Wer viele verschiedene Webdienste nutzt, kennt das Problem: Bei der Vielzahl der Werkzeuge verliert man schon mal den Überblick. Schwierig ist dabei nicht in erster Linie, die vielen Passwörter zu verwalten. Vielmehr buhlen zahlreiche Informationsströme um unsere Aufmerksamkeit: E-Mails bei GMail, Benachrichtigungen aus Social Networks, Versandbestätigungen von Amazon und so weiter. Hier setzt Pageonce an und sammelt alle Meldungen an einem zentralen Ort.

Nach der Registrierung wählt man aus sechs verschiedenen Kategorien diejenigen Webdienste aus, die man bei Pageonce verwalten möchte. Man hinterlegt dabei jeweils Benutzername und Passwort:

• Finance: Hier kann man sich Zugang zu seinen Bankkonten und Kreditkarten verschaffen. Eine ganze Schwemme von Anbietern steht zur Verfügung – mit Abstand der umfangreichste Bereich.
• Shopping: Anbieter wie Ebay oder Amazon fallen in diese Kategorie. Bei Amazon etwa werden die letzten Transaktionen aufgelistet. Daneben werden auch Produktempfehlungen eingeblendet, die aber eher störend wirken – wohl Teil des Monetarisierungsmodells.
• Utilities: Eine etwas heterogene Sektion, in die etwa Mobilfunkanbieter, aber auch Energieversorger hineingehören. Ich habe hier den Online-Speicher Box.net getestet (den Florian hier bereits einmal erwähnt hat), wurde aber etwas enttäuscht. Es wird lediglich eine Liste der heraufgeladenen Dateien angezeigt. Mit den Dateien kann ich ansonsten nichts machen.
• Social: Hierbei handelt es sich um soziale Netzwerke. Myspace, Youtube oder Twitter sind unter anderem dabei. Mächtiger Abwesender: Facebook.
• Travel: Buchungen bei Fluglinien, Hotels und Autovermietungen können hier eingesehen werden. Ein paar wenige europäische Fluglinien sind verzeichnet, ansonsten ist das Angebot – wie auch in den anderen Kategorien – noch sehr an den USA ausgerichtet.
• E-Mail: Die großen amerikanischen Anbieter sind dabei: Die E-Mail-Konten von Google, Yahoo und Microsoft können problemlos betrachtet werden. Europäische Provider fehlen aber auch hier. Immerhin: Anbieter, die in den Listen noch fehlen, können über ein Kontaktformular gewünscht werden.

Die Nachrichtenströme lassen sich gesondert nach Kategorie oder auf einer Art persönlicher Startseite in der Übersicht betrachten. Hier vergibt Pageonce bereits die ersten Punkte. Das Angebot lässt sich nicht wie etwa bei iGoogle oder Netvibes den persönlichen Bedürfnissen anpassen.

Außerdem wird ein Großteil des Platzes durch unnötigen Ballast verschwendet. So werden etwa Empfehlungen gegeben, welche Webdienste man noch zu seinem Portfolio hinzufügen könnte.

Über diese kleineren Mängel könnte man getrost hinwegsehen, bei Pageonce vermisse ich jedoch den wirklichen Nutzen. Bisher habe ich die Benachrichtungen von Webdiensten über E-Mail gehandhabt. Zwar stellt Pageonce diese Informationsströme auch dar, damit arbeiten kann man aber weiterhin nicht. Wenn man eine Nachricht aus Myspace beantworten möchte, muss man dies weiterhin dort tun. Bei einer zentralen Anlaufstelle im Netz würde ich mir zudem wünschen, dass man über verschiedene Plattformen hinweg interagieren kann (z.B. ein Foto von Flickr auf mein Profil bei Myspace stellen oder per GMail versenden). Einen größeren Vorteil hat Pageonce möglicherweise, wenn man es über die Blackberry- oder iPhone-Applikation mobil nutzt, so dass man sich gerade nicht mehr die dortige Inbox verstopfen lassen muss. Die beschriebenen Nachteile bleiben aber bestehen.

Ein anderer Aspekt muss in diesem Zusammenhang auch erwähnt werden: Datenschutz ist im Netz schon in vielen Fällen problematisch – bei Pageonce kommt hinzu, dass verschiedene Dienste, darunter Bankkonten und Kreditkarten, übergreifend zusammengeführt werden. Pageonce versucht, entsprechende Bedenken zu zerstreuen, indem man die Sicherheit des Dienstes u.a. von McAfee und Verisign zertifizieren ließ.

Fazit: Auf den perfekten All-in-one-Manager müssen wir wohl noch etwas warten. Der dürfte dann auch ein bisschen was kosten, wenn im Gegenzug Produktempfehlungen und kontetabhängiges Sponsoring fehlen – denn die vermitteln auch nicht das größte Sicherheitsgefühl.

» pageonce.com

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“Open Course Ware” – unter diesem Begriff laufen viele der online frei verfügbaren Kurse von US-Universitäten. Im deutschsprachigen Raum tut sich bisher erst wenig. Englischkenntnisse sind daher Voraussetzung, wenn man die virtuellen Seminare besuchen möchte. Die folgenden Beispiele zeigen, dass so auch Dinge gelernt werden können, die im Arbeitsalltag Verwendung finden:

• Das MIT in Boston, ein Pionier im Bereich der freien Lerninhalte, bietet einen Kurs in “Managerial Psychology” an. Darin werden Probleme aufgegriffen, die im Arbeitsalltag auftreten können. Die theoretische Auseinandersetzung mit individuellem Verhalten und Verhalten in Teams sowie Organisationen soll dazu beitragen, diese Probleme zu lösen.
• Wem das zu weit von persönlicher Arbeitstechnik entfernt ist, sollte einen Blick auf das freie Angebot der Open University werfen. Im Bereich “Study Skills” werden einige Kurse angeboten, die sich persönlichen Kompetenzen widmen. Ein übergeordnetes Angebot ist “Key skills – making a difference“. Es vermittelt, wie persönliche Kompetenzen erworben, respektive verbessert werden können. Gleich mehrere Themenbereiche stehen zur Verfügung, etwa die Kommunikation, aber auch das Zusammenarbeiten mit anderen Personen. Zur Diskussion mit anderen Teilnehmern stehen ausgefeilte Werkzeuge bereit.
• Für Selbständige kann sich ein Blick auf die Lektionen des Small Business Development Center der Kutztown University of Pennsylvania lohnen. Rund 82 Kurse für Kleinunternehmer werden dort angeboten.
• An der University of California in Irvine lernt man in “Fundamentals of Personal Finance “, wie man seine Finanzen im Griff behält.
• Im Programm der University of Southern Queensland findet sich das Angebot “Study to Succeed“. Teilnehmer sollen dabei lernen, ihre eigenen Ziele zu stecken und umzusetzen. Es geht dabei vor allem, das eigene Lernen zu managen, daneben wird die Karriereplanung thematisiert.

Und mit diesem letzten Kurs sollte man vielleicht beginnen – die Motivation, die virtuellen Seminare bis zum Ende zu absolvieren, muss man schließlich selbst aufbringen.

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Der Managementexperte John Kotter nennt in seinem Buch “Leading Change” acht Fehler, die in Veränderungsprozessen immer wieder gemacht werden.

Sein Werk richtet sich zwar primär an Manager, die organisatorische Veränderungen vorantreiben und begleiten sollen. Seine Einsichten lassen sich aber ebenso gut auf kleine Gruppen übertragen, in denen man beispielsweise auch als Freiberufler immer wieder zusammenarbeitet. Mehr noch: Die meisten seiner Hinweise nützen sogar, wenn man sie für sich persönlich einsetzen möchte, um sich etwa eine neue Gewohnheit anzueignen.

