Zeitmanagement nach Chet Holmes:
Das erste System, das bei mir funktioniert

Das tägliche Zeitmanagement nach Chet Holmes funktioniert, weil es uns vom Reagieren weg bringt - hin zum Agieren. Ein Selbstversuch von drei Monaten war höchst erfolgreich und wird weitergeführt. Wer’s gleich ausprobieren will, kann sich diese Vorlage downloaden.

Seit Mitte Dezember bin ich ein anderer Mensch. Ich wiege zwar noch genauso viel wie früher, mache dieselben überflüssigen Witze, und meine Kumpels können auch keine Veränderung feststellen. Aber zum ersten Mal habe ich seit Mitte Dezember das Gefühl, Herr über mein Arbeitsleben zu sein. Grund ist ein Zeitmanagement-System, das ich in einem Vertriebsbuch fand.

The Ultimate Sales Machine

Es ist von Chet Holmes und hat den Titel  «The Ultimate Sales Machine» (Affiliate-Link). Alles, was mit «Ultimate» und «Machine» zusammenhängt, zieht mich offenbar magisch an. Also habe ich mir das Buch geschnappt und durchgelesen und bin gleich im ersten Kapitel auf besagtes System zum Zeitmanagement gestoßen, das ich einleuchtend fand und in der Folge ausprobiert und etwas angepasst habe. Seitdem läuft Arbeit bei mir anders.

Mein Problem: Agieren statt immer nur reagieren!

Mein Problem war, dass ich immer nur reagiert habe auf das, was auf mich einstürzte. Ich sammelte meine Aufgaben in Listen, kam aber immer nur zum Erfassen, kaum zum geordneten Abarbeiten. Ich beantwortete sehr viele Mails und Anrufe und wurde deswegen immer abgelenkt vom konzentrierten Arbeiten. Wir haben im Unternehmen eine Politik der offenen Glastüren, sodass oft jemand hereinkommt und schnell noch einen Affen von seiner Schulter auf meine Schulter rüberhopsen lässt (s. auch Marcel Widmers Blogpost «Die Probleme der anderen sind meine Klammeraffen», oder William Oncken, Jr. und Donald L. Wass: «Who’s Got the Monkey?»).

Aufgaben wurden abgeladen; ich reagierte auf sie. Zeit zum Agieren blieb nicht. Ich wusste zwar, was ich gerne machen wollte – fand aber nie die Zeit dazu. Seit Chet Holmes’ System sieht das anders aus. Ich plane meine Zeit wirklich und berücksichtige deswegen auch, was ich machen will. Wenn dann manchmal trotzdem Dinge auf mich einprasseln, die ich sofort zu machen habe, stört das nicht. Denn das Agieren ist Teil der Planung und kann somit nicht mehr unter den Tisch fallen.

Zeitmanagement nach Chet Holmes

Das Zeitmanagement, das Chet Holmes empfiehlt, besteht aus drei Arbeitsschritten und sollte entweder am Vortag als letztes oder am aktuellen Tag als erstes gemacht werden. Hier die drei Schritte:

  • Kalender prüfen und vergebene Termine festhalten
  • Wichtige Ziele (Aufgaben) für den Tag festlegen (max. 6)
  • Tagesablauf planen

Dazu teile ich mir ein Blatt in meinem großen Notizbuch in drei Teile, wobei der oberste am kleinsten ist, der mittlere am größten (s. erstes Bild). Oben kommen die Tagesziele rein, in der Mitte der Zeitplan für heute, und unten sammle ich Aufgaben, die weiterrutschen oder im Laufe des Tages entstehen.

Meine Tagesplanung nach Chet Holmes:

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Schritt 1: Kalender checken

Sinnvoll ist, zuerst die vergebenen Termine und die Eckdaten für den Tagesablauf aufzuschreiben. Ich öffne also meinen Kalender und schaue, welche Meetings dort drin stehen. Die trage ich mir sofort in meinen Tagesablauf ein, wobei ich den Tag in Stundenblöcke aufteile. Nachdem die Termine drin stehen, schreibe ich auch immer gleich rein, wann ich nach Hause gehen will (als Endtermin) und wann Mittagessen oder Sport oder Yoga passen würde. Der Rest sind die freien, maximal eine Stunde dauernden Zeitblöcke, die ich im nächsten Schritt mit meinen Tageszielen (und mit wiederkehrenden Aufgaben wie z.B. Mails beantworten) füllen kann.

Mehr Platz ist nicht, und so erkenne ich gleich morgens, ob ich heute viel schaffe oder viel in Meetings rumsitze.

Schritt 2: Was ist mir heute wichtig?

