Tim Harford ist der «Undercover Economist» bei der Financial Times. Er bloggt nicht nur für die Financial Times, sondern schreibt auch Bücher und befindet sich gerade mitten in der Recherche für ein neues Buch. In seinem Blogartikel 5 Tips for writing non-fiction zeigt er, wie er sich täglich zur Arbeit bringt (und Prokrastination vermeidet):

• Steh früh auf und fang sofort mit der Arbeit an (Er steht täglich um sechs Uhr auf, auch an Wochenenden, um an seinem Buch zu arbeiten).
• Lies viel von Leuten, deren Ideen Du verstehst und wertvoll findest. Mach Dir Notizen dabei.
• Lies viel von Leuten, deren Ausdrucksweise Du besonders magst und frage Dich, warum das so ist. (Hinweis von Tim: Diese Leute sind oft nicht dieselben wie die von Punkt 2.)
• Halte den Ball am Laufen. Zur Zeit, nachdem er die Recherche fast fertig hat, hat Tim Harford ein Ziel von 300 Wörtern am Tag – niedrig genug, um keine Ausrede zu haben, das Ziel nicht zu erreichen.
• Schreibe schnell, aber rechne damit, Deine Texte umschreiben zu müssen.

» 5 Tips for writing non-fiction (blogs.ft.com)

Hier erscheint jeden Tag von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Aufgaben delegieren erfordert Kommunikation. Dabei ist bereits die Art und Weise der Kommunikation entscheidend für die Motivation und beeinflusst, mit welchem Elan wir oder andere uns diesen Aufgaben stellen – und demzufolge, wie erfolgreich die Aufgabe erledigt wird.

Wenn etwas getan werden muss

Die größte Hürde bei neuen Aufgaben, die man sich oder anderen unnötig stellen kann, ist dabei das Wort müssen. Schauen wir uns mal die folgenden Sätze an:

Ich muss morgen zur Arbeit gehen. Dort muss ich zwei Kunden anrufen. Ich muss meine E-Mails anschauen. Ich muss ein Meeting vorbereiten und durchführen. Ich muss nachmittags was einkaufen. Abends muss ich ins Fitnessstudio.

Du musst bis morgen diese Tabelle fertig machen und sie dann allen schicken. Denk auch dran, dass Du die anderen noch nach ihren Mailadressen fragen musst.

Wie man sieht, erzeugt das Wort muss sehr unangenehme Gefühle. Wenn man diese Sätze liest, kommt man jedenfalls nicht darauf, dass sie den selbstbestimmten Tag eines freien Menschen beschreiben. Muss klingt unwiderruflich, fühlt sich belastend an und lässt keinen Freiraum für eigene Entscheidung. «Ich muss …» oder «Sie müssen …» sollte man also nicht verwenden, um sich oder andere für anstehende Aufgaben zu motivieren – eher schon, wenn dosierte Demotivation das Maß der Dinge ist.

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Im letzten Teil unserer Ablage-Serie haben wir die Mappen-Systeme von Classei und Mappei vorgestellt. Da es Leserfragen zum Einstieg in die Systeme gab, berichte ich hier über meine ersten Schritte mit beiden.

Der größte Unterschied zwischen den beiden Anbietern ist wohl der Service-Umfang beim Einstieg. Bei Classei ist die individuelle Beratung im Vorfeld optional, bei Mappei obligatorisch. Aber der Reihe nach:

Einstieg bei Classei mit dem Business-Set

Nach telefonischer Kontaktaufnahme mit Classei und einem kurzen Beratungsgespräch am Telefon haben wir uns für den Einstieg mit dem Business Set von Classei entschieden. Das ist bereits die umfangreiche Version für den Start in das Mappensystem von Classei, sie kostet 125 Euro. Nach etwa zwei Wochen kam das mittelgroße Paket an.

Nach dem Auspacken fand ich folgenden Inhalt:

• Anleitung und Informationen
• Drei hellgraue Kunststoff-Boxen mit passenden Hängeleisten
• Einige Rückenschilder und Sichttaschen, eine Mappenstütze (damit die Mappen in einer halbleeren Box nicht runterrutschen), 100 Standard-Mappen aus leichtem, hellgelbem Karton und 50 Standard-Mappen aus ebensolchem schwereren Karton
• Verschiedene Bögen Quick-Tabs in den Farben Weiß (zweimal + einmal Big Tabs), Gelb, Rot, Blau, Orange und Rosa sowie einiges weitere Zubehör und sogar einen Folienschreiber zum Beschriften der Tabs und Mappen
• Zur Vervollständigung dann noch einige Dehn- und Klarsicht-Kombi-Mappen und ein paar Sammler und Leitkarten.

