Früher habe ich mich ständig darüber geärgert, nur dann richtig produktiv sein zu können, wenn ich vor meinem eigenen Computer sitze. Auf dem sind alle Programme installiert, die ich brauche. Alle Verbindungen zu Datenbanken eingerichtet. Alle Daten in der mir bekannten Struktur abgelegt. Was diese gewohnte Arbeitsumgebung ausmacht, merkt man erst, wenn sie fehlt: Wenn man nämlich versucht, an einem anderen PC, etwa in der Firma, zu arbeiten.

Natürlich gibt es dafür “Workarounds”: Es helfen USB-Sticks, portable Programme und zentrale Verzeichnisse auf dem Server – aber all das verursacht spürbaren Aufwand, der das Arbeiten mühsamer macht. Produktiv wäre es, sich hinzusetzen und auf Knopfdruck in gewohnter Desktop-Umgebung einfach loszulegen. Egal wo, und ohne ständig sich selbst oder die genervte IT-Abteilung mit Installation, Nachrüstung oder Synchronisation zu beschäftigen.

Die Lösung: Remote-Desktop

Windows hat die Lösung für dieses Problem schon an Bord. Remote Desktop heißt sie. Damit verbindet man sich mit einem anderen Computer, der beim Kollegen gegenüber, in einer anderen Abteilung oder an einem beliebigen Ort außerhalb steht.

Ein Klick, und es erscheint der Desktop des angewählten Rechners mit allen gewohnten Programmen und “Zubehör”, ganz wie gewohnt. Dabei ist es sogar egal, ob der Empfänger-PC etwas schwach auf der Brust ist, denn er rechnet eigentlich kaum: Das tut weiterhin der “ferngesteuerte” Computer.

Ein paar Ideen zur produktiven Nutzung von Remote Desktop:

• Check in anderen Abteilungen oder Filialen mal eben Deine E-Mails im “eigenen” Outlook.
• Schreib zuhause am Konzept weiter und recherchiere dazu im Web – genau da, wo Du eine Stunde früher aufgehört hast.
• Leiste passiven Widerstand gegen langweilige Meetings: Arbeite einfach am Laptop wie auf dem eigenen Desktop weiter.

Manche sagen, Remote Desktop sei unsicher. ITler sagten mir aber auch, es sei bei den richtigen Sicherheitsvorkehrungen kein Problem, auch in Firmennetzwerken damit zu arbeiten. Da meine selbst ich als diesbezüglicher Angsthase: Die Vorteile überwiegen, das ist wie mit dem Autofahren.

Anleitungen zum Einrichten:
» Remote Desktop für Windows XP
» Remote Desktop für Windows Vista

Neben den Windows-eigenen Bordmitteln gibt es auch separate Remote-Desktop-Tools – einige haben wir hier bereits in einem anderen Artikel vorgestellt; und auch für Linux und MacOS gibt’s natürlich Lösungen, u.a. auch “ab Werk”. Interessant ist die grundsätzliche Idee – und die Möglichkeiten, damit die Produktivität deutlich zu erhöhen. Viel Spaß beim Ausprobieren.

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“Was soll ich denn noch alles machen?” Die wohl meist gestellte Frage an einen, den das Thema Selbstmanagement nicht nur persönlich, sondern auch beruflich – als Organisator, Führungskraft, Multiplikator – interessiert und beschäftigt. Als solcher will man vor allem diejenigen “bekehren”, die die schlimmsten Chaoten sind, das aber noch gar nicht als Problem erkannt haben. Oder ist das Problem eigentlich gar keines?

Wir kennen das doch alle: Menschen mit Stapeln von Papier auf Schreibtisch, Sideboards und sogar auf dem Boden. Mit ständig klingelnden Telefonen, piepsenden Outlooks und regem Besucher-Aus-und-Ein. Mit einer fremdgesteuerten Arbeitsweise, die Strukturierten die Haare zu Berge stehen lässt. Mit einem Ablagesystem, das den Namen nicht verdient. Im besten Fall noch mit einer Sekretärin, die wenigstens etwas hinterher räumt.

