Ivan (Jahrgang 1976) lässt sich gerne von Neuem anstecken. Doch leider hat auch sein Tag nur 24 Stunden und so ist es eine große Herausforderung, alle Aufgaben und interessanten Dinge unter einen Hut zu bringen. Über das, was er dabei lernt, schreibt er seit Januar 2008 auf imgriff.com und weiterhin auf seinem eigenen Blog blatternet.ch. Er lebt in Basel und hilft als selbständiger Trainer und Berater anderen Leuten, ihre Produktivität mit einfachen Mitteln zu erhöhen. Ivan spielt außerdem Pool-Billard, fotografiert gerne und macht nebenbei eine theologische Weiterbildung.
Ivan ist erreichbar unter ivan[punkt]blatter [at]blogwerk [punkt]com.
Alle 69 Artikel von Ivan Blatter auf imgriff.com:
Hast Du auch manchmal den Eindruck, Du arbeitest den ganzen Tag und hast abends doch nichts erreicht? Das kann viele Gründe haben. Mit einem Zeittagebuch kommt man ihnen auf die Spur.
Es gibt Tage, an denen man alle möglichen kleinen – und oft auch mühseligen – Aufgaben erledigen muss, aber nichts wirklich bewegt. Das ist nicht schlimm, solche Tage sind normal. Aber es gibt auch Tage, an denen man überhaupt nicht erst in die Gänge kommt, trödelt und jede Gelegenheit nutzt, alles zu tun, außer zu arbeiten. Auch das ist nicht schlimm, wenn es nur ab und zu passiert. Kommt es aber häufig vor, dann wird es zum Problem.
Nicht immer merken wir, ob und wieviel Zeit wir eigentlich verschwenden. Um uns das vor Augen zu führen, kann ein Zeittagebuch helfen. Wer schon mal ein Zeitmanagement-Buch – vor allem einen Klassiker – in der Hand hatte, kennt dieses Instrument. Und viele zucken gleich zusammen bei der Vorstellung, den ganzen Tag zu notieren, was man so macht. Kann ich verstehen, ist mir auch so gegangen. Trotzdem kann ich heute sagen, dass diese Übung mir mehr Einsichten gebracht hat als viele andere, die ich in den vergangenen Jahren ausprobiert habe. Doch schön der Reihe nach:
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Leider ist das papierlose Büro nach wie vor ein Traum. Solange dies so bleibt, kämpfen wir mit meterweise Papier, das wir sinnvoll ablegen müssen: In einem Ablagesystem.
Besonders die allgemeinen Informationen, die man nicht einem Projekt oder einem Kunden zuordnen kann, müssen so abgelegt werden, dass man sie schnell und zuverlässig wieder findet.
Auf welches System man bei seiner Ablage schwört (Hängeregistraturen, Ordner, Classei/Mappei oder was auch immer), ist zu einem großen Teil Geschmacksache. Manchmal hat ein System Vorteile, aber wenn man sich damit nicht wohl fühlt, ist wenig gewonnen. Was für Vorteile das sind, werden wir in den nächsten Wochen und Monaten austesten. Gregor und ich starten die ultimative Ablage-Serie: Wir testen die gängigsten Ablagesystem und lassen sie gegeneinander antreten.
Jede Ablage sollte unabhängig vom eingesetzten System ein paar Anforderungen erfüllen, damit man damit effizient arbeiten kann und seine Dokumente schnell findet. Um diese Grundsätze geht es heute zum Start in die neue Serie:
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Wer sich weiterentwickeln will, konzentriert sich häufig nur auf seine Schwächen. Das ist mühsam und demotiviert. Erfolgversprechender ist es, seine vorhandenen Stärken auszubauen.
Unsere Erziehung, unsere Schulen, vielleicht sogar unsere ganze Kultur lehrt uns, dass wir Schwächen nicht akzeptieren dürfen. Einer meiner Französischlehrer hat sogar die Diktate gestrichen, weil die ganze Klasse zu gut war. Und wer weiterkommen will, fragt sich meistens, was nicht gut läuft, was verbessert werden kann und was weggelassen werden soll. All diese Fragen zielen auf die Schwächen, die es zu eliminieren gilt.
