Wir alle erhalten zu viele E-Mails – das ist ein Problem. Logischerweise ist das ein Problem, das wir selbst verursachen: Wir versenden alle zu viele E-Mails. Einige Gedanken, ob und wann sich E-Mail als Kommunikationskanal eignet.

von Markus Worch, Unternehmensberater und Inhaber von Worch Consulting

Information und Organisation sind untrennbar miteinander verbunden, sind doch Informationsprozesse eine Grundvoraussetzung für Arbeitsteilung und Koordination. Information sollte alle Funktionen eines sozialen Systems erfüllen: Informationen aus der Umwelt beschaffen, die Entscheidungsfindung vorbereiten, koordinieren und motivieren wie auch soziale Beziehungen aufbauen und aufrechterhalten.

Drei Fragen vor dem Versenden
In der Literatur wird oftmals Kommunikation synonym mit Informationsübermittlung verwendet. Es wird darauf hingewiesen, dass erst dann von Information gesprochen werden kann, wenn der Empfänger einer Nachricht diese «gebrauchen kann». Der Begriff «Information» ist deshalb nicht mit dem Wissen des Absenders verknüpft, sondern mit demjenigen des Empfängers. Daher sollte der E-Mail-Sender sich drei Fragen stellen, bevor man eine E-Mail-Adresse ins An-Feld einträgt: » weiterlesen

Stunden werden heute aufgewendet, um E-Mails zu beantworten. imgriff.com-Gastautor Markus Worch hat sieben Regeln zusammengefasst, um dabei Zeit zu sparen.

von Markus Worch, Unternehmensberater, Inhaber von Worch Consulting und Autor des Kleinen E-Mail-Buchs (Affiliate-Link)

Jeder Mitarbeiter verbringt täglich 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit mit dem Empfangen und Versenden von E-Mails – Zeit die für die wichtigen Arbeiten verloren geht. Wir haben gelernt wie man Briefe schreibt, wie man telefoniert oder wie die Kommunikation auf unseren Erfolg einen wesentlichen Einfluss hat, aber wie man mit dem Medium E-Mail sinnvoll und produktiv umgeht – kennen die Wenigsten.

Die E-Mail-Kommunikation soll menschliche und organisatorische Beziehungen durch geeignete Übermittlung von Informationen möglichst nützlich und harmonisch gestalten und eine vertrauens- und respektvolle Atmosphäre schaffen, aber was soll ich tun, um verschwendete E-Mail-Zeit zu reduzieren?

Folgende Tipps zeigen auf, wie ich 30 bis 50 Prozent E-Mail-Zeit gewinnen kann: » weiterlesen

imgriff.com-Leser Nico Knabe arbeitet am passenden System für seine Aufgabenverwaltung. Ein spannender Einblick in seine Erfahrungen mit Producteev: Was funktioniert und was nicht?

Nico Knabe studiert an der Hochschule Fulda «Angewandte Informatik – Applied Computer Science»

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Erste Kanban-Erfahrungen
Wie die Überschrift des Artikels verrät, soll diese Beschreibung an den Beitrag Team Kanban, das wirklich funktioniert von Gregor Gross angelehnt sein. Das System hat mir sehr gefallen und auch die Umsetzung hat mir Spaß gemacht. Da der eingesetzte Webdienst kanbantool.com aber leider nur noch zahlenden Kunden zur Verfügung steht, musste ich mein System wieder aufgeben. Eine adäquate Alternative mit Kanban-Hintergrund suchte ich im Netz vergebens, weshalb ich mich gänzlich von Kanban verabschiedet habe. » weiterlesen

Ein Zwischenruf: Sylvia Frey Werlen, unsere Gastautorin, denkt über den Wert von Zeit und Geld nach.

Manchmal sage ich zu meinem Bruder, der Ökonom ist: «Deine Manager sind unlogisch. Sie haben zu viel Geld und zu wenig Zeit. Ich dachte, ein Homo Oeconomicus merkt, wenn er zu viel von einem Gut hat und zu wenig vom andern. Und rare Güter wie die Zeit sollten doch im Wert steigen. Dazu kommt, wie deine Untersuchungen zeigen, dass mehr Lohn noch lange nicht mehr Glück bringt. Sobald jemand mehr verdient, steigen automatisch die Ansprüche, die eigenen und die der Umgebung.»