Die acht typischen Hürden bei Veränderungen – und wie man sie vermeidet:

1. Selbstzufriedenheit: Wer zufrieden ist, hat nicht das Gefühl, dass etwas geändert werden muss. In diesem Fall wird man nicht den benötigten Einsatz oder sogar Opfer erbringen. Bevor Veränderungen möglich werden, muss zunächst ein Handlungsbedarf und eine gewisse Dringlichkeit erkannt respektive vermittelt werden, so dass die Bereitschaft zum Handeln entsteht. In der Regel kann man diese Einsicht jedoch niemandem von außen aufzwingen.
2. Mangelnde Unterstützung: Alleine kann man sehr viel erreichen. Gegen den Widerstand vieler kommt man aber nur mit Unterstützung weiter. Vieles fällt so leichter, denn andere Personen bringen neue Einsichten, unterschiedliche Kompetenzen und ein eigenes Beziehungsnetz mit, das sich für die gemeinsame Sache nutzen lässt.
3. Keine Vision(en): Wer nicht in wenigen Minuten darlegen kann, wohin er will, der hat ein Problem, falls er andere Leute von seinen Vorstellungen überzeugen möchte. Ziele helfen dabei, eine Richtung vorzugeben, an der man sich orientieren und seine Handlungen ausrichten kann. Ansonsten verzettelt man sich gerne. Visionen erfüllen noch einen anderen Zweck: Sie sollen motivieren, den gewünschten Zustand auch zu erreichen.
4. Mangelnde Kommunikation: Wer Unterstützung für seine Anliegen sucht, der muss diese zunächst einmal bekannt machen. Gleichzeitig schafft man durch Kommunikation Verbindlichkeit.
5. Hindernisse zulassen: Hindernisse müssen möglichst rasch aus dem Weg geschafft werden, sonst versperren sie andauernd den Weg. Wer immer wieder gegen die gleiche Barriere stößt, der wird schnell frustriert. Die Motivation, den eingeschlagenen Pfad weiterzugehen, wird dadurch alles andere als gestärkt.
6. Keine kurzfristigen Erfolge: Veränderungen erfordern die Bereitschaft, zumindest kurzfristig auf bestimmte Dinge zu verzichten. Sie sind oft längerfristige Projekte, die entsprechende Ausdauer verlangen. Um dran zu bleiben, sind daher möglichst rasch erste Erfolge nötig, ohne gleich das kurzfristige Denken in den Vordergrund zu stellen. Für die Motivation ist es entscheidend, dass man erkennen kann, dass der eingeschlagene Weg in die richtige Richtung führt.
7. Zu früh gefreut: Die ersten Erfolge sollten aber nicht dazu verleiten, dass Projekt zu einem Selbstläufer zu erklären. Oft folgt genau nach den ersten Fortschritten eine schwierige Phase. Da gilt es, dran zu bleiben.
8. Wandel nicht verankert: So lange Veränderungen nicht verinnerlicht worden sind, besteht die Gefahr, dass man wieder in alte Muster zurückfällt. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Druck wieder abnimmt, weil man seine Aufmerksamkeit wieder neuen Dingen zuwendet. Aus diesem Grund sollte man sich genügend Zeit geben und zum Schluss vor Augen führen, welche positiven Veränderungen man bewirkt hat.

Nur aus diesen acht Fehlern lassen sich natürlich noch keine vollständigen Strategien ableiten, wie man es besser machen könnte. Das Hinterfragen aber schärft den Blick auf mögliche Blockaden, und kann so durchaus helfen, Veränderungen bis zum Abschluss zu bringen.

» John Kotter: “Leading Change” (mehr bei Google Books)

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Es gibt zahlreiche Bookmarking-Lösungen, um Webseiten zu archivieren – aber manchmal möchte oder muss man im Netz Gefundenes auch noch auf Papier besitzen. Wenn dann keine druckerfreundliche Version zur Verfügung steht, kann es anstrengend werden.

Mit den Druckereinstellungen des Browsers kann man in diesem Fall den Ausdruck zumindest anpassen und mit der Vorschau vor dem Druck prüfen, ob das Gewünschte nicht auf zehn Seiten verteilt wird. Viel Spielraum bleibt einem dabei allerdings nicht. Der Dienst “PrintWhatYouLike” schafft hier Abhilfe. Dokumente können damit umfangreich bearbeitet werden, bevor sie auf Papier gebannt werden.

Auf Wunsch wird der Hintergrund, alle Bilder oder einzelne, von Hand ausgewählte Bereiche entfernt. Einzelne Elemente können umgekehrt auch isoliert und auf die ganze Seitenbreite vergrößert werden, außerdem lassen sich mehrere Textstellen oder Bilder nacheinander auswählen und verbinden – an den ursprünglichen Seitenaufbau erinnert dann nicht mehr viel. Sogar Schriftgröße und Schrifttype können angepasst werden. Alle Bearbeitungsschritte lassen sich rückgängig machen und wieder herstellen.

PrintWhatYouLike gibt es als Bookmarklet, das sich permanent im Browser einnistet, oder als Web-Anwendung unter printwhatyoulike.com. Dort gibt man einfach den URL der gewünschten Seite ein und kann anschließend mit dem “Sezieren” anfangen.

» printwhatyoulike.com

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Wenn es mal nicht so läuft, wie es soll, wünscht man sich möglichst rasch die produktive Phase zurück. Dass etwas mit der Motivation nicht stimmt, ist relativ schnell klar; wo genau das Problem liegt, ist damit aber noch nicht geklärt – ganz zu schweigen von möglichen Gegenstrategien.

Ein Test der Fernuniversität Hagen kann hier Abhilfe schaffen. Er zeigt, in welchen Bereichen die Schwierigkeiten liegen, und bietet anschließend entsprechende Lösungsmöglichkeiten.

Zielgruppe sind primär zwar Fernstudierende, denen “die natürlichen Motivatoren” einer Hochschule (Dozenten, Kommilitonen, Seminarraum) fehlen, grundsätzlich ist der Test aber für jeden geeignet, der sich in irgendeiner Form weiterbildet. Es geht dabei um die Strategien, die man anwendet (oder auch: nicht anwendet), um sich selbst zum Arbeiten zu motivieren.

Um ein Motivationsloch zu überbrücken, muss man das eigene Verhalten willentlich steuern. Motivation sei zwar eine hervorragende Energiequelle, schreiben die Testentwickler, gelegentlich brauche man jedoch einen Notfall-Akku: Die sogenannte Volition (Wikipedia). Sie kann als Wille umschrieben werden, ein Ziel zu erreichen.

Die Autoren unterscheiden dabei vier verschiedene Strategien, mit denen sich Menschen zu steuern versuchen, und die man entweder in optimalem Maße, zu wenig oder übermäßig anwendet:

• Negative Motivationskontrolle – dabei wird die Motivation durch negative Anreize gesteigert, indem man sich beispielsweise vorstellt, was passieren wird, wenn man sein Ziel nicht erreicht.
• Positive Motivationskontrolle – die Motivation wird durch positive Anreize gesteigert, man führt sich etwa vor Augen, dass man die Kompetenzen hat, um eine Aufgabe zu lösen.
• Emotionskontrolle – hier geht es darum, seine Emotionen im Griff zu haben: Mit Entspannungsübungen beispielsweise kann man seinen Ärger wieder zum Verschwinden bringen.
• Kognitionskontrolle – wie man seine Gedanken beeinflusst, Lösungsstrategien in diesem Bereich umfassen das Zeitmanagement oder auch das richtige Setzen von Zielen.

Ganz übersichtlich wird das Ergebnis jedes Bereichs in Form einer Ampel dargestellt – grün steht für optimale, rot für zu geringe, gelb für zu starke Anwendung der jeweiligen Motivtionsstrategie. Somit wird auf den ersten Blick klar, in welchem Bereich es hapert. Die passenden Gegenstrategien kann man auf der Website nachlesen oder als PDF runterladen. Und wer noch mehr über das Thema wissen möchte, für den wird das passende Buch auch gleich angeboten .

» Willenstest der Fernuniversität Hagen (kostenlos und anonym)

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Zu Teil I: Eine Backup-Strategie entwickeln

Die Programme in dieser kleinen Auswahl gehen teilweise ganz unterschiedlich an das Thema Backup heran. Ihr Vor- und Nachteile werden ganz unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht. Ich habe mich bemüht, möglichst Software auszuwählen, welche kostenlos im Internet verfügbar ist. Es sind aber auch ein paar kostenpflichtige Angebote dazugekommen. Auf die zahlreichen Dienste für Online-Backups, die in letzter Zeit vermehrt auf den Markt drängen, werde ich zu einem späteren Zeitpunkt in einem separaten Artikel eingehen.

Windows XP /Vista

Unter Windows lassen sich Datensicherungen auch ohne zusätzliche Software erstellen. Windows XP bringt das Sicherungsprogramm sowohl in der Pro- als auch in der Home-Version mit, wobei es bei letzterer erst manuell nachgerüstet werden muss. Nicht alle Editionen von Vista hingegen sind mit einer automatischen Backup-Funktion ausgerüstet.

Der Assistent unter Windows XP lässt einem die Wahl, ob man einige Dateien und Einstellungen oder das gesamte System sicher möchte.

Unter Windows XP lässt sich mit dem Assistenten relativ einfach eine Datensicherung durchführen. Zunächst legt man fest, was genau gesichert werden soll: Es können einfach nur die wichtigsten Dokumente und Einstellungen (unter anderem mit dem Ordner “Eigene Dateien”) oder aber das gesamte System (mit sämtlichen Dateien) ausgewählt werden.

Auf Wunsch kann man selber bestimmen, welche Daten den Weg ins Backup finden sollen. Unter den erweiterten Einstellungen finden sich weitere Funktionen: So kann man den Typ der Datensicherung (vollständig, differenziell, inkrementell) angeben und ein regelmässiges Intervall für automatische Sicherungen festlegen. Für die grundlegenden Bedürfnisse reicht dies schon bestens aus.

