The Circle:
Getting Things Done auf das absolute Minimum reduziert

Getting Things Done von David Allen ist bekannt wie ein bunter Hund. Dass GTD – wie alle anderen Produktivitätsmethoden auch – immer eine sehr individuelle Angelegenheit ist, beweisen die unzähligen Variationen, die davon entstanden sind. Drei Wochen mit «The Circle».

Für mich ist das GTD-System zu komplex. Ich habe erkennen müssen, dass es nicht zu mir passt. Es umfasst für mich zu viele Regeln und Anweisungen. Wenn ich ein ganzes Buch lesen oder gar ein Seminar besuchen muss, um eine Methodik zu erlernen, dann weiss ich aus meiner eigenen Erfahrung: Das ist nichts für mich. Ich mag es nämlich bei solchen Dingen gern etwas einfacher: KISS.

«The Circle»

Deshalb gefällt mir eine aus GTD abgeleitete, simple Lösung zur Aufgabenverwaltung besonders gut: «The Circle» von Sigurður Ármannsson, die ich auf meinen Recherche-Touren durch das Web entdeckt habe.

Mich überzeugt deren Einfachheit: sowohl wegen der simplen Anwendung – nur eine Handvoll Tipps vor dem Start – als auch wegen dem minimalen Einsatz von Werkzeugen. Notizbuch und Stift – mehr braucht man nicht.

«Write down the project’s name […]. Put a circle in front of the name. […] After the circle, you write down the actions you need to do before the project is finished. One line at least for each action. […]
We now have projects with its actions, all with circles in front. And we surely have individual actions that are not part of any project […]. Put everything in, every action you need to execute at home or work. Don’t try to remember everything — except one thing: The notebook remembers.»

Ármannssons Prinzip besteht also darin
1) jede Aufgabe aufzuschreiben, chronologisch und ohne Sortierung,
2) vor jeder Aufgabe einen kleinen Kreis zu zeichnen und
3) dort den Status durch ein einfaches Symbol abzubilden.

© Sigurður Ármannsson, font.is.

Meine Adaption

Mit dieser kurzen Anleitung habe ich mich an die Arbeit gemacht, Ármannssons Tipps in den vergangenen drei Wochen in der Praxis ausprobiert und an meine Arbeits- und Denkweise angepasst.

Die wesentlichen Elemente wie – selbstverständlich – den Kreis und den Grundsatz, alles hintereinander im Notizbuch zu erfassen, habe ich beibehalten. Aber ein paar wenige Dinge habe ich modifiziert bzw. weggelassen.

Nach drei Wochen sieht mein «System» so aus:

  • Ich habe ein Symbol «kurz vor Abschluss» hinzugefügt; das motiviert mich für den Endspurt; dafür habe ich «Half way done» weggelassen. Ob ich die Hälfte erledigt habe, ist nicht relevant.
  • Die Unterscheidung zwischen «Important» und «Attention» habe ich nicht nachvollziehen können; ich habe die Begriffe zusammengefasst im Symbol «Fokus!»
  • «2-Minuten-Aufgaben»: Indem ich solche Aufgaben sofort erledige, aber trotzdem notiere, kann ich meine Arbeit bzw. den Erfolg sichtbar machen («Heute habe ich wieder richtig viel geschafft!» – Motivation pur)
  • Ármannsson notiert Teilaufgaben eingerückt unter den jeweiligen Hauptaufgaben; ich verzichte darauf, da später keine neuen Aufgaben eingefügt werden können und diese Struktur für mich mehr verwirrend als hilfreich war.

Praxistest

Der Praxiseinsatz ist so ausgesprochen simpel: Ich beginne mit einem einfachen Punkt im Zentrum des Feldes und schreibe das Projekt oder die Aufgabe dazu. Im Lauf der Arbeit passe ich das Symbol an bzw. fülle den Kreis Schritt für Schritt aus:

  • Ist es eine Aufgabe, die nach der GTD-2-Minuten-Regel sofort erledigt werden kann, bleibt es ein Punkt.
  • Nimmt die Aufgabe mehr als diese zwei Minuten in Anspruch, zeichne ich den Kreis darum herum.
  • Sobald ich mit der Arbeit begonnen habe, ziehe ich einen sekrechten Strick durch das Zentrum der «Uhr».
  • Kurz vor Abschluss male ich den Kreis bis auf einen Spickel aus – «5 vor 12».
  • Wenn ich die Aufgabe komplett erledigt habe, male ich den Kreis vollständig aus.

Zudem verwende ich diese Sonderformen bzw. -markierungen:

  • Bei abgebrochenen Aufgaben streiche ich den Kreis durch.
  • Wichtige Aufgaben markiere ich mit einem Ausrufezeichen: Fokus!
  • Delegierte Aufgaben markiere ich mit einem Pfeil.

Fazit

Das System ist an und für sich genau das, was ich für meine Art zu arbeiten brauche: es ist simpel und bietet durch die Symbole einen guten Überblick. Dennoch holpert’s in der Praxis noch etwas und ich bin mir nicht sicher, ob sich das Circle-System über längere Zeit in meinem Alltag wird halten können.

