Aus meiner persönlichen Erfahrung mit Getting Things Done (GTD), Zen to Done (ZtD) und vielen anderen kläglichen Versuchen, Ordnung und Kontrolle in meine Aufgaben zu bringen, kann ich eins felsenfest sagen: Am besten ist es, Deinen Tag vorzuplanen, idealerweise bereits am Abend zuvor. Hier meine Tipps für Deine Tagesplanung:

1. Plane 3 großen Brocken ein

Damit sind drei Aufgaben gemeint, die besonders wichtig für Dich und Deine Ziele sind. Dabei handelt es sich um Ziele der kommenden Zeit, die aber auch immer Deinen langfristigen Zielen entsprechen. Hast Du oft kurzfristige Ziele, die gar nichts mit Deinen langfristigen Zielen zu tun haben, solltest Du Dir mal Kapitel 10 – Leidenschaft – von ZtD anschauen.

Die drei großen Brocken sind wichtige, aber auch komplexe Aufgaben, die Du erledigen willst. Dauert ihre Bearbeitung länger als 30 bis 60 Minuten, sind es wahrscheinlich eigene Projekte und Du solltest sie unter Umständen in kleinere Aufgaben zerlegen. Das Gute daran, die drei großen Brocken vorzuplanen, ist, dass Du nach ihrer Erledigung (die Du ja nun auf dem Plan hast), Dich gut fühlen wirst und außerdem kleinere Brocken bequem dazwischen passen. Fange am besten mit einem der drei Brocken an, wenn Du ins Büro kommst und bevor Du irgendwas anderes machst.

2. Nicht auf Kante nähen

Alles dauert länger als geplant. Außerdem musst Du Deine Termine oft vor- oder nachbereiten. Wenn Du Deine Termine für den kommenden Tag auf Kante nähst, wirst Du dafür keine Zeit haben – und somit durcheinander kommen. Irgendwann läuft die Planung so aus dem Ruder, dass Du frustriert bist und Deinen Terminkalender gleich ganz ignorierst. Besser ist, zwischen Terminen mindestens 30 Minuten Platz zu lassen. In dieser Zeit bereitest Du nach oder vor. Oder, falls es nichts vor- und nachzubereiten gibt, widmest Du Dich den großen Brocken – oder füllst die Zeit mit kleineren Aufgaben!

In den Pufferzeiten/Pausen kannst Du Dich natürlich auch mit Prokrastination belohnen oder Dir etwas Bewegung verschaffen. Auch dafür sind Pufferzeiten gut.

3. Reserviere unbuchbare Zeit – und Zeit für Meetings

Das ist Zeit, die niemand anders belegen kann und die Du nur für Dich und Deine Aufgaben hast. Ich habe solche festen Blöcke in meinem Terminkalender vorgesehen, in denen ich von Kollegen nicht zu Meetings eingeladen werden will. Genauso habe ich auch Blöcke im Kalender, in denen ich gerne für Meetings zur Verfügung stehe (idealerweise: nachmittags, da ich vormittags konzentrierter arbeiten will).

4. Den kommenden Tag am besten Abends planen

Wenn wir unerledigte Dinge mit uns herumschleppen, poppen diese Dinge immer wieder in unserem Geist auf. Schreibe Dir deswegen die offenen Punkte idealerweise Abends auf. So sind sie aus Deinem Kopf raus und Du kannst Dich besser auf Deinen Feierabend, Deine Familie oder die nächste Folge von Eureka konzentrieren.

5. Eat that Frog

Oft hilft es, die unangenehmste Aufgabe des Tages als erstes zu erledigen (falls möglich). Umso länger Du wartest, umso unangenehmer wird diese Aufgabe für Dich. Oft stelle ich nach dem Erledigen fest, dass es gar nicht so schlimm war. Dann bin ich froh, dass ich es hinter mir habe – und habe den Rest des Tages ein gutes Gefühl. So eat that frog first!

Bild: Melanie Hughes bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Zur Zeit ist Schemer noch in einer Invitations-Only-Phase. Wir haben uns Schemer.com angeschaut und ausprobiert.

Schemer ist vollständig in Google integriert, auch die Anmeldung geschieht über Deinen Google Account. Nach der Anmeldung wirst Du nach Deinen Interessen gefragt. Die reichen von Beauty über Sushi bis hin zu Zombie-Filmen. Entscheidest Du Dich für Deine Favoriten, erhältst Du eine Art Zeitleite, die die Ziele anderer Leute aus diesen Themengebieten aufgelistet.

Diese Ziele kannst Du für Dich übernehmen, wenn Du sie noch nicht erledigt hast, oder gleich abhaken, wenn Du das schon gemacht hast. In diesem Fall kannst Du kommentieren, wie es für Dich war. Wenn Du mehrere Ziele von einer anderen Person übernimmst, wirst Du gefragt, ob Du alle Ziele dieser Person sehen willst – es scheint ja Übereinstimmungen zu geben. Wer was von Deinen Zielen sehen kann, stellst Du über Deinen Google+ Account ein.

World Wide Ziele

Obwohl Schemer nach eigener Aussage in den USA am besten funktioniert, finde ich erstaunlich viele Personen und Ziele, die sich auf Berlin beziehen. Schemer verlangt die Angabe Deines aktuellen Ortes und zeigt Dir insbesondere Ziele aus Deiner Umgebung an (die auch Deinen Lieblingsthemen entsprechen).

Eigene Ziele können natürlich auch einfach selbst eingegeben werden. Sofort danach wirst Du gefragt, warum andere dieses Ziel übernehmen sollten. Außerdem kannst Du es verschlagworten, damit es leichter gefunden wird, sowie einen Ort angeben (falls es sich auf einen Ort bezieht). Das sieht dann so aus:

Ziele anderer Leute übernehmen

Richtig interessant wird es, wenn Du die Ziele anderer Leute anschaust und diese übernimmst. So können sich Gruppen bilden, die Ziele auch im realen Leben gemeinsam erreichen. Gleichzeitig dient das natürlich als Fundgrube für coole Dinge, die Dir vielleicht sonst nicht einfallen würden.

Dafür bietet schemer.com eine eigene Unterseite «Accomplices» (Komplizen) an, auf der Du alle die Leute sehen kannst, die Du aus Google+ kennst oder deren Ziele Du bereits übernommen hast. Bist Du also auf Google+ mit einem Deiner Rollen-Modelle verbunden, kannst Du auf Schemer.com schauen, ob es Ziele dieser Person gibt, die Dich auch interessieren könnten.

Fazit

schemer.com ist ein ortsbasiertes, soziales Netz für Deine Ziele, angebunden an Google+. Es macht Spaß und inspiriert Dich, neue Ziele zu finden und diese umzusetzen. Dafür gibt es auch etwas sozialen Druck, weil Deine Ziele öffentlich sind. Der Aufbau der Webseite ist einfach, die Anbindung an Google+ eine gute Idee. Facebook oder Twitter werden aber nicht angeboten, soweit ich das sehen kann. schemer.com ist ein netter Zeitvertreib. Wenn Du Deine Ziele ansonsten nur schwer umgesetzt kriegst, solltest Du es mal testen. Ob es nach 18 Monaten für 1 Mrd. $ verkauft wird, wage ich mal zu bezweifeln.

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Wer kennt das nicht? Man will schnell jemanden anrufen und braucht dafür trotzdem mehrere Klicks. Jeff Brodericks schafft Abhilfe, indem er Dir ein Kurzwahl-Icon auf Deinen Homescreen einrichtet. Dabei kannst Du zwischen einem Shortcut für SMS oder Telefon für eine bestimmte Nummer wählen. Du musst nur diese Webseite von Jeff Broderick mit Deinem iPhone aufrufen. Das sieht dann so aus:

Der Rest ist einfach:

• Namen für den ShortCut eingeben
• Nummer eingeben und auswählen, ob Anruf oder SMS
• Icon aussuchen
• ShortCut erschaffen

Wenn Du dann auf diesen Shortcut klickst, wirst Du gefragt ob Du die angegebene Nummer anrufen willst. Anrufen klicken und schon wirst Du verbunden. Als Ehemann mit 12 Jahren Ehe-Erfahrung kann ich euch sagen, dass das Anrufen meiner Auserwählten in gewissen Situationen gar nicht schnell genug gehen kann. Diese Kurzwahl ist also aus meiner Sicht eine nützliche Sache!

» via mac-business-coaching.de

Tool Time: Wir stellen Software-Tools und Webdienste aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

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Das Evernote-Blog und Userforum

Evernote im Web

Aber nicht nur bei Evernote selbst finden sich viele interessante Blog-Artikel zum Thema:

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In ihrem Artikel The myth of the eight-hour sleep schreibt Stephany Hegarty von BBC, dass 8 Stunden am Stück schlafen eine recht neue Erfindung der Menschheit ist. Dabei stützt sie sich auf Arbeiten von Historikern und Schlafforschern. Der Historiker Roger Ekirch von der Virginia Tech University hat sich fast zwei Jahrzehnte intensiv mit historischen Referenzen von Schlafmustern beschäftigt. Das fing an bei Homer’s Odyssee und ging weiter über Tagebücher, Gerichtsakten und Medizinliteratur. Seine Erkenntnis: früher haben die Menschen nicht 8 Stunden am Stück geschlafen, sondern eher 2 mal 4 Stunden mit einer Pause von ca. 2 Stunden dazwischen.

