Eine Frage der Kommunikation:
10 Tipps für richtiges Delegieren

Die Fähigkeit, Aufgaben an andere abzugeben, ist entscheidend für den persönlichen Erfolg. Doch nicht immer klappt das reibungslos und ohne Missverständnisse. Tipps, wie man Aufgaben und Ziele an andere richtig kommuniziert.

Die Idee zu diesem Artikel kam mir, als ich kürzlich über die ehemalige isländische Staatschefin Vigdís Finnbogadóttir schrieb. Sie verriet mir ihr Geheimnis, wie man Kind und Karriere unter einen Hut bekommt: Organisation. Man müsse mit anderen kooperieren und sich Hilfe suchen.

Genau da wurde mir klar, wie wichtig die Fähigkeit, Arbeit an andere abzugeben, für den eigenen Erfolg ist. Alle Diskussionen um Zeitmanagement-Tools, Hilfsmittel und To-Do-Listen sind hinfällig, wenn man Aufgaben, die man selbst nicht mehr schafft, nicht abgeben kann. Oder um es mit dm-Gründer Götz Werner, der genau das auf der Republica 2010 sagte, ein wenig provokativ auf den Punkt zu bringen: «Sie verdienen nur Geld, wenn andere für Sie arbeiten.»

Delegieren: Zwischen Angst und Halbherzigkeit

Dass ich dabei von einer «Fähigkeit» schreibe, ist kein Zufall: Viele Menschen tun sich schwer damit, anfallende Aufgaben auch mal an andere zu delegieren und damit ein Stück weit die Kontrolle abzugeben. Natürlich lässt sich Vertrauen in andere nicht von heute auf morgen erlernen. Aber wenn Du erste kleinere Aufgaben erfolgreich abgegeben hast, wirst Du sehen, dass es Dir mit der Zeit immer leichter fällt, die Kontrolle auch einmal abzugeben. Und bedenke immer: Wenn Du die Arbeit aus Zeitgründen nicht selbst übernehmen kannst oder bei einem Arbeitsgang Zeit sparen willst, führt nun einmal kein Weg daran vorbei, Aufgaben an andere abzugeben. Du hast also gar keine Wahl, als Dich mit dem Thema Delegieren auseinanderzusetzen.

Ich erlebe allzu oft, dass das Delegieren nur halbherzig durchgeführt wird: Zwar gibt man die Arbeiten weiter, erwartet jedoch implizit, dass die Arbeit genau so erledigt wird, wie man das selbst tun würde – ohne das jedoch explizit zum Ausdruck zu bringen. Nicht alles, was man sagt, wenn man eine Aufgabe an andere delegiert, wird auch genau so verstanden, wie man es meint. Und häufig genug krankt die korrekte Ausführung der Aufgabe daran, dass der andere die Sache schlicht ganz falsch aufgefasst hat. Oder wie heißt es in der Linguistik so schön: Entscheidend ist nicht, was gemeint war, sondern wie der andere es versteht.

Die Schwierigkeiten liegen in der Kommunikation

Delegieren bedeutet daher nicht, dass Du einfach die Anweisung gibst: «Mach das bis übermorgen!» Selbst wenn Du das als Chef theoretisch kannst, solltest Du es nicht auf diese Weise tun, denn der Befehlston kommt selten gut an.

Noch weniger ist dieses Vorgehen natürlich angebracht, wenn Du einen gleichgestellten Kollegen bitten willst, Dir etwas Arbeit abzunehmen. Besser ist es in jedem Fall, Du führst ein konstruktives Gespräch mit dem Betreffenden und stellst sicher, dass alles genau verstanden wird – denn nur so kannst Du sicher sein, dass die Aufgabe auch so ausgeführt wird, wie Du es meinst.

10 Tipps für richtiges Delegieren

 

