Warum wir oft nicht sagen, was wir meinen:
Zeit verlieren mit ungenauer Kommunikation

Eine klare Ansage ist das, was die meisten eigentlich wollen und die wenigsten richtig hinbekommen. Woran liegt es, dass wir oft nicht sagen, was wir meinen, sondern lieber herumdrucksen?

Es passiert immer wieder – im Alltag, im Job, in der persönlichen Beziehung: Wir sagen A, meinen eigentlich B und sind dann irritiert, dass unser Gesprächspartner gar nicht erst versteht, was wir wollen und am Ende vielleicht sogar C tut. Das Ergebnis sind häufig Zickereien, Streit und Machtspielchen, die unnötig Zeit kosten. Besser wäre es doch, gleich zu sagen, was wir eigentlich meinen, oder?

Warum klare Kommunikation produktiver macht

Schon 2011 habe ich darüber geschrieben, warum klare Kommunikation produktiv macht. Weil sie Missverständnisse verhindert und dadurch Zeit spart. Doch gerade wenn Unmut oder Widerstand zu befürchten ist, neigen viele Menschen dazu, Wünsche oder Arbeitsanweisungen eher zu umschreiben als Klartext zu reden. Typische Weichmacher-Beispiele sind etwa: «Ich würde mir wünschen, dass…» statt «Bitte mach das…» oder «Könntest Du das baldmöglichst machen» statt «Bitte erledige das sofort». Motto: «Der wird schon irgendwie verstehen, was ich meine».

Tut der Kommunikationspartner in der Regel nicht. Denn die meisten Menschen verstehen eben nur das, was sie verstehen wollen, wenn man ihnen die Wahl lässt. Dann sind ihnen die Wünsche des anderen eben egal oder baldmöglichst ist eben nächste Woche und nicht sofort. In einem früheren Beitrag zum Thema habe ich mit Tipps und Beispielen gezeigt, wie man solche «Weichmacher» vermeidet und dennoch Leute überzeugt – etwa indem man für seine eigenen Ziele Akzeptanz schafft und gemeinsame Ziele in den Vordergrund rückt.

Doch die spannende Frage dabei ist: Warum schaffen wir es nicht, anderen klipp und klar zu sagen, was wir erwarten und wollen, um dabei die Missverständnisse von Anfang an aus dem Weg zu schaffen? Dafür gibt eine Reihe von Gründen, die je nach Situation mehr oder weniger zum Tragen kommen und die man entsprechend reflektieren sollte. Auch deshalb, weil Viele eigentlich glauben, sie hätten sich doch klar ausgedrückt – und trotzdem hat der Gesprächspartner die Aussage nicht verstanden. Nicht selten kommen bei solchen Missverständnissen mehrere der folgenden Motive zusammen:

Was steckt hinter den Kommunikationsfehlern?