«Es ist nicht nur die Anzahl der Referenzen – es ist die Art und Weise, wie dieses Wissen referenziert wird, als ob es jedermann bekannt wäre», sagt Roger Ekirch.

Von Leonarda da Vinci ist überliefert, dass er ein ähnlich fragmentiertes Schlafmuster bevorzugt hat. Er arbeitete, bis er müde war und ging dann für 4 Stunden schlafen. Dann wurde weiter gearbeitet, bis er wieder müde war – und wieder im Bett verschwand. 8 Stunden am Stück hat er, so die Überlieferung, eher selten geschlafen.

Ein Grund für dieses Schlafmuster war, dass es vor dem 17. Jahrhundert keinerlei Grund gab, spätabends oder nachts aufzubleiben. Elektrisches Licht gab’s nicht, Kerzen waren zu teuer, um sie zu verschwenden. Also schliefen die Menschen, sobald es dunkel wurde. Es war aber länger dunkel, als man schlafen konnte. Also wurden die Zwischenräume aktiv genutzt. Die Erfindung der Straßenbeleuchtung, geheime Treffen während der Reformation und Gegenreformation und ähnliche Dinge haben dann unser Schlafverhalten von Grund auf geändert.

Die Frage ist nur, ob das gut ist. Eine Untersuchung des Psychiaters Thomas Wehr aus den 1990er Jahren setzte Probanden für 14 Stunden am Tag völliger Dunkelheit aus. Es dauerte eine Weile, bis sie sich angepasst hatten. Aber nach drei Wochen sahen ihre Schlafmuster deutlich anders aus: sie hatten den bimodalen Schlaf früherer Zeiten übernommen. 4 Stunden Schlaf, gefolgt von 2 Stunden Pause, gefolgt von 4 Stunden Schlaf. Es ist möglich, dass diese Art von Schlaf unserer Natur mehr entspricht, als das, was wir heute im Allgemeinen so machen.

«Heutzutage denken wir über unsere Träume kaum nach», sagt Schlaf-Psychologe Dr. Gregg Jacobs. «Es ist kein Zufall, dass in unserer modernen Zeit die Zahl derer mit Angstzuständen, Stress, Depression, Alkoholismus und Drogenproblemen ständig zunimmt.»

Die Reflexion in der Nacht auf das Geträumte ist möglicherweise neben den Träumen selber ein weiteres Ventil, das Erlebte vom Tag zu verarbeiten. Wenn Du also demnächst nachts wach liegst, mache Dir keine Vorwürfe oder ärgere Dich. Das ist ganz normal, also entspanne Dich. Es könnte sogar gut für Dich sein!

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Um das noch schneller hinzukriegen, empfiehlt sich die Einrichtung eines Shortlinks. Das geht ganz einfach, so ein Forum-Post bei OmniFocus. Indem Du «omnifocus:///add» in Deinem iPhone-Browser eingibst, hast Du diesen Shortlink geschaffen. Dann musst Du ganz unten auf Teilen klicken und dort «Zum Homescreen zufügen» auswählen. Fertig!

Damit das ganze noch schicker aussieht, gibt’s im Forum noch zwei verschiedene Links mit Icons für Deinen Homescreen. Wenn Du diese auf Deinem iPhone installieren willst, musst Du diesen imgriff.com-Artikel auf Deinem iPhone aufrufen und dann auf jenes der unten stehenden Icons klicken, das Dir besser gefällt. Im nächsten Screen dann unten auf dem Bildschirm «Teilen» auswählen und dort «Zum Homescreen zufügen» auswählen.

Bei mir sieht das dann auf dem iPhone so aus:

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Wenn Du Dateien mit anderen Leuten teilen willst, ist das gar nicht so einfach. Du kannst eine Mail schicken, aber was, wenn Du nicht von allen die Mail-Adressen hast oder Deine Datei ziemlich groß ist? Der Webservice Droplr setzt an dieser Stelle an.

Wie Droplr funktioniert

Droplr behauptet von sich selber, das einfachste Tool im Web zu sein, mit dem Du Dateien teilen kannst. Das können Bilder, Notizen, Word-Dateien sein. Die Größe einzelner Dateien ist für kostenlose Nutzer auf 25MB beschränkt. Droplr ist umsonst und bietet für jeden Nutzer 1GB kostenlosen Speicherplatz. Du kannst Droplr im Web benutzen, per Drag-and-Drop. Oder Du lädst das Droplr-Programm für Mac OS, Windows oder iPhone herunter.

Am einfachsten und schnellsten nutzt Du droplr aber direkt im Browser. Das geht sogar anonym, ohne Dich bei Droplr zu registrieren und einzuloggen:

Wenn Du eine Datei per Drag’n'Drop in Droplr ablegst, wird sie hochgeladen.

Der Upload ist nicht der schnellste, war mein Eindruck, aber das kann ja auch an allen möglichen anderen Dingen liegen. Danach erhältst Du einen verkürzten Link zurück, den Du dann mit Deinem Ziel-Publikum für diese Datei teilen kannst. Einige Dienste werden gleich angeboten:

Die Datei wird im Browser angezeigt, in einem simplen, schönen Interface. Der im Bild zu sehende Link führt zu einem Foto eines Kinderzimmers, das mit Produkten von Lieblingskaro eingerichtet ist. Diese Art von Foto zu teilen, wäre eine mögliche Anwendung. In Facebook hat jemand vor kurzem eine schriftliche Absage eines Politikers geteilt, der sich nicht in der Lage sah, mit einigen Unternehmens-Gründern in seiner Gemeinde zu treffen. Weil der Ton des Schreibens lustig war, gab es Grund zum Teilen. Weil mir die Art des Teilens gefiel, musste ich Droplr testen.

Wie gesagt, das hier war ein anonymer Upload. Wenn Du Dich bei Droplr registrierst, bietet das den folgenden Vorteil: Du bekommst alle Deine Uploads und ihre Links wie in einer Galerie zu sehen. Das Schönste an Droplr ist aber die einfache Bedienung, ohne Dich einloggen zu müssen. Generelle Vorsicht beim Upload von datenschutztechnisch relevanten Dateien ist empfohlen.

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Vor kurzem haben wir uns auf die Suche nach Kreativität gemacht – aber kreativ zu sein, bringt nicht nur Vorteile. Das betrifft nicht nur die vielbeklagte Unordnung auf dem Schreibtisch, die sich kreative Menschen gerne genehmigen. In mehreren Studien zeigt sich, dass kreative Menschen gerne schummeln.

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Wenn geschummelt werden darf, machen das nur die Kreativen

In einer Studie haben Francesca Gino und Dan Ariely untersucht, ob kreative Menschen mehr schummeln. Dazu wurden zuerst die Kreativität und konvergente Intelligenz gemessen. Anschliessend wurden Aufgaben gestellt, für deren richtige Beantwortung die Test-Teilnehmer Geld erhalten haben. Der Trick war, dass die Teilnehmer selber angeben konnten, wie viele Aufgaben sie richtig gelöst hatten. Je kreativer ein Proband im ersten Teil des Tests beurteilt wurde, desto wahrscheinlicher mogelte er am Ende bei der Angabe der korrekt gelösten Aufgaben. Die konvergente Intelligenz hatte hier keinen erkennbaren Einfluss auf die Neigung zum Schummeln.

In einem zweiten Test hat man verschiedene Gruppen gebeten, Wortspiele zu machen. Dabei wurden für eine Gruppe Worte mit Bezug zu Kreativität verwendet und für die anderen nicht. Die Teilnehmer dieser einen Gruppe schummelten öfter als die der anderen Gruppen. Es reicht also, kreativ geprimed zu werden und schon fühlen wir uns im Recht, schummeln zu dürfen.

Daraufhin befragte Gino und Ariely Mitarbeiter realer Firmen. Waren diese Mitarbeiter in kreativen Firmen oder in kreativen Abteilungen tätig, so gaben sie deutlich öfter an, ab und zu mal Kugelschreiber und Druckerpapier mitzunehmen. Als Grund für dieses Verhalten gaben Gino und Ariely an, dass es kreativen, ideenreichen Menschen leichter falle, ihr unehrliches Verhalten zu rechtfertigen. Ihnen fallen einfach mehr Gründe ein, warum es OK sein könnte.

