Evernote ist in kurzer Zeit zu einem extrem populären Online-Tool für Notizen aller Art geworden. Dahinter steckt eine kleine Firma, die sich mit ihrer Idee gegen das Web-Schwergewicht Google behaupten musste. Wie hat sich Evernote durchsetzen können?

Evernote hilft seinen Nutzern, Notizen und Dokumente online zu sammeln. Ivan hat bereits vor einem Dreivierteljahr Evernote ausführlich vorgestellt, und es ist eines der meistgenannten Tools, die unsere Leser zum Organisieren ihrer Aufgaben verwenden. Interessant ist aber nicht nur, auf welche Art und Weise man Evernote nutzen kann, sondern auch, wie es entstanden ist. Darüber berichtete Ende März 2009 ein Artikel in der Financial Times.

Einige Wochen vorher habe ich auf meinem privaten Blog «Denkpass» darüber geschrieben, wie Google die kollektive Intelligenz seiner Mitarbeiter nutzt, um ständig neue Innovationen zu liefern. Am Beispiel von Evernote sieht man, dass Google zwar sehr innovativ ist, dass jedoch Größe auch verbunden mit vielen Innovationen trotzdem nicht immer zum Sieg reicht.

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Beim Briefumschlaghersteller «Reinhard Schmidt GmbH» sorgte sich der Mitarbeiter Egon Heimann vor rund 50 Jahren um fehlende Effizienz bei der Ablage. Er untersuchte die Arbeitsabläufe und entwickelte wenig später ein neuartiges System von Mappen, um Dokumente aufzubewahren: der Ursprung der heutigen Systeme Mappei und Classei.

Im letzten Teil unserer Ablageserie beschäftigten wir uns mit dem Quasi-Standard (abgesehen von den guten alten Ordnern) im deutschsprachigen Raum, den Hängeregistern. Heute schauen wir die ausgefeilteren Mappensysteme von Mappei und Classei an, die sich unter anderem bei den Getting-Things-Done-Freunden einiger Beliebtheit erfreuen, aber auch in größeren Firmen zur Anwendung kommen. Was ist das Besondere an diesen Mappen?

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Passwortmanager speichern und verschlüsseln Passwörter und weitere personenbezogene Informationen wie z.B. Kreditkarten-Daten und füllen sie auf Wunsch der Nutzer in entsprechende Webformulare ein. Der bekannteste Passwort-Manager für Macintosh-Systeme ist 1Password. Wir testen das Programm für Euch.

Bereits vor zwei Jahren haben wir auf imgriff.com über Roboform berichtet, einen Passwort-Manager für Windows-Systeme. Ich habe Roboform sehr lange genutzt und mich immer gefragt, wie manche ohne ihn arbeiten können. Als ich vor ein paar Monaten meinen Sony Vaio gegen einen Macbook Pro 15″ eingetauscht habe, war die Zeit gekommen, das selber zu erfahren. Roboform läuft nicht auf Mac OS X, und ein Betrieb in einer virtuellen Maschine erlaubt zwar Zugriff auf Passwörter – beraubt einen aber jeglicher Komfortabilität.

Schlüsselbundverwaltung auf Macs

Macs kommen mit einem eingebauten Passwort-Manager in Form des sogenannten Schlüsselbundes.

Die Schlüsselbundverwaltung kann alle Passwörter verwalten und verschlüsselt diese auch. Besonders praktisch ist die Verzahnung mit allen anderen Programmen auf dem Mac, die über die Schlüsselbundverwaltung Passwörter abspeichern können. So merkt sich das Blogtool Ecto beispielsweise die Passwörter für verschiedene Blogs in der Schlüsselbundverwaltung. Die Zusammenarbeit mit Safari ist beim Surfen im Internet aber nicht so bequem, finde ich.

