Multitasking funktioniert nicht – im Gegenteil: Klarer Fokus auf eine Aufgabe führt zu mehr Effizienz. Focus, Filter and Forget lautet der Ansatz zweier US-amerikanischer Autoren dafür.

Derek Dean und Caroline Webb berichten in ihrem Artikel Recovering from Information Overload im McKinsey Quarterly, warum Multitasking nicht klappen kann – was inzwischen durch zahlreiche Studien belegt ist. Bereits 1967 schrieb Peter Drucker in seinem Buch The Effective Executive (Affiliate-Link), dass die meisten Aufgaben eines Chefs zeitintensiv sind. Drucker schlug vor, sich im Kalender genügend Zeit frei zu halten, niemals aufs Telefon zu reagieren und Anrufe in kurzen Blöcken zu erledigen – was sich ähnlich liest wie unsere heutigen Tipps zum Thema «Fokussiert Arbeiten»: Etwa der Hinweis zum Singletasking aus unserem kleinen Einmaleins oder diese 16 Tipps zum konzentrierten Arbeiten.

3F: Focus, Filter and Forget
Einen weiteren Ansatz schlagen nun Dean und Webb in ihrem Artikel vor. Die 3F sollen helfen, Singletasking im Arbeitsalltag umzusetzen: Focus, Filter und Forget. Das sieht dann so aus: » weiterlesen

Aufschieben ist häufig kontraproduktiv und unnötig. Bloss mehr Selbstdisziplin einzufordern hilft wenig. Simple Massnahmen können aber helfen, Arbeitsblockaden zu überwinden: Fünf Tipps gegen das Prokrastinieren.

Prokrastination ist das, was ich als Student getan habe, wenn ich lernen musste. Das umfasste seinerzeit so unterschiedliche Tätigkeiten wie Moussaka kochen, Abwaschen oder NHL ’97 spielen. Heute gehe ich arbeiten, habe seit fast 10 Jahren kein Moussaka mehr gegessen und spiele nur noch unregelmäßig Computer. Weniger prokrastinieren tue ich deswegen aber noch lange nicht. Ich zeige euch 5 Tipps, wie ihr das Prokrastinieren vermeiden könnt.

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Zerlege Deine Aufgaben und Projekte in winzige Arbeitspakete
Oft schieben wir Aufgaben vor uns her, weil uns der erwartete Aufwand abschreckt. Wir befürchten, mit dieser Aufgabe viel zu lange beschäftigt zu sein – und vermeiden daher, mit der Arbeit zu beginnen. Ist die Aufgabe dann irgendwann erledigt, war sie selten so schrecklich wie angenommen.

Am besten ist, anstehende Aufgaben in winzigste Arbeitsschritte zu zerlegen und sich nacheinander auf diese Arbeitsschritte zu fokussieren. Wem es hilft, der notiert sich die Schritte auf einer Liste und hakt die erledigten Aufgaben ab. Wenn das nicht klappt, sind die gewählten Pakete vermutlich immer noch zu gross. Also zurück an den Start und nochmals zerlegen.

Dieser Artikel hier entstand als Abfolge dieser Arbeitspakete: » weiterlesen

Printfriendly.com ist ein Tool, um Webseiten druckfreundlich auf Papier zu bringen. Damit lassen sich Online-Inhalte lesen, ohne zuviel Bäume zu opfern.

Ich liebe das Internet wegen seiner vielen interessanten Geschichten. Ich kann mich über Dinge auf dem Laufenden halten, über die ich früher höchstens zufällig in Buchläden gestolpert bin – die ich aber heute nicht mehr missen möchte. Das Internet bietet riesige Mengen an Informationen, die sich zudem ständig erneuern und vervielfachen.

Nicht immer schaffe ich es, das alles online zu lesen (obwohl mir das iPad beim Offline-Lean Back-Lesen-auf-dem-Sofa völlig neue Möglichkeiten eröffnet). Wenn ich aber weiß, dass eine mehrstündige Zugfahrt oder ein Wochenende ohne Webzugang vor mir liegt, dann will ich offline lesen, auf Papier. Dann heisst es, Webseiten ausdrucken. Das ist problematischer, als es sein müsste. » weiterlesen

Fokus ist der Schlüssel zum Erfolg. Leichter gesagt als getan – aber Pomodoro hilft: Pomodoro nennt sich eine Methode, um einzelne Aufgabenpakete konzentriert abzuarbeiten. Einfach und wirkungsvoll, wie wir finden.

Irgendwann am Ende der 80er Jahre, in seinem ersten Jahr an der Uni, erfand Francisco Cirillo die Pomodoro-Technik. Er fühlte sich ausgelaugt, desinteressiert und immer wieder abgelenkt. Cirillo fragte sich verzweifelt, ob er es schaffen könnte, für zehn Minuten völlig konzentriert zu studieren. Pomodoro, eine Methode zum fokussierten Arbeiten, war geboren. In Paul Klipps exzellentem Artikel Personal Productivity: A detailed look at how I manage a lot bin ich das erste Mal auf Pomodoro gestoßen und seitdem davon fasziniert. Wir zeigen, wie Pomodoro funktioniert und wie Du es einsetzt. » weiterlesen

Das Büro sei zum Arbeiten ungeeignet: Zuviele Störungen, meint Jason Fried von 37Signals. Um ein gutes Team zu werden, bleibt der gemeinsame Arbeitsraum aber notwendig.