Innovativ oder adaptiv

In meinem Studium habe ich von einer anderen Begründung gehört. Es gibt das Kirton Adaption Innovation Inventory, kurz KAI. Das ist ein Test, wie Du kognitiv Probleme löst. Dabei unterscheidet dieser Test zwei gegensätzliche Einstellungen: adaptiv und innovativ. Ich will noch anmerken, dass es keine Feststellung ist, welches Ergebnis besser ist. Es gibt Situationen, in denen adaptive Problemlösung erfolgreicher ist und andere, in denen innovative Lösungsansätze besser sind.

Jedenfalls bedeutet das adaptive Ende des kognitiven Problem-Lösungs-Spektrums, dass Probleme eher evolutionär gelöst und kleine Änderungen bevorzugt werden, außerdem sind für Menschen dieser Ausprägung Regeln wichtig. Bist Du ein innovativer Problemlöser laut dem KAI-Score, dann bevorzugst Du revolutionäre Lösungen und große Änderungen. Und ganz wichtig: Regeln sind für Dich zum Brechen da.

Wir alle verteilen uns normal von adaptiv bis innovativ nach KAI: Die meisten von uns sind ohnehin irgendwo in der Mitte. Die Leute, die wir aber als kreativ einordnen würden, landen beim KAI eher auf der innovativen Seite. Und so halten sie im Extremfall jede Regel für etwas, was sie brechen dürfen.

Kugelschreiber wegschliessen

Kreative Leute neigen also eher zum Schummeln, soviel dürfte klar sein. Das bedeutet folgendes für Dich:

• Bist Du selber kreativ, solltest Du diesen Artikel nicht Deinem Chef und Deinem Lebenspartner zeigen
• Arbeitest Du mit kreativen Leuten zusammen, solltest Du Druckerpapier und Kugelschreiber wegschliessen

Bist Du gar Chef einer kreativen Abteilung, musst Du Dich um das richtige Maß an Kontrolle bemühen. Zuwenig davon, und die Leute schummeln gerne mal. Zuviel, und Du engst ihren kreativen Freiraum ein.

» Verhaltensforschung: Kreative Menschen schummeln eher (Spiegel Online)

Artikelbild: «Is the traditional business world at war with creativity?» von opensourceway bei flickr.com (CC BY 2.0)

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Serientermin am Freitag Nachmittag

Mein Wochenrückblick findet am Freitag Nachmittag statt. Dafür habe ich mir in Outlook einen Termin eingerichtet, der mich jede Woche um 14:30 Uhr daran erinnert, den Wochenrückblick zu erledigen. Das muss ich nicht gleich um 14:30 Uhr machen, es ist viel mehr eine Erinnerung, dass der Wochenrückblick noch vor dem Freitags-Feierabend stattfinden sollte.

In GTD-Tool Omnifocus habe ich mir für den Wochenrückblick ein eigenes Projekt eingerichtet. Das Projekt selber und alle seine Aufgaben sind als Serien-Termin für jeden Freitag eingerichtet. Zusätzlich zur Outlook-Erinnerung tauchen also Freitag Nachmittag immer diese roten Zahlen auf meinen Omnifocus-Icon im Dock auf. (Weitere Artikel zu GTD-Tools finde sich hier.)

Ist der Wochenrückblick erledigt und sind alle einzelnen Aufgaben erledigt, wird das Projekt «Wochenrückblick» in Omnifocus als «abgeschlossen» gekennzeichnet. Es taucht dann in einer Woche wieder auf. Hier ein Screenshot, wie mein Wochenrückblick in Omnifocus aussieht:

Die Inhalte meines Wochenrückblicks

Ich habe mir meinen Wochenrückblick in 3 Kategorien unterteilt:

1. Werde frei - da wird alles Offene eingesammelt: Was liegt an Aufgaben und Erinnerungszetteln, an Briefen und anderem Zeugs auf meinem Schreibtisch herum? Was will ich weiter verfolgen, was kann ich wegschmeißen, weil bereits erledigt oder überholt? Sind in Outlook alle Posteingänge meiner verschiedenen Mail-Konten leer? Habe ich alle Ideen, die ich in der letzten Woche hatte, im Posteingang bei Omnifocus gesammelt?

2. Werde aktuell - da wird gecheckt, ob alle bereits eingegebenen Projekte voranschreiten: Ist mein Posteingang in Omnifocus mit Terminen versehen, falls nötig, und auf die verschiedenen Projekte verteilt? Sind die neuen Aufgaben richtig getaggt (z.B. mit dem Kürzel eines Kollegen, falls es eine delegierte Aufgabe ist)? Habe ich alle meine Projekte gecheckt, ob sie voranlaufen, ob alle Termine eingehalten werden? Dies lässt sich am besten auf dem iPad erledigen, weil Omnifocus da einfach eine bessere Bedienbarkeit zeigt.

Wichtig ist auch, mir den Kalender der nächsten zwei Wochen anzuschauen. Oft fällt mir dann auf, dass die nächsten zwei Wochen bereits voller Termine sind und deswegen weniger Zeit für die Abarbeitung der offenen To Dos bleibt. Das sagt mir also gleich, wie ehrgeizig ich die nächsten beiden Wochen verplanen kann.

Auch ganz wichtig: Prüfen, wie es um die Aufgaben steht, die in «wartet auf…» eingeordnet wurden. Da landen alle delegierten Aufgaben. Wenn Du Aufgaben delegierst, ist es immens wichtig, ihre Erledigung zu kontrollieren – sonst kann es sein, dass Du und Dein Kollege «vergessen», dass es diese Aufgabe gibt. Zu guter Letzt schaue ich mir dann noch in Outlook die beiden Postfächer TO DO und Next Action an, in denen ich verschiedene Mails sammle, um meinen Posteingang leer zu halten. Auch dort will ich sicherstellen, dass alles voran geht und nicht grundlos liegen bleibt.

3. Feier die Vergangenheit - da schaue ich mir an, was ich in der letzten Woche erledigt habe. Dafür gibt es in OmniFocus eine Ansicht für erledigte Projekte, die so eingestellt ist, dass die Projekte und Aufgaben der letzten vier Wochen angezeigt werden. Zum einen kann ich hier checken, ob irgendwas fälschlicherweise als erledigt gekennzeichnet wurde, zum anderen mich einfach daran berauschen, wie viel ich geschafft habe und wie viele Affen jetzt nicht mehr auf meiner Schulter hocken. Und genau darum geht’s doch, oder?

Weitere Informationen und Erfahrungen

Gary Slinger hat sich vor einiger Zeit Gedanken darüber gemacht, was alles in einen Wochenrückblick gehört. Seine Sicht hat er in einer (englischsprachigen) Mindmap zusammengefasst, die man sich auf seinem Blog anschauen kann. Zen To Done ist eine deutschsprachige Google Group rund um die «minimalistische» Version des verbreiteten Produktivitätsansatzes Getting Things Done. Hier wird unter anderem der optimale Zeitpunkt für einen Wochenrückblick diskutiert.

» zum Teil 1 dieses Artikels

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Dwight D. Eisenhower war ein amerikanischer General und später Präsident. Man sagt ihm nach, er sei ein Meister des Zeitmanagements gewesen, eine Fähigkeit, die in seinen Funktionen sicherlich sehr wichtig war. Von den vielen Dingen, die Eisenhower tat, hat’s nur ein einziges Diagramm bis zu uns geschafft. Warum das aber immens wichtig ist, zeigen wir euch jetzt.

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Eisenhower hat erkannt, dass dringliche Entscheidungen selten wirklich wichtig sind. Das hat ihn verlasst, sich Gedanken über die möglichen Kombinationen von «wichtig» und «dringlich» zu machen. Herausgekommen ist das bekannte Eisenhowersche Diagramm, in dem «wichtig» und «dringend» übereinander aufgetragen werden.

Es ergeben sich die bekannten vier Quadranten. Der Einfachheit halber haben wir gleich noch mit eingemalt, was Du mit Aufgaben anstellst, nachdem Du sie ins Eisenhower-Diagramm einsortiert hast:

• wichtig UND dringend: Sofort selber erledigen (kommt also auf die To-Do-Liste für heute)
• wichtig, aber nicht dringend: Entscheiden, wann Du diese Aufgaben erledigen wirst (entweder mit Termin in der nächsten Zeit, oder einfach in Deine To-Do-Liste, aber als wichtig gekennzeichnet)
• unwichtig, aber dringend: das sind die Aufgaben, die Du delegieren solltest (außer, Du hast heute absolut gar keine wichtigen Aufgaben vor Dir)
• unwichtig, nicht dringend: Entweder gleich löschen oder in Deine Ablage einordnen unter Eines Tages/Vielleicht

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Als imgriff.com-Autor beschäftige ich mich mit der Frage, wie ich und meine Leser produktiv sein können. Als Geschäftsführer mehrerer Unternehmen will ich die Arbeitsumgebung meiner Kollegen so gestalten, dass sie produktiv und motiviert sind. Diese Erfahrungen bringen mich dazu, Kevins Thesen zu hinterfragen.