Vista unterscheidet ebenfalls, ob einzelne Dateien oder das komplette System gesichert wird. In letzterem Fall können die Backups entweder auf Festplatten oder DVDs abgelegt werden. Für die Variante mit den einzelnen Dateien kommen zusätzlich Netzwerkfreigaben in Frage. Sicherungen auf Bandlaufwerke sind zum Beispiel aber nicht möglich. Zudem können die Daten nicht auf den gleichen Datenträger gesichert werden, von dem sie stammen. Im Test wurde auch meine Netzwerkfestplatte nicht akzeptiert. Unter Windows XP hatte dies keine Probleme bereitet.

» XP: Anleitung
» Vista: Anleitung

AceBackup

Um in AceBackup eine Datensicherung anzulegen, muss zunächst ein entsprechendes Projekt angelegt werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Das “Archiv” fügt mehrere Dateien analog einer Zip-Datei zusammen. Die Ordnerstruktur innerhalb des Archivs kann frei definiert werden. Diese Variante eignet sich für einmalige Sicherungskopien. Das “Backup” entspricht der regelmässigen Datensicherung. Alle Pfadangaben bleiben erhalten und automatische Sicherungen können über einen Zeitplan definiert werden.

AceBackup in der Übersicht: Oben der Explorer, unten die Projektverwaltung

Über einen Assistenten lassen sich vielfältige Einstellungen vornehmen. Im ersten Schritt wird festgelegt, ob die Datensicherung verschlüsselt und/oder komprimiert werden soll. Danach teilt man dem Programm mit, was es mit veränderten Dateien machen soll. Einerseits können bestehende Dateien generell ersetzt werden oder nur ältere. Es können aber auch verschiedene Versionen der gleichen Dateien abgelegt werden.

AceBackup erstellt bei jeder Sicherung eine Protokolldatei, welche man sich per E-Mail zustellen lassen kann. Als Datenträger kommen lokale Festplatten oder Netzwerkfreigaben, CD/DVD-Laufwerke oder FTP-Server in Frage. Es können gleichzeitig mehrere Ziele definiert werden, so dass ein Backup beispielsweise auf einem Server ausser Haus und auch auf einer DVD abgelegt wird. Vor und nach der Projektverarbeitung lassen sich Programme ausführen.

Ebenfalls eine Fülle von Funktionen bringt SyncBack mit. Allerdings werden diese nicht so übersichtlich präsentiert. Das fällt zum Glück nicht so ins Gewicht, da man die Einstellungen nur einmal vornimmt und dann hin und wieder anpasst. Dazwischen arbeitet das Tool selbständig über den Taskplaner von Windows.

» Ace Backup (Freeware)
» SyncBack Freeware (Freeware)

DriveImage XML Private Edition

Für den Heimgebrauch ist DriveImage XMLkostenlos. Damit lassen sich Abbilder (sogenannte Images) ganzer Festplatten (oder Partitionen) erstellen. Der Vorteil dieser Herangehensweise liegt auf der Hand: Nicht nur einzelne Dateien, sondern ein ganzes System kann aus einem Abbild wieder hergestellt werden. Man umgeht damit im Notfall eine langwierige Neuinstallation des Betriebssystems.

Nach der Auswahl der gewünschten Partition erscheint bei DriveImage XML ein Dialog, der durch das Backup führt.

Während des Erstellens des Images kann ohne Unterbruch mit dem System weitergearbeitet werden. Die Abbilder können später entweder als Ganzes zurückgespielt werden, oder aber man kopiert daraus einzelne Daten. Über den Taskplaner von Windows kann die Datensicherung automatisiert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Inhalte einer Festplatte direkt auf andere Festplatten zu kopieren.

Die gleich Herangehensweise wählt Drive Snapshot. Für 30 Tage gibt es eine Testversion mit voller Funktionalität. Danach können Backups nur noch angeschaut oder zurückgespielt werden. Das Werkzeug bringt einen ähnlichen Funktionsumfang mit wie DriveImage XML. Es stellt sich jedoch die Frage, ob man den hohen Anschaffungspreis für die etwas bessere grafische Darstellung bezahlen möchte.

» DriveImage XML (kostenlose Private Edition)
» Drive Snapshot (39.- Euro, Testversion für 30 Tage)

Acronis True Image Home

Rund fünfzig Euro kostet Acronis True Image. Man erhält dafür eine Fülle von Möglichkeiten und eine angenehme Benutzerführung, an welche die anderen Tools nur zum Teil herankommen. Neben der Datensicherung bringt das Programm ein spezielle Funktion mit: Eine virtuelle Umgebung steht zum Testen von Software bereit. Erst später muss entschieden werden, ob die Änderungen in das eigentliche System übernommen werden. Wertvoll ist die Funktion zum Überprüfen der Integrität der erstellten Backups. So kann man sicherstellen, dass die Archive korrekt gelagert werden.

Nach der Installation weist Acronis True Image Home deutlich darauf hin, wenn keine Datensicherung geplant ist.

Im Assistenten wird einem die Wahl zwischen vier Varianten überlassen: Einerseits kann ein Abbild des gesamten System, einzelne Dateien, Einstellungen von Anwendungen oder die E-Mails gesichert werden. Danach entscheidet man sich für ein vollständiges, differentielles oder inkrementelles Backup. In den erweiterten Einstellungen finden sich weitere Funktionen, welche die bisher vorgestellten Tools nicht mitbringen: So kann festgelegt werden, wie stark die Software das System und den Netzwerkdurchsatz belasten darf. Benachrichtigungen können nicht nur per E-Mail, sondern auch über den Windows-Nachrichtendienst (WinPopup) übermittelt werden. Das Archiv kann in fest definierten Grössen aufgeteilt werden, so dass es zum Beispiel auch nachträglich noch auf DVDs gebrannt werden kann.

Der Konkurrent Norton Ghost ist dank einer Preissenkung zum fast identischen Preis zu haben. Gegenüber Acronis True Image punktet er unter anderem mit ereignisgesteuerten Backups, z.B. wenn ein neues Programm installiert wird.

» Acronis True Image Home (49.95 Euro, Testversion für 15 Tage)
» Norton Ghost (49.99 Euro, Testversion für 30 Tage)

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Gedanken machen sollte man sich zum Thema Backups ohnehin gelegentlich. Computersysteme verändern sich, und damit auch die Anforderungen an die Datensicherung. Von Zeit zu Zeit bedarf es daher einiger Anpassungen. In fünf Schritten legt man sich dazu eine Taktik zurecht:

1. Zu sichernde Daten identifizieren
2. Zeitpunkt der Sicherungen festlegen
3. Passende Datenträger bereitstellen
4. Geeignete Werkzeuge einrichten
5. Datensicherung durchführen, überwachen und überprüfen

Welche Daten speichere ich zu welchem Zeitpunkt?

(1.) Bevor man loslegt, muss zunächst einmal klar sein, was man überhaupt sichern möchte. Neben Dokumenten und Mediendateien sind dies Applikationsdaten, Einstellungen von Programmen oder gleich das gesamte Betriebssystem. Je nachdem kommen dazu ganz unterschiedliche Werkzeuge zum Einsatz.

(2.) Die Frage nach dem Zeitpunkt der Datensicherung ist eher eine Detailfrage. Grundsätzlich führt man jeden Tag ein Backup durch, aus zwei Gründen am besten während der Nacht: Erstens läuft die Datensicherung schneller, da die Systemleistung nicht durch das Arbeiten am Computer belastet wird. Zweitens sind die Daten stabil, da zu dieser Zeit nicht auf sie zugegriffen wird.

Die Detailfrage besteht nun darin, dass Backups auf ganz unterschiedliche Art und Weise erstellt werden können: Von einer vollständigen Datensicherung spricht man, wenn alle Daten unabhängig vom Zeitpunkt ihrer letzten Sicherung gespeichert werden. Die Dateien können später relativ einfach wieder zurückgespielt werden. Diese Vorgehensweise kostet aber am meisten Zeit und Speicherplatz. Ein differenzielles Backup sichert alternativ nur jene Daten, welche seit der letzten Komplettsicherung verändert wurden. Das Wiederherstellen der Daten ist dafür nicht mehr ganz so simpel. Eine inkrementelle Datensicherung sichert nur jene Daten, die seit dem letzen inkrementellen Backup verändert wurden. Hier wird noch weniger Zeit und Speicherplatz in Anspruch genommen.

Diese Varianten lassen sich natürlich auch mischen: So könnte man etwa am Wochenende eine vollständige Datensicherung durchführen, während man es unter der Woche bei einem differenziellen oder inkrementellen Backup belässt.

Wie speichere ich meine Daten?

(3.) Für die Datensicherung stehen ganz unterschiedliche Datenträger mit verschiedenen Vor- und Nachteilen zur Auswahl. Primäre Entscheidungskriterien sind der benötigte Speicherplatz und die Anschaffungskosten.