Einer der bemerkenswerteren TED-Vorträge 2010 stammt von Jason Fried, dem Gründer von 37Signals (Link zum Vortrag auf TED.com). Darin wettert Fried darüber, dass das Büro der schlimmste Ort der Welt sei, um wirklich arbeiten zu können. Das Problem mit unseren Büros sei, dass wir dort immerzu gestört werden – in Form von Meetings oder Managern, die auf uns einreden. Ist das so? Kommen die meisten Störungen wirklich von außen – oder stören wir uns nicht selber am meisten? » weiterlesen

Gute Vorsätze fürs neue Jahr sind ein uraltes Thema. Das Problem: Sie funktionieren nicht.

Alle Jahre wieder fangen einige Bekannte damit an, mich nach meinen Vorsätzen fürs Neue Jahr zu befragen. Immer früher machen sie das. Erst haben sie mich nach Neujahr befragt, jetzt manchmal schon Ende November. Meine Empfehlung an alle: auf Neujahrsvorsätze zu verzichten. Hier sind meine 10 Gründe:

» weiterlesen

Vor einigen Tagen haben wir in aller Kürze das neue Buch von Tim Ferriss vorgestellt (Link zum Artikel von Moritz). Auch über Evernote haben wir bereits oft berichtet, einer persönlichen Datenbank zur Verwaltung aller eurer Notizen. Auch Tim Ferriss nutzt Evernote, zum Beispiel zum Schreiben seiner Bücher. Im Blog von Evernote findet sich die Niederschrift eines Interviews mit Tim Ferriss, wie er Evernote dabei einsetzt. Unter anderem sagt Tim:

Evernote really became the most accurate log and diary of all of my mishaps, adventures, successes, and wins. It is definitely the most densely detailed account of everything that I’ve been through while writing this book.

» How Tim Ferriss used Evernote to write The 4-Hour-Body (blog.evernote.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text – oder auch mal Tool – rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Intelligenz schützt nicht vor falschen Entscheidungen. Michael J. Mauboussin beschreibt in Think Twice (Affiliate-Link), wie man richtige Entscheidungen trifft und was häufige Gründe für falsche Entscheidungen sind.

Fragt man Käufer, auf welcher Grundlage sie Kaufentscheidungen treffen, behaupten so gut wie alle, es gehe nur um rationale Gründe. Dennoch zeigen Untersuchungen, dass beispielsweise Weinläden mehr deutschen Wein verkaufen, wenn deutsche Musik gespielt wird, und mehr französischen Wein, wenn französische Musik läuft. Andere Untersuchungen belegen, dass man einen höheren Verkaufspreis für eine Immobilie erzielt, wenn die Käufer bei der Besichtigung den Duft frischen Kaffees in der Nase haben. Irrelevante Sinneswahrnehmungen haben Entscheidungen beeinflusst und entrationalisiert.

Wir denken nicht rational
Ein weiteres Beispiel: Der Psychologie-Professor Stephen Greenspan hat im Dezember 2008 sein Buch Annals of Gullibility: Why we get Duped and How to avoid it (Affiliate-Link) (deutsch: Jahrbuch der Leichtgläubigkeit: Warum wir betrogen werden und wie wir es vermeiden können) veröffentlicht. Im selben Monat flog Bernie Madoff’s 65-Mrd.-Dollar-Schneeballsystem an der Wall Street auf – und Stephen Greenspan verlor beinahe ein Drittel seines Vermögens. Im Nachhinein, so Greenspan, «sah die versprochene Rendite viel zu gut aus», das habe wohl seinen «Entscheidungsprozess beeinträchtigt». Wenn also selbst ein Psychologie-Professor, der Bücher über Leichtgläubigkeit publiziert, nicht immer rationale Entscheidungen trifft, wie oft passiert uns das dann wohl? » weiterlesen

Der Platzhirsch unter den Bildbearbeitungsprogramm ist gross, mächtig und teuer. Pixelmator ist eine kostengünstige Alternative für den Mac.

Apple ist bekannt für coole Optik. Das gilt nicht für die Rechner selber und ihre Software. Auch die mit Mac-Software erzeugten Dokumente glänzen häufig durch gutes und dabei einfaches Design. Dabei ist gutes Design, das die Inhalte transportieren hilft und nicht davon ablenkt, immens wichtig für den Erfolg unserer Kommunikation. Das gilt für eine Präsentation ebenso wie für ein Text-Dokument oder eine Grafik. » weiterlesen

Tony Fernandes und Richard Branson sind Unternehmer, die mehrere Firmen leiten und in Dutzenden von globalen Projekten involviert sind. Wie kriegen sie das hin? Einige Gedanken zum produktiven Multitasking für Vielbeschäftigte.

Tony Fernandes ist Chef der billigsten Fluglinie der Welt (AirAsia) und zugleich der Mann, der die Fäden beim Formel-1-Team von Lotus Racing zieht. Tony Fernandes schert sich nicht besonders viel um die aktuelle Debatte, dass wir Menschen zu Multi-Tasking nicht fähig sind. Das Geheimnis des Chefs von AirAsia, Lotus Racing und der Tune Group sieht folgendermaßen aus:

“Nur weil eine bestimmte Person nur eine Sache gleichzeitig machen kann, heisst das nicht, das wir alle genauso sind. Ich kann ein Formel-1-Team und eine Fluglinie leiten, und was ich am Ende mache, ist diese Organisationen aufzusetzen und andere Leute in die Lage zu versetzen, sie am Laufen zu halten.”

Wenn Fernandes hier von einer Fluglinie redet, dann untertreibt er: » weiterlesen