

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Aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Stimmt, aber manchmal versuchen wir, Unangenehmes so lange aufzuschieben, bis es sich von alleine erledigt. Wir haben eine Methode und zehn Tipps gegen die «Aufschieberitis».

Aufschieben ist durchaus normal. Wer hat noch nie beim Wecker auf den Snooze-Knopf gedrückt, um das lästige Aufstehen wenigstens für ein paar Minuten aufzuschieben?

Problematisch wird das Aufschieben nur dann, wenn man regelmäßig und ständig aufschiebt. Diese «Aufschieberitis», die man dann Prokrastination nennt, kann viele Gründe haben und auch eine Strategie gegen eine (vermeintliche) Blamage oder gegen Kritik sein oder tieferliegende Ursachen haben:

• Negative Bewertung: Dinge werden nicht nur registriert, sondern regelmäßig negativ bewertet («Das ist mir zu viel», «Das schaffe ich nicht», «Das habe ich nicht verdient»). Unangenehmes wird so zu Unerträglichem oder Unmöglichem.
• Motivationslosigkeit/Unlust
• Angst: Angst vor Versagen, vor Ablehnung – aber auch Angst vor Erfolg.
• Perfektionismus
• Selbstwertstörung

Schnell kann man in einen Teufelskreis geraten: Aus Perfektionismus oder Versagensangst schiebt man auf. Darauf folgt die Selbstkritik und häufig auch ein Selbstwertverlust. Man setzt sich einem noch größeren Druck aus, was zu noch mehr Versagensangst und damit wieder zu Aufschieben führt.

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Geld scheint ein guter Anreiz zu sein, etwas zu tun – wirkt aber meistens nicht langfristig, sondern motiviert nur für kurze Zeit.

Kennt Ihr die Geschichte über den alten Mann, der ständig von den Kindern geärgert wurde? Das ging ihm natürlich bald auf die Nerven, aber er hatte eine gute Idee. Als ihn die Kinder das nächste Mal ärgerten, sagte er zu ihnen: “Wenn ihr morgen wiederkommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem von euch 1 Euro.”

Natürlich kamen die Kinder am nächsten Tag erneut und ärgerten ihn nach allen Regeln der Kunst. Da sagte er zu ihnen: “Wenn ihr morgen wieder kommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem von euch 50 Cent.” Auch am nächsten Tag standen die Kinder wieder da und nervten. Da sagte der Mann: “Wenn ihr morgen wiederkommt und mich ärgert, dann gebe ich jedem 20 Cent.” Die Kinder sahen sich an, überlegten kurz und meinten dann: “Nee, für so wenig Geld machen wir das nicht.” Und der Mann hatte seine Ruhe.

Eine schöne Geschichte, die zeigt, wie man Menschen demotivieren kann, und wie wenig Geld als Motivator wirkt. Rein rational hätten die Kinder den Mann natürlich weiter ärgern müssen. Immerhin hätten sie so ihr “Einkommen” steigern können. Glücklicherweise funktionieren wir aber nicht immer rein rational, sondern haben auch noch Werte, Einstellungen und einfach auch ein wenig Menschliches in uns.

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Vor ein paar Monaten habe ich über zehn Routinen geschrieben, die dabei helfen, erfolgreicher zu werden. Hier kommen sieben weitere Erfolgsgeheimnisse.

Die Routinen aus meiner ersten Liste sind sehr konkret, und Du kannst Du gleich umsetzen. Die heutige Liste ist eine Ergänzung dazu – sie ist eine Ebene höher angesiedelt und allgemeiner gehalten. Die Umsetzung liegt deshalb alleine bei Dir. Falls sie Dir gelingt, bist Du Deinem Erfolg ein gutes Stück nähergekommen.

1. Bleib positiv: Ob Du denkst, Du kannst etwas, oder auch nicht: Du wirst immer recht haben. Das hat schon Henry Ford gewusst (“If you think you can do a thing or think you can’t do a thing, you’re right.”). Die eigene Einstellung zu ändern, ist nicht immer ganz einfach, aber möglich: Beobachte Dich selber und sobald Du merkst, dass Du negativ denkst oder sprichst, dann mach einen bewussten Stopp und formuliere es anders.

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Hast Du auch manchmal den Eindruck, Du arbeitest den ganzen Tag und hast abends doch nichts erreicht? Das kann viele Gründe haben. Mit einem Zeittagebuch kommt man ihnen auf die Spur.

Es gibt Tage, an denen man alle möglichen kleinen – und oft auch mühseligen – Aufgaben erledigen muss, aber nichts wirklich bewegt. Das ist nicht schlimm, solche Tage sind normal. Aber es gibt auch Tage, an denen man überhaupt nicht erst in die Gänge kommt, trödelt und jede Gelegenheit nutzt, alles zu tun, außer zu arbeiten. Auch das ist nicht schlimm, wenn es nur ab und zu passiert. Kommt es aber häufig vor, dann wird es zum Problem.