  • Unsicherheit: Oft steckt eigene persönliche Unsicherheit dahinter – man traut sich einfach nicht, sich durchzusetzen oder hat Angst vor einem eskalierenden Konflikt.
  • Der Wunsch geliebt zu werden: Jeder Mensch will geliebt werden. Auch Chefs. Bei denen wird es allerdings problematisch, wenn sie Liebe von ihren Mitarbeitern erwarten und sich dafür verbiegen – indem sie z.B. klare Entscheidungen vermeiden, weil sie Angst haben, sich dadurch unbeliebt zu machen. Roland Jäger hat diesen Chef-Typus als «Kuschelchef» sehr treffend beschrieben.
  • Erwartungshaltung: Nicht selten wollen wir auch der impliziten oder offen geäußerten Erwartungshaltung unseres Gegenübers entsprechen – vor allem dann, wenn es sich dabei um den Chef oder andere wichtige Personen handelt. Umgekehrt haben aber wir oft auch implizite Erwartungen an andere – z.B. dass sie blind unseren Gedankengängen folgen können und schon verstehen, was wir meinen. Nur: Gedanken-Lesen kann niemand.
  • Gesellschaft: Gelegentlich spielt, gerade auch bei Frauen, das gesellschaftliche Bild eine Rolle. Frauen sollen lieb, nett und freundlich sein, so das Klischee. Und um diesem Bild zu entsprechen und nicht als Zicke zu gelten, versuchen viele Frauen, ihre Meinung zu umschreiben, statt klar und offen zu sagen, was sie denken.
  • Glaubenssätze: Viele Überzeugungen sind uns schon als Kind eingeimpft worden, wie Managementberaterin Claudia Hupprich zeigt. Wer als Kind zum Beispiel häufig das Wort verboten bekam, wird auch als Erwachsener Schwierigkeiten haben, sich durchzusetzen.
  • Bequemlichkeit: Manchmal ist es auch reine Bequemlichkeit – wir wollen einfach keinen Streit und denken, das Problem werde sich schon von selbst lösen, wenn wir es nur freundlich anfangen. Ein gefährlicher Trugschluss.
  • Stress: Sehr ähnlich ist das Motiv, wenn wir unter Zeitnot weiteren Stress und Konflikte vermeiden wollen und daher unsere Bitte zu wenig bestimmt vortragen. Das kann sich bitter rächen, wenn der Arbeitsauftrag, den man delegiert hat, dann doch nicht ausgeführt wird. Hinterher ist der Stress meist größer.
  • Taktische Ziele: Nicht wenige Menschen versuchen auch aus taktischen Gründen, andere Menschen bewusst oder unbewusst zu manipulieren. Auch hier steckt oft Unsicherheit als Grundmotiv dahinter.

Wer also klar, verständlich und unzweideutig kommunizieren will und doch öfter mal falsch verstanden wird, der sollte sich überlegen, woran das liegt: An der eigenen Unsicherheit, der Bequemlichkeit oder ähnlichen Motiven. Und dann daran arbeiten, die Kommunikationsfehler so gut wie möglich zu beseitigen. Viel Erfolg dabei!

 

Bild: Daniela Vladimirova bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Simone Janson

Simone Janson ist Kolumnistin für DIE WELT und betreibt mit über 100 Fachleuten das Blog http://berufebilder.de, laut ZEIT ONLINE eines der meistgelesenen Blogs für Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland. Sie Kooperationspartner des F.A.Z.-Instituts, Beraterin und Referentin für Agenturen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn, die Bundeswehr, Ärzteverbände oder diverse Hochschulen.

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5 Kommentare

  1. Als weiteren Aspekt sehe ich die Rückzugsmöglichkeit: Aus unverbindlichen Formulierungen kann man sich ggf. mit “ich habe doch nur gesagt” herausreden, obwohl ganz offensichtlich war, das man es viel konkreter oder sogar anders meinte.

    “klar, verständlich und unzweideutig” zu kommunizieren scheitert meist daran, daß Aussagen immer vom Gegenüber interpretiert werden.
    Ein Bsp.: Die neuen Bewohner der Wohnung über mir fragten mich, ob ich etwas von ihnen höre; meine ehrliche Antwort war “Ja, man hört Ihre Schritte, aber es stört mich nicht”.
    In diesem Fall wäre meine “höfliche” Antwort wohl gewesen: “Nein, ich höre nichts”. Meine ehrliche Antwort wurde wahrscheinlich so interpretiert, daß ich mich gestört fühle, das aber aus Höflichkeit verneine.

    Letztere Variante fällt wohl unter den Punkt “Erwartungshaltung”. Nur, woher soll ich wissen, was mein (unbekanntes) Gegenüber erwartet und in meine Aussage hineininterpretieren wird?

    “Beliebt” ist auch, von einer konstruktiven Kritik im Detail auf die grundsätzliche Haltung z.B. zu einem Projekt zu schließen.

    Allgemein ist das Entscheidende leider nicht, was man sagt, sondern das, was andere da (tlw. unbewußt) hineininterpretieren. Da nutzt es wenig, noch so formal korrekt zu reden.