Dabei sprechen wir von zumeist hoch qualifizierten Fachkräften in deren Spezialgebiet. Alleine das Selbstorganisieren gehört wahrlich nicht zu ihren Stärken. Muss es das vielleicht gar nicht? Zerstört man durch ein mit noch so viel persönlichem Geschick eingeführtes Organisationssystem gar die Kreativität, die dort entsteht?

Man muss da wohl unterscheiden: Der eine ist die fleißige Biene mit viel Tagesgeschäft, der keine Ahnung hat, was er als nächstes tut, aber eines sicher weiß: Er wird was tun und irgendwann muss alles fertig sein, also ist’s eh wurscht. Sozusagen die personifizierte To-Do-Liste mit allen Punkten in identischer Priorität. Fällig: Heute, 17.00 Uhr, und zwar alles, Punkt.

Der kreative Chaot – in den Griff zu kriegen?

Der andere ist der Kreative, mit einem großen Problem: Er hat keine Ahnung, was er als nächstes tut (wahrscheinlich darüber nachdenken, was er als nächstes tun soll. Oder einen kreativen Spaziergang unternehmen, um darüber nachzudenken, was er … – Ihr ahnt es schon.)

Ganz gefährlich und eine spannende Aufgabe: Wie bringe ich einen solchen, in der Regel hochintelligenten, kreativen Menschen (stellen wir ihn uns mal bildlich als Einstein vor) dazu, stupide Dinge wie Kontextlisten zu pflegen, wöchentliche Reviews abzuhalten oder täglich “Most Important Tasks” festzulegen?

Es ist wahrlich zum Haareraufen, glaubt man doch zu wissen, welch geniale Kreativitätsmaschine entstehen würde, brächte man die Arbeitsweise des Kreativen unter Kontrolle. Aber ist das wirklich so? Oder zerstört Struktur hier den Kern der Arbeit, ist vielleicht akzeptiertes Chaos und die Gelassenheit, die man braucht, um das Chaos mit einem Blutdruck im Normalbereich zu ertragen, überhaupt die Voraussetzung für solche Menschen, erfolgreich (und vielleicht sogar effizient, jedenfalls effektiv) zu arbeiten?

Ich habe jede Menge dieser Leute kennengelernt und versucht, sie zu bekehren, und behaupte: Jeder Versuch aus jemandem, der sein Chaos liebt und gewohnt ist, einen Selbstorganisations-Jünger zu machen, scheitert. Love it or leave it. Basta. Und weil das für mich so klar ist, versuche ich es gar nicht mehr, und spare Zeit und Energie – bei mir und dem “Betroffenen”, den ich so akzeptiere, wie er ist.

Ihr habt andere Erfahrungen? Bin gespannt!

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Das Abspeichern des eben noch so unschuldig frischen Dokuments: Der Moment der Wahrheit, in dem man sich fragt: “Kommt die Einladung zur Junior-Geburtstagsfeier nun in Arbeitsordner_Kinder_Marvin oder in Ablage_Kinder oder … ?” Die Antwort kann heißen: Völlig wurscht! Die Antwort kann heißen: Google Desktop.

Google Desktop ist für mich ein wahrer Segen. Zweimal mit dem linken Zeigefinger auf <Strg>, ein kleines Fenster öffnet sich, ich tippe “Müller Vertrieb Entwicklung”. Schon während des Schreibens klappen Suchergebnisse auf: Dokumente, Mails, Termine, die die eingegebenen Wörter enthalten. Darunter die E-Mail von letztem Jahr, in der Mitarbeiter Horst Müller über die aktuelle Entwicklung im Vertrieb berichtete, und das PDF-Protokoll der Vertriebstagung, an der Müller teilnahm, und in der auch über die neueste Produkt-Entwicklung gesprochen wurde. Gefunden, anklicken, öffnen, fertig.