Im zweiten Schritt überlege ich, welche Aufgaben ich heute unbedingt durchziehen will. Dafür suche ich mir aus meinen Aufgaben-Listen in Things (privat) und Asana.com (Firma) raus, was ich heute für wichtig halte (oder was eben gerade dringend wird) und beachte dabei auch immer die Eisenhower-Matrix. Das ist der Punkt, wo mir dieses Zeitmanagement so viel hilft: Früher kam ich nie dazu, darüber nachzudenken, was heute wichtig ist und was ich erreichen will. Ich habe einfach nur abgearbeitet.

Mit dem neuen System kommen mir auch manchmal Dinge in den Weg, auf die ich reagieren muss – aber ich habe die wichtigen Dinge wenigstens im Plan und somit auf dem Radar, und wenn was dazwischen kommt, sind sie weiterhin auf dem Radar und ich widme mich ihnen eben morgen.

Ich schreibe mir also oben auf meinem Blatt die Aufgaben auf, die ich heute machen will. Diese Aufgaben sollten wichtig sein – und ich schreibe mir maximal sechs auf. Ich durchforste dazu jeden Tag meinen Kopf, meine Aufgabenlisten und die Spalte 3 vom Vortag. Vor die Aufgaben mache ich mir ein Kästchen fürs spätere Abhaken.

Wenn ich die Aufgaben beisammen habe, sortiere ich sie nach Wichtigkeit: Dazu mache ich mir hinter die Aufgaben Kreise und schreibe in die Kreise die Wichtigkeit von 1 bis 6 hinein. Wie lege ich die Wichtigkeit fest? Ganz einfach: Wenn ich trotz allen Planens nur eine Aufgabe schaffe heute, welche sollte das sein? Das ist die Wichtigste und sie kriegt die 1. Und so weiter.

Aufgaben, die ich heute noch nicht schaffe, die ich aber vielleicht morgen oder so angehen will, schreibe ich in die unterste Spalte auf meinem Blatt. Dort sammle ich auch alles, was tagsüber auftaucht.

Schritt 3: Tag planen

Der Reihe nach fülle ich nun meine Aufgaben aus der obersten Spalte in die verbliebenen, freien Stundenblöcke der mittleren Spalte. Ich fange mit der wichtigsten Aufgabe an, die so früh wie möglich erledigt werden sollte. Dann die zweitwichtigste und so weiter. Um den Überblick zu behalten, kreuze ich den Kreis ab, wenn die Aufgabe verplant ist.

Wichtig ist, das Checken von E-Mails mit einzuplanen. Idealerweise checkt man Mails zwei- oder dreimal am Tag, wie unser Kollege Martin Weigert bei netzwertig.com zeigt. Also auch gleich zwei Zeitfenster vorsehen und dann nur in diesen geplanten Zeitfernstern Mails checken und abarbeiten!

Tagesplanung nach Chet Holmes: Zwei erledigte Tage

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Fazit

Ich benutze das System seit mehr als drei Monaten und bin mehr als zufrieden. So lange hat bei mir noch nie ein System gehalten. Ich habe es verinnerlicht: Das erste, was ich morgens mache, ist meinen Tag mithilfe der drei Schritte planen.

Darüber hinaus habe ich angefangen, dieses System in meinem Unternehmen auszurollen, weil ich will, dass all meine Kollegen so zufrieden mit ihrem Zeitmanagement werden, wie ich es bin. Und weil ich mich so gut fühle, will ich das auch mit unseren Lesern bei imgriff.com teilen: Das hier ist ein System, das funktioniert, Leute!

Vorlage «Tagesplan nach Chet Holmes» als PDF

 

Artikelbild: Jan Ramroth bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Gregor Groß

Gregor Gross

Gregor Gross

Gregor Groß kam im Jahre des Herrn 1973 zur Welt, kurze Zeit nach dem Tode Bruce Lees. Ob es dabei wirklich zu einer Seelenwanderung kam, ist bis heute ungeklärt. Keine vierunddreißig Jahre später jedenfalls führte ihn sein Weg über einen asiatischen Zwischenstopp nach Brisbane, Australien, wo er Vertrauen in seine kreativen Fähigkeiten fasste.

Seitdem interessiert sich Gregor für Kreativität (darüber bloggt er auf www.denkpass.de) und dafür, wie man Aufgaben richtig organisiert und delegiert, ohne die Kreativität seiner Mitarbeiter zu behindern. Über dies und ähnliche Themen bloggt er hier auf imgriff.com.

Ansonsten versucht Gregor, tagsüber in einer seiner Firmen (alpha-board.de macht Elektronik-Design und Fertigungsservice, mashamo.de exklusive Kinder- und Babymode ohne Kitsch und Schnörkel, lieblingskaro.de Kinderzimmer-Ausstattung, Bettwäsche und Spielzeug im Karo-Look) möglichst viel zu lächeln und dabei kompetent zu wirken, prokrastiniert am liebsten mit Baseballstatistiken und Tageszeitungen und bildet sich Gottweisswas auf seinen Risotto ein.

