Kollaboratives Arbeiten im Internet ist an sich eine tolle Sache: Es kann die Gemeinschaft fördern und durch gemeinsam erarbeitete Erkenntnisse zu besseren Lösungen führen – Stichwort Schwarmintelligenz. Mit den falschen Kommunikationsmitteln kann es jedoch zur Qual werden. Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit kollaboratives Arbeiten im Netz funktioniert?

imgriff.com und Blogwerk sind hervorragende Beispiele für die Ergebnisse kollaborativer Arbeit: Die Redakteure und Autoren sitzen nicht nur in der Schweiz, sondern sind, ob Freelancer oder fest angestellt, über den ganzen Erdball verstreut. Die Kommunikation läuft zum größten Teil via E-Mail, aber auch über soziale Netzwerke oder Tools wie hojoki.

Ein gutes Beispiel also, wie das Internet auch über große räumliche Entfernungen die Chancen der vernetzten Kooperation nutzt, um gemeinsam ein Projekt zu stemmen. Das Internet fördert auch mehr als jedes andere Medium vor ihm Innovationen und schafft damit eine der Grundbedingungen für erfolgreiche Unternehmen.

Neue Kommunikationsmittel lösen Ängste aus

Doch wo Licht ist, ist auch Schatten: Bei meinen Vorträgen zu Internet und Social Media stelle ich immer wieder fest, wie groß die Ängste vor den neuen Kommunikationsmitteln sind – und wie groß dementsprechend der Aufklärungsbedarf ist.

Ständige Erreichbarkeit und vermeintlicher Dauer-Kommunikationszwang, Teamarbeit bei räumlicher Trennung oder auch häufige Ablenkungen sind Stressfaktoren, die direkt die Produktivität und soziale Kompetenz von Team-Mitarbeitern beeinflussen und denen wir uns stellen müssen. Damit vernetzte Zusammenarbeit und dadurch Innovation entstehen kann, ist das Ausbilden neuer Skills erforderlich. Ein Beispiel ist unser Umgang mit Fehlern: Leistungen und Produkte müssen vermeintlich perfekt sein. Da jedoch jede Aussage unmittelbar durch das Internet verifizierbar ist, ist dies heute kaum noch möglich.

Google, eines der weltweit erfolgreichsten Unternehmen, geht deshalb einen anderen Weg: Neue Dienste werden als unfertige Beta-Versionen gelauncht und durch die User verbessert. Google steht zu Fehlern, probiert öffentlich im Trial-&-Error-Verfahren aus – und entwickelt genau deshalb innovative Produkte. Dieses Prinzip könnte das Leitbild einer digitalisierten Unternehmenskultur werden, die fehlgeschlagene Innovationen für Verbesserungen nutzt, statt sie anzuprangern. Wie solche Prozesse im Unternehmen konkret aussehen können, darüber habe ich bereits geschrieben.

Wie kann man Team-Prozesse organisieren?

Doch wie läuft so ein Team-Prozess im Einzelnen genau ab? Als Projektleiterin für eine große, internationale Konferenz, die zeitgleich in 13 Städten weltweit stattfand, koordinierte ich im vergangenen Jahr über Ländergrenzen hinweg diverse Veranstaltungen. Auch wenn asynchrone Kommunikation sehr praktisch sein mag, stellte ich dabei immer wieder fest, dass vor allem durch E-Mails Missverständnisse auftreten, die nur im persönlichen Gespräch bzw. telefonisch oder per Videokonferenz geklärt werden können.

Dieser Effekt verstärkt sich noch, wenn die Team-Mitglieder in verschiedenen Sprachen und Kulturen zu Hause sind. Ein immer wiederkehrendes Problem war, dass einzelne Teammitglieder Entscheidungen als dringend erachteten, die bei genauerem Hinsehen gar nicht so dringend waren. Das Eisenhower-Fenster lässt grüßen. Auf diese Weise wurden für vergleichsweise unwichtige Probleme mehrere E-Mails notwendig, die zu Missverständnissen führten und alle Beteiligten unnötig Zeit kosten.

Wir haben daher klare Kommunikationsregeln eingeführt und allen Teammitgliedern kommuniziert: Anstehende Themen und Entscheidungen wurden in Asana, einem Projektmanagement-Tool, für alle einsehbar gesammelt. Einmal in der Woche traf sich das Team zu einer Videokonferenz und besprach die Themen.

Konflikte vermeiden, Ressourcen schonen

Durch das Festlegen von Kommunikationsmethoden wurden Konflikte vermieden bzw. Lösungen für Konflikte gefunden. Ressourcen konnten priorisiert werden, Entscheidungen waren durchdachter, das Team wurde weniger durch ständiges Kommunizieren-Müssen abgelenkt und arbeitete effizienter. Und auch die Qualität der Entscheidungen verbesserte sich deutlich: Denn in kooperativen Entscheidungsprozessen konnten nun gemeinsam wesentlich bessere Lösungen gefunden werden, als dies alleine möglich gewesen wäre.

Zusammenfassend kann ich daher aus meiner Erfahrung sagen: Ob kollaboratives Arbeiten gelingt, hängt abgesehen vom Willen aller Team-Mitglieder, gemeinsam an einem Strang zu ziehen, auch von der Wahl der Kommunikationsmittel ab. Dabei sind synchrone Kommunikationsmittel wie Telefon, Videokonferenzen oder im Idealfall persönliche Treffen stets einer asynchronen Kommunikation wie E-Mail vorzuziehen, um Missverständnisse so weit wie möglich zu vermeiden.

Bild: fdecomite bei flickr.com (CC BY 2.0)