Wer dauernd zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen rochiert, träumt davon, überall identische Programme und Daten vorzufinden. Kein Problem: Dafür gibt’s Remote Desktop.

Früher habe ich mich ständig darüber geärgert, nur dann richtig produktiv sein zu können, wenn ich vor meinem eigenen Computer sitze. Auf dem sind alle Programme installiert, die ich brauche. Alle Verbindungen zu Datenbanken eingerichtet. Alle Daten in der mir bekannten Struktur abgelegt. Was diese gewohnte Arbeitsumgebung ausmacht, merkt man erst, wenn sie fehlt: Wenn man nämlich versucht, an einem anderen PC, etwa in der Firma, zu arbeiten.

Natürlich gibt es dafür “Workarounds”: Es helfen USB-Sticks, portable Programme und zentrale Verzeichnisse auf dem Server – aber all das verursacht spürbaren Aufwand, der das Arbeiten mühsamer macht. Produktiv wäre es, sich hinzusetzen und auf Knopfdruck in gewohnter Desktop-Umgebung einfach loszulegen. Egal wo, und ohne ständig sich selbst oder die genervte IT-Abteilung mit Installation, Nachrüstung oder Synchronisation zu beschäftigen.

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Man kennt sie, die hochkreativen, schwerst chaotischen Kollegen, denen man gerne ein paar Tricks aus der Selbstorganisations-Kiste beibringen würde. Aber geht das überhaupt: Andere organisieren?

“Was soll ich denn noch alles machen?” Die wohl meist gestellte Frage an einen, den das Thema Selbstmanagement nicht nur persönlich, sondern auch beruflich – als Organisator, Führungskraft, Multiplikator – interessiert und beschäftigt. Als solcher will man vor allem diejenigen “bekehren”, die die schlimmsten Chaoten sind, das aber noch gar nicht als Problem erkannt haben. Oder ist das Problem eigentlich gar keines?

Wir kennen das doch alle: Menschen mit Stapeln von Papier auf Schreibtisch, Sideboards und sogar auf dem Boden. Mit ständig klingelnden Telefonen, piepsenden Outlooks und regem Besucher-Aus-und-Ein. Mit einer fremdgesteuerten Arbeitsweise, die Strukturierten die Haare zu Berge stehen lässt. Mit einem Ablagesystem, das den Namen nicht verdient. Im besten Fall noch mit einer Sekretärin, die wenigstens etwas hinterher räumt.

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Es ist so sicher wie das Amen in der Kirche. Irgendwann kommt er, der Moment, in dem die Textverarbeitung gnadenlos wissen will: “Wo und unter welchem Namen soll ich’s denn bitte speichern?”. Gut, dass es Google Desktop gibt.

Das Abspeichern des eben noch so unschuldig frischen Dokuments: Der Moment der Wahrheit, in dem man sich fragt: “Kommt die Einladung zur Junior-Geburtstagsfeier nun in Arbeitsordner_Kinder_Marvin oder in Ablage_Kinder oder … ?” Die Antwort kann heißen: Völlig wurscht! Die Antwort kann heißen: Google Desktop.

Google Desktop ist für mich ein wahrer Segen. Zweimal mit dem linken Zeigefinger auf <Strg>, ein kleines Fenster öffnet sich, ich tippe “Müller Vertrieb Entwicklung”. Schon während des Schreibens klappen Suchergebnisse auf: Dokumente, Mails, Termine, die die eingegebenen Wörter enthalten. Darunter die E-Mail von letztem Jahr, in der Mitarbeiter Horst Müller über die aktuelle Entwicklung im Vertrieb berichtete, und das PDF-Protokoll der Vertriebstagung, an der Müller teilnahm, und in der auch über die neueste Produkt-Entwicklung gesprochen wurde. Gefunden, anklicken, öffnen, fertig.

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Gewohnheit schafft man nur durch Tun. Simples, stures Tun. Multitaskende Mütter sind dafür das beste Beispiel.

Eine Effizienz-Maschine der Superlative? Einfach mal Mutti beobachten. Die schmiert die Pausenbrote, unterschreibt den Mathe-Fünfer und wischt Zahncreme aus Gesichtern. Und das nicht nur just in time, sondern auch nach Prioritäten sortiert und notfalls gleichzeitig.

Und das funktioniert auch noch. Weil mit neuesten Erkenntnissen der Gehirnforschung entwickelte Organisationskonzepte und die neuesten Lifehacks und Tools zur Anwendung kommen? Nein: Weil Mutti gar nicht anders kann. Und genau das gewohnt ist. Das zeigt: Gewohnheit ist die beste To-Do-Liste.

Nun hat es Mutti in einem Punkt einfach: Sie muss sich nicht erst lang vom Sinn ihrer Tätigkeiten überzeugen. Über die Notwendigkeit des Waschens gibt’s eben wenig zu streiten. Doch wie schafft man Routine, wenn der Job nicht nur aus Tagesgeschäft besteht?

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