Folgende Fragen sind bei mir noch offen:

  • Notizbuch oder Elektronik? Soll ich meine Aufgabenverwaltung von MacBook/iPad/iPhone wirklich wieder zurück auf ein Notizbuch verlagern?
  • Mein Entscheid, Unteraufgaben von Projekten und Aufgaben nicht einzurücken, ist auch keine optimale Lösung. Wie kann ich den Überblick über Haupt- und Unteraufgaben behalten, ohne das System komplizierter zu machen?
  • Ich habe noch keine Lösung gefunden, wie ich Termine auf einfache Art und Weise integrieren kann. Eine Terminspalte am rechten Rand überzeugt mich genauso wenig das Eintragen von «Deadlines» in den Kalender.
  • Unbefriedigend ist für mich im Moment auch noch das Thema «Delegiert»/«Warten auf …»; ein echtes Handicap bei einer Lösung auf Papier.

Wie würdest Du das lösen? Hast Du die Methode für Dich vielleicht ähnlich adaptiert?

 

Bilder: Sigurður Ármannsson – font.is und Marcel Widmer

 

Marcel Widmer

Marcel Widmer begleitet als ausgebildeter Coach und Organisationsberater Fach- und Führungskräfte, Teams sowie Organisationen bei der eigenen Entwicklung. Als Autor bei imgriff.com bloggt Marcel Widmer seit Anfang 2013 praxisnah zu Themen wie Organisation, Zeit- und Selbstmanagement. → mehr …

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23 Kommentare

  1. Es wird dich nicht wundern, dass für mich Papier keine Option ist/wäre: Was machst du z.B. mit einer Aufgabe, die du delegiert hattest, und die nun wieder bei dir ist? Den Pfeil ausradieren? Die Aufgabe neu erfassen?

    Ausserdem kann ich mir vorstellen, dass die Liste schnell relativ lang wird, v.a. wenn du auch 2-Minuten-Aufgaben aufschreibst. Dann gehen doch die noch offenen Aufgaben irgendwie unter. Wahrscheinlich muss man in regelmässigen Abständen die Liste neu erfassen.

    Grundsätzlich frage ich mich, welchen Mehrwert es bringt, den Status so zu visualisieren? Ich weiss von jeder Aufgabe auch ohne Kreis, welchen Status sie hat. Wenn schon wäre es für die Zusammenarbeit im Team nützlich.

    Dieses System wirkt auf mich, als ob man mehr Zeit in die korrekten Symbole investiert, als zum Erledigen der Aufgaben ;-)

    • Mich hätte es gewundert, wenn du nicht reagiert hättest :D

      Es ist bekannt und anerkannt, dass Visualisierung bei solchen Themen hilft. Das System mit den Kreisen hat, im Gegensatz zu farblichen Markierungen, den Vorteil, dass die Symbole veränderbar sind (mit Ausnahme des Delegierens, s. unten). In einem allerdings hinkt “The Circle” meiner Meinung nach: die fertigen bzw. fast fertigen Aufgaben erhalten aufgrund des Ausmalens ein “Gewicht”, das für den Überblick kontraproduktiv ist.

      Das mit dem Delegieren sehe ich genauso wie Du: auch hier hinkt das System. (Im letzten Punkt meines Fazits schreibe ich übrigens genau das ;-) )

      Übrigens: Wenn Du den Status von 50, 100 oder noch mehr Aufgaben im Kopf hast, dann verletzt Du indirekt den GTD-Grundsatz: «Sammle alle Dinge, die erledigt werden müssen […] ausserhalb Deines Kopfes

      Zu Deiner Anmerkung, dass die Liste immer länger und länger würde: Da nimmt der Papier-Aficionado ein Notizbuch, da sind die Listen hintereinander geklebt. Das sah damals bei mir so aus (jetzt musst Du tapfer sein!): http://dropbox.com/s/4eb9…oxg/notizbuecher.jpg

  2. Aber jetzt mal unter uns: 50-100 Aufgaben? Im Sinne von Tasks? Ich komme z.B. heute total auf 32 Aufgaben, davon sind 3 überfällig und 8 für heute geplant = 11 relevante Aufgaben. Von diesen 11 sind 3 sog. 2-Minuten-Aufgaben, die per se nur den Status «unerledigt/erledigt» haben können. Die restlichen 8 haben einen Umfang zwischen 30-60 Minuten. Bei diesen 8 nehme ich mir vor, sie in einem Rutsch zu erledigen, so dass es auch keine Zwischen-Stati braucht. Diese 8 Aufgaben habe ich auch so gut im Griff, dass ich sie nicht noch Priorisieren muss. Und die Tasks von morgen und übermorgen interessieren mich heute noch überhaupt nicht (deshalb sind sie ja auf morgen/übermorgen terminiert).

  3. Wenn ich von 50, 100 oder mehr Aufgaben spreche, dann meine ich alle Aufgaben, die ich terminiert habe; also auch die längerfristigen. Einige davon sind allerdings nicht erst am Tag der Fälligkeit zu erledigen. Und da kann die Unterscheidung offen, in Arbeit, kurz vor Abschluss durchaus nützlich sein.

    Die heute Fälligen sind auch bei mir weniger und meistens auch kürzere, die ich in der Regel in einem Zug zu Ende arbeite. Da lohnen sich in der Regel die Zwischen-Stati wirklich nicht.