• Optische Datenträger wie CDs oder DVDs sind günstig in der Anschaffung, stellen jedoch nur einen beschränkten Speicherplatz zur Verfügung. Abhilfe könnte hier in naher Zukunft Blu-ray schaffen. Zurzeit sind die entsprechenden Datenträger jedoch noch ziemlich teuer, ganz zu schweigen von der benötigten Hardware.
• Festplatten mit großem Speicherplatz werden immer günstiger. Externe Festplatten können auch unterwegs verwendet werden, Harddisks mit Netzwerkanbindung können im gesamten Netzwerk verwendet werden.
• Magnetbänder haben sich vor allem im Businessumfeld etabliert. Für die Heimanwendung ist die Technik jedoch weniger geeignet.
• Immer mehr Anbieter ermöglichen das Speichern von Daten im Internet, oder man verwendet gleich den eigenen FTP-Server. Trotz schneller Internetverbindungen ist die Datensicherung über das Netz aber noch relativ langsam (mehr dazu in einem separaten Artikel).

Wenn immer möglich werden die Datenträger an einem anderen Ort (als der zu sichernde Arbeitsplatz) aufbewahrt. So umgeht man z.B. bei einem Brand das Problem, dass das Backup mitsamt dem Computer zerstört wird. Die Haltbarkeit der Datenträger ist eher begrenzt. CD- oder DVD-Rohlinge halten oft nicht länger als ein oder zwei Jahre, und für Festplatten scheint es ein verflixtes drittes Jahr zu geben. Dies ist vor allem dann problematisch, wenn man Daten (z.B. Fotos) langfristig archivierenmöchte.

In einigen Fällen bemerkt man erst nach Tagen oder Wochen, dass eine Datei versehentlich gelöscht wurde oder defekt ist. Verwendet man jeden Tag dasselbe Speichermedium, so sind die gesuchten Informationen verschwunden. Es lohnt sich also, mehrere Datenträger einzusetzen, auch wenn dadurch die Datensicherung etwas komplizierter wird.

(4.) Ist die Entscheidung für einen Datenträger gefallen, gilt es, eine geeignete Software für die eigene Datensicherungsstrateige zu finden. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Produkte. Daher wenden wir uns diesen in separaten Beiträgen zu.

Läuft alles rund?

(5.) Es bleibt daher der wichtige Hinweis auf das Überwachen und Überprüfen der Backups: Eine Sicherungskopie nützt wenig, wenn sie im Schadensfall nicht wieder hergestellt werden kann. Man kommt daher nicht darum herum, regelmäßig zu prüfen, ob sich die Backups auch wieder zurückspielen lassen. Datensicherungen werden meist automatisiert. Den Prozess zu überwachen und allfälligen Fehlermeldungen nachzugehen sollte man aber nicht unterlassen.

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Kürzlich habe ich «MozBackup» vorgestellt, ein Werkzeug, mit dem sich Backups von Firefox und Thunderbird erstellen lassen. In einem Kommentar zum Artikel wurden wir auf «Firesave» aufmerksam gemacht, das – zusammen mit «Thundersave» – sich der gleichen Aufgabe annimmt. Die Tools im Vergleich:

Installation und Konfiguration

MozBackup läuft unter Windows 98 und allen aktuelleren Versionen, während Firesave und Thundersave für XP und Vista vorgesehen sind. Letztere müssen – im Gegensatz zu MozBackup – nicht im System installiert werden, was immer sehr angenehm ist, wenn man neue Software ausprobieren möchte. Nicht ganz so komfortabel ist dafür die Konfiguration der Tools. Die Einstellungen nimmt man in einer Textdatei vor, wo unter anderem Pfadangaben (zum Profilordner und zum Zielordner) verlangt werden. MozBackup dagegen lässt den Benutzer die zu sichernden Profile per Dialogfenster auswählen.

Ausstattung

MozBackup kann sowohl Profile von Firefox und Thunderbird als auch weiterer Applikationen aus dem Hause Mozilla sichern. Bei Firesave respektive Thundersave ist dies jeweils nur für das entsprechende Produkt möglich. Vom Zeitaufwand fällt dies allerdings nur dann ins Gewicht, wenn man die Backups von Hand erstellt. Per Taskplaner kann man die Datensicherung aber relativ einfach automatisieren. MozBackup lässt sich ebenfalls unbeaufsichtigt ausführen, da es über die Kommandozeile angesprochen werden kann. In diesem Fall nimmt man die Konfiguration auch in einer Textdatei vor. Dort lassen sich Backups unter anderem mit einem Datum versehen, so dass die alten Sicherungen nicht immer von den neuen überschrieben werden. Bei Firesave und Thundersave ist das genauso möglich. Ein Unterschied zwischen den Programmen liegt darin, dass MozBackup die Backups mit einem Passwort versehen kann.

Fazit

Der Vergleich der vorgestellten Werkzeuge fällt ziemlich ausgeglichen aus, da sie sich nur in Details voneinander unterscheiden. Wer eine ältere Windowsversion verwendet, wird genauso auf MozBackup zurückgreifen wie jemand, der seine Datensicherung per Passwort schützen will.

Bei der Konfiguration schneidet MozBackup etwas besser ab, sofern man mit dem Assistenten arbeitet. Die Einstellungen per Konfigurationsdatei sind dafür etwas komplizierter als bei Firesave und Thundersave. Im Gegenzug stehen dafür etwas mehr Möglichkeiten zur Verfügung, so lassen sich verschiedene Konfigurationsprofile erstellen. Firesave und Thundersave punkten dafür mit ihrer Schnelligkeit. Sind die Einstellungen einmal vorgenommen, kann man ein Backup per Doppelklick erstellen. In punkto Zuverlässigkeit sollen die beiden Tools etwas besser abschneiden als MozBackup, welches angeblich mit gewissen Erweiterungen Mühe bekundet. Da ich alle Werkzeuge erst angetestet habe, kann ich dazu aber leider noch nicht viel sagen.

» MozBackup
» Firesave
» Thundersave

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Zu Teil 1 dieses Artikels

LifeBalance
Am Anfang der Applikation LifeBalance steht ein Outliner. In ihm werden verschiedenen Lebensbereichen Ziele und diesen schließlich einzelne Maßnahmen zugeordnet (“Outline”). Letztere erscheinen auf einer Aufgabenliste (“To Do List”), der Priorität nach geordnet. Um diese Rangfolge zu ermitteln, wird für jede Aufgabe angegeben, wie wichtig sie für das Erreichen des übergeordneten Ziels ist.

Wichtigere Aufgaben erscheinen also zuoberst in der Liste. In einem weiteren Bereich kann man angeben, wie man seine Zeit auf die Lebensbereiche verteilen möchte (“Balance”). Gleich daneben wird in Form eines Kuchendiagramms (siehe Screenshot) angezeigt, wie man seine Zeit bisher eingesetzt hat. Auf einen Blick stellt man dabei fest, ob man seinen Vorgaben nahe kommt oder nicht. In letzterem Fall kann man auf Wunsch Maßnahmen aus bisher vernachlässigten Bereichen in der Prioritätenliste nach oben wandern lassen.

LifeBalance (Screenshot: www.llamagraphics.com)

LifeBalance gibt es für Windows (XP/Vista), Mac OS X (ab 10.3.9) und auch Palm OS (ab 3.0). Testversionen für 30 Tage können auf der Webseite des Herstellers runtergeladen werden. Danach wird ein happiger Betrag von rund 80 (Windows, Mac) oder 40 Dollar (Palm) fällig.

Tabelle
Wer die hohen Kosten einer speziellen Applikation scheut, kann seine Budgetvorgaben auch ganz einfach mit einer Tabelle überprüfen. Gina Trapani hat auf Lifehacker aufgezeigt, wie man sich eine Art persönlichen Stundenplan (“Timemap”) erstellt. Ihre (oder eine eigene) Vorlage kann man nicht nur dazu nutzen, ein Zeitbudget zu erstellen, sondern gleichzeitig auch, um dieses zu überprüfen. Für jede Woche füllt man das Raster neu aus. Am Ende der Woche wird das Ergebnis der Vorlage gegenübergestellt.

Zeiterfassung
Tools zur Zeiterfassung wie beispielsweise Mite (hier unser Test der ersten Version) eignen sich hervorragend, um die eigene Arbeit in Rechnung zu stellen. Mit ihnen kann man aber auch das eigene Zeitverhalten analysieren. Um einen groben Überblick zu erhalten, füge ich dazu eine zusätzliche Ebene ein: Die verschiedenen Lebensbereiche erfasse ich als “Projekt”, das eigentliche Projekt erst als “Aufgabe”. Dabei verliere ich zwar an Detailgrad, die Auswertung gliedert meine Aktivitäten dafür nach den eingegebenen Lebensbereichen. Die Ergebnisse lassen sich dann bestens mit dem Zeitbudget vergleichen.

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Im Eifer des Gefechts fällt es immer wieder schwer, sich in der Fülle der anstehenden Projekte zu orientieren. In solchen Phasen widmen wir uns oft den dringenden Angelegenheiten, statt uns auf die wesentlichen zu konzentrieren. Wer immer wieder wichtige Dinge vor sich herzuschieben neigt, kann die dafür benötigte Zeit in einem Zeitbudget berücksichtigen. Gleichzeitig hält man sich damit Ablenkungen vom Halse, denn Zeit für andere Projekte ist ja bereits eingeplant.