Hier ein paar Bilder von der Auspackzeremonie (Bilder 1-6 in der Galerie):

Meine Erfahrungen mit Classei

Nach dem Auspacken und Fotografieren habe ich angefangen, das System einzurichten. Die Mappen werden mit den Tabs gekennzeichnet, diese wiederum gibt es in mehreren Farben. Classei empfiehlt, die Farben für Kategorien einzusetzen. Die ersten Fragen waren somit: Welche Kategorien sind sinnvoll? Und welche Farbe nehme ich für welche Kategorie?

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Vor kurzem haben wir zwei Artikel zum Thema Pünktlichkeit veröffentlicht: Zeit als kontinuierlicher Fluss oder planbare Struktur und Rechtzeitig an Ort und Stelle – aber bitte stressfrei. Eine der Empfehlungen dort war, einfach die Uhr vorzustellen, um seine eigene Unpünktlichkeit sozusagen wieder auf Maß zu bringen. Das wurde scharf kritisiert, da viele von Euch diesen Hinweis als symptomtherapeutische Maßnahme empfanden und weniger als Ursachenbekämpfung.

Da ist natürlich was dran. Nichtsdestotrotz ist das Verstellen der Uhr offenbar eine Methode, die auch der bekannte Startup-Autor Guy Kawasaki (Link zu seinem Blog) schätzt. Jedenfalls wurde auf seine Anregung hin eine «Procrastinator’s Clock» für den Mac veröffentlicht:

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Evernote ist in kurzer Zeit zu einem extrem populären Online-Tool für Notizen aller Art geworden. Dahinter steckt eine kleine Firma, die sich mit ihrer Idee gegen das Web-Schwergewicht Google behaupten musste. Wie hat sich Evernote durchsetzen können?

Evernote hilft seinen Nutzern, Notizen und Dokumente online zu sammeln. Ivan hat bereits vor einem Dreivierteljahr Evernote ausführlich vorgestellt, und es ist eines der meistgenannten Tools, die unsere Leser zum Organisieren ihrer Aufgaben verwenden. Interessant ist aber nicht nur, auf welche Art und Weise man Evernote nutzen kann, sondern auch, wie es entstanden ist. Darüber berichtete Ende März 2009 ein Artikel in der Financial Times.

Einige Wochen vorher habe ich auf meinem privaten Blog «Denkpass» darüber geschrieben, wie Google die kollektive Intelligenz seiner Mitarbeiter nutzt, um ständig neue Innovationen zu liefern. Am Beispiel von Evernote sieht man, dass Google zwar sehr innovativ ist, dass jedoch Größe auch verbunden mit vielen Innovationen trotzdem nicht immer zum Sieg reicht.

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Beim Briefumschlaghersteller «Reinhard Schmidt GmbH» sorgte sich der Mitarbeiter Egon Heimann vor rund 50 Jahren um fehlende Effizienz bei der Ablage. Er untersuchte die Arbeitsabläufe und entwickelte wenig später ein neuartiges System von Mappen, um Dokumente aufzubewahren: der Ursprung der heutigen Systeme Mappei und Classei.

Im letzten Teil unserer Ablageserie beschäftigten wir uns mit dem Quasi-Standard (abgesehen von den guten alten Ordnern) im deutschsprachigen Raum, den Hängeregistern. Heute schauen wir die ausgefeilteren Mappensysteme von Mappei und Classei an, die sich unter anderem bei den Getting-Things-Done-Freunden einiger Beliebtheit erfreuen, aber auch in größeren Firmen zur Anwendung kommen. Was ist das Besondere an diesen Mappen?

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Passwortmanager speichern und verschlüsseln Passwörter und weitere personenbezogene Informationen wie z.B. Kreditkarten-Daten und füllen sie auf Wunsch der Nutzer in entsprechende Webformulare ein. Der bekannteste Passwort-Manager für Macintosh-Systeme ist 1Password. Wir testen das Programm für Euch.

Bereits vor zwei Jahren haben wir auf imgriff.com über Roboform berichtet, einen Passwort-Manager für Windows-Systeme. Ich habe Roboform sehr lange genutzt und mich immer gefragt, wie manche ohne ihn arbeiten können. Als ich vor ein paar Monaten meinen Sony Vaio gegen einen Macbook Pro 15″ eingetauscht habe, war die Zeit gekommen, das selber zu erfahren. Roboform läuft nicht auf Mac OS X, und ein Betrieb in einer virtuellen Maschine erlaubt zwar Zugriff auf Passwörter – beraubt einen aber jeglicher Komfortabilität.

