Texte lesen sich auf dem Bildschirm zwar nicht ganz so angenehm wie in gedruckter Form. Im Internet finden sich aber meist kompaktere Textformen, die in relativ kurzer Zeit verarbeitet sind. Trotz dem Trend zur Kürze und der Vielzahl an Informationsquellen hat das Buch seine Daseinsberechtigung nicht verloren.

Bücher konservieren Ideen, schreibt die BBC, und Menschen können sich diese Ideen zu Nutze machen. Brad Isaac ist sogar der Meinung, dass man sich ohne regelmäßiges Lesen den Erfolg im Leben verbaut. Dennoch bleibt die Frage, wie man bei beschränktem Zeitbudget möglichst viel von den Büchern hat. Fünf Tipps in – genau – knapper Form:

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An vielen Arbeitsplätzen steht heute mehr als nur ein Computer. Es wäre unpraktisch, wenn man für jeden einen eigenen Bildschirm, Tastatur und Maus auf dem Schreibtisch unterbringen müsste. Die Peripherie lässt sich zum Glück gemeinsam nutzen.

Für die Verbindung mehrerer Rechner mit nur einem Set von Monitor, Maus und Tastatur gibt es Hardware- und Softwarelösungen.

Hardware
Über sogenannte KVM-Switches können Tastatur, Maus und Bildschirm mit mehreren Computern verbunden werden. Dazu schließt man seine Peripheriegeräte zunächst am Switch an und verbindet diesen einzeln mit jedem Computer.

Drei Kabel sind dabei jeweils nötig, was schnell zum Kabelsalat führt. Im Businessbereich kommen daher meist Geräte zum Einsatz, die die verschiedenen Signale über das Netzwerk leiten. Natürlich schlägt sich das im Preis nieder, ein Vergleich mag sich vielleicht dennoch lohnen. Viele Kabel können durchaus auch teuer werden. Der Pluspunkt bei der Hardwarevariante: Ist erst einmal alles verkabelt, funktioniert sie ohne weitere Konfiguration der angeschlossenen Systeme.

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RescueTime hilft dabei, die Zeitfresser bei der Arbeit am Computer zu identifizieren. Zu jedem Zeitpunkt wird automatisch festgehalten, mit welchen Applikationen man arbeitet.

Für die freiwillige Datensammlung mit RescueTime muss das Tool zunächst auf dem eigenen Rechner installiert werden. Es ist für Mac OS X (ab 10.4), Windows (XP oder Vista) und Linux (wenn auch nicht offiziell unterstützt) verfügbar. Nachdem man sein Login in den Einstellungen eingegeben hat, geht es mit der Überwachung auch schon los. Anschließend können die Nutzungsdaten online im «Dashboard» begutachtet werden.

Zuvor müssen nur noch ein paar Anpassungen vorgenommen werden:

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Das Programm «MozBackup» sichert Mails, Lesezeichen und andere Daten von Firefox und anderer Mozilla-Software.

Die Werkzeuge aus dem Hause Mozilla sind beliebt; der neue Firefox schlug neulich alle Downloadrekorde. Umso wichtiger werden damit auch die Profile und Daten, die sich bei der Arbeit sammeln. Mit MozBackup können davon nach Bedarf spezielle Sicherungskopien erstellt werden. In sechs einfachen Schritten kommt man zum Backup:

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Je mehr Daten sich ansammeln, desto schwieriger wird es, den Überblick zu bewahren. Eine durchdachte Ablagestrategie mit sinnvollen Dateinamen schafft Abhilfe.

Aussagekräftige Dateinamen vergeben

Dokumente benötigen einen Namen, wenn sie auf dem Computer gespeichert werden. Aussagekräftige Bezeichnungen helfen dabei, Informationen später wieder aufzufinden. Im Idealfall erkennt man aus dem Dateinamen, was sich in dem Dokument verbirgt, ohne es öffnen zu müssen. Alles, was darüber hinausgeht, ist unnötiger Ballast. Damit das eigene System funktioniert, muss es konsistent angewendet werden. Mark Hurst schlägt dazu in seinem Buch Bit Literacy folgendes Schema vor:

Initialen-Datum-Thema.Erweiterung

Dokumente können innerhalb eines Ordners alphabetisch sortiert werden. Eine wichtige Entscheidung ist daher, wie man mit der Bezeichnung beginnt. Die Initialen, wie es Mark Hurst vorschlägt, können zum Beispiel das Vertrauen von Mitarbeitern stärken, ihre Dokumente auf einem Netzwerkspeicher abzulegen.