Beim Erstellen des Zeitbudgets ist es wichtig, den Zeitbedarf realistisch einzuschätzen. Man bringt nicht alles unter einen Hut, aber unter sieben schon, meint dazu Lothar Seiwert. Mit seinem Konzept der «Lebenshüte» sind Rollen gemeint, die man im Leben einnimmt. So kann man Mutter respektive Vater sein und gleichzeitig Mitarbeiter/in einer Firma. Die Zahl der eingenommenen Rollen sollte nicht mehr als sieben betragen, denn spätestens dann können sie kaum mehr richtig ausgefüllt werden. Deshalb gilt es zu beachten: Die einzelnen Lebensbereiche können durchaus mehrere Rollen beinhalten. Innerhalb der Familie etwa kann man sowohl Mutter/Vater als auch Ehefrau oder Ehemann sein.

Gleichzeitig sollte man sich bei der Budgetierung darum bemühen, die vier Sphären Arbeit/Leistung, Körper/Gesundheit, Familie/Soziales und Sinn/Kultur angemessen zu berücksichtigen (Link auf pdf). Das muss nicht heißen, dass man für jeden Bereich ein Viertel seiner Zeit aufwenden soll oder muss. Ungleichgewichte werden individuell sehr unterschiedlich wahrgenommen. Aber man darf nicht vergessen, dass die vier Lebensbereiche zusammenhängen. Gewichtet man beispielsweise die Sphäre Arbeit/Leistung zu hoch, führt dies in anderen Bereichen zu Defiziten, die umgekehrt wieder auf die eigene Leistungsfähigkeit zurückwirken.

Hat man einmal festgelegt, wieviele Stunden man wöchentlich in die einzelnen Lebensbereiche und/oder Lebenssphären investieren möchte, lässt sich das Zeitbudget bei Bedarf in eine Art Stundenplan verwandeln. Man kann damit dem Tagesverlauf mehr Struktur verleihen, indem man für jeden Zeitpunkt festlegt, wie man ihn verwenden möchte. Eher grobe Kategorien sind dabei besser, sonst wird die Zeitplanung zu unflexibel. Die Tagesstruktur hilft unter anderem dabei, sich nach den persönlichen Rhythmen auszurichten, und Routinen sind nützlich, um neue Gewohnheiten einzuüben.

Ein Zeitbudget nützt natürlich wenig, wenn man es nicht regelmäßig überprüft (und gegebenenfalls anpasst)- dazu mehr im zweiten Teil dieses Artikels.

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Bücher konservieren Ideen, schreibt die BBC, und Menschen können sich diese Ideen zu Nutze machen. Brad Isaac ist sogar der Meinung, dass man sich ohne regelmäßiges Lesen den Erfolg im Leben verbaut. Dennoch bleibt die Frage, wie man bei beschränktem Zeitbudget möglichst viel von den Büchern hat. Fünf Tipps in – genau – knapper Form:

1. Effizienter lesen: Scott Ginsberg empfiehlt, ein Buch nicht nur zu lesen, sondern zu studieren. Eine selbst erstellte Zusammenfassung zum Schluss festigt die Erkenntnisse und dient als Referenz für später. Hört sich nach viel Aufwand an, und das ist es auch. Aber was bringt mir die Lektüre, wenn ich nach dem Schlusssatz bereits wieder alles vergessen habe? Weniger ist in diesem Fall mehr. Aber Ginsberg sagt auch, dass man nicht alles bis ins letzte Detail verstanden haben muss. Die Schlüsselkonzepte sind entscheidend. Auch hier ist also weniger mehr. Wer sich ausgehender mit diesem Thema auseinandersetzen möchte, der wagt vielleicht einen Blick in den Klassiker: “How to Read a Book“.
2. In kleinen Happen lesen: Ein grosses Projekt geht man am besten an, in dem man es in kleine Teile zerlegt. Die Macher von DailyLit haben diesen Ratschlag beherzigt, und bieten eine Auswahl von Büchern als Abonnement an. Die Texte werden in handhabbare Happen zerteilt und täglich per E-Mail (oder RSS) geliefert. Wochentage und Versandzeitpunkt können individuell angepasst werden. Unter den teilweise kostenlosen Abonnements gibt es übrigens auch ein paar wenige Werke in deutscher Sprache.
3. Schneller lesen: Beim Speedreading besteht die Gefahr, dass die vorhanden Informationen nur verzerrt aufgenommen werden oder nicht längerfristig hängenbleiben. Etwas Übung ist daher gefragt: Johannes hat hier vor einiger Zeit ein kostenloses Lesetraining vorgestellt.
4. Bücher hören: Ich gehöre eigentlich nicht zu den Leuten, die beim Zuhören besser lernen als beim Lesen. Mit einem Hörbuch komme ich aber schneller voran, als wenn ich den Text selber lese (vielleicht sollte ich mal Punkt drei beherzigen …). Hörbücher haben für mich aber noch einen weiteren Vorteil: Da ich durch den Tag immer relativ viel lese, sind sie eine willkommene Abwechslung. Gesprochene Texte lassen sich auch selber herstellen, sofern sie in digitaler Form vorliegen: Sayz Me nimmt sich beispielsweise unter Windows dieser Aufgabe an. Die synthetischen Stimmen sind aber etwas gewöhnungsbedürftig.
5. Zusammenfassung besorgen: Natürlich ist der Effekt bei weitem nicht derselbe: Wer eine fremde Zusammenfassung liest, bekommt nicht alles mit, was er von einer persönlichen Lektüre erwarten darf. Aber nicht alles muss man selber gelesen haben, und nicht alles ist für die persönlichen Anliegen gleich wichtig. Und wer von der Kurzform Appetit auf mehr bekommt, kann sich das Buch immer noch in voller Länge vornehmen.

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Für die Verbindung mehrerer Rechner mit nur einem Set von Monitor, Maus und Tastatur gibt es Hardware- und Softwarelösungen.

Hardware
Über sogenannte KVM-Switches können Tastatur, Maus und Bildschirm mit mehreren Computern verbunden werden. Dazu schließt man seine Peripheriegeräte zunächst am Switch an und verbindet diesen einzeln mit jedem Computer.

Drei Kabel sind dabei jeweils nötig, was schnell zum Kabelsalat führt. Im Businessbereich kommen daher meist Geräte zum Einsatz, die die verschiedenen Signale über das Netzwerk leiten. Natürlich schlägt sich das im Preis nieder, ein Vergleich mag sich vielleicht dennoch lohnen. Viele Kabel können durchaus auch teuer werden. Der Pluspunkt bei der Hardwarevariante: Ist erst einmal alles verkabelt, funktioniert sie ohne weitere Konfiguration der angeschlossenen Systeme.

Software
Wer die Kosten für die Anschaffung der benötigten Hardware scheut, kann alternativ per Software auf die verschiedenen Computer zugreifen. Etliche kostenlose Tools stehen dafür zur Verfügung (siehe unten). Diese müssen jeweils auf allen beteiligten Systemen konfiguriert werden, was einen nicht unerheblichen Aufwand mit sich bringen kann.

• Wer mehrere Windowssysteme koppeln möchte, verwendet am besten Microsofts hauseigenen Remote Desktop. In Windows XP (Pro) und Vista (Ultimate, Business und Enterprise) ist dieser standardmäßig enthalten. Die Clientsoftware für andere und ältere Windowsversionen lässt sich in Microsofts Download Center nachrüsten. Es steht sogar eine Mac-Version zur Verfügung. Beim Client besteht jedoch eine Einschränkung: Zwar kann man mit ihm auf andere Rechner zugreifen. Umgekehrt geht das aber nicht.
• Eine andere Variante ist die Freeware Input Director, die nur für Windows erhältlich ist. Sie kann allerdings nur Tastatur- und Mauseingaben verarbeiten. Ein Bildschirm muss man für jeden Computer separat zur Verfügung stellen. Bei zwei Rechnern noch machbar, danach aber nicht mehr sinnvoll. Auf dem Mac erledigt die gleiche Aufgabe die Freeware Teleport.
• Synergy ist Open Source und läuft auf praktisch allen Betriebssystemen. Wie bei Microsofts Remote Desktop kann man mit ihr auf andere Rechner zugreifen. Leider stammt die letzte Version aus 2006 und ist daher wohl nicht mehr uneingeschränkt nutzbar. Um die Konfiguration für das Tool zu erleichtern, wurden verschiedene GUIs entwickelt: QuickSynergy läuft beispielsweise auf Mac OS X und Linux.
• Unter Windows und Unix/Linux läuft TightVNC (Open Source), eine Weiterentwicklung des bekannten RealVNC (von dem nur eine einfache Version als Freeware zur Verfügung steht). VNC wird auch von weiteren Programmen unterstützt. So lassen sich mit dem Apple Remote Desktop auch Macs einbinden. Letzteres Programm kostet aber eine Stange Geld und ist daher eher im Businesskontext angesiedelt. Zum Glück gibt es auch hier beispielsweise mit Vine Server eine kostenlose Alternative.