  4. Ich habe mir angewöhnt (das ist glaub auch GTD), Aufgaben in möglichst kleine, überschaubare Tasks herunterzubrechen. Ich habe also eigentlich nie Aufgaben à la «Workshop mit X organisieren», welche über mehrere Tage oder sogar Wochen gehen.

    Und auch wenn es durchaus solche Aufgaben (oder eher Projekte) gibt: Brauchst du dann wirklich ein System um zu wissen, ob du mit der Workshop-Vorbereitung (um beim Beispiel zu bleiben) erst gerade begonnen hast oder kurz vor Abschluss stehst?

    Sinnvoller finde ich da dann das von dir vorgestellte Personal Kanban (http://imgriff.com/2013/0…den-augen-verlieren/), was bei uns im Büro gute Dienste leistet.

    • Natürlich breche ich grössere Aufgaben auch auf einzelne herunter (GTD spricht hier von “der nächste Schritt”), um dem inneren Schweinehund (“Die Aufgabe ist viel zu gross – die verschieben wir mal auf morgen”) auszuweichen.

      “Gerade erst begonnen” wäre tatsächlich eine Nullinformation (ich markiere mit dem senkrechten Strich, dass die Aufgabe “in Arbeit” ist). “Kurz vor Abschluss” hilft mir wiederum gegen den inneren Schweinehund, der bei mir manchmal die Tendenz hat, mir zu sagen, dass es für heute reiche. Wenn ich dann aufhöre und dann das “5 vor 12″-Symbol ausmale, habe ich mir oft noch einmal einen Ruck gegeben und die Aufgabe ganz abgeschlossen.

      Dass Ihr im Büro nach Personal Kanban arbeitet, freut mich natürlich. In Papierform? Das freut mich ganz besonders ;-)

  5. Hi Marcel,

    vielen Dank für den Artikel,

    Ich verwende ein sehr ähnliches System, allerdings noch etwas vereinfacht. Vielleicht hilft es, einige Fragen zu lösen.

    Grundsätzlich gleich ist, dass alle Aktionen mit einem leeren Kreis gekennzeichnet werden. Dabei treffe ich keine Unterscheidung in 2 Min. Aufgaben.

    Aufgaben, die sich erledigt haben, werden mit einfachem Haken versehen plus Erled.-datum am Ende der Zeile. Aufgaben, die unnötig werden mit einem “X”.

    Das “delegiert an” habe ich umgesetzt durch ein einfaches “W4: Name”. Damit ist für mich klar, wer die Aufgabe erhalten hat und dafür Verantwortung trägt. Da ich mir tageweise Blöcke bilde (tägl. Überschrift = unterstrichenes Datum), weiß ich auch immer genau, wann die Aufg. übertragen wurde (Stichwort Nachverfolgung).

    Für mich sehr wichtig ist die Kennzeichnung von “umgelagerten” Aufgaben, d. h. von einer Liste in eine andere oder auch nur von einer Seite auf eine andere Seite in einem Notizbuch. Das hilft insbesondere auch dann, wenn z. B. eine unerledigte Aufgabe weit weit vorn im Notizbuch steht, man aber gern diese Seite “abgeschlossen” haben will. Von Zeit zu Zeit sollte man solche Seiten auf einer neuen (aktuellen) Seite umlagern und damit seine ToDoListen “defragmentieren”.

    Gruß m;c

    • @ m;c
      Danke für Deine Ergänzungen! Das mit der Umlagerung von Aufgaben ist ein besonders wertvoller Hinweis; sie verhindert, dass eine Aufgabe irgendwann aus dem Blickfeld verschwindet, weil man nicht mehr 20, 30 Seiten zuürckblättern will.

      Das “W4: Name” verstehe ich nicht ganz. Bedeutet “W4″ die Kalenderwoche, in der Du die Aufgabe delegiert hast? Wenn ja: Wäre es nicht sinnvoller

    • @Marcel W.

      Das Problem der Routine … W4 steht für “waiting for” also nach alter GTD Manier: Warten auf

      Mit meiner täglichen Überschrift der ToDo’s weiß ich ja, an welchem Tag die Aufgaben übertragen wurden – hinten ran kommt die Erledigung.

      22/07
      ——-

      W4 W. Müller: Terminierung Projektberichte (24/07)

      Im Übrigen – weil wir bei der Symbolik starteten – verwende ich für diese Umlagerung ein von einem Kreis umschlossenes “>”. Damit ist für mich klar, den Erledigungsstatus dieser Aufgabe finde ich in an einem anderen Ort.

      Außerdem bin ich dazu übergegangen auch Informationen (ohne Aktion) zeilenweise und täglich in Kurzform in mein Notizbuch aufzunehmen. Kennzeichnung: kleines “i”.

      Mein Ziel ist es, tatsächlich jegliche (hand-)schriftliche Notiz an einem Ort zu haben. Gelingt momentan ganz gut.

      Zum Thema digital vs. analog: Ich habe schon mehrfach Anlauf genommen, um diese Liste ggf. einmal (bspw. als xls) zu digitalisieren. Bislang war mir die Pflege allerdings noch zu sperrig, so dass ich mich noch nicht so richtig durchringen konnte. Hinzu kommt, dass man dann auch wieder über das Thema Synchronisierung nachdenken muss.
      Dort fehlt mir noch eine praktikable Lösung.