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Gleichförmige Tätigkeiten können sich mit der Zeit negativ auf den Bewegungsapparat auswirken. Regelmäßige Pausen beugen dem vor, gehen jedoch in der Hektik des Arbeitsalltags immer wieder mal vergessen. Ein kleines Werkzeug hilft uns auf die Sprünge.

Wenn wir zwischendurch unsere Arbeit unterbrechen, bedeutet das nicht, dass wir weniger erledigen. Vielmehr steigert es die Leistungsfähigkeit, weil wir uns, frisch ausgeruht, mit neuer Kraft an die anstehenden Aufgaben machen. Das Tool «Workrave» hilft dabei.

Nach dem Start versteckt es sich in der Taskleiste und macht sich erst wieder bemerkbar, wenn eine Arbeitspause ansteht. In den Einstellungen lassen sich die Zeitmaße exakt auf die eigenen Bedürfnisse abstimmen. Man definiert dabei drei unterschiedliche Zeiteinstellungen:

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Immer größere Speicherkapazitäten verleiten dazu, den verfügbaren Platz ohne Zögern auszunutzen. Im Laufe der Zeit sammelt sich so einiges auf der Festplatte an. Alles, was nicht regelmäßig gebraucht wird, sollte jedoch besser gelöscht oder archiviert werden.

Es fällt leichter, den Überblick zu behalten, wenn nicht alles zugemüllt ist. Daher lohnt es sich, von Zeit zu Zeit die Festplatte vom angestauten Ballast zu befreien. Luzius Müller gab dazu vor nicht allzu langer Zeit ein paar Tipps auf dem Schweizer Radiosender DRS3.

Die schonende Variante

• Der einfachste Weg ist zugleich der aufwendigste: Jeder Ordner wird von Hand auf nicht mehr benötigte Dateien geprüft.
• Effizienter ist es jedoch, diesem Prozess eine Suchanfrage voranzustellen.
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Wikis eignen sich bestens für die persönliche Organisation – und mit ein paar Anpassungen auch für die Umsetzung von Getting Things Done. GTDTiddlyWiki Plus ist ein bereits dafür ausgerichtetes Wiki.

GTDTiddlyWiki Plus ist eine Adaption des recht simplen Wiki-Systems TiddlyWiki, die speziell auf GTD zugeschnitten und als Open Source verfügbar ist. Neben der Version mit dem «Plus» im Namen gibt es noch das ältere GTDTiddlyWiki, das im Prinzip ganz genauso funktioniert – allerdings ist «Plus» enger an TiddlyWiki angebunden und kann dadurch dessen Updates einfach mitmachen. Darum wird gemeinhin zu GTDTiddlyWiki Plus geraten.

Das Besondere an diesem Wiki:

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Vitalist ist ein webbasiertes Tool, um Aufgaben und Projekte mittels GTD zu verwalten. Im Funktionsumfang erkennt man schnell die Instrumente von David Allen wieder.

Unerledigtes wird ganz GTD-konform zunächst in der Inbox gesammelt, um es später weiter zu bearbeiten. Input kann man dabei entweder direkt über die Weboberfläche von Vitalist eingeben oder per E-Mail hinzufügen. Die Tasks werden dann verschiedenen Listen zugeteilt:

• Actions: Aufgaben, die sofort bearbeitet werden können.
• Waiting: Dinge, bei denen man auf eine Antwort abwartet.
• Someday: Ideen, die für später aufgehoben werden.
• Ticklers: Ereignisse, an die man zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnert werden soll.
• Reference: Informationen, die man für später aufbehalten möchte.

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Wer einen einfachen Task Manager mit integrierter Zeiterfassung sucht, sollte sich Task Coach mal anschauen: Ein Tool, das nicht umwerfend viel kann, das wenige aber schon gut.

Der eingesetzte Zeitaufwand wird pro Tag, pro Woche oder pro Monat in separaten Reitern dargestellt. Mit wenigen Mausklicks erhält man so schnell einen Überblick über das persönliche Zeitmanagement. Das Tool bringt ein paar weitere nützliche Features mit. Es ist allerdings noch im Alpha-Status (aktuell Version 0.69.2), Bugs sind keineswegs ausgeschlossen.

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