Schlüsselbundverwaltung auf Macs

Macs kommen mit einem eingebauten Passwort-Manager in Form des sogenannten Schlüsselbundes.

Die Schlüsselbundverwaltung kann alle Passwörter verwalten und verschlüsselt diese auch. Besonders praktisch ist die Verzahnung mit allen anderen Programmen auf dem Mac, die über die Schlüsselbundverwaltung Passwörter abspeichern können. So merkt sich das Blogtool Ecto beispielsweise die Passwörter für verschiedene Blogs in der Schlüsselbundverwaltung. Die Zusammenarbeit mit Safari ist beim Surfen im Internet aber nicht so bequem, finde ich.

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Wie in Teil 1 unserer Serie zu Ablagesystemen bereits ausgeführt, wollen Ivan und ich am eigenen Beispiel testen, wie gut wir mit den verschiedenen Ablagesystemen klarkommen. Heute will ich den Klassiker vorstellen: Hängemappen. Wir setzen sie beispielsweise in meiner Firma für die Bearbeitung und Ablage aller unserer Aufträge ein.

Wie sieht eine Hängemappe aus?

Hängemappen (auch Hängeregistraturen genannt) gibt’s bei jedem Versand oder Schreibwarenladen. Sie kommen im Format A4 daher und sind meist aus Recycling-Karton, der mit 175-230 g/m² ordentlich was aushält. Dazu gibt’s Reiter und Beschriftungsschilder, die man in die an der oberen Kante vorgesehenen Löcher einrasten kann. Es gibt vertikale und laterale Hängemappen, die sich darin unterscheiden, wie man sie befüllt und wo man sie aufhängt.

Links und rechts sind Stoffbänder angeklebt. So kann seitlich nichts aus der Mappe rausfallen, man kann die Mappe aber auch nicht aufschlagen wie einen Hefter und darin blättern. Das soll man aber auch nicht: in Hängemappen werden lose Blätter gesammelt. Das beschleunigt die Ablage. Will man sich die Mappe anschauen, holt man alle Blätter raus und legt sie vor sich hin.

25 dieser Mappen kosten etwa 12 Euro. Dazu kommen dann noch die Ausgaben für die Kiste, den Schubladenschrank oder einen anderen Ort für die Mappen.

Was braucht man also außer den Mappen:

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Rund um den Kurznachrichtendienst Twitter sind zahlreiche kleine Helferlein entstanden, darunter auch einige, um sich besser zu organisieren und andere Tools miteinander zu vernetzen. Ein paar davon möchten wir Euch hier vorstellen.

Wenn es um Twitter geht, scheiden sich die Geister. Macht es die Arbeit produktiver oder ist es das beste Prokrastinationstool, das das Web zu bieten hat? Die Zahl der Twitternutzer steigt jedenfalls exponentiell – das bedeutet wohl, dass es entweder sehr nützlich ist oder allen fantastisch dabei hilft, sich selber abzulenken.

Ein Grund für den Erfolg von Twitter ist die Möglichkeit für andere Anbieter, sich über Twitters API (Programmierschnittstelle) direkt an das System anzuschließen. Dadurch sind zahlreiche kleine Helferlein entstanden (siehe z.B. 99 gute Twitter-Tools), darunter auch einige, um sich besser zu organisieren und andere genutzte Tools miteinander zu vernetzen.

Ein paar davon möchte ich Euch hier vorstellen:

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Pünktlichkeit ist im Arbeitsleben wichtig, fällt vielen aber schwer. Wir zeigen die Ursachen und geben Tipps, wie Du selber pünktlicher wirst und andere zur Pünktlichkeit erziehen kannst.

Pünktlichkeit ist eine Tugend, so ein deutsches Sprichwort. Wir legen – wie viele Nord- und Mitteleuropäer – allgemein Wert auf Pünktlichkeit und sind damit eher monochronisch veranlagt (aus dem Englischen monochronic). Zeit ist für viele von uns in Einheiten eingeteilt, die wir strukturieren und planen können. Wir legen Listen an, verfolgen unsere Aktivitäten, organisieren unseren Tagesablauf. Monochronische Menschen konzentrieren sich am liebsten auf eine Aufgabe, die sie fertig stellen wollen. Aber nicht alle Menschen sind so gestrickt:

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