Der Varianten gibt es viele. Wenn Ihr mit diesen oder anderen Lösungen Erfahrungen gemacht habt, freuen wir uns über Kommentare!

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Für die freiwillige Datensammlung mit RescueTime muss das Tool zunächst auf dem eigenen Rechner installiert werden. Es ist für Mac OS X (ab 10.4), Windows (XP oder Vista) und Linux (wenn auch nicht offiziell unterstützt) verfügbar. Nachdem man sein Login in den Einstellungen eingegeben hat, geht es mit der Überwachung auch schon los. Anschließend können die Nutzungsdaten online im «Dashboard» begutachtet werden.

Zuvor müssen nur noch ein paar Anpassungen vorgenommen werden:

RescueTime weist den benutzten Programmen und Webseiten automatisch Kategorien zu. Sie basieren zwar auf einer Abstimmung unter den Usern, können aber leider nicht geändert werden. Für die eigenen Zwecke sind sie daher auch nicht unbedingt aussagekräftig. Mittels Tags ordnet man den Einträgen jedoch Begriffe zu, die den persönlichen Bedürfnissen entsprechen. In der Anfangsphase erfordert das etwas Aufwand, da alle neu dazugekommenen Einträge bearbeitet werden müssen. Für Webseiten lohnt es sich daher, eine «Whitelist» zu erstellen. In ihr erfasst RescueTime diejenigen Sites, für die das Tool einzeln Statistiken ausweisen soll. Alle anderen werden in einen Topf geworfen und müssen dementsprechend nicht mehr mit Tags versehen werden.

Allen Tags kann ein Wert auf einer Fünferskala (von -2 bis +2) mitgegeben werden. Als produktive Tätigkeit gilt dabei das Arbeiten mit einem Programm oder einer Webseite, dessen oder deren Tags zusammenaddiert einen Wert von +1 oder +2 ergeben. RescueTime errechnet daraus zwei Maße:

• «Efficiency»steht für die Zeit, die man mit produktiven Tätigkeiten verbracht hat – im Vergleich zur Gesamtzeit. Vier Stunden produktive Arbeit bei fünf Stunden Gesamtarbeitszeit entsprechen also einem höheren Wert als sechs Stunden produktive Arbeit bei insgesamt zehn Stunden. Dieser Wert ist für Personen wichtig, die nur eine beschränkte Zeit mit dem Computer arbeiten, daraus jedoch das beste machen möchten.
• «Productivity» steht für die Zeit, die man gesamt mit produktiven Tätigkeiten verbracht hat – im Vergleich zu allen anderen Nutzern. Vier Stunden produktive Arbeit (bei der gleichen Gesamtarbeitszeit) entsprechen dem gleichen Maß wie vier Stunden produktive Arbeitszeit bei insgesamt 22 Stunden. Leute mit tiefem Effizientswert können hier immer noch gut abschneiden, was aber mit entsprechendem zeitlichen Aufwand verbunden ist.

Neben diesen beiden Werten finden sich im Dashboard eine Reihe von weiteren Angaben und Diagrammen:

• Kategorien: Die Top 10 der Kategorien
• Tags: Die Top 10 der Tags
• Apps & Sites: Die Top 10 der Anwendungen und Webseiten
• Tagesverlauf: Die Verteilung der gesamten Nutzungsdauer über den Tag (kann auch für einzelne Tags angezeigt werden)
• Top-Aktivität: Zeigt, worin man am meisten Zeit investiert hat.

Neben der Tagesansicht können die Nutzungsdaten auch in einer Wochen-, Monats-, Jahres- oder «Forever»-Ansicht dargestellt werden. Letztere sind in der freien Version jedoch nicht sehr brauchbar, da die Nutzungsdaten nur drei Monate gespeichert werden. Eine wöchentliche Zusammenfassung kann man sich per E-Mail zustellen lassen.

Um das eigene Verhalten nicht nur zu überwachen, sondern auch zu verändern, setzt man sich für bestimmte Tätigkeiten Ziele. Für bestimmte Tags gibt man an, ob man weniger (oder mehr) als eine gewisse Zeitdauer damit verbringen darf (oder möchte). Ziele werden ebenfalls auf dem Dashboard angezeigt und können mit einem täglichen Bericht per RSS überprüft werden. Sind gewisse Grenzen erreicht oder überschritten, kann man sich sofort per E-Mail oder SMS warnen lassen.
Anstelle von Screenshots sei auf die gelungene Produktpräsentation auf der Webseite von RescueTime verwiesen.

Für Teams gibt es übrigens eine Gruppenversion, wo die Daten der Nutzer mit dem Team verglichen werden können. Bei mehr als fünf Usern wird ein monatlicher Betrag von je 7.95 Dollar fällig.

Fazit
Ein Programm oder Webseite kann für verschiedene Zwecke verwendet werden. Mails etwa sind mal produktiv, mal nicht. RescueTime kann dies mittels Tags nicht exakt in seinen Statistiken abbilden. Um sein Arbeitsverhalten mal unter die Lupe zu nehmen, dafür ist RescueTime dennoch geeignet. Meistens hat man ja bereits eine gewisse Vorstellung davon, wo die Zeit verloren geht. Mit RescueTime kann man sich das anschaulich vor Augen führen, und erzielt dadurch vielleicht einen Lerneffekt. Der Wille zur Veränderung muss man natürlich selber aufbringen.

Wer übrigens nur sein Surfverhalten überprüfen möchte, dem sei das kürzlich hier vorgestellte 8aweek empfohlen.

» RescueTime

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Die Werkzeuge aus dem Hause Mozilla sind beliebt; der neue Firefox schlug neulich alle Downloadrekorde. Umso wichtiger werden damit auch die Profile und Daten, die sich bei der Arbeit sammeln. Mit MozBackup können davon nach Bedarf spezielle Sicherungskopien erstellt werden. In sechs einfachen Schritten kommt man zum Backup:

1. MozBackup herunterladen, installieren und starten.
2. Das gewünschte Programm (z.B. Firefox oder Thunderbird) auswählen (siehe Screenshot Nr. 1).
3. Das passende Profil aussuchen.
4. Ein Passwort setzen.
5. Die zu sichernden Details markieren (siehe Screenshot Nr. 2).
6. Vorgang ausführen lassen.

Schritt 2: Das gewünschte Programm wählen (Screenshot: mozbackup.de)

Schritt 5: Die zu sichernden Details wählen (Screenshot: mozbackup.de)

Standardmäßig kommt das Tool in englischer Sprache daher. Ein deutsches Sprachpaket ist aber vorhanden und lässt sich zusätzlich installieren. MozBackup kann auch über die Kommandozeile gesteuert werden. Damit werden auch automatische Backups möglich.

» Download von MozBackup (Freeware, Windows)

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Aussagekräftige Dateinamen vergeben

Dokumente benötigen einen Namen, wenn sie auf dem Computer gespeichert werden. Aussagekräftige Bezeichnungen helfen dabei, Informationen später wieder aufzufinden. Im Idealfall erkennt man aus dem Dateinamen, was sich in dem Dokument verbirgt, ohne es öffnen zu müssen. Alles, was darüber hinausgeht, ist unnötiger Ballast. Damit das eigene System funktioniert, muss es konsistent angewendet werden. Mark Hurst schlägt dazu in seinem Buch Bit Literacy folgendes Schema vor:

Initialen-Datum-Thema.Erweiterung

Dokumente können innerhalb eines Ordners alphabetisch sortiert werden. Eine wichtige Entscheidung ist daher, wie man mit der Bezeichnung beginnt. Die Initialen, wie es Mark Hurst vorschlägt, können zum Beispiel das Vertrauen von Mitarbeitern stärken, ihre Dokumente auf einem Netzwerkspeicher abzulegen.

Viele Leute schrecken davor nämlich zurück, schreiben Alastair Campbell und Alistair Darbs in ihrer The Digital Designer’s Bible. Sie befürchten, später nicht mehr in der Lage zu sein, ihre Dokumente aufzufinden.

Eine andere Möglichkeit ist es, dem Dateinamen das Datum voranzustellen, wie es beispielsweise bei Fotos oft gemacht wird. Das wird zwar vom System automatisch erfasst, die Betriebssysteme sind in dieser Hinsicht aber nicht zuverlässig. So kann das Öffnen einer Datei in gewissen Fällen bedeuten, dass das Änderungsdatum des Dokuments modifiziert wird. Um Änderungen (fast) wie in einem Wiki zurückzuverfolgen, speichert man ein Dokument nach jeder Bearbeitung mit neuem Datum (in einer neuen Datei).

