Meetings ohne Chef-Allüren:
Den Selbstdarstellern keine Bühne bieten

Viele gehen rein, wenig kommt raus – so die landläufige Meinung über Meetings. Ganz unrecht haben die bösen Zungen nicht, leider. Dass Meetings oft scheitern, kann an vielen Faktoren liegen. Einer davon, den wir hier näher beleuchten wollen, ist der Hang zur Selbstdarstellung einzelner Teilnehmer. Doch was kann man dagegen tun?

Was haben wir bei imgriff.com nicht alles über Meetings geschrieben. Wie man sie effizienter gestaltet, wie man sie zielgerichtet vorbereitet; wie Prominente wie Marissa Mayer oder Waren Buffett ihre Meetings organisieren, u.v.m.

Einen Aspekt allerdings haben wir bislang etwas vernachlässigt: Dass viele Meetings schlicht am Faktor Mensch kranken. Denn statt als Ort für einen produktiven, offenen Austausch zu dienen, werden Meetings allzu oft von denjenigen Kollegen und Chefs als Bühne missbraucht, die einen Hang zum Vielreden und zur Selbstdarstellerei haben.

Meetings – die perfekte Bühne für Selbstdarsteller

Ich erinnere mich an einen Job vor vielen Jahren: Während der Chef stundenlang redete und redete, schlicht unwichtiges Zeug und sichtlich in seine eigenen Ausführungen verliebt, fragte ich mich mit Sorge, wie ich denn bei dem ganzen Gerede noch meine Arbeit schaffen sollte. Während übrigens meine Bürokollegin ihm den Gefallen tat, ihn die ganze Zeit anzuhimmeln.

Erst Jahre später habe ich rückblickend den Sinn solcher Rituale verstanden: Dass Meetings in vielen Fällen tatsächlich die Aufgabe haben, Selbstdarstellern eine Bühne zu bieten. Und gerade Chefs nutzen diese Situation gerne aus. Das Ergebnis – die produktive Zusammenarbeit und die gemeinsame Entscheidung – wird dabei schnell zur Nebensache.

Annegret Bolte, Judith Neumer und Stephanie Porschen vom Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) in München beschreiben in einer Studie für die Hans Böckler Stiftung detailliert, was bei Meetings alles schief läuft. Ein Punkt ist genau jene Selbstdarstellerei. Denn Meetings, so die Wissenschaftlerinnen, böten für viele Teilnehmer nur allzu oft eine Arena für Konkurrenzkämpfe. Nicht selten gehe es um die Frage: «Wer ist der Stärkere? Wer gewinnt den nächsten Schlagabtausch?»

Die Angst vor «verbalen Schlägern»

Kein Wunder, sagt die Studie, dass manche Beschäftigte eine regelrechte Angst vor Meetings entwickeln. Denn entweder sitzt man still daneben und muss sich den Schlagabtausch mit anhören – oder aber man wird selbst zur Zielscheibe. Und vor allem ist das Ganze eines: Zeitverschwendung. Die «Lösung» des Problems besteht für Viele darin, das Meeting irgendwie über sich ergehen zu lassen und zu hoffen, es unbeschadet zu überstehen. Das ist schade, denn mit ein paar einfachen rhetorischen Kniffen kann man auch als einfacher Teilnehmer, nicht nur als Leiter oder Moderator, das Blatt wenden.

Genau: Auch wenn Du nicht selbst moderierst, kannst Du mit einigen beiläufigen Bemerkungen die Diskussion wieder in ruhigere Bahnen lenken und damit strukturieren. So bewegst Du die anderen Teilnehmer dazu, die Diskussion konstruktiv fortzusetzen. Was also tun, wenn Kollege Wichtig mal wieder allen die Show stiehlt oder es zu offenenen Konflikten kommt? Und wie schafft man es indirekt, auch den Chef mit seinen Allüren zur Räson zu bringen? Hier einige Tipps, um das Meeting wieder auf Kurs zu bringen.

Wie bringt man ein Meeting wieder auf Kurs?

  • Wenn andere Teilnehmer vom Thema abweichen, kannst Du die Diskussion wieder strukturieren: «Ich schlage vor, dass wir erst diesen Vorschlag diskutieren und dann jenen.»
  • Versuche bei einem Konflikt, den Fokus auf die Sache zu richten: «Mich interessiert, zu diesem Thema noch andere Meinungen zu hören, damit wir ein objektiveres Bild bekommen.»
  • Wenn Kollege Wichtig mal wieder abweicht: Führe zum Thema zurück, indem Du die anderen daran erinnerst. Frage einfach mal ruhig «Worüber reden wir hier?»
  • Wenn der Kollege sich trotzdem wichtigtuerisch am Thema festbeißt und sich auf den Konflikt, nicht die Sache, konzentriert: Tritt einfach die Flucht nach vorn an und bitte um konkretere Informationen. «Wer ist beteiligt?» «Würden Sie einmal berichten, wie das konkret war?»
  • Vorsichtige und indirekte Fragen, etwa nach mehr Information, eignen sich auch, um Chefs mit Allüren wieder auf Kurs zu bringen.
  • Teste, ob andere Teilnehmer verstanden haben, um was es geht: «Können Sie mir sagen, wie Sie den Kollegen F. verstanden haben?»
  • Du machst einen Redebeitrag und Kollege Wichtig fährt Dir in die Parade, weil er sich selbst darstellen muss: Antworte auf Einwürfe konstruktiv und versuche, auch die anderen Teilnehmer einzubeziehen, indem Du Deine Gesprächspartner durch Fragen dazu bringst, nach weiteren Informationen und Hintergründen zu suchen. Ergänze die Diskussion aber auch mit eigenen Fakten.
  • Fasse die wichtigen Aussagen und das bisher erreichte Ergebnis noch einmal zusammen: «Wir haben ja festgestellt, dass… und dann herausgefunden, dass…»
  • Identifiziere Konsenspunkte und führe den Teilnehmern so den Erfolg des Meetings vor Augen: «Wir haben also erreicht, dass…», «Wir haben darüber jetzt Einigung erzielt».

 

Bild: Kevin Dooley bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Simone Janson

Simone Janson ist Kolumnistin für DIE WELT und betreibt mit über 100 Fachleuten das Blog http://berufebilder.de, laut ZEIT ONLINE eines der meistgelesenen Blogs für Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland. Sie ist Kooperationspartner des F.A.Z.-Instituts, Beraterin und Referentin für Agenturen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn, die Bundeswehr, Ärzteverbände oder diverse Hochschulen.

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