Ich habe das selbst erlebt: Wenn ich früher eingeladen war, konnte ich für wenig Geld vom Blumenfeld einen prächtigen Strauss mitbringen. Als ich eine sehr gut bezahlte Stelle hatte, dachte ich: «Na es sollte schon ein Arrangement von einem eleganten Blumenladen sein.» Hatte ich vorher mein Essen mit Sachen der Billiglinie ergänzt, so griff ich nun automatisch zu den Selection-Produkten. Wo war am Ende des Monats nur mein Geld geblieben? » weiterlesen

Die Flexibilität, die durch die Organisationsmittel von Mappei und Classei möglich wird, macht den Arbeitsalltag leichter. Das gilt nicht nur fürs Arbeiten am Schreibtisch, sondern auch auf Reisen.

Von Frank-Michael Rommert

Viele Dokumente benötigt man nicht nur am eigenen Arbeitsplatz, sondern auch unterwegs, etwa

• vor Ort bei Kunden und Lieferanten
• im Home Office
• auf Messen und Kongressen
• vor Gericht und beim Steuerberater
• auf Reisen.

Wie effizient ein System zur Aktenorganisation ist, entscheidet sich also danach, wie einfach es das Entnehmen und Wiederablegen Deiner Unterlagen ermöglicht. Erste Regel dabei ist natürlich, nur die Akten dabei zu haben, die auch tatsächlich gebraucht werden – und nicht alle Ordner, die irgendwie grob zum Thema passen.

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To-Do-Listen fürs iPhone gibt es zuhauf im App-Store. Mit “Put Things Off” allerdings kommt bald eine besonders schöne auf den Markt – und wir haben sie vorab testen können.

Von Thorsten von Plotho-Kettner

To-Do-Listen sind ein bekanntes und durchaus erprobtes Mittel, um die Dinge, die man erledigen will, zu notieren, nachzusehen und dann auch mit einer gewissen inneren Befriedigung abzuhaken. Für die digitalen Listenschreiber mit iPhone stehen schon einige Alternativen zur Verfügung. Und doch kommen immer wieder neue Exemplare an die Oberfläche des App-Stores.

Am kommenden Montag wird die App “Put Things Off” erscheinen, und schon heute könnt Ihr hier eine Review lesen. Nick Cernis (putthingsoff.com), der Entwickler des Programmes, hat sie mir freundlicherweise als Prüfexemplar jetzt schon zur Verfügung gestellt.

Put Things Off (PTO) orientiert sich an den guten alten Zettelkästen, aus denen man sich einen Notizzettel nimmt und diesen dann beschriftet. Um seine Ideen zu sammeln, kann man jeweils einen neuen Notizettel beginnen und diesen in die Inbox ablegen. Hier wird gesammelt, ohne Tagging und Kategorien werden die Ideen und Notizen aufnotiert und abgelegt.

Wie man schon an dieser Stelle bemerkt, handelt es sich bei PTO nicht um ein Werkzeug zum Projektmanagement oder um ein Notizprogramm mit Outline-Funktion, sondern um ein unkompliziertes und durch seine klare Optik bestechendes Werkzeug. Es gibt keine Funktion, um mehrere Listen zu verwalten, sondern mit PTO werden alle einzelnen Notizen gleichwertig behandelt.

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Wer mit eiserner Disziplin, aber unmotiviert seine Aufgaben erledigt, wird nicht glücklich werden. Aber Motivation ganz ohne Disziplin genügt auch nicht. Wer beides ist, motiviert und diszipliniert, der kommt am besten durchs Leben.

Dies ist ein Gastbeitrag unseres Lesers Matthias. Er hatte ihn als Kommentar geschrieben, der aber versehentlich vom Spamfilter kassiert wurde – in diesem Fall ein glückliches Versehen. Denn wir fanden, der Kommentar ist so gut, dass er einen eigenen Artikel wert ist. Danke an Matthias, dass wir ihn also nun so veröffentlichen dürfen:

Ich habe mir aufgrund des Beitrags «Undiszipliniert? Macht nichts, sei einfach nur motiviert» und anderer Artikel zu Motivation und Disziplin mal meine Gedanken gemacht und will hier mein Ergebnis formulieren – auch wenn es viel länger geworden ist, als ich ursprünglich vorhatte.

Ich verstehe Disziplin hier als Verhalten, das zu tun oder zu unterlassen, was gefordert ist, auch wenn es unangenehm ist. Das sei erstmal unabhängig davon, ob ich selbst oder andere diese Forderungen aufstellen. Ich glaube, so versteht Ivan Disziplin in seinem Artikel auch (im ursprünglichen (geschichtlichen) Sinn steht Diszplinierung ja mehr für die Verhaltenssteuerung durch Autoritäten in hierarchischen Strukturen, wie z.B. Schule oder Militär).

Motivation hingegen ist die Energie, die es Dir erleichtert, gewisse Aufgaben zu tun. Die Aufgaben werden dadurch angenehm(er), weil eine Belohnungserwartung dahintersteht.

Ich denke, Motivation und Disziplin sind keine Feinde.

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