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Social Business

Dank digitalen sozialen Netzwerken können wir uns vernetzen. Adressdaten pflegen sich von selbst und wir sehen, was die anderen tun und wer wen kennt. Richtige Beziehungen ersetzen sie aber nicht; dazu solltest Du Dein Gegenüber anrufen oder – noch viel besser – gemeinsam saufen gehen. Soziale Netzwerke bringen aber auch Nachteile mit sich: Sie überfordern die Leute mit ständigen Benachrichtigungen, zwingen zum Multitasking und machen uns weniger produktiv. Bis diese Effekte unsere künftige Arbeitswelt positiv beeinflussen, müssen sich die sozialen Netzwerke irgendwie auf dramatische Art und Weise verändern.

Anders gefragt: ist bei XING außer Flirten schon mal irgendjemandem irgendwas Konstruktives passiert?

Social Leadership

Ich bin Geschäftsführer und ich gebe mir große Mühe, auf die Ideen meiner Mitarbeiter zu hören. Für mich zählt die Qualität der Idee, nicht die Hierarchie oder Erfahrung oder der Doktortitel. Wenn Du eine gute Idee hast, sie gut rüberbringst und einen plausiblen Umsetzungsplan vorlegst, hören das Team und ich zu. Ist Deine Idee Mist, oder willst Du nicht über gute Ideen nachdenken, nützt Dir keine Erfahrung, keine Hierarchie und kein Doktortitel – dann hört Dir niemand zu.

In einzelnen Situationen, z.B. in einer Krise oder wenn es um das finale Designkonzept geht, kann es sinnvoll sein, wenn eine einzelne oder wenige Personen entscheiden. Apple bzw. Steve Jobs hat jahrelang so funktioniert.

Ich bezweifle darüber hinaus, dass selbst Kevin Wheeler viel von diesem Ansatz hält, sobald sich sein Job wandelt, z.B. indem er auf einmal an der Spitze eines großen Unternehmens steht. Viele Leute träumen seit Menschengedenken von Freiheit, Gleichheit, Brüderlichkeit. Sobald einige von uns es bis ganz nach oben schaffen, entscheiden sie sich dann doch für klare Entscheidungs-Strukturen und Top-Down-Ansätze. Wenn uns etwas nicht gehört, wollen wir teilen und träumen von der sozialen Gemeinschaft. Wenn es uns dann gehört, wollen wir es für uns behalten. Das ist mit Geld, Häusern und Autos ebenso wie mit der Macht. Ist das toll? Keine Ahnung. Aber es wird immer so sein, glaube ich. Und manchmal ist es, was die Macht und das Entscheiden angeht, gut so, siehe Apple.

Das Konzept des Angestellten neu denken

Angestellte werden in Zukunft nicht mehr nur für ein Unternehmen arbeiten, sondern als Co-Creatoren in Teilselbständigkeit zwischen mehreren Unternehmen floaten. Das ist eine sehr oft propagierte Idee, aber sie kommt von Leuten, die bereits heute so leben – die Digital Boheme. Einige Probleme, die ich dabei sehe:

Was ist mit dem wie auch immer berechtigten Anspruch von Unternehmen auf Schutz ihres geistigen Eigentums? Davon kann man halten, was man will – ich bin auch der Meinung, dass Ideen nicht geschützt werden können. Denn Diebstahl hat immer mit Eigentumstransfer zu tun: Ich klaue Dir Dein Frühstücksei, dann hast Du es nicht mehr. Bei Ideen ist das anders: ich klaue Dir Deine Idee und Du hast sie immer noch. Trotzdem: Sehr viele Unternehmen sehen das nicht so entkrampft. Die bestehen darauf, dass ihr geistiges Eigentum gewahrt bleibt. Und wie vereinbart sich das mit Mitarbeitern, die mal hier, mal dort auftauchen und arbeiten?

Was ist mit Menschen, die in kleineren Gemeinden leben? Wechseln die auch von Firma zu Firma, obwohl es in Dörfern und Kleinstädten weniger potenzielle Auftraggeber gibt? Ich vermute, die sollen alle online tätig sein und ihre Arbeitskraft virtuell darbieten. Nun, zum einen gibt es haufenweise Arbeitsplätze, die virtuell gar nicht funktionieren, angefangen bei Putzfrau und Hausmeister – zum anderen hat virtuelles Arbeiten nicht nur Vorteile.

Virtuell miteinander arbeiten, ohne uns gegenüber zu sitzen, führt dazu, dass wir keine Beziehung zu unseren Kollegen aufbauen. Jedenfalls keine belastbare. Ich kenne einige Leute, die so arbeiten und sich darüber beschweren, dass sie einsam sind. Zuhause arbeiten schaffen nicht viele:

• Du wirst viel leichter vom Arbeiten abgelenkt.
• Du kommst nie raus.
• Du siehst niemals jemand anderen.
• Wenn Du abschalten willst, erinnert Dich vieles an die Arbeit.

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In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde – ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine, scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?

Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert

Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt – und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.

Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte:

• Termine aller Aufgaben, Projekte und Ziele prüfen
• erfolgreich abgeschlossene Tätigkeiten aus dem System entfernen
• mindestens einen nächsten Schritt für jedes aktuelle Projekt festlegen
• alle Eingangskörbe ins System pflegen
• neue Ziele und Projekte definieren und planen (falls vorhanden)

In der vor kurzem von Imgriff-Autorin Camilla Kutzner gegründeten Zen-To-Done-Google-Group haben wir vor kurzem den optimalen Zeitpunkt des Wochenrückblicks diskutiert. Vorgeschlagen wurden Freitag Nachmittag, irgendwann am Samstag oder Montag Vormittag. Der Samstag, so unsere Erkenntnis, fällt aus. Meistens wollen wir uns da dann doch lieber erholen, als noch irgendwelche To Dos betrachten. Auch am Montagmorgen ist nicht immer Platz für einen Wochenrückblick, meistens stecken wir da sofort in der Arbeit der gerade beginnenden Woche.

Bleibt also sinnvollerweise der Freitag nach dem Mittag, eine Zeit, in der viele von uns die Arbeit langsam auslaufen lassen und sich um alle losen Enden kümmern. Da passt ein Wochenrückblick und die Vorschau auf die kommende Woche hervorragend dazu.

An manchen Freitagen habe ich bis Abends zu tun, an anderen bin ich nicht im Büro und wieder an anderen Freitagen gehe ich lieber gleich nach dem Mittag nach Hause und fange das Wochenende früh an. So diszipliniert, dass ich das trotzdem durchziehe, war ich noch nie. Wenn ich den Wochenrückblick gemacht habe, dann eher zufällig und oft fiel mir dann nicht alles ein, was ich machen sollte. Wenn mir alles einfiel, war es mir an manchen Tagen einfach zuviel Arbeit, all den losen Enden hinter her zu laufen und meinen Eingang bei OmniFocus noch auf Projekte und Kontexte zu verteilen.

Das war ein einziger Murks, weswegen ich es irgendwann komplett habe sein lassen. Erst die Diskussion in der Zen-To-Done-Google-Group hat mich dazu gebracht, ernsthaft über den Wochenrückblick nachzudenken und mir einen Arbeitsablauf auszudenken. Wie der genau aussieht, und wie ich erreiche, dass ich ihn regelmäßig am Freitag Nachmittag abarbeite, ist Gegenstand des zweiten Teils dieser Artikelserie zum Wochenrückblick (der, wenn alles klappt in einer Woche erscheint).

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Multitasking ist nicht gut, haben wir hier schon öfter geschrieben. Multi-Tasken erzeugt sogar schwächere Arbeitsleistung als bekifft zu arbeiten. Grund genug für Peter Bregman vom Blog des Harvard Business Review, eine Woche lang zu testen, wie es sich anfühlt, das Leben als Mono-Tasker.

Peter Bregman zeigt, warum Multitasking wenig Sinn macht:

• Eine Studie zeigt eine Verringerung des IQ um 10 Punkte, wenn Büro-Arbeiter mit Telefonanrufen und Mails bombardiert werden
• 10 Punkte weniger beim IQ ist übrigens der Effekt, den eine schlaflose Nacht auf den folgenden Arbeitstag hat
• Beim Multitasking sinkt unsere Produktivität um bis zu 40% im Vergleich zum Monotasking
• Multitasking erhöht den Stress
• Und für die Unverbesserlichen Multi-Tasker: umso öfter man sich dem Multitasking hingibt, umso schlechter wird man darin, zeigt diese Studie.

(Bild: Dimitris Kalogeropoylos bei flickr.com / CC BY-SA 2.0)

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Vor einiger Zeit gab’s bei Imgriff Ratschläge zum Thema Pünktlichkeit (Link zu Rechtzeitig an Ort und Stelle – aber bitte streßfrei und Zeit als kontinuierlicher Fluss oder planbare Struktur). Wie die Kommentare seinerzeit zeigten, ist das so eine Sache mit dem Erteilen von Ratschlägen: Sie sind generell einfacher zu geben als zu beherzigen. Zeit wird eben von uns allen unterschiedlich empfunden – wir sind entweder polychronisch oder monochronisch veranlagt. Woran erkennt man aber nun, wie man selber tickt?