    Eines meiner Lieblingszitate lautet: “Die menschliche Sprache ist einzigartig, aber nicht eindeutig. Jeder Versuch, sich mitzuteilen, kann nur mit dem Wohlwollen der anderen gelingen.” (Maria Benning in der Zeitschrift c’t, 6/2002)

  2. Ein sehr gut formulierter Artikel, der viele Punkte zum Thema zusammenfasst! Der ergänzende Kommentar von Maikel ist auch sehr hilfreich!

    Mir (als Frau?) geht es da nicht anders, ich sage selten, was ich meine, unterdrücke das aus Unsicherheit und habe leider gelernt, mir auch so einige Rechte zu entziehen…
    Mein Problem liegt mittlerweile auch darin, dass ich Aussagen nicht objektiv beurteilen kann, sondern subjektiv auf mich beziehe und das auch noch nachteilig!

    Daher gebe ich Maikel recht, bei Menschen wie mir bringt auch ein klarer Satz nicht die gewünschte Wirkung…ich muss selbst lernen, Aussagen wieder ohne Wertung zu sehen, denn nur so kann Kommunikation auch funktionieren!

    Ein gutes Buch zu diesem Thema soll auch die Buchreihe “Miteinander reden” von Friedemann Schulz von Thun sein…

    Viele Grüße und weiter so!
    Journey

  3. Danke für Eure spannenden Kommentare. Interessanterweise war ich im Anschluss an diesen Artikel genau zu dem selben Schluss gekommen, den ich zu einem weiteren Artike verarbeitet habe: Dass manchmal sämtliche Gesprächsstrategien nichts bringen, wenn das Gegenüber einfach nicht zuhören möchte, einfach weil die Grundhaltung zu unterschiedlich ist. In diesem Fall hilft m.E. einfach nur, es sein zu lassen – und nicht etwa, in typisch weiblicher Manier, die Fehler auch noch bei sich selbst zu suchen ;-) Auch wenn das der eine oder andere wieder völlig unkonstruktiv finden wird.

  4. Ich sehe es wie Maikel. Kommunikation hat zwei Partner und es nützt wenig nur immer darüber nachzudenken/reden/schreiben wie wir etwas kommunizieren. Dazu würde sozusagen auch die Frage gehören, wie wir zuhören.

    Ich behaupte mal, oft sehr klar zu kommunizieren. Erstens weil das eben wirklich mehr hilft, vielleicht auch aufgrund meines Charakters. Resultat: Ich werde als herrisch, arrogant und undiplomatisch wahrgenommen. Vielleicht stört es ein Gegenüber (männlich wie weiblich) einfach zu sehr, wenn eine Frau so auftritt statt ihre Sätze mit lieb lächeln, netten Phrasen und Augenaufschlag zu “schmücken”.

    Auch wenn ich höflich bin und nicht negative Gefühle erzeuge, erhalte ich mit der direkten Kommunikation noch lange nicht immer mein Ziel.
    Wer solche Kommunikationstipps abgibt muss klar stellen, dass man sich damit auch Widerspruch oder Konflikte einfangen kann. Das kann zwar hilfreich sein und Sachlage klärt sich ev. wesentlich schneller als wenn beide Parteien höflich herumdrucksen. Nur ist es falsch den Eindruck zu erwecken, solche direkte Kommunikation sei immer angenehm.

  5. Hallo Elena,
    danke für Ihren Kommentar. Ich wollte nicht den Eindruck erwecken, dass solche Kommunikationstipps immer angebracht sind – wo steht das? – sondern nur zum Nachdenken über unsere Kommunikation anregen.

    Davon abgesehen hat mich Ihr Kommentar zu einem weiteren Blogpost mit dem Titel “Sich durchsetzen und dabei nett bleiben” inspiriert, der voraussichtlich ab Mitte Oktober bei imgriff erscheinen wird. Danke.

Ein Pingback

  1. [...] weg von dem Onlinegedöns, hin zu einem ganzen anderen Problemkreis, der Kommunikation. “Zeit verlieren mit ungenauer Kommunikation” zeigt schön, woran Kommunikation oft scheitert und wie man dies besser machen [...]

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