Mailblocker:
Ohne Ablenkung auf E-Mails zugreifen

Im Minutentakt treffen E-Mails ein und fordern unsere Aufmerksamkeit. Schlecht für die Produktivität. Darum tut Mailblocker, was sein Name verspricht: Man kann auf Mails zugreifen und Mails senden, ohne dass neue Mails abgerufen werden. Das fördert die Konzentration beim Arbeiten enorm.

Jeder Ratgeber zur Produktivitätssteigerung beinhaltet den Tipp, seine E-Mails weniger oft und nur zu klar definierten Zeiten abzurufen. Das ist leider nicht immer so einfach umsetzbar: Um zum Beispiel dieses Konzept fertigzustellen, benötigt man jene Excel-Liste, die der Kollege gestern per Mail geschickt hat und die noch in der Inbox liegt.

Die in einer produktiven Phase erstellte Offerte möchte man direkt dem Kunden senden und nicht bis zum nächsten «Mail-Zeitfenster» warten.

Blockieren des Netzwerk-Ports

Leider rufen die meisten Programme beim Öffnen automatisch die neuen Mails ab, und dann ist es für die meisten von uns vorbei mit dem konzentrierten Arbeiten. Die Option des manuellen Abrufens funktioniert in den seltensten Fällen zuverlässig, wie eine kurze Umfrage unter den Nutzern verschiedener Mailprogramme ergeben hat.

Das kleine Programm Mailblocker tut deshalb, was sein Name verspricht: Es blockiert den Netzwerk-Port und verhindert damit das Empfangen von E-Mails. Der Versand von Mails funktioniert weiterhin. So kann auf die Inbox zugegriffen und ein E-Mail gesendet werden, ohne dass schon wieder neue Mails um Aufmerksamkeit buhlen.

Zeitdauer kann frei definiert werden

Die Mails lassen sich entweder komplett oder für eine bestimmte Zeitdauer blockieren. Für Fortgeschrittene besteht die Option, die zu blockierenden Ports manuell zu definieren. Aktuell existiert das kostenlose Programm nur für Mac OS X 10.7. Entwickelt wurde der Mailblocker von Simon Jenny, dem langjährigen Partner und Mitbegründer des Internet Service Providers Genotec AG, der heute mit der Codecentric GmbH Web- und Mobilapplikationen erstellt.

Frieden schliessen mit der Inbox

Im Test hat der Mailblocker technisch einwandfrei funktioniert und mindestens subjektiv zu einem entspannteren Umgang mit E-Mails geführt. Der Mailblocker eignet sich aber natürlich nicht für Personen, die eine überquellende Inbox haben und beim Öffnen des Mail-Programms sowieso von unzähligen Pendenzen und Ablenkungen überrollt werden.

 

Patrick Mollet

Unternehmer, Publizist, Liberaler, Squasher, EVZ-Fan.

 

Aktuell unterstützt er mit seinem Startup Eqipia Arbeitgeber dabei, dank den Netzwerken ihrer Mitarbeiter besser und einfacher zu rekrutieren.

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18 Kommentare

  1. Gute Idee. Bei mir (Mac OS X 10.8.2, Apple Mail) klappt es nur leider nicht. Obwohl das Häkchen bei “Blockiert” gesetzt ist und die Ports eingetragen sind, die in den Apple-Mail-Einstellungen zu sehen sind. Mails, die ich testweise von einem Account an einen anderen Account von mir sende, werden dennoch vom Server dieses Accounts in Apple Mail geladen. Schade, denn die Idee ist wirklich gut.

    • Hallo Felix

      Manchmal sind die Ports des SSL Imap oder des Imap unterschiedlich.
      Mit Terminal -> sudo ipfw list siehst Du welche Ports der MailBlocker schliesst. Eventuell sind in deinen Einstellungen andere Ports angegeben.

    • Danke, Simon. Nutze POP statt IMAP. Hab beim Hostingprovider nachgeschaut, welche Ports genutzt werden und diese in den Mailblocker-Einstellungen angegeben bzw. die dort ausgewiesenen Ports waren bereits exakt. Klappt der MailBlocker ggf. nur mit IMAP, nicht mit POP, kann das sein?

  2. Ich nutze seit längerem in Outlook die Offline Funktion. Das funktioniert hervorragend. Im Mail Fenster schalte ich kurz online und nochmals am Ende des Mail Fensters.
    Die Inbox wird natürlich täglich geleert.

    • Kann ich nur bestätigen. Offline-Modus an und bei Bedarf hilft F9 weiter –> Zugriff auf alle Mails und keine ungewollte Störung.

  3. Wir lösen das mittlerweile über themenbezogene Mailinglisten, die wir dann entsprechend filtern, damit der Posteingang nicht zugemüllt wird.

  4. Eins finde ich bedenklich an Mailblocker: das Tool fragt mich nach dem Admin-Zugang. Das macht mir Angst, weil mich das noch nie ein Programm gefragt hat außer Mac OS selbst.

    Oder tritt das nur bei mir auf?

    • Machts bei mir auch. Es braucht die Berechtigung, um die Ports sperren zu dürfen. Schön wärs, wenn man dies nur einmalig beim ersten Mal öffnen machen müsste.

  5. Warum sollte ein zusätzliches Tool zuverlässiger funktionieren als die entsprechenden Einstellungen im E-Mail-Programm?

    In dem Programm, das ich nutze (The Bat!) klappt die Trennung zwischen Abrufen und Senden problemlos und zuverlässig.