Der inoffizielle Test Deiner monochronischen/polychronischen Veranlagung

Die Einteilung nach monochronisch/polychronisch beruht darauf, wie die jeweiligen Menschen arbeiten: eine Aufgabe gleichzeitig (monochronisch), mehrere Aufgaben gleichzeitig (polychronisch). Um heraus zu finden, ob Zeit für Dich eher ein loser Strom (polychronisch) oder eine fest strukturierte Größe (monochronisch) ist, beantworte die folgenden Fragen mit Ja oder Nein.

Wie monochronisch veranlagt bist Du?

1. Magst Du es, Dich mit einer einzigen Sache zu beschäftigen?
2. Konzentrierst Du Dich sehr stark auf Deine jetzige Aufgabe?
3. Nimmst Du zeitliche Zusagen sehr ernst?
4. Fühlst Du Dich Deinen Aufgaben mehr verpflichtet als Deinen Kollegen?
5. Hältst Du Dich sehr genau an den Plan?
6. Bist Du darauf bedacht, andere nicht zu stören?
7. Zeigst Du großen Respekt vor fremden Eigentum und leihst Dir ungern etwas?
8. Legst Du Wert auf prompte Entscheidungen in Meetings?
9. Sind für Dich knappe Beziehungen zu Mitmenschen in Ordnung?

Wie polychronisch veranlagt bist Du?

1. Magst Du es, viele Sachen gleichzeitig zu tun?
2. Lässt Du Dich leicht ablenken und unterbrechen?
3. Betrachtest Du zeitliche Zusagen eher als ein Ziel denn als quasi-juristischen Vertrag?
4. Fühlst Du Dich mehr Deinen Kollegen und Beziehungen zu Ihnen verpflichtet als Deiner Aufgabe?
5. Änderst Du Pläne oft und zwanglos?
6. Sind für Dich Verpflichtungen Deiner Familie gegenüber oft wichtiger als Arbeitsbelange?
7. Ist für Dich Intimität mit Freunden oft wichtiger als deren Privatsphäre?
8. Borgst Du Dir oft Sachen aus?
9. Hängt es bei Dir von der Beziehung zu Menschen ab, wie prompt Du sein kannst?
10. Sind für Dich lebenslange Beziehungen zu Mitmenschen sehr wichtig?

Je nachdem, wo Du öfter mit Ja antwortest, liegt Dein Schwerpunkt. Natürlich gibt es Situationen, in denen wir in bestimmte Rollen gedrängt werden. Die traditionelle Rolle einer Frau in einer Familie mit Kindern ist deutlich polychronisch geprägt, die Geschäftswelt mit ihren Deadlines und Terminen eher monochronisch.

Ich bin polychronisch: Was bedeutet das?

Polychronisch veranlagte Menschen legen mehr Wert auf zwischenmenschliche Beziehungen und kommen besser mit mehreren Aufgaben gleichzeitig klar. Aufgaben müssen sie nicht unbedingt planen, Sie ändern oft ihre Pläne, und machen die Schnelligkeit ihrer Entscheidungsfindung von ihrer Beziehung zu den betroffenen Menschen abhängig. Generell sind polychronisch veranlagte Menschen stärker beeinflusst von den Beziehungen zu ihren Mitmenschen. Das Kollektiv steht im Vordergrund, zwischenmenschliche Beziehungen sind stark hierarchisch geprägt (die Vergangenheit spielt eine Rolle). Termine sind nicht wirklich bedeutungsvoll, und deswegen auch nicht wirklich wichtig: Polychronisch veranlagte Menschen kommen deswegen oft etwas zu spät.

Ich bin monochronisch: Was bedeutet das?

Monochronisch verlangte Menschen sind sehr linear im Umgang mit Mitmenschen und bevorzugen es, sich nur einer Aufgabe gleichzeitig zu widmen. Sie wollen ihre Aufgaben zeitlich planen, damit sie wissen, wann sie was machen werden und wie lange: Wichtig ist ihnen die Kontrolle über den Terminplan zu behalten. Sie schotten sich beim Arbeiten gerne ab, ihre Entscheidungen hängen von konkreten Fakten ab und weniger von ihrer Beziehung zu den involvierten Personen. Sie sind stark beeinflusst von Rollen und Verantwortung. Individualität und Privatsphäre genießen einen hohen Rang, zwischenmenschliche Beziehungen sind von Gleichheit geprägt. Zeit ist sehr exakt bestimmbar und unterteilbar, deswegen halten sich monochronisch veranlagte Menschen sehr genau an vorgegebenen Zeiten und Termine. Wer sich nicht an diese Zeitfestlegungen hält, ist in ihren Augen respektlos.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Meetings zwischen Dir und polychronisch veranlagten Menschen öfter mal länger dauern als geplant. Sollte das für Dich und Deinen Zeitplan problematisch sein, bitte um Beendigung des Meetings unter Verweis auf andere Verpflichtungen und fasse das Erreichte zusammen. Falls nötig, bitte um eine Fortsetzung zu einem anderen Termin. Die Erwartungen polychronisch veranlagter Personen lassen sich gut managen, indem man sich entweder mehr Zeit fürs Meeting frei räumt oder die Ziele und den Zeitrahmen des gemeinsamen Meetings klarer definiert.

Flexibilität ist gefragt

Wenn Du Deine Aufgaben strikt nur nach einem Muster erledigst, also entweder stark monochronisch oder stark polychronisch arbeitest, verschenkst Du die Vorteile der anderen Sichtweise. Was die eine für einen unsauberen Schreibtisch hält, ist für den anderen das schnellste Wiedervorlage-System der Welt, das es ihm ermöglicht, in kürzester Zeit von Aufgabe zu Aufgabe zu wechseln (der Grad der Unordnung eines Schreibtischs hat nicht viel mit dem Intellekt zu tun und ist eigentlich nur ein Problem, wenn es Anzeichen eines versagenden Ordnungssystems ist).

Wenn polychronisch veranlagte Menschen von Aufgabe zu Aufgabe springen, sind sie oft mit neuem Elan bei der Sache und bringen neue Ideen mit. Die Aufgabe kann davon profitieren, ebenso wie vom ordentlich-gründlichen monochronischen Ansatz.

Das Web 2.0, vor allem in der Ausprägung auf modernen Smartphones, scheint polychronisch veranlagten Menschen zu liegen. Die Informationsflut aus Sozialen Netzwerken und Twitter lenkt monochronisch veranlagte Menschen eher ab, während polychronisch veranlagte Menschen sich besonders wohl fühlen dürften, wenn sie überall online sind. Zu vermuten ist, dass Menschen mit polychronischer Veranlagung sich vom Internet und seiner Informationsvielfalt angezogen fühlen (Link zu einer Studie aus Neuseeland).

Die Mischung macht’s

Ich selber würde mich als Mischung von monochronischen und polychronischen Tendenzen beschreiben:

• ich mag es, meine Aufgaben zu erfassen und (lose) zeitlich zu planen
• nichts stört mich so sehr, wie zu fühlen, ich sei nicht mehr Herr über meinen Terminplan
• ich bin aber auch oft unpünktlich und finde daran nichts anstössig
• ich bin sehr flexibel im Umgang mit Terminen: verlegen und verschieben gehört für mich dazu!

Wie schätzt Ihr Eure Veranlagungen ein? Und glaubt Ihr, es ist von Nachteil als Polychrom veranlagter Mensch in einer monochronischen Gesellschaft zu leben? Und umgekehrt? Hier ein paar Gedanken dazu von jemandem, dem es ähnlich zu gehen scheint (Harley Hahn):

«Although I live in a monochronic country, I know many polychrons. To my eye, they seem to enjoy their lives a lot more than the majority of monochrons, who live in a highly demanding world that rarely seems to let them relax and just be who they really are.

Perhaps being a polychron in a monochronic country isn’t all that bad. You get to watch all the busy bees around you, planning, scheduling, and working hard, making sure that the many things that need to be done are done and done on time, which means that you get all the advantages (and there are many) of living in a monochronic society.

Moreover, as long as you can finesse your way around the demands of punctuality and mandatory deadlines, you can work when you want to, on whatever it is that interests you at that moment. Since you don’t need to make an artificial distinction between your work and the rest of your life, you have no need to separate what you think from what you feel. Thus, you can live your life with a great deal of passion, much of which will find its way into your work.

No wonder I feel as if I am always on vacation!»