    • @ m;c
      Wow, ich sehe: Du hast das schon richtig verinnerlicht. Wie lange dauert es ungefähr, bis man das als “normal” in den Alltag bzw. seine Abläufe integriert hat?

    • @ Marcel Widmer

      Die Frage nach der Integrationsdauer ist schwer zu beantworten. Bei mir ist dies ein Prozess gewesen: Optimiert, ausprobiert, reduziert.

      Das Wichtigste ist, dass man irgendwann damit aufhört. Sinnvollerweise dann, wenn man sich mit einem System “wohlfüllt” Umsetzungsalternativen gibt es so viele, wie es Nutzer gibt ob nun grafisch oder textlich oder digital oder analog.

      Ich denke, ich arbeite jetzt seit gut einem halben Jahr mit meinem System. Sicherlich man stößt auch hin und wieder auf Schwächen.

      Aber solange die Vorteile überwiegen, bleibe ich dabei.

      Auf jeden Fall helfen Deine Artikel dabei, dieses wichtige Thema in der heutigen (hektischen, von Informationen überfrachteten) Zeit immer mal wieder auf den Prüfstand zu stellen.

  6. Sehr großartige Inspiration! Danke.

    Ich habe GTD etwas modifiziert – weiß allerdings nicht mehr, wo dafür die Idee hatte (ist mir jedenfalls nicht selbst eingefallen: Und zwar schreibe ich mir jeden Morgen auf ein A4-Blatt die Tasks, die ich zu erledigen habe. Darunter die Uhrzeiten des Arbeitstages und ordne die Tasks den Zeiten zu. Tasks, die neu hinzu kommen schreibe ich dazu oder erledige sie halt schnell. Was für einen der nächsten Tage hinzu kommt, schreibe ich unter die Uhrzeiten.

    Dann sehe ich am Ende des Tages, was ich alles geschafft habe und beginne den nächsten Tag mit einer neuen Liste.

    Warum ich das mag? Während der Schreibereien morgens denke ich die Tasks durch – und das tut mir und den Tasks gut. Und während des Tages kann ich mich hübsch auf das konzentrieren, was ich mir jeweils vorgenommen habe. Dadurch muss ich mir nicht mehr jeweils eine ganze Liste anschauen sondern nur einen Punkt.

    Mir tut das jedenfalls sehr gut. Nur so als Idee…
    eric

  7. Anregungen/Ideen:

    * Integration von Terminen: Ich vermute das Problem einer Terminspalte ist die fehlende Übersicht und der Kalender soll nicht “zugemüllt” werden? Wie wäre es mit zwei Kalendern bzw einer Wiedervorlage? (+ extra Symbol in der Liste)
    * Elektronische Umsetzung: Die Symbole sind ja an sich beliebig ersetzbar, also sollte das System auch mit simplen Textdateien funktionieren, zB mit einer zentralen + Archiven. Wenn es schön aussehen soll, ließe sich ein ein Programm schreiben, dass im Grunde die Datei darstellt wie sie ist und dabei nur ein Zeichen jeweils durch das passende Bild ersetzt, das sich dann verändern lässt.
    * Struktur: Die Einrückung stört die Übersicht? Das heißt wahlweises Anzeigen von nur Projekttiteln, nur Unteraufgaben oder kompletter Hierarchie wäre schon genug? Klingt wieder nach einem simple Interface.

    Ein Programm, was beides kann (bzw zwei, für Mac + iPad) klingt für mich so simpel, dass es sich nicht lohnt einen Freelancer damit zu beauftragen. Andererseits ists eine super Übungsaufgabe für jemanden, der gerade in eine neue Sprache oder ein neues System einsteigen will, der also zB noch nichts für iPads gemacht hat. Ergo: einfach mal im Bekanntenkreis fragen, ob jemand Lust hat sich zB für ein nettes Abendessen der Aufgabe anzunehmen!

  8. @ Eric & Martin
    Danke für Eure Ergänzungen und Anregungen!

  9. Papier oder elektronisch? Ganz einfach: beides.
    – Elektronisch, weil damit das Sortieren (Priorisieren) einfach geht. Sortieren/priorisieren per Papier ginge m.M.n. nur mit Karteikarten, die ein erhebliches Handlingrisiko beinhalten würden (was, wenn der schön sortierte/priorisierte Karteikartenstapel versehentlich aus der Hand fällt?)
    – Papier (=Ausdruck der PC-Datei alle zwei bis vier Tage), weil es
    a) ein Backup der PC-Datei darstellt (Sicherheitsmaßnahme gegen Festplattencrash o.ä. Katastrophen),
    b) ich gerne mit Papier arbeite
    und
    c) manchmal die Aufgabenliste auch mitnehmen muss und keine Lust habe, den PC mitzuschleppen ;-)

    Statt Kreise am Anfang der Zeile habe ich Quadrate am Ende der Zeile (der letzten, falls mehrzeilig), einfach weil Kreise mit einer Null oder dem Buchstaben O verwechselt werden können. In die Quadrate kommen dann einzelne Buchstaben als Kürzel für den Bearbeitungsstatus (bzw. ein Haken, falls erledigt).