Diese Strategie hat leider einen ganz gewichtigen Nachteil: Schwächen lassen sich nur mit sehr großem Energieaufwand ändern. Und: Die Konzentration auf Schwächen demotiviert mit der Zeit. Du kannst Dir vorstellen, wie gerne wir noch in den Französisch-Unterricht gegangen sind, seitdem nur noch das abgefragt wurde, was wir nicht können.
Viel effizienter und effektiver ist es darum, sich auf seine Stärken zu konzentrieren und diese auszubauen.
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Für einen aufgeräumten Arbeitsplatz spricht vieles. Für eine aufgeräumte Wohnung ebenfalls: Hier haben wir vier Tipps, die rasch wirken und nachhaltig helfen.
Vor kurzem habe ich hier das 4-Felder-System vorgestellt, um den Schreibtisch aufzuräumen. Der Schreibtisch ist aber nur einer von vielen potentiellen Ramsch-Sammlerorten. Dem Aufräumen sind dementsprechend keine Grenzen gesetzt. Gründe dafür gibt es viele:
- Ein aufgeräumtes Zimmer sieht besser aus.
- Das Putzen geht einfacher.
- Man findet seine Dinge wieder.
- Es hat weniger Dinge, die ablenken.
Aufräumen benötigt Zeit. Diese Zeit ist aber gut investiert, denn anschließend sparst Du Tag für Tag Zeit ein.
Darum hier ein paar Tipps, die Dir beim Aufräumen helfen: » weiterlesen
Pausen sind ein einfaches und absolut zuverlässiges Mittel, um konzentrierter, effektiver und effizienter zu arbeiten, den Stress zu reduzieren und Fehler zu minimieren. Und wohler fühlt man sich bei alledem auch noch.
Vor ein paar Wochen habe ich die 60-60-30-Methode vorgestellt. Ein ganz wesentliches Element davon sind die Pausen. Die Kunst, Pausen zu machen, muss man allerdings erst mal lernen. Gibt es doch so viele Gründe, keine und schon gar nicht jetzt eine Pause einzulegen:
- Keine Zeit: Dings und Bums muss unbedingt heute noch fertigwerden. Und überhaupt ist so viel zu tun, dass keine Zeit für Pausen bleibt.
- Sich zu wichtig nehmen: Wer viel zu tun hat, wird gebraucht und ist wichtig. Wer dagegen Zeit für Pausen hat, hat offenbar nur zu wenig zu tun – und ist folglich nicht so wichtig.
- “Nur noch kurz”: Man ist ja sowieso gleich fertig, da will man die Arbeit nicht so kurz vor dem Ende unterbrechen. Und dann arbeitet man und arbeitet und arbeitet …
Das sind alles einleuchtende Gründe, sie entspringen aber einer sehr kurzfristigen Denkweise. » weiterlesen
Wenn der Schreibtisch so voll ist, dass kein Platz mehr für die Mausbewegungen bleibt, muss aufgeräumt werden. Das geht am schnellsten und nachhaltigsten mit einer Hauruck-Aktion.
Geht es um die Ordnung auf dem Schreibtisch, gibt es zwei Lager: Die “Volltischler” und die “Leertischler”. Die Leertischler sagen: “Wie es auf dem Schreibtisch aussieht, so sieht es im Kopf aus.” Die Volltischler antworten darauf am liebsten mit Albert Einstein: “Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist, worauf deutet dann ein leerer Schreibtisch hin?”
Ich bin eindeutig Leertischler: Auf meinem Schreibtisch ist nur der Computer, eine Lampe, meistens ein Glas Wasser und die Unterlagen zu der Aufgabe, die ich gerade im Moment bearbeite (falls ich dazu überhaupt Unterlagen auf Papier habe – ich versuche soweit wie möglich papierlos zu arbeiten).
Das ist nicht jedermanns Sache, und das ist auch in Ordnung so. Wenn Du also ein Volltischler bist, musst Du Dir noch keine Sorgen machen. Sorgen solltest Du Dich nur, wenn Du plötzlich den Überblick verlierst oder Aufgaben und Dinge vergisst. Dann hast Du ein Problem.
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Routinen und Gewohnheiten sind hilfreich, verhindern aber in gewissem Maße auch, dass wir uns entwickeln und verbessern. Darum sollte man das ganz bewusst angehen.