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Ich hätte nie gedacht, dass ich einmal was Interessantes von einem Anwalt lese. Sie bedienen sich einer eigenen Sprache, erörtern öfters dermaßen abstrakte Gemengelagen, dass normale Menschen unweigerlich einschlafen und beschäftigen sich ohnehin nur mit einem Problem, wenn man sie mit Geld dazu zwingt. Ein Newsletter (leider nicht verlinkbar) der Kanzlei Schweizer & Burkert bot jedoch recht interessante Einblicke in die Arbeit von Juristen: auch sie leiden unter Aufschieberitis. Ihre Tipps, wie sie damit umgehen, sind lesenswert und zeugen von einem ständigen Kampf damit, uns selber zu motivieren, produktiv zu sein.

Werde Realist
Nicht nur wir normalen Menschen, sondern auch Rechtsanwälte neigen dazu, unsere eigenen Fähigkeiten zu überschätzen – und somit die Zeit, die wir für etwas benötigen, zu unterschätzen. Wir brauchen also fast für jede Aufgabe länger als geplant, schaffen dann weniger als gedacht und geraten somit unter Zeitdruck. Dieses Problem beginnt mit der falschen Einschätzung der benötigten Zeit, die unseren Terminplan von Anfang an unrealistisch macht: wir packen uns zuviel auf unseren Teller!

Tipp 1: Zeichne eine Woche lang auf, wie lange Du für alle Deine Tätigkeiten brauchst (z.B. mit einem Zeiterfassungstool wie mite) und lerne, die benötigte Zeit realistisch einzuschätzen.

Vertilge den sauren Apfel als erstes
Eine unangenehme Aufgabe kann unseren ganzen Tag negativ beeinflussen. Wir schieben sie vor uns her und versuchen, ihr aus dem Weg zu gehen. Dafür sind wir dann bereit, alles mögliche andere zu erledigen – auch wenn das weder dringend noch wichtig sei (das bekannte Phänomen aus meiner Studienzeit: immer vor schwierigen Examen hatte ich eine wunderbar saubere, gewischte und geschniegelte Wohnung – aber wenig gelernt). Was wäre, wenn wir die unangenehme Aufgabe als erstes erledigen? Der Vorteil: Du bist erleichtert, weil Dein Problem hinter Dir liegt.

Tipp 2: Erledige die unangenehmste Aufgabe des Tages als erstes.

Kurz, aber knackig
Anscheinend haben Rechtsanwälte viele unangenehme Aufgaben, nicht nur eine. Ein weiterer Trick ist, hinter alle Aufgaben des Tages zu schreiben, wie lange sie wahrscheinlich dauern (dabei aber Tipp 1 beachten!). Meistens wirst Du erkennen, dass z.B. einige Telefonate sehr unangenehm sind und Du sie am liebsten gar nicht machen willst – sie aber eigentlich sehr wenig Zeit kosten. Das Produkt aus Unannehmlichkeit und Dauer ist also gar nicht so hoch wie gedacht! Du schaffst dann gleich mehrere hintereinander, wenn Du willst.

Tipp 3: Erledige kurze Aufgaben gleicher Art in einem Rutsch.

Der Druck der Öffentlichkeit
Wenn wir uns öffentlich unter Druck setzen, erfüllen wir eine Aufgabe oft allein deswegen, weil wir nicht unser Gesicht verlieren wollen. Nun ist Öffentlichkeit für Rechtsanwälte nur bedingt positiv, aber Du kannst ja auch Deine private Öffentlichkeit einbeziehen: Rede mit Deinen Mitmenschen wie Ehemann, Liebhaber oder Kollegen über Deine Aufschieberitis. Gebe zu, dass Du zurückliegst hinter Deinen eigenen Zeitplänen und dass Du Schwierigkeiten hast, mit allen Deinen Aufgaben klar zu kommen. Bitte um Hilfe, wenn Du das kannst – oder setze Dir im Beisein anderer Ziele, die Du morgen und nächste Woche unbedingt erfüllen willst. Bitte Deine Mitmenschen, dich zu fragen, ob Du Deine Ziele auch erreicht hast.

Tipp 4: Setze Dich bei Deinen Mitmenschen unter Druck, indem Du Dir Ziele setzt, die sie prüfen sollen.

Sei anders als sonst
Was wäre, wenn Du einmal eine Aufgabe viel früher als nötig beginnst, erledigst und ablieferst? Stell Dir vor, wie sich das anfühlen würde. Macht das Spaß? Bist Du stolz auf Dich? Wenn ja, dann mache das doch immer so.

Tipp 5: Fange zumindest einmal ein Projekt oder eine Aufgabe vorfristig an und erledige sie sofort. Schaue, ob Dir dieses Gefühl gefällt.

Das leere Pomodoro

Es gibt anscheinend im Leben eines Rechtsanwalts Aufgaben, für die alle oben beschriebenen Tricks nicht helfen. Wenn Du vor einer solchen Aufgabe sitzt, hilft nur noch eins – eine abgewandelte Form des Pomodoro. Lege das abschreckende Problem vor Dich hin (mit allen Unterlagen) und betrachte es 15 Minuten lang ohne Unterbrechung. Bevor Du durchs Rumsitzen frustriert wirst, packst Du es an und erledigst es.

Tipp 6: Für die unangenehmsten Aufgaben, die Du gar nicht anfangen willst, versuche folgendes: lege die Aufgabe 15 Minuten vor Dich und betrachte Sie und tue nichts. Wenn Du nicht mehr anders kannst, fange an, das Problem zu lösen.

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Christian Reber ist der CEO des Berliner Startups 6wunderkinder. Weil ihr erstes Produkt, die kostenlose Aufgabenverwaltung Wunderlist, so gut ankommt, sind das mittlerweile mehr als sechs Leute bei 6wunderkinder. Jeder dort teilt dieselbe Mission, und zwar, uns alle produktiver zu machen.

Worin unterscheidet sich Wunderlist von anderen Task-Managern?
Christian: Andere Task Manager machen die Dinge oft unnötig kompliziert. Manchmal haben sie einfach zu viele Features, manchmal wirkt die Nutzeroberfläche unaufgeräumt und unübersichtlich. Wunderlist ist da das genaue Gegenteil. Wir beschränken uns auf die nötigsten Funktionen und eine saubere, intuitive Bedienbarkeit. Mit etwas so grundlegendem und wichtigem wie Aufgabenverwaltung sollte man sich nicht zusätzlich belasten. Mit Wunderlist lassen sich die täglichen Aufgaben verwalten und organisieren. Einfach, schön und ohne unnötige Ablenkungen.

Ein Vorwurf an den Ansatz von Wunderlist ist, dass es sehr gut geeignet ist, Aufgaben zu sammeln. Eigentlich geht es aber darum, Aufgaben abzuarbeiten. Wie unterstützt Wunderlist das?
Wunderlist ist wunderbar dafür geeignet Aufgaben zu sammeln und zu organisieren. Es erleichtert aber auch das Erledigen von Aufgaben. Man kann sich Benachrichtigungen einstellen und Push Notifications bzw. E-Mail Erinnerungen bekommen um nichts zu vergessen. Wir haben ein automatisches E-Mail System, das Erinnerungen verschickt, wenn Tasks überfällig sind. Außerdem haben die Apps Badges, die auf offene Aufgaben hinweisen, auch wenn man die App nicht geöffnet hat. Diese Dinge erleichtern das Erledigen von offenen Aufgaben.

Arbeitet ihr selber mit Wunderlist?
Natürlich. Wir benutzen bei unserer täglichen Arbeit Wunderlist, um unsere einzelnen Abteilungen zu organisieren und zusammen zu arbeiten. Um wirklich ein gutes Produkt anzubieten und daran zu glauben, muss man auch selbst damit arbeiten können.

Dann die Frage: Erledigst Du alle Deine Aufgaben regelmäßig oder gibt es auch Aufgaben, die Du lange vor Dir her schiebst?
Ich bin CEO einer Productivity-Company, ich schiebe nie Aufgaben vor mir her.

Wie viel Aufgaben enthält Deine Liste?
Zuviel um sie zu zählen.

Kannst Du sagen, welche Art von Aufgabe Du regelmäßig ignorierst?
Ich hab gewisse wichtige und weniger wichtige Aufgaben in meinem Kopf. Aber es gibt keine Aufgaben, die ich regelmäßig ignoriere.

Welche anderen Tools setzt ihr ein, um eure Arbeit in den Griff zu bekommen?
Zootool ist großartig um Fundstücke im Netz zu sammeln und Evernote hilft mir, mich an Sachen zu erinnern und den Überblick zu behalten.

Plant ihr, Wunderlist an diese Tools anzudocken?
Wir arbeiten daran, auch andere Tools mit unserer Software zu verbinden.

Was habt ihr über Task-Listen gelernt?
Wie schon gesagt, sind die meisten Task Manager zu kompliziert und hässlich. Ich kenne immer noch so viele Menschen, die einfach Stift und Papier nutzen. Warum sollte Software nicht auch genauso einfach und natürlich zu benutzen sein? Nur weil Software komplex sein kann, muss sie es nicht auch zwingend sein. Andere Task Manager sind einfach nicht für die Nutzer gemacht und scheitern daher schon von vornherein.