    Warum Ende der Zeile?
    Weil dort die Quadrate
    a) um beliebig viele weitere ergänzt werden können, falls es sich um mehrere Teilaufgaben handelt
    und
    b) die Quadrate die Aufgabe durch ihre Position am Zeilenende auch optisch abschließen.

    Am Anfang der Zeile steht statt eines Kreises ein einfacher waagrechter Strich – ein langes Minuszeichen sozusagen –, der durch einen senkrechten Strich zu einem Pluszeichen wird, sobald die Aufgabe erledigt ist.
    Unteraufgaben werden
    a) eingerückt
    und
    b) mit zwei Minuszeichen am Zeilenanfang versehen
    (evtl. weitere Unterebenen vermeide ich, falls irgend möglich. Falls doch unumgänglich, kommt eben ein weiteres Minuszeichen hinzu)

    Fristsachen und fixe Termine erhalten eine farbige Datumsangabe (+ Uhrzeit bei Terminen) NACH dem Minuszeichen und VOR dem eigentlichen Aufgabentext. Sie werden außerdem in Wand-, Streifen- und Taschenkalender eingetragen.
    Im 7-Monate-Wandkalender, der ständig im Blick ist, nur ein (einziger) farbiger Kennbuchstabe für Fristen, ein großer (anders)farbiger Punkt für fixe Termine (die Position des Punktes innerhalb des Datumsfeldes gibt dann noch einen Anhaltspunkt, wann in etwa an dem jeweiligen Tag der Termin liegt. Der Punkt wird einfach ge-x-t, falls der Termin ausfällt, bzw. mit dem neuen Datum versehen, falls verschoben).
    Im Streifen- und Taschenkalender, die nur sporadisch konsultiert werden, werden Termine mit „Wann/wer/wo“ vermerkt („wo“ nur dann, falls nicht im Kopf. Das “was” wird nicht vermerkt, weil sich das bei mir aus dem wann/wer/wo erschließt (und/oder im Kopf ist)).

    2-Minuten-Aufgaben: hier tendiere ich zunehmend dazu, auch diese zu notieren, weil so ein Pluszeichen am Zeilenanfang einfach schön ist ;-)
    und
    die dadurch längere (Tages)Liste das Gefühl besänftigt, wieder ‘mal zu wenig geschafft zu haben.

    Den Ansatz von m;c von wegen „alle handschriftlichen Notizen an einem Ort“ kann ich nur unterstreichen. Ich versuche das gerade umzusetzen mittels eines guten alten DIN A 5-Ringbuchs *) (wegen der alphabetischen Sortierung des handschriftlich Notierten). JEDE handschriftliche Notiz erhält oben rechts ein Stichwort.
    Die Stichworte wiederum kommen in eine PC-geführte, alphabetische Liste, die in unregelmäßigen Abständen ausgedruckt und vorne in das Ringbuch eingelegt wird.
    Diese Liste sorgt im übrigen dafür, dass auch das Problem, sich nach längerer Zeit evtl. nicht mehr an das richtige Stichwort zu erinnern, entschärft wird, indem in diese Liste einfach weitere denkbare Stichworte (neudeutsch: tags) mit Verweis auf das Hauptstichwort eingetragen werden.

    *) bei Bedenken wegen dessen Sperrigkeit: es gibt da bei STAPLES ein Produkt namens Better Binder, das man problemlos so umschlagen kann, dass der Platzbedarf wirklich kaum größer ist als der eines A5-Blattes.

  10. @ 25thjuly (hast Du heute Namenstag? ;-) )

    Wow, was für ein ausgeklügeltes System. Vielen Dank für Deine ausführlichen Schilderungen!

    Etwas, was mich interessiert, ich aber nicht richtig verstanden habe: Wie kannst Du den Berbeitungsstatus einer Aufgabe ändern, wenn Du dort schon einen Buchstaben reingeschrieben hast? Schreibst Du das mit Bleistift?

  11. Danke für den Denkanstoss.

    Ich habe mich folgendermassen eingerichtet und werde allenfalls einige Deiner Punkte noch einfliessen lassen (z.B. die Standard-Symbole als handschriftliche Ergänzung auf dem Papierausdruck).

    Ich führe die Aufgaben als Tasks im Outlook und drucke die Liste aus für die Tagesplanung. Handschriftliche Notizen + zusätzliche Aufgaben werden dann vor dem nächsten Ausdruck eingepflegt.

    Delegierte Aufgaben versehe ich in einem Feld mit Name und Datum der Delegation.

    Vorteile:
    - Thema elektronisch/Papier
    - Terminspalte
    - Spalte mit Status
    - Übersicht über delegierte Aufgaben

    Nachteil:
    - Umgang mit Teilaufgaben. Diese pflege ich einzeln ein.

    Anmerkung:
    - Ich weise Tasks derzeit nicht elektronisch weiter, auch wenn das Outlook diese Funktion anbietet. Muss dies Mal testen.

    Beste Grüsse
    Brunschi

  12. Hallo Marcel,

    danke für deine Ausführungen zu The Circle. Ich suche zur Zeit nach einer simplifizierten Lösung für pen and paper.