Unterschiedliche Namen für verschiedene Datentypen

Für Designer haben Campbell und Darbs weitere Ideen, wie man Dateien benennen könnte. Für verschiedene Datentypen kommen dabei unterschiedliche Möglichkeiten in Frage. So schlagen sie zum Beispiel vor, bei Illustrationen mit der Seitennummer zu beginnen, auf welcher die Abbildung später erscheinen wird. Das ergibt durchaus Sinn, weil man seine MP3-Sammlung beispielsweise in einem anderen Kontext nutzt als eine Tabelle, in der man seine Finanzen nachführt. Das Ordnungssystem wird dadurch allerdings komplizierter – und damit schlechter handhabbar.

Ich selbst versuche grundsätzlich, alle meine Dokumente einheitlich zu betiteln. Initialen sind für mich nur dann sinnvoll, wenn mehrere Leute zusammenarbeiten. Im persönlichen Verzeichnis kann man getrost darauf verzichten. Um Änderungen zu verfolgen, ist es tatsächlich sehr nützlich, das Datum im Dateinamen zu führen. Da ich als Student und Autor hauptsächlich Textdokumente verfasse, kommt mir das entgegen. Allerdings füge ich das Datum erst nach dem Thema ein, um die Dokumente gleichzeitig thematisch als auch zeitlich sortieren zu können:

Thema-Datum.Erweiterung

Zu anderen Anwendungszwecken muss das nicht passen. Ich habe daher für gewisse Dateitypen andere Formate erstellt:

• Fotos: Datum-Thema.Erweiterung
• Musik: Artist-Jahr-Album-Nummer-Titel.Erweiterung
• E-Books: Autor-Jahr-Titel.Erweiterung

Eine übersichtliche Ordnerstruktur ist wichtig

Fast noch mehr als der Dateinname trägt die Ordnerstruktur zur Ordnung auf der Festplatte bei. Wer auf seinem Desktop eine Suchmaschine nutzt, für den mag dies eher von untergeordneter Bedeutung sein. Ich persönlich greife jedoch meistens direkt auf meine Dokumente zu, und bin daher der Meinung, dass zumindest eine grobe Struktur nicht schaden kann. Ins gleiche Horn bläst Joe Kisell auf Macworld, wo er zwei Strategien für die Organisation der eigenen Dateien vorschlägt: Für jene mit vielen Unterordnern schlägt er vor, Verknüpfungen für die am meisten gebrauchten Ordner zu erstellen. So muss man sich nicht ständig durchklicken. Für die Gruppe der Suchstrategen schlägt er zwar auch Ordner vor, aber natürlich weniger. Vielmehr soll man in Dateinamen Schlagwörter verwenden oder die Dateien mit Metadaten anreichern.

Einen weiteren grundlegenden Tipp (neben anderen) gibt’s bei Microsoft: Laufendes von Abgeschlossenem trennen. Gina Trapani von Lifehacker handhabt dies ebenso. In ihrer persönlichen Ablage finden sich zudem vier weitere Ordner:

1. bak: Steht für Backup. Hier kommen alle Sicherungskopien rein.
2. docs: Der eigentliche Arbeitsbereich und Ort für alle laufenden Projekte.
3. docs-archive: Das bereits angesprochene Archiv für abgeschlossene Arbeiten.
4. junkdrawer: Eine temporäre Ablage, für alles was nicht längerfristig gebraucht wird. Wird regelmäßig automatisch per Skript gelöscht.
5. multimedia: Ein Platz für alle Mediendateien.
6. scripts: Für eigene Skriptprogramme – wer nichts selbst programmiert, kann hier auch seine Software ablegen, die ohne Installation im System läuft.

Wie sieht es innerhalb des eigentlichen Dokumentenordners aus? Dazu macht Trapani leider nur wenige Angaben. Mark Hurst schlägt ein System mit zwei Ebenen vor: Auf der ersten Stufe finden sich Projekt- oder nach Kategorien benannte Ordner, aber noch keine Dateien. Diese finden sich erst innerhalb dieser Ordner auf einer zweiten Ebene (und eventuell auch weitere Unterordner). Projektordner werden dabei mit dem Firmennamen des Auftraggebers oder generell nach dem Projekt selber beschriftet. Unterordner kreiert Hurst grundsätzlich keine. Drei Ausnahmen listet er jedoch auf:

1. old: Entspricht dem oben besprochenen Archiv. Hurst legt dies jedoch nicht zentral an, sondern einzeln für jedes Projekt.
2. deliverables: Alles, was dem Kunden vorgelegt und akzeptiert wurde. Diese Dokumente sind dadurch besser von den Entwürfen abgegrenzt.
3. clips: Dieser Ordner dient dem Wissensmanagement. Was zu Referenzzwecken aufbewahrt wird, kann hier gespeichert werden.

Letztgenannter Ordner bezeichnet Hurst als Kategorienordner. Denn er enthält nur eine bestimmte Art von Information (im Unterschied zum Projektordner, wo sich ganz Unterschiedliches findet). Wie im obigen Fall können diese Kategorien innerhalb eines Projektordners angelegt sein. Häufiger finden sie sich jedoch auf der ersten Ebene. Ein Beispiel hierfür wäre ein Ordner für Finanzen, wo alle Unterlagen zu monetären Angelegenheiten aufbewahrt werden.

Umsetzung

Neben diesen Vorschlägen gibt es natürlich viele weitere Herangehensweisen. Jeder sollte die Methode anwenden, die für ihn am besten funktioniert. Wichtigstes Kriterium bleibt, das System konsequent anzuwenden.

(Um erstmal Ordnung in die vorhandenen Dokumente zu bringen, empfehlen wir diese Tipps: Festplatte aufräumen: Der schonende und der radikale Weg.

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Wenn wir zwischendurch unsere Arbeit unterbrechen, bedeutet das nicht, dass wir weniger erledigen. Vielmehr steigert es die Leistungsfähigkeit, weil wir uns, frisch ausgeruht, mit neuer Kraft an die anstehenden Aufgaben machen. Das Tool «Workrave» hilft dabei.

Nach dem Start versteckt es sich in der Taskleiste und macht sich erst wieder bemerkbar, wenn eine Arbeitspause ansteht. In den Einstellungen lassen sich die Zeitmaße exakt auf die eigenen Bedürfnisse abstimmen. Man definiert dabei drei unterschiedliche Zeiteinstellungen:

• Mikropausen: Kurze Unterbrechungen im Abstand von wenigen Minuten.
• Ruhepausen: Längere Auszeiten im Abstand von mehreren Minuten oder wenigen Stunden.
• Tägliches Limit: Definiert, wie lange pro Tag überhaupt am Computer gearbeitet werden darf.

Für die beiden Pausenformen lässt sich die Zeit bis zur Pause und die Dauer derselben einstellen, zudem die Dauer eines möglichen Aufschubs. Auf Wunsch können die Knöpfe fürs Aufschieben oder Überspringen einer Pause gleich ausgeblendet werden. Es ist möglich, die Zeitmessung automatisch unterbrechen zu lassen, wenn man gerade nicht am Computer arbeitet.

Der Einstellungsdialog von Workrave

Steht eine Auszeit an, erscheint auf dem Bildschirm ein Warnhinweis (sofern man diesen nicht ausschaltet). Während der Pause wird ein Balken gezeigt, auf welchem die restliche Dauer ersichtlich ist. Auf Wunsch lassen sich in den Ruhepausen sogar verschiedene Bewegungs- und Dehnübungen einblenden. Sie wirken zumindest etwas der Bewegungsarmut entgegen. Die Übungen sind zwar schon illustriert, etwas mehr Abwechslung hätte aber nicht geschadet. Es bleibt dem Nutzer überlassen, andere Bewegungsformen einzubringen. Übrigens kann auch jederzeit per Mausklick eine Ruhepause eingelegt werden. Man muss nicht extra darauf warten, bis die Uhr abgelaufen ist.

Entspannungsübungen in Workrave

Zwei weitere nette Features bietet das Werkzeug an: Einerseits werden die eingelegten Pausen detailliert erfasst und in einer Statistik angezeigt. Andererseits kann sich das Programm über das Netzwerk mit anderen Installationen von Workrave verbinden. Mit anderen Worten: Man kann auf verschiedenen Computern arbeiten, ohne dass die Zeitmessung dazu neu lanciert werden muss. Auf der Webseite steht ein Installationspaket für Windows zur Verfügung. Ansonsten kann der Source Code von Hand kompiliert werden.

» Workrave (Open Source)

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Es fällt leichter, den Überblick zu behalten, wenn nicht alles zugemüllt ist. Daher lohnt es sich, von Zeit zu Zeit die Festplatte vom angestauten Ballast zu befreien. Luzius Müller gab dazu vor nicht allzu langer Zeit ein paar Tipps auf dem Schweizer Radiosender DRS3.