Was ihr bei eurer Arbeit über Aufgaben-Listen im allgemeinen gelernt habt: wie viel Aufgaben, wie kategorisiert, wie oft checken etc.?

Eine Sache die ich gelernt habe ist, dass man so etwas nicht pauschalisieren kann. Jeder arbeitet anders und an sehr unterschiedlichen Aufgaben. Jeder muss also seinen eigenen Weg finden. Ich denke Aufgabenlisten sollte man nicht zu lang werden lassen, da man sonst von der Masse der Aufgaben eher abgeschreckt wird. Je kleiner die Aufgaben sind, desto öfter bekommt man das Glücksgefühl beim Abhaken. Man sollte zudem keine Software verwenden, die die Art wie man arbeitet, beeinflusst. Die Software sollte nicht ablenken und sich an deine Bedürfnisse anpassen. Daran orientieren wir uns.

Zum Schluss: Was sind Deine drei Tipps, um Aufgaben zu formulieren?

1. Direkt an eine bestimmte Person gerichtet.
2. So präzise wie möglich.
3. So kurz wie möglich.

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]]> http://imgriff.com/2011/09/26/6wunderkinder-ceo-ich-schiebe-nie-aufgaben-vor-mir-her/feed/ 1 http://imgriff.com/2011/09/07/prokrastination-3-wege-dinge-geregelt-zu-kriegen/ http://imgriff.com/2011/09/07/prokrastination-3-wege-dinge-geregelt-zu-kriegen/#comments Wed, 07 Sep 2011 05:08:39 +0000 Gregor Gross http://imgriff.com/?p=5435 Kontrolliertes Prokrastinieren, eigenbestimmtes Arbeiten und die Versuchung des Aufschiebens erkennen und bewusst damit umgehen – drei Wege, Dinge erledigt zu kriegen.

Prokrastination ist das, was Studenten machen, wenn sie an ihrer Diplom-Arbeit schreiben sollen: das kann dann von Wäsche bügeln über Einkaufen bis Pflege des Rollenspiel-Forums alles bedeuten, was genau NICHT mit ihrer Studienarbeit zu tun hat. Es ist ein weit verbreitetes Phänomen, das uns alle befällt. Die einzige Ausnahme zu dieser Regel scheint Anna Sommerer zu sein, die Prokrastination zum Inhalt ihrer Studien-Arbeit gemacht hat.

1. Die Art, wie ich prokrastiniere, spielt keine Rolle
An mir selber kann ich feststellen, dass Prokrastinieren ein fester Bestandteil meines (Arbeits)-Lebens ist, egal welcher Prokrastinations-Art ich gerade fröne. Anfangs dachte ich, die Art und Weise, wie ich prokrastiniere, spielt eine Rolle. Also habe ich seinerzeit einfach den größten Zeitfresser aller meiner Ablenkungen identifiziert und abgeschafft – und hoffte damit, die Zeit zu gewinnen, die ich vorher dieser Ablenkung opferte. Wie ich heute weiss, hat Prokrastination nicht nur in dieser Hinsicht sehr viel mit Sucht zu tun.

Es spielt nämlich keine Rolle, womit ich prokrastiniere – Hauptsache, ich prokrastiniere. Und so, wie suchtanfällige Menschen eine spezifische Droge absetzen können, nur um sie kurze Zeit später durch eine andere zu ersetzen, konnte ich meinen Haupt-Prokrastinations-Grund eliminieren – und fand kurze Zeit später einen neuen. Heute gehe ich dieses Problem eher anders rum an.

Ich versuche, meine größte Ablenkung in den Griff zu bekommen, indem ich meine Beschäftigung damit zeitlich einschränke. Streichen führt nur zum Ersatz durch etwas Neues, was ich dann erstmal anfangs wieder unkontrolliert auslebe. Zudem kostet die Suche nach der neuen Aufregung auch Zeit. Also nicht streichen, sondern kontrolliertes Prokrastinieren. So ungefähr ja auch der Ansatz von Anna Sommerer in ihrer Arbeit.

2. Eigenbestimmtes Arbeiten minimiert Prokrastination
Einen anderen Hinweis, Prokrastination in Griff zu bekommen, liefert uns Dan Ariely in seinem überaus lesenswerten Buch Denken hilft zwar, nützt aber nichts (Affiliate-Link). Ariely hat studiert und ist jetzt Professor und hat somit ganz viel über das oben beschriebene Verhalten von Studenten gelernt. Ariely hat herausgefunden, dass Studenten unter den folgenden Voraussetzungen deutlich häufiger Termine einhalten und dabei auch bessere Ergebnisse erzielen:

• sie suchen sich selber das Thema ihrer Arbeit aus
• sie bestimmen selber ihre Abgabe-Termine

Können Studenten also selbst bestimmen, womit sie sich beschäftigen, und bis wann sie das erledigt haben wollen, so kriegen sie das deutlich besser hin als wenn Thema und Abgabe-Zeitpunkt fremdbestimmt werden.

3. Mit der Versuchung umgehen
Ariely vertritt in seinem Buch folgende Meinung (zwar in einem anderen Kontext als Prokrastination, aber durchaus anwendbar): Die Versuchung vermeiden ist leichter, als sie zu überstehen. Wenn das nicht klappt, so bleibt Dir nichts anderes übrig, als der Versuchung zu widerstehen. Das geht zumindest Leo Babauta, der Erfinder von Zen to Done (hier in der deutschen Version zum kostenlosen Download) und Autor von Fokus, offensiv an. In seinem Blog Zenhabits gibt Babauta den besten Tipp gegens Prokrastinieren ever. Der ist sehr leicht anzuwenden, weil Du nichts weiter tun musst als rumsitzen. Ja, richtig: rumsitzen. Das ist alles, was Du tun musst, um mit Deinem Drang nach Prokrastination klar zu kommen. Und so funktioniert es:

• Identifiziere das Wichtigste, was Du heute tun willst
• Entscheide Dich, den ersten kleinen Teil davon sofort anzugehen (die erste Minute oder so, einfach anfangen ist das Wichtigste dabei)
• Stelle alle Ablenkungen ab: stelle alles aus, schliesse alle Programme – nur Du und Deine Aufgabe bleiben on.
• Sitze und fokussiere aufs Beginnen. Nicht auf die Aufgabe, sondern nur aufs Beginnen.
• Achte auf Deinen Geist: Er wird versuchen, Dich abzulenken, Dir andere Aufgaben schmackhaft zu machen – erkenne diesen Drang.
• Aber tue nichts. Erkenne den Drang, aber bleib sitzen. Lass ihn vorbei ziehen. Der Drang wird intensiver, aber er geht auch wieder.
• Beachte auch, dass Dein Geist versucht, Dir vorzumachen, dass Deine aktuelle Aufgabe Käse ist und überhaupt nicht wichtig. Beobachte auch diesen Gedanken und lass ihn vorbei ziehen.
• Wenn auch das hinter Dir liegt, unternehme eine Aktion, um mit Deiner Aufgabe zu beginnen – so klein wie möglich.
• Beginne, und der Rest wird folgen: Du wirst fleissig sein.

Du hast der Versuchung widerstanden, auch wenn das laut Ariely der schwierigere Weg ist.

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]]> http://imgriff.com/2011/09/07/prokrastination-3-wege-dinge-geregelt-zu-kriegen/feed/ 2 http://imgriff.com/2011/08/29/getting-things-done-aufgaben-mit-dokumenten-verknupfen/ http://imgriff.com/2011/08/29/getting-things-done-aufgaben-mit-dokumenten-verknupfen/#comments Mon, 29 Aug 2011 04:45:51 +0000 Gregor Gross http://imgriff.com/?p=5386 Aufgaben mit dazugehörigen Dokumenten verknüpfen – diese Funktionalität fehlt bei den meisten Aufgabenplanern. Der neue «Notiz-Link» von Evernote ermöglicht einen eleganten Workaround; hier aufgezeigt an der Kombination mit OmniFocus.

Meine Aufgabensammlung ist OmniFocus. Evernote übernimmt hauptsächlich das Verwalten von Notizen für mich, neben etwas Memonic und Dropbox. Die Zusammenarbeit zwischen all diesen Tools war bislang eher komplex, zumindest für die Arbeit mit OmniFocus und Evernote gibt’s nun Abhilfe. Das macht eine fast perfekte GTD-Umsetzung möglich.

Bislang lief die Zusammenarbeit zwischen OmniFocus und Evernote eher schlecht als recht, und dafür gibt’s einige Gründe. Ich finde zum Beispiel, dass vor allem OmniFocus ein etwas angestaubtes Design hat. Evernote stand dem lange in nichts nach, arbeitet aber in letzter Zeit stark an Design und Bedienbarkeit. Seit Lion rockt es dann schon deutlich. So zumindest meine – zugegebenermaßen recht individuelle – Wahrnehmung. Was aber bislang gar nicht geklappt hatte, war die Ablage von Notizen, Ideen und dazu gehörigen Dokumenten.

