Kanban für Projektleiter:
Jedem Projekt sein Kanban Board

Vielen von uns ist Kanban zum unerlässlichen Tool für die Aufgabenplanung geworden, sei es nun für die persönlichen Aufgaben oder fürs ganze Team. Damit sind aber die Möglichkeiten von Kanban bei weitem noch nicht ausgeschöpft. Im Projektmanagement  können Kanban Boards für einzelne Projekte noch mehr Übersicht schaffen. Für Arbeiten, die entlang einer Prozesskette verlaufen, ist Kanban ebenfalls bestens geeignet.

Kanban Board, Gino Brenniimgriff.com hat die Kanban-Methode immer mal wieder thematisiert, so etwa hier und hier. Heute knüpfe ich an Gregor Groß’ Blogpost «Wie mein Kanban sich veränderte» an und erläutere die Verwendung von Kanban Boards für die Projektleitung und –assistenz. Denn für mich persönlich haben sich Kanban Boards auch für die Projektarbeit bestens bewährt.

Projektaufgaben im Überblick

Kanban Boards sind ursprünglich dafür gemacht, Tasks zu überblicken und damit einen Workflow zu verbildlichen. Dem Kanban-Nutzer steht es jedoch frei, die Boards umzunutzen und mit mehreren Boards mehrere Projekte zu überwachen. Konkret: Anstelle eines Boards mit Aufgaben von mehreren Projekten (= gross und damit unübersichtlich) erstellt man ein Kanban für das Projekt X, eines für das Projekt Y, usw.

Dabei soll sich das grundlegende Schema für jedes einzelne Board aber nicht ändern:

Kanban Board, Gino Brenni

Auf den Post-Its stehen die Aufgaben, mit zunehmender Dringlichkeit von links nach rechts. Zusätzlich können verschiedene Farben entweder Tasks (gelb), Sitzungen (blau) oder ganz Dringendes (rot) bedeuten.

Der Vorteil bei der Verwendung eines Boards pro Projekt liegt darin, dass man auf den Post-Its nicht vermerken muss, zu welchem Projekt ein Task gehört. Ausserdem kann man so ein Projekt, das gerade nicht so viel Beachtung benötigt, aus dem unmittelbaren Gesichtsfeld rücken: Einfach das Board nehmen und zur Seite stellen.

Prozessschritte vs. Projektaufgaben abbilden

Nebst Projekten arbeiten viele von uns auch mit fixen Prozessen. Kanban ist auch hier hilfreich: Wiederkehrend gleiche Arbeitsschritte können in einen Prozess-Kanban abgebildet werden. Die Post-Its stellen Aufgaben dar, die dem jeweiligen Prozessschritt (Spalte) zugeordnet werden.

Nehmen wir an, ein Team organisiert alle Messen und Events eines Unternehmens. Die Arbeitsschritte bis zur Messeteilnahme inkl. Nachbearbeitung verlaufen entlang einem Prozess, der sich in einem Kanban Board abbilden lässt:

Kanban Board 2, Gino Brenni

Fazit

Die Kanban-Methode ist ein sehr flexibles und umbaufähiges Konzept. Arbeitsschritte, Projekte und Prozesse lassen sich problemlos in ein übersichtliches Schema fügen. Das Schöne an Post-Its ist ihre Verschiebbarkeit. Diesen Vorteil nutzen Kanban Boards in vielen Bereichen. Je nachdem, welche Aufgaben ein Team erledigt, machen andere Spaltenbeschriftungen Sinn.

Welche Anpassungen habt Ihr an Euren Kanban Boards schon vorgenommen?

 

Gino Brenni

Gino Brenni arbeitet als Social Media Manager bei der SBB und bloggt dort als Mister Zugkunft über Mitarbeitende und das HR-Business. Privat schreibt er über Politik und das Leben.

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3 Kommentare

  1. In diesem Zusammenhang wäre es sicher interessant, trello unter die Lupe zu nehmen, ein super online Tool für Aufgabenplanung.

  2. Trello.com finde ich auch sehr gut. Sowohl für einen allein, als auch im Team.

    Wer Kanban mit Outlook ausprobieren möchte, findet im Teamworkblog eine Anleitung dazu: http://teamworkblog.de/20…ban-und-outlook.html

    LG, Jan

  3. Ich habe ein super einfaches Tool gefunden, welches in der neusten Veta-Version auch mit Dorpbox abgleicht. Kanbanfor1 ist einfach gehalten damit nicht mehr Zeit mit der Planung als für die eigentliche Arbeit verwendet wird.
    Kanbafor1 für Android, http://play.google.com/st…arter4ten.kanbanfor1

2 Pingbacks

  1. […] ein ganz anderes Thema: “Jedem Projekt sein Kanban Board” geht ein weg von dem Ansatz, alle Tasks aller Projekte auf einem Board darzustellen und […]

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