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Wie in Teil 1 unserer Serie zu Ablagesystemen bereits ausgeführt, wollen Ivan und ich am eigenen Beispiel testen, wie gut wir mit den verschiedenen Ablagesystemen klarkommen. Heute will ich den Klassiker vorstellen: Hängemappen. Wir setzen sie beispielsweise in meiner Firma alpha-board, einem Berliner Dienstleister für Elektronik-Design und Leiterplatten, für die Bearbeitung und Ablage aller unserer Aufträge ein.

Wie sieht eine Hängemappe aus?

Hängemappen (auch Hängeregistraturen genannt) gibt’s bei jedem Versand oder Schreibwarenladen. Sie kommen im Format A4 daher und sind meist aus Recycling-Karton, der mit 175-230 g/m² ordentlich was aushält. Dazu gibt’s Reiter und Beschriftungsschilder, die man in die an der oberen Kante vorgesehenen Löcher einrasten kann. Es gibt vertikale und laterale Hängemappen, die sich darin unterscheiden, wie man sie befüllt und wo man sie aufhängt.

Links und rechts sind Stoffbänder angeklebt. So kann seitlich nichts aus der Mappe rausfallen, man kann die Mappe aber auch nicht aufschlagen wie einen Hefter und darin blättern. Das soll man aber auch nicht: in Hängemappen werden lose Blätter gesammelt. Das beschleunigt die Ablage. Will man sich die Mappe anschauen, holt man alle Blätter raus und legt sie vor sich hin.

25 dieser Mappen kosten etwa 12 Euro. Dazu kommen dann noch die Ausgaben für die Kiste, den Schubladenschrank oder einen anderen Ort für die Mappen.

Was braucht man also außer den Mappen:

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Rund um den Kurznachrichtendienst Twitter sind zahlreiche kleine Helferlein entstanden, darunter auch einige, um sich besser zu organisieren und andere Tools miteinander zu vernetzen. Ein paar davon möchten wir Euch hier vorstellen.

Wenn es um Twitter geht, scheiden sich die Geister. Macht es die Arbeit produktiver oder ist es das beste Prokrastinationstool, das das Web zu bieten hat? Die Zahl der Twitternutzer steigt jedenfalls exponentiell – das bedeutet wohl, dass es entweder sehr nützlich ist oder allen fantastisch dabei hilft, sich selber abzulenken.

Ein Grund für den Erfolg von Twitter ist die Möglichkeit für andere Anbieter, sich über Twitters API (Programmierschnittstelle) direkt an das System anzuschließen. Dadurch sind zahlreiche kleine Helferlein entstanden (siehe z.B. 99 gute Twitter-Tools), darunter auch einige, um sich besser zu organisieren und andere genutzte Tools miteinander zu vernetzen.

Ein paar davon möchte ich Euch hier vorstellen:

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Pünktlichkeit ist im Arbeitsleben wichtig, fällt vielen aber schwer. Wir zeigen die Ursachen und geben Tipps, wie Du selber pünktlicher wirst und andere zur Pünktlichkeit erziehen kannst.

Pünktlichkeit ist eine Tugend, so ein deutsches Sprichwort. Wir legen – wie viele Nord- und Mitteleuropäer – allgemein Wert auf Pünktlichkeit und sind damit eher monochronisch veranlagt (aus dem Englischen monochronic). Zeit ist für viele von uns in Einheiten eingeteilt, die wir strukturieren und planen können. Wir legen Listen an, verfolgen unsere Aktivitäten, organisieren unseren Tagesablauf. Monochronische Menschen konzentrieren sich am liebsten auf eine Aufgabe, die sie fertig stellen wollen. Aber nicht alle Menschen sind so gestrickt:

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Richtig delegieren ist sehr wichtig. Wir zeigen zehn besonders häufige Fehler, damit Ihr wisst, wie’s besser geht.

Delegieren ist ein wichtiger Teil des Lebens. Bereits im Kindesalter fängt es an, dass Du Aufgaben delegiert bekommst. Durftest Du oder Dein Bruder sonntags immer fein die Schuhe der ganzen Familie putzen? Lag auf Deinen oder den Schultern Deiner Schwester die Verantwortung für die Haushaltswäsche? Dann waren das Deine ersten Erfahrungen mit dem Delegieren.