Nicht immer merken wir, ob und wieviel Zeit wir eigentlich verschwenden. Um uns das vor Augen zu führen, kann ein Zeittagebuch helfen. Wer schon mal ein Zeitmanagement-Buch – vor allem einen Klassiker – in der Hand hatte, kennt dieses Instrument. Und viele zucken gleich zusammen bei der Vorstellung, den ganzen Tag zu notieren, was man so macht. Kann ich verstehen, ist mir auch so gegangen. Trotzdem kann ich heute sagen, dass diese Übung mir mehr Einsichten gebracht hat als viele andere, die ich in den vergangenen Jahren ausprobiert habe. Doch schön der Reihe nach:

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Leider ist das papierlose Büro nach wie vor ein Traum. Solange dies so bleibt, kämpfen wir mit meterweise Papier, das wir sinnvoll ablegen müssen: In einem Ablagesystem.

Besonders die allgemeinen Informationen, die man nicht einem Projekt oder einem Kunden zuordnen kann, müssen so abgelegt werden, dass man sie schnell und zuverlässig wieder findet.

Auf welches System man bei seiner Ablage schwört (Hängeregistraturen, Ordner, Classei/Mappei oder was auch immer), ist zu einem großen Teil Geschmacksache. Manchmal hat ein System Vorteile, aber wenn man sich damit nicht wohl fühlt, ist wenig gewonnen. Was für Vorteile das sind, werden wir in den nächsten Wochen und Monaten austesten. Gregor und ich starten die ultimative Ablage-Serie: Wir testen die gängigsten Ablagesystem und lassen sie gegeneinander antreten.

Jede Ablage sollte unabhängig vom eingesetzten System ein paar Anforderungen erfüllen, damit man damit effizient arbeiten kann und seine Dokumente schnell findet. Um diese Grundsätze geht es heute zum Start in die neue Serie:

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Wer sich weiterentwickeln will, konzentriert sich häufig nur auf seine Schwächen. Das ist mühsam und demotiviert. Erfolgversprechender ist es, seine vorhandenen Stärken auszubauen.

Unsere Erziehung, unsere Schulen, vielleicht sogar unsere ganze Kultur lehrt uns, dass wir Schwächen nicht akzeptieren dürfen. Einer meiner Französischlehrer hat sogar die Diktate gestrichen, weil die ganze Klasse zu gut war. Und wer weiterkommen will, fragt sich meistens, was nicht gut läuft, was verbessert werden kann und was weggelassen werden soll. All diese Fragen zielen auf die Schwächen, die es zu eliminieren gilt.

Diese Strategie hat leider einen ganz gewichtigen Nachteil: Schwächen lassen sich nur mit sehr großem Energieaufwand ändern. Und: Die Konzentration auf Schwächen demotiviert mit der Zeit. Du kannst Dir vorstellen, wie gerne wir noch in den Französisch-Unterricht gegangen sind, seitdem nur noch das abgefragt wurde, was wir nicht können.

Viel effizienter und effektiver ist es darum, sich auf seine Stärken zu konzentrieren und diese auszubauen.

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Für einen aufgeräumten Arbeitsplatz spricht vieles. Für eine aufgeräumte Wohnung ebenfalls: Hier haben wir vier Tipps, die rasch wirken und nachhaltig helfen.

Vor kurzem habe ich hier das 4-Felder-System vorgestellt, um den Schreibtisch aufzuräumen. Der Schreibtisch ist aber nur einer von vielen potentiellen Ramsch-Sammlerorten. Dem Aufräumen sind dementsprechend keine Grenzen gesetzt. Gründe dafür gibt es viele:

• Ein aufgeräumtes Zimmer sieht besser aus.
• Das Putzen geht einfacher.
• Man findet seine Dinge wieder.
• Es hat weniger Dinge, die ablenken.

Aufräumen benötigt Zeit. Diese Zeit ist aber gut investiert, denn anschließend sparst Du Tag für Tag Zeit ein.

Darum hier ein paar Tipps, die Dir beim Aufräumen helfen: » weiterlesen

Pausen sind ein einfaches und absolut zuverlässiges Mittel, um konzentrierter, effektiver und effizienter zu arbeiten, den Stress zu reduzieren und Fehler zu minimieren. Und wohler fühlt man sich bei alledem auch noch.

Vor ein paar Wochen habe ich die 60-60-30-Methode vorgestellt. Ein ganz wesentliches Element davon sind die Pausen. Die Kunst, Pausen zu machen, muss man allerdings erst mal lernen. Gibt es doch so viele Gründe, keine und schon gar nicht jetzt eine Pause einzulegen:

• Keine Zeit: Dings und Bums muss unbedingt heute noch fertigwerden. Und überhaupt ist so viel zu tun, dass keine Zeit für Pausen bleibt.
• Sich zu wichtig nehmen: Wer viel zu tun hat, wird gebraucht und ist wichtig. Wer dagegen Zeit für Pausen hat, hat offenbar nur zu wenig zu tun – und ist folglich nicht so wichtig.
• “Nur noch kurz”: Man ist ja sowieso gleich fertig, da will man die Arbeit nicht so kurz vor dem Ende unterbrechen. Und dann arbeitet man und arbeitet und arbeitet …

Das sind alles einleuchtende Gründe, sie entspringen aber einer sehr kurzfristigen Denkweise. » weiterlesen