Sonntagmorgens, wenn ihn seine Söhne um 5:32 Uhr unsanft wecken, wünscht er sich ein Zeitmanagement, das ihm Zeit zum Schlafen verschafft.

Gregor ist via Kontaktseite zu erreichen.

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10 Kommentare

  1. Ich finde den Ansatz an sich sehr interessant. Allerdings stellen ich mir die Frage, ob das bei Sätzen wie: “… und wenn was dazwischen kommt, sind sie weiterhin auf dem Radar und ich widme mich ihnen eben morgen.” nicht auch nur Aufschieben mit ohne schlechtes Gewissen ist. Ob die Aufgaben auf dem Tagesplan stehen bis zum jüngsten tag oder in der Aufgabenliste verstauben, ist hier doch fast das gleiche, oder?
    Ich bin auch noch auf der Suche nach dem richtigen System und werde dieses im Ansatz trotzdem mal versuchen!

  2. Also gemeint ist, dass immer was dazwischen kommen wird, außer ich lasse mich aus Produktivitätsgründen vorübergehend in Isolierhaft einweisen. Bei diesem System hier schaue ich aber bewusst darauf, was ich machen will und teile mir das auch so ein.

    Selbst wenn dann ab und zu was dazwischen kommt, ist das immer noch besser, als nichts zu planen (und es kommt auch immer was dazwischen).

    Verständlich gemacht?

    • Verständlich…letztendlich zählt ja auch nur, dass es für dich funktioniert!
      Ich werde es mal versuchen, auf meine Bedürfnisse angepasst, umzusetzen…vielleicht hilft es mir ja genauso wie dir!

  3. Danke für diesen Beitrag. Ich bin glücklich das mein System nicht zu weit davon weg lag. Was mir noch enorm geholfen hat, ist sich über die Abhängigkeiten von Aufgaben klar zu werden. Bspw. kann man halt nicht nicht mit Daten arbeiten bevor die nicht erfasst sind. Mit dem Gedanken im Hinterkopf strukturiert sich der Tag noch besser.

  4. Ich kann das mit dem Problem Zeitmanagement ehrlich gesagt nicht so richtig nachvollziehen. Jeder Mensch weiß doch ganz genau, was ihm wichtig ist. Und das tut er dann auch. Oder hat schon mal jemand seinen Job verloren, weil das Kind krank ist oder der Opa gestorben? Und einen Job, den man deswegen verliert ist es ja wohl nicht wert. Oder ist es vielleicht gar nicht die Angst vor dem Jobverlust, was die Leute arbeiten lässt bis sie umfallen?

  5. Sehr schöner Beitrag, das werde ich auch mal versuchen. Das erwähnte Asana finde ich eigentlich sehr schön, aber irgendwie missfällt mir der Gedanke, das Tasks in der Cloud liegen. Wie ist Eure Meinung zu dem Thema? Vielleicht ist das auch mal einen Beitrag wert :-)

    • Das die Aufgaben in der Cloud liegen, gefällt mir auch nicht. Ich verwende deshalb tinytodo (http://www.mytinytodo.net) dazu benötst du allerdings eigenen Webspace. Tinytodo ist sehr minimalistisch und per Smartphone lässt es sich auch gut aufrufen. Die Liste(n) können mit einem Passwort versehen werden.

  6. Erinnert mich an den “Emergent Task Planner” …
    http://davidseah.com/blog…ergent-task-planner/

  7. Wer Probleme mit dem Thema Zeitmanagement hat, hat eigentlich Probleme mit dem Selbstmanagement. Kognitive Lösungsversuche (To-do Listen, ABC-Analyse, etc.) bringen leider genauso viel oder eben wenig wie die Warnhinweise auf Zigarettenschachteln. Was wirklich hilft ist eine Methode der Uni Zürich. Hier gibt’s Info und Workshops: http://wolf-beratung.org/…er-ressourcen-modell

  8. Ein toller Ansatz zum Zeitmanagement, von dem ich so zum ersten Mal gelesen habe. Andererseits bilde ich mir ein auch ohne diese Prinzipien meine Aufgaben gut bewältigen zu können.

    Allerdings setze ich dafür in meinem Unternehmern auch auf die Dienste des Projektmanagement-Tools http://www.timo.net/.

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  1. [...] Imgriff.com ist ein neuer Artikel von mir erschienen, der sich mit dem Zeitmanagement-System nach Chet Holmes beschäftigt. Das ist eigentlich jemand, dessen Buch Ultimate Sales Machine sich mit Vertrieb [...]

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