Mit zunehmendem Alter delegierst Du selber immer häufiger Aufgaben an andere. Und richtiges Delegieren ist sehr wichtig: Für Manager ist es vielleicht sogar das Wichtigste, was sie zu tun haben.

Delegierst Du oft an andere? Bist Du unzufrieden mit den Ergebnissen? Das liegt vielleicht daran, dass Du nicht richtig delegierst. Es folgt eine Top-10-Liste von Punkten, die beim Delegieren regelmäßig schiefgehen:
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Wer von zuhause aus arbeitet, ist von allerlei Lasten befreit, die sich im Büroalltag ergeben – aber auch mit neuen Problemen konfrontiert. Einsamkeit und fehlende Strukturen sind die zwei schwerwiegendsten.

Ich prokrastiniere am liebsten mit einer Tageszeitung. Mein Favorit ist die tägliche Lektüre der Financial Times. Meine liebste Kolumnistin ist Lucy Kellaway, und eine ihrer Kolumnen beschäftigt sich mit Leserproblemen. Am 12. März ging es um folgende Frage:

Im letzten Oktober wurde ich gefeuert. Seither bin ich als Hotelagentin selbständig und arbeite von zuhause aus. Alleine arbeiten belastet meine Seele: An manchen Tagen finde ich es einfach, mich hinzusetzen und zu arbeiten, aber an anderen Tagen lasse ich mir jede nur mögliche Ausrede einfallen, um bloß nicht zu arbeiten – und stelle auf einmal fest, ich will unbedingt Wäsche waschen. Wie kann ich mich an solchen Tagen motivieren und soweit disziplinieren, dass ich meine Arbeit schaffe und meine Firma wächst? Meine Freunde und Familie interessieren sich in keinster Weise für mein Geschäft, meinen Freund habe ich so sehr damit gelangweilt, dass er nun Geschichte ist.

Frau, 42

Für jemanden, der gerade erst sechs Monate selbständig ist, sind das zwei schwerwiegende Probleme.

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Unerwartete Einsichten: Der Soziologe Sudhir Venkatesh begleitete zehn Jahre lang eine Gang in Chicago und lernte viel über das Führen einer Organisation.

Im Herbst 1989 verirrt sich ein indischstämmiger Soziologiestudent mit Pferdeschwanz und Batik-T-Shirt in die “Robert Tayler Homes” in Chicago, Illinois. Sudhir Venkatesh ist getrieben von seinem Ehrgeiz, den Alltag der Armen und Ausgeschlossenen zu erforschen. Die “Robert Taylor Homes” sind das größte Wohnprojekt in den USA, ein Ort, an dem Frauen ihren Körper für weniger als 20 Dollar für eine Stunde Sex vermieten, die Hälfte der Jugendlichen Drogen handelt und nicht einer der Bewohner Steuern zahlt.

Hier will Venkatesh mit einem statistischen Fragebogen erfassen, wie es so ist, das Leben am unteren Ende der Gesellschaft. Und fällt gleich am ersten Tag der Gang in die Finger, die dort mit Drogen handelt:

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Eine einfache Methode zum Organisieren der eigenen Aufgaben ist die 25.000-Dollar-Methode. Der Trick dabei? Eine Liste für alle Aufgaben und eine alles entscheidende Frage.

Um alle Aufgaben und Projekte fest im Griff zu behalten, muss man Zeit opfern. Zeit, um alles zu erfassen und durchzuarbeiten. Letzteres ist es, was viele Getting-Things-Done-Versuche nach einer Weile zum Erliegen bringt. Denn Pflege braucht jedes Aufgabenmanagement, unabhängig davon, ob man dafür ausgefeilte Kontextlisten, Software oder Web-Anwendungen, puristische Exceltabellen oder einen Haufen Post-It-Zettel benutzt.

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