Häufig tun wir die Dinge, die wir regelmäßig machen, gar nicht mehr bewusst. So vernachlässigen wir auch viele der Fähigkeiten, die wir haben. Sie sind so selbstverständlich, dass wir sie nicht mehr pflegen und damit eigentlich nicht weiter kommen. Bei vielen Dingen ist das egal (z.B. beim Kochen), bei vielen Fähigkeiten ist es aber schade. Gewohnheiten und Routinen sind sehr hilfreich, um neue Dinge zu erlernen und automatisch ablaufen zu lassen. Doch auf der anderen Seite bleiben wir so auch auf der gleichen Stufe stehen und entwickeln uns nicht mehr weiter.
Hier sind darum sechs Tipps, wie Du Deine Fähigkeiten bewusst verbessern kannst:
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Ein einfacheres Leben bedeutet meist auch ein aufgeräumteres und organisierteres Leben. “Einfach leben” muss dabei aber nichts mit Sparsamkeit oder Askese zu tun haben – im Gegenteil.
Einer der Gründe, weshalb wir unproduktiv arbeiten, ist, dass wir uns zuviel aufhalsen – oder auch nicht ablehnen können, wenn uns andere zuviel aufhalsen. In diesem Artikel soll es aber nicht um zuviele Aufgaben gehen, sondern um das Zuviel ganz allgemein; um ein einfacheres Leben.
Was “einfach leben” jedoch genau heißt, ist gar nicht so – nun ja – einfach. In den letzten Jahren sind zahlreiche Bücher à la “Simplify Your Life” erschienen. Es gibt verschiedenste Ausprägungen der Einfachheit: Freunde von mir verbringen beispielsweise jeden Urlaub in einem kleinen Häuschen, das nur zu Fuß erreichbar ist und weder fließend Wasser noch Strom, dafür aber einen Brunnen vor dem Haus und ein Trockenklo hat. Geheizt und gekocht wird mit Holz. Eben ein richtig einfaches Leben.
Gleichzeitig gibt es aber auch teuerste Häuser, die sehr minimalistisch eingerichtet sind. Geschmackvoll, mit viel Platz und sehr kostspielig. Auch das ist ein einfaches Leben: Reduziert auf wenige, aber erlesene und teure Dinge.
Die Bandbreite der Einfachheit ist also enorm. Nach meinem Verständnis hat ein einfaches Leben nichts mit Geiz oder sogar Askese zu tun. Im Gegenteil:
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Pro Tag erhält ein durchschnittlicher Angestellter 30 bis 40 E-Mails. Die meisten Empfänger schätzen die Wichtigkeit einer Mail nach dem Absender und dem Betreff ein. Deshalb ist es ratsam, dieser Zeile ein wenig Aufmerksamkeit zu widmen.
Es mag auf den ersten Blick unnötig erscheinen, detaillierte Ratschläge für die Betreffzeile einer E-Mail zu geben – man schreibt dort halt hin, worum es geht, richtig? Trotzdem müsst Ihr nur mal Euren Posteingang eine Weile beobachten, um zahlreiche nutzlose Beispiele zu finden. Besonders macht sich das Problem beim Suchen nach einer bestimmten Mail bemerkbar – spätestens dann sind “Hallo”, “Gruß und Info aus Köln” oder “Frage” nicht sehr hilfreich (zu schweigen vom Klassiker, der gar nicht ausgefüllten Betreffzeile).
Darum hier sieben Punkte, die man beim Schreiben des Betreffs beachten sollte:
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Auf imgriff.com findet Ihr hunderte von Artikeln, die Euch helfen, schöner zu arbeiten und besser zu leben: Methoden, Hinweise, Tricks, Software-Tipps und vieles mehr. Jetzt wollen wir mal von Euch wissen, womit Ihr im Alltag arbeitet.
Die Hilfsmittel, die einem am meisten beim produktiven Arbeiten helfen, können unterschiedlichster Art sein: Software, der beste Bürostuhl der Welt, aber auch der schöne Füller und das Moleskine-Buch oder vielleicht auch eine Sanduhr. Uns interessiert also heute weniger eine bestimmte Methode, sondern ein konkretes Ding, das Dir hilft (so können wir anderen uns das nämlich auch zulegen). Also: Was sind Deine drei liebsten Hilfsmittel, dank denen Du produktiv(er) arbeiten kannst?
Meine Top 3 sind:
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