Die schonende Variante

• Der einfachste Weg ist zugleich der aufwendigste: Jeder Ordner wird von Hand auf nicht mehr benötigte Dateien geprüft.
• Effizienter ist es jedoch, diesem Prozess eine Suchanfrage voranzustellen.
  Dabei sucht man nach Dokumenten, die innerhalb eines bestimmten Zeitraumes (z.B. eines Jahres) nicht mehr geöffnet oder verändert wurden – diese Dokumente wirst Du vermutlich auch in den kommenden Monaten nicht benötigen. So eine Suche ist bei allen Betriebssystemen mit Bordmitteln möglich.
• Insbesondere um Festplattenplatz frei zu machen, kann sich die Suche alternativ auf große Dateien beschränken (z.B. größer als fünf oder zehn Megabyte). Eine etwas elegantere Lösung dafür bieten die beiden Tools SequioaView (für Windows) und Disk Inventory X (für Mac OS), die wir bereits früher vorgestellt haben.
• Wer nicht nur seine Unterlagen, sondern auch sein System abspecken möchte, sucht nach Programmdateien, welche schon lange nicht mehr ausgeführt wurden. Die dazugehörige Software kann man schließlich entfernen.
• Ist noch etwas Zeit vorhanden, kann man auch gleich die Mailbox entstauben.

Die radikale Variante

• Den ganzen Sortierprozess kann man sich sparen, wenn man eine etwas radikalere Vorgehensweise wählt. Alle Dokumente werden auf einen externen Datenträger gespeichert und dann von der Festplatte gelöscht. Was man später noch einmal braucht, kann man sich von dort wieder zurückholen. Diese Variante spart viel Zeit beim Aufräumen, jedoch ist der spätere Suchaufwand relativ hoch, wenn man regelmäßig etwas aus dem Archiv holen muss. Im Gegenzug erhält man dafür gleich ein Backup, welches nach (und je nach Umfang der Aktion auch vor) dem Entrümpeln sowieso angefertigt werden sollte.

[via DRS3 Digital - den Podcast gibt's bei iTunes]

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GTDTiddlyWiki Plus ist eine Adaption des recht simplen Wiki-Systems TiddlyWiki, die speziell auf GTD zugeschnitten und als Open Source verfügbar ist. Neben der Version mit dem «Plus» im Namen gibt es noch das ältere GTDTiddlyWiki, das im Prinzip ganz genauso funktioniert – allerdings ist «Plus» enger an TiddlyWiki angebunden und kann dadurch dessen Updates einfach mitmachen. Darum wird gemeinhin zu GTDTiddlyWiki Plus geraten.

Das Besondere an diesem Wiki:

Es speichert alle Daten in einer einzigen HTML-Datei. Die kann also im normalen Browser angesehen und bearbeitet werden und ist natürlich extrem mobil: In Sekunden hat man seine «meinwiki.html»-Datei auf einen USB-Stick gezogen und mitgenommen. Keine Installation auf einem Server ist nötig, kein bestimmtes Betriebssystem Voraussetzung, man kann ohne Internetverbindung auf das GTD-Wiki zugreifen (das kann natürlich auch ein Nachteil sein, wenn man seinen Laptop oder USB-Stick mal nicht dabei hat).

Screenshot von GTDTiddlyWiki Plus – anklicken für die Ansicht der ganzen Seite

Ein spezielles Feature ist die Möglichkeit, Informationen direkt auf Karteikarten auszudrucken. Wer also einen Hipster PDA benutzt, für den könnte GTDTiddlyWiki Plus recht interessant sein.

Aber: Das Tool ist schon etwas älter, und das merkt man im Vergleich mit den jüngeren Möglichkeiten zur digitalen Umsetzung von GTD. Man benötigt deutlich mehr Zeit, um sich einzufinden – GTDTiddlyWiki ist eben immer noch ein Wiki und nicht so intuitiv und schick wie viele der neueren Tools (etwa Things für den Mac oder das webbasierte Remember The Milk). Dafür kann man es mit Plugins (Kalender, Reminder) und fertigen Themes aufpeppen oder sich vom Farbschema bis zum Seiten-Template alles selbst so zusammenbauen, dass eine maßgeschneiderte GTD-Umgebung entsteht.

Wer also auf eine schlanke Installation und die gute Möglichkeit zum Sichern und Transportieren der GTD-Infos (wie gesagt: eine einzige HTML-Datei) Wert legt und das Gebastel nicht scheut, dem können wir GTDTiddlyWiki durchaus empfehlen.

» GTDTiddlyWiki Plus
» Doku und Support für das zugrundeliegende TiddlyWiki: tiddlywiki.org
» Support auf deutsch: tiddlywikihandbuch.de

Weitere GTD-Tools, die wir getestet haben:

• GTD-Tools (I): Tracks (21. März 2008)
• GTD-Tools (II): Remember The Milk (11. April 2008)
• GTD-Tools (III): Vitalist (22. April 2008)
• GTD-Tools (IV): Things (27. Mai 2008)
• GTD-Tools (V): GTDTiddlyWiki Plus (11. Juni 2008)
• GTD-Tools (VI): ThinkingRock (29. April 2009)
• GTD-Tools (VII): Getting Things Gnome (5. Januar 2010)

Verwandte Artikel

GTD-Tools (IV): Things Seit einem halben Jahr macht ein neues Tool Furore unter GTD-Fans: Things für Mac OS X, das sich perfekt in die Apple-Umgebung einfügt. Wir haben die Alpha-Version getestet. (27. Mai 2008) GTD-Tools (III): Vitalist Vitalist ist ein webbasiertes Tool, um Aufgaben und Projekte mittels GTD zu verwalten. Im Funktionsumfang erkennt man schnell die Instrumente von David Allen wieder. (22. April 2008) Der Link am Morgen: Kurzer Prozess (10. März 2008)

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Unerledigtes wird ganz GTD-konform zunächst in der Inbox gesammelt, um es später weiter zu bearbeiten. Input kann man dabei entweder direkt über die Weboberfläche von Vitalist eingeben oder per E-Mail hinzufügen. Die Tasks werden dann verschiedenen Listen zugeteilt:

• Actions: Aufgaben, die sofort bearbeitet werden können.
• Waiting: Dinge, bei denen man auf eine Antwort abwartet.
• Someday: Ideen, die für später aufgehoben werden.
• Ticklers: Ereignisse, an die man zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnert werden soll.
• Reference: Informationen, die man für später aufbehalten möchte.

Den Überblick über das Geschehen erhält man im sogenannten Dashboard, das aktuelle Ticklers sowie überfällige und anstehende Aktionen auflistet. Termine lassen sich zudem per iCal in einen externen Kalender laden. Eine Reihe weiterer Features rundet das Angebot ab.

Die einfache Bedienbarkeit zeichnet Vitalist aus. Es scheint, als habe man sich hier an den Angeboten der Firma 37Signals (z.B. Backpack, Highrise) orientiert. Auch wer mit der Arbeitsweise von David Allen noch nicht im Detail vertraut ist, wird sich mit diesem Werkzeug schnell zurechtfinden.

Neben den kostenpflichtigen Angeboten steht eine freie Version zur Verfügung, die allerdings auf 10 Projekte und Kontexte beschränkt ist. Für 5 Dollar im Monat erhält man deren 50, für 10 Dollar stehen sie unlimitiert zur Verfügung. Mit einem Pro-Account kann man außerdem Dateien hochladen und erhält – in der Premium-Variante – sicheren SSL-Zugang.

» Vitalist.com

Weitere GTD-Tools, die wir getestet haben:

• GTD-Tools (I): Tracks (21. März 2008)
• GTD-Tools (II): Remember The Milk (11. April 2008)
• GTD-Tools (III): Vitalist (22. April 2008)
• GTD-Tools (IV): Things (27. Mai 2008)
• GTD-Tools (V): GTDTiddlyWiki Plus (11. Juni 2008)
• GTD-Tools (VI): ThinkingRock (29. April 2009)
• GTD-Tools (VII): Getting Things Gnome (5. Januar 2010)

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Der eingesetzte Zeitaufwand wird pro Tag, pro Woche oder pro Monat in separaten Reitern dargestellt. Mit wenigen Mausklicks erhält man so schnell einen Überblick über das persönliche Zeitmanagement. Das Tool bringt ein paar weitere nützliche Features mit. Es ist allerdings noch im Alpha-Status (aktuell Version 0.69.2), Bugs sind keineswegs ausgeschlossen.

So hat im Test das Erstellen neuer Aufgaben per Drag & Drop aus Outlook oder Thunderbird leider nicht richtig funktioniert. Immerhin aber das Anhängen von Dateien, Mails oder URLs an Tasks – auf die gleiche Art und Weise.

Screenshot von Task Coach
(Quelle:members.chello.nl/f.niessink/screenshots.html)

Als Exportformate stehen bei Task Coach HTML und CSV zur Verfügung. Die Zeiterfassung kann als iCal exportiert werden.

Task Coach ist Open Source und für alle Plattformen bereit – Installationspakete werden für Windows, Mac und Linux angeboten. Das Tool lässt sich zudem auf portable Speichermedien kopieren. Kurzum: Ein einfach gehaltenes Tool, das sich aber bestens für die wenigen ihm zugetragenen Aufgaben eignet. Beim produktiven Einsatz sind regelmäßige Backups vor allem derzeit noch dringend empfohlen.

» Zum Download von Task Coach

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