Das ist der Inbegriff von Produktivität: Nämlich “jetzt sofort” genau das finden, was ich gerade brauche. Wo früher noch <Windows><E> Dein bester Feind Freund war und das Hangeln durch Verzeichnisse schon drohte, olympisch zu werden, ist heute nur noch Wahnsinnserleichterung.

Google Desktop ist kostenlos, schnell zu installieren, indiziert den kompletten PC samt Netzwerk, E-Mails inklusive alten .pst-Dateien und bremst im anschließenden Gebrauch das System nicht aus (jedenfalls: Ich merke nichts).

Und Google Desktop ist gefährlich, sagen Kritiker. Richtig, da werden Daten gesammelt, indiziert, Informationen verdichtet. Und das kann gefährlich sein, ist man doch heutzutage ständig online, ohne zu wissen, was da im Hintergrund alles sonst wohin transportiert wird. Mit den richtigen Einstellungen in den Optionen (wichtig: Die sogenannten ‘Erweiterten Funktionen’ nicht aktivieren!) lässt sich das Risiko aber zumindest relativieren.

Meine Empfehlung deshalb: Unbedingt ausprobieren. Google Desktop funktioniert mit Windows Vista/XP/2000, Linux und Mac OS X ab 10.4.

» Zum Download.

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Eine Effizienz-Maschine der Superlative? Einfach mal Mutti beobachten. Die schmiert die Pausenbrote, unterschreibt den Mathe-Fünfer und wischt Zahncreme aus Gesichtern. Und das nicht nur just in time, sondern auch nach Prioritäten sortiert und notfalls gleichzeitig.

Und das funktioniert auch noch. Weil mit neuesten Erkenntnissen der Gehirnforschung entwickelte Organisationskonzepte und die neuesten Lifehacks und Tools zur Anwendung kommen? Nein: Weil Mutti gar nicht anders kann. Und genau das gewohnt ist. Das zeigt: Gewohnheit ist die beste To-Do-Liste.

Nun hat es Mutti in einem Punkt einfach: Sie muss sich nicht erst lang vom Sinn ihrer Tätigkeiten überzeugen. Über die Notwendigkeit des Waschens gibt’s eben wenig zu streiten. Doch wie schafft man Routine, wenn der Job nicht nur aus Tagesgeschäft besteht?

Natürlich ist die Basis ein funktionierendes Organisationssystem. “Getting Things Done (GTD)” etwa liefert tolle Ansätze dafür, unspezifizierte Inhalte in eine Systematik einzuspeisen. Doch ein System funktioniert bekanntlich nur, wenn man es konsequent anwendet.

Gewohnheiten schaffen – mit Sturheit

Gewohnheit schafft man nur durch Tun. Punkt. Steht das System, sind die Eingangskörbe definiert und die To-Do-Listen vorbereitet – dann hilft nur ein radikales Umsetzen dabei, das System auch zu leben und eine Gewohnheit daraus zu entstehen zu lassen.

Am besten ist es, die Einführung neuer Gewohnheiten zum Thema Nummer 1 für einen definierten Zeitraum zu machen. Das kann heißen: “Im Oktober hat das Thema ‘Organisation nach GTD’ die allerhöchste Priorität in meinem Leben’. Entwickle die ‘Sturheit’, die schon vielen Rauchern zum erfolgreichen Aufhören verholfen hat. Die Sturheit, bei der eigenen Entscheidung zu bleiben, ohne Wenn und Aber.

Je nach Typ können ein paar Tricks dabei helfen, konsequent zu sein:

• Informiere Gott und die Welt über Dein Vorhaben.
• Kleb Dir Erinnerungszettel an den Spiegel, ins Auto, an die Kaffeemaschine.
• Schreib Erinnerungsmails und setz Dir Outlook-Termine.
• Mach einen täglichen Termin mit Dir selbst aus, während dem Du nur über das aktuelle Thema nachdenkst.

Viel Erfolg. Am besten fängst Du gleich an. “Gleich” im Sinne von: Jetzt!

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