Die konnte ich zwar in Evernote ablegen – aber wie darauf verweisen? Ich hätte mir vielleicht ein eigenes Notizbuch in Evernote anlegen können, das der Referenz-Ordner für OmniFocus wäre. Aber darin wär dann alles gelandet, und ich hätte jedes Mal suchen müssen, welche Referenz sich auf welche Aufgabe in OmniFocus bezieht. Das ist nicht unlösbar, weil die Dokumente und Notizen sich ja nicht ähneln wie ein Ei dem anderen, aber es ist einfach unpraktisch und zeitraubend. Deswegen war die Referenz meines privaten GTD-Systems bislang eine offene Flanke.

Seit Version 4.4 bietet Evernote nun einen Link für jede Notiz. Das löst das Problem, denn nun kann ich den Link einer Evernote-Notiz in OmniFocus einfügen. Dazu klickst Du zuerst mit einem Rechtsklick in Evernote auf die Notiz, die Du verlinken willst:

Im Anschluss gehst Du zu OmniFocus (oder in Dein GTD-System) und fügst diesen Link wieder ein:

Das ermöglicht mir nun also die Einrichtung einer Referenz-Datenbank in Evernote, in der ich alle nicht ausführbaren Dateien, Dokumente und Notizen für die spätere Verwendung ablegen kann. Zusammen mit OmniFocus ist es damit möglich, in diesen beiden Tools ein komplettes GTD-System nach David Allens Vorgaben einzurichten.

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Wir waren dieses Jahr an der Ostsee. Wer’s nicht mitbekommen hat, wie es dort war: nächstes Jahr haben wir keinen Bock auf so viel Regen. Ich glaube, wir buchen Schottland oder südliches Norwegen. Jetzt sind wir jedenfalls wieder da und es wartet die Umstellung von der völligen Entsagung bei Mails, Telefon und Internet zum Hamsterrädchen, das auf Arbeit wartet.

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Der erste Arbeitstag
Da kommst Du ausgeruht auf Arbeit. Hast neue Ideen für neue Projekte. Willst es aber eigentlich ruhiger angehen, weil Du im Urlaub viel entspannter warst. Frisch rasiert, mit einem Latte-Becher in der Hand kommst Du als eine der ersten ins Büro. Dort wartet ein voller Schreibtisch auf Dich und – falls Du im Urlaub keine Mails gecheckt hast – ein Posteingang mit ca. 600 Mails.

Für viele von uns sind damit alle guten Vorsätze vergessen. Das Hamsterrad kommt gleich auf volle Touren. Was uns bleibt, ist zu reagieren. Und zu hoffen, dass die Kollegen uns am ersten Tag etwas in Ruhe lassen und nicht gleich noch drei oder vier Meetings angesetzt haben.

In einem Artikel für den Tagesspiegel (Vom Strand ins Büro) erklärt der Psychologe Manuel Tusch, warum uns die Umstellung von Urlaub auf Büro gefährlich werden kann. Die Auszeit vom Stress hat uns an einen neuen Alltag gewöhnt. Die Umstellung wieder zurück fällt uns schwer, denn wir Menschen sind keine Freunde von Veränderung. Unser Organismus und unsere Psyche müssen sich anpassen und reagieren mit Krise und Frust. Wir sind müde, abgeschlagen, antriebsarm, unausgeglichen, gereizt, aggressiv, so Tusch.

Tipps für die Zeit nach dem Urlaub
Um diese Probleme zu vermeiden, solltest Du Dich an diese Tipps halten:

• Plane nach Deiner Reise noch ein paar Tage Übergangszeit zu Hause ein, um Dich langsam wieder auf den Alltag einzustimmen
• Rituale helfen beim Übergang: Packe am letzten Tag Deine Tasche für die Arbeit, so bekommst Du Deinen Kopf frei
• Rituale helfen (2): Gönne Dir am letzten Tag noch etwas Besonderes als Abschluss Deines Urlaubs
• Schreibe Dir alle Entscheidungen, Projekte und Vorsätze auf, die Du Dir im Urlaub vorgenommen hast
• Gehe vor dem 1. Tag ausreichend früh ins Bett
• Stehe am 1. Tag ausreichend früh auf, um gut frühstücken zu können und trotzdem zeitig auf Arbeit zu sein
• Gehe die Arbeit am 1. Tag ruhig an (Du wirst nicht von Anfang an volle Leistung bringen)
• Bringe Ordnung in Deinen Arbeitsplatz: Sortiere und beantworte Deine Mails, arbeite Dich durch die Unterlagen auf Deinem Schreibtisch
• Halte mindestens den ersten Tag frei von Meetings
• Wenn Du darfst, stelle am ersten Tag das Telefon aus, um ungestört zu arbeiten
• Sorge für positive Stimmung (z.B. indem Du Dich für Aufgaben belohnst, oder ein Urlaubsfoto als Hintergrund für Deinen Desktop nimmst)
• Beginne bereits jetzt mit der Planung für Deine nächste Auszeit!
• Ideal am 1. Tag (aber oft kaum durchsetzbar) ist, etwas verkürzt zu arbeiten (so gewöhnst Du Dich langsam an den Übergang von 0 auf 8 Stunden Arbeit)
• Trinke reichlich, weil das Deine Leistungsfähigkeit erhöht

Wie gehst Du den Übergang von Urlaub zu Arbeit an? Sag uns in den Kommentaren, was Du empfiehlst!

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Wie ich meine To Dos derzeit verwalte

Auf der Arbeit verwalten wir unsere Aufgaben derzeit im Team mit Workflowy (darüber demnächst mehr in einem eigenen Artikel). Meine eigene To-Do-Liste läuft in OmniFocus und orientiert sich an GTD. Das funktioniert ganz gut, obwohl es immer wieder hakelt. Irgendwie habe ich mich in meiner persönlichen Arbeitsweise noch nicht ganz eingefunden – öfter mal schaue ich mir die To Dos tagelang nicht an, sondern arbeite mit einer To-Do-Liste in Papierform (oder arbeite das ab, was meinen Schreibtisch oder den Posteingang blockiert).

In ihrem Artikel How to write To-Do lists that work im Harvard Business Review How to get the right work done (Link zum Teaser-PDF von Harvard Business Review mit besagtem Artikel auf Seiten 4-5) beschreibt Gina Trapani eins der Probleme, die ich mit meinen To-Do-Listen habe. Es gibt dort einige To-Dos, die ewig herum liegen und die Liste künstlich aufblähen. Trapani zeigt, wie Du die To-Dos formulierst, damit sowas nicht passiert – und wenn Du Dich daran hältst, arbeitet es sich auch leichter mit Programmen wie OmniFocus oder Workflowy.

Wie Du To-Dos richtig formulierst

Gina Trapani sagt, dass Deine To-Do-Liste Deine Art und Weise ist, wie Du Dir selber Aufgaben zuweist. Sei dabei so hilfreich und informativ, als wenn Du diese Aufgabe jemand anders übergibst. Lege To-Dos so klein und präzise beschrieben aus wie möglich – und Du wirst sie leicht und locker abarbeiten. Trapani empfiehlt, Deine alte To-Do-Liste komplett neu zu erstellen und Dich dabei an diesen beiden Vorgaben zu orientieren:

• Breche Deine To-Dos herunter, soweit es geht. Und dann noch weiter. To-Dos sind einzelne Aufgaben, keine kleinen Projekte. Ein To-Do ist etwas, dessen Erledigung Dich einem Projekt-Abschluss näher bringt, ein einzelner Schritt dahin. Ein Beispiel: “Plane das Abteilungs-Meeting” ist ein Mini-Projekt, “schreibe Mail an Paule wg. dem Beamer” ist ein To-Do. Was machst Du, wenn Du dieses To-Do erledigt hast? Du fügst die nächste Aufgabe in diesem Mini-Projekt zu Deiner To-Do-Liste hinzu (und taggst sie ggf. mit dem Kürzel Deines Mini-Projekts)
• Benutze spezifische Aktions-Verben und füge Details hinzu. Du weisst, Du musst zum Zahnarzt – aber Dein To-Do “Termin beim Zahnarzt machen” willst Du einfach nicht erledigen. Es ist besser, ein aktiveres, spezifischeres Verb als machen zu verwenden, z.B. rufe an oder maile. Das sagt Dir genau, was Du zu tun hast bei diesem To-Do. Idealerweise packst Du in Dein To-Do auch noch die entsprechende Telefon-Nummer oder Mail-Adresse Deines Zahnarztes. Am Ende sollte Dein To-Do in etwa so lauten: “Rufe Zahnarzt Dr. P unter 12345678 an und beschaffe Termin vormittags am 14./15./16. Januar”

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