Tools für Kalender und Aufgaben:
Das nächste Kapitel meiner Odyssee

Es ist eine leidige Geschichte: Zwar gibt es unzählige Tools für die Aufgabenverwaltung. Aber wenn man konkrete Vorstellungen davon hat, was ein solches Tool können sollte, schwinden die Optionen dahin wie Eis in der Sommersonne. Mit 2Do habe ich ein Etappenziel erreicht, aber sicher noch nicht das Ende meiner Odyssee.

Ich war lange Fan von BusyCal (das ich hier vorgestellt habe), da mir dieses Tool ermöglicht, Kalender und Aufgaben zusammen auf einen Blick darzustellen. Ich finde dieses System optimal, um meine Tage und Wochen zu planen. So lege ich Aufgaben von Beginn weg auf Tage, an denen ich sie realistischerweise auch erledigen kann, da ich nicht zuviele Termine habe.

BusyCal ist zudem sehr schlank, was mir bei der täglichen Benutzung gut gefällt. Für die Kalender-Synchronisation verwende ich Google; die Aufgaben werden via «Mac OS Erinnerungen» von Apple synchronisiert.

Die Ausgangslage

Leider hat BusyCal mindestens seit dem letzten Release ein Problem mit Einladungen, die via E-Mail (als ics-Datei) reinkommen. Ich habe pro Unternehmen, für das ich arbeite, einen Kalender, ausserdem einen für private Termine. Dies macht aus meiner Erfahrung Sinn, da ich so unterschiedliche Zugriffsberechtigungen vergeben kann.

Das Problem: Abhängig vom Kalendersystem des Absenders (meine Vermutung) hat mir nun BusyCal manchmal gewisse Kalender nicht angezeigt, und ich konnte den Termin nur meinem privaten Kalender hinzufügen. Manchmal konnte ich nachträglich den Eintrag in einen anderen Kalender schieben, manchmal funktionierte nicht mal dies. Oder aber: Wenn ich den Eintrag in einen anderen Kalender schieben konnte, erhielten der Absender und alle Teilnehmer eine Aktualisierung des Termins – ohne mein Wissen notabene.

Die Rahmenbedingungen

Keine Frage: Eine andere Lösung musste her. Ich wusste bereits von meinem Artikel über BusyCal, dass es kein anderes Tool gibt, das denselben Ansatz verfolgt, was eine erneute Recherche bestätigte.

Der Vollständigkeit halber möchte ich hier Fantastical erwähnen, das mir im Prinzip auch gut gefällt: Via Icon in der Menüleiste öffnet sich ein kleiner Kalender, darunter die heutigen Aufgaben und Termine. Mit einem Doppelklick in den Kalender kann ein neuer Eintrag hinzugefügt werden. Um rasch einen Überblick über den Tag zu gewinnen, ist Fantastical eine gute Option, nicht aber für die Planung.

Also habe ich mich schweren Herzens damit abgefunden, künftig Kalender und Aufgaben wieder getrennt zu verwalten. Und machte mich auf die Suche. Meine Anforderungen an die Tools:

  • Verwaltung der Kalender via Google Calendar und der Aufgaben via iCloud-Erinnerungen
  • Fokus auf Desktop (Mac OS), idealerweise auch iPhone/iPad (iOS)

Doch wieder Kalender von Apple

Die Kalender verwalte ich nun (wieder) über die native Kalender-App von Apple. Wirklich viele Alternativen gibt es nicht auf dem Markt, und ich sehe nicht ein, weshalb ich €10-20 für eine App zahlen soll, die mehr oder weniger dasselbe kann wie der Kalender von Apple. Die Usability ist gut, und grafisch gibt es nichts auszusetzen. Auf dem iPhone und dem iPad verwende ich seit längerem Calendars+, mit dem ich sehr zufrieden bin.

2Do für Aufgaben und Erinnerungen

Es gibt gefühlte 100 Tools für die Aufgabenverwaltung, und jede Woche kommen 1-2 neue hinzu. Immer mehr Tools bieten auch eine Synchronisation zwischen den Geräten an, jedoch meist über den eigenen Server. Dies ist mir zu proprietär und ich will grössere Flexibilität für den Fall, dass ich mal auf ein anderes Tool wechseln möchte. Die native und via iCloud synchronisierte Erinnerungen-App von Apple ist selbstverständlich per Definition ebenso proprietär. Aber die Chance ist doch gross, dass es dieses Feature auch in ein paar Jahren noch gibt, und die native App ist meine Fallback-Option.

Standardmässig mit der nativen Erinnerungen-App arbeiten möchte ich aber nicht. Die Darstellung ist überhaupt nicht platzoptimiert. Ausserdem kann ich kein normales Fälligkeitsdatum eingeben, sondern muss eine konkrete Zeitangabe machen. Daran sieht man, dass es eben eigentlich eine Erinnerungs-App und keine Aufgabenverwaltung ist.