    Bevor man sich mit einem zusätzlichen Tool beschäftigt, sollte man sich erstmal mit den Möglichkeiten zum Konfigurieren des vorhandenen Programms auseinandersetzen.
    Dann kann man idR. auch Abstellen, daß E-Mails beim Starten des Programms automatisch geholt werden.

    • Bei immer wie mehr Clients gibts diese Funktion leider nicht mehr, oder sie funktioniert nicht wie gewünscht. Der Hang zum Pushitis verdrängt diese hilfreiche Möglichkeit.

  6. Also entweder hab ichs nicht ganz begriffen oder … äh, ja, weiß nicht. Ich frag mich, wozu dieses Tool, wenn ich doch einfach nur mein Mailprogramm eben _nicht_ öffne, wenn ich anderweitig beschäftigt bin und nicht dabei gestört werden will? Wozu umständlich, wenns einfach auch geht?

    • Zauberweib, Deine Ausgangslage ist vielleicht einfach eine andere. Ich zum Beispiel – und da bin ich offensichtlich nicht alleine – habe durch die Charakteristik meines Jobs sehr viele Informationen im Mailprogramm liegen, die ich zur Erledigung meiner Aufgaben brauchen. Manche Dinge kann ich nur vernünftig bearbeiten, wenn ich auf die vergangenen E-Mail-Wechsel Zugriff habe. Die Anwendung einfach _nicht_ zu öffnen, ist eine hübsche Idee, aber unter diesen Voraussetzungen keine Lösung.

      Ich stelle mir gerade vor, wie ich jede Mail, die ich für halbwegs relevant halte, als PDF oder sonst irgendwie abspeichern und nach einem ausgeklügelten System ablegen müsste, um sie bei Bedarf bei geschlossenem Programm trotzdem zur Hand zu haben. Das nenne ich mal umständlich. ;-)

      Maikel hat Recht, am einfachsten wär’s natürlich, wenn das Programm nur dann abruft, wenn man es ihm sagt. Aber mit Google Apps und auch verschiedenen lokalen Clients geht das halt nicht mehr.

    • Hallo Ulrike,

      das ist richtig – und trotzdem muss man hin und wieder doch an eine wichtige Mail, um bspw. an Infos zu kommen.

      Für mich pers. ist der Posteingang meine ToDo-Liste, ich pflege Aufgaben nicht noch redundant in einem anderen Programm (Notizen, z.B. zu Projekten, schicke ich mir im Zweifel auch selbst, um diese “abarbeiten” zu können).

      Wenn ich konzentriert arbeiten möchte, schalte ich meinen Thunderbird offline – so komme ich an alle Daten/Mails/Infos, ohne parallel von weiteren, “ganz dringenden” Sachen abgelenkt zu werden… Möchte ich hingegen Mails zeitnah versenden, kann ich kurz online gehen, dann werden diese nämlich direkt versendet, ohne dass im gleichen Moment Nachrichten abgerufen werden. Ist der Postausgang dann leer, geht’s wieder offline. Fertig.

      Aus o.g. Schilderung kommt es bei mir also recht selten vor, dass Thunderbird geschlossen ist. Im Zweifel, um Ressourcen zu sparen ;-)

      Viele Grüße
      Alex

    • @Alex

      In Thunderbird kann man doch auch einstellen, daß die E-Mails gar nicht automatisch geholt werden.

      Oder hast du auch Arbeitsphasen, in denen die E-Mails regelmäßig automatisch kommen sollen?

    • @Maikel: ja, es gibt auch Tage, da lasse ich das alles über mich ergehen ;-)

  7. Ich hätte nicht erwartet, dass diese App so viel zu diskutieren gibt! Für mich gibt es zwei Aspekte, weshalb ich Mailblocker nützlich finde:

    1) Das automatische Nicht-Empfangen funktioniert mindestens bei «meinem» Apple Mail bzw. meinen Mail-Accounts nicht zuverlässig.

    2) Ich will Mails senden können, ohne neue Mails zu empfangen. Bei den meisten Mailprogrammen nennt sich diese Funktion aber «Senden UND Empfangen», so dass immer auch die neuen Mails abgerufen werden.

    Aber einmal mehr zeigt sich: Es gibt nicht den einen richtigen Weg zur Produktivität, jeder hat seine eigenen Kniffs und Einstellungen.

  8. Wenn ich Radio hören möchte, steige ich dann in mein Auto, trete die Kupplung, starte den Motor und schalte dann das Radio ein? Besorge ich mir ein Gerät, dass die Kupplung für mich tritt? Nein, ich besorge mir ein Radio ohne Auto drum herum. Wenn die Autohersteller plötzlich anfangen würden den “Radio An”-Knopf automatisch den Motor starten zu lassen, dann um so mehr.

    Traurig, dass die Äquivalenz zu den Radio- und Autobauern bei Software mit so etwas durchkommt.

    Übrigens, ein Tipp: Man kann je nach Client Mails auch Taggen bzw. Labeln und dann in virtuelle Ordnern sortieren lassen. Oder einfach ungelesene in virtuellen Ordnern ausblenden lassen. Man kann sogar die komplette Inbox spiegeln lassen, nur ohne die neuesten/ungelesenen Mails. Solange man dann nicht in die normale Inbox guckt stören neue Mails nicht mehr, trotz automatischem Abruf.

  9. An alle Outlook Nutzer:
    in Outlook kann man einstellen, dass man Outlook offline nutzen möchte.
    In 2010 geht das über Senden/Empfangen > Offline arbeiten.

    Das einzige, man muss selbständig wieder einschalten, dass man online ist.
    Dafür hilft aber ein Erinnerungstermin im Kalender.

Ein Pingback

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