    Zu dem Punkt der in der Urpsrungsversion “Attention” genannt wird: Ich vermute das ist eine Art “Waiting for”.

    Die Abwandlung von 25thJuly waagerechte Striche zu nutzen ist auch für mich optimal.
    Allerdings ist mir der Rest den 25thJuly macht persönlich schon zuviel.

    Ein ganz ähnliches System hat Patrick Rhone mit dash/plus vorgestellt. Ein Link dazu:

    http://patrickrhone.com/2…he-dash-plus-system/

    Beste Grüße
    Manuel

  13. Hallo Alle!

    ich bin recht neu hier und habe GTD nur über Eure Seiten angeguckt.

    Aber ich denke, ich habe was.

    Vorab zur Zeitplanung: Dieser Beitrag hat 4 Word-Seiten, ist aber hochstrukturiert (“Gliederungs-Knubbel”). –

    Auch mir war GTD einfach viel zu “Termin-gesteuert”, wie ferngesteuert durchs “Kleinklein”. Ich bin Einzelperson mit Job, vielen Kleinprojekten und ein oder zwei Großprojekten. – Ich wollte vor allem einen größeren Bezugsrahmen, bei dem ich das, was MIR wichtig ist, immer direkt sehe.

    Ich schicke Euch mein Provisorium. Vielleicht fällt Euch ja auch noch mehr ein. Vielleicht ist es ja auch nur “meins”.

    Die Hauptsäulen:

    -Grundregeln, teils nach GTD:
    -Eingang direkt bewerten und einsortieren: Nichts liegt rum;
    -Die strikte Trennung von Planen vs. Ausführen;
    -Die strikte Trennung von To-Do-Inputs (inklusive Ideenzusammenstellungen zu einem “potentiellen Vorgehen”) und Material zu einem Projekt (inklusive Konzept-Ausarbeitungen);
    -Bewusste Einplanung von Extra-Fenstern für die Planung

    -Die Wochenstruktur (Basis-Konzept, kein Extra-Tool): Identifikation von wenigen (!) (ideal: 4) Projekt-Hauptfeldern, farblich unterlegt (“Farbbänder”). Außerdem noch 1-2 Permanent-Bänder für Wiederkehrendes (typisch: Maintenance, Wochenendroutine etc…). Evtl. 1-2 Bänder für ein bis zwei Großprojekte. Wichtig: Jedes Band bekomt vorab auch noch eine grundsätzliche Wochentag-Zuordnung. Ich habe von Mo-Mi zwei unterschiedliche Bänder und von Do-Fr nochmal zwei weitere (Vormittag und Nachmittag). Am Wochenende sind dann zwei Permanent-Bänder an der Reihe. Die Benennungs-Nomenklatur für ein Band ist 1-3[also als Bsp. für Mo bis Mi]_Feldname [z.B. ICHProjekte] + Farbzuweisung (blau). Die verschiedenen Bänder fallen bei Aufstellungen automatisch in die numerische Reihenfolge (Wochentage) und sind so klar sortiert. Für Permanent-Bänder nehme ich einfach “1-7_…”. ALLE Vorhaben werden als Projekt einem dieser Bänder zugeordnet. ALLE Eingänge werden daraufhin geprüft und die Bänder entsprechend gefüttert und aktualisiert.

    -Der To-Do-Zettelkasten (Der “Projekt- und Aufgabenschirm”, Tool: OneNote). – Jedes Projekt erhält einen eigenen Eintrag. Sehr gut sortierbar mit Nomenklatur und Farbgebung aus der Wochenstruktur. Einzelprojekte sind ultraschnell aufgeklickt, man hat immer einen dreigeteilten Dauer-Schirm: ALLE Projekte (rechts), Abschnitte des Einzelprojekts (links), die To-Dos des Abschnitts (Mitte). Die Abschnitts-Logik trainiert den Benutzer auf klare Thementrennung. Was gerade “dran” ist, schiebt man nach oben (Drag&Drop): Pro Projekt, pro Abschnitt, pro Seite. Durch Nomenklatur und Farbgebung ist alles täglich ganz leicht neu zu sortieren. Unendliche Pfadtiefen sind möglich. – Sinnvoll ist aber nur eine Verzweigung. Für die reine Aufgabenverwaltung in OneNote ist das auch leicht einzuhalten: Hier sollen schließlich NUR To-Dos rein und keine Materialien (genau deshalbja, s.o.). So hat man mit einem Klick alle Projekte, die “Heute”-Projekte und die “To Dos” der Einzelprojekte auf dem Schirm (und nur die. – Keine Zusatz-Dokumente, keine Websites, keine Emails…). Zusatzinfo: Wer möchte, dem bietet OneNote auch Kategorien für alle Einträge. Sinnvoll sind vor allem die “Aufgaben”-Kästchen, die man dann auch abhaken kann.

    -Die physische Materialablage_chaotisch: Pultordner für nicht-digitale Papiere und Material (evtl. Hängeregister für dickere Materialbündel und Objekte wie Datenträger, Prospekte etc). “Chaotisch”, weil einfach durchgehend durchnummeriert (1-x). Auf den Ordnerrücken kommt eine Karteikarte mit durchnummerierten Zeilen, eine für jedes Fach: Die Einträge dahinter hält man ausradierbar. (Ich empfehle den radierbaren Frixion. Wie Kuli). Achtung: Hier NUR Materialablage und Projekt-Informationen und KEINE “Ideenzettel” (“ich könnte auch mal XY anrufen…”)!! Vorgehen und Aufgaben NUR in OneNote, wiegesagt (das ist eigentlich mit das Wichtigste, sonst kommt man in Teufels Küche: OneNote wirbt mit der Integrationsmöglichkeit von Dokumenten. Aber genutzt wird es hier eben zur Aufgabenverwaltung. Und dabei stört Material-Zusatz: Der ist getrennt besser abgelegt und trotzdem sofort auffindbar). Beachte: Diese Materialablage ist sicherlich v.a. für laufende Materialsammlungen, die noch überschaubar (Einzelpersonen) sind. Ortsverweise zur Materialsammlung in OneNote kann man sich dann auch sparen (man weiß ja, dass man “zu Projekt BXYZ die Prospekte bekommen” hat). Ansonsten schreibt man eben einen Ortsverweis in OneNote: Einfach Fachnummer zur Aufgabenliste.

    -Die Materialablage_PC (Tool: Gerne mobiler PC oder USB-Stick + Dateimanager): Materialablage für alle Projektmaterialien, die eben digital sind (wer will, ist mit Digitalisierung mobiler: Einzugsscanner. Ist aber nicht entscheidend…). Ordner in Dateimanager nach Wochenstruktur-Bändern anlegen. Benennung hier nicht mit Laufnummer, sondern nach Wochenstruktur-Nomenklatur (s.o.) und in jedem Band-Ordner dann einfache Unterordner mit den Projektnamen. Denn: Chaotische Ablage mit bloßer Nummerierung wie bei physischem Pultordner bräuchte im Dateimanager eine “digitale Karteikarte” auf oberster Ebene. Albern. Oder eben konsequente “Ordner-Fachangabe” für digitale Materialien in OneNote. Mir schon zu aufwendig. Nomenklatur aus der Wochenstruktur fkt. in Dateimanager sehr gut.

    -Kalender und Terminüberblick mit Erinnerungsfunktion (Tool: Google). Hier kann man die Farbbänder der Wochenstruktur vorab eintragen, ohne konkrete Projekte festzulegen. Sobald dann klar ist, was in einer Woche dran ist, kann man die einzelnen Projekte farblich noch zusätzlich nachtragen. Keine großen Grübeleien vor dem Terminplan, wichtig ist das Aufgaben-Konzept in OneNote (also, zumindest für mich: Wenn jemand mehr Deadlines handeln muss, haben Termine und “Frist-Rückplanung” im Kalender wohl höheren Stellenwert). Einzelne Termine und Fristen kommen auch in den Google-Kalender, auf Wunsch mit SMS-Erinnerung oder Vorwarnung.

    -Die “Was-Ist-Da?”-Mindmap: 1 Dokument, fortlaufend, als Hilfe für die Selbstbefragung zum Wochenrückblick; Tool: Beliebiges Mindmap-Programm. Geht auch handschriftlich, hübsch “gemalt”, als Wandaushang etc…je nach Lust.
    Wichtig ist die Selbstbefragung.

    -Was tun mit “Kleinstprojekten” (z.B. “Hausverwaltung wg. zweitem Keller anklingeln”)? – Ich habe ein Band namens “E[rledigung]&B[esorgung]Projekte”. Darin gibt es eigentlich immer das Projekt “E&B_Mini”. Steht wie alle in OneNote. Für jeden Mini-Vorgang mache ich dann einen Projekt-Abschnitt, dessen erste Seite erscheint auf den ersten Klick. Die wichtigsten Projekte ziehe ich nach oben. Was erledigt ist, wird gelöscht. Wenn das Band an einem Wochentag dran ist, bearbeite ich die ersten Vorgänge eben in der gegebenen Zeit für dieses Band. Für Dringliches ist man dann immernoch flexibel (s.u.). Dies ermöglicht auch die direkte Abwägung zwischen den Projekten in einem Band: “Was ist jetzt eigentlich wichtiger…das Nächste im Mini oder DAS da…Oder muss heute beides?…”. Entscheidend dazu sind thematisch vergleichbare Projekte in einem Band, zwischen denen man sich dann auch sinnvoll “entscheiden” kann/muss. – Das ist für mich eines der konstruktivsten Mechanismen bei diesem Konzept.

    -Was tun mit 2-Minuten-Aufgaben? – Die landen schon jeher entweder in einer meiner Routinen (Wochenende oder TagesRoutine, s.u.). Oder im “E&B-Mini” (s.o.).

    -Sonstiges:
    • Das PC-Archiv (Tool: Desktop-PC oder Festplatte). – Eigene Recherchen zu diversen Themen, Projekt-unabhängig. Ablage für alles, was ich behalten will, aber aktuell nicht brauche (z.B. aus erledigten Material-Ablagen).
    • Die Zusatztechniken
    ○ Zeitman (z.B. 90-Minuten-Regel: Manchmal ist Zusätzliches außerhalb der Wochenstruktur einfach unvermeidbar. Oft sogar. Ich stelle dann z.B. eine Woche lang immer einen 90-Minuten-Block bereit für diesen Zusatz. So kriege ich den Zusatz erledigt, bleibe aber trotzdem noch in meiner Struktur…).
    ○ Routinen-Listen (führe ich in OneNote, mit Aufgabenkästchen und Erledigt/Unerledigt-Statuts). Habe z.B. meinen Haushalt aufs Wochenende gelegt und kann direkt sehen, was wirklich mal gemacht werden müsste etc…Dann ist auch klar, was man minimal tun MUSS und wie lange man wirklich vom Wochenende hat…;-)…So eine Routineliste habe ich auch für die TagesRoutine: Dort lasse ich auch immer nochmal kurz Platz z.B. für Kleinstaufgaben, je nach Bereitschaft und Routinefestlegung eben.

    Generell war mir wichtig,
    -dass ich mobil bin und weder Aufwand mit Papier-Zetteln noch mit Synchronisation oder Info-Dubletten habe
    -dass die Tools GETRENNT sind. Das bedeutet viel weniger Komplexität und ermöglicht das Wesentliche. Z.B. möchte ich meine Projektübersicht und Aufgabenplanung ausdrücklich ohne kleinschrittige Terminplanung: Durch die Wochenstruktur habe ich eine verbindliche Info, dass alles drankommt und wann. Das ist für mich bei den meisten Vorhaben optimal. Ist ein Projekt mal wirklich richtig groß oder hat viele Akteure, kann ich mir speziell dafür immernoch ein extra Aufgabenmanagement mit enger Terminführung überlegen. Das überfrachtet den Rest nicht und bleibt handelbar. Für meine Abschlussarbeit wird das vielleicht notwendig.
    -Auch die Fütterung der Speicher ist in meinem Konzept untereinander ausschließend: Ich wollte keine Dubletten (siehe Word-Dateien zum Projekt in der Aufgabenplanung bei OneNote: Das geht zwar, aber es lenkt ab…). So bleibt OneNote bei mir auch sehr klein und im Zweifel sofort wiederaufstellbar: Das Wichtigste meiner Vorhaben habe ich im Kopf, immer.
    -Denn: Ich möchte das, was ich “im Wesentlichen tun will” sehr wohl immer im Kopf haben. – Ich möchte ja eben weg vom verwirrenden Aufgaben-Klein-Klein. Deshalb waren mir die Wochenstruktur mit der grundsätzlichen Zeit- und Projektfeld-Einteilung so wichtig. Ich muss nicht erst in google gucken, um zu sehen, für was ich diese Woche noch Zeit hätte. Vielleicht ist das auch Geschmackssache. Ich bin Anhänger von: “Es geht nicht darum, den Tag optimal vollzupacken, sondern darum beim Wesentlichen Erfolge zu erzielen”.
    -Bis jetzt musste ich meine Wochenstruktur noch immer(!) von Woche zu Woche umstellen: Es ist alles noch neu und zwei von meinen 4 Bändern unter der Woche sind viel präsenter, als die anderen. Das war mir gar nicht so klar. Das ist aber auch genau die Art von Rückmeldung, die ich bei stark Termin-orientiertem Planen irgendwie nicht bekomme. Schlimm sind solche Unregelmäßigkeiten erstmal nicht: Die Umstellung der Bänder oder einzelner Projekte oder die täglich neue Kombination von Projekten aus unterschiedlichen Bändern ist ja leicht möglich. In OneNote schiebt man eh täglich einfach alles neu zusammen und nach oben, was “dran” ist. Und in google trägt man Einzelprojekte und Aufgaben ohnehin wöchentlich neu ein, in der jeweiligen Band-Farbe. Die Grundsatz-Bänder bleiben neutral immer stehen. Damit hat man dann wieder eine gute Rückmeldung über die Abweichung von der Wochenstruktur und ob man dann mal was ändern muss: Am Plan oder der Umsetzung. ;-)

    Oki.
    Ich hoffe, es war ausreichend gegliedert und einfach. Gebt mir gerne Rückmeldung.

    Viele Grüße,
    Jen

    • @ Jen
      Vielen Dank für Deinen tollen Beitrag! Ich bin mir ziemlich sicher: das ist der längste Kommentar, den ich in 9 Jahren Bloggen je auf einen Post erhalten habe :-)

  14. @Marcel

    Und immerhin DU musstest Ihn ja überfliegen! Hab´ Dank! ;-)) –

    Ist alles sehr simpel, es darf nur keine Komponente fehlen.

    Also, NOCH bin ich auch ganz happy damit. ;-)

    LG, Jen

  15. GTD in Reinkultur ist mir auch zu komplex. Am besten bin ich immer mit einem Papierbuch gefahren, da immer verfügbar. Als Nachteil empfinde ich, dass es nur mit einem Wochenrückblick wirklich funktioniert.

    Zum Thema ‘delegiert’ und ‘Warten auf…’:
    Wenn ich es delegiere und vergessen kann, ist es für mich =erledigt.
    Wenn ich auf Feedback warte: Pfeil, ev. kleine Info wie “O->Patrick 10.10.”

    Ich kämpfe noch mit dem Prinzip der Wiedervorlage, resp. der Sicherstellung, dass eine Aufgabe auch sicher wieder auftaucht an einem Termin.

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