  • Selektieren: Am Anfang steht die Auswahl der Person, der Du Deine Aufgabe überträgst. Das sollte gut überlegt sein: Kannst Du dieser Person voll vertrauen? Hat sie ähnliche Wertvorstellungen und Ziele wie Du selbst, ist sie ähnlich motiviert? Nicht umsonst tobt in Unternehmen ein heißer Kampf um die besten Köpfe: Es ist eigentlich das schwierigste an der ganzen Sache, die richtige Person für eine Aufgabe zu finden.
  • Differenzieren: Es gibt Arbeiten, die lassen sich besser delegieren als andere. Dazu gehören Routineaufgaben wie Schreib- oder Ordnungsarbeiten. Auch Spezialaufgaben, mit denen Du Dich selbst nicht so gut auskennst, solltest Du unbedingt an Spezialisten delegieren. Andere Aufgaben solltest Du besser grundsätzlich selbst erledigen: Etwa solche, bei denen es Dich als Person braucht, wie Repräsentationsaufgaben oder der Umgang mit Kunden.
  • Motivieren: Ein Grundproblem besteht darin, dass der andere vielleicht nicht mit derselben Motivation an die Sache herangeht wie Du selbst. Ihm ist die Sache nicht so wichtig wie Dir. Das kannst Du nicht ändern und solltest nicht zuviel erwarten, aber Du kannst zusätzlich motivieren: Teile Deinem Mitarbeiter mit, warum Du die Aufgabe gerade an ihn übergeben hast. Dieses Vertrauen wirkt motivierend.
  • Klare Ansage: Ein Grund, warum Delegieren oft schief geht, sind Missverständnisse. Mache klar, was ganz genau getan werden soll. Sprich alle Vorgaben zu Quantität und Qualität ab. Achte hierbei auf genaue Formulierungen, vermeide relativierende Weichmacher und stelle durch Nachfragen sicher, dass die andere Person alles verstanden hat. «Ich möchte, dass Du bis morgen 12 Uhr für mich die Akte X, die jetzt auf meinem Schreibtisch liegt, durcharbeitest und alle widersprüchlichen Angaben notierst.» Verwechsle aber klare Arbeitsanweisungen nicht mit Kontrolle: Die andere Person sollte zwar wissen, was zu tun ist, aber sprich ihr dabei nicht die Fähigkeit ab, selbst zu denken. Eine Gradwanderung.
  • Das Ziel beschreiben: Achte darauf, dass Du das Ziel beschreibst, nicht den Arbeitsgang an sich. Unter Umständen kannst Du einige Vorschläge zur Ausführung einbringen. Der andere hat so die Freiheit, selbst zu entscheiden, wie er die Arbeit ausführen will. Diese Eigenverantwortlichkeit fördert die Motivation. «Ich erwarte, dass die Präsentation dann bis morgen fertig ist».
  • Informieren: Achte nicht nur darauf, dass Du den Auftrag verständlich erteilst, sondern auch darauf, dass Du alles, was zu seiner Ausführung wichtig ist, mitgibst: «Damit Du weißt, worum es geht, möchte ich Dir folgende Fakten und Informationen mitgeben… Außerdem benötigst Du folgende Materialien …» Setze nicht voraus, dass die andere Person wichtige Informationen schon bekommen hat, sondern stelle z.B. durch Nachfragen sicher, dass das wirklich so ist.
  • Ziele gemeinsam festlegen: Lege den Zeitpunkt der Fertigstellung wenn möglich mit dem anderen zusammen fest: «Mir wäre es sehr recht, wenn die Aufgabe bis Ende der Woche abgeschlossen wäre. Wie sieht Dein Zeitplan aus? Wann kannst Du die Aufgabe fertig haben? … Übermorgen? Gut, dann lass uns diesen Termin festlegen …» Wenn das nicht geht, erläutere, warum der Endtermin schon feststeht: «Leider kann ich Dir keine längere Frist einräumen, weil der Kunde auf den entsprechenden Liefertermin besteht …»
  • Den Sinn klar machen: Menschen führen nicht gern Arbeiten aus, deren Sinn sich ihnen nicht erschließt. Mache daher noch einmal explizit klar, was der Sinn und Nutzen dieses Arbeitsganges ist und warum die Aufgabe wichtig ist. Wenn der andere das versteht, wird er viel besser arbeiten. Vergiss aber dabei nicht, dass Mitarbeiter vielleicht andere Ziele und Vorstellungen haben als Du selbst. Versuch dem anderen also immer auch zu vermitteln, warum das Erreichen dieses Ziels auch für ihn persönlich Vorteile bringt.
  • Nachfragen: Hat der andere auch wirklich verstanden, was er wie tun soll? Ist er so motiviert, wie Du es Dir vorstellst? Das solltest Du sicherstellen, statt einfach blauäugig darauf zu vertrauen, dass es schon gut gehen wird. Aber Achtung: Der Ton macht die Musik. Nie pampig werden, wenn der andere mal nicht so reagiert, wie Du es Dir vorgestellt hast. Das demotiviert nur unnötig.
  • Wenn es schief geht: Delegieren kann auch fürchterlich schief gehen. Dann hilft es nicht, wütend zu werden, sondern konstruktiv mit dem Problem umzugehen. Frage Dich: «Habe ich mir immer die Zeit genommen, die Aufgabe auch genau zu erklären?» Ein anderer hat vielleicht nur deshalb etwas nicht zu Deiner Zufriedenheit gemacht, weil er nicht verstanden hat, wie Du Dir das Ergebnis vorgestellt hast.

 

Bild: Thomas Bonte bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Simone Janson

Simone Janson ist Kolumnistin für DIE WELT und betreibt mit über 100 Fachleuten das Blog http://berufebilder.de, laut ZEIT ONLINE eines der meistgelesenen Blogs für Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland. Sie ist Kooperationspartner des F.A.Z.-Instituts, Beraterin und Referentin für Agenturen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn, die Bundeswehr, Ärzteverbände oder diverse Hochschulen.

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Ein Kommentar

  1. Klingt einfach, ist es aber nicht. Gute Zusammenstellung der wesentl. Punkte!

3 Pingbacks

  1. [...] und wie macht man das richtig? Sehr gute Anhaltspunkte hierfür hat euch Simone Janson in “10 Tipps für richtiges Delegieren” zusammengestellt. Wünschenswert wäre, wenn das doch viele Vorgesetzte dieser Welt lesen [...]

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