Irgendwann im Lauf meiner Suche bin ich ich auf 2Do gestossen, das auf Mac OS, iOS und Android läuft – und wie von mir gewünscht mit den Erinnerungen in iCloud synchronisiert werden kann. Für meinen Geschmack hat 2Do zwar eher zu viele Features. So können beispielsweise jeder Aufgabe (zu) viele Attribute hinzugefügt werden. Nebst dem Fälligkeitsdatum nämlich auch noch ein Aufgabentyp (wird als nettes Icon dargestellt), Notizen, Startdatum, Alarm, Wiederholungen, Schlagworte, Sprachnotizen, Bilder und URL.

Glücklicherweise lassen sich nicht verwendete Attribute ausblenden. Die Aufgabenliste lässt sich filtern nach Aufgaben mit Fälligkeitsdatum heute, geplanten Aufgaben, markierten Aufgaben etc. Nebst normalen Aufgaben lassen sich auch Checklisten und Projekte mit Subtasks erfassen.

iPad als primäres Task-Board

2Do ist in der Desktop-Version für Mac OS mit €26.99 nicht gerade günstig. Entsprechend habe ich auch gezögert und zuerst nur die Testversion installiert. Die iOS-Version für das iPad (€8.99) habe ich mir jedoch gekauft, da sie optisch sehr ansprechend gemacht ist. Und plötzlich kam mir ein Gedanke: Weshalb die Aufgaben nicht gleich komplett via iPad verwalten, statt auf dem Laptop ständig ein weiteres Programm geöffnet zu haben?

Schliesslich ist es wichtig, dass man die Aufgaben immer im Blickfeld hat, was bei unzähligen geöffneten Programmen auf dem Laptop nicht gegeben ist. So steht nun seit neustem das iPad im Dock neben meinem Laptop, und 2Do zeigt mir die fälligen Aufgaben an. So zum Beispiel die Aufgabe «2Do Artikel schreiben», die ich hiermit beruhigt abhake.

Auch wenn die jetzige Lösung nicht schlecht ist und mich mindestens bezüglich der Devices überzeugt, so ist sie Tool-mässig definitiv noch nicht der Weisheit letzter Schluss. Die Odyssee ist noch nicht zu Ende.

2Do auf Patricks iPad

 

Patrick Mollet

Unternehmer, Publizist, Liberaler, Squasher, EVZ-Fan.

 

Aktuell unterstützt er mit seinem Startup Eqipia Arbeitgeber dabei, dank den Netzwerken ihrer Mitarbeiter besser und einfacher zu rekrutieren.

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7 Kommentare

  1. Google-Kalender akzeptiert Termine mit Einladungen leider nur im Haupt-Kalender, so dass man sie nicht verschieben kann.

    Ich habe es generell aufgegeben, Kalender-Einladungen zu nutzen, denn sie funktionieren schlicht nicht zuverlässig genug. Ausserdem können viele Nutzer damit umgehen, klassisch sind Einladungen mit Terminbeschreibungen wie «Mittagessen mit Martin». Ja, und mit wem gehe ich denn essen …?

    Bei BusyCal empfiehlt es sich übrigens zu prüfen, ob man bei der Nutzung von Google-Kalender den Zugriff als «Google» oder als «CalDAV» konfiguriert hat. Ersteres funktioniert wesentlich zuverlässiger als Letzteres.

  2. Vielleicht ist Awesome Note HD eine Alternative? Kalender und Aufgabenverwaltung in einem und in meinem Bekanntenkreis sehr beliebt. Kenne es selbst mangels Nutzung aber nicht. Weiterhin viel Erfolg bei der Suche!

  3. Eine weitere Alternative ist Pocket Informant. Kalender, Aufgabe und Notizen (mit Evernote zu syncronisieren) in einer App. Funktioniert bei mir gut….

    • Danke für die beiden Tipps! Ich werde die Tools gerne testen – und allenfalls hier auf imgriff.com darüber schreiben!

  4. na dann ist eventuell auch omnifocus ein heisser Kandidat für einen Test. Bin selbst als 2do Fan zu omnifocus umgestiegen, insbesondere weil ich die “Vorrausschau” auf dem iPad sehr genial und übersichtlich finde.

    • Omnifocus ist natürlich auf meinem Radar, aber eigentlich viel zu umfangreich und schwerfällig für mich.

  5. Hallo
    Ich persönlich würde es mir wünschen, wenn entweder Evernote mehr aus sich macht und Kalender wie Aufgaben kombiniert oder aber Calendars5 von Readdle auf der Mac Version kommt.
    Bist du mittlerweile weiter?
    Ich werde vermutlich demnächst auf Daylite 5 wechseln, da ich auch meine